Klienci — baza gości, segmenty i długi

Sekcja Klienci to CRM gości lokalu: kto do was przychodzi, jak często, na jaką kwotę, co lubi i kto komu ile jest winien. Baza zbiera się sama z zamówień — gość nie musi nic wypełniać ani się rejestrować.

Otwórz: Panel administracyjny → Klienci (admin.cenaly.com). W środku pięć zakładek: Baza, Oddzwonienia, Długi, Segmenty, Grupy i dostęp.

Baza telefonów#

Główna zakładka — lista wszystkich gości lokalu. Przy każdym widać:

• telefon i imię;
• liczbę zamówień;
• kwotę życiową (LTV) — ile gość przyniósł łącznie;
• datę ostatniego zamówienia.

Wyszukiwanie działa natychmiast, bez czekania na serwer: baza gości ładuje się raz do przeglądarki i dalej filtruje się lokalnie. Szukać można po imieniu i po dowolnych cyfrach numeru — także po „ogonie” („…45-67”), począwszy od trzech cyfr. Jeśli przyszliście tu z karty połączenia w sekcji „Połączenia”, numer jest już podstawiony w wyszukiwaniu.

Kontakt można dodać ręcznie — telefon w formacie międzynarodowym i imię. Takie rekordy są oznaczane odznaką „dodany ręcznie”, żeby było je widać wśród gości, którzy przyszli z zamówień.

Karta gościa i strumień zdarzeń#

Kliknięcie wiersza otwiera kartę gościa — panel wysuwany z prawej. Znajdują się w niej:

• nagłówek z agregatami i przyciskami kontaktu jednym dotknięciem: 📞 „zadzwoń”, WhatsApp, Telegram i ✉️ „napisz na email” (ostatni pojawia się tylko wtedy, gdy email gościa jest znany);
• ostatnie zamówienia i statystyki: zakończone, anulowane, LTV, data ostatniego zamówienia;
• saldo w notesie długów z przejściem do zakładki „Długi”;
• postęp lojalności — ile pieczątek zebrano w wybranej placówce;
• pola CRM: tagi, alergie, preferencje, data urodzenia, notatki, liczniki wizyt i niestawień się (no-show). Wypełniane ręcznie i przechowywane według placówki — jeśli placówek jest kilka, u góry karty jest przełącznik;
• strumień zdarzeń — cała historia relacji z gościem w jednej chronologii: zamówienia, rezerwacje (w tym anulowania i niestawienia się), opinie, korespondencja w czacie (z przejściem do sekcji „Czat roboczy” → sekcja „Goście”), rekordy i spłaty długu, naliczenia i odpisy pieczątek lojalności. Jeśli jakieś źródło jest tymczasowo niedostępne, strumień uczciwie to oznacza i pokazuje resztę.

Oddzwonienia#

Osobna zakładka dla zgłoszeń z widżetu „Oddzwońcie do mnie” na waszej stronie lub witrynie. Przy każdym zgłoszeniu widać telefon, imię, placówkę, życzenie „teraz / w dogodnym czasie” i status powiadomienia — czy wysłano powiadomienie personelowi. Przycisk „Zadzwoń” wybiera numer od razu.

Sam widżet włącza się i konfiguruje przez ikonę zębatki ⚙️ w nagłówku sekcji — pozycja „Widżet oddzwonienia”. Tam też, jako druga pozycja, znajduje się „Program lojalnościowy”: ustawienia pieczątek i punktów, których postęp widać w karcie gościa.

Długi („notes długów”)#

Elektroniczny zamiennik papierowego notesu sklepu „za rogiem”. Prowadzicie dziennik rekordów po telefonie klienta: dał w dług — spłacił. Saldo liczy się na bieżąco, dłużnicy trafiają na górę listy, u góry widać łączny wynik długu wszystkich klientów.

Wiersz można rozwinąć — w środku historia operacji tego klienta, każdy rekord można usunąć (z potwierdzeniem).

