Stoc

Secțiunea Stoc ține evidența stocurilor de ingrediente și produse. Ideea principală: descrieți o singură dată compoziția preparatelor (rețete tehnologice), iar apoi componentele se scad automat la executarea comenzii — stocurile sunt mereu actuale, fără evidență manuală.

Deschidere: Panou de administrare → Stoc. File: Stocuri, Achiziții, Prognoză, Pierderi, Documente, Furnizori (pentru unitățile din Rusia se adaugă Marcare, VSD primite pentru lucrul cu „Mercuriu” și EGAIS).

Un punct de lucru poate avea mai multe depozite — de exemplu, principal, bar și bucătărie; comutatorul de depozite se află în partea de sus a paginii. Unul dintre ele este marcat ca depozit de vânzări: exact din el se scad preparatele vândute.

Stocuri#

• Produs = ingredient sau articol de evidență: denumire, unitate de măsură, stoc curent.
• Costul se calculează singur — medie mobilă pe recepții; în indiciu se vede și prețul ultimei achiziții. Deasupra tabelului — caseta „Valoarea stocului”: câți bani se află pe rafturi chiar acum.
• Stoc minim — la coborârea sub nivel, rândul se evidențiază: e timpul să achiziționați. Proprietarul primește o notificare push despre stocurile scăzute.
• Coduri de bare — un produs poate avea mai multe; fișa se găsește cu scanerul. Pentru fiecare articol este disponibil istoricul mișcărilor: de unde a venit și unde a plecat.
• Stocul poate ajunge în minus — vânzările nu sunt blocate, rândul doar se înroșește, iar următoarea recepție „iertează datoria”.
• Produsul poate fi arhivat — se ascunde din listă, dar rămâne în istoricul documentelor.

Rețete tehnologice: scădere automată pe comenzi#

În fișa preparatului (secțiunea „Meniu”) se definește compoziția — ce produse și în ce cantitate se consumă pentru o porție. Când comanda este executată:

• se scad componentele tuturor articolelor comenzii conform rețetelor lor tehnologice;
• pentru seturile combo, scăderea desfășoară compoziția fiecărui preparat din combo;
• mișcările se văd în fila Documente.

Pentru a asocia rapid produsele cu preparatele, există sugestii AI: sistemul analizează meniul și propune în ce preparate este utilizat produsul — rămâne doar să confirmați.

Semifabricate#

Pentru preparatele intermediare (sosuri, aluat, bulion), produsului i se definește o rețetă proprie. Butonul „Lansare” creează un document de producție: semifabricatul se recepționează, iar componentele lui se scad. În rețetele tehnologice ale preparatelor, semifabricatul se folosește ca un produs obișnuit.

Recepție marfă#

Două moduri de a înregistra recepția:

1. Manual — butonul „Recepție”: selectați produsele, cantitățile, prețurile și furnizorul. Un produs nou poate fi creat direct în rândul documentului, fără a ieși din recepție.
2. După fotografia avizului — fotografiați avizul: AI recunoaște articolele, cantitățile și prețurile și le asociază cu produsele dumneavoastră. Rândurile contestabile nu sunt ghicite în tăcere de sistem, ci sunt supuse confirmării dumneavoastră cu variante; produsele noi și furnizorul nou pot fi create direct din avizul recunoscut. Dacă un produs cu acest nume există deja în nomenclator, rândul va arăta că se va atribui acestuia și va recalcula cantitatea în unitatea lui („2 kg” → 2000 g). Ambalarea de tipul „3 cut. × 12 l” este recunoscută de sistem și propusă spre recalculare în litri sau mililitri — cantitatea și prețul se schimbă doar când apăsați „Aplică”.

Există și un al treilea scenariu separat — achiziția de la persoană fizică: act de achiziție cu datele vânzătorului, plata din tura de numerar deschisă sau mai târziu, act PDF pentru tipărire. Se activează separat.

Fiecare recepție se salvează ca document cu legătură la furnizor — achizițiile ajung în Finanțe (food cost, profit brut).

