Имейл и AI автоговорител

За малкия бизнес имейлът обикновено се предлага в две неудобни форми: лична пощенска кутия на собственика, на която пишат доставчици и гости — или имейл хостинг, който трябва да се купи и настрои отделно. Разделът „Имейл“ дава трети вариант: собствени пощенски кутии на обекта директно в панела — и пълноценен клиент, с който да работите в тях.

Отваряне: Админ панел → Имейл (admin.cenaly.com/mail, група „Работа“). Не е нужно да се включва разширение: разделът е отворен за всички роли, единственото условие е достъп до раздела в настройките на ролята. Собственикът вижда и администрира всички пощенски кутии на акаунта, служителят — своята (това се филтрира от сървъра, а не от интерфейса).

Какво е нужно за стартиране#

Стъпка 1. Първа пощенска кутия#

Бутон „Нова пощенска кутия“. Във формуляра има четири полета: „Име преди @“ (малки латински букви, цифри, точка, тире, долно тире — anna, info, orders), „Локация“ — конкретен обект (адресът ще бъде на неговия поддомейн) или „Всички локации“ (тогава адресът живее на поддомейна на компанията, който се задава веднъж), „Вид“ и „Показвано име“ — това, което ще видят получателите.

Четири вида пощенска кутия:

Пощенската кутия може да се изключи (адресът спира да приема писма) и да се изтрие. Изтриването е само за собственика: то освобождава адреса за нова пощенска кутия и изтрива писмата, затова потвърждението показва адреса директно в текста и не може да бъде отменено. При служебната кутия „Обаждания“ панелът ще премахне и картата на източника в раздела „Обаждания“.

Статистика на пощенската кутия (раздел „Статистика“ в настройките на имейла — вижда я и служителят при своята кутия): приети, изпратени, колко входящи с прикачени файлове и какъв обем — за 24 часа, 7 дни, 30 дни и за цялото време. Числата се изчисляват при четене от списъка с писма, затова винаги съвпадат с това, което се вижда в папката.

Стъпка 2. Собствен домейн#

Бутон „Собствен домейн“ — съветник от три стъпки:

1. Въведете домейн. Най-безопасно е поддомейн от вида mail.вашакомпания.ru: имейлът, който вече работи на основния домейн, ще продължи да работи.
2. Добавете DNS записи при регистратора. Всеки запис има бутон „Копиране“, а до него — две предупреждения, заради които тази стъпка е описана толкова подробно:
   • MX на апекса (самия домейн, а не поддомейн) ще изключи имейл услугата, която използвате на него в момента (Google Workspace, Microsoft 365 и т.н.);
   • вторият SPF запис чупи проверката изцяло — ако SPF вече съществува, трябва да допишете нашия фрагмент в съществуващия запис, а не да добавяте нов.
3. „Провери“. Сървърът сверява записите и казва за всеки: „записът се вижда“ или „записът още го няма“. Записите обикновено се разпространяват за няколко минути.

Готовият домейн се появява във формуляра за създаване на пощенска кутия като отделна група — след това кутиите на него се създават както обикновено.

Стъпка 3. Свържете своя Gmail или Яндекс#

Ако вече имате пощенска кутия и не искате да сменяте адреса, можете да я свържете: писмата ще пристигат и ще се изпращат директно от панела. Бутон „Свържи своята пощенска кутия“ — отново три стъпки:

1. Адрес на имейла — изцяло, например info@ваш-ресторант.ru.
2. Сървърът определя имейл системата по DNS записите на домейна и показва инструкцията именно на тази система на вашия език: къде да влезете и как да получите парола за приложение (обикновена парола на акаунта такива системи не приемат). Ако системата не може да бъде определена, адресите на сървърите IMAP и SMTP могат да се въведат ръчно.
3. Резултат — колко писма са изтеглени веднага. Паролата отива на сървъра веднъж и не се връща обратно.

Тук се избира и на кого е достъпна пощенската кутия: на собственика и мениджърите или на един служител.

