মেইল ও AI অটো-উত্তরদাতা
ছোট ব্যবসার জন্য মেইল সাধারণত দুই অসুবিধাজনক রূপে আসে: মালিকের ব্যক্তিগত ইনবক্স, যেখানে সরবরাহকারী ও অতিথিরা লেখেন — অথবা মেইল হোস্টিং, যা আলাদাভাবে কিনতে ও সেটআপ করতে হয়। «মেইল» বিভাগ তৃতীয় একটি পথ দেয়: প্রতিষ্ঠানের নিজস্ব ইনবক্স সরাসরি প্যানেলে — এবং সেগুলোতে কাজ করার জন্য একটি পূর্ণাঙ্গ ক্লায়েন্ট।
খুলতে: অ্যাডমিন প্যানেল → মেইল (admin.cenaly.com/mail, «কাজ» গ্রুপ)। এক্সটেনশন চালু করার দরকার নেই: বিভাগটি সব রোলের জন্য খোলা, একমাত্র গেট হলো রোল সেটিংসে বিভাগটির অ্যাক্সেস। মালিক অ্যাকাউন্টের সব ইনবক্স দেখেন ও পরিচালনা করেন, কর্মী — নিজেরটি (এটি সার্ভার ফিল্টার করে, ইন্টারফেস নয়)।
চালু করতে যা দরকার#
| কী | কেন |
|---|---|
| অ্যাকাউন্ট মালিকের রোল | ইনবক্স শুধু মালিকই তৈরি, মুছে ফেলেন ও বিতরণ করেন |
| অন্তত একটি শাখা | ইনবক্সের ঠিকানা তার সাবডোমেইন থেকে তৈরি হয়; «সব লোকেশনের» ইনবক্স কোম্পানির সাবডোমেইনে থাকে |
| লগিনসহ কর্মীরা | কর্মীর জন্য ব্যক্তিগত ইনবক্স তৈরি করতে ও তাকে শেয়ার্ড ইনবক্সে অ্যাক্সেস দিতে; দেখুন «কর্মীরা» |
| নিজস্ব ডোমেইন — ঐচ্ছিক | যদি ঠিকানা info@আপনারকোম্পানি.ru-এর মতো দেখাতে হয়; ডোমেইনের DNS-এ অ্যাক্সেস দরকার |
| সংযুক্ত AI মডেল — ঐচ্ছিক | উত্তর সহায়ক, AI বিন্যাস-নিয়ম ও AI এজেন্টের জন্য; দেখুন «AI মডেল» |
ধাপ ১. প্রথম ইনবক্স#
«নতুন ইনবক্স» বোতাম। ফর্মে চারটি ফিল্ড: «@-এর আগের নাম» (ছোট হাতের লাতিন অক্ষর, সংখ্যা, বিন্দু, হাইফেন, আন্ডারস্কোর — anna, info, orders), «লোকেশন» — নির্দিষ্ট শাখা (ঠিকানা তার সাবডোমেইনে হবে) বা «সব লোকেশন» (তাহলে ঠিকানা কোম্পানির সাবডোমেইনে থাকে, যা একবার সেট করা হয়), «ধরন» ও «প্রদর্শিত নাম» — যা প্রাপকেরা দেখবেন।
ইনবক্সের চার ধরন:
| ধরন | কীসের জন্য |
|---|---|
| কর্মী | ব্যক্তির ব্যক্তিগত ইনবক্স |
| শেয়ার্ড | মালিক ও ম্যানেজারদের জন্য শাখা বা বিভাগের ইনবক্স |
| AI এজেন্ট | যে ইনবক্সের ইনকামিং AI এজেন্ট প্রক্রিয়া করে (নিচে দেখুন) |
| কল | ভয়েস মেইল ও কলের ট্রান্সক্রিপ্টের সার্ভিস গ্রহণকারী |
ইনবক্স নিষ্ক্রিয় করা যায় (ঠিকানা আর মেইল গ্রহণ করবে না) এবং মুছে ফেলা যায়। মুছে ফেলা শুধু মালিকের জন্য: এটি নতুন ইনবক্সের জন্য ঠিকানা খালি করে এবং মেইল মুছে ফেলে, তাই নিশ্চিতকরণে ঠিকানাটি সরাসরি লেখার মধ্যে দেখানো হয় এবং তা ফেরানো যায় না। «কল» সার্ভিস ইনবক্সের ক্ষেত্রে প্যানেল একইসঙ্গে «কল» বিভাগের সোর্স কার্ডও সরিয়ে দেবে।