Controlul prețurilor de achiziție la recepție#

La recepție, fiecare rând este comparat cu mediana prețului acestui produs pentru ultimele 30 și 90 de zile. Dacă prețul este vizibil mai mare, lângă rând se aprinde insigna „+N % față de mediană” — gestionarul de depozit vede scumpirea în momentul recepției, nu peste o lună în raport.

Câteva detalii importante:

• unitatea de eșantionare este avizul, nu rândul: un furnizor care a împărțit livrarea în cinci rânduri nu deplasează mediana de cinci ori mai puternic decât unul corect;
• mai puțin de trei livrări — nu este eșantion, insigna nu va apărea;
• discrepanța confirmată de gestionarul de depozit ajunge în jurnalul furnizorului — pentru contrapartidă se vede istoricul modificărilor de preț, iar în fila „Furnizori” apare o marcă;
• aceeași mediană alimentează regula de risc „salt al prețului de achiziție” — proprietarul o va vedea în blocul „Riscuri de casă”, vezi Controlul pierderilor. Cifrele gestionarului de depozit și ale proprietarului coincid, pentru că sunt calculate o singură dată și pe server.

Furnizori#

Fila Furnizori este un mini-CRM pentru parteneri contractuali, nu doar o listă de date de identificare:

• date de identificare și contacte — denumirea juridică, INN, banca și contul, adresa; persoanele de contact pot fi mai multe, fiecare cu rolul și canalele sale de comunicare, una fiind principală. Pentru fiecare contact se alege unde anume să i se trimită comanda — câmpul „Trimite prin”: e-mail, WhatsApp sau Telegram. În listă apar doar canalele completate pentru acea persoană, așa că nu se poate trimite „în gol”. Canalul ales este pus de sistem pe primul loc în fereastra de trimitere și marcat cu o steluță, iar de la sine, fără intervenția dumneavoastră, trimite comanda doar prin e-mail (vezi „Trimiterea automată a comenzii către furnizor” mai jos);
• condiții de livrare — suma minimă a comenzii, termenul de livrare, ora limită pentru cerere, amânarea plății, zilele de livrare. Din ele sistemul calculează data estimată a recepției marfă la formarea comenzii;
• cronologie — notele managerului și evenimente automate: comenzi, recepții marfă, scumpiri înregistrate;
• prețul furnizorului — catalog cu prețuri din una din patru surse: fișier (xlsx, xls, docx, pdf sau fotografie a listei de prețuri), link către magazinul online, catalogul altui local Cenaly (dacă acesta a activat la sine modul „Magazin furnizor” — vezi Market) și adăugare manuală a articolelor. Catalogul arată diff-ul „ce s-a scumpit față de data trecută”, păstrează istoricul prețurilor și permite să comandați direct din el, precum și să repetați ultima comandă. Dacă în lista de prețuri este indicat ambalajul („cutie 12 × 0,5 l”, „6 buc. de 1,5 kg”), importul îl va propune într-o secțiune separată — bifați rândurile corecte; fără bifă ambalajul nu se schimbă.

Furnizorul se alege la înregistrarea recepției marfă, astfel încât pentru fiecare partener contractual se vede istoricul achizițiilor. Un furnizor arhivat se ascunde din listă, dar rămâne în documente.

Achiziții#

Fila Achiziții închide ciclul „stocul a scăzut — am comandat — am recepționat”: configurați o singură dată parametrii pentru fiecare produs, iar sistemul urmărește singur când este timpul să comandați.

Parametri pe produs#

În editorul de produs (secțiunea „Achiziții”) se completează trei câmpuri:

• Punct de comandă — stocul minim la atingerea căruia produsul intră în lista „Trebuie comandat”.
• Stoc țintă — nivelul până la care trebuie completat la comandă. Volumul recomandat se calculează automat ca diferență între stocul țintă și stocul actual.
• Furnizor implicit — sistemul grupează produsele pe furnizori la formarea comenzii.

Secțiunea „Trebuie comandat”#

Dacă cel puțin un produs a scăzut sub punctul de comandă, pe fila „Achiziții” apare un badge cu contor. Pe fila „Stocuri” se afișează simultan un banner de avertizare cu link către achiziții.