⚠️ Свързаната чужда пощенска кутия само се изключва, а не се изтрива: писмата остават при вашия доставчик, ние не ги пипаме.

Стъпка 4. Четене и писане#

Отляво — панелът с пощенските кутии, до него релсата с папки: „Входящи“ → вашите папки → „Всички писма“ → „Изпратени“.

Списък и четене. Писмата се зареждат с превъртане; писмото има отметки, „прочетено“ и „Маркирай всички като прочетени“. Чуждият формат на писмото се показва в изолирана рамка и не може да влияе на панела. Над списъка — ред за търсене и три филтъра: „Непрочетени“, „С прикачени файлове“ и по отметки (която и да е от избраните). ⚠️ Търсенето минава по редовете в списъка — адреси, тема и начало на писмото, — а не по телата на писмата: дума от средата на дълго писмо няма да намери.

Писане. Бутонът „Напиши“ отваря прозорец с обичайния набор: „До“, „Копие“, „Тема“, текст с форматиране, прикачени файлове. Подписът се подставя в новото писмо сам (включва се в настройките), шаблоните за отговор — общи за целия акаунт. Отговорът цитира оригинала: тялото се отваря празно, под него подписът, по-долу — „дата, изпращачът писа:“ и текстът на изходното писмо. Цитира се текстът, а не форматирането; един цитат не се брои за писмо — „Изпрати“ чака, докато се появи ваш собствен текст.

Черновата не се губи. Написаното се запазва в браузъра: пропуск покрай прозореца, F5 или разреден таблет не изтриват писмото — при връщане се появява плашка „Възстановена чернова“ с бутон „Изчисти“. Черновата е своя за всяка пощенска кутия и за всеки отговор, за да не изскочи чернова от обща кутия в лична.

Съдбата на изпратеното. В „Изпратени“ до реда се вижда чип за доставяне: „Доставено“, „Не е доставено“ или „Сигнал за спам“. Няма поле — няма чип изобщо: „неизвестно“ е нормално състояние (събитието още не е пристигнало) и сив въпросителен знак би плашил там, където всичко е наред. „Не е доставено“ обикновено означава несъществуващ чужд адрес, а не повреда в услугата.

Стъпка 5. Папки и правила за разпределяне#

Раздел „Папки и правила“ в настройките на пощата.

Папки. До 30 свои папки за всяка пощенска кутия: име и цвят. Писмото се премества на ръка със селектор в картата на писмото, в списъка се вижда чип на папката. Щом се появи първата папка, „Входящи“ започват да означават „още не е разпределено“ — затова до тях се появява „Всички писма“: иначе разпределено писмо би изглеждало изчезнало. Изтриването на папка не изтрива писмата — те се връщат във „Входящи“, а правилата, които са ги слагали там, се премахват.

Правила. До 20 за пощенска кутия, редът решава: задейства се първото съвпадение, затова важните се вдигат по-нагоре. Правилото има два режима:

Разликата е изречена направо в интерфейса; извикването на модел е платено и минава през обичайното отчитане на ИИ-разходи, на cenaly.ru работи местен модел. Правилото може заедно с това веднага да маркира писмото като прочетено, а бутонът „Приложи към писмата в кутията“ прогонва правилата по горните неразпределени писма. Ръчното преместване е по-силно от правилата: повторното доставяне и фоновият проход не презаписват вашето разпределение.

⚠️ Правило без нито едно условие и без описание за ИИ ще вземе всички писма — панелът ще предупреди за това и няма да запази такова правило.

Стъпка 6. Достъп на служители до пощенската кутия#

Раздел „Достъп“ (само собственик). За всеки служител с логин — едно от три нива:

До 50 души за пощенска кутия. „Четене“ физически не може да изпрати писмо: забраната е на сървъра, а не само в интерфейса. Настройките на самата кутия и в двата случая остават за собственика. Собственикът на кутията и собственикът на акаунта не се показват в списъка — те и без това имат пълен достъп.

