Клиенти (CRM)

Делот „Компании и сметки“ — B2B-CRM за установи: купувачи-физички лица и купувачи-организации во една картичка, со податоци, документи и историја на односите. Тој е потребен таму каде што продажбата не завршува со сметка: B2B-нарачки, фактури и договори, одложени плаќања и меѓусебни пресметки.

Каде: Админ-панел → Установа → „Компании и сметки“ (admin.cenaly.com). Делот е достапен за сите типови бизниси — не само за продавница — и е вклучен по стандард.

Горните јазичиња се осум: Компании и сметки · Задачи · Документи · Печатени формулари · Извештаи · Банка · Податоци за продавачот · 🔔 Известувања. Десно од нив е копчето „Продажба“: волшебник што ја спроведува зделката од комерцијална понуда до фактура и затворачки документи.

Не мешајте со делот „Постојани гости“: таму има телефонски именик и препознавање на гостинот по број, овде — целосни картички на контрагенти.

Картичка на клиент#

Типот на картичката е физичко лице или правно лице; од типот и земјата зависи множеството податоци. Форматот на даночните броеви се проверува, вклучително контролните суми, а повторното внесување на постоечки број ќе покаже врска „отвори постоечки“ наместо да создаде дупликат.

Во картичката:

• име (за физичко лице — име, презиме, татково име) или правно име и правна адреса;
• земја и податоци по земја, потписник (раководител);
• банкарски сметки: банка, сметка/IBAN, BIK/SWIFT;
• контакт лица: име, улога, телефон, email, Telegram, WhatsApp; може да се означи главниот контакт и тој на кој се испраќаат документи;
• датум на раѓање, согласност за маркетинг, белешки, ознаки, статус.

Контактот се додава и со еден ред: внесете телефон, email, @telegram или врска wa.me — типот ќе се определи сам.

За руски правни лица податоците не мора да се внесуваат рачно: по INN картичката се повлекува од државниот регистар, а пред примена се покажува кои полиња ќе се променат. Советите од регистарот работат кога на платформата е поврзан провајдер за такво пребарување; додека не е поврзан, копчето „Најди по INN“ чесно одговара „Пребарувањето е недостапно“, и податоците се пополнуваат рачно — тоа не влијае на останатата работа на картичката.

Нарачки на клиент#

Јазичето „Нарачки“ покажува плочки „Нарачки“, „Сума на купувања“, „Последна нарачка“ и список на нарачки со датум, број, сума и статус. Нарачките доаѓаат овде автоматски како што клиентот купува во вашата продавница. Од редот на нарачката може веднаш да се создаде документ.

Документи, договори и взаемни пресметки#

• Документи — основни документи за овој клиент: фактури, акти, товарни листови и друго. Збирот на типови документи, маската за нумерирање, режимот за ДДВ и износот со букви се земаат од профилот на земјата (Грузија, Русија, Казахстан, Обединетото Кралство, Австралија, Нов Зеланд, ОАЕ, Кипар, Грција, Шпанија, Португалија, Хрватска, Полска, Романија, Турција и универзален профил). Готовиот документ може да се отвори, преземе како PDF, испрати на е-пошта на клиентот или анулира со наведување причина. Податоците за продавачот во издадениот документ се снимка во моментот на издавањето: ако подоцна ја промените сметката или потписникот во профилот, веќе издадените документи нема да се препишат, и во картотеката на документот се гледаат токму тие податоци со кои документот отишол кај клиентот.

• Договори — мастер од четири чекори: шаблон → страни и потписници → услови (одложено плаќање, кредитен лимит, процент на аванс и попусти, минимална нарачка, достава, рок) → преглед. Статуси: нацрт, издаден, потпишан (може да се приложи скениран документ), раскинат; активните услови се прикажуваат како ознака во заглавието на картотеката на клиентот.

• Взаемни пресметки — салдо, задоцнет долг и најстариот рок, лента на операции (отпремање, плаќање, враќање, кредитна нота, аванс), додавање на плаќање и корекции, распределба на плаќањата по документи — со копчето „по FIFO“ или точно на потребниот документ, со приказ на остатокот по сметката и можност за враќање.