În secțiunea „Trebuie comandat” produsele sunt grupate pe furnizori. Pentru fiecare rând se vede stocul actual, punctul de comandă și volumul recomandat. Volumul poate fi corectat, iar articolele — debifate. Butonul „Creează comandă” formează o comandă către furnizor pentru grupul selectat, iar butonul ⚡ „Formează comenzi” din antetul blocului — imediat pentru toate grupurile.

Notificări#

Blocul „Notificări” din partea de sus a filei decide cum aflați că este timpul să achiziționați:

• Push la stoc redus — notificare către proprietar pe telefon (aceeași aplicație care afișează comenzile).
• Email-digest „ce să comandați” — un email zilnic cu lista articolelor sub punctul de comandă. Canalul se activează separat, adresa se setează în câmpul „Email pentru digest”; dacă este gol — emailul va merge la adresa proprietarului.
• Prag de alertă pentru scumpire — cu câte procente trebuie să se scumpească lista de prețuri a furnizorului la reimport, pentru ca sistemul să avertizeze. Se calculează pe întreg coșul furnizorului, implicit — 10 %.
• Trimitere automată a comenzii către furnizor prin email — o dată pe zi sistemul formează singur comanda pentru articolele care au scăzut sub punctul de comandă. În comandă intră doar produsele cu câmpul „Furnizor preferat” completat și doar cele pentru care nu există deja o comandă deschisă — furnizorul nu va primi emailuri repetate. Unde ajunge comanda decide canalul selectat la contactul furnizorului:
  • email — sistemul trimite emailul singur; comanda apare în secțiunea „Comenzi către furnizori” deja cu statusul „Trimisă” (în notă — marcajul auto-order), iar în fișa furnizorului rămâne evenimentul despre trimitere;
  • WhatsApp sau Telegram — doar o persoană poate scrie prima în mesagerie, de aceea sistemul duce lucrul până la capăt și lasă o ciornă gata a comenzii în secțiunea „Comenzi către furnizori”; dumneavoastră trebuie doar să apăsați „Trimite” — canalul necesar este deja selectat acolo. Dacă la furnizor nu este completat niciun canal de contact, comanda pentru el nu se formează — sub comutator se vede câți astfel de furnizori sunt și câte comenzi vor pleca ca ciorne.

Trimiterea comenzii către furnizor#

Comanda creată ajunge în secțiunea „Comenzi către furnizori” cu statusul „Ciornă”. Butonul „Trimite” deschide o fereastră modală cu textul comenzii — acesta poate fi editat, apoi trimis prin unul dintre canale. Dacă furnizorul are mai multe contacte, sus se selectează destinatarul, iar canalul selectat în fișa lui este primul și marcat cu steluță:

• WhatsApp — se deschide chatul cu numărul furnizorului;
• Email — se deschide clientul de email cu mesajul completat;
• Telegram — se deschide chatul cu contul furnizorului;
• copie a textului — pentru a trimite prin orice altă metodă;
• „Trimite în Cenaly” — dacă furnizorul lucrează și el pe platformă, comanda ajunge la el în interiorul sistemului, fără mesagerie.

După trimitere statusul se schimbă în „Trimisă”. Dacă ați trimis în afara sistemului, puteți apăsa manual „Trimisă”. Apoi comanda trece prin statusurile „Confirmată” → „Parțial recepționată” → „Recepționată”; cele restante față de data estimată sunt evidențiate.

Recepția comenzii#

Butonul „Recepționează” deschide formularul standard de recepție marfă cu produsele și cantitățile precompletate din comandă. Cantitățile și prețurile reale pot fi corectate — se va actualiza și catalogul furnizorului. Nu a venit tot? Recepționați o parte și mai târziu apăsați „Recepționează restul” pentru diferență. După recepția completă statusul comenzii devine „Recepționată”. Comanda poate fi anulată — statusul se schimbă în „Anulată”.

Operațiuni avansate de gestiune a stocului#

Toate operațiunile manuale cu stocul sunt disponibile prin meniul „+ Operațiuni” din colțul din dreapta sus al paginii.

