Proprietate și Hardware

Echipamentele dintr-o unitate trăiesc de obicei în capul cuiva și în conversații: cine ține al doilea Terminal, de cine este responsabil laptopul, câți ani are frigiderul vechi și cât mai este evaluat în raportare. Secțiunea „Proprietate” este registrul a tot ce deține afacerea, cu două lucruri care nu există într-un tabel dintr-o aplicație de mesagerie: persoana responsabilă și amortizarea — separat pentru contabilitate și separat pentru impozit.

Deschidere: Panou de administrare → Proprietate (admin.cenaly.com/assets).

Ce este această secțiune#

În registru există o singură entitate — obiectul de proprietate, care are un tip: Hardware, telefon, computer, automobil, mobilă, spațiu, imobilizări necorporale (programe, licențe, drepturi) sau altele. Câmpurile comune sunt aceleași pentru toate tipurile — denumire, marcă și model, număr de serie și număr de inventar, cantitate, Punct de lucru, angajat responsabil material, stare, notă și istoricul evenimentelor — iar la telefon, automobil și computer se adaugă un bloc propriu „Pașaport”: post suplimentar și login SIP, număr de înmatriculare și VIN, nume în rețea și sistem de operare. Există cinci stări: Ciornă · În exploatare · Inactiv · În reparație · Casat; ciorna este obiectul fără dată de dare în exploatare: este deja în registru, dar nu se amortizează și nu apare în centralizator.

Ce este necesar pentru pornire#

Nu este nevoie să instalați nimic: secțiunea funcționează în browser, iar imprimarea etichetelor la fel — prin dialogul obișnuit de imprimare.

Pasul 1. Înregistrarea unui obiect#

Butonul „＋ Adaugă proprietate” deschide fișa. Aceasta se deschide așa cum vă este mai comod — ca fereastră, panou sau pe tot ecranul (alegerea este memorată), iar densitatea ei este o setare de utilizator: „minimă” păstrează doar câmpurile fără de care obiectul nu poate fi creat, „completă” afișează toate secțiunile dintr-o dată.

Trei câmpuri merită explicate. „Cantitate” — pentru un lot omogen dintr-o singură factură: zece scaune identice nu trebuie înregistrate prin zece fișe. „Mod de dobândire” — „Achiziție”, „Arendă / leasing”, „Aport al proprietarului”, „Donație”, „Producție proprie”, „Excedent de Corecție”; câmpul descrie proveniența, iar modul de recunoaștere în evidență este stabilit de politici. „Cost (fără TVA)” — costul inițial fără TVA deductibil: exact acesta devine baza de amortizare, iar TVA-ul deductibil se înregistrează separat.

Pasul 2. Darea în exploatare#

Cât timp obiectul nu are dată de dare în exploatare, el este ciornă. Darea în exploatare se poate face în două moduri: prin câmpul „Dat în exploatare” din fișă sau prin elementul „Dă în exploatare” din meniul „Acțiuni” al rândului — atunci data va fi ziua de astăzi.

În acel moment, obiectului i se atribuie automat un număr de inventar de forma INV-000001, dacă nu ați stabilit unul propriu; amortizarea se calculează de la data dării în exploatare — din aceeași lună sau din luna următoare, după cum prevede politica. Darea în exploatare nu poate fi anulată: poate fi șters doar un obiect în stare de ciornă. Un obiect care a fost în exploatare nu se șterge, ci se casează — istoricul lui rămâne în registru, iar în centralizator este prezentat corect ca ieșit din evidență.

Pasul 3. Politici contabile și regulile țării#

Aceeași achiziție există în două registre după reguli diferite, de aceea în fișă sunt două secțiuni. Contabilitatea financiară — „Recunoaștere” („Mijloc fix (capitalizare)” sau „Descărcare imediată (obiect de mică valoare)”), „Metoda” („Liniară”, „Sold descrescător”, „Nu se amortizează”), „Durata de utilizare utilă” în luni, „Valoarea reziduală”, „Coeficientul de accelerare”, „Începutul amortizării” („Din luna următoare punerii în funcțiune” sau „Din luna punerii în funcțiune”), „Grupa”.

Contabilitatea fiscală — „Amortizare”, „Descărcare imediată” sau „Nedeductibil”; „Grupa de amortizare / pool”, „Metoda”, durata sau „Norma anuală, %”, startul, „Prima de amortizare, %” din variantele țării și „Nota contabilului”.

Nu este nevoie să completați manual: butonul „Completează conform regulilor țării” preia țara punctului de lucru, tipul și valoarea obiectului și completează ambele politici, iar sub câmpuri explică de ce anume așa. „Durata de utilizare utilă” este marcată cu asterisc și este obligatorie cât timp recunoașterea este „capitalizare” și metoda nu este „Nu se amortizează”: fără durată nu aveți cu ce calcula amortizarea, iar fișa nu se salvează — apăsați „Completează conform regulilor țării”, scrieți durata singur sau alegeți „Descărcare imediată”/„Nu se amortizează”. Dacă la salvare fișa nu s-a închis, aceasta mută singură cursorul la câmpul necompletat. Dacă valoarea nu depășește pragul fiscal — obiectul se descarcă imediat în ambele registre (pragul este inclusiv: valoarea egală cu pragul merge tot în cheltuieli). Nimic nu se completează în silențiu — doar la apăsare.