• Повторливи фактури — подтабот „Редовни“ во регистарот на документи: кирија, претплата, сервисирање се издаваат сами. Распоредот е „секој месец на N-ти“ (31-ви во краток месец се поместува на последниот ден) или „на секои N дена“; се гледа најблискиот датум, последното издавање и причината ако издавањето е паузирано. Профилот се создава со копчето „Повтори…“ директно од издадениот документ-примерок — ставките се земаат од примерокот во моментот на секое издавање, затоа доволно е еднаш да се покачи цената. Еден период = една фактура, повторното извршување нема да создаде дупликат; може и рачно да се „издаде она што доспеало сега“.

• Печатени форми — посебен горен таб на разделот (регистарот на документи има точно три подтаба: список, „Редовни“ и „Шаблони за писма“). Тоа се макети според кои се печати PDF. Формата се составува од блокови (заглавие, текст, полиња, страни, табела со ставки, вкупно, потписи) со вметнување на вредностите од документот — број, износи, податоци, износ со букви; блок или поединечно поле може да се прикаже по услов. Има готови форми на платформата — универзална, фактура за земји со ДДВ, товарен лист, а за Русија уште фактура за плаќање, UPD и акт. При издавање и анулирање документот се печати по избраната форма.

• Шаблони за писма — подтаб на регистарот на документи: список на шаблони и уредувач каде што местата за внесување (број, износ, рок на плаќање, контрагент, продавач, табела со ставки) се вметнуваат на позицијата на курсорот, а прегледот го покажува резултатот на вистински документ од локацијата. Текстот на писмото може да се генерира со ИИ по краток опис — врз основа на базата на знаење на сметката, а изворите се прикажуваат како чипови. Во прозорецот за испраќање на документ се избираат испраќач (системска адреса или поштенско сандаче на локацијата — изборот се памети), тема и шаблон.

За локации во Полска со поврзано проширување, покрај фактурата има панел за испраќање во KSeF — државниот систем за електронски фактури: фактурата оди таму директно од картотеката, а назад пристигнуваат статус, доделен број и потврда UPO.

За локации во Русија има ЕДО преку Saby (SBIS) — проширување „Saby Docs“ во продавницата за апликации, се поврзува по локации. Регистарот на документи станува заеднички за двата правци: чипови „влезни / излезни“, беџови „↓ Влез.“ и „Saby“, состојба на размената. Влезните документи заедно со PDF се повлекуваат сами (проверка на неколку минути), контрагентот по INN се создава автоматски; излезниот оди со копчето „Испрати во Saby“. Потпишувањето останува на страната на Saby — ние немаме свој контур за електронски потпис.

Шаблони и ИИ-пополнување на документи — во разделот Документи.

Извештаи#

Табот „Извештаи“ — сеопфатни за целата локација, а не за еден клиент: стареење на побарувањата (кошнички за задоцнување до 90+ дена), регистар на плаќања и регистар на отпремања. Секој се извезува во CSV.

Податоци за продавачот#

Во табот „Податоци за продавачот“ се создаваат правни лица, во чие име издавате документи — може да има неколку под една сметка, едно се назначува за основно. За секое правно лице може да се чуваат неколку банкарски сметки, потписници, адреси за е-пошта и телефони: во секој список со ѕвездичка ★ се означува записот по правило, тој се вметнува во документот, а останатите се избираат при издавањето. За правното лице може да се создадат подразделенија и магацини: секое има свое име, адреса и контакти, едно се означува како основно, а непотребното оди во архива (бришење нема — веќе издадените документи се повикуваат на подразделението). Во прозорецот за продажба подразделението се избира од списокот, влегува во документот и се печати во PDF како ред „Подразделение/Магацин“ под податоците за продавачот; истото се пренесува и во повторливите фактури и во фактурата по акцепт на комерцијална понуда.

Автоматизација#

На дното од истиот таб — блок „Автоматизација“: четири прекинувачи, кои се нагодуваат за локација, а не за правно лице.

Банкарски изводи#

Картичката „Банка“ прима извод по сметката онака како што го извезува вашата банка — како датотека. Форматот се препознава сам, по содржината, а не по наставката: извоз за 1C, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, како и обични CSV и Excel. Ништо не треба однапред да се поставува — само превлечете ја датотеката.