ইনবক্সের পরিসংখ্যান (মেইল সেটিংসের «পরিসংখ্যান» ট্যাব — কর্মীও নিজের ইনবক্সের জন্য এটি দেখেন): গৃহীত, প্রেরিত, কত ইনকামিং সংযুক্তিসহ এবং কত আকার — ২৪ ঘণ্টা, ৭ দিন, ৩০ দিন এবং সর্বকালের জন্য। সংখ্যাগুলো মেইল তালিকা থেকে পড়ার সময় গণনা করা হয়, তাই ফোল্ডারে যা দেখা যায় তার সঙ্গে সবসময় মেলে।
ধাপ ২. নিজস্ব ডোমেইন#
«নিজস্ব ডোমেইন» বোতাম — তিন ধাপের উইজার্ড:
- ডোমেইন লিখুন।
mail.আপনারকোম্পানি.ruধরনের সাবডোমেইন সবচেয়ে নিরাপদ: মূল ডোমেইনে যে মেইল ইতিমধ্যে কাজ করছে, তা কাজ করতে থাকবে। - রেজিস্ট্রারে DNS রেকর্ড যোগ করুন। প্রতিটি রেকর্ডের জন্য «কপি» বোতাম আছে, আর পাশে দুটি সতর্কতা, যার জন্যই এই ধাপটি বিস্তারিত লেখা:
- অ্যাপেক্সে (সাবডোমেইনে নয়, ডোমেইনেই) MX আপনার এখন যে মেইল সার্ভিস সেখানে ব্যবহার করছেন তা বন্ধ করে দেবে (Google Workspace, Microsoft 365 ইত্যাদি);
- দ্বিতীয় SPF রেকর্ড যাচাই সম্পূর্ণ নষ্ট করে — যদি SPF আগে থেকেই থাকে, নতুন যোগ না করে বিদ্যমান রেকর্ডে আমাদের অংশটি লিখে যোগ করতে হবে।
- «যাচাই করুন»। সার্ভার রেকর্ডগুলো মিলিয়ে প্রতিটির জন্য বলে: «রেকর্ড দেখা যাচ্ছে» বা «রেকর্ড এখনো নেই»। রেকর্ড সাধারণত কয়েক মিনিটে ছড়িয়ে পড়ে।
প্রস্তুত ডোমেইন ইনবক্স তৈরির ফর্মে আলাদা গ্রুপ হিসেবে দেখা যায় — এরপর সেখানে ইনবক্স স্বাভাবিকভাবেই তৈরি হয়।
ধাপ ৩. নিজের Gmail বা Yandex সংযুক্ত করুন#
যদি আপনার ইনবক্স আগে থেকেই থাকে এবং ঠিকানা বদলাতে না চান, এটি সংযুক্ত করা যায়: মেইল সরাসরি প্যানেল থেকেই আসবে ও পাঠানো যাবে। «নিজের ইনবক্স সংযুক্ত করুন» বোতাম — আবারও তিন ধাপ:
- মেইল ঠিকানা — সম্পূর্ণ, যেমন
info@আপনার-রেস্টুরেন্ট.ru। - সার্ভার ডোমেইনের DNS রেকর্ড থেকে মেইল সিস্টেম নির্ধারণ করে এবং আপনার ভাষায় ঠিক সেই সিস্টেমের নির্দেশনা দেখায়: কোথায় যেতে হবে এবং কীভাবে অ্যাপ পাসওয়ার্ড পেতে হবে (এমন সিস্টেম সাধারণ অ্যাকাউন্ট পাসওয়ার্ড গ্রহণ করে না)। যদি সিস্টেম নির্ধারণ করা না যায়, IMAP ও SMTP সার্ভারের ঠিকানা হাতে লেখা যায়।
- ফলাফল — সঙ্গে সঙ্গে কত মেইল আনা হলো। পাসওয়ার্ড একবারই সার্ভারে যায় এবং ফেরত আসে না।
এখানেই বেছে নেওয়া হয় ইনবক্সটি কে অ্যাক্সেস করতে পারবে: মালিক ও ম্যানেজাররা বা একজন কর্মী।
⚠️ সংযুক্ত অন্যের ইনবক্স শুধু নিষ্ক্রিয় করা যায়, মুছে ফেলা যায় না: মেইল আপনার প্রোভাইডারের কাছেই থাকে, আমরা তা স্পর্শ করি না।
ধাপ ৪. পড়া ও লেখা#
বাঁদিকে — মেইলবক্সের প্যানেল, তার পাশে ফোল্ডারের রেল: «ইনবক্স» → আপনার ফোল্ডার → «সব মেইল» → «পাঠানো»।