Автоответчик#

Разделът „Автоответчик“ в настройките на пощата — има го при всички видове пощенски кутии, освен при ИИ-агента (там за отговорите отговаря самият агент).

Превключвател „Отговаряй на входящи автоматично“ (включеният автоответчик се вижда с чип „↩“ в панела с кутии), „Тема на отговора“ (празно — ще се вземе темата на входящото с „Re:“), „Текст на отговора“, прозорец „Действа от“ / „Действа до“ (празни дати — без ограничение, и двете включително) и „Пауза между отговорите на един адрес, часове“ — защита от цикъл, нула означава сървърната стойност по подразбиране.

Отговаря сървърът в момента на доставяне на писмото, а не отвореният панел, — не е нужно да затваряте раздела. Срещу цикъл от два автоответчика стоят три независими прегради: разпознаване на служебните отметки на автоотговори и разпращания (нашият отговор също излиза маркиран като автоматичен), пауза за изпращача и отметка „на това писмо вече е отговорено“ — повторно доставяне няма да породи втори отговор.

⚠️ На cenaly.ru автоответчикът се настройва, но не отговаря — службата, която го изпълнява, работи само в AWS контура. Това е единственото място, където настройката се запазва, а действие не се случва; вж. „Ограничения“.

AI асистенти за отговор#

Това са треньори за разговори, а не автоматика: те пишат чернова, а писмото изпращате вие.

Асистентите се създават от собственика в настройките на пощата → „Асистенти“ (до 20 на акаунт). Всеки има:

• Име — „Продажби“, „Поддръжка“, „Резервации“;
• Инструкции (до 4000 символа) — кой е той и как отговаря: какво да предлага, какво да избягва, как да реагира на оплаквания;
• Тон и език на отговора („Както в писмото“ или конкретен);
• Обект, от чието име отговаря;
• Достъп до данни — с превключватели: „Каталог и цени“, „Поръчки на подателя“ (по неговия адрес), „Карта на заведението“ (наименование, адрес, телефон, часове) и база знания (не се използва / цялата / до три избрани сборки).

В прозореца за отговор служителят избира асистент от списъка, при желание дава еднократна подсказка („откажи учтиво“) и натиска „Предложи отговор“. Асистентът чете входящото писмо — това, на което отговаряте — и връща чернова; при ново писмо без оригинал панелът казва точно това. Нищо не се изпраща и не се пренаписва мълчаливо: текстът се вмъква в писмото от вашата ръка, преди подписа и цитата. Фрази от вида „аз съм AI“ в черновата се маркират с предупреждение.

На собственика под списъка се вижда редът „Достъп: …“ — кои превключватели на избрания асистент са включени; на служителя инструкциите и превключвателите не се показват. От базата знания асистентът взема само документи, отворени за клиенти: отговорът излиза навън.

AI агент на пощенската кутия#

Ако кутията е създадена с вид „AI агент“, входящите писма се обработват от него самия. Настройките са пет раздела:

Има два бутона за проверка: „Провери“ — прогон на правилата без нито едно писмо навън, резултатът отива в дневника; „Прогони агента“ — дай конкретно писмо на агента още веднъж по текущите настройки.

Достъпът на агента до документи от частна база знания се включва поотделно върху самите документи — с превключвателя „достъпен от пощата“.

Връзка със задачите и CRM#

• Писмо от задача. Бутонът „✉️ Напиши“ в картата на задачата отваря прозорец за писмо върху задачата — човекът не се изхвърля от задачата и от кореспонденцията, — а изпратеното писмо се запомня в нея: вижда се, че на доставчика вече е писано и дали е дошъл отговор. Вж. „Дъска за задачи“.
• Писмо в картата на контрагента. Доставено входящо писмо ляга като активност в картата на контрагента в „Компании и фактури“ — съвпадението се търси по адрес и се включва с превключвател в раздел „Автоматизация“ на CRM. Обратно от картата води връзка направо към писмото, в нужната папка.
• Искрата на AI асистента я има при три сложни повърхности на пощата — „Папки и правила“, настройките на AI агента и „Свои домейни“: тя ще обясни точно този блок.

