Hotel: kamar, PMS, dan layanan tamu

Cenaly menggabungkan PMS miliknya sendiri dan layanan tamu: kamar, reservasi, tarif, check-in, folio tamu, kebersihan, dan makanan. Tipe bisnis "Hotel" menetapkan terminologi perhotelan dan bagian awal; ketersediaan integrasi dan modul baru diperiksa secara terpisah.

Buka: Panel admin → Kamar (bagian yang sama dengan "Denah meja" pada restoran — admin.cenaly.com/tables, untuk hotel diganti namanya). Bagian ini terbuka di editor denah; papan kerja kamar diaktifkan dengan tombol "🛏️ Kamar" di header — tombol yang sama juga mengalihkan kembali ke denah. Di sebelahnya ada tombol "Tipe kamar", "Tarif", "🔌 PMS" dan — untuk cabang di Rusia, jika ekstensi "registrasi imigrasi" tidak dinonaktifkan — "🛂 registrasi imigrasi".

Lantai dan kamar#

Editor denah bekerja seperti biasa (Denah meja), hanya saja ruangan disebut lantai, dan sebagai ganti meja ada elemen "Kamar" dan "Tempat tidur" (untuk hostel dan kamar bersama). Setiap kamar punya label (penomoran mulai 101), dan, seperti meja, QR code dapat dipasangkan dengan kamera. Tempat tidur yang diletakkan di kamar selanjutnya hanya bisa dipindahkan di dalam kamar itu: dinding kamar menahannya sama seperti dinding ruangan, dan editor tidak akan membiarkan tempat tidur diletakkan melintang dinding atau separuh di koridor — tempat tidur akan menyala merah dan kembali ke posisinya. Hal ini tidak menghalangi tempat tidur di kamar bersama tanpa kamar yang digambar.

Membuat kamar satu per satu tidak wajib — tombol "+ Tambah kamar" membuka formulir pembuatan massal: rentang (misalnya, 201–230, maksimum 500 kamar sekaligus), prefiks opsional, pratinjau langsung "akan dibuat N · lantai M", baris berisi nomor yang sudah ada dan akan dilewati. Langkah yang sama tersedia langsung di wizard onboarding saat memilih vertikal "hotel".

QR pada kamar dipasangkan dengan tombol "Buat QR dan pasangkan" di kartu kamar, dan secara massal — dengan tombol "Buat QR untuk semua tanpa kode (N)", yang menelusuri semua kamar di cabang sekaligus. Pencetakan bisa per unit (SVG dari kartu) atau sekaligus — lembar A4.

Tipe kamar dan tarif#

Tombol "Tipe kamar" membuka direktori: nama (Standard/Deluxe/…), tarif dasar per malam, dan kapasitas. Tipe kamar ditetapkan pada kamar atau tempat tidur di panel properti pada denah — tarif dari sana otomatis diisikan ke formulir check-in (dapat ditimpa secara manual pada check-in tertentu).

Tingkat harga paling sederhana adalah musiman: untuk tipe kamar atau untuk semua kamar sekaligus ditetapkan periode dengan harga tersendiri.

Yang menjual secara serius mengelola paket harga — manajer terpisah di samping direktori tipe kamar. Di paket harga diatur makanan (hanya kamar, sarapan, setengah pensiun, semua termasuk), tarif turunan (misalnya, "sarapan = dasar +15 %"), harga berdasarkan jumlah tamu dengan kelompok usia anak dan tempat tidur tambahan, biaya tambahan per hari dalam seminggu, batasan penjualan (minimum dan maksimum malam, jendela reservasi, larangan check-in/check-out pada hari tertentu), kebijakan pembatalan (fleksibel, non-refundable, denda satu malam pertama, persentase atau jumlah tetap), saluran penjualan (semua / hanya langsung / hanya OTA) dan kode akses korporat. Di sana juga ada kalender harga dan batasan: harga dan stop-sale untuk tanggal tertentu, pengeditan massal "tarif × periode" dan pratinjau harga akhir.

