Klien (CRM)

Bagian "Perusahaan dan tagihan" — CRM B2B untuk tempat usaha: pembeli perorangan dan pembeli organisasi dalam satu kartu, lengkap dengan data identitas, dokumen, dan riwayat hubungan. Bagian ini dibutuhkan di tempat di mana penjualan tidak berhenti pada struk: pesanan B2B, faktur dan kontrak, tempo pembayaran, dan penyelesaian transaksi.

Di mana: Panel Admin → Tempat Usaha → "Perusahaan dan tagihan" (admin.cenaly.com). Bagian ini tersedia untuk semua jenis bisnis — bukan hanya toko — dan aktif secara default.

Tab di bagian atas ada delapan: Perusahaan dan tagihan · Tugas · Dokumen · Formulir cetak · Laporan · Bank · Data penjual · 🔔 Notifikasi. Di sebelah kanannya ada tombol "Penjualan": wizard yang memproses transaksi dari penawaran komersial ke faktur dan dokumen penutup.

Jangan tertukar dengan bagian "Tamu tetap": di sana ada buku telepon dan pengenalan tamu berdasarkan nomor, di sini ada kartu mitra bisnis yang lengkap.

Kartu klien#

Jenis kartu — perorangan atau badan hukum; kumpulan data identitas bergantung pada jenis dan negara. Format nomor pajak diverifikasi, termasuk checksum, dan memasukkan ulang nomor yang sudah ada akan menampilkan tautan "buka yang sudah ada" alih-alih membuat duplikat.

Di dalam kartu:

• nama (untuk perorangan — nama depan, nama belakang, patronimik) atau nama badan hukum dan alamat hukum;
• negara dan data identitas negara, penandatangan (direktur);
• rekening bank: bank, rekening/IBAN, BIK/SWIFT;
• kontak: nama, peran, telepon, email, Telegram, WhatsApp; dapat ditandai kontak utama dan kontak tujuan pengiriman dokumen;
• tanggal lahir, persetujuan pemasaran, catatan, tag, status.

Kontak juga dapat ditambahkan dalam satu baris: masukkan telepon, email, @telegram, atau tautan wa.me — jenisnya akan dikenali sendiri.

Untuk badan hukum Rusia, data identitas tidak perlu diketik manual: berdasarkan INN, kartu ditarik dari daftar negara, dan sebelum diterapkan ditampilkan bidang mana yang akan berubah. Saran dari daftar berfungsi ketika penyedia pencarian semacam itu terhubung di platform; selama belum terhubung, tombol "Cari berdasarkan INN" dengan jujur menjawab "Pencarian tidak tersedia", dan data identitas diisi manual — hal ini tidak memengaruhi fungsi kartu lainnya.

Pesanan klien#

Tab "Pesanan" menampilkan kartu "Pesanan", "Jumlah pembelian", "Pesanan terakhir" dan daftar pesanan dengan tanggal, nomor, jumlah, dan status. Pesanan masuk ke sini secara otomatis seiring pembelian klien di toko Anda. Dari baris pesanan, dokumen dapat langsung dibuat.

Dokumen, Kontrak, dan Penyelesaian Transaksi#

• Dokumen — dokumen dasar untuk klien ini: faktur, berita acara, surat jalan, dan lainnya. Kumpulan jenis dokumen, maska penomoran, mode PPN, dan jumlah dalam huruf diambil dari profil negara (Georgia, Rusia, Kazakhstan, Inggris Raya, Australia, Selandia Baru, UEA, Siprus, Yunani, Spanyol, Portugal, Kroasia, Polandia, Rumania, Turki, dan profil universal). Dokumen yang sudah jadi dapat dibuka, diunduh sebagai PDF, dikirim ke email klien, atau dibatalkan dengan mencantumkan alasan. Data penjual dalam dokumen yang diterbitkan adalah cuplikan pada saat penerbitan: jika Anda kemudian mengubah rekening atau penandatangan di profil, dokumen yang sudah diterbitkan tidak akan ditulis ulang, dan di kartu dokumen terlihat persis data yang dikirimkan kepada klien.

• Kontrak — wizard empat langkah: templat → pihak dan penandatangan → ketentuan (tenggat pembayaran, limit kredit, persentase uang muka dan diskon, pesanan minimum, pengiriman, jangka waktu) → pratinjau. Status: draf, diterbitkan, ditandatangani (dapat dilampirkan pindaian), diakhiri; ketentuan yang berlaku ditampilkan sebagai label di bagian atas kartu klien.

• Penyelesaian transaksi — saldo, tunggakan jatuh tempo dan tenggat terlama, aliran operasi (pengiriman, pembayaran, pengembalian, nota kredit, uang muka), penambahan pembayaran dan penyesuaian, alokasi pembayaran ke dokumen — dengan tombol "menurut FIFO" atau tepat ke dokumen yang dituju, dengan menampilkan sisa saldo per faktur dan opsi pembatalan.

• Faktur berulang — sub-tab "Reguler" di daftar dokumen: sewa, biaya berlangganan, pemeliharaan diterbitkan sendiri. Jadwal — "setiap bulan tanggal N" (tanggal 31 di bulan pendek digeser ke hari terakhir) atau "setiap N hari"; terlihat tanggal terdekat, penerbitan terakhir, dan alasan jika penerbitan dijeda. Profil dibuat dengan tombol "Ulangi…" langsung dari dokumen contoh yang sudah diterbitkan — baris diambil dari contoh pada saat setiap penerbitan, jadi menaikkan harga cukup sekali. Satu periode = satu faktur, pengulangan tidak akan membuat duplikat; bisa juga "terbitkan yang sudah jatuh tempo sekarang" secara manual.

• Formulir cetak — tab atas tersendiri di bagian ini (daftar dokumen memiliki tepat tiga sub-tab: daftar, "Reguler", dan "Templat email"). Ini adalah tata letak yang digunakan untuk mencetak PDF. Formulir disusun dari blok (judul, teks, kolom, pihak, tabel baris, total, tanda tangan) dengan penyisipan nilai dokumen — nomor, jumlah, data, jumlah dalam huruf; blok atau kolom tertentu dapat ditampilkan berdasarkan kondisi. Tersedia formulir bawaan platform — universal, faktur untuk negara dengan PPN, surat jalan, dan untuk Rusia juga faktur pembayaran, UPD, dan berita acara. Saat penerbitan dan pembatalan, dokumen dicetak sesuai formulir yang dipilih.

• Templat email — sub-tab daftar dokumen: daftar templat dan editor, tempat placeholder (nomor, jumlah, tenggat pembayaran, pihak lawan, penjual, tabel item) disisipkan pada posisi kursor, dan pratinjau menampilkan hasilnya pada dokumen cabang yang sebenarnya. Teks email dapat dibuat oleh AI berdasarkan deskripsi singkat — dengan mengacu pada basis pengetahuan akun, sumber ditampilkan sebagai chip. Di jendela pengiriman dokumen dipilih pengirim (alamat sistem atau kotak surat cabang — pilihan diingat), subjek, dan templat.

Untuk cabang di Polandia dengan ekstensi terhubung, di samping faktur ada panel pengiriman ke KSeF — sistem faktur elektronik pemerintah: faktur dikirim ke sana langsung dari kartu, dan kembali diterima status, nomor yang diberikan, dan konfirmasi UPO.

Untuk cabang di Rusia tersedia EDI melalui Saby (SBIS) — ekstensi "Saby Docs" di toko aplikasi, dihubungkan per cabang. Daftar dokumen menjadi umum untuk kedua arah: chip "masuk / keluar", lencana "↓ Masuk" dan "Saby", status pertukaran. Dokumen masuk bersama PDF ditarik sendiri (pemeriksaan setiap beberapa menit), pihak lawan berdasarkan INN dibuat otomatis; dokumen keluar dikirim dengan tombol "Kirim ke Saby". Penandatanganan tetap di sisi Saby — kami tidak memiliki kontur tanda tangan elektronik sendiri.

Templat dan pengisian dokumen oleh AI — di bagian Dokumen.

Laporan#

Tab "Laporan" — bersifat menyeluruh untuk seluruh cabang, bukan per satu klien: penuaan piutang (keranjang tunggakan hingga 90+ hari), daftar pembayaran, dan daftar pengiriman. Masing-masing dapat diekspor ke CSV.

Data penjual#

Di tab "Data penjual" didaftarkan badan hukum yang atas namanya Anda menerbitkan dokumen — bisa ada beberapa di bawah satu akun, satu ditetapkan sebagai utama. Untuk setiap badan hukum dapat disimpan beberapa rekening bank, penandatangan, alamat email, dan telepon: di setiap daftar, rekaman default ditandai bintang ★, itulah yang disisipkan ke dokumen, sedangkan yang lain dipilih saat penerbitan. Untuk badan hukum dapat dibuat unit dan gudang: masing-masing memiliki nama, alamat, dan kontak sendiri, satu ditandai sebagai utama, dan yang tidak diperlukan diarsipkan (tidak ada penghapusan — dokumen yang sudah diterbitkan merujuk ke unit tersebut). Di jendela penjualan, unit dipilih dari daftar, masuk ke dokumen, dan dicetak di PDF sebagai baris "Unit/Gudang" di bawah data penjual; unit yang sama juga dibawa ke faktur berulang dan ke faktur berdasarkan penerimaan proposal komersial.

Otomatisasi#

Di bagian bawah tab yang sama — blok "Otomatisasi": empat tombol yang dikonfigurasi per cabang, bukan per badan hukum.

Rekening bank#

Tab "Bank" menerima rekening koran dari rekening giro sesuai format yang diunduh bank Anda — sebagai file. Format dikenali otomatis dari isinya, bukan dari ekstensinya: ekspor untuk 1C, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, serta CSV dan Excel biasa. Tidak perlu mengatur apa pun sebelumnya — cukup seret file.

Setelah diunggah, terlihat kartu rekening dan tabel transaksi bulan yang dipilih. Periode dapat diunggah secara tumpang tindih (banyak bank memotong ekspor menjadi beberapa bagian) — transaksi yang sama tidak akan muncul dua kali. Setiap unggahan tercatat di log impor, dan salah satunya dapat dibatalkan seluruhnya jika file ternyata salah.

Jika bank mengekspor CSV atau Excel dengan judul kolomnya sendiri dan kolom tidak dikenali, akan terbuka panduan pemetaan: tunjukkan mana tanggal, jumlah, berita transfer, dan pihak lawan. Pemetaan akan diingat untuk bank ini, dan file tidak perlu diunggah ulang — file sudah terunggah.

Selanjutnya pembayaran dapat dialokasikan ke pihak lawan. Di samping setiap transaksi terlihat kecocokan yang disarankan dan seberapa yakin kami: pihak lawan dicari berdasarkan nomor rekening dalam berita transfer, berdasarkan INN dan jumlah, berdasarkan INN saja, atau berdasarkan nama. Konfirmasi dapat dilakukan satu per satu atau sekaligus secara massal, dan filter "belum dialokasikan" menunjukkan apa yang tersisa. Pembayaran yang dikonfirmasi masuk ke rekonsiliasi pihak lawan dan menutup utangnya. Uang itu sendiri tidak diposting ke mana pun: pembayaran dialokasikan oleh manusia, sistem hanya menyarankan.

Jika tidak ada kecocokan sama sekali — transaksi dapat ditautkan secara manual: pilih pihak lawan dari daftar, dan pembayaran akan masuk ke rekonsiliasinya dengan tanda "manual", agar nanti terlihat bahwa ini bukan pencocokan otomatis.

Aktivitas dan tugas#

Tab "Aktivitas" — riwayat pekerjaan dengan klien: catatan, panggilan, dan tugas dengan tenggat. Tugas yang terlambat ditandai, dan semua tugas terbuka untuk semua klien dikumpulkan dalam daftar terpisah "Tugas" — ini daftar kerja manajer untuk hari itu. Dalam daftar ini hanya ada tugas terbuka, sehingga baris yang ditandai centang akan hilang dari daftar; di bagian bawah layar muncul notifikasi dengan tombol "Batalkan" — tombol ini menghapus tanda dan mengembalikan tugas ke daftar. Tombol di sebelahnya membuka riwayat perubahan kartu: apa dan kapan berubah, siapa penulis perubahan dan dari mana asalnya. Tenggat tugas baru tidak harus dipilih di kalender: tulis dengan kata-kata di teksnya sendiri — "telepon lagi besok", "tagihan sampai 25.12", "hari Jumat", "dalam 3 hari", "30 September" — dan di samping kolom akan muncul tombol "Isi tenggat". Tombol ini mengisi kolom kosong saat ditekan; tanggal yang dipilih secara manual tidak diubah oleh saran tersebut.

Feed juga terisi sendiri: panggilan masuk dari telepon kontak masuk ke kartu sebagai aktivitas (arah, durasi, ringkasan singkat, tautan ke rekaman), email masuk — aktivitas dengan subjek dan tautan "buka di email". Jalur sebaliknya juga ada: dari kartu panggilan di bagian "Panggilan" tombol mengarah langsung ke perusahaan, ke tab "Aktivitas"-nya. Kedua aliran dimatikan dengan tombol "Panggilan → aktivitas pihak lawan" dan "Email → aktivitas pihak lawan" (tab "Data penjual", blok "Otomatisasi").

Tugas CRM terbuka terlihat tidak hanya di sini: di papan tugas shift bersama (/tasks) di atas ada blok "Perusahaan dan rekening" — daftar hanya-baca, setiap baris mengarah ke kartu pihak lawan. Jika sumber tidak tersedia, blok tidak ditampilkan — papan shift tidak bergantung pada CRM.

Kartu memiliki manajer penanggung jawab (dipilih dari karyawan Anda) — berdasarkan ini daftar difilter: "Milik saya" dan "tanpa penanggung jawab". Di bawah profil — blok "File": kontrak, spesifikasi, pindaian dapat dilampirkan ke kartu itu sendiri.

Analisis AI atas permintaan#

Tombol "🤖 Analisis permintaan" mengubah email, transkrip panggilan, atau PDF menjadi draf penjualan siap pakai. Anda tempelkan teks — platform menampilkan pratinjau analisis: klien mana yang dikenali, baris mana yang dipilih dari katalog Anda (dengan penilaian keyakinan untuk masing-masing), apa yang tidak berhasil dikenali. Anda periksa dan tekan "Buat draf".

Yang penting:

• AI bekerja hanya dengan data Anda — katalog cabang dan kartu klien; ia tidak dapat mengarang produk yang tidak ada, semua yang tidak dikenali dengan jujur masuk ke daftar terpisah;
• harga, pajak, dan diskon tidak ditetapkan AI — semuanya diambil dari katalog, syarat komersial klien, dan profil negara;
• klien dikenali terutama berdasarkan nomor pajak, e-mail, atau telepon, dan baru kemudian berdasarkan nama;
• hasilnya — selalu draf plus tugas untuk manajer: menerbitkan dokumen dengan cara ini tidak bisa. Jika kartu klien belum ada, kartu dibuat dengan tanda "dari analisis AI";
• di mana mencari hasilnya: draf ada di tab "Dokumen" kartu klien, tugas — di tab "Aktivitas". Di tab "Pesanan" tidak akan ada: ke sana hanya masuk pembelian klien ini di toko Anda.

Pengingat dan dunning#

Tab "Notifikasi" mengaktifkan pengingat otomatis berdasarkan lokasi: digest harian, pengingat kepada Anda tentang tagihan yang terlambat, email ke klien dengan nada yang semakin tegas, peringatan tentang berakhirnya penawaran komersial dan kontrak — setiap skenario memiliki parameternya sendiri (jam pengiriman, tahapan, berapa hari sebelumnya). Tombol "Periksa sekarang" menjalankan hal yang sama segera, dan daftar "Pengingat terdekat" menunjukkan apa yang akan dikirim — setiap item dapat ditunda.

