Clienți (CRM)

Secțiunea „Companii și facturi” — CRM B2B al localului: cumpărători persoane fizice și cumpărători organizații într-o singură fișă, cu date fiscale, documente și istoricul relației. Este necesară acolo unde vânzarea nu se termină cu o chitanță: comenzi B2B, facturi și contracte, termene de plată și decontări reciproce.

Unde: Panou de administrare → Local → „Companii și facturi” (admin.cenaly.com). Secțiunea este disponibilă tuturor tipurilor de afaceri — nu doar magazinului — și este activată implicit.

Filele de sus sunt opt: Companii și facturi · Sarcini · Documente · Formulare tipăribile · Rapoarte · Bancă · Date fiscale vânzător · 🔔 Notificări. În dreapta lor se află butonul „Vânzare”: un asistent care duce tranzacția de la oferta comercială la factură și la documentele de închidere.

Nu confundați cu secțiunea „Clienți fideli”: acolo este o agendă telefonică și recunoașterea clientului după număr, aici sunt fișe complete de parteneri.

Fișa clientului#

Tipul fișei este persoană fizică sau persoană juridică; setul de date fiscale depinde de tip și de țară. Formatul numerelor fiscale este verificat, inclusiv sumele de control, iar introducerea repetată a unui număr existent va afișa linkul „deschide clientul existent” în loc să creeze un duplicat.

În fișă:

• numele (pentru persoana fizică — nume, prenume, patronimic) sau denumirea juridică și adresa juridică;
• țara și datele fiscale specifice țării, semnatarul (conducătorul);
• conturi bancare: bancă, cont/IBAN, BIK/SWIFT;
• persoane de contact: nume, rol, telefon, email, Telegram, WhatsApp; puteți marca contactul principal și cel căruia să i se trimită documentele;
• data nașterii, consimțământul pentru marketing, note, etichete, status.

Contactul se adaugă și printr-o singură linie: introduceți telefonul, emailul, @telegram sau linkul wa.me — tipul se va determina singur.

Pentru persoanele juridice din Rusia, datele fiscale nu trebuie introduse manual: după INN, fișa este preluată din registrul de stat, iar înainte de aplicare se arată ce câmpuri se vor modifica. Sugestiile registrului funcționează când pe platformă este conectat un furnizor pentru această căutare; cât timp nu este conectat, butonul „Caută după INN” răspunde sincer „Căutarea nu este disponibilă”, iar datele fiscale se completează manual — acest lucru nu afectează restul funcționării fișei.

Comenzile clientului#

Fila „Comenzi” afișează dalele „Comenzi”, „Suma achizițiilor”, „Ultima comandă” și lista comenzilor cu data, numărul, suma și statusul. Comenzile ajung aici automat, pe măsură ce clientul face achiziții în magazinul dumneavoastră. Din rândul comenzii puteți crea imediat un document.

Documente, contracte și decontări#

• Documente — documentele primare pentru acest client: facturi, procese-verbale, avize și altele. Setul de tipuri de documente, masca de numerotare, regimul de TVA și suma în litere se preiau din profilul de țară (Georgia, Rusia, Kazahstan, Regatul Unit, Australia, Noua Zeelandă, EAU, Cipru, Grecia, Spania, Portugalia, Croația, Polonia, România, Turcia și profilul universal). Un document finalizat poate fi deschis, descărcat în PDF, trimis pe e-mailul clientului sau anulat cu indicarea motivului. Datele de identificare ale vânzătorului în documentul emis sunt un snapshot la momentul emiterii: dacă ulterior modificați contul sau semnatarul în profil, documentele deja emise nu se rescriu, iar în fișa documentului sunt vizibile exact datele cu care acesta a plecat către client.

• Contracte — un asistent în patru pași: șablon → părți și semnatari → condiții (termen de plată, limită de credit, procent de avans și reduceri, comandă minimă, livrare, durată) → previzualizare. Stări: ciornă, emis, semnat (se poate atașa o copie scanată), reziliat; condițiile active sunt afișate pe o bandă în antetul fișei clientului.

• Decontări — sold, datorie restantă și cel mai vechi termen, fluxul operațiunilor (livrare, plată, retur, notă de credit, avans), adăugarea de plăți și corectări, repartizarea plăților pe documente — prin butonul „după FIFO” sau exact pe documentul dorit, cu afișarea soldului pe factură și posibilitatea de a reveni.