Casare#

„Operațiuni” → „Casare” — reducere manuală a stocurilor. Puteți indica mai multe produse într-o singură operațiune. Motivul casării este obligatoriu:

Rambursare către furnizor#

„Operațiuni” → „Rambursare către furnizor” — întocmește rambursarea unui produs recepționat anterior. Selectați furnizorul, indicați produsele și cantitățile. Stocurile scad, documentul se salvează cu legătură la partener.

Transfer între puncte de lucru#

„Operațiuni” → „Transfer” — transferul produsului către alt depozit: atât între depozitele aceluiași punct de lucru (din bucătărie în bar), cât și între puncte de lucru. Selectați destinatarul, adăugați rânduri cu produse și cantități. Sistemul creează automat o pereche de documente: consum la expeditor și recepție marfă la destinatar.

Corecție#

„Operațiuni” → „Corecție” — recalcularea stocurilor cu un asistent în trei pași:

1. Acoperire — ce numărăm: tot depozitul, doar produsele de vânzare sau doar materiile prime. Lista nefinalizată poate fi continuată mai târziu.
2. Introducerea datelor reale — pentru fiecare articol se vede cât era așteptat, se introduce cantitatea reală și se afișează imediat abaterea. Căutare după denumire, cod de bare și PLU, ciorna se salvează singură — puteți număra în mai multe etape.
3. Lista abaterilor — rezultatul: plusuri și minusuri, sortate după valoarea bănească, nu alfabetic.

Butonul „Operează” (disponibil proprietarului și managerului) înregistrează un singur document de corecție și aliniază stocurile.

Reevaluare și etichete#

„Operațiuni” → „Reevaluare” recalculează prețurile de vânzare din catalog pornind de la prețul de achiziție, cu adaosul dat și rotunjire; puteți activa reevaluarea automată chiar la recepția mărfii. „Imprimare etichete” tipărește prețuri și etichete de depozit — pe coală la imprimantă sau la imprimantă termică prin bridge-ul de hardware.

Prețul de pe etichetă este același pe care îl va bate casa: prețul articolului din catalog (cu prețul punctului de lucru, dacă este definit). Dacă în acest magazin produsul trebuie să coste altfel, în fișa de depozit apăsați „Setați un preț propriu…” și indicați motivul — acest preț va fi luat atât de etichetă (la preț va apărea „*”), cât și de casă, iar vitrina online va rămâne la prețul din catalog. Anularea prețului propriu — un singur buton în același loc. Dacă în fișe au rămas prețuri din câmpul anterior „Preț pentru etichetă”, fereastra de imprimare va arăta numărul lor și butonul „Rezolvă”: pentru fiecare puteți lua prețul din catalog, păstra prețul propriu cu motiv sau îl puteți scrie în catalog.

Pierderi: unde s-a dus diferența#

Fila „Pierderi” răspunde la întrebarea care nu se vede nici în vânzări, nici în recepții: între două corecții, din depozit a ieșit mai mult decât s-a vândut. Consumul pe ciclu se descompune în trei părți:

Exact al treilea rând reprezintă pierderile: fișă tehnologică inexactă, porții „din ochi”, deteriorare neoperată sau furt. Trebuie analizat împreună cu primele două: fără ele nu se poate distinge „s-a consumat peste normă” de „s-a casat ca deteriorare”.

Mențiune onestă: corecția manuală a stocului în interiorul ciclului păstrează valoarea absolută, nu delta, prin urmare o parte din „neexplicat” este de fapt explicată de mâna operatorului — astfel de documente se calculează separat și se afișează alături.

Depășirea pierderilor față de consumul teoretic cu mai mult decât procentul dat activează regula „consum peste normă” — vezi Controlul pierderilor.

Prognoza cererii și planul de pregătire#

Fila „Prognoză” transformă istoricul vânzărilor în plan pentru mâine: câte preparate se vor vinde în această zi a săptămânii, ce din acestea trebuie pregătit (cu desfășurarea fișelor tehnologice și termenul „până la ce oră”), ce trebuie comandat furnizorului și ce riscă să se termine până la sfârșitul zilei.

Detaliat — Prognoza cererii.