Daftar, pencarian, dan tindakan massal#

Pencarian dilakukan berdasarkan nama, nomor pajak, telepon, dan email. Filter — berdasarkan tipe (perorangan/badan hukum), status (aktif, diblokir, di arsip), tag, dan manajer penanggung jawab ("Milik saya" dan "Tanpa penanggung jawab" — dengan penghitung, agar tidak ada klien yang hilang). Roda gigi "Tampilan halaman" mengatur set kolom, kepadatan tabel, dan tab yang terbuka pertama.

Setelah memilih beberapa kartu, Anda dapat mengirimnya ke arsip, memberi tag, atau menghapus tag sekaligus untuk semuanya. Kartu yang diarsipkan tetap disimpan (dokumen dapat merujuk ke sana), tetapi hilang dari daftar aktif.

Impor, ekspor, dan duplikat#

• Impor — berupa daftar, satu klien per baris: tipe;nama;negara;nomor pajak;telepon;email. Laporan menunjukkan berapa banyak yang dibuat, berapa yang sudah ada, dan di mana kesalahannya.
• Ekspor CSV — seluruh pilihan saat ini, dengan mempertimbangkan pencarian dan filter serta mencakup semua halaman daftar.
• Penggabungan duplikat: kartu saat ini tetap dipertahankan, kartu yang dipilih diarsipkan, kontak dan identitasnya dipindahkan. Hanya kartu dengan tipe yang sama yang dapat digabungkan.

Bagian terkait#

• Tamu tetap — pengenalan tamu dan riwayat pesanan berdasarkan nomor telepon
• Dokumen — templat kontrak dan berita acara, pengisian oleh AI
• Komersial — program mitra dengan tautan ke kartu klien
• Pesanan — daftar pesanan secara keseluruhan
• Keuangan — uang dan laporan

Pertanyaan umum#

Apa bedanya dengan “Tamu tetap”? “Tamu tetap” adalah direktori cepat berdasarkan nomor telepon dan lencana kunjungan ulang. “Klien” adalah kartu dengan data identitas, dokumen, dan penyelesaian transaksi, untuk B2B dan penjualan dengan berkas.

Apakah klien akan muncul sendiri setelah pesanan di etalase? Ya. Setelah pesanan dibuat, platform sendiri mencari kartu yang cocok berdasarkan nomor pajak, telepon, atau email — dan jika tidak ada, platform membuatnya dari data pesanan dan melengkapi kolom yang kosong, tanpa menimpa apa yang sudah Anda isi secara manual. Ini tidak menimbulkan duplikat: pesanan ulang dari pembeli yang sama akan masuk ke kartu yang sama. Membuat kartu secara manual atau melalui impor juga bisa dilakukan.

Saya sudah memproses permintaan — mengapa tidak ada di tab “Pesanan”? Karena pemrosesan AI tidak membuat pesanan etalase, melainkan draf penjualan — penawaran komersial atau faktur. Cari di tab “Dokumen” pada kartu klien, sedangkan tugas “periksa sebelum diterbitkan” ada di tab “Aktivitas”. Tab “Pesanan” hanya menampilkan pembelian klien di toko Anda; permintaan dari email, panggilan, atau PDF tidak masuk ke sana.

Apakah bagian ini bisa dibuka oleh karyawan, bukan pemilik akun? Belum bisa: bagian ini hanya berfungsi di bawah akun pemilik. Karyawan dengan login sendiri (dan pemilik yang beralih ke akun orang lain) akan ditolak — akses berdasarkan peran untuk bagian ini masih dalam pengembangan.

Apakah pembeli bisa diblokir? Kartu memiliki status “Diblokir”, dan untuk melarang pesanan di etalase tersedia daftar blokir di pengaturan pesanan — lihat Toko online.