تسجيل الحضور والانصراف

يسجّل الموظف بنفسه الحضور والانصراف — وتصبح هذه التسجيلات فورًا واقعًا في سجل الدوام (علامة التبويب الخطة والواقع في قسم «الموظفون»)، الذي يُحتسب منه الراتب. الخادم هو من يضبط الوقت دائمًا: لا يمكن التلاعب به من الجهاز.

الفتح: لوحة الإدارة → الموظفون → مكتبي (الموظف) والموظفون → ⚙ إعدادات الجدول والتسجيل (المالك، المدير — عرض فقط).

ما الذي يدخل في سجل الدوام#

الوردية الواحدة في سجل الدوام هي الخطة (إذا كانت الوردية مدرجة في الجدول) والواقع: وقت الحضور والانصراف والاستراحات. وللواقع دائمًا مصدر:

التصحيح اليدوي «أعلى» دائمًا من الأتمتة: بعده لا تمسّ الأنظمة التلقائية الوردية.

إذا حضر الموظف دون خطة في الجدول، ينشئ التسجيل وردية خارج الجدول — تظهر في الخطة والواقع بعلامة منفصلة.

التسجيل من هاتف الموظف#

في مكتبي ضمن كتلة «اليوم» — الحالة («ليس في وردية» / «في وردية منذ 09:02» / «وردية غير مغلقة من 18 سبتمبر») والأزرار:

• حضرت — يفتح وردية: إذا كانت هناك وردية مخططة لهذا اليوم، يُربط الواقع بها، وإلا تُنشأ وردية خارج الجدول؛
• استراحة / عدت — الاستراحات الفعلية داخل الوردية؛ إذا لم تُغلق الاستراحة عند الانصراف، تُغلق بوقت الانصراف؛
• انصرفت — يغلق الوردية المفتوحة (بما فيها الليلية التي بدأت أمس، والمنسية منذ عدة أيام: تعرض «اليوم» لهذه الوردية هذا الزر فقط وتلميحًا عن التصحيح).

نسيت التسجيل — في المكتب يوجد «نسيت التسجيل»: طلب تصحيح سجل الدوام يؤكده المدير.

أين يُسمح بالتسجيل: الموقع الجغرافي أم الجهاز#

إعداد «بوابة التسجيل» في «إعدادات الجدول والتسجيل» يقرر قبول التسجيل من أي مكان:

تقارن مراجعة الموقع إحداثيات المتصفح بإحداثيات فرع الوردية (تُحدد في بطاقة الموقع). إذا لم يكن للفرع إحداثيات — لا وسيلة للتحقق من البوابة حسب المكان، ويُقبل التسجيل.

ليست البوابة ملزمة بأن تكون واحدة للمنشأة كلها. أدناه، في كتلة «تجاوزات حسب الفرع والوظيفة»، يُحدد الوضع والنطاق والإغلاق التلقائي بشكل منفصل لفرع معين وللوظيفة معينة:

1. اضغط «＋ إضافة تجاوز»، واختر «الفرع» أو «الوظيفة»، ثم أيّهما بالتحديد (الفروع تُؤخذ من مواقعك، والوظائف — من تلك التي لديها موظفون).
2. املأ فقط ما يجب أن يختلف. كل ما تُرك كـ «كما في الحساب» يظل مأخوذًا من الإعدادات أعلاه — وهذا ليس «معطّلًا».
3. احفظ: تُحفظ الكتلة تلقائيًا، بمعزل عن زر «حفظ» للوحة كلها.

ما الأسبق عند تعدد القواعد: وظيفة الموظف → فرع الوردية → الحساب، وذلك لكل حقل على حدة. أي أن «في الفرع وسط المدينة — صارم، 80 م» و«للمناديب البوابة معطّلة» معًا يعنيان: نادل هذا الفرع يسجّل ضمن 80 م، والمندوب — من أي مكان، لأن وظيفته أسبق من قاعدة الفرع.

الجهاز في المنشأة: ربط الجهاز اللوحي أو الشاشة#

الجهاز هو أي جهاز لوحي أو هاتف ذكي أو حاسوب مزوّد بمتصفح يبقى في المنشأة. يمكن للحساب الواحد ربط عدة أجهزة (واحد أو اثنان لكل فرع).