Ограничения#

• Търсенето не надниква в телата на писмата. То минава по адреси, тема и начало на писмото; списъкът на папката е ограничен отгоре и лежи изцяло в паметта на раздела.
• Няма сървърни чернови. Черновата живее в браузъра: на друго устройство няма да я видите, а по-стара от седмица не се предлага.
• На cenaly.ru няма AI агентски кутии, автоответчик и чип за доставка. Кутия с вид „AI агент“ там не може да се създаде; настройките на автоответчика се запазват, но няма кой да отговаря на писмата; събитията за доставка и оплаквания от спам идват само в AWS контура. Всичко останало — кутии, папки, правила, асистенти — работи и в двата облака.
• Правилата „Решава AI“ се задействат не мигновено — в рамките на няколко минути след доставката, и всеки разбор се таксува като обикновено AI извикване. Правилата по условия работят веднага и безплатно.
• Свързана чужда кутия не се изтрива, а се изключва — писмата остават при доставчика. Изтриването на своя кутия, напротив, е необратимо: адресът се освобождава, писмата се изтриват.
• Предели: 30 папки и 20 правила за разпределяне на кутия, 50 души на кутия в „Достъп“, 20 асистента на акаунт, инструкции на асистента до 4000 символа. Кутията има дневен лимит за изпращане и предел на броя получатели — панелът ще ви каже, ако сте ги достигнали.
• Домейнът не се потвърждава веднага. Първите минути след създаването на първата кутия на домейна изпращането може да се отбива с бележка „домейнът още се потвърждава от доставчика на поща“ — това е нормално.

Отстраняване на неизправности#

Общ преглед по симптоми — отстраняване на неизправности; ако нищо не помогна, пишете ни — как да получите помощ.

Често задавани въпроси#

Трябва ли да купувам пощенски хостинг?#

Не. Кутии от вида anna@точка.cenaly.com работят веднага, без домейн и без външен доставчик. Собствен домейн е нужен само ако адресът трябва да изглежда като вашия собствен.

Мога ли да запазя своя Gmail и пак да работя в панела?#

Да — съветникът „Свържете своята кутия“ за три стъпки ще вземе пощата по IMAP и ще изпраща през вашия SMTP. Адресът и писмата при това остават у вашия доставчик.

С какво асистентът за отговори се различава от AI агента?#

Асистентът е треньор за разговори: той пише чернова, а писмото изпращате вие. Агентът е отделен вид кутия: той сам разпределя входящите по вашите правила и, ако сте разрешили, сам отговаря. Агент има само в AWS контура.

Автоответчикът работи ли на cenaly.ru?#

Може да се настрои, но автоотговорите там не се изпращат: услугата, която отговаря на писма, работи само в AWS контура. Засега това е единственото място в раздела, където настройката се запазва, а действие не се случва.

Кой ще прочете писмата на общата кутия?#

Тези, на които собственикът е дал достъп в раздела „Достъп“, и самият собственик. Нивото „Четене“ наистина само чете: забраната за изпращане стои на сървъра.

Какво ще стане с писмата, ако изтрия кутията?#

Те ще бъдат изтрити, а адресът ще се освободи за нова кутия. Това е необратимо, затова потвърждението показва адреса директно в текста. Ако просто трябва да спрете да получавате поща — изключете кутията вместо да я изтривате.

Свързани раздели#

• Служители и смени — профили, за които се създават кутии и се дава достъп
• Работен чат и гости — вътрешна кореспонденция и разговори с гости, да не се бърка с пощата
• Дъска със задачи на смяната — писмо, изпратено директно от картата на задача
• Компании и фактури — входящо писмо като активност в картата на контрагента
• База знания — откъде асистентите и агентът вземат факти
• AI модели и собствен ключ — през кой доставчик работят AI функциите на пощата
• Обаждания — служебната кутия на „Обаждания“ и транскрипции на разговори
• Данни и сигурност — къде живеят писмата и кой има достъп до тях