Harga per malam disusun berdasarkan prioritas: kalender harga → tarif turunan → harga paket harga sendiri → musiman tipe kamar → musiman "untuk semua" → harga yang dikunci saat check-in → tarif dasar tipe kamar. Penting untuk memahami dua hal: kalender lebih kuat daripada harga kontrak yang dimasukkan di resepsionis (hotel yang mengelola kalender mengharapkan hal ini), dan pada paket harga dengan harga sendiri, musiman tidak berlaku sama sekali — musiman berfungsi sebagai opsi cadangan bagi yang tidak menggunakan paket harga.

Di pengaturan cabang, pajak turis dapat diaktifkan — persentase dari tarif dengan jumlah minimum per malam, atau jumlah tetap per malam; pajak dibebankan ke folio sebagai baris terpisah.

Check-in dan check-out#

Papan kamar adalah layar kerja resepsionis dan tim kebersihan: kartu untuk setiap kamar dengan status, saldo folio, jumlah malam, permintaan tamu, dan tombol "Pesanan tambahan", yang mengarahkan ke kasir dengan kamar yang sudah dipilih. Status kamar melewati rantai berikut:

Kedatangan mendatang tidak ditampilkan sebagai status kamar — kedatangan tersebut hidup sebagai reservasi dan terlihat di papan jadwal: dengan begitu kamar yang dipesan untuk minggu depan tetap dapat dijual hari ini.

Check-in membuka formulir: paket harga dan harga per malam (terisi otomatis dari tipe kamar) dan kartu tamu — telepon, e-mail, dokumen, kewarganegaraan, tanggal lahir, catatan. Tanggal check-out tidak diperlukan pada langkah ini: check-in instan dibuka "sampai check-out", sedangkan tanggal check-in dan check-out ada pada reservasi. Jika tamu pernah menginap sebelumnya (cocok berdasarkan telepon atau e-mail), sistem menampilkan label "tamu tetap" dan menambah penghitung kunjungan; di kartu tamu terkumpul tag, alergi, preferensi, catatan, dan jumlah tidak hadir, serta pencarian berfungsi di seluruh basis data tamu.

Saat check-in, folio kamar dibuka, dan sejak saat itu pesanan melalui QR kamar menjadi mungkin.

Check-out menutup folio dengan satu perhitungan dan mengalihkan kamar ke "Perlu kebersihan"; di papan tugas shift muncul tugas "Kebersihan kamar N setelah check-out". Perhatikan: tagihan kamar hanya ditutup oleh resepsionis saat check-out — tidak dapat ditutup dari kasir, tombol penutupan tidak ditampilkan pada tagihan kamar.

Selain papan harian ada papan jadwal (kalender 21 hari) — pengalih tampilan di halaman yang sama: bilah reservasi dan masa inap saat ini per kamar, terlihat ke depan apa yang kosong dan kapan tamu berikutnya check-in.

Folio dan akumulasi biaya#

Folio — tagihan tamu per kamar, dibuka saat check-in dan aktif hingga check-out:

• setiap malam biaya menginap diakumulasi secara otomatis — server memeriksa hotel sekali per jam dan mengakumulasi malam pada tick pertama setelah pukul 03:00 waktu cabang, sehingga menginap beberapa hari terakumulasi sendiri tanpa tindakan manual (hari check-in tidak diakumulasi dua kali);
• pajak turis diakumulasi jika diaktifkan;
• pesanan yang dibuat tamu dari kamar (room service) otomatis masuk ke folio — keterkaitan terjadi di server pada saat pesanan dibuat, staf tidak perlu mengaitkan apa pun secara manual. Aturannya sempit dan disengaja: hanya pesanan yang dibuat dari QR kamar yang masuk ke folio; pesanan yang dibayar di kasir, di kios, atau yang datang dari agregator tidak akan masuk ke sana;
• di kasir berdasarkan tagihan kamar tersedia operasi manual: akumulasi biaya, biaya layanan, diskon, deposit, dan pemindahan item antar tagihan;
• saldo terlihat di kartu kamar pada board dan di kasir — dalam daftar tagihan terbuka (di antarmuka kasir ini disebut "tagihan", istilah "folio" tidak digunakan di sana).

