Marcarea sosirii și plecării

Angajatul marchează singur sosirea și plecarea — iar aceste marcaje devin imediat fapte în pontaj (fila Plan-fapt din secțiunea „Angajați”), pe baza cărora se calculează salariul. Ora este întotdeauna setată de server: nu poate fi „modificată” de pe dispozitiv.

Deschidere: Panou de administrare → Angajați → Contul meu (angajat) și Angajați → ⚙ Setări program și marcare (proprietar, manager — doar vizualizare).

Ce intră în pontