קבלות, החזרים והחלפות
מרשם הקבלות — היסטוריית כל המכירות בכל סניף. כל קבלה היא תצלום מצב בלתי ניתן לשינוי של התשלום: מה נרכש, על איזה סכום, באיזו שיטה, על ידי איזה קופאי ובאיזו משמרת קופה. על בסיס הקבלה אפשר לבצע החזר או החלפה ישירות מתוך ממשק הקופה.
פתיחה: פאנל ניהול → קופה (POS) → „קבלות“ (סמל 🧾 בתפריט הקופה). אין מדור נפרד „קבלות“ בסרגל הצד — המרשם נמצא בתוך הקופה.
מרשם הקבלות#
כל סניף מנהל מספור קבלות משלו — המספרים הולכים לפי סדר ואינם חוזרים על עצמם. במרשם מוצגים:
- תאריך ושעת המכירה;
- מספר הקבלה ומספר ההזמנה המקושר;
- פריטים, כמויות וסכומים;
- אמצעי התשלום — מזומן, כרטיס, אונליין, כרטיס מתנה, „בחוב“, חשבון עסקי, וכן כמה אמצעים בבת אחת (חלק מזומן, חלק בכרטיס) — הסכום לתשלום והעודף;
- קופאי ומשמרת קופה;
- סוג: מכירה, החזר או מקדמה — קבלת תשלום מקדמה עבור הזמנה שטרם נסגרה; כפתור המקדמה מופיע רק במקום שבו הקופה מחוברת למכשיר פיסקלי שמסוגל להפיק קבלות כאלה (רוסיה, 54-FZ).
הקבלה מודפסת כקבלה פיסקלית — עם פרטי המוכר ופירוט סכום המס לפי שיעורים — אם בפרטי הסניף מוגדר מספר מס. המדינה כשלעצמה אינה משפיעה על דבר: סניפים שבהם הקבלה מופקת במכשיר רישום פיסקלי (גאורגיה, רוסיה) פשוט אינם ממלאים שדות אלה, והקבלה מודפסת כבעבר. סוג המספר (VAT, GST, ABN, TRN, INN, TIN) משנה רק את תווית השדה בעת ההדפסה. החזר יורש את הפרטים ואת חלק המס היחסי של הקבלה המקורית — כתצלום מצב מרגע המכירה, ולא לפי ההגדרות הנוכחיות.
ניתן להדפיס מחדש קבלות בכל עת — כפתור „הדפסה“ לצד כל קבלה בהיסטוריה.
הדפסה והדפסה מחדש#
קבלת מכירה והחזר מודפסת במדפסת תרמית דרך Cenaly Hardware Bridge, עם נפילה לאחור להדפסה בדפדפן. אם המדפסת לא מקוונת, המשימה נכנסת לתור של הגשר — זהו מצב נפרד, והוא אומר שהאורח עדיין לא קיבל את הקבלה לידיו. לפרטים נוספים — הדפסה במטבח ובאולם.
סניף פיסקלי וסניף לא-פיסקלי הם סיפורים שונים. אם מבין החומרה בסניף יש רק מכשיר רישום פיסקלי, הגשר אינו מדפיס דרכו את הקבלה שלנו ונפילת האחור לדפדפן אינה מופעלת: הקופה מודיעה שהקבלה מודפסת על ידי הקופה הפיסקלית עצמה — וזה נכון, האורח קיבל את המסמך. אם לעומת זאת אין בסניף מכשיר רישום פיסקלי כלל, הקופה מציגה תג „מצב לא-פיסקלי“ עם ההסבר „מה שהקופה מדפיסה אינו קבלה פיסקלית“, ועל הקבלות עצמן מודפסת השורה „אינו מסמך פיסקלי“.
החזר לפי קבלה הוא גם פעולה ביומן זה.
החזר לפי קבלה#
ההחזר מבוצע מתוך היסטוריית הקבלות. זמין רק כאשר משמרת הקופה פתוחה.
