मेल और AI ऑटो-रेस्पॉन्डर

छोटे व्यवसाय को मेल आम तौर पर दो असुविधाजनक रूपों में मिलता है: मालिक का निजी इनबॉक्स, जहाँ आपूर्तिकर्ता और मेहमान लिखते हैं — या मेल होस्टिंग, जिसे अलग से खरीदना और सेट करना पड़ता है। “मेल” अनुभाग तीसरा रास्ता देता है: आपके प्रतिष्ठान के अपने इनबॉक्स सीधे पैनल में — और उनमें काम करने के लिए एक पूर्ण क्लाइंट भी।

खोलें: एडमिन पैनल → मेल (admin.cenaly.com/mail, “कार्य” समूह)। एक्सटेंशन चालू करने की ज़रूरत नहीं: अनुभाग सभी भूमिकाओं के लिए खुला है, एकमात्र शर्त भूमिका सेटिंग्स में अनुभाग तक पहुँच है। मालिक खाते के सभी इनबॉक्स देखता और प्रबंधित करता है, कर्मचारी अपना (इसे सर्वर फ़िल्टर करता है, इंटरफ़ेस नहीं)।

शुरू करने के लिए क्या चाहिए#

चरण 1. पहला इनबॉक्स#

“नया इनबॉक्स” बटन। फ़ॉर्म में चार फ़ील्ड हैं: “@ से पहले नाम” (छोटे लैटिन अक्षर, अंक, बिंदु, हाइफ़न, अंडरस्कोर — anna, info, orders), “लोकेशन” — कोई विशेष शाखा (पता उसके सबडोमेन पर होगा) या “सभी लोकेशन” (तब पता कंपनी के सबडोमेन पर रहता है, जो एक बार सेट होता है), “प्रकार” और “प्रदर्शित नाम” — जो प्राप्तकर्ता देखेंगे।

इनबॉक्स के चार प्रकार:

इनबॉक्स को बंद किया जा सकता है (पता मेल लेना बंद कर देगा) और हटाया जा सकता है। हटाना केवल मालिक कर सकता है: यह पते को नए इनबॉक्स के लिए खाली करता है और मेल मिटा देता है, इसलिए पुष्टि में पता सीधे टेक्स्ट में दिखता है और इसे रद्द नहीं किया जा सकता। सेवा इनबॉक्स “कॉल” के साथ पैनल “कॉल” अनुभाग में स्रोत कार्ड भी हटा देगा।

इनबॉक्स आँकड़े (मेल सेटिंग्स में “आँकड़े” टैब — कर्मचारी भी अपने इनबॉक्स के लिए इसे देखता है): प्राप्त, भेजे गए, अटैचमेंट वाले कितने इनकमिंग और कुल कितनी मात्रा — 24 घंटे, 7 दिन, 30 दिन और अब तक के लिए। संख्याएँ मेल सूची से पढ़ते समय गिनी जाती हैं, इसलिए फ़ोल्डर में दिखने वाली संख्याओं से हमेशा मेल खाती हैं।

चरण 2. अपना डोमेन#

“अपना डोमेन” बटन — तीन चरणों का विज़ार्ड:

1. डोमेन दर्ज करें। सबसे सुरक्षित mail.आपकीकंपनी.ru जैसा सबडोमेन है: मुख्य डोमेन पर पहले से चल रहा मेल चलता रहेगा।
2. रजिस्ट्रार पर DNS रिकॉर्ड जोड़ें। हर रिकॉर्ड के पास “कॉपी करें” बटन है, और साथ में दो चेतावनियाँ हैं, जिनके लिए यह चरण विस्तार से लिखा गया है:
   • एपेक्स (सबडोमेन नहीं, स्वयं डोमेन) पर MX उस मेल सेवा को बंद कर देगा जो आप अभी उस पर इस्तेमाल कर रहे हैं (Google Workspace, Microsoft 365 आदि);
   • दूसरा SPF रिकॉर्ड जाँच को पूरी तरह तोड़ देता है — अगर SPF पहले से है, तो नया जोड़ने के बजाय मौजूदा रिकॉर्ड में हमारा अंश जोड़ें।
3. “जाँचें”। सर्वर रिकॉर्ड मिलाता है और हर एक के बारे में बताता है: “रिकॉर्ड दिख रहा है” या “रिकॉर्ड अभी नहीं है”। रिकॉर्ड आम तौर पर कुछ मिनटों में फैल जाते हैं।