Produse vrac și etichete#

Produse vrac. Produsul poate fi măsurat în kilograme/litri, nu în bucăți: stocurile, fișele tehnologice și casările se țin în aceleași unități. Dacă la casă, prin bridge-ul de hardware, sunt conectate cântare, greutatea se completează automat — atât la recepția mărfii, cât și la vânzarea unui preparat cu preț pe greutate (cantină, gastronomie). Configurarea prețului pe greutate — în fișa preparatului, vezi Casă (POS).

Etichete pentru raft. Pentru produse se tipăresc etichete de depozit cu cod de bare, denumire, preț și data de expirare: dacă produsului i s-a definit termenul de valabilitate în zile, data expirării se calculează ca data tipăririi plus termenul. Aceasta nu este același lucru cu stickerele pentru comandă — pe acelea le tipărește bucătăria, vezi Imprimare la bucătărie și în sală.

Marcare „Chestny ZNAK” (Rusia)#

Pentru unitățile din Rusia, în depozit există fila „Marcare” — lucrul cu codurile „Chestny ZNAK” pentru toate cele 15 categorii supuse marcării. Fila are cinci secțiuni:

• Recepție — preluați codurile cu scanerul sau încărcați factura electronică UPD în XML: sistemul o va analiza, va asocia articolele furnizorului cu nomenclatorul dumneavoastră (asocierea se memorează — a doua oară nu mai trebuie confirmată) și va înregistra codurile în stoc. Un cod care nu apare în factură este marcat corect ca neconformitate, nu trece în silențiu.
• Butoaie — punerea butoiului la robinet după codul lui, descărcarea volumului la consum și scoaterea cu indicarea motivului (gol, descărcare, rambursare). În chitanța de casă codul butoiului nu se introduce: altfel primul pahar ar scoate din circulație tot butoiul.
• Coduri — registrul tuturor codurilor: statut, documente de intrare și ieșire, termen de valabilitate, rezultatul verificării de referință în sistemul de marcare.
• Sarcini — ce mai trebuie transmis către „Chestny ZNAK”, cu exportul documentului pentru depunere în cabinetul personal și închiderea sarcinii după numărul chitanței. Numărul sarcinilor deschise se vede ca badge direct pe butonul secțiunii.
• Jurnal — fluxul tuturor verificărilor, exporturilor și depunerilor.

Ieșirea codurilor din circulație nu se face doar manual: vânzarea se oglindește din chitanța de casă (și supraviețuiește offline — va pleca atunci când conexiunea revine), iar descărcarea materiei prime marcate într-un preparat se calculează după fișa tehnologică. Ambalajul deschis se contabilizează fracționat și se consumă până la capăt înainte de a se deschide următorul.

Fila poate fi dezactivată cu cardul „Chestny ZNAK” din magazinul de extensii, dar implicit este activată: marcarea este o obligație legală, nu o opțiune suplimentară.

Alcoolul se gestionează în fila alăturată „EGAIS”: recepția scrisorilor de transport-marfă, descărcările și stocurile conform datelor UTM-ului dumneavoastră — modulul se conectează ca un dispozitiv obișnuit în bridge-ul de hardware.

Ce este necesar pentru lansare#

• Secțiunea „Depozit” — este activată implicit; la 30 sau mai multe produse, sistemul vă va propune singur să o configurați.
• Fișele ingredientelor și produselor cu unități de măsură și ambalare.
• Fișe tehnologice la preparate — fără ele, descărcarea automată la vânzare nu va funcționa.
• Prețuri de achiziție — altfel nu se vor calcula costul de producție, food cost-ul și menu engineering.
• Drepturi: efectuarea corecției este disponibilă proprietarului și managerului.
• Bridge și imprimantă de etichete — pentru etichetele semifabricatelor și ale prețurilor.