তালিকা ও পড়া। মেইলগুলো স্ক্রল করার সঙ্গে সঙ্গে লোড হয়; প্রতিটি মেইলে থাকে পতাকা, «পঠিত» এবং «সব পঠিত হিসেবে চিহ্নিত করুন»। অন্যের মেইলের মার্কআপ একটি আলাদা ফ্রেমে দেখানো হয় এবং প্যানেলকে প্রভাবিত করতে পারে না। তালিকার উপরে — সার্চ বার এবং তিনটি ফিল্টার: «অপঠিত», «সংযুক্তি সহ» এবং পতাকা অনুযায়ী (নির্বাচিত যেকোনো একটি)। ⚠️ সার্চ চলে তালিকার সারিগুলোতে — ঠিকানা, বিষয় এবং মেইলের শুরু, — মেইলের বডিতে নয়: লম্বা মেইলের মাঝখানের কোনো শব্দ এটি খুঁজে পাবে না।
লেখা। «লিখুন» বোতামটি স্বাভাবিক সেটসহ একটি উইন্ডো খোলে: «প্রাপক», «কপি», «বিষয়», ফরম্যাটিংসহ টেক্সট, সংযুক্তি। নতুন মেইলে স্বাক্ষর স্বয়ংক্রিয়ভাবে যোগ হয় (সেটিংসে চালু করা যায়), উত্তর টেমপ্লেট — পুরো অ্যাকাউন্টে সাধারণ। উত্তর মূল মেইল উদ্ধৃত করে: বডি খালি অবস্থায় খোলে, নিচে স্বাক্ষর, তার নিচে — «তারিখ, প্রেরক লিখেছেন:» এবং মূল মেইলের টেক্সট। উদ্ধৃত হয় টেক্সট, মার্কআপ নয়; শুধু একটি উদ্ধৃতি মেইল হিসেবে গণ্য হয় না — আপনার নিজের টেক্সট লেখা পর্যন্ত «পাঠান» অপেক্ষা করে।
খসড়া হারায় না। লেখা কনটেন্ট ব্রাউজারে সংরক্ষিত হয়: উইন্ডোর বাইরে ক্লিক, F5 বা ট্যাবলেটের চার্জ শেষ হওয়া মেইল মুছে দেয় না — ফিরে এলে «খসড়া পুনরুদ্ধার হয়েছে» বার্তা এবং «মুছুন» বোতাম দেখা যাবে। প্রতিটি মেইলবক্স এবং প্রতিটি উত্তরের খসড়া আলাদা, যাতে শেয়ার করা মেইলবক্সের খসড়া ব্যক্তিগত মেইলবক্সে ভেসে না ওঠে।
পাঠানোর পরিণতি। «পাঠানো»-তে সারির পাশে ডেলিভারি চিপ দেখা যায়: «ডেলিভার হয়েছে», «ডেলিভার হয়নি» বা «স্প্যাম অভিযোগ»। ফিল্ড না থাকলে — চিপও নেই: «অজানা» একটি স্বাভাবিক অবস্থা (ইভেন্ট এখনো পৌঁছায়নি), এবং ধূসর প্রশ্নচিহ্ন সেখানে বিভ্রান্ত করত যেখানে সবকিছু ঠিক আছে। «ডেলিভার হয়নি» সাধারণত বোঝায় অস্তিত্বহীন প্রাপকের ঠিকানা, সার্ভিসের ত্রুটি নয়।
ধাপ ৫. ফোল্ডার ও সাজানোর নিয়ম#
মেইল সেটিংসে «ফোল্ডার ও নিয়ম» ট্যাব।
ফোল্ডার। প্রতিটি মেইলবক্সে ৩০টি পর্যন্ত নিজের ফোল্ডার: নাম ও রঙ। মেইল কার্ডে সিলেক্টর দিয়ে হাতে সরানো হয়, তালিকায় তার ফোল্ডার চিপ দেখা যায়। প্রথম ফোল্ডার তৈরি হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে «ইনবক্স» মানে «এখনো সাজানো হয়নি» — তাই পাশে «সব মেইল» দেখা যায়: নাহলে সাজানো মেইল হারিয়ে যাওয়ার মতো দেখাত। ফোল্ডার মুছলে মেইল মুছে যায় না — সেগুলো «ইনবক্স»-এ ফিরে আসে, আর যে নিয়মগুলো সেখানে রাখত সেগুলো বন্ধ হয়ে যায়।
নিয়ম। প্রতি মেইলবক্সে ২০টি পর্যন্ত, ক্রম নির্ধারক: প্রথম মিলে যাওয়াটি কার্যকর হয়, তাই গুরুত্বপূর্ণগুলো উপরে রাখুন। নিয়মের দুটি মোড:
| মোড | কীভাবে কাজ করে |
|---|---|
| শর্ত অনুযায়ী | প্রেরক (সম্পূর্ণ ঠিকানা বা ডোমেইন — bank.ru ধরবে mail.bank.ru-ও), «প্রাপক»/«কপি», বিষয়, মেইলের টেক্সট, «শুধু সংযুক্তি সহ»। শর্তগুলো AND দিয়ে যুক্ত হয়, একই শর্তের ভেতরের মানগুলো OR দিয়ে। কার্যকর হয় তৎক্ষণাৎ, ডেলিভারির মুহূর্তে |
| AI সিদ্ধান্ত নেয় | শব্দে বর্ণনা: «সংযুক্তিতে রেজুমেসহ চাকরির আবেদন», «সরবরাহকারীদের চালান»। এমন মেইল সাজানো হয় কয়েক মিনিটের মধ্যে — এটি প্রসেস করে একটি ব্যাকগ্রাউন্ড পাস, ডেলিভারি নয়। শর্তগুলো প্রি-ফিল্টার হিসেবে থাকে |
পার্থক্যটি ইন্টারফেসেই সরাসরি বলা আছে; মডেল কল সশুল্ক এবং সাধারণ AI-খরচের হিসাবে যায়, cenaly.ru-তে স্থানীয় মডেল কাজ করে। নিয়ম একইসঙ্গে মেইলটি পঠিত হিসেবে চিহ্নিত করতে পারে, আর «মেইলবক্সের মেইলগুলোতে প্রয়োগ করুন» বোতামটি উপরের অসাজানো মেইলগুলোতে নিয়মগুলো চালায়। হাতে সরানো নিয়মের চেয়ে শক্তিশালী: পুনরায় ডেলিভারি এবং ব্যাকগ্রাউন্ড পাস আপনার সাজানো বদলায় না।
⚠️ একটি নিয়ম যার কোনো শর্ত নেই এবং AI-এর জন্য বর্ণনাও নেই, সেটি সব মেইল নিজের করে নেবে — প্যানেল এ বিষয়ে সতর্ক করবে এবং এমন নিয়ম সংরক্ষণ করবে না।
ধাপ ৬. মেইলবক্সে কর্মীর অ্যাক্সেস#
«অ্যাক্সেস» ট্যাব (শুধু মালিক)। লগিনসহ প্রতিটি কর্মীর জন্য — তিনটি স্তরের একটি:
| স্তর | কী করা যায় |
|---|---|
| অ্যাক্সেস নেই | মেইলবক্স দেখা যায় না |
| পড়া | মেইল দেখা, পঠিত হিসেবে চিহ্নিত করা, পতাকা দেওয়া এবং ফোল্ডারে সাজানো |
| পড়া ও লেখা | একই সঙ্গে মেইলবক্সের নামে মেইল পাঠানো |
প্রতি মেইলবক্সে ৫০ জন পর্যন্ত। «পড়া» শারীরিকভাবে মেইল পাঠাতে পারে না: নিষেধাজ্ঞা সার্ভারে, শুধু ইন্টারফেসে নয়। উভয় ক্ষেত্রেই মেইলবক্সের সেটিংস মালিকের হাতেই থাকে। মেইলবক্সের মালিক এবং অ্যাকাউন্টের মালিক তালিকায় দেখানো হয় না — তাদের অ্যাক্সেস এমনিতেই সম্পূর্ণ।
অটো-রিপ্লায়ার#
মেইল সেটিংসে «অটো-রিপ্লায়ার» বিভাগ — সব ধরনের মেইলবক্সে আছে, AI-এজেন্ট ছাড়া (সেখানে উত্তরের দায়িত্ব এজেন্টের নিজের)।
টগল «ইনবক্সে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দিন» (চালু অটো-রিপ্লায়ার মেইলবক্স প্যানেলে «↩» চিপ দিয়ে দেখা যায়), «উত্তরের বিষয়» (খালি — ইনবক্সের বিষয় «Re:» সহ নেওয়া হবে), «উত্তরের টেক্সট», «কার্যকর শুরু» / «কার্যকর শেষ» উইন্ডো (খালি তারিখ — সীমা ছাড়া, উভয়ই অন্তর্ভুক্ত) এবং «একই ঠিকানায় উত্তরের মধ্যে বিরতি, ঘণ্টা» — লুপ থেকে সুরক্ষা, শূন্য মানে সার্ভারের ডিফল্ট মান।