Dług prosto z kasy. W oknie płatności na kasie jest tender „🤝 W dług”: kasjer znajduje gościa po telefonie lub imieniu (albo zakłada nowego na miejscu), a cała reszta rachunku trafia do tego samego notesu — osobno nic nie trzeba przenosić. Tutaj też, w zakładce „Długi”, ustawia się limit długu na kasie dla placówki: po przekroczeniu tender jest blokowany, a pominąć go może pracownik z prawem zatwierdzania lub menedżer po PIN-ie. Przyjąć spłatę długu też można na kasie — gotówką lub kartą, w tym częściowo.

Segmenty i wysyłki#

Segment to zapisany filtr po bazie gości, który liczy się od nowa za każdym razem, gdy otwieracie stronę: przy każdym segmencie widać żywy licznik uczestników.

Presety jednym kliknięciem: VIP, stali, nowicjusze, „śpiący”.

Kreator buduje własny segment z progów i cech:

• minimum zakończonych zamówień;
• minimalna i maksymalna kwota LTV;
• ostatnie zamówienie nie starsze / starsze niż N dni;
• pierwsze zamówienie nie starsze niż N dni;
• udział anulowań w ogólnej liczbie zamówień;
• „ma telefon”, „ma email”, „ma alergie”;
• filtr po tagu CRM — wybór z tagów, które już nadawaliście gościom.

Skład segmentu otwiera się tabelą (imię, telefon, email, zamówienia, kwota, ostatnie zamówienie; sortowanie po LTV) i eksportuje się do CSV.

Z segmentu uruchamia się kampanię email: system robi snapshot adresów uczestników, wybieracie placówkę (każda ma własną bazę subskrybentów) — i trafiacie do zwykłego kompozera wysyłek z już podstawionym audytorium. Zgody na marketing przecinają się automatycznie: wiadomość pójdzie tylko do tych, którzy są zapisani.

Grupy i dostęp kupujących#

Zakładka dla sklepów i witryn B2B, w których przypadkowy odwiedzający nie powinien widzieć cen ani składać zamówienia przed zatwierdzeniem.

• Moderacja rejestracji — przełącznik „wymagane zatwierdzenie” i wybór, co dokładnie jest zablokowane do jego uzyskania: tylko składanie zamówienia, ceny lub cały katalog. Tekst dla oczekujących ustawia się w tym samym miejscu.
• Kreator pól zgłoszenia — jakie dane zebrać przy rejestracji: tekst, tekst wielowierszowy, telefon, email; każde pole można ustawić jako obowiązkowe.
• Katalog grup kupujących — nazwa grupy, znacznik „grupa domyślna”, znacznik „wymaga zatwierdzenia”.
• Skrzynka zgłoszeń — filtr według statusu (oczekuje / zatwierdzone / odrzucone), karta zgłoszenia, przyciski „zatwierdź” i „odrzuć” (z powodem odrzucenia) oraz przypisanie grupy uczestnikowi.

Blok moderacji ma iskrę ✨ — Asystent AI wyjaśni bieżące ustawienie i podpowie, co zmienić. Do podpowiedzi trafiają wyłącznie same ustawienia i liczniki zgłoszeń, bez imion i telefonów kupujących.

Odznaka stałego gościa w monitorze zamówień#

Rozpoznawanie gościa działa nie tylko w sekcji „Klienci”. W nagłówku karty zamówienia w monitorze wyświetla się ikona 👤 z liczbą — liczbą poprzednich zakończonych zamówień tego gościa w całym lokalu (wszystkie placówki).

• Jeśli nie ma poprzednich zamówień — odznaka nie jest wyświetlana wcale.
• Jeśli gość już bywał — widzisz rzeczywistą liczbę jego wizyt, na przykład 👤 7.
• Bieżące otwarte zamówienie nie wchodzi do licznika — tylko poprzednie.
• Jeśli gość został rozpoznany tylko po urządzeniu (bez telefonu i bez zalogowania na konto), odznaka jest szara i podpisana „rozpoznano po urządzeniu” — to mniej pewne dopasowanie.

W podpowiedzi odznaki — imię gościa i jego suma za cały okres. Żadne działania personelu nie są wymagane.

Historia zamówień gościa#

Kliknij odznakę 👤 — otworzy się okno z historią zamówień tego gościa.