1. افتح لوحة الإدارة → الموظفون → ⚙ إعدادات الجدول والتسجيل على الجهاز نفسه الذي سيصبح الجهاز. يمكنك الدخول بصفتك المالك أو المدير أو عبر رمز الجهاز.
2. في قسم «أجهزة التسجيل» اضغط «ربط هذا الجهاز»، وأعطه اسمًا («الجهاز اللوحي عند المدخل») وفرعًا إن أردت.
3. يحصل الجهاز على سرّه الخاص ويحفظه في المتصفح — ولا يُرسل إلى الخادم بعد ذلك ولا يظهر للخارج. تظهر فورًا لافتة «هذا الجهاز هو الجهاز …» وزر «فتح شاشة الجهاز».
4. انقل بوابة التسجيل إلى «من جهاز المنشأة فقط» واحفظ.
5. افتح شاشة الجهاز (/clock-terminal) واتركها قيد التشغيل: الشاشة لا تنطفئ من تلقاء نفسها، ويُحفظ الوضع (لوحي أو شاشة) في العنوان.

الجهاز المرتبط بفرع معيّن يقبل الحضور فقط في ورديات ذلك الفرع: الوردية في فرع آخر تُرفض برسالة «وردية اليوم في فرع آخر». الوردية خارج الجدول التي تبدأ من جهاز الفرع تحصل على هذا الفرع تلقائيًا.

يمكن إلغاء الجهاز من القائمة نفسها: الجهاز الذي يحمل السرّ السابق سيُرفض عند التسجيل التالي. ويُمحى السرّ من المتصفح إذا مسحت بيانات الموقع — عندئذٍ يُربط الجهاز من جديد ببساطة.

تحت كل جهاز في القائمة يظهر متى كان آخر تسجيل منه («قبل 5 دقائق»، «قبل 3 ساعات») أو «لم يُستخدم بعد». وإذا صمت الجهاز أكثر من يوم، يُبرز السطر بتحذير — تحقق من أن الجهاز اللوحي مشغّل ومتصل بالشبكة وأن شاشة الجهاز مفتوحة عليه.

وضع «الجهاز اللوحي»: لوحة PIN#

على شاشة الجهاز أربعة أزرار كبيرة — وصلت، انصرفت، استراحة، عدت من الاستراحة. يضغط الموظف الزر المطلوب ويُدخل رمز PIN الخاص به كأمين صندوق (4–6 أرقام، يُمنح في بطاقة الموظف). لا حاجة للبحث في قائمة ولا لتسجيل الدخول: رمز PIN فريد في الحساب، والخادم يعرف من سجّل بنفسه — وتظهر على الشاشة لبضع ثوانٍ رسالة «آنا: سُجّل الحضور في 09:02».

يُرفض رمز PIN الخاطئ برسالة محايدة «رمز PIN غير صحيح» مع تأخير، وبعد عشر محاولات فاشلة خلال ربع ساعة يُحظر الجهاز (أو الموظف الذي يُدخل رمز PIN من هاتفه) لمدة 15 دقيقة — فلا جدوى من تخمين رموز PIN. وتقول كل الأخطاء كلامًا واضحًا: «الحضور مسجّل بالفعل»، «لا توجد استراحة الآن»، «الشهر مغلق»، «الوردية من 17 سبتمبر غير مغلقة».

وضع «الشاشة»: QR على الشاشة#

تعرض الشاشة رمز QR كبيرًا يتحدّث كل 30 ثانية. يمسحه الموظف بكاميرا هاتفه — فيُفتح حسابه الشخصي مع لافتة خضراء «تم تأكيد جهاز المنشأة» والأزرار المعتادة «وصلت» / «انصرفت». لا يُطلب تحديد الموقع: الرمز الظاهر على الشاشة يثبت أصلًا أن الشخص واقف أمام الشاشة.

يكون الرمز صالحًا نحو دقيقتين بعد عرضه: إن لم تلحق، تتحول اللافتة إلى «رمز QR قديم، امسحه مرة أخرى». تكفي مسحة واحدة لتسجيل واحد.