উত্তর দেয় মেইল ডেলিভারির মুহূর্তে সার্ভার, খোলা প্যানেল নয়, — ট্যাব খোলা রাখার দরকার নেই। দুটি অটো-রিপ্লায়ারের লুপ ঠেকাতে তিনটি স্বাধীন বাধা আছে: অটো-রিপ্লাই ও নিউজলেটারের সেবা-মার্কিং শনাক্তকরণ (আমাদের উত্তরও স্বয়ংক্রিয় হিসেবে চিহ্নিত হয়ে যায়), প্রেরকের প্রতি বিরতি এবং «এই মেইলের উত্তর দেওয়া হয়েছে» চিহ্ন — পুনরায় ডেলিভারি দ্বিতীয় উত্তর তৈরি করবে না।
⚠️ cenaly.ru-তে অটো-রিপ্লায়ার কনফিগার করা যায়, কিন্তু উত্তর দেয় না — এটি চালানো সার্ভিস শুধু AWS কনট্যুরে কাজ করে। এটিই একমাত্র জায়গা যেখানে সেটিং সংরক্ষিত হয় কিন্তু কোনো কাজ হয় না; দেখুন «সীমাবদ্ধতা»।
AI সহায়ক#
এরা কল কোচ, স্বয়ংক্রিয় ব্যবস্থা নয়: এরা খসড়া লেখে, চিঠি পাঠান আপনি।
সহায়ক তৈরি করেন মালিক মেইল সেটিংস → “সহায়ক”-এ (প্রতি অ্যাকাউন্টে সর্বোচ্চ ২০টি)। প্রতিটির থাকে:
- নাম — “বিক্রয়”, “সাপোর্ট”, “বুকিং”;
- নির্দেশনা (সর্বোচ্চ ৪০০০ অক্ষর) — সে কে এবং কীভাবে উত্তর দেয়: কী প্রস্তাব করবে, কী এড়াবে, অভিযোগে কীভাবে সাড়া দেবে;
- ভাষার ধরন ও উত্তরের ভাষা (“চিঠির মতো” বা নির্দিষ্ট একটি);
- শাখা, যার পক্ষ থেকে সে উত্তর দেয়;
- ডেটা অ্যাক্সেস — টগল দিয়ে: “ক্যাটালগ ও দাম”, “প্রেরকের অর্ডার” (তার ঠিকানা অনুযায়ী), “প্রতিষ্ঠানের কার্ড” (নাম, ঠিকানা, ফোন, সময়) এবং নলেজ বেস (ব্যবহার করবে না / সম্পূর্ণ / সর্বোচ্চ তিনটি নির্বাচিত সংকলন)।
উত্তর দেওয়ার উইন্ডোতে কর্মী তালিকা থেকে সহায়ক বেছে নেন, চাইলে একবারের জন্য নির্দেশনা দেন (“ভদ্রভাবে না বলে দিন”) এবং “উত্তর প্রস্তাব করুন” চাপেন। সহায়ক আগত চিঠি পড়ে — যেটির উত্তর আপনি দিচ্ছেন সেটিই — এবং খসড়া ফেরত দেয়; মূল চিঠি ছাড়া নতুন চিঠিতে প্যানেল সেটিই জানায়। নীরবে কিছু পাঠানো বা লেখা হয় না: লেখাটি আপনার হাতেই চিঠিতে বসে, স্বাক্ষর ও উদ্ধৃতির আগে। খসড়ায় “আমি একটি AI” ধরনের বাক্য সতর্কবার্তা দিয়ে হাইলাইট হয়।
মালিক তালিকার নিচে “অ্যাক্সেস: …” লাইনটি দেখেন — নির্বাচিত সহায়কের কোন টগলগুলো চালু আছে; কর্মীর কাছে নির্দেশনা ও টগল দেখানো হয় না। নলেজ বেস থেকে সহায়ক শুধু ক্লায়েন্টদের জন্য খোলা ডকুমেন্ট নেয়: উত্তর বাইরে যায়।
মেইলবক্সের AI এজেন্ট#
যদি মেইলবক্স “AI এজেন্ট” ধরনে তৈরি হয়, আগত চিঠি সে নিজেই দেখে। সেটিংস — পাঁচটি ট্যাব:
| ট্যাব | কী আছে |
|---|---|
| প্রোফাইল | কাজের সাধারণ বর্ণনা ও বিস্তারিত নির্দেশনা; “আগত চিঠির স্বয়ংক্রিয় প্রক্রিয়াকরণ” ও “স্ব-শিক্ষা” টগল; উত্তরের মোড — “প্রেরককে পাঠাও” বা “শুধু খসড়া সংরক্ষণ করো”; নিয়মের বাইরে আচরণ — “এজেন্ট নিজেই সিদ্ধান্ত নেয়” (আত্মবিশ্বাসের সীমা সহ: এর নিচে সে খসড়া রেখে দেবে) বা “চিঠি ধরো না”; যে ঠিকানাগুলোতে এস্কালেশনের নোটিশ যায় |
