Documente: șabloane și completare cu AI

Secțiunea „Documente” este un constructor de documente de personal, contractuale și de depozit: ordine, contracte de muncă, contracte de livrare, împuterniciri și alte acte pe care unitatea trebuie să le întocmească în mod regulat. Deschideți Panoul de administrare → Documente (admin.cenaly.com/documents).

Secțiunea are trei file: „Fișiere”, „Șabloane” și „Documente”; implicit este deschisă fila „Fișiere”. Secțiunea este activată implicit și vizibilă imediat în meniul lateral — dacă nu aveți nevoie de ea, o puteți elimina din panou cu cardul „Documente” din Magazinul de aplicații (cu același comutator se și readaugă).

Documentele se țin pe punctul de lucru selectat. Secțiunea este deschisă proprietarului și acelor angajați a căror funcție include „Documente”: în presetările gata făcute aceștia sunt contabilul, responsabilul de achiziții, gestionarul de depozit, specialistul în resurse umane (HR) și managerul de vânzări — oricărei alte funcții i se adaugă secțiunea în constructorul de roluri. Ceilalți angajați văd documentele adresate lor în contul propriu, la „Documentele mele”.

Punctul de lucru se alege dintr-o listă în antetul secțiunii. Dacă punctul dorit nu există încă, ultimul element al aceleiași liste, „＋ Adaugă punct de lucru…”, deschide formularul unui punct nou chiar aici, fără a vă duce în secțiunea „Locații”: aceleași câmpuri (denumire, adresă, telefon, e-mail, valută, țară), iar după salvare secțiunea trece imediat pe noul punct de lucru. Elementul este vizibil pentru cei care pot edita documente. Dacă planul a epuizat deja limita de puncte de lucru, formularul vă anunță acest lucru și vă propune să treceți la alt plan.

Fișiere: texte, tabele și fișiere încărcate#

Fila „Fișiere” conține fișierele de lucru ale unității care nu provin dintr-un șablon: notițe, calcule, liste de prețuri, scanări. Trei tipuri:

• Document text — editor cu titluri, liste, tabele, imagini și linkuri, meniu slash cu /, căutare și înlocuire și asistent AI. Același editor ca la articolele site-ului.
• Tabel — o foaie de calcul completă: formule Excel, formatare, unirea și fixarea celulelor, sortare și filtre, validarea datelor, formatare condiționată, notițe, mai multe foi, anulare și refacere. Copierea din Excel și înapoi funcționează. Butonul ⤢ extinde tabelul pe toată pagina browserului, revenirea se face cu același buton sau cu tasta Esc.
• Fișier încărcat — PDF, imagini, DOCX/XLSX/PPTX, CSV/TXT/MD până la 25 MB. PDF-urile, imaginile și textele se deschid direct în secțiune, formatele office se descarcă.

Un fișier poate fi creat cu butonul „Creează” (text / tabel / încarcă), prin tragerea fișierului în panou sau prin „Import XLSX/CSV” — fișierul importat devine un tabel editabil cu valori, formule, celule unite și dimensiuni (formatarea nu se transferă însă). Tabelul poate fi exportat înapoi în XLSX sau CSV.

Fișierele sunt organizate în propriile foldere, iar rândul are acțiuni: deschide, descarcă, redenumește, duplică, mută, șterge.

Deasupra unui document text deschis sau a unui fișier text (.md, .txt, .csv și altele) se vede unde se află: punctul de lucru și calea folderelor, de exemplu „Fișiere / Contracte / 2026”. Fiecare folder din cale este un link: faceți clic și se deschide lista acelui folder, iar „Fișiere” duce în vârf. Modificările nesalvate se salvează înainte de navigare, iar butonul „înapoi” al browserului vă readuce în fișier.

Modificările se salvează singure — la una-două secunde după ce ați încetat să tastați și la închidere; starea se vede în textul „Salvat 14:32 / Se salvează… / Nesalvat”. Dacă un coleg editează fișierul în același timp, în loc de o suprascriere silențioasă veți primi un avertisment și propunerea de a reciti versiunea recentă.

Căutare în toată secțiunea#

Câmpul de căutare de deasupra filelor caută simultan peste tot: în șabloane (denumire, tip, etichetele câmpurilor și text), în documentele gata făcute (număr, numele șablonului, valorile completate, numele atașamentelor) și în fișiere — inclusiv textul documentelor și valorile celulelor tabelelor; PDF-urile și fișierele office încărcate se găsesc după nume.