החזר מלא#
יש ללחוץ על „החזר“ בקבלה הרצויה ולבחור „הקבלה כולה“. המערכת תחזיר את הסכום המלא, כולל דמי שירות ותשר.
החזר חלקי#
יש לבחור פריטים מסוימים ולציין את הכמות להחזרה. אי אפשר להחזיר יותר ממה שנמכר: המערכת בודקת את היתרה בהתחשב בהחזרים קודמים על אותה קבלה.
החזר חלקי מחזיר את עלות הפריטים עצמם: דמי שירות ותשר מוחזרים במלואם רק בהחזר מלא של הקבלה. המס (היכן שהוא קיים בקבלה) מחושב מחדש באופן יחסי לסכום המוחזר.
שיטת ההחזר#
בעת ביצוע ההחזר יש לציין:
- אמצעי ההחזר — מזומן או כרטיס;
- הסיבה — טקסט חופשי (ניתן להגדיר רשימת סיבות מראש: „הגדרות“ → „הזמנות“ → „סיבות להחזר“).
אם ההחזר מבוצע במזומן, הסכום נרשם אוטומטית כתשלום מתוך משמרת הקופה הנוכחית — התנועה נראית מיד בדוח הקופה.
החזר לכרטיס מתבצע במסוף הבנקאי עצמו, אם המכירה המקורית נשאה מזהה פעולה של המסוף והמסוף מחובר לגשר: הקופה שולחת למסוף פקודת החזר, והמפעיל מאשר אותה במכשיר. ללא תנאים אלה ההחזר נשאר רשומה במרשם בלבד, והמפעיל מחזיר את הכסף ידנית.
במקומות שבהם הקופה מסוגלת לכך, מופקת עבור ההחזר בנוסף קבלה פיסקלית „החזר הכנסה“.
לאחר השמירה נוצרת קבלה חדשה מסוג „החזר“ עם סכום שלילי, המקושרת לקבלת המכירה המקורית.
החזר למלאי#
פריטים שהוחזרו תמיד חוזרים למלאי: המערכת עצמה משחזרת את היתרות עבור כל שורת החזר במסמך נפרד — הדבר נראה במדור מלאי כהחזר מאורח. אין תיבת סימון נפרדת „להחזיר למלאי“, ואי אפשר לבטל את השחזור.
אם המוצר חזר פגום ולא יימכר, יש להסיר אותו מהמלאי במסמך מלאי נפרד.
החלפת מוצר#
ההחלפה היא תהליך בשני שלבים:
- החזר — יש לבצע החזר לפי הקבלה המקורית (מלא או חלקי).
- הזמנה חדשה — הקופה פותחת הזמנה ריקה, המסומנת כבר כ„החלפה“. יש להקליד את הפריטים החדשים ולבצע תשלום כרגיל.
כך לכל שלב יש קבלה משלו, וההיסטוריה נשארת שקופה.
החזרים בדוחות הכספיים#
כל ההחזרים נלקחים בחשבון במדור כספים:
- מדד „החזרים“ — הסכום הכולל של החזרים בתקופה;
- החזרים מופחתים מההכנסות — הנתונים הסופיים משקפים את המחזור הנקי;
- מגמת ההחזרים מושווית לתקופה הקודמת.
הדבר מאפשר לעקוב אחר הסיבות והתדירות של החזרים ולקבל החלטות בנוגע לאיכות.
מה נדרש להפעלה#
- קבלה שהופקה בקופה — המרשם מורכב מתמונות מצב בלתי ניתנות לשינוי של תשלום; רשומות אינן נוצרות בו ידנית.
- תפקיד ו-PIN — החזר והדפסה חוזרת מעל הסף מאושרים על ידי מנהל ונרשמים ביומן הסיכונים.
- מלאי מופעל — אם ההחזר אמור להחזיר יתרות (מלאי).
- גשר ומדפסת — להדפסת קבלת החזר ולהדפסה חוזרת.
מגבלות#
- ⚠️ המרשם פועל על תשתית AWS. במותג הרוסי (
cenaly.ru) הפונקציות על בסיסי נתונים אנליטיים אינן זמינות, והיסטוריית הקבלות שם אינה נבנית. - אין מדור נפרד בסרגל הצד — המרשם נמצא בתוך הקופה.