| যোগাযোগ | একমাত্র প্রাপক তালিকা, যা থেকে নিয়ম ও মুক্ত মোড “কাকে ফরওয়ার্ড করবে” ও “কাকে কাজের চ্যাটে লিখবে” নেয়। এর বাইরে এজেন্ট আর কাউকে লেখে না |
| নিয়ম | শর্ত → কাজ: চিঠির ধরন, কীওয়ার্ড, প্রেরক, ভাষা, সংযুক্তি আছে কি না → “উত্তর দাও”, “ফরওয়ার্ড করো”, “মার্ক করো”, “কাজের চ্যাটে লেখো”, “মানুষের কাছে দাও”, “কিছু করো না”। এগুলো চালায় সাধারণ ইঞ্জিন, মডেল নয় |
| শিক্ষা | এজেন্টের তৈরি ছোট নির্দেশনা; এগুলো সম্পাদনা, মুছে ফেলা ও পুরোপুরি পরিষ্কার করা যায় |
| কল লগ | প্রতিটি চিঠিতে এজেন্ট কী করেছে: ক্যাটাগরি, কোন নিয়ম কাজ করেছে, কাজের ধারা, উত্তরের খসড়া। শুধু পড়া যায় |
পরীক্ষার জন্য দুটি বোতাম আছে: “পরীক্ষা করুন” — বাইরে একটি চিঠিও না পাঠিয়ে নিয়মগুলো চালানো হয়, ফলাফল কল লগে যায়; “এজেন্ট চালান” — নির্দিষ্ট একটি চিঠি বর্তমান সেটিংস অনুযায়ী আবার এজেন্টকে দেওয়া হয়।
প্রাইভেট নলেজ বেস-এর ডকুমেন্টে এজেন্টের অ্যাক্সেস প্রতিটি ডকুমেন্টে আলাদাভাবে চালু হয় — “মেইল থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য” টগল দিয়ে।
কাজ ও CRM-এর সঙ্গে সংযোগ#
- কাজ থেকে চিঠি। কাজের কার্ডে “✉️ লিখুন” বোতাম কাজের উপরে চিঠির উইন্ডো খোলে — মানুষটি কাজ ও চিঠালাপ থেকে ছিটকে পড়ে না, — আর পাঠানো চিঠি সেটিতে মনে রাখা হয়: দেখা যায় সরবরাহকারীকে লেখা হয়েছে কি না এবং উত্তর এসেছে কি না। দেখুন “কাজের বোর্ড”।
- কনট্রাক্টর কার্ডে চিঠি। গৃহীত আগত চিঠি “কোম্পানি ও চালান”-এ কনট্রাক্টর কার্ডে অ্যাক্টিভিটি হিসেবে বসে — ঠিকানা মিলিয়ে খোঁজা হয়, CRM-এর “অটোমেশন” বিভাগে টগল দিয়ে চালু হয়। কার্ড থেকে ফিরতি লিংক সরাসরি চিঠিতে নিয়ে যায়, সঠিক ফোল্ডারে।
- AI সহায়কের ঝিলিক মেইলের তিনটি জটিল জায়গায় আছে — “ফোল্ডার ও নিয়ম”, AI এজেন্টের সেটিংস এবং “নিজের ডোমেইন”: সে ঠিক এই ব্লকটিই ব্যাখ্যা করবে।
সীমাবদ্ধতা#
- সার্চ চিঠির মূল অংশে ঢোকে না। এটি ঠিকানা, বিষয় ও চিঠির শুরুতে খোঁজে; ফোল্ডারের তালিকা উপরে সীমিত এবং পুরোপুরি ট্যাবের মেমোরিতে থাকে।
- সার্ভার-সাইড খসড়া নেই। খসড়া ব্রাউজারে থাকে: অন্য ডিভাইসে আপনি এটি দেখবেন না, আর এক সপ্তাহের পুরোনো খসড়া প্রস্তাব করা হয় না।