Limitări#

• Analitica depozitului funcționează pe conturul AWS. Pe brandul rusesc, funcțiile pe baze analitice nu sunt disponibile — paritatea este deschisă ca sarcină.
• Stocurile negative sunt permise în mod intenționat: recepția „iertă” ieșirea în minus, nu blochează vânzarea.
• Nu există evidență pe loturi și FEFO în stocuri. FEFO există doar în marcare (ce ambalaj deschis să fie consumat) și nu influențează cantitatea.
• Nu există conversii automate de unități — gramele și kilogramele se descriu prin ambalarea fișei, nu se recalculează din mers.
• Fișele tehnologice ale variantelor și suplimentelor nu se iau în calcul: se descarcă compoziția preparatului de bază.
• Nu există corecție mobilă cu scaner în telefon.
• Comanda automată către furnizor după stocul minim nu este implementată — prognoza necesarului există, comanda automată nu.
• Digerestul de achiziții pe email nu se trimite, notificările ajung în chat și push.
• EGAIS și „Chestny ZNAK” — specific rusesc: filele apar doar la punctele de lucru cu țara „Rusia”; schimbul live cu GIS MT prin API nu este conectat (depunerea este semi-manuală), iar conturul de test FSRAP pentru EGAIS nu a fost trecut. VetIS (Mercury) funcționează pe mock-uri — cheia de acces la API nu a fost obținută.

Depanare#

Stocul nu s-a descărcat după vânzare. Preparatul nu are fișă tehnologică sau s-a vândut o variantă/supliment — compoziția lor nu intră în descărcare.

Stocul a intrat în minus. Așa este gândit: sistemul nu blochează vânzarea, minusul se va acoperi la următoarea recepție.

Costul de producție este gol. Nu sunt completate prețurile de achiziție ale ingredientelor — fără ele nu se construiesc nici food cost-ul, nici matricea de menu engineering.

Nu văd filele de marcare sau de alcool. Ele apar doar la locația rusească a punctului de lucru.

Nu permite efectuarea corecției. Efectuarea este disponibilă proprietarului și managerului, celorlalte roluri — doar vizualizarea.

Nu vine emailul despre achiziții. Digerestul pe email nu există aici — notificările despre deficite și termene ajung în chatul de lucru și push.

Secțiuni conexe#

• Prognoza cererii — planul de semifabricate, ciorna achiziției și riscul „se termină până la 19:00”
• Controlul pierderilor — regulile „consum peste normă” și „salt al prețului de achiziție”
• Menu engineering — ce să faceți cu un preparat când îi cunoașteți costul de producție
• Finanțe — achiziții, food cost și profit brut
• Comenzi — executarea comenzii declanșează descărcarea
• Meniu QR — preparate și seturi combo, de care sunt legate fișele tehnologice
• Multi-locație — mai multe puncte de lucru: stocuri, documente și transferuri se gestionează separat pentru fiecare locație
• Magazin — stocul produsului este vizibil cumpărătorului în vitrină: „a mai rămas puțin” sau numărul exact

Întrebări frecvente#

Este obligatoriu să țineți fișe tehnologice pentru toate preparatele?#

Nu. Începeți cu articolele cele mai vândute — pe restul adăugați-le treptat. Preparatele fără fișe tehnologice pur și simplu nu scad stocurile.

Ce se întâmplă la anularea unei comenzi?#

Descărcarea este legată de finalizarea comenzii: comenzile anulate nu afectează stocurile.

În ce limbi sunt recunoscute facturile?#

IA se descurcă cu facturile tipice în principalele limbi ale regiunii (georgiană, rusă, engleză etc.). După recunoaștere, verificați întotdeauna rezultatul înainte de confirmare.

Se poate ține stocul pentru mai multe puncte de lucru?#

Da, stocurile și documentele se țin separat pentru fiecare punct de lucru — selectați punctul de lucru în partea de sus a paginii.

Cum trimiteți o comandă unui furnizor care nu are WhatsApp sau Telegram?#

Completați emailul în fișa furnizorului — butonul Email va fi disponibil în fereastra de trimitere. Textul comenzii poate fi de asemenea copiat și trimis în orice mod convenabil.

Se poate face corecția doar pentru o parte dintre produse?#

Da. La primul pas al asistentului se alege aria de acoperire — întregul depozit, doar produsele pentru vânzare sau doar materiile prime; în interior există căutare după denumire, cod de bare și PLU. Rândurile pe care le lăsați goale nu vor modifica stocul: se salvează doar valorile introduse. Lista neterminată poate fi continuată mai târziu — ciorna se salvează automat.