Este necesar să se regăsească toate cuvintele din interogare — majusculele și „ă/â” nu contează, iar o potrivire în denumire cântărește mai mult. În rezultate se vede tipul înregistrării, numărul, calea folderului și un fragment evidențiat; clicul deschide editorul potrivit pe fila potrivită.

Șabloane: proprii și din catalog#

În fila „Șabloane” sunt disponibile:

• Șabloanele dumneavoastră proprii — se creează de la zero, cu câmpuri substituent arbitrare ({{nume_câmp}}) în interiorul textului. Pentru șablon se definesc denumirea, categoria (personal / clienți / furnizori / altele), limba, tipul documentului și seria de numerotare implicită, iar pentru fiecare câmp — eticheta, tipul (text, text pe mai multe rânduri, număr, dată, bani, listă de opțiuni), obligativitatea și indiciul.
• Catalogul global — 338 de șabloane tipice gata făcute pentru 32 de țări (ordine de personal, contract de muncă, contract de furnizare, contract de prestări servicii, împuternicire pentru primirea mărfii etc.), grupate pe categorii — personal, furnizori, clienți. Sus sunt afișate șabloanele universale, apoi — șabloanele țării locației dumneavoastră, iar celelalte țări sunt ascunse într-un acordeon.

Un șablon din catalog poate fi conectat în două moduri:

Alegeți „Copie” dacă intenționați să adaptați formulările pentru dumneavoastră și „Legat” dacă doriți să aveți mereu versiunea tipică actuală. Șablonul legat se transformă oricând în copie cu butonul „Creează o copie”.

Același catalog este deschis integral pe site, fără înregistrare — secțiunea „Șabloane de documente”: textul oricărui șablon poate fi citit în avans, puteți comuta secțiunile opționale din el (perioadă de probă, primă, formă de plată) și vedea ce câmpuri completează sistemul singur din fișele companiei, angajatului și contrapartidei. Este comod pentru a alege documentul necesar înainte de a crea un cont sau pentru a trimite linkul unui coleg.

Câmpurile platformei#

O parte dintre câmpuri nu trebuie completate manual: butonul „Inserează câmpul platformei” pune în text un substituent care preia datele din cont. Astfel de câmpuri sunt 45, în șase grupuri: companie (date de identificare, bancă, director), locație, angajat (nume complet, funcție, data angajării, salariu, date din pașaport etc.), contrapartidă, documentul însuși (număr, dată, denumire) și auxiliare (data de astăzi, numele utilizatorului). Dacă ați adăugat manual în text {{substituenți}} noi, butonul „Actualizează câmpurile din text” le va adăuga în tabelul de câmpuri.

Chestionarul: punctele care nu sunt necesare tuturor#

Același contract diferă de obicei prin detalii: unuia îi trebuie o perioadă de probă, altul plătește în numerar, iar altul prin factură. În loc de trei șabloane aproape identice, creați un chestionar — secțiunea „Chestionar (secțiuni opționale)” din editorul de șabloane. Întrebarea este de două tipuri:

• comutator — „da/nu” („Există perioadă de probă?”);
• alegere — mai multe răspunsuri; fiecare are propriul text în orice limbă și un cod latin scurt (cash, bank), prin care răspunsul este adresat în textul șablonului.

Punctul opțional însuși este marcat în text prin etichete. Nu trebuie să le scrieți manual: selectați paragraful, apăsați pe panoul de deasupra textului „⑂ Secțiune opțională” și alegeți prin ce se activează. La o întrebare cu alegere, meniul va avea câte o linie pentru fiecare răspuns, iar pe buton este afișată eticheta gata făcută:

Aici payment este cheia întrebării, cash — codul răspunsului; ambele sunt vizibile în tabelul chestionarului. Aceleași etichete pot fi tastate și manual — forma este exact aceasta. Sub text, editorul vă avertizează dacă eticheta face referire la o întrebare sau un răspuns inexistent, blocul nu este închis sau întrebarea este definită, dar nu este folosită nicăieri; acest lucru nu împiedică salvarea șablonului. În previzualizarea șablonului apar comutatoare active — se vede documentul cu punctul respectiv și fără el.

Când se creează un document după un astfel de șablon, chestionarul devine un pas al asistentului „Document nou”: răspunsurile se bifează sau se descriu în cuvinte, iar IA le va completa singură. Câmpurile care au rămas doar în interiorul secțiunilor dezactivate nu sunt afișate în formular și nu sunt obligatorii la finalizare.

