Konta firmowe — płatności pracowników z salda organizacji

Sekcja „Konta firmowe” — ewidencja rachunków organizacji, których pracownicy regularnie jedzą u Ciebie (stołówka biurowa, catering pracowniczy, umowa z firmą z sąsiedztwa). Pracownik płaci kodem swojego konta zamiast gotówką lub kartą, a wydatki automatycznie obciążają konto jego organizacji. Otwórz: Panel administracyjny → Konta firmowe (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Sekcja działa osobno dla każdej placówki. Domyślnie jest wyłączona — włącz ją w Sklepie aplikacji (rozszerzenie „Konta firmowe”), a pojawi się w menu bocznym.

Organizacje i konta pracowników#

Model jest dwupoziomowy:

Organizacja (pracodawca) — nazwa firmy, osoba kontaktowa, telefon, e-mail, notatki, waluta rozliczeń i (opcjonalnie) domyślny dzienny limit dla wszystkich jej pracowników.
Konto pracownika — powiązane z organizacją: imię pracownika, telefon, unikalny kod konta, bieżące saldo i, w razie potrzeby, indywidualny dzienny limit, który nadpisuje limit organizacji.

Dane organizacji można poprawić w każdej chwili: przycisk ✎ obok jej nazwy otwiera ten sam formularz co przy dodawaniu. Konta pracowników i ich salda przy tym się nie zmieniają, a nowy dzienny limit organizacji od razu obowiązuje tych, którzy nie mają indywidualnego.

Kod konta można ustawić ręcznie lub wygenerować automatycznie (format typu CA-XXXX-XXXX) — po utworzeniu jest pokazywany jednorazowo z przyciskiem kopiowania, później w interfejsie jest widoczny tylko w zamaskowanej formie (ostatnie 4 znaki).

Doładowanie salda#

Saldo jest doładowywane ręcznie — przez właściciela lub księgowość placówki:

Doładowanie jednorazowe — kwota dla jednego konta;
Doładowanie masowe — lista w polu tekstowym, po jednym wierszu na pracownika: imię, kod (opcjonalnie), kwota, telefon (opcjonalnie). Istniejący pracownicy są wyszukiwani po imieniu, dla nowych — tworzone jest konto; dla każdego wiersza pokazywany jest wynik.

Dzienny limit#

Limit wydatków jest wyłącznie dzienny, a w sensie jest to dzienna dotacja pracodawcy: ile firma jest gotowa opłacić pracownikowi w ciągu dnia. Organizacja ma wartość domyślną, dla pojedynczego pracownika można ustawić własną, która ją nadpisuje.

Dotacja zeruje się każdego dnia. Kwota dostępna do obciążenia to mniejsza z dwóch: pozostałe saldo i pozostała część dzisiejszej dotacji. Jeśli dotacja nie jest w ogóle ustawiona, ograniczeniem pozostaje tylko saldo.

Zwrot za zamówienie uwalnia dotację z powrotem: wydane danego dnia zmniejsza się o kwotę zwrotu.

Płatność przy kasie#

W Kasie (POS) jest osobny przycisk „Zapłać z konta firmowego”:

kasjer wprowadza kod konta pracownika;
system pokazuje saldo i pozostałą część dziennego limitu, pobiera kwotę zamówienia (lub jej część — resztę można dopłacić inną metodą, płatność jest łączona);
jeśli opłacone zamówienie zostanie później anulowane, obciążenie konta firmowego jest automatycznie odwracane — pieniądze wracają na konto, a dzienna dotacja zostaje uwolniona. Odwrócenie jest idempotentne: ponowne przetworzenie anulowania nie zwróci kwoty dwa razy.

Samodzielna płatność gościa#

Dla placówki można włączyć przełącznik „Samoobsługa gościa” — wtedy pracownik organizacji może sam, bez kasjera, opłacić swoje zamówienie bezpośrednio w menu dla klientów: przy finalizacji zamówienia pojawia się metoda płatności „Konto firmowe”, gdzie wprowadza telefon i kod konta.

Weryfikacja jest taka sama jak przy kasie: saldo, pozostała część dziennej dotacji, idempotentność obciążenia.

Raport wydatków#

Raport za zakres dat pokazuje dla każdego pracownika kwotę wydaną i liczbę operacji — z eksportem do CSV dla księgowości lub do wystawienia faktury organizacji za dany okres.

Co jest potrzebne do uruchomienia#

Włączona sekcja „Konta firmowe” — domyślnie jest wyłączona i włącza się przełącznikiem w sklepie aplikacji.
Organizacja-pracodawca i rachunki jej pracowników.
Doładowane saldo — doładowania dokonuje ręcznie właściciel lub księgowość.
Dzienny limit dotacji — ile pracownik może wydać dziennie na koszt pracodawcy.
Kasa — płatność z konta firmowego jest przyjmowana jako osobna metoda płatności (POS).

Ograniczenia#

Doładowanie tylko ręczne. Osobnego panelu płatności pracodawcy w pierwszej iteracji nie ma — konto doładowujesz Ty po otrzymaniu płatności od organizacji.
Zamówienia opłaconego z konta firmowego nie można połączyć z innymi rachunkami — kasa uczciwie to odrzuci.
Dotacja ogranicza się do dnia. Limity tygodniowe i miesięczne nie są ustawiane osobną osią.
Raport wydatków znajduje się wewnątrz sekcji — to Ty eksportujesz go pracodawcy.

Rozwiązywanie problemów#

Sekcji nie ma w panelu. Jest domyślnie wyłączona — włącz ją przełącznikiem.

Pracownik nie jest znajdowany przy kasie. Sprawdź, czy jego konto jest założone w odpowiedniej organizacji i czy nie jest zablokowane.

Płatność odrzucona. Najprawdopodobniej wyczerpał się dzienny limit dotacji lub na koncie organizacji nie ma środków.

Nie łączy się z innym rachunkiem. To zakaz zamierzony: zamówienie z zastosowaną płatnością firmową nie łączy się z rachunkami innych gości.

Pracodawca nie widzi wydatków. Raport wydatków jest tworzony w sekcji i przekazywany organizacji przez Ciebie — pracodawca nie ma jeszcze własnego panelu.

Powiązane sekcje#

Kasa (POS) — płatność za zamówienie z konta firmowego
Finanse — ogólny obraz finansowy placówki
Stali goście — rozpoznawanie gości po numerze telefonu

Częste pytania#

Czy można ustawić limit miesięczny zamiast dziennego?#

Na razie limit jest tylko dzienny — domyślnie na poziomie organizacji, a w razie potrzeby osobno dla każdego pracownika.

Kto zasila saldo — sama organizacja czy lokal?#

Zasilenia dokonuje ręcznie właściciel lub księgowy lokalu (jednorazowo albo listą zbiorczą) — osobnego konta do samodzielnego zasilania przez organizację na razie nie ma.

Co jeśli pracownik zapomni kodu rachunku?#

Kod jest widoczny w interfejsie lokalu w zamaskowanej formie — pełny kod można ustalić u właściciela/księgowego, który utworzył rachunek.

Czy korporacyjnym rachunkiem można zapłacić tylko część zamówienia?#

Tak, w kasie obsługiwana jest płatność łączona — część kwoty jest pobierana z rachunku korporacyjnego (w granicach pozostałego limitu dziennego), a resztę można zapłacić dowolnym innym sposobem.