По вчитувањето се гледаат картичките на сметките и табелата со операции за избраниот месец. Периодите може да се вчитуваат со преклопување (многу банки го делат извозот на делови) — истата операција нема да се појави двапати. Секое вчитување се запишува во дневникот на увози, и секое од нив може целосно да се врати ако датотеката се покажала погрешна.

Ако банката извезува CSV или Excel со свои наслови и колоните не се препознаени, ќе се отвори волшебникот за означување: покажете каде е датумот, износот, целта на плаќањето и контрагентот. Означувањето ќе се запамети за оваа банка, а датотеката не треба повторно да се вчитува — таа е веќе вчитана.

Понатаму плаќањата може да се распределат по контрагенти. До секоја операција се гледа предложеното совпаѓање и колку сме сигурни во него: контрагентот се бара по бројот на сметката во целта на плаќањето, по INN и износ, по само INN или по назив. Потврдувањето може по една операција или веднаш во пакет, а филтерот „нераспределени“ покажува што останало. Потврденото плаќање влегува во взаемните пресметки на контрагентот и го затвора неговиот долг. Самите пари никаде не се книжат: плаќањата ги распределува човек, системот само предлага.

Ако совпаѓање воопшто нема — операцијата може да се поврзе рачно: изберете контрагент од списокот, и плаќањето ќе застане во неговите взаемни пресметки со ознака „рачно“, за подоцна да се види дека тоа не е автоматски избор.

Активности и задачи#

Картичката „Активност“ е историјата на работата со клиентот: белешки, повици и задачи со рок. Просрочените задачи се означени со боја, а сите отворени задачи по сите клиенти се собрани во посебен список „Задачи“ — тоа е работниот список на менаџерот за денот. Во овој список има само отворени задачи, затоа означениот ред со штиклирање исчезнува од него; долу на екранот се појавува известување со копче „Откажи“ — тоа ја симнува ознаката и ја враќа задачата во списокот. Прекинувачот до него ја отвора историјата на промени на картичката: што и кога се сменило, кој е автор на исправката и од каде дошла. Рокот на новата задача не мора да се избира во календарот: напишете го со зборови во самиот текст — „да се јавам утре“, „фактура до 25.12“, „во петок“, „за 3 дена“, „30 септември“ — и до полето ќе се појави копче „Внеси рок“. Тоа го пополнува празното поле при кликнување; рачно избраниот датум предлогот не го менува.

Лентата се полни и сама: дојдовен повик од телефонот на контактното лице се запишува во картичката како активност (насока, времетраење, кратко резиме, врска до снимката), дојдовна е-пошта — како активност со тема и врска „отвори во поштата“. Има и обратен пат: од картичката на повикот во делот „Повици“ копчето води директно во компанијата, на нејзината картичка „Активност“. Двата текот се исклучуваат со прекинувачите „Повик → активност на контрагентот“ и „Е-пошта → активност на контрагентот“ (картичка „Податоци за продавачот“, блок „Автоматизација“).

Отворените задачи на CRM се гледаат не само тука: на заедничката табла со задачи на смената (/tasks) горе стои блок „Компании и сметки“ — список само за читање, секој ред води во картичката на контрагентот. Ако изворот е недостапен, блокот едноставно не се прикажува — таблата на смената не зависи од CRM.

Картичката има одговорен менаџер (се избира од вашите вработени) — по него се филтрира списокот: „Мои“ и „без одговорен“. Под профилот — блок „Датотеки“: договори, спецификации, скенирани документи може да се приложат кон самата картичка.

ИИ-разбор на барање#

Копчето „🤖 Разбери го барањето“ претвора е-пошта, стенограм од повик или PDF во готов предлог-продажба. Го вметнувате текстот — платформата покажува преглед на разборот: кој клиент е препознаен, кои редови се избрани од вашиот каталог (со оценка за сигурност за секој), што не успеало да се препознае. Вие проверувате и кликнувате „Создај предлог“.

