Rejestracja przyjścia i wyjścia

Pracownik sam rejestruje przyjście i wyjście — a te wpisy od razu stają się faktem w ewidencji czasu pracy (zakładka Plan-fakt w sekcji „Pracownicy”), na podstawie którego naliczane jest wynagrodzenie. Czas zawsze ustawia serwer: nie można go „podkręcić” z urządzenia.

Otwórz: Panel administracyjny → Pracownicy → Moje konto (pracownik) oraz Pracownicy → ⚙ Ustawienia grafiku i rejestracji (właściciel, menedżer — tylko podgląd).

Co trafia do ewidencji czasu pracy#

Jedna zmiana w ewidencji to plan (jeśli zmiana była w grafiku) i fakt: czas przyjścia, wyjścia i przerw. Fakt zawsze ma źródło:

Ręczna korekta zawsze „rządzi” automatyką: po niej automaty nie ruszają zmiany.

Jeśli pracownik przyszedł bez planu w grafiku, wpis tworzy zmianę poza grafikiem — jest widoczna w planie-fakcie jako osobne oznaczenie.

Rejestracja z telefonu pracownika#

W Moim koncie w bloku „Dzisiaj” — status („Nie na zmianie” / „Na zmianie od 09:02” / „Nie zamknięta zmiana od 18 września”) i przyciski:

• Przyszedłem — otwiera zmianę: jeśli na dziś jest zaplanowana zmiana, fakt jest do niej przypisany, w przeciwnym razie tworzona jest zmiana poza grafikiem;
• Przerwa / Wróciłem — rzeczywiste przerwy w ramach zmiany; jeśli przerwa nie zostanie zamknięta do wyjścia, zamyka się czasem wyjścia;
• Wyszedłem — zamyka otwartą zmianę (w tym nocną, rozpoczętą wczoraj, i zapomnianą na kilka dni: dla takiej zmiany „Dzisiaj” pokazuje tylko ten przycisk i podpowiedź o korekcie).

Zapomniałeś się zarejestrować — w koncie jest „Zapomniałem się zarejestrować”: wniosek o korektę ewidencji, który zatwierdza menedżer.

Gdzie rejestracja jest dozwolona: geopozycja czy terminal#

Ustawienie „Bramka rejestracji” w „Ustawieniach grafiku i rejestracji” decyduje, czy przyjmować wpis z dowolnego miejsca:

Weryfikacja geopozycji porównuje współrzędne przeglądarki ze współrzędnymi placówki zmiany (określanymi w karcie lokalizacji). Jeśli placówka nie ma współrzędnych — bramki po miejscu nie ma czym sprawdzić i wpis przechodzi.

Bramka nie musi być jedna dla całej firmy. Niżej, w bloku „Nadpisania według placówki i stanowiska”, tryb, promień i autozamykanie ustawia się osobno dla konkretnej placówki i dla konkretnego stanowiska:

1. Kliknij „＋ Dodaj nadpisanie”, wybierz „Placówka” lub „Stanowisko”, a następnie które konkretnie (placówki pochodzą z twoich lokalizacji, stanowiska — z tych, na których są pracownicy).
2. Wypełnij tylko to, co ma się różnić. Wszystko, co pozostawiono jako „jak w koncie”, nadal pochodzi z ustawień powyżej — to nie jest „wyłączone”.
3. Zapisz: blok zapisuje się sam, osobno od przycisku „Zapisz” całego panelu.

Co jest ważniejsze, jeśli reguł jest kilka: stanowisko pracownika → placówka zmiany → konto, przy czym osobno dla każdego pola. Czyli „na placówce w centrum — ściśle, 80 m” i „kurierom bramka wyłączona” razem oznaczają: kelner tej placówki rejestruje się w promieniu 80 m, a kurier — z dowolnego miejsca, bo jego stanowisko jest ważniejsze od reguły placówki.

Terminal placówki: przypisanie tabletu lub monitora#

Terminal to dowolny tablet, smartfon lub komputer z przeglądarką, który pozostaje w placówce. Jedno konto może przypisać kilka terminali (po jednym–dwa na placówkę).

1. Otwórz Panel administracyjny → Pracownicy → ⚙ Ustawienia grafiku i odnotowywania na samym urządzeniu, które ma zostać terminalem. Zalogować można się jako właściciel, menedżer lub za pomocą kodu urządzenia.
2. W bloku „Terminale odnotowywania” kliknij „Przypisz to urządzenie”, nadaj mu nazwę („Tablet przy wejściu”) i w razie potrzeby wskaż placówkę.
3. Urządzenie otrzymuje własny sekret i przechowuje go w przeglądarce — do serwera nie jest już przekazywany ani nigdzie pokazywany. Plakietka „To urządzenie to terminal…” i przycisk „Otwórz ekran terminala” pojawiają się od razu.
4. Przełącz bramkę odnotowywania na „Tylko z terminala placówki” i zapisz.
5. Otwórz ekran terminala (/clock-terminal) i pozostaw go włączony: ekran sam się nie wygasza, a tryb (tablet lub monitor) jest zapamiętywany w adresie.