• Facturi recurente — subfila „Regulate” din registrul de documente: chiria, abonamentul, mentenanța se emit singure. Programul — „în fiecare lună pe data de N” (data de 31 într-o lună scurtă se mută pe ultima zi) sau „la fiecare N zile”; se vede următoarea dată, ultima emitere și motivul, dacă emiterea a fost pusă pe pauză. Profilul se creează prin butonul „Repetă…” direct din documentul-șablon emis — liniile se preiau din șablon la momentul fiecărei emiteri, așa că pentru a mări prețul este suficient să o faceți o singură dată. O perioadă = o factură, o nouă rulare nu va crea un duplicat; se poate și „emite acum ce a devenit scadent” manual.

• Formulare tipăribile — o filă separată în partea de sus a secțiunii (registrul de documente are exact trei subfile: listă, „Regulate” și „Șabloane de e-mail”). Acestea sunt machete după care se tipărește PDF-ul. Formularul se compune din blocuri (antet, text, câmpuri, părți, tabel de linii, totaluri, semnături) cu substituirea valorilor documentului — număr, sume, date de identificare, suma în litere; un bloc sau un câmp individual poate fi afișat condiționat. Există formulare gata făcute ale platformei — universal, factură pentru țările cu TVA, aviz, iar pentru Rusia și factură de plată, UPD și proces-verbal. La emitere și anulare documentul se tipărește după formularul selectat.

• Șabloane de e-mail — subfilă a registrului de documente: lista de șabloane și editorul, unde substituenții (număr, sumă, termen de plată, partener, vânzător, tabel de articole) se inserează la cursor, iar previzualizarea arată rezultatul pe un document real al punctului de lucru. Textul e-mailului poate fi generat de IA după o scurtă descriere — pe baza bazei de cunoștințe a contului, sursele fiind afișate sub formă de cipuri. În fereastra de trimitere a documentului se aleg expeditorul (adresa de sistem sau căsuța poștală a punctului de lucru — alegerea se memorează), subiectul și șablonul.

Pentru punctele de lucru din Polonia cu extensia conectată, lângă factură există un panou de trimitere în KSeF — sistemul de stat de facturi electronice: factura ajunge acolo direct din fișă, iar înapoi vin starea, numărul atribuit și confirmarea UPO.

Pentru punctele de lucru din Rusia există EDI prin Saby (SBIS) — extensia „Saby Docs” din magazinul de aplicații, se conectează pe puncte de lucru. Registrul de documente devine comun pentru ambele direcții: cipuri „intrare / ieșire”, insigne „↓ Intr.” și „Saby”, starea schimbului. Documentele de intrare împreună cu PDF-ul se preiau singure (verificare la câteva minute), partenerul după INN se creează automat; documentul de ieșire pleacă prin butonul „Trimite în Saby”. Semnarea rămâne de partea Saby — nu avem un contur propriu de semnătură electronică.

Șabloanele și completarea documentelor cu IA — în secțiunea Documente.

Rapoarte#

Fila „Rapoarte” — centralizatoare pe tot punctul de lucru, nu pe un singur client: îmbătrânirea creanțelor (grupe de restanță până la 90+ zile), registrul plăților și registrul livrărilor. Fiecare se exportă în CSV.

Datele de identificare ale vânzătorului#

În fila „Datele de identificare ale vânzătorului” se creează persoanele juridice în numele cărora emiteți documente — pot fi mai multe sub un singur cont, una este desemnată principală. Pentru fiecare persoană juridică se pot păstra mai multe conturi bancare, semnatari, adrese de e-mail și telefoane: în fiecare listă, înregistrarea implicită este marcată cu un asterisc ★, aceasta se și substituie în document, iar celelalte se aleg la emitere. Pentru persoana juridică se pot crea subdiviziuni și depozite: fiecare are denumirea, adresa și contactele sale, una este marcată ca principală, iar cea inutilă trece în arhivă (ștergere nu există — documentele deja emise fac referire la subdiviziune). În fereastra de vânzare, subdiviziunea se alege din listă, ajunge în document și se tipărește în PDF pe rândul „Subdiviziune/Depozit” sub datele de identificare ale vânzătorului; ea se transferă și în facturile recurente și în factura la acceptarea ofertei comerciale.

Automatizare#

În partea de jos a aceleiași file — blocul „Automatizare”: patru comutatoare, care se configurează pe punct de lucru, nu pe persoana juridică.

Extrase bancare#

Fila „Bancă” preia extrasul de cont curent exact așa cum îl exportă banca dumneavoastră — ca fișier. Formatul este recunoscut automat, după conținut, nu după extensie: export pentru 1C, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, precum și CSV și Excel obișnuite. Nu trebuie configurat nimic în prealabil — pur și simplu trageți fișierul.