cenaly.ru-তে AI এজেন্ট মেইলবক্স, অটো-রিপ্লায়ার ও ডেলিভারি চিপ নেই। সেখানে “AI এজেন্ট” ধরনের মেইলবক্স তৈরি করা যায় না; অটো-রিপ্লায়ারের সেটিংস সংরক্ষিত হয়, কিন্তু চিঠির উত্তর দেওয়ার কেউ নেই; ডেলিভারি ও স্প্যাম-অভিযোগের ইভেন্ট শুধু AWS কনট্যুরে আসে। বাকি সব — মেইলবক্স, ফোল্ডার, নিয়ম, সহায়ক — দুই ক্লাউডেই কাজ করে।- “AI সিদ্ধান্ত নেয়” নিয়মগুলো সঙ্গে সঙ্গে কাজ করে না — ডেলিভারির পর কয়েক মিনিটের মধ্যে, এবং প্রতিটি প্রক্রিয়াকরণ সাধারণ AI কলে হিসাব হয়। শর্তভিত্তিক নিয়ম সঙ্গে সঙ্গে ও বিনামূল্যে কাজ করে।
- সংযুক্ত অন্যের মেইলবক্স মুছে ফেলা হয় না, বন্ধ করা হয় — চিঠি প্রোভাইডারের কাছে থেকে যায়। উল্টোদিকে নিজের মেইলবক্স মুছে ফেলা অপরিবর্তনীয়: ঠিকানা মুক্ত হয়, চিঠি মুছে যায়।
- সীমা: প্রতি মেইলবক্সে ৩০টি ফোল্ডার ও ২০টি বিন্যাস-নিয়ম, “অ্যাক্সেস”-এ প্রতি মেইলবক্সে ৫০ জন, প্রতি অ্যাকাউন্টে ২০ জন সহায়ক, সহায়কের নির্দেশনা সর্বোচ্চ ৪০০০ অক্ষর। মেইলবক্সের দৈনিক পাঠানোর সীমা ও প্রাপকের সংখ্যার সীমা আছে — সীমায় ঠেকে গেলে প্যানেল জানাবে।
- ডোমেইন সঙ্গে সঙ্গে নিশ্চিত হয় না। ডোমেইনের প্রথম মেইলবক্স তৈরির পর প্রথম কয়েক মিনিট পাঠানো “ডোমেইনটি মেইল প্রোভাইডার এখনো নিশ্চিত করছে” পাদটীকা দিয়ে ফিরে আসতে পারে — এটি স্বাভাবিক।
সমস্যা সমাধান#
| লক্ষণ | যা পরীক্ষা করবেন |
|---|---|
| «মেইল সেবা অনুপলব্ধ» | এই কনট্যুরে সেবাটি সাময়িকভাবে সাড়া দিচ্ছে না — পৃষ্ঠা পড়ে যায় না এবং কিছুই হারায় না; এক মিনিট পরে আবার চেষ্টা করুন |
| «মেইলবক্সে প্রবেশাধিকার নেই» | কর্মী কেবল নিজের মেইলবক্স এবং যেগুলোতে মালিক «প্রবেশাধিকার» ট্যাবে অ্যাক্সেস দিয়েছেন সেগুলোই খুলতে পারেন |
| মেইল পাঠানো যাচ্ছে না | মেইলবক্সের দৈনিক সীমা, প্রাপকের সংখ্যা, অ্যাক্সেসের স্তর («পড়া» পাঠাতে পারে না), অ-বিতরণ তালিকায় থাকা ঠিকানা |
| নিজের ডোমেইনে মেইল আসছে না | সব আবশ্যক DNS রেকর্ড যোগ করা হয়েছে কি না এবং «পরীক্ষা করুন» বোতামটি কী বলছে; দ্বিতীয় SPF রেকর্ড পুরো যাচাই নষ্ট করে |
| সংযুক্ত Gmail সংযুক্ত হচ্ছে না | অ্যাকাউন্টের পাসওয়ার্ড নয়, অ্যাপ পাসওয়ার্ড দরকার: এটি তৈরির লিংক সরাসরি উইজার্ডেই আছে |
| নিয়ম কাজ করেনি | নিয়মের ক্রম (প্রথম মিলে যাওয়াটিই সিদ্ধান্ত নেয়), নিয়মের মোড («AI সিদ্ধান্ত নেয়» কয়েক মিনিটে কাজ করে) এবং ম্যানুয়াল স্থানান্তর — এটি নিয়মের চেয়ে শক্তিশালী |
| «ইনবক্স» থেকে মেইল «হারিয়ে গেছে» | কোনো নিয়ম এটি সরিয়ে ফেলেছে: «সব মেইল» এবং সারির ফোল্ডার চিপ দেখুন |
| অটোরেসপন্ডার উত্তর দিচ্ছে না | এটি চালু আছে কি না, আজকের তারিখ «থেকে… পর্যন্ত» উইন্ডোতে পড়ছে কি না, এই প্রেরকের জন্য বিরতি কাজ করেনি কি না; cenaly.ru-তে অটোরেসপন্ডার কাজ করে না |