Terminal ze wskazaną placówką przyjmuje przyjście tylko na zmiany tej placówki: zmiana w innej placówce to odmowa „dzisiejsza zmiana jest w innej placówce”. Zmiana poza grafikiem rozpoczęta z terminala placówki automatycznie otrzymuje tę placówkę.

Odwołać terminal można z tej samej listy: urządzenie ze starym sekretem przy kolejnym odnotowaniu otrzyma odmowę. Sekret z przeglądarki zostaje usunięty, jeśli wyczyścisz dane witryny — wtedy urządzenie po prostu przypisuje się ponownie.

Pod każdym terminalem na liście widać, kiedy z niego ostatnio odnotowano („5 min temu”, „3 godz. temu”) lub „jeszcze nie był używany”. Jeśli terminal milczy dłużej niż dobę, wiersz jest podświetlony ostrzeżeniem — sprawdź, czy tablet jest włączony, podłączony do sieci i czy jest na nim otwarty ekran terminala.

Tryb „Tablet”: PIN-pad#

Na ekranie terminala są cztery duże przyciski — Przyszedłem, Wyszedłem, Przerwa, Wróciłem z przerwy. Pracownik naciska właściwy i wpisuje swój PIN kasjera (4–6 cyfr, wydawany w karcie pracownika). Niczego nie trzeba szukać na liście ani nigdzie się logować: PIN jest unikalny w koncie, a serwer sam rozpoznaje, kto się odnotował — na ekranie na kilka sekund pojawia się „Anna: przyjście odnotowane o 09:02”.

Błędny PIN jest odrzucany neutralnym „Nieprawidłowy PIN” z opóźnieniem, a po dziesięciu niepowodzeniach w ciągu kwadransa terminal (lub pracownik wpisujący PIN z telefonu) zostaje zablokowany na 15 minut — zgadywanie cudzych PIN-ów nie ma sensu. Wszystkie błędy mówią słowami: „przyjście jest już odnotowane”, „nie ma teraz przerwy”, „miesiąc jest zamknięty”, „nie jest zamknięta zmiana z 17 września”.

Tryb „Monitor”: QR na ekranie#

Terminal pokazuje duży kod QR, który odświeża się co 30 sekund. Pracownik skanuje go kamerą swojego telefonu — otwiera się jego konto z zieloną plakietką „Terminal placówki potwierdzony” i zwykłymi przyciskami „Przyszedłem” / „Wyszedłem”. Geopozycja nie jest pytana: kod z ekranu już dowodzi, że człowiek stoi przed monitorem.

Kod jest ważny około dwóch minut od pokazania: kto nie zdążył, temu plakietka zmieni się na „Kod QR jest nieaktualny, zeskanuj ponownie”. Jedno skanowanie wystarcza na jedno odnotowanie.

Każdy kod QR jest jednorazowy. Monitor otrzymuje go od serwera na nowo co 30 sekund, a po pierwszym odnotowaniu kod gaśnie na serwerze: przesłany zrzut ekranu zadziała raz — u pierwszego, kto go otworzył — i tylko do upływu ważności; drugiemu konto odpowie „terminal niepotwierdzony, zeskanuj ponownie”. Jeśli monitor straci sieć, pokazuje kod starego typu (ten działa te same dwie minuty, ale nie jest jednorazowy) — ekran przy wejściu nie oślepnie.

Ten tryb pasuje do każdego ekranu bez czujnika — telewizora przy wejściu, monitora na barze — i nie wymaga od pracownika niczego poza telefonem, na którym i tak loguje się do konta. Godziny nie przechodzą na tego, kto sfotografował ekran: kod jest jednorazowy i żyje dwie minuty, a odnotowanie idzie z osobistego loginu pracownika.

Sposoby zarejestrowania wyjścia przy minimalnych kosztach#

Wyjście zapomina się częściej niż przyjście: człowiek jest zmęczony i wychodzi. W Cenaly jest kilka sposobów zamknięcia zmiany i można je łączyć — od najtańszego do najdokładniejszego:

Czego nie zrobiono celowo: geopozycji telefonu w tle (w przeglądarce jej nie ma, a aplikacja śledząca pracownika po zmianie to kwestia prywatności) i biometrii (osobny sprzęt i podwyższone wymagania dotyczące danych osobowych).