Saat check-out, folio ditutup dengan satu sinyal penyelesaian beserta semua akumulasi biaya dan pembayaran.

Jika hotel sudah memiliki PMS eksternal, folio tidak perlu dikelola di platform kami: tombol "🔌 PMS" mengalihkan alur ke mode sistem eksternal — dengan jurnal akumulasi biaya dan status "berhasil / dibatalkan". Dengan begitu, "Ke tagihan kamar" diarahkan ke sistem Anda, bukan ke folio kami.

Catatan tentang adaptor: saat ini dalam daftar hanya tersedia adaptor demonstrasi "Mock (demo)" — adaptor ini diperlukan untuk menguji alur itu sendiri, kolom koneksi tidak digunakan pada adaptor ini. Konektor aktif ke PMS eksternal masih dalam pengembangan; beralih ke mode sistem eksternal pada hotel produksi masih terlalu dini.

Room service — pesanan tamu via QR#

Tamu memindai QR di kamar dan memesan dari menu sama seperti di meja restoran. Dua aturan server melindungi dari pesanan "tanpa tujuan":

• pesanan dari kamar yang belum check-in diblokir — jika QR kamar belum memiliki check-in yang terbuka, pesanan otomatis dibatalkan dengan alasan "kamar belum check-in", dan tamu melihat peringatan di check-out bahkan sebelum pesanan dikirim;
• saat memesan di kamar yang terisi, tersedia metode pembayaran "Ke tagihan kamar" — jumlahnya ditambahkan ke folio dan dibayar saat check-out bersama seluruh biaya menginap; tamu melihat teks persetujuan dengan jumlah pasti dan nomor kamar sebelum mengonfirmasi.

Permintaan tamu dan panel kebersihan#

Selain pesanan makanan, tamu memiliki tombol permintaan layanan: handuk, kebersihan, jangan ganggu, panggilan bangun (dengan pilihan waktu), masalah teknis, lainnya. Di hotel, tombol ini menggantikan tombol panggil staf — dan seperti tombol itu, hanya ditampilkan jika "panggil staf" diaktifkan di pengaturan cabang. Permintaan tunduk pada gate check-in: dari kamar yang kosong tidak dapat dibuat.

Di sisi staf — blok "Permintaan tamu" langsung di kartu kamar pada board: penghitung permintaan aktif, daftar dengan tipe, komentar, dan waktu panggilan bangun, tindakan "Kerjakan" dan "Selesai". Pembaruan datang secara real-time.

"Tagihan saya" pada tamu#

Di menu tamu (item pengaturan di samping reservasi dan panggil staf) terdapat "Tagihan saya" — tamu melihat daftar akumulasi biaya (urut menurun berdasarkan waktu) dan pembayaran pada folionya serta saldo akhir, tanpa keterkaitan dengan staf properti. Sebelum check-in ditampilkan keadaan kosong ("tagihan akan muncul setelah check-in"), setelah penyelesaian — tanda "Lunas".

Reservasi, saluran penjualan, dan laporan#

Selain check-in instan, hotel juga memiliki reservasi lengkap dengan tanggal check-in/check-out — reservasi terlihat di papan jadwal kamar sebagai baris tersendiri dan diubah menjadi check-in dengan satu tindakan pada tanggal check-in. Reservasi memiliki sumber (walk-in/admin, telepon, langsung dari tamu, situs web, OTA), pembatalan dengan alasan, dan tanda "tidak datang"; jika terjadi tumpang tindih atau check-in terlalu awal, panel akan memberi peringatan.