Dosare și numerotare#

Șabloanele și documentele sunt organizate în dosare — sunt două arbori independenți cu firimituri de navigare, redenumire și mutare (la căutare, lista devine plată, cu indicarea căii). Pentru numerele documentelor se configurează serii de numerotare: șablonul numărului (implicit DOC-{YYYY}-{NNNN}), resetarea anuală a contorului și previzualizarea următorului număr.

Pentru documentele de personal se iau în considerare termenele de păstrare conform normelor țării: la încercarea de a șterge un astfel de document mai devreme de termen, secțiunea va avertiza despre acest lucru (nu șterge nimic singură).

Crearea unui document de lucru#

Din șablon se creează un document de lucru (un ordin concret pentru un anumit angajat, un contract concret cu un anumit furnizor etc.) — fila „Documente”. Fiecare document de lucru are propriul set de valori pentru câmpurile șablonului, independent de alte documente create din același șablon.

Asistentul „Document nou” parcurge doi pași: mai întâi se alege șablonul, apoi contextul: angajatul și/sau contrapartida din baza dumneavoastră. Se vede imediat ce se completează automat și ce câmpuri lipsesc — un act tipic se întocmește fără deloc AI. Restul câmpurilor se completează manual direct în formular, cu butonul „Completează din sistem” sau cu ajutorul AI (vezi mai jos). Dacă datele din cont s-au modificat, butonul „Actualizează din platformă” afișează dialogul „a fost → va deveni”; legătura câmpului cu platforma poate fi ruptă („Editează manual”).

În documentul propriu-zis aceeași alegere există ca blocul „Obiectele documentului” — trei carduri-sursă: compania noastră (dacă punctul de lucru are mai multe persoane juridice, se alege cea necesară — ea va apărea și în antetul formularului), angajatul și contrapartida (se caută în bază). Schimbați cardul — datele din câmpuri se preiau imediat din cel nou, iar datele celui vechi dispar: într-un act finalizat, datele străine nu se deosebesc cu ochiul de cele corecte, iar locul gol din previzualizare este evidențiat. Ce ați scris manual nu se atinge niciodată. Lângă fiecare card este linkul „deschide cardul”, pentru a corecta datele la sursă.

Adresa paginii arată mereu unde vă aflați: documentul deschis sau editorul de șabloane ajung în link, astfel încât F5 vă readuce în același loc, „înapoi” închide documentul, iar linkul poate fi partajat cu un coleg.

În masă pentru un grup de angajați#

Același act pentru întregul colectiv nu trebuie creat unul câte unul: generarea în masă creează până la 200 de documente simultan. Alegeți șablonul, selectați angajații (filtru după rol, modul „doar cei care nu au încă”), vedeți previzualizarea — și indicați dacă documentele se finalizează imediat și dacă se solicită luarea la cunoștință.

Documentele pot fi deschise nu doar din secțiune: linkuri către ele duc din cardul angajatului, cardul contrapartidei și din „Documentele mele” în contul angajatului.

Completarea câmpurilor cu AI#

Documentul de lucru are două moduri de a completa rapid câmpurile cu ajutorul AI:

1. Chat — descrieți situația în formă liberă (de exemplu, „întocmește un ordin de angajare pentru ospătărița Ivanova din 1 august, salariu 45000”) — AI recunoaște valorile necesare și le introduce în câmpurile șablonului.
2. Foto — fotografiați un formular de hârtie deja completat sau un pașaport/document de unde trebuie preluate datele — AI recunoaște textul din fotografie și completează câmpurile corespunzătoare.

AI nu inventează valori care nu există în descrierea dumneavoastră sau în fotografie — câmpurile necompletate rămân goale și sunt evidențiate în previzualizare, iar câmpurile completate de AI sunt marcate separat, ca să le puteți verifica înainte de tipărire. La finalul completării se afișează un sumar „completate N câmpuri, lipsesc M”. Faptele cunoscute de sistem despre angajatul selectat sunt primite de AI ca context, așa că nu este nevoie să le duplicați în descriere.

Completarea cu AI nu funcționează în toate cloud-urile: în conturul rusesc este dezactivată — acolo câmpurile se completează manual și cu butonul „Completează din sistem”.

Ciornă, final și număr#

Documentul de lucru are două stări:

• Ciornă — pot fi editate orice câmpuri, numărul nu este încă atribuit;
• Final — documentul primește un număr din seria de numerotare și data emiterii, formularul se blochează, iar pe server se generează PDF-ul final.

Documentul poate fi readus în ciornă cu butonul „Revino la ciornă” — numărul atribuit rămâne însă la document și nu se atribuie din nou.