Autozamykanie zapomnianych zmian#

Blok „Autozamykanie zapomnianych zmian” w „Ustawieniach grafiku i odnotowywania”:

• Zamykaj otwarte zmiany automatycznie — przełącznik, domyślnie wyłączony;
• Czekaj po planowym końcu, minut — karencja (domyślnie 30): jeśli w tym czasie po planowym końcu nie wpłynie odnotowanie wyjścia, zmiana zostaje zamknięta planowym końcem, a nie bieżącym czasem — automat nie wymyśla godzin ponad grafik;
• Pułap zmiany poza grafikiem, godzin — dla zmian bez planu lub rozpoczętych już po planowym końcu: zamknij po N godzinach od przyjścia (domyślnie 12; 0 — nie ruszać, takie zmiany pozostaną na liście „niezamkniętych” planu i faktycznego wykonania).

Autozamykanie również podlega nadpisaniu: w bloku „Nadpisania według placówki i stanowiska” dla placówki lub stanowiska można ustawić własną karencję i pułap (na przykład kurierowi — 8 godzin zamiast 12) albo włączyć autozamykanie tylko w jednej placówce, pozostawiając je wyłączone w pozostałych.

Sprawdzenie odbywa się co 30 minut. Zmiana zamknięta automatycznie jest oznaczana w ewidencji czasu etykietą „⏱ autozamknięta · oczekuje na potwierdzenie” (z podpowiedzią, czym dokładnie — grafikiem czy pułapem), a pracownik otrzymuje powiadomienie na czacie służbowym: „Wyjście nie zostało odnotowane — zmiana została zamknięta automatycznie o 18:00 zgodnie z grafikiem. Potwierdź czas w „Moich godzinach”; jeśli wyszedłeś o innej porze, złóż korektę”. Ręczna poprawka czasu zdejmuje etykietę. Zamkniętych miesięcy i zmian autotabeli według obecności automat nie rusza.

Wyliczony czas to przypuszczenie, a nie odnotowanie, dlatego musi go potwierdzić człowiek:

• pracownik w „Moich godzinach” widzi przy takiej zmianie dwa przyciski: „Zgadza się” — czas zostaje potwierdzony taki, jaki jest, oraz „Wskaż wyjście” — otworzy się okno z wyliczonym czasem, w którym wpisuje rzeczywisty; do przełożonego trafi zwykły wniosek o korektę, godziny zmienią się po jego zatwierdzeniu;
• przełożony przy zamykaniu okresu widzi wyjątek „Autozamknięta zmiana niepotwierdzona” i rozpatruje go przyciskiem „Potwierdź tak, jak jest” — dopóki jest otwarty, okres się nie zamknie;
• w wersji roboczej wynagrodzenia wiersz pracownika z takimi zmianami jest oznaczony plakietką ⏱ n — kwota jest liczona według wyliczonych godzin tak, jak są, a plakietka jedynie przypomina, że godziny są przypuszczalne.

Po potwierdzeniu etykieta zmienia się na „⏱ autozamknięta · potwierdzona” (w podpowiedzi — przez kogo). Dla sali i dostawy zmiana jest zamknięta od momentu autozamknięcia — potwierdzenie dotyczy tylko ewidencji czasu i wynagrodzenia.

Źródła faktu i wynagrodzenie#

Wynagrodzenie jest liczone według godzin z ewidencji czasu, dlatego każdy fakt przechowuje informację, skąd pochodzi, a plan i faktyczne wykonanie pokazuje to etykietami: „📡 auto” przy obecności, „⏱ autozamknięta” przy autozamknięciu, flaga „poza placówką” przy odnotowaniu z oddali. Terminal, który potwierdził odnotowanie, również jest zapisywany przy zmianie. Menedżer widzi to wszystko w Planie i faktycznym wykonaniu, pracownik — w „Moich godzinach”, i obaj mogą zainicjować korektę przed zamknięciem miesiąca.

Każda zmiana z faktem w Planie i faktycznym wykonaniu ma ikonę 🕘 „Historia odnotowań”: pełną listę prób dla tej zmiany — czas, działanie (przyszedł / wyszedł / przerwa), kto nacisnął (sam pracownik, menedżer z imienia lub automat), skąd (telefon, kasa, terminal z nazwy, autozamknięcie) i wynik — zapisane lub odmowa z przyczyną (nieprawidłowy PIN, „tylko z terminala”, poza placówką). Odmowy również są zapisywane: seria nieprawidłowych PIN-ów z jednego tabletu jest widoczna od razu.

Odnotowanie nie ginie przy zerwaniu połączenia: jeśli telefon nie doczekał się odpowiedzi serwera, aplikacja sama powtarza to samo żądanie, a serwer rozpoznaje powtórzenie i nie zapisuje drugiego odnotowania — zobaczysz tę samą zmianę, a nie błąd „już odnotowano”.

Częste pytania#

Czy pracownik bez loginu może się rejestrować?#

Na terminalu — tak: tablet przyjmuje PIN każdego pracownika, któremu został on wydany, login nie jest do tego potrzebny. Z telefonu i przez QR — nie: tam rejestracja odbywa się z osobistego loginu.