तैयार डोमेन इनबॉक्स बनाने के फ़ॉर्म में अलग समूह के रूप में दिखता है — फिर उस पर इनबॉक्स सामान्य तरीके से बनाए जाते हैं।

चरण 3. अपना Gmail या Yandex कनेक्ट करें#

अगर आपके पास पहले से इनबॉक्स है और आप पता बदलना नहीं चाहते, तो उसे कनेक्ट किया जा सकता है: मेल सीधे पैनल से आएँगे और भेजे जाएँगे। “अपना इनबॉक्स कनेक्ट करें” बटन — फिर तीन चरण:

1. मेल पता — पूरा, जैसे info@आपका-रेस्तराँ.ru।
2. सर्वर डोमेन के DNS रिकॉर्ड से मेल सिस्टम पहचानता है और उसी सिस्टम का निर्देश आपकी भाषा में दिखाता है: कहाँ जाना है और ऐप पासवर्ड कैसे लेना है (ऐसी सिस्टम खाते का सामान्य पासवर्ड स्वीकार नहीं करतीं)। अगर सिस्टम पहचानी न जा सके, तो IMAP और SMTP सर्वर के पते हाथ से भरे जा सकते हैं।
3. नतीजा — तुरंत कितने मेल लिए गए। पासवर्ड एक बार सर्वर पर जाता है और वापस नहीं आता।

यहीं चुना जाता है कि इनबॉक्स किसे उपलब्ध है: मालिक और मैनेजरों को या एक कर्मचारी को।

⚠️ कनेक्ट किया गया बाहरी इनबॉक्स केवल डिस्कनेक्ट होता है, हटाया नहीं जाता: मेल आपके प्रोवाइडर के पास रहता है, हम उसे नहीं छूते।

चरण 4. पढ़ना और लिखना#

बाईं ओर मेलबॉक्स का पैनल है, उसके पास फ़ोल्डरों की पट्टी: "इनबॉक्स" → आपके फ़ोल्डर → "सभी ईमेल" → "भेजे गए"।

सूची और पढ़ना। ईमेल स्क्रॉल करने पर लोड होते जाते हैं; हर ईमेल पर प marks, "पढ़ा गया" और "सभी को पढ़ा हुआ चिह्नित करें" उपलब्ध है। किसी ईमेल का बाहरी मार्कअप एक अलग फ़्रेम में दिखता है और पैनल को प्रभावित नहीं कर सकता। सूची के ऊपर खोज पट्टी और तीन फ़िल्टर हैं: "अपठित", "अटैचमेंट के साथ" और प marks के अनुसार (चुने गए में से कोई भी)। ⚠️ खोज सूची की पंक्तियों में होती है — पते, विषय और ईमेल की शुरुआत में, — न कि ईमेल के मुख्य भाग में: लंबे ईमेल के बीच का शब्द वह नहीं ढूँढेगी।

लिखना। "लिखें" बटन एक विंडो खोलता है जिसमें सामान्य विकल्प हैं: "प्रति", "गुप्त प्रति", "विषय", फ़ॉर्मैटिंग वाला टेक्स्ट, अटैचमेंट। हस्ताक्षर नए ईमेल में अपने आप जुड़ जाता है (सेटिंग्स में चालू होता है), जवाब के टेम्पलेट पूरे खाते के लिए साझा होते हैं। जवाब मूल ईमेल को उद्धृत करता है: मुख्य भाग खाली खुलता है, उसके नीचे हस्ताक्षर, और उसके नीचे — "तारीख़, प्रेषक ने लिखा:" और मूल ईमेल का टेक्स्ट। उद्धृत टेक्स्ट होता है, मार्कअप नहीं; एक उद्धरण को ईमेल नहीं माना जाता — "भेजें" तब तक प्रतीक्षा करता है जब तक आपका अपना टेक्स्ट न आ जाए।