Reservasi dapat dibuat dari dua tempat, dengan formulir yang sama: klik pada sel kosong papan jadwal kamar dan — langsung pada denah lantai — properti kamar yang dipilih, blok "Reservasi kamar" (check-in terdekat beserta tanggal dan jumlah malam plus tombol "📅 Reservasi kamar"); klik kanan pada kamar juga menawarkannya. Reservasi kamar selalu berupa sepasang tanggal, minimal satu malam: tidak ada reservasi per jam seperti meja restoran — kamar tidak muncul dalam daftar meja, baik di formulir reservasi pada "Denah ruangan" maupun di panel ruangan di kasir. Sedangkan "Check-in" di mana pun tombol itu ada adalah check-in sungguhan (folio, status kamar, registrasi tamu): baik di papan kamar, pada reservasi di daftar reservasi, maupun di panel ruangan di kasir, tombol tersebut membuka jendela check-in yang sama. Jika hotel memiliki restoran, mejanya tetap dipesan per jam — Reservasi meja.

Check-in awal dan check-out akhir. Waktu check-in dan check-out biasa serta check-in awal dan check-out akhir berbayar diatur di "Tipe kamar" → "Check-in dan check-out": "Check-in mulai" dan "Check-out sebelum" (bawaan 14:00 dan 12:00 — waktu ini yang dilihat tamu di halaman reservasi dan di email konfirmasi), tombol "Jual check-in awal" dan "Jual check-out akhir", harga berupa jumlah tetap atau persentase dari harga malam (malam pertama — untuk check-in awal, malam terakhir — untuk check-out akhir; paket harga dapat menetapkan harganya sendiri) dan batas "Tidak lebih awal dari" / "Tidak lebih lambat dari". Layanan yang diaktifkan ditawarkan oleh formulir reservasi kamar itu sendiri — baik di papan jadwal kamar maupun melalui tombol "📅 Reservasi kamar" pada denah: tandai layanan dan pilih waktunya — setelah reservasi dibuat, layanan akan ditambahkan padanya beserta harganya. Waktu di luar jendela yang diizinkan tidak akan diterima formulir; jika layanan karena suatu hal tidak ditambahkan, reservasi tetap dibuat, dan jendela akan memberi tahu bahwa layanan perlu ditambahkan di kartu reservasi. Untuk reservasi yang sudah dibuat, check-in awal dan check-out akhir ditambahkan atau dihapus di kartunya. Barisnya masuk ke folio menginap saat check-in, atau langsung jika tamu sudah menginap. Di blok "Reservasi kamar" pada denah, reservasi menampilkan "check-in awal mulai …" dan "check-out akhir hingga …". Selama layanan belum diaktifkan, formulir reservasi menampilkan waktu biasa hotel dan memberi petunjuk di mana mengaktifkannya.

Yang dapat dijual bukan hanya kamar tertentu, tetapi juga tipe kamar: reservasi semacam ini tetap belum ditetapkan dan menahan kuota (berapa kamar tipe tersebut yang terjual pada suatu tanggal), sedangkan kamar fisik dipilih dengan tombol penetapan — secara manual atau otomatis. Blok reservasi yang belum ditetapkan ditampilkan tepat di atas papan jadwal kamar agar tidak terlupakan.

Dari situs web properti, tamu dapat mereservasi kamar sendiri: memilih tanggal dan tarif, melihat perhitungan biaya berdasarkan musim dan paket harga (dengan pemeriksaan batasan — minimum malam, jendela reservasi, stop-sale; maksimum satu reservasi — 30 malam) dan mendapatkan kode reservasi. Setelah permintaan diproses, sistem akan menetapkan kamar yang tersedia atau memberi tahu alasan penolakan. Tamu mengonfirmasi kontak melalui tautan yang dikirim. Jika tarif memerlukan deposit, prabayar, atau jaminan kartu, formulir menawarkan halaman aman Stripe — jika penyedia dari hotel terhubung; tanpa itu, tarif tersebut tidak dapat direservasi. Tenggat konfirmasi dan pembayaran tercantum di formulir. Pengingat Telegram tersedia untuk reservasi dari Mini App bot yang terhubung.