După încărcare se văd cardurile conturilor și tabelul operațiunilor din luna selectată. Perioadele pot fi încărcate suprapus (multe bănci împart exportul în intervale) — aceeași operațiune nu apare de două ori. Fiecare încărcare se înregistrează în jurnalul de importuri, iar oricare dintre ele poate fi anulată în întregime, dacă fișierul nu a fost cel potrivit.

Dacă banca exportă CSV sau Excel cu propriile antete și coloanele nu au fost recunoscute, se deschide asistentul de mapare: indicați unde se află data, suma, destinația plății și contrapartida. Maparea se reține pentru această bancă, iar fișierul nu trebuie reîncărcat — este deja încărcat.

În continuare, plățile pot fi repartizate pe contrapartide. Lângă fiecare operațiune se vede potrivirea propusă și cât de siguri suntem de ea: contrapartida este căutată după numărul de cont din destinația plății, după INN și sumă, după un singur INN sau după denumire. Confirmarea se poate face pentru o singură operațiune sau pentru un întreg lot, iar filtrul „nerepartizate” arată ce a rămas. Plata confirmată ajunge în decontările contrapartidei și îi închide datoria. Banii în sine nu sunt înregistrați nicăieri automat: plățile sunt repartizate de o persoană, sistemul doar propune.

Dacă nu există nicio potrivire, operațiunea poate fi asociată manual: alegeți contrapartida din listă, iar plata intră în decontările acesteia cu mențiunea „manual”, pentru ca ulterior să se vadă că nu a fost o potrivire automată.

Activități și sarcini#

Fila „Activitate” este istoricul lucrului cu clientul: note, apeluri și sarcini cu termen. Sarcinile restante sunt evidențiate, iar toate sarcinile deschise pentru toți clienții sunt adunate într-o listă separată „Sarcini” — lista de lucru a managerului pentru ziua respectivă. În această listă se află doar sarcini deschise, de aceea rândul bifat dispare din ea; în partea de jos a ecranului apare o notificare cu butonul „Anulează” — acesta debifează și readuce sarcina în listă. Comutatorul alăturat deschide istoricul modificărilor cardului: ce s-a schimbat și când, cine a făcut modificarea și de unde a venit. Termenul unei sarcini noi nu trebuie neapărat ales din calendar: scrieți-l în cuvinte chiar în text — „sună mâine”, „factură până la 25.12”, „vineri”, „peste 3 zile”, „30 septembrie” — și lângă câmp va apărea butonul „Completează termenul”. Acesta completează câmpul gol la apăsare; data aleasă manual nu este modificată de sugestie.

Fluxul se completează și singur: un apel primit de la telefonul persoanei de contact se înregistrează în card ca activitate (direcție, durată, scurt rezumat, link către înregistrare), un e-mail primit — ca activitate cu subiect și link „deschide în e-mail”. Există și calea inversă: din cardul apelului, în secțiunea „Apeluri”, butonul duce direct la companie, la fila sa „Activitate”. Ambele fluxuri se dezactivează cu comutatoarele „Apel → activitatea contrapartidei” și „E-mail → activitatea contrapartidei” (fila „Datele vânzătorului”, blocul „Automatizare”).

Sarcinile CRM deschise sunt vizibile nu doar aici: pe panoul comun al sarcinilor turei (/tasks) se află sus blocul „Companii și facturi” — o listă doar pentru citire, fiecare rând duce la cardul contrapartidei. Dacă sursa nu este disponibilă, blocul pur și simplu nu se afișează — panoul turei nu depinde de CRM.

Cardul are un manager responsabil (ales dintre angajații dumneavoastră) — după el se filtrează lista: „Ale mele” și „fără responsabil”. Sub profil se află blocul „Fișiere”: contracte, specificații, scanări pot fi atașate chiar cardului.

Analiza cererii cu IA#

Butonul „🤖 Analizează cererea” transformă un e-mail, o transcriere a unui apel sau un PDF într-o ciornă de vânzare gata de folosit. Lipiți textul — platforma afișează previzualizarea analizei: ce client a fost recunoscut, ce rânduri au fost selectate din catalogul dumneavoastră (cu o evaluare a încrederii pentru fiecare), ce nu a putut fi recunoscut. Verificați și apăsați „Creează ciornă”.