كل رمز QR يُستخدم مرة واحدة. تحصل الشاشة عليه من الخادم من جديد كل 30 ثانية، وبعد أول تسجيل ينطفئ الرمز على الخادم: الصورة المُعاد إرسالها للشاشة تعمل مرة واحدة — عند أول من فتحها — وحتى انتهاء صلاحيتها فقط؛ وللثاني سيرد الحساب «الجهاز غير مؤكد، امسحه مرة أخرى». وإذا انقطع اتصال الشاشة بالشبكة، تعرض رمزًا من النمط القديم (وهو صالح للدقيقتين نفسهما، لكنه ليس لمرة واحدة) — فلا تتعطل الشاشة عند المدخل.

يناسب هذا الوضع أي شاشة بلا لمس — تلفازًا عند المدخل أو شاشة على البار — ولا يطلب من الموظف سوى هاتفه الذي يدخل به حسابه أصلًا. ولا تنتقل الساعات إلى من صوّر الشاشة: الرمز لمرة واحدة ويعيش دقيقتين، والتسجيل يجري من تسجيل دخول الموظف الشخصي.

طرق تسجيل الانصراف بأقل تكلفة#

يُنسى الانصراف أكثر من الحضور: يتعب الشخص وينصرف. في Cenaly عدة طرق لإغلاق الوردية، ويمكن الجمع بينها — من الأرخص إلى الأدق:

ما لم يُنفَّذ عن قصد: تحديد الموقع في الخلفية للهاتف (غير موجود في المتصفح، والتطبيق الذي يتتبع الموظف بعد الوردية مسألة خصوصية) والقياسات الحيوية (أجهزة منفصلة ومتطلبات أعلى للبيانات الشخصية).

الإغلاق التلقائي للورديات المنسية#

كتلة «الإغلاق التلقائي للورديات المنسية» في «إعدادات الجدول والتسجيل»:

• إغلاق الورديات المفتوحة تلقائيًا — مفتاح تشغيل، معطّل افتراضيًا؛
• الانتظار بعد النهاية المخططة، بالدقائق — مهلة سماح (افتراضيًا 30): إذا لم يصل تسجيل الانصراف خلال هذه المدة بعد النهاية المخططة، تُغلق الوردية بـالنهاية المخططة، لا بالوقت الحالي — فلا يختلق النظام ساعات تتجاوز الجدول؛
• سقف الوردية خارج الجدول، بالساعات — للورديات بلا خطة أو التي بدأت بعد النهاية المخططة: الإغلاق بعد N ساعة من الحضور (افتراضيًا 12؛ 0 — عدم المساس بها، وتبقى هذه الورديات في قائمة «غير المغلقة» في الخطة مقابل الفعلي).

الإغلاق التلقائي قابل للتجاوز أيضًا: في كتلة «التجاوزات حسب الفرع والوظيفة» يمكن للفرع أو الوظيفة تحديد مهلة سماح وسقف خاصين بها (مثلًا للمندوب — 8 ساعات بدلًا من 12)، أو تفعيل الإغلاق التلقائي في فرع واحد فقط وتركه معطّلًا في البقية.

تتم المراجعة كل 30 دقيقة. تُوسم الوردية المغلقة آليًا في الجدول بعلامة «⏱ مغلقة تلقائيًا · بانتظار التأكيد» (مع تلميح يوضح السبب — الجدول أم السقف)، ويتلقى الموظف إشعارًا في محادثة العمل: «لم يُسجَّل الانصراف — أُغلقت الوردية تلقائيًا في 18:00 حسب الجدول. أكّد الوقت في «ساعاتي»؛ وإذا انصرفت في وقت آخر، قدّم طلب تصحيح». التعديل اليدوي للوقت يزيل الوسم. لا يمسّ النظام الشهور المغلقة ولا ورديات الجدول التلقائي حسب الحضور.