Saluran penjualan (channel manager). Kedua arah pertukaran dengan OTA tersedia:

• Impor iCal — di pengaturan kamar, tautan ekspor dari Booking.com, Airbnb, atau layanan lain ditempelkan; reservasi eksternal otomatis memblokir tanggal tersebut di sisi Anda, sinkronisasi kira-kira setiap 15 menit, dan tumpang tindih yang bermasalah dikumpulkan dalam daftar konflik "selesaikan secara manual";
• Ekspor iCal — setiap kamar memiliki feed sendiri (ical-*.ics), jika publikasi keterisian diaktifkan: tautannya ditambahkan sebagai kalender di sisi saluran;
• Channel manager dua arah (melalui Channex.io) — harga, batasan, dan kamar tersedia dikirim ke saluran secara otomatis pada setiap perubahan, sedangkan reservasi masuk kembali (belum ditetapkan, didistribusikan oleh resepsionis). Di panel koneksi, pemetaan "tipe kamar × tarif" ke saluran eksternal diatur, tersedia jurnal sinkronisasi dan tombol "Sinkronkan sekarang", plus sinkronisasi ulang penuh setiap malam.

Email untuk tamu. Hotel mengirim pengingat kepada mereka yang check-in besok, dan "terima kasih atas kunjungan" kepada mereka yang check-out kemarin. Email dikirim dalam bahasa reservasi, dan jika tidak ditentukan — dalam bahasa lokasi. Sistem mengingat email yang terkirim dan mengulang upaya pengiriman yang gagal; jika terjadi kegagalan setelah email diterima layanan pos, tamu dapat menerima email berulang.

Laporan. Di papan kamar tersedia tab laporan per periode: keterisian (Occupancy), harga rata-rata (ADR), dan pendapatan per kamar (RevPAR), serta total pendapatan dan terpisah untuk makanan dan minuman, jumlah pesanan, dan tabel harian "kamar terisi · menginap · pesanan · total" dengan rincian per mata uang.

Tanggal laporan dihitung dalam zona waktu hotel; penagihan malam mengacu pada tanggal menginap, termasuk saat diproses terlambat. Keterisian dihitung bukan dari penagihan, melainkan dari jurnal menginap: sistem mencatat setiap check-in, check-out, pindah kamar, dan penarikan kamar dari penjualan, serta setiap malam mencatat snapshot — berapa kamar terisi dan berapa yang tersedia pada pukul 03:00 pagi berikutnya menurut waktu hotel. Kamar dalam perbaikan (out-of-order) dikecualikan dari persediaan yang tersedia, dan jumlah kamar disimpan dalam snapshot per hari, sehingga penambahan atau penghapusan kamar hari ini tidak mengubah angka bulan-bulan sebelumnya. ADR dan RevPAR dihitung dalam mata uang lokasi berdasarkan penagihan folio yang sebenarnya. Hari-hari yang belum memiliki snapshot (sebelum jurnal diaktifkan) ditampilkan sebagai "tidak ada data" dan tidak termasuk dalam rata-rata — laporan tidak mengarang masa lalu.

Registrasi imigrasi (Rusia)#

Untuk hotel di Rusia tersedia alur terpisah untuk menyiapkan registrasi imigrasi tamu — tombol «🛂 Registrasi imigrasi» di papan Kamar. Rekaman dibuat saat Check-in; di jurnal terlihat tenggat («ajukan sebelum…», «terlambat») dan status pengajuan. Saat Check-out sistem mencatat keberangkatan dan kebutuhan notifikasi terkait. Pengajuan dan hasilnya ditandai terpisah oleh staf: tidak ada pengiriman otomatis ke Kementerian Dalam Negeri di sini. Dari jurnal dapat dicetak formulir notifikasi dan diekspor CSV, sedangkan data pihak penerima diisi sekali di pengaturan.

Skenario hotel lanjutan#

PMS berkembang melampaui Reservasi Kamar. Skenario berikut sudah memiliki implementasi sisi server atau antarmuka; semuanya diperkenalkan secara bertahap. Sebelum digunakan, periksa ketersediaan layar dan Integrasi di hotel Anda.