ड्राफ़्ट नष्ट नहीं होता। लिखा हुआ ब्राउज़र में सहेजा जाता है: विंडो से बाहर क्लिक, F5 या टैबलेट की बैटरी खत्म होना ईमेल को मिटाता नहीं — लौटने पर "ड्राफ़्ट बहाल किया गया" का बैनर और "साफ़ करें" बटन दिखेगा। ड्राफ़्ट हर मेलबॉक्स और हर जवाब का अपना होता है, ताकि साझा मेलबॉक्स का ड्राफ़्ट निजी मेलबॉक्स में न उभरे।

भेजे गए ईमेल का हश्र। "भेजे गए" में पंक्ति पर डिलीवरी चिप दिखती है: "पहुँचा दिया", "नहीं पहुँचा" या "स्पैम की शिकायत"। फ़ील्ड नहीं — तो चिप भी नहीं: "अज्ञात" एक सामान्य स्थिति है (घटना अभी नहीं आई), और ग्रे प्रश्नचिह्न वहाँ डराता जहाँ सब ठीक है। "नहीं पहुँचा" आम तौर पर गैर-मौजूद पते को दर्शाता है, सेवा की खराबी को नहीं।

चरण 5. फ़ोल्डर और वर्गीकरण के नियम#

मेल सेटिंग्स में "फ़ोल्डर और नियम" टैब।

फ़ोल्डर। हर मेलबॉक्स में 30 तक अपने फ़ोल्डर: नाम और रंग। ईमेल को ईमेल कार्ड में सेलेक्टर से हाथ से ले जाया जाता है, सूची में उसका फ़ोल्डर चिप दिखता है। पहला फ़ोल्डर बनते ही "इनबॉक्स" का मतलब "अभी वर्गीकृत नहीं" हो जाता है — इसलिए उसके पास "सभी ईमेल" आ जाता है: वरना वर्गीकृत ईमेल गुम लगता। फ़ोल्डर हटाने पर ईमेल नहीं हटते — वे "इनबॉक्स" में लौट आते हैं, और जो नियम उन्हें वहाँ डालते थे, हटा दिए जाते हैं।

नियम। प्रति मेलबॉक्स 20 तक, क्रम निर्णायक है: पहला मेल खाने वाला लागू होता है, इसलिए ज़रूरी नियम ऊपर रखें। नियम के दो मोड होते हैं:

अंतर इंटरफ़ेस में सीधे बताया गया है; मॉडल कॉल सशुल्क है और सामान्य AI-खर्च के हिसाब में आता है, cenaly.ru पर स्थानीय मॉडल काम करता है। नियम साथ ही ईमेल को तुरंत पढ़ा हुआ चिह्नित कर सकता है, और "मेलबॉक्स के ईमेल पर लागू करें" बटन ऊपर के अवर्गीकृत ईमेल पर नियम चलाता है। हाथ से ले जाना नियमों से प्रबल है: दोबारा डिलीवरी और बैकग्राउंड प्रोसेस आपका वर्गीकरण नहीं बदलते।

⚠️ बिना किसी शर्त और बिना AI विवरण वाला नियम सभी ईमेल अपने पास ले लेगा — पैनल इसकी चेतावनी देगा और ऐसा नियम सहेजेगा नहीं।

चरण 6. कर्मचारियों की मेलबॉक्स तक पहुँच#

"पहुँच" टैब (केवल मालिक)। लॉगिन वाले हर कर्मचारी के लिए तीन में से एक स्तर:

प्रति मेलबॉक्स 50 लोग तक। "पढ़ना" वास्तव में ईमेल भेज नहीं सकता: रोक सर्वर पर है, केवल इंटरफ़ेस में नहीं। दोनों स्थितियों में मेलबॉक्स की सेटिंग्स मालिक के पास ही रहती हैं। मेलबॉक्स का मालिक और खाते का मालिक सूची में नहीं दिखते — उनकी पहुँच वैसे भी पूरी है।

ऑटो-रिप्लाई#

मेल सेटिंग्स में "ऑटो-रिप्लाई" अनुभाग — हर तरह के मेलबॉक्स में उपलब्ध है, AI-एजेंट को छोड़कर (वहाँ जवाबों की ज़िम्मेदारी एजेंट की खुद की है)।

