За собственика · офис мениджъра · ръководителя на приема на запитвания
Служебна поща за бизнеса: писма и достъп за екипа
Отворете писмо от клиент или доставчик в служебната кутия на бизнеса, а не в личната кутия на служителя. Екипът с предоставен достъп вижда кореспонденцията на същото място и след смяна на служителя историята на отговорите остава при бизнеса.
Разделът „Поща“ е включен в акаунта; външен доставчик, домейн и AI чернови — отделно.
Регистрация без карта. За външна пощенска кутия са нужни разрешен достъп и настройки на доставчика.
Автоматичното изпращане не е нужно за стартиране. AI асистент подготвя чернова; за съдържанието на обикновения отговор и изпращането отговаря човек.
- Собствени и свързани външни кутии
- Права „четене“ и „изпращане“ за служителите
- Отговори и прикачени файлове в служебния раздел
- служебен адрес
- Кутия
- четене или отговор
- Достъп
- от името на пощенската кутия
- Отговор
- какво е изпратено
- Архив
Писмо, отговор и по-нататъшна работа
Приемане на писмо
- Входящи на избраната пощенска кутия
- Търсене, папки и етикети
- Писмо и прикачени файлове за обработка
Предоставяне на достъп
- Обща или лична работна пощенска кутия
- Права за четене, отделно от изпращането
- Работа на служителите със собствените им профили
Отговор
- Проверка на адреса на подателя и получателя
- Текст, подпис и прикачени файлове
- Запазване на изпратения отговор
Довеждане на въпроса до резултат
- Отделно възлагане за по-нататъшна работа
- Писмо от задача с връзка към нея
- Проверка на резултата от ръководител
Какво е необходимо за стартиране
Един работен адрес
Изберете пощенска кутия, която наистина е нужна на няколко души. Не прехвърляйте всички лични писма само за първата проверка.
При доставчика: домейн, пощенска кутия и DNS
Пощенската кутия, домейнът и записите на DNS остават при вашия доставчик; промяната на MX е отделно решение. За външна пощенска кутия следвайте инструкцията за свързване; може да е необходима парола за приложение. Условията и лимитите се задават от доставчика.
В акаунта: четене и отговори
Определете дежурен и дайте права „четене“ или „изпращане“. Общият достъп сам по себе си не разпределя отговорността за всяко писмо.
Проверим обмен
Втори свой адрес, неутрално тестово писмо и безопасно прикачен файл. Проверете входящото, отговора и фактическото получаване.
Първият работен сценарий
- 1
Свържете един адрес
В раздел „Поща“ създайте работна пощенска кутия или свържете съществуваща по инструкцията на нейния доставчик. Първо проверете достъпа, след това прехвърлете останалите адреси.
- 2
Разделете правата
Собственикът дава достъп на нужните служители: само четене или право на изпращане. Всеки влиза със своя логин.
- 3
Преминете през пълен обмен
Изпратете тестово входящо писмо от друг свой адрес, отговорете от работната пощенска кутия и проверете „Изпратени“ и получаването на отговора. По-нататъшната работа оформете като отделна задача.
Проверете със свой пример
Последователност от действия в продукта. Примерът не е отзив или обещание за резултат.
Letter on the phone
Reply from your phone from the same mailbox
A reply in the work mailbox
The reply is saved as a server draft, so you can come back to it; nothing is sent on its own What happens in the recording
Прочитане на писмо и изпращане на отговор: правата са разделени
Проверено с локални сървърни тестове със замяна на пощенските услуги и хранилището. Външни писма не са изпращани.
- 1
Читател
Служител с достъп само за четене вижда пощенската кутия, но сървърът отхвърля опита му да изпрати писмо.
Достъп до пощенската кутия → - 2
Изпращач
Разрешеният отговор се предава на пощенската услуга и се запазва в „Изпратени“. Тестовете проверяват този път отделно за двата облака.
Отговор и архив → - 3
Проверка на получаването
Записът в „Изпратени“ не доказва, че писмото е получено от адресата. Преди прехвърлянето на кореспонденцията проверете обмена между своите адреси.