Pertukaran iCal didukung di kedua alur dan memindahkan tanggal yang terisi, tetapi bukan harga. Channex saat ini masih menggunakan lingkungan uji; distribusi Kamar secara langsung ke OTA memerlukan Integrasi terpisah. Adaptor PMS eksternal untuk demonstrasi tidak berarti Integrasi siap pakai dengan sistem hotel mana pun.

Registrasi Tamu bergantung pada negara dan Integrasi tertentu. Untuk Rusia, skenario yang dijelaskan adalah jurnal, pencetakan/ekspor formulir, dan penandaan pengajuan oleh staf. Skenario ini tidak melakukan pengiriman otomatis ke instansi terkait.

Bagian terkait#

• Denah ruangan — editor lantai/Kamar umum, penautan QR
• Reservasi Meja — mekanisme Reservasi yang sama, diterapkan pada Meja
• Kasir (POS) — tab Folio di Kasir
• Staf dan Shift — tugas Kebersihan dan penugasan pelaksana
• Janji Temu layanan — logika Reservasi serupa untuk salon kecantikan

Pertanyaan umum#

Bagaimana jika Tamu memesan dari Kamar yang belum ditempati siapa pun?#

Pesanan otomatis dibatalkan dengan keterangan «Kamar belum ditempati» — server memeriksa status Check-in untuk setiap Pesanan dari QR Kamar, terlepas dari apa yang ditampilkan klien.

Bagaimana Tamu membayar room service — langsung atau saat Check-out?#

Ada pilihan: pembayaran biasa (tunai/kartu di tempat) atau «Ke Folio Kamar» — maka jumlahnya masuk ke Folio dan dibayar dengan satu penyelesaian saat Check-out bersama seluruh biaya Menginap.

Bisakah kalender Kamar disinkronkan dengan Booking.com?#

Ya, dua arah. Ekspor — tautan iCal Kamar, ditambahkan sebagai kalender di sisi kanal. Impor — tempelkan tautan ekspor dari Booking.com atau Airbnb di pengaturan: Reservasi eksternal akan mulai memblokir tanggal Anda (pembaruan kira-kira setiap 15 menit). Inilah cara yang berfungsi saat ini. Channel manager dua arah (pertukaran harga dan ketersediaan) sudah ditulis, tetapi menunggu Akun mitra dari penyedia — untuk sementara berjalan di lingkungan uji.

Apa fungsi pembebanan malam dan bisakah tidak menunggunya?#

Fitur ini otomatis membebankan biaya malam yang dijalani ke Folio setiap Kamar yang sudah Check-in — tidak perlu dijalankan manual. Server memeriksa hotel setiap jam dan membebankan malam segera setelah 03:00 waktu Cabang Anda.

Apakah Struk fiskal dicetak saat Check-out?#

Tidak. Check-out menutup Folio dengan penyelesaian dan mengubah status Kamar menjadi Kebersihan; fiskalisasi tidak terpasang di alur ini, Struk dicetak terpisah di Kasir bila diperlukan.

Layanan mandiri Tamu sebelum Check-in#

Dari tautan privat di email atau SMS, Tamu mengonfirmasi kontak, membatalkan Reservasi sesuai ketentuan Tarif, atau mengubah tanggal dan jumlah Tamu dengan konfirmasi biaya baru. Untuk Reservasi dengan pembayaran atau jaminan, perubahan Menginap dilakukan melalui pembatalan dan Reservasi baru atau menghubungi hotel.

Sebelum hari Check-in, Tamu dapat mengirimkan nama, telepon, atau email dan perkiraan waktu kedatangan melalui tombol «Bersiap untuk Check-in». Halaman memberi tahu kapan formulir diterima; jika gagal, menawarkan untuk memeriksa status atau mengirim ulang. Untuk memperbaiki formulir yang sudah diterima, hubungi hotel. Dokumen diverifikasi saat Check-in. Jika Reservasi dibatalkan atau Tamu tidak hadir, formulir disimpan 30 hari; saat Check-in, kontak dipindahkan ke kartu Tamu. Draf tidak disimpan setelah halaman ditutup.