Fiecare acțiune asupra documentului se înregistrează în jurnalul de evenimente al cardului: creat, editat, finalizat, atribuit număr, generat PDF, trimis spre luare la cunoștință, trimis memento, completat de AI, creat în masă.

Previzualizare, tipărire și PDF#

În dreapta formularului este o previzualizare A4 live a documentului: valorile se introduc în textul șablonului pe măsură ce completați câmpurile, iar {{substituenții}} necompletați sunt evidențiați, ca să nu-i omiteți.

Documentul finalizat poate fi:

• tipărit direct din browser;
• descărcat ca PDF — acesta este generat de server, cu fonturi încorporate pentru latină, chirilică, greacă și georgiană. Fiecare generare nouă se salvează ca versiune separată, cele anterioare nu se suprascriu; linkul de descărcare este de unică folosință și valabil 15 minute.

Aspectul formularului. Textul șablonului înțelege o marcare simplă (titluri, liste, aldine, tabele), iar foaia în sine se tipărește pe formularul de firmă — cu logo și datele punctului de lucru. Antetul se configurează în editorul de șabloane, iar previzualizarea de pe ecran coincide cu ceea ce va ajunge în PDF.

Atașamente și trimitere#

La documentul de lucru pot fi atașate fișiere — scanul exemplarului semnat, o anexă, o fotografie. Atașamentul poate fi transmis, la cerere, asistentului AI ca context la completarea câmpurilor.

Documentul finalizat se trimite destinatarului direct din card — prin e-mail (PDF ca atașament) sau în chatul de lucru. Destinatarul este preluat din contextul documentului: angajat sau contrapartidă. Toate trimiterile sunt vizibile în istoricul documentului, iar textul e-mailului ajunge în limba interfeței dumneavoastră (limba expeditorului) — sunt acceptate toate cele 45 de limbi ale platformei.

Luarea la cunoștință de către angajat#

Documentul final, legat de un angajat, poate fi trimis spre luare la cunoștință: angajatul îl vede în cont, în „Documentele mele”, și confirmă sau respinge. Statutul este vizibil în cardul documentului (așteaptă luarea la cunoștință / luat la cunoștință / respins), iar la nevoie luarea la cunoștință se resetează și se solicită din nou.

Confirmarea este înregistrată într-o bază probatorie — cine, când, de la ce IP și dispozitiv, plus suma de control a textului documentului — și se tipărește ca ștampilă pe ultima pagină a PDF-ului. Aceasta este o simplă confirmare a faptului luării la cunoștință, nu o semnătură electronică calificată și nu KEDO.

Termene de valabilitate și mementouri#

Pentru un document se poate indica o perioadă de valabilitate — „valabil de la” și „valabil până la”. Secțiunea urmărește singură termenele:

• praguri de mementou — până la cinci valori, implicit cu 30, 7 și 1 zi înainte de încheiere;
• filtrele „expiră” și „expirat” în lista de documente și sinteza pe punct de lucru;
• verificare zilnică pe server cu notificare în chatul de lucru; butonul „Verifică termenele acum” o pornește manual.

Astfel nu se pierd carnetele medicale, termenele contractelor și ale procurilor.

Secțiuni conexe#

• Angajați și ture — datele de personal care sunt utile la completarea ordinelor și contractelor
• Contrapărți — fișele furnizorilor și clienților, de unde se preiau datele celeilalte părți
• Stoc — furnizorii cu care se încheie contracte de livrare
• Magazin de aplicații — module și extensii pentru cont

Întrebări frecvente#

Care este diferența dintre un șablon „conectat” și o „copie”?#

Un șablon conectat nu poate fi editat direct, dar primește automat actualizări din catalog. Copia este în întregime a dumneavoastră și editabilă, însă actualizările din catalog nu se aplică asupra ei.

Poate IA să inventeze date care nu apar în fotografie?#

Nu — completarea este construită astfel încât să nu introducă valori care lipsesc din descrierea dumneavoastră sau din fotografie. Astfel de câmpuri rămân goale pentru completare manuală.

Se pot crea mai multe documente dintr-un singur șablon?#

Da, dintr-un singur șablon se pot crea oricâte documente de lucru independente — de exemplu, un ordin de angajare pentru fiecare angajat nou.

Cum obțin documentul pe hârtie?#

Deschideți documentul de lucru și folosiți butonul de printare — se va deschide dialogul standard de printare al browserului cu versiunea A4 a documentului.