Свързване на пощата →
How it works in practice
Illustration. Replies go out from the work address even when you are away from the office
Къде това помага на собственика
Запитване от клиент
Пример: служител отговаря от работната кутия, а ръководителят може да отвори изпратения отговор, без да го препраща към лична поща.
Уточнение към доставчик
Пример: от задачата се изпраща писмо за срока на доставка. Връзката към кореспонденцията остава към възложената задача.
Нов служител
Пример: първо дайте право на четене, а след проверка — право да отговаря. Паролата за общата кутия не е нужно да се раздава на всеки.
Примери за работни ситуации. Спестеното време и пари оценявайте спрямо собствените си операции.
Цената на пощенската кутия и помощта от AI са различни разходи
Цената на пощенската кутия и помощта от AI са различни разходи
Разделът „Поща“ е включено разширение. Планът на акаунта, външната поща, домейнът и платените AI операции имат свои условия.
Какво да преброите преди прехвърлянето на пощата
- Разширението „Поща“ е включено в акаунта
- Външният доставчик на поща и собственият домейн се заплащат по техните собствени условия
- ИИ черновите и действията на агента използват отделен баланс и правила за достъп
- Сравнете времето за търсене на кореспонденция и за предаване на въпроса на колега; срокът за отговор на клиента се определя от вашия екип
Какво можете да започнете безплатно
Започнете с ръчно четене и отговор в една пощенска кутия. AI асистент и автономен агент за тази проверка не са необходими.
Свържете работна пощенска кутияРегистрация без карта. За външна пощенска кутия са нужни разрешен достъп и настройки на доставчика.
Какво да вземете предвид преди старта
- Свързването зависи от наличния протокол, настройките и лимитите на външния доставчик; не се обещава която и да е кутия без проверка.
- Собственият пощенски домейн изисква настройка на DNS. Промяната на MX може да спре приемането при предишния доставчик; започнете с отделен тест.
- „Изпратено“ не е равно на „прочетено“ или „доставено“.
- Агентските кутии са отделен режим с правила и разрешени действия; обикновената поща не отговаря автономно.
Преди преместване на данните проверете своя сценарий и необходимите интеграции.
Често задавани въпроси
Нужно ли е да се прехвърля целият пощенски домейн?
Не. Започнете с една външна или нова работна кутия. Прехвърлянето на домейн е отделна настройка след проверка на обмена.
Може ли на служител да се даде само преглед?
Да. Правото за четене е отделно от правото за изпращане; ограничението се проверява от сървъра.
Ще изпрати ли AI отговора сам?
Пощенският асистент подготвя чернова, която човек проверява и изпраща. Автономният агент е друг режим с отделна настройка; на .ru той не е достъпен.
Може ли да се подготви отговор и да се върнете към него по-късно?
Да. Бутонът „Запази чернова“ поставя отговора в „Чернови“ на пощенската кутия на сървъра заедно с цитата от първоначалното писмо — той няма да се загуби при затваряне на раздела. Черновата се вижда от всички, които имат достъп до пощенската кутия; редактира и изпраща служител с право на изпращане. До получателя не стига нищо, докато човек не натисне „Изпрати“.
Подробности за всеки екран — в помощния център. Откъде да започнете →
Свързани задачи
Всички решения →Работен чат и задачи на екипа
Задачи към екипа
Кой го прави, до кога и с какво е потвърдено: задачата остава на дъската, дори когато обсъждането се е преместило нагоре.
Бизнес телефония
Обаждания от клиенти
Работни номера, опашки и запис на разговори. Анализът на обажданията и подсказките помагат на екипа да отговаря по-уверено.
Проверете едно писмо, един отговор и достъпа на колега
Свържете работния адрес, дайте права и проведете обмен между своите пощенски кутии. След това прехвърлете останалата кореспонденция.
Регистрация без карта. За външна пощенска кутия са нужни разрешен достъп и настройки на доставчика.