U góry — podsumowanie: imię, liczba zakończonych zamówień, suma za cały okres. Poniżej lista zamówień, najnowsze pierwsze, dla każdego:

• numer zamówienia;
• data i godzina;
• placówka, jeśli lokal działa w kilku placówkach;
• typ zamówienia i status;
• kwota.

Każde zamówienie z historii otwiera się po kliknięciu — bezpośrednio w tym samym monitorze. Jeśli zamówień jest dużo, pokazywane są ostatnie — jest to uczciwie napisane pod listą.

Pozwala to szybko zrozumieć preferencje gościa, zaproponować ulubione dania lub doprecyzować szczegóły poprzedniej wizyty bez ręcznego szukania.

Jak system rozpoznaje gościa#

Cenaly automatycznie łączy kilka wizyt gościa w jeden profil, nawet jeśli gość się nie rejestrował. Wykorzystuje się do tego kilka typów identyfikatorów:

Wszystkie źródła są łączone w jeden profil gościa na serwerze. Jeśli ta sama osoba zamawiała ze smartfona, potem się zarejestrowała i potem zadzwoniła — system pokaże jeden wspólny licznik jej wizyt.

Nie trzeba do tego żadnych ustawień — rozpoznawanie działa automatycznie.

Jak wykorzystać w pracy sali#

Odznaka stałego gościa i karta gościa pomagają personelowi sali w kilku scenariuszach:

• Priorytetowa obsługa — stały gość z wysokim licznikiem wizyt zasługuje na szczególną uwagę: przywitać się po imieniu, zaproponować ulubione danie.
• Oferty personalizowane — kelner widzi historię i może nienachalnie zaproponować to, co gość już zamawiał i lubi.
• Alergie i preferencje pod ręką — to, co zapisano w karcie, nie ginie wraz ze zmianą kelnera.
• Kontrola wrażeń — jeśli stały gość wystawił niską ocenę lub anulował zamówienie, menedżer zauważy to szybciej.
• Ocena lojalności — LTV i licznik ze wszystkich placówek dają ogólny obraz: jak aktywny jest gość w Twojej sieci.

Powiązane sekcje#

• Zamówienia — monitor zamówień, w którym wyświetla się odznaka
• Program lojalnościowy — programy bonusowe i kody promocyjne dla stałych gości
• Opinie — informacje zwrotne od gości po zamówieniu
• Kasa (POS) — przyjmowanie zamówień przez personel sali
• Analityka — statystyki powracalności gości

Częste pytania#

Czy gość musi się zarejestrować, aby system go rozpoznał?#

Nie. Powtórna wizyta z tego samego urządzenia jest rozpoznawana automatycznie — bez rejestracji i podawania danych. Jeśli gość później się zarejestruje lub poda numer telefonu, wszystkie jego poprzednie zamówienia połączą się w jeden profil.

Czy licznik liczy zamówienia z jednej placówki czy ze wszystkich?#

Ze wszystkich placówek lokalu. Jeśli Twój gość bywał w dwóch różnych placówkach Twojej sieci, licznik sumuje obie.

Czy można otworzyć historię gościa bez otwierania jego bieżącego zamówienia?#

Tak — przez sekcję „Klienci”: znajdź gościa w katalogu po imieniu lub telefonie i otwórz kartę. Z monitora zamówień historia otwiera się po kliknięciu odznaki wewnątrz karty zamówienia.

Co jeśli jeden gość używa kilku różnych urządzeń i nie logował się na konto?#

Jeśli urządzenia nie mają wspólnych punktów powiązania (konto, telefon lub email), będą liczone jako różni goście. Najpewniejszy sposób połączenia wizyt — gdy gość zaloguje się przez Google lub przynajmniej raz poda numer telefonu.

Czy odznaka wpływa na wydajność monitora zamówień?#

Nie. Dane o gościu ładują się w tle i nie spowalniają pracy monitora.

Czy ktoś widzi subskrypcje gościa na wysyłki w jego karcie?#

Na razie nie — osobnego bloku zgód w karcie gościa nie ma. Przy wysyłce do segmentu zgody są sprawdzane automatycznie po stronie serwera: wiadomość trafi tylko do zapisanych.