टॉगल "इनकमिंग ईमेल का अपने आप जवाब दें" (चालू ऑटो-रिप्लाई मेलबॉक्स पैनल में "↩" चिप से दिखता है), "जवाब का विषय" (खाली — इनकमिंग का विषय "Re:" के साथ लिया जाएगा), "जवाब का टेक्स्ट", "लागू होने की तारीख़" / "लागू होने तक" विंडो (खाली तारीख़ें — कोई सीमा नहीं, दोनों सम्मिलित) और "एक ही पते को जवाबों के बीच ठहराव, घंटे" — लूप से सुरक्षा, शून्य का मतलब सर्वर का डिफ़ॉल्ट मान।

जवाब ईमेल की डिलीवरी के क्षण सर्वर देता है, खुला पैनल नहीं, — टैब बंद करने की ज़रूरत नहीं। दो ऑटो-रिप्लाई के लूप से तीन स्वतंत्र अवरोध हैं: ऑटो-रिप्लाई और न्यूज़लेटर के सेवा-चिह्नों की पहचान (हमारा जवाब भी स्वचालित के रूप में चिह्नित होकर जाता है), प्रेषक पर ठहराव और "इस ईमेल का जवाब दिया जा चुका है" का निशान — दोबारा डिलीवरी दूसरा जवाब नहीं बनाएगी।

⚠️ cenaly.ru पर ऑटो-रिप्लाई सेट होता है, पर जवाब नहीं देता — उसे चलाने वाली सेवा केवल AWS कॉन्टूर में काम करती है। यह अकेली जगह है जहाँ सेटिंग सहेजी जाती है पर क्रिया नहीं होती; देखें "सीमाएँ"।

AI सहायक#

ये कॉल कोच हैं, ऑटोमेशन नहीं: ये ड्राफ़्ट लिखते हैं, ईमेल आप भेजते हैं।

सहायक मालिक मेल सेटिंग्स → "सहायक" में बनाता है (खाते पर 20 तक)। हर एक के लिए:

• नाम — "बिक्री", "सहायता", "बुकिंग";
• निर्देश (4000 अक्षरों तक) — वह कौन है और कैसे जवाब देता है: क्या पेश करना है, किससे बचना है, शिकायतों पर कैसे प्रतिक्रिया देनी है;
• लहजा और जवाब की भाषा ("ईमेल जैसी" या कोई विशेष);
• शाखा, जिसके नाम से वह जवाब देता है;
• डेटा तक पहुँच — टॉगल से: "कैटलॉग और कीमतें", "भेजने वाले के ऑर्डर" (उसके पते से), "प्रतिष्ठान का कार्ड" (नाम, पता, फ़ोन, समय) और नॉलेज बेस (उपयोग न करें / पूरा / तीन चुने हुए संग्रह तक)।

जवाब की विंडो में कर्मचारी सूची से सहायक चुनता है, चाहें तो एक बार का संकेत देता है ("विनम्रता से मना कर दें") और "जवाब सुझाएँ" दबाता है। सहायक आने वाला ईमेल पढ़ता है — वही, जिसका आप जवाब दे रहे हैं — और ड्राफ़्ट लौटाता है; बिना मूल वाले नए ईमेल में पैनल यही बताता है। कुछ भी चुपचाप न भेजा जाता है न लिखा जाता है: टेक्स्ट आपके हाथ से ईमेल में, हस्ताक्षर और उद्धरण से पहले डाला जाता है। ड्राफ़्ट में "मैं AI हूँ" जैसे वाक्यों पर चेतावनी हाइलाइट होती है।

मालिक को सूची के नीचे "पहुँच: …" पंक्ति दिखती है — चुने हुए सहायक के कौन-से टॉगल चालू हैं; कर्मचारी को निर्देश और टॉगल नहीं दिखते। नॉलेज बेस से सहायक केवल ग्राहकों के लिए खुले दस्तावेज़ लेता है: जवाब बाहर जाता है।

मेलबॉक्स का AI एजेंट#

अगर मेलबॉक्स "AI एजेंट" प्रकार से बनाया गया है, तो आने वाले मेल वह खुद छाँटता है। सेटिंग्स — पाँच टैब:

जाँच के लिए दो बटन हैं: "जाँचें" — बिना एक भी ईमेल बाहर भेजे नियमों का परीक्षण, नतीजा कॉल लॉग में जाता है; "एजेंट चलाएँ" — किसी विशेष ईमेल को मौजूदा सेटिंग्स के अनुसार एजेंट को फिर से सौंपें।

निजी नॉलेज बेस के दस्तावेज़ों तक एजेंट की पहुँच खुद दस्तावेज़ों पर अलग-अलग चालू होती है — "मेल से उपलब्ध" टॉगल से।

कार्यों और CRM से जुड़ाव#

• कार्य से ईमेल। कार्य कार्ड में "✉️ लिखें" बटन कार्य के ऊपर ईमेल विंडो खोलता है — व्यक्ति कार्य और पत्राचार से बाहर नहीं फेंका जाता — और भेजा गया ईमेल उसमें याद रहता है: दिखता है कि आपूर्तिकर्ता को लिखा जा चुका है और जवाब आया या नहीं। देखें "कार्य बोर्ड"।
• प्रतिपक्षी कार्ड में ईमेल। प्राप्त आने वाला ईमेल “कंपनियाँ और चालान” में प्रतिपक्षी कार्ड में गतिविधि के रूप में जमा होता है — मिलान पते से खोजा जाता है, CRM के "ऑटोमेशन" अनुभाग में टॉगल से चालू होता है। कार्ड से वापस सीधे ईमेल पर, सही फ़ोल्डर में लिंक जाता है।
• AI सहायक की चिंगारी मेल की तीन जटिल सतहों पर है — "फ़ोल्डर और नियम", AI एजेंट की सेटिंग्स और "अपने डोमेन": यह ठीक उसी ब्लॉक को समझाएगा।

सीमाएँ#

• खोज ईमेल के मुख्य भाग में नहीं झाँकती। यह पतों, विषय और ईमेल की शुरुआत पर चलती है; फ़ोल्डर की सूची ऊपर से सीमित है और पूरी तरह टैब की मेमोरी में रहती है।
• सर्वर-साइड ड्राफ़्ट नहीं हैं। ड्राफ़्ट ब्राउज़र में रहता है: दूसरे डिवाइस पर आप उसे नहीं देखेंगे, और एक सप्ताह से पुराना ड्राफ़्ट सुझाया नहीं जाता।
• cenaly.ru पर AI एजेंट मेलबॉक्स, ऑटो-रेस्पॉन्डर और डिलीवरी चिप नहीं हैं। वहाँ "AI एजेंट" प्रकार का मेलबॉक्स नहीं बनाया जा सकता; ऑटो-रेस्पॉन्डर की सेटिंग्स सहेजी जाती हैं, पर ईमेल का जवाब देने वाला कोई नहीं; डिलीवरी और स्पैम शिकायतों की घटनाएँ केवल AWS कॉन्टूर में आती हैं। बाकी सब कुछ — मेलबॉक्स, फ़ोल्डर, नियम, सहायक — दोनों क्लाउड में काम करता है।
• "AI तय करता है" वाले नियम तुरंत लागू नहीं होते — डिलीवरी के कुछ मिनटों के भीतर, और हर विश्लेषण सामान्य AI कॉल की तरह बिल किया जाता है। शर्तों पर आधारित नियम तुरंत और मुफ़्त काम करते हैं।
• जोड़ा गया दूसरे का मेलबॉक्स हटाया नहीं जाता, बल्कि बंद किया जाता है — ईमेल प्रोवाइडर के पास रहते हैं। अपने मेलबॉक्स का हटाना, इसके उलट, अपरिवर्तनीय है: पता मुक्त हो जाता है, ईमेल मिट जाते हैं।
• सीमाएँ: प्रति मेलबॉक्स 30 फ़ोल्डर और 20 वितरण नियम, "पहुँच" में प्रति मेलबॉक्स 50 लोग, प्रति खाता 20 सहायक, सहायक के निर्देश 4000 अक्षरों तक। मेलबॉक्स की दैनिक भेजने की सीमा और प्राप्तकर्ताओं की संख्या की सीमा है — सीमा पर पहुँचने पर पैनल बताएगा।
• डोमेन तुरंत पुष्ट नहीं होता। डोमेन का पहला मेलबॉक्स बनाने के बाद पहले कुछ मिनटों में भेजना "डोमेन अभी मेल प्रोवाइडर द्वारा पुष्ट किया जा रहा है" पंक्ति के साथ वापस आ सकता है — यह सामान्य है।