Regulile țării sunt o valoare implicită, nu semnătura contabilului: ultimul cuvânt îl are specialistul dumneavoastră, iar pentru notele lui există un câmp separat în secțiunea fiscală.

Pasul 4. Amortizarea lunară și jurnalul pentru contabil#

Fila „Amortizare” are două axe: „Luna” și „Registrul” („Contabilitate financiară” sau „Fiscal”). În tabel, pentru fiecare obiect în funcțiune se vede „Început”, „Metoda”, „Pe lună” (cu mențiunea „primă” sau „descărcat imediat”), „Acumulat” și „Valoare reziduală”, iar jos „Total” — separat pentru fiecare valută.

Două butoane îi transmit același lucru contabilului — „Descarcă jurnalul lunii (JSON)” și „Descarcă CSV” — și nu este un export al tabelului, ci întregul jurnal al lunii în formatul propunerilor de înregistrări contabile, în același format în care își transmite documentele salarizarea:

La registrul fiscal jurnalul conține doar amortizarea — celelalte operațiuni sunt ale lui și se calculează în afara părții noastre.

Situația mișcării pentru perioadă#

Fila „Situația” răspunde la întrebarea „ce era la început, ce a intrat, ce a ieșit, ce a rămas”. Setați „De la” și „Până la”, alegeți registrul — și pentru fiecare obiect vedeți valoarea și amortizarea acumulată la început, intrarea (punerea în funcțiune și modernizarea), ieșirea, suma calculată pentru perioadă, stocul la sfârșit și valoarea reziduală; mai jos — „Total” pe valute.

Sub total, pe rânduri separate, apar cele care nu intră în bilanț: „Descărcat imediat (sub pragul de capitalizare)” și „Reparații pentru perioadă”. Dacă perioada se încheie cu ultima lună, situația este chiar stocul la dată pentru notele la bilanț; butonul „Descarcă CSV” o transmite ca fișier. În situație intră obiectele puse în funcțiune până la sfârșitul perioadei și care nu au ieșit din evidență până la începutul ei — dacă este goală, de obicei acesta este motivul, nu o defecțiune.

Modernizare și reparații#

Opțiunea „Modernizare / reparație…” din meniul rândului (sau butonul „Adaugă modernizare sau reparație” din fișă) deschide fereastra „Modernizare sau reparație”. Câmpul „Ce s-a făcut” distinge două cazuri, iar diferența este esențială:

Urmează „Data finalizării lucrărilor”, „Valoarea (fără TVA)”, „TVA la intrare”, iar la modernizare și „Prelungește durata cu, luni” (gol — durata nu se schimbă, soldul se repartizează pe lunile rămase), „Ce anume s-a făcut”, „Antreprenorul” și „Numărul documentului”. Butonul — „Salvează”.

Cazurile extreme sunt rezolvate astfel: modernizarea unui obiect deja amortizat integral fără prelungirea duratei se descarcă în luna intrării în vigoare, iar cea făcută înainte de începerea amortizării intră în costul inițial; în fișă apare rândul „Valoarea cu modernizarea”, iar coloana „Valoarea” din registru arată valoarea cu modernizările până în luna curentă. Unde anume este granița dintre reparație și modernizare — decide contabilul, fereastra nu ghicește: în Polonia modernizarea fiscală începe de la 10 000 zł pe an, în Georgia reparația se deduce în limita a 5 % din soldul grupei.

Cedare#

Punctul „Cedare…” deschide fereastra „Cedarea bunului”: „Data cedării”, „Motivul” („Vândut”, „Casat”, „Pierdut”, „Furat”, „Transmis”, „Returnat locatorului”), „Venitul din vânzare (fără TVA)” la vânzare și „Notă”. Butonul — „Cedează”. După aceea, bunul rămâne în registru ca rând gri, amortizarea se oprește în luna cedării, iar în jurnalul lunii apare operațiunea de cedare cu pierdere sau venit.

Etichete cu QR și corecția#

Butonul „🏷 Etichete” deasupra registrului tipărește autocolante de 58×40 mm pentru toate bunurile filtrate care au număr de inventar; opțiunea „Tipărește eticheta” din meniul rândului tipărește una singură. Pe autocolant — QR, numărul de inventar mare, denumirea, punctul de lucru și responsabilul.

QR-ul duce la fișa acestui bun din panoul dumneavoastră de administrare (/assets/?asset=<id>): la parcurgerea încăperilor, telefonul deschide fișa prin scanare, fără căutare după număr. Linkul funcționează doar autentificat, cu acces la secțiune, iar pe autocolant nu apare nimic ce nu se vede pe bun. Tipărirea folosește dialogul obișnuit al browserului, deci se potrivește la fel de bine pe o imprimantă termică de etichete, cât și pe o imprimantă obișnuită în modul „după dimensiunea paginii”; despre imprimantă în sine — în hardware.

Telefoane și hardware — dintr-un clic#

Înlocuirea inversă nu are loc: lista telefoanelor din „Telefonie” rămâne derivată din înregistrările de la centrala telefonică, iar registrul de patrimoniu — din ceea ce a înregistrat omul. Camerele și dispozitivele încă neconfigurate („detectate”) nu se înregistrează astfel.

Limitări#

• Corecția ca document încă nu există. Etichete cu QR și parcurgere după ele există, dar procesul-verbal „conform registrului / conform realității” cu diferențe — încă nu.
• Înregistrările contabile sunt un fișier de descărcat. Jurnalul lunii se livrează în JSON și CSV; nucleul contabil care l-ar prelua automat încă nu este conectat — contabilul importă fișierul singur.
• Sistemele de tip pool se calculează aproximativ. În Regatul Unit, Kazahstan și Georgia legea calculează amortizarea pe an, pe pool, iar secțiunea — pe bun, lunar: în anul achiziției aceasta subestimează norma.
• Pachetul Kazahstanului este verificat parțial (clasificatorul mijloacelor fixe, trecerea soldurilor la noul cod fiscal, pool-ul anual), iar pentru țările fără pachet propriu se aplică cel general conform IFRS for SMEs — ambele fiind marcate în fișă ca valori implicite ce necesită confirmarea contabilului.
• Luna, perioada și registrul nu ajung în adresă. În link există doar fila (?tab=) — nu puteți trimite unui coleg un link direct la „mai, registrul fiscal”.
• Editare simultană din două file. Pe cenaly.com și cenaly.com înregistrarea este condiționată: fila care pierde recitește registrul și repetă modificarea. Pe cenaly.ru înregistrarea este necondiționată — editați registrul dintr-un singur loc.
• Secțiunea nu depune rapoarte fiscale. Ea calculează amortizarea și livrează înregistrările contabile; declarațiile, impozitul pe proprietate și impozitul pe transport rămân în sarcina contabilului.
• Costurile sunt în unități minore întregi ale monedei (copeici, tîîn; yena nu are zecimale, dinarul are trei). Fracțiunile de copeică nu se stochează, sumele lunilor se reconciliază cu baza de date.

Depanare#

Întrebări frecvente#

Prin ce diferă „Imobilizările” de „Stocuri”?#

Stocuri — despre proviziile care se consumă: produse, mărfuri, ambalaje. „Imobilizările” — despre ceea ce se folosește ani la rând și își pierde valoarea treptat: hardware, mobilier, mașini, spații, programe. O singură achiziție intră fie acolo, fie aici, dar nu în ambele locuri.

Este nevoie de un contabil pentru a folosi asta?#

Pentru a ține registrul și a imprima etichete — nu. Pentru a semna politica și a decide cazurile controversate (modernizare sau reparație, capitalizare sau casare) — da: butonul de reguli ale țării oferă o valoare implicită, nu concluzia unui specialist.

Ce facem cu aparatura măruntă, cum ar fi un fierbător sau un router?#

Nimic special: dacă valoarea nu depășește pragul țării, butonul de reguli va seta singur „Casare imediată (valoare mică)” în ambele registre. În situație, astfel de achiziții apar pe o linie separată sub total și nu intră în bilanț.

Cum predau datele contabilului?#

Fila „Amortizare” → „Descarcă jurnalul lunii (JSON)” sau „Descarcă CSV”: acolo este toată luna — recepția în evidență, modernizarea și reparația, amortizarea și casarea, cu facturile aferente gata pregătite. Situația pentru perioadă se exportă prin propriul CSV în fila „Situație”.

Se iau în considerare imobilizările închiriate și cele în leasing?#

Se pot înregistra: în câmpul „Cum a fost obținut” există „Închiriere / leasing”, iar la returnare — motivul casării „Returnat locatorului”. Dacă un astfel de obiect se recunoaște în bilanț și dacă se amortizează, decide contabilul prin politicile fișei — în secțiune nu există o interpretare automată a contractelor de închiriere.

Secțiuni conexe#

• Magazin de aplicații — de unde se activează fișa „Imobilizări și hardware”
• Hardware: ce se conectează și Cenaly Hardware Bridge — de unde vine butonul „🧰 În imobilizări”
• Telefonie: centrala proprie — aparatele telefonice și butonul „În imobilizări” din fișa aparatului
• Etichete și imprimarea insignelor — imprimanta de etichete pe care se tipăresc autocolantele
• Stocuri — provizii și consumabile, spre deosebire de mijloacele fixe
• Clienți și contrapărți — de unde se sugerează furnizorul
• Angajați și ture — cine poate fi numit responsabil material
• Finanțe — încasările, costurile și profitul punctului de lucru, și Documente — acte și contracte pentru achiziție și casare
• Export de date — descărcarea contului într-o singură arhivă