| সহায়ক অপ্রাসঙ্গিক উত্তর দিচ্ছে | এর নির্দেশনা ও ডেটা অ্যাক্সেসের টগল পরীক্ষা করুন: এটি কেবল চালু করা সূত্র থেকেই তথ্য নেয় |
লক্ষণ অনুযায়ী সাধারণ বিশ্লেষণ — সমস্যা সমাধান; কিছুই কাজ না করলে আমাদের লিখুন — সহায়তা কীভাবে পাবেন।
সচরাচর জিজ্ঞাসা#
মেইল হোস্টিং কিনতে হবে কি?#
না। anna@শাখা.cenaly.com ধরনের মেইলবক্স ডোমেইন ছাড়াই এবং তৃতীয় পক্ষের প্রোভাইডার ছাড়াই সঙ্গে সঙ্গে কাজ করে। নিজের ডোমেইন দরকার কেবল তখনই, যখন ঠিকানাটি আপনার নিজের মতো দেখাতে হবে।
নিজের Gmail রেখে দিয়েও প্যানেলে কাজ করা যাবে?#
হ্যাঁ — «নিজের মেইলবক্স সংযুক্ত করুন» উইজার্ড তিন ধাপে IMAP-এর মাধ্যমে মেইল নেবে এবং আপনার SMTP দিয়ে পাঠাবে। ঠিকানা ও মেইল তখনও আপনার প্রোভাইডারের কাছেই থাকে।
উত্তর সহায়ক আর AI এজেন্টের পার্থক্য কী?#
সহায়ক হলো কল কোচ: এটি খসড়া লেখে, আর মেইল আপনি পাঠান। এজেন্ট হলো আলাদা ধরনের মেইলবক্স: এটি নিজেই আপনার নিয়ম অনুযায়ী ইনবক্স প্রক্রিয়া করে এবং আপনি অনুমতি দিলে নিজেই উত্তর দেয়। এজেন্ট কেবল AWS কনট্যুরে আছে।
cenaly.ru-তে অটোরেসপন্ডার কাজ করে?#
এটি সেট করা যায়, কিন্তু সেখানে অটো-উত্তর যায় না: যে সেবা মেইলের উত্তর দেয়, তা কেবল AWS কনট্যুরে কাজ করে। আপাতত এটিই এই বিভাগের একমাত্র জায়গা, যেখানে সেটিং সংরক্ষিত হয় কিন্তু কোনো কাজ হয় না।
সাধারণ মেইলবক্সের মেইল কে পড়বে?#
যাদের মালিক «প্রবেশাধিকার» ট্যাবে অ্যাক্সেস দিয়েছেন তারা এবং মালিক নিজে। «পড়া» স্তর সত্যিই কেবল পড়ে: পাঠানোর নিষেধাজ্ঞা সার্ভারে থাকে।
মেইলবক্স মুছে ফেললে মেইলের কী হবে?#
সেগুলো মুছে যাবে, আর ঠিকানাটি নতুন মেইলবক্সের জন্য খালি হবে। এটি অপরিবর্তনীয়, তাই নিশ্চিতকরণে ঠিকানাটি সরাসরি লেখার মধ্যেই দেখানো হয়। কেবল মেইল পাওয়া বন্ধ করতে চাইলে — মুছে ফেলার বদলে মেইলবক্সটি বন্ধ করুন।
সম্পর্কিত বিভাগ#
- কর্মী ও শিফট — যে লগইনগুলোর জন্য মেইলবক্স খোলা হয় ও অ্যাক্সেস দেওয়া হয়
- কর্ম চ্যাট ও অতিথি — অভ্যন্তরীণ চ্যাট ও অতিথিদের সঙ্গে কথোপকথন, মেইলের সঙ্গে গুলিয়ে ফেলবেন না
- শিফটের কাজের বোর্ড — সরাসরি কাজের কার্ড থেকে পাঠানো মেইল
- কোম্পানি ও চালান — কনট্রাক্টর কার্ডে কার্যক্রম হিসেবে আসা মেইল
- নলেজ বেস — সহায়ক ও এজেন্ট কোথা থেকে তথ্য নেয়
- AI মডেল ও নিজের কী — কোন প্রোভাইডারের মাধ্যমে মেইলের AI ফিচার কাজ করে
- কল — «কল»-এর সার্ভিস মেইলবক্স ও কথোপকথনের ট্রান্সক্রিপ্ট
- ডেটা ও নিরাপত্তা — মেইল কোথায় থাকে এবং কে এর অ্যাক্সেস পায়