समस्या निवारण#

लक्षणों के अनुसार सामान्य विश्लेषण — समस्या निवारण; अगर कुछ भी काम न आया हो, तो हमें लिखें — सहायता कैसे पाएँ.

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न#

क्या मेल होस्टिंग खरीदनी पड़ती है?#

नहीं। anna@शाखा.cenaly.com जैसे मेलबॉक्स बिना डोमेन और बिना किसी बाहरी प्रोवाइडर के तुरंत काम करते हैं। अपना डोमेन केवल तब चाहिए जब पता आपका अपना दिखना चाहिए।

क्या अपना Gmail रखकर भी पैनल में काम किया जा सकता है?#

हाँ — “अपना मेलबॉक्स कनेक्ट करें” विज़ार्ड तीन चरणों में IMAP से मेल ले लेगा और आपके SMTP से भेजेगा। पता और मेल इस दौरान आपके प्रोवाइडर के पास ही रहते हैं।

उत्तर सहायक और AI एजेंट में क्या फ़र्क है?#

सहायक एक कॉल कोच है: वह ड्राफ़्ट लिखता है, और मेल आप भेजते हैं। एजेंट मेलबॉक्स का एक अलग प्रकार है: वह खुद आपके नियमों के अनुसार इनबॉक्स संभालता है और, अगर आपने अनुमति दी हो, तो खुद जवाब भी देता है। एजेंट केवल AWS कॉन्टूर में उपलब्ध है।

क्या ऑटोरेस्पॉन्डर cenaly.ru पर काम करता है?#

उसे सेट किया जा सकता है, लेकिन वहाँ ऑटोरेस्पॉन्स नहीं जाते: मेल का जवाब देने वाली सेवा केवल AWS कॉन्टूर में काम करती है। फ़िलहाल इस अनुभाग में यह अकेली जगह है जहाँ सेटिंग सहेजी जाती है, पर कार्रवाई नहीं होती।

साझा मेलबॉक्स के मेल कौन पढ़ेगा?#

वे लोग जिन्हें मालिक ने “पहुँच” टैब में अनुमति दी है, और मालिक खुद। “पढ़ें” स्तर वाकई केवल पढ़ता है: भेजने पर रोक सर्वर पर लगी है।

मेलबॉक्स हटाने पर मेल का क्या होगा?#

वे मिटा दिए जाएँगे, और पता नए मेलबॉक्स के लिए खाली हो जाएगा। यह अपरिवर्तनीय है, इसलिए पुष्टि में पता सीधे टेक्स्ट में दिखाया जाता है। अगर सिर्फ़ मेल आना बंद करना है — हटाने के बजाय मेलबॉक्स बंद कर दें।

संबंधित अनुभाग#

• कर्मचारी और शिफ्ट — जिन लॉगिन के लिए मेलबॉक्स बनाए जाते हैं और पहुँच दी जाती है
• कार्य चैट और गेस्ट — आंतरिक पत्राचार और गेस्ट से बातचीत, मेल से अलग
• शिफ्ट का कार्य बोर्ड — कार्य कार्ड से सीधे भेजा गया मेल
• कंपनियाँ और चालान — काउंटरपार्टी कार्ड में गतिविधि के रूप में आया मेल
• नॉलेज बेस — सहायक और एजेंट तथ्य कहाँ से लेते हैं
• AI मॉडल और अपनी कुंजी — मेल की AI सुविधाएँ किस प्रोवाइडर से चलती हैं
• कॉल — “कॉल” का सेवा मेलबॉक्स और बातचीत के ट्रांसक्रिप्ट
• डेटा और सुरक्षा — मेल कहाँ रहते हैं और उन तक किसकी पहुँच है