- החזר של חלק ספציפי של אורח בפיצול לא מיושם: אם האורחים חילקו את החשבון, ההחזר מבוצע במלואו מהקופה.
- כרטיס מתנה אחד מיושם על הזמנה פעם אחת; כרטיס פיזי עם ברקוד עדיין אין — רק קוד השובר.
- באופן לא מקוון זמין תמונת המצב האחרונה של המרשם, ורשומת ההחזר עצמה נכנסת לתור ותישלח עם חידוש החיבור.
פתרון תקלות#
הקבלה אינה במרשם. בדקו את הסניף — המרשם מנוהל בנפרד לכל סניף. במותג הרוסי אין מרשם כלל.
ההחזר אינו עובר. נדרש PIN של מנהל; בדקו גם שהקבלה שייכת לסניף הזה וטרם הוחזרה במלואה.
ההחזר לא החזיר יתרות למלאי. החזרה למלאי היא שלב נפרד בתהליך: היא מבוצעת רק אם המלאי מופעל ולפריט יש כרטיס טכני או כרטיס מוצר.
ההדפסה החוזרת דורשת אישור. כך זה מתוכנן: מעל הסף ההדפסה החוזרת מאושרת על ידי מנהל ונרשמת ביומן.
ההחזר הפיסקלי לא הופק בקופה. בדקו את הגשר ואת הקופה הפיסקלית: אם הדגם אינו תומך בסוג המסמך הנדרש, ההחזר יירשם במרשם, אך קבלה פיסקלית — לא.
מדורים קשורים#
- קופה (POS) — קבלת הזמנות וביצוע תשלום
- משמרת קופה — פתיחה/סגירה של משמרת, תשלומים במזומן
- כספים — הכנסות, KPI והשוואת תקופות
- מלאי — ניהול יתרות ומסמכי תנועת סחורה
- הזמנות — סטטוסים והיסטוריית הזמנות
- הדפסה במטבח ובאולם — הדפסת קבלות דרך הגשר, תור והדפסה חוזרת
- בקרת הפסדים — הדפסות חוזרות והחזרים ביומן הפעולות המסוכנות
שאלות נפוצות#
האם אפשר לבצע החזר בלי משמרת פתוחה?#
לא. ליצירת החזר נדרשת משמרת קופה פתוחה — במיוחד אם ההחזר מבוצע במזומן (הסכום מועבר כתשלום מהקופה). פתחו משמרת במדור קופה (POS) וחזרו על הפעולה.
מה יקרה אם קבלה אחת הוחזרה כמה פעמים?#
המערכת עוקבת אחר כל ההחזרים הקודמים לפי כל פריט. בהחזר חלקי אפשר להחזיר רק את הכמות שטרם הוחזרה קודם לכן. אי אפשר להחזיר יותר מהכמות שנמכרה.
האם החזר מפחית את היתרות במלאי?#
להיפך — החזר משחזר יתרות, והוא עושה זאת תמיד, בלי אפשרות נפרדת. המכירה המקורית כבר הפחיתה את היתרות; ההחזר משחזר אותן באופן חלקי או מלא.
האם הקבלה מופיעה מיד לאחר התשלום?#
כן. הקבלה נוצרת אוטומטית עם ביצוע התשלום דרך הקופה וזמינה מיד בהיסטוריית הקבלות. שם גם אפשר להדפיס אותה.
האם ההחזרים גלויים לעובדים?#
את המרשם „קבלות“ ואת הכפתור „החזר“ רואה כל עובד שתפקידו כולל את המדור „קופה“, עם משמרת פתוחה; הזכות להחזר ולהחזר בלי קבלת אסמכתא מוגדרת בנפרד בהרשאות ה-POS של התפקיד (ראו קופה (POS)). לוחות מחוונים כספיים עם KPI „החזרים“ זמינים לבעלים, למנהל ולתפקידים עם המדור „כספים“.