Ce este important:

• IA lucrează doar cu datele dumneavoastră — catalogul punctului de lucru și cardurile clienților; nu poate inventa un produs inexistent, tot ce nu a fost recunoscut ajunge onest într-o listă separată;
• prețul, taxa și reducerea nu sunt stabilite de IA — ele provin din catalog, din condițiile comerciale ale clientului și din profilul de țară;
• clientul este recunoscut în primul rând după numărul fiscal, e-mail sau telefon și abia apoi după denumire;
• rezultatul este întotdeauna o ciornă plus o sarcină pentru manager: nu se poate emite documentul pe această cale. Dacă cardul clientului nu exista încă, acesta se creează cu mențiunea „din analiza IA”;
• unde se găsește rezultatul: ciorna se află în fila „Documente” a cardului clientului, sarcina — în fila „Activitate”. În fila „Comenzi” nu va fi: acolo ajung doar achizițiile acestui client în magazinul dumneavoastră.

Memento-uri și dunning#

Fila „Notificări” activează memento-urile automate pentru locație: digest zilnic, memento-uri pentru dumneavoastră despre facturile restante, e-mailuri către client cu intensificarea treptată a tonului, avertismente despre expirarea ofertelor comerciale și a contractelor — fiecare scenariu are propriii parametri (ora trimiterii, etapele, cu câte zile înainte). Butonul „Verifică acum” rulează imediat același lucru, iar lista „Memento-uri apropiate” arată ce urmează să fie trimis — orice element poate fi amânat.

Listă, căutare și acțiuni în masă#

Căutarea se face după nume, număr fiscal, telefon și email. Filtrele — după tip (persoane fizice/persoane juridice), statut (active, blocate, în arhivă), etichete și manager responsabil („Ale mele” și „Fără responsabil” — cu contor, ca niciun client să nu se piardă). Roata dințată „Vizualizare pagină” configurează setul de coloane, densitatea tabelului și fila care se deschide prima.

Selectând mai multe carduri, le puteți trimite în arhivă, adăuga o etichetă sau elimina eticheta pentru toate deodată. Cardul arhivat se păstrează (documentele pot face referire la el), dar dispare din lista activă.

Import, export și duplicate#

• Import — sub formă de listă, cu un client pe rând: tip;nume;țară;număr fiscal;telefon;email. În raport se vede câte au fost create, câte existau deja și unde este eroarea.
• Export CSV — selecția curentă în întregime, ținând cont de căutare și filtre și pentru toate paginile listei.
• Combinarea duplicatelor: cardul curent rămâne, cel selectat este arhivat, contactele și identitățile lui sunt transferate. Se combină doar cardurile de același tip.

Secțiuni conexe#

• Clienți fideli — recunoașterea clientului și istoricul comenzilor după telefon
• Documente — șabloane de contracte și procese-verbale, completare cu IA
• Comerț — program de parteneriat cu link către cardul clientului
• Comenzi — lista generală de comenzi
• Finanțe — bani și rapoarte

Întrebări frecvente#

Prin ce se deosebește de „Clienți fideli”? „Clienți fideli” este o agendă rapidă după telefon și un badge de vizită repetată. „Clienți” este un card cu date fiscale, documente și decontări, pentru B2B și vânzări cu acte.

Apare clientul de la sine după o comandă în magazinul online? Da. După plasarea comenzii, platforma găsește singură cardul potrivit după numărul fiscal, telefon sau email — iar dacă nu există unul, îl creează din datele comenzii și completează câmpurile goale, fără să suprascrie ce ați scris deja manual. Asta nu înmulțește duplicatele: o comandă repetată a aceluiași cumpărător ajunge în același card. Puteți crea carduri și manual sau prin import.

Am procesat o solicitare — de ce nu apare în fila „Comenzi”? Pentru că procesarea cu IA nu creează o comandă din magazinul online, ci o ciornă de vânzare — o ofertă comercială sau o factură. O găsiți în fila „Documente” a cardului clientului, iar sarcina „verifică înainte de emitere” — în fila „Activitate”. Fila „Comenzi” arată doar achizițiile clientului în magazinul dumneavoastră; o solicitare dintr-un email, un apel sau un PDF nu ajunge acolo.

Poate deschide secțiunea un angajat, nu proprietarul contului? Deocamdată nu: secțiunea funcționează doar sub contul proprietarului. Un angajat cu propriul login (și un proprietar care a trecut în alt cont) va primi refuz — accesul pe roluri pentru această secțiune este în lucru.

Se poate bloca un cumpărător? Cardul are statusul „Blocat”, iar pentru interzicerea comenzilor în magazinul online funcționează lista de blocare din setările de comenzi — vezi Magazin online.