الوقت المستنتج افتراض لا تسجيل، لذلك يجب أن يؤكده إنسان:

• الموظف في «ساعاتي» يرى لهذه الوردية زرين: «صحيح» — يُؤكَّد الوقت كما هو، و**«تحديد الانصراف»** — تُفتح نافذة بالوقت المستنتج يكتب فيها الوقت الفعلي؛ ويصل للمدير طلب تصحيح عادي، وتتغير الساعات بعد الموافقة عليه؛
• المدير عند إغلاق الفترة يرى استثناء «وردية مغلقة تلقائيًا غير مؤكدة» ويعالجه بزر «التأكيد كما هو» — وما دام مفتوحًا لا تُغلق الفترة؛
• في مسودة الراتب يُوسم سطر الموظف الذي له مثل هذه الورديات بشارة ⏱ n — يُحسب المبلغ حسب الساعات المستنتجة كما هي، والشارة تذكّر فقط بأن الساعات مفترضة.

بعد التأكيد يصبح الوسم «⏱ مغلقة تلقائيًا · مؤكدة» (وفي التلميح — مَن أكّدها). بالنسبة للصالة والتوصيل تكون الوردية مغلقة منذ الإغلاق التلقائي — والتأكيد يخص الجدول والراتب فقط.

مصادر الفعلي والراتب#

يُحسب الراتب حسب ساعات الجدول، لذلك يحتفظ كل حدث بمصدره، وتُظهر الخطة مقابل الفعلي ذلك بوسوم: «📡 تلقائي» عند الحضور، و«⏱ مغلقة تلقائيًا» عند الإغلاق التلقائي، وعلامة «خارج الفرع» عند التسجيل البعيد. ويُسجَّل في الوردية أيضًا الجهاز الذي أكّد التسجيل. يرى المدير كل هذا في الخطة مقابل الفعلي، ويراه الموظف في «ساعاتي»، ويمكن لكليهما بدء تصحيح قبل إغلاق الشهر.

لكل وردية لها فعلي في الخطة مقابل الفعلي أيقونة 🕘 «سجل التسجيلات»: قائمة كاملة بالمحاولات على هذه الوردية — الوقت، والإجراء (حضور / انصراف / استراحة)، ومَن ضغط (الموظف نفسه، أو المدير بالاسم، أو النظام)، ومن أين (الهاتف، نقطة البيع، الجهاز بالاسم، الإغلاق التلقائي)، والنتيجة — مسجَّلة أو مرفوضة مع السبب (PIN خاطئ، «من الجهاز فقط»، خارج الفرع). تُحفظ المحاولات المرفوضة أيضًا: فتظهر فورًا سلسلة PIN خاطئ من جهاز لوحي واحد.

لا يضيع التسجيل عند انقطاع الاتصال: إذا لم يتلقَّ الهاتف ردًّا من الخادم، يعيد التطبيق إرسال الطلب نفسه تلقائيًا، ويتعرف الخادم على التكرار فلا يسجّل تسجيلًا ثانيًا — وسترى الوردية نفسها، لا خطأ «مسجَّل بالفعل».

الأسئلة الشائعة#

هل يمكن للموظف الذي ليس لديه تسجيل دخول أن يسجّل حضوره؟#

على الجهاز — نعم: يقبل الجهاز اللوحي رمز PIN لأي موظف صدر له، ولا حاجة إلى تسجيل الدخول لذلك. من الهاتف وعبر QR — لا: فهناك يتم التسجيل من تسجيل دخول شخصي.

ماذا لو تعطّل الجهاز أو أُخذ؟#

اسحب تفويضه في قائمة الأجهزة، وحوّل البوابة مؤقتًا إلى «صارم» أو «تنبيه» — عندها يسجّل الموظفون من هواتفهم. أما الورديات المنسية فيغلقها الإغلاق التلقائي.

هل يمكن تفعيل الجهاز لفرع واحد فقط؟#

نعم. في «إعدادات الجدول والتسجيل» افتح قسم «تجاوزات حسب الفرع والوظيفة» → «＋ إضافة تجاوز» → «الفرع» → اختر الفرع المطلوب واضبط له البوابة على «من جهاز المنشأة فقط». وتبقى الإعدادات العامة للحساب كما هي (مثلًا «تنبيه»)، وتعمل الفروع التي لا جهاز فيها كما كانت.

