חשבונות ארגוניים — תשלום על ידי עובדים מיתרת הארגון
המדור „חשבונות ארגוניים“ — ניהול חשבונות אישיים של ארגונים שעובדיהם סועדים אצלכם בקביעות (קפיטריה במשרד, הסעדה ארגונית, הסכם עם חברה שכנה). העובד משלם בקוד החשבון שלו במקום במזומן או בכרטיס, וההוצאות נרשמות אוטומטית בחשבון הארגון שלו. לפתיחה: פאנל ניהול → חשבונות ארגוניים (admin.cenaly.com/corporate-accounts). המדור פועל בנפרד לכל סניף. כברירת מחדל הוא כבוי — יש להפעיל אותו בחנות האפליקציות (הרחבה „חשבונות ארגוניים“), והוא יופיע בתפריט הצד.
ארגונים וחשבונות עובדים#
המודל דו-רמתי:
- ארגון (מעסיק) — שם החברה, איש קשר, טלפון, דואר אלקטרוני, הערות, מטבע החיוב ו(באופן אופציונלי) מגבלה יומית כברירת מחדל לכל עובדיו.
- חשבון עובד — משויך לארגון: שם העובד, טלפון, קוד חשבון ייחודי, יתרה נוכחית ובמידת הצורך מגבלה יומית אישית שגוברת על מגבלת הארגון.
ניתן לתקן את פרטי הארגון בכל רגע: הכפתור ✎ שליד שמו פותח את אותה טופס כמו בעת ההוספה. חשבונות העובדים והיתרות שלהם אינם משתנים, והמגבלה היומית החדשה של הארגון חלה מיד על מי שאין לו מגבלה אישית.
ניתן להגדיר את קוד החשבון ידנית או ליצור אותו אוטומטית (בפורמט כגון CA-XXXX-XXXX) — לאחר היצירה הוא מוצג פעם אחת עם כפתור העתקה, ומכאן ואילך הוא מוצג בממשק רק בצורה מוסתרת (4 התווים האחרונים).
טעינת יתרה#
היתרה נטענת ידנית — על ידי הבעלים או רואה החשבון של העסק:
- טעינה חד-פעמית — סכום לחשבון אחד;
- טעינה גורפת — רשימה בשדה טקסט, שורה לכל עובד: שם, קוד (אופציונלי), סכום, טלפון (אופציונלי). עובדים קיימים מאותרים לפי שם, ולחדשים — נוצר חשבון; עבור כל שורה מוצגת התוצאה.
מגבלה יומית#
מגבלת ההוצאות היא יומית בלבד, ובמובנה היא קצובה יומית של המעסיק: כמה החברה מוכנה לשלם לעובד ביום. לארגון יש ערך ברירת מחדל, ולעובד בודד ניתן להגדיר ערך משלו שגובר עליו.
הקצובה מתאפסת בכל יום. הסכום הזמין לחיוב הוא הקטן מבין השניים: יתרת החשבון ויתרת הקצובה של היום. אם לא הוגדרה קצובה כלל, המגבלה היחידה היא היתרה.
החזר עבור הזמנה משחרר את הקצובה בחזרה: הסכום שהוצא במהלך היום פוחת בסכום ההחזר.
תשלום בקופה#
בקופה (POS) יש כפתור נפרד „תשלום בחשבון ארגוני“:
- הקופאי מזין את קוד החשבון של העובד;
- המערכת מציגה את היתרה ואת יתרת המגבלה היומית, ומחייבת את סכום ההזמנה (או חלק ממנו — את היתרה ניתן להשלים בדרך אחרת, התשלום מתאפשר בשילוב);
- אם הזמנה ששולמה מתבטלת לאחר מכן, החיוב בחשבון הארגוני מתהפך אוטומטית — הכסף חוזר לחשבון, והקצובה היומית משוחררת. ההיפוך אידמפוטנטי: עיבוד חוזר של הביטול לא יחזיר את הסכום פעמיים.