Co, jeśli terminal się zepsuł albo został zabrany?#

Odwołaj go na liście terminali i na ten czas przełącz bramkę na „Surowo” lub „Ostrzegaj” — pracownicy zarejestrują się z telefonów. Zapomniane zmiany zamknie autozamknięcie.

Czy można włączyć terminal tylko dla jednej placówki?#

Tak. W „Ustawieniach grafiku i rejestracji” otwórz blok „Nadpisania według placówki i stanowiska” → „＋ Dodaj nadpisanie” → „Placówka” → wybierz właściwą i ustaw jej bramkę „Tylko z terminala placówki”. Ogólne ustawienie konta przy tym pozostaje bez zmian (na przykład „Ostrzegaj”), a placówki bez terminala działają jak dotychczas.

Tym samym sposobem zdejmuje się bramkę tam, gdzie przeszkadza: nadpisanie dla stanowiska „Kurier” z wartością „Wyłączony” pozwala kurierom rejestrować się z dowolnego miejsca, nawet jeśli na całym koncie ustawiono „Surowo”. Stanowisko jest ważniejsze od placówki, placówka — od konta.

Pracownik wszedł przez QR, ale nie nacisnął „Przyszedłem”#

Nic się nie stało: skan tylko potwierdza obecność, samą rejestrację wykonuje przycisk. Po dwóch minutach kod wygaśnie i trzeba go zeskanować ponownie.

Czy autozamknięcie zawyży godziny?#

Godzin ponad grafik automat nie wymyśla: według grafiku zmiana zamyka się planowym końcem, nawet jeśli weryfikacja zadziałała później, a według pułapu — dokładnie po zadanej liczbie godzin. Ale automat nie wie, kiedy człowiek faktycznie wyszedł: wychodzącemu wcześniej niż plan godziny zostaną zaliczone do planowego końca, a temu, kto się spóźnił — tylko do niego. Dlatego wyliczony czas to nie fakt, lecz oczekiwanie na potwierdzenie: zmiana jest oznaczona „⏱ autozamknięta · oczekuje na potwierdzenie”, pracownik otrzymuje powiadomienie i w „Moich godzinach” albo naciska „Zgadza się”, albo „Wskazać wyjście” i wpisuje rzeczywisty czas (powstanie wniosek o korektę, menedżer go zatwierdza). Dopóki zmiana nie jest potwierdzona, wiersz w wersji roboczej wypłaty jest oznaczony, a okres się nie zamyka — kierownik rozpatruje takie zmiany przyciskiem „Potwierdzić bez zmian”. Jeśli menedżer po tym sam ponownie otworzył zmianę (usunął błędne wyjście), automat już jej nie rusza.

Wczoraj zapomniałem zarejestrować wyjście — dziś „Przyszedłem” nie działa#

Pracownik może mieć tylko jedną otwartą zmianę. Konto, terminal i zakładka „Dzień” panelu sali powiedzą, która dokładnie wisi („niezamknięta zmiana z 17 września”): naciśnij „Wyszedłem” (na kasie — „Wyszedł” w wierszu pracownika) — zamknie się bieżącym czasem, następnie zarejestruj przyjście i złóż korektę na wczorajsze wyjście. Aby to się nie powtarzało, włącz autozamknięcie.

„Ewidencja czasu pracy za ten miesiąc jest zamknięta” — przyciski na koncie są, a rejestracja nie przechodzi#

Zamknięty miesiąc nie przyjmuje niczego: ani rejestracji przyjścia i wyjścia, ani korekty zmiany, ani wniosku o korektę — godziny w nim są ostateczne, na ich podstawie naliczana jest już wypłata (autozamknięcie zapomnianych zmian w takim miesiącu też milczy). Ewidencję zamykają kierownicy — przyciskiem „Zamknij ewidencję” w Planie-fakcie lub „Zamknij okres” przy potwierdzaniu ewidencji. Działa to również dla bieżącego miesiąca: zamknięto go w połowie — do końca miesiąca nie będzie można się zarejestrować. Zdjąć blokadę może tylko właściciel konta (przycisk „Otwórz ewidencję” w tym samym miejscu) — menedżerowi, który zamknął okres, to już nie wystarczy. Dlatego pracownikowi konto odpowiada „poproś właściciela, aby otworzył go ponownie”, a nie „otwórz sam”.

Powiązane sekcje#

• Pracownicy i zmiany — role, grafik, plan-fakt, wypłata
• Kody QR i urządzenia — kody logowania dla tabletów i monitorów
• Kasa (POS) — rejestracja kolegów z terminala kasowego
• Zmiana kasowa — otwieranie i zamykanie zmiany kasjera
• Finanse — koszt pracy według przepracowanych godzin