وبالطريقة نفسها يُرفع القيد حيث يعيق العمل: تجاوز للوظيفة «مندوب التوصيل» بقيمة «معطّل» يسمح للمندوبين بالتسجيل من أي مكان، حتى لو كان الإعداد على مستوى الحساب كله «صارم». الوظيفة أعلى من الفرع، والفرع أعلى من الحساب.

سجّل الموظف الدخول عبر QR لكنه لم يضغط «لقد وصلت»#

لم يحدث شيء: المسح يؤكد الحضور فقط، أما التسجيل نفسه فيتم بالزر. وبعد دقيقتين تنتهي صلاحية الرمز، ويلزم مسحه من جديد.

هل سيزيد الإغلاق التلقائي الساعات؟#

لا يخترع الجهاز ساعات فوق الجدول: فحسب الجدول تُغلق الوردية عند نهايتها المخططة حتى لو عمل الفحص لاحقًا، وحسب السقف — بعد عدد الساعات المحدد تمامًا. لكن الجهاز لا يعرف متى انصرف الشخص فعلًا: فمن انصرف قبل الموعد المخطط تُحتسب له الساعات حتى النهاية المخططة، ومن تأخر — حتى تلك النهاية فقط. لذلك فالوقت المستخرج ليس حقيقة، بل انتظارًا للتأكيد: تُوسم الوردية بـ «⏱ مغلقة تلقائيًا · بانتظار التأكيد»، ويتلقى الموظف إشعارًا، وفي «ساعاتي» إما يضغط «صحيح» أو «تحديد الانصراف» ويكتب الوقت الفعلي (فيُرسل طلب تعديل يوافق عليه المدير). وما دامت الوردية غير مؤكدة، يُوسم سطرها في مسودة الراتب، ولا تُغلق الفترة — ويراجع المدير هذه الورديات بزر «تأكيد كما هي». وإذا أعاد المدير بعد ذلك فتح الوردية بنفسه (بإلغاء انصراف خاطئ)، لم يعد الجهاز يمسّها.

نسيت أمس تسجيل الانصراف — واليوم لا يعمل «لقد وصلت»#

لا يمكن أن يكون للموظف إلا وردية مفتوحة واحدة. وسيخبرك الحساب والجهاز وتبويب «اليوم» في لوحة الصالة أي وردية معلّقة («وردية من 17 سبتمبر غير مغلقة»): اضغط «لقد انصرفت» (وعلى نقطة البيع — «انصرف» في سطر الموظف) فتُغلق بالوقت الحالي، ثم سجّل الحضور وقدّم طلب تعديل لانصراف الأمس. ولكي لا يتكرر ذلك، فعّل الإغلاق التلقائي.

«جدول هذا الشهر مغلق» — الأزرار موجودة في الحساب لكن التسجيل لا يمر#

الشهر المغلق لا يقبل شيئًا: لا تسجيل حضور وانصراف، ولا تعديل وردية، ولا طلب تعديل — فالساعات فيه نهائية، والراتب يُحتسب عليها بالفعل (والإغلاق التلقائي للورديات المنسية في مثل هذا الشهر صامت أيضًا). ويغلق الجدول المديرون — بزر «إغلاق الجدول» في الخطة والفعلي أو «إغلاق الفترة» عند تأكيد الجدول. وهذا يسري أيضًا على الشهر الحالي: إذا أُغلق في منتصفه، لن يمكن التسجيل حتى نهاية الشهر. ولا يرفع القفل إلا مالك الحساب (زر «فتح الجدول» في المكان نفسه) — أما المدير الذي أغلق الفترة فلا يكفيه ذلك. لذلك يجيب الحساب الموظف: «اطلب من المالك فتحه من جديد»، لا «افتحه بنفسك».

الأقسام ذات الصلة#

• الموظفون والورديات — الأدوار والجدول والخطة والفعلي والراتب
• رموز QR والأجهزة — رموز الدخول للأجهزة اللوحية والشاشات
• نقطة البيع (POS) — تسجيل الزملاء من جهاز نقطة البيع
• وردية نقطة البيع — فتح وإغلاق وردية أمين الصندوق
• المالية — تكلفة العمل حسب الساعات المنجزة