תשלום עצמאי על ידי האורח#
עבור סניף ניתן להפעיל את המתג „שירות עצמי לאורח“ — אז עובד הארגון יכול לשלם בעצמו, בלי קופאי, עבור ההזמנה שלו ישירות בתפריט הלקוח: בקופה מופיעה שיטת תשלום „חשבון ארגוני“, שבה הוא מזין טלפון וקוד חשבון.
הבדיקה זהה לזו שבקופה: יתרה, יתרת הקצובה היומית ואידמפוטנטיות החיוב.
דוח הוצאות#
הדוח לפי טווח תאריכים מציג עבור כל עובד את סכום ההוצאות ואת מספר הפעולות — עם ייצוא ל-CSV עבור הנהלת החשבונות או עבור הוצאת חשבונית לארגון בסוף התקופה.
מה נדרש להפעלה#
- מדור „חשבונות ארגוניים“ מופעל — כברירת מחדל הוא כבוי ומופעל במתג בחנות האפליקציות.
- ארגון מעסיק וחשבונות אישיים של עובדיו.
- יתרה טעונה — את הטעינה מבצע הבעלים או הנהלת החשבונות ידנית.
- מגבלת קצובה יומית — כמה העובד יכול להוציא ביום על חשבון המעסיק.
- קופה — תשלום בחשבון ארגוני מתקבל כשיטת תשלום נפרדת (POS).
מגבלות#
- טעינה ידנית בלבד. אין ממשק תשלום נפרד למעסיק באיטרציה הראשונה — את החשבון טוענים אתם לפי התשלום שהתקבל מהארגון.
- הזמנה ששולמה בחשבון ארגוני אינה ניתנת לאיחוד עם חשבונות אחרים — הקופה תסרב לכך במפורש.
- הקצובה מוגבלת ליום. מגבלות שבועיות וחודשיות אינן מוגדרות כציר נפרד.
- דוח ההוצאות נמצא בתוך המדור — אתם מייצאים אותו למעסיק.
פתרון תקלות#
המדור אינו מופיע בפאנל. הוא כבוי כברירת מחדל — יש להפעיל אותו במתג.
העובד אינו נמצא בקופה. יש לבדוק אם חשבונו נרשם בארגון הנכון ואם הוא אינו חסום.
התשלום נדחה. סביר להניח שהמגבלה היומית של הקצובה נוצלה או שאין כספים בחשבון הארגון.
לא מתאחד עם חשבון אחר. זהו איסור מכוון: הזמנה שבה הוחל תשלום ארגוני אינה מתמזגת עם חשבונות של אורחים אחרים.
המעסיק אינו רואה את ההוצאות. דוח ההוצאות נוצר במדור ומועבר לארגון על ידכם — למעסיק אין עדיין ממשק משלו.
מדורים קשורים#
- קופה (POS) — תשלום הזמנה מחשבון ארגוני
- כספים — התמונה הכספית הכוללת של העסק
- אורחים קבועים — זיהוי אורחים לפי מספר טלפון
שאלות נפוצות#
האם אפשר להגדיר מגבלה חודשית במקום יומית?#
נכון לעכשיו המגבלה היא יומית בלבד — כברירת מחדל ברמת הארגון, ובמידת הצורך בנפרד לכל עובד.
מי ממלא את היתרה — הארגון עצמו או העסק?#
את המילוי מבצע הבעלים או רואה החשבון של העסק באופן ידני (חד־פעמי או ברשימה מרוכזת) — אין עדיין אזור חשבון נפרד למילוי עצמאי על ידי הארגון.
מה קורה אם העובד שכח את קוד החשבון?#
הקוד מוצג בממשק העסק בצורה מוסתרת — ניתן לברר אותו במלואו אצל הבעלים/רואה החשבון שיצר את החשבון.
האם אפשר לשלם בחשבון ארגוני רק על חלק מההזמנה?#
כן, בקופה נתמכת תשלום משולב — חלק מהסכום מחויב מחשבון ארגוני (במסגרת יתרת המגבלה היומית), ואת היתרה משלמים בכל אמצעי אחר.