Што е важно:

• ИИ работи само со вашите податоци — каталогот на локацијата и картичките на клиентите; не може да измисли производ што не постои, сето непрепознаено чесно оди во посебен список;
• цена, данок и попуст ИИ не одредува — тие се земаат од каталогот, комерцијалните услови на клиентот и профилот на земјата;
• клиентот се препознава најпрво по даночниот број, е-поштата или телефон, и само потоа по називот;
• резултатот е секогаш предлог плус задача за менаџерот: не може да се издаде документ на овој начин. Ако картичката на клиентот сѐ уште не постоела, таа се создава со ознака „од ИИ-разбор“;
• каде да се најде резултатот: предлогот лежи во картичката „Документи“ на клиентот, задачата — во картичката „Активност“. Во картичката „Нарачки“ нема да го има: таму влегуваат само купувањата на овој клиент во вашиот магацин.

Потсетници и дюнинг#

Картичката „Известувања“ вклучува автоматски потсетници по локација: дневен преглед, потсетници до вас за просрочени фактури, писма до клиентот со постепено засилување на тонот, предупредувања за истекување на комерцијалните понуди и договори — секое сценарио има свои параметри (час на испраќање, фази, за колку дена). Копчето „Провери сега“ го извршува истото веднаш, а списокот „Најблиски потсетници“ покажува што ќе биде испратено — секоја ставка може да се одложи.

Список, пребарување и масовни дејства#

Пребарувањето оди по име, даночен број, телефон и email. Филтрите — по тип (физички лица/правни лица), статус (активни, блокирани, во архива), ознаки и одговорен менаџер („Мои“ и „Без одговорен“ — со бројач, за да не се изгуби ничиј клиент). Запченикот „Изглед на страницата“ го поставува збирот колони, густината на табелата и картичката што се отвора прва.

Со избирање на неколку картички, може да ги испратите во архива, да ставите ознака или да отстраните ознака веднаш за сите. Архивираната картичка се зачувува (може да се повикуваат документи на неа), но исчезнува од активниот список.

Увоз, извоз и дупликати#

• Увоз — како список, по еден клиент на ред: тип;назив;земја;даночен број;телефон;email. Во извештајот се гледа колку се создадени, колку веќе постоеле и каде е грешката.
• Извоз CSV — тековната селекција целосно, земајќи ги предвид пребарувањето и филтрите и по сите страници од списокот.
• Спојување на дупликати: тековната картичка останува, избраната се архивира, нејзините контакти и идентитети се пренесуваат. Се спојуваат само картички од ист тип.

Поврзани раздели#

• Постојани гости — препознавање на гостинот и историја на нарачки по телефон
• Документи — шаблони за договори и записници, ИИ-пополнување
• Комерција — партнерска програма со врска до картичката на клиентот
• Нарачки — заеднички список на нарачки
• Финансии — пари и извештаи

Често поставувани прашања#

По што се разликува ова од „Постојани гости“? „Постојани гости“ е брз именик по телефон и значка за повторна посета. „Клиенти“ е картичка со податоци, документи и взаемни пресметки, за B2B и продажби со документација.

Дали клиентот ќе се појави сам по нарачка во продавницата? Да. По поднесувањето на нарачката платформата сама наоѓа соодветна картичка по даночен број, телефон или email — а ако нема таква, ја создава од податоците на нарачката и ги дополнува празните полиња, без да го пребрише тоа што веќе сте го внеле рачно. Ова не создава дупликати: повторната нарачка на истиот купувач слетува во истата картичка. Картичките може да се внесуваат и рачно или преку увоз.

Ја разгледав пријавата — зошто ја нема во табот „Нарачки“? Затоа што ИИ-разгледувањето не прави нарачка од продавницата, туку нацрт-продажба — комерцијална понуда или фактура. Барајте ја во табот „Документи“ на картичката на клиентот, а задачата „провери пред издавање“ — во табот „Активност“. Табот „Нарачки“ ги прикажува само купувањата на клиентот во вашата продавница; пријава од е-пошта, телефонски повик или PDF не влегува таму.

Може ли разделот да го отвори вработен, а не сопственикот на сметката? Засега не: разделот работи само под сметката на сопственикот. Вработен со сопствено корисничко име (и сопственик префрлен на туѓа сметка) ќе добие одбивање — пристапот по улоги за овој раздел е во изработка.

Може ли да се блокира купувач? Картичката има статус „Блокиран“, а за забрана на нарачки во продавницата работи блок-листа во поставките за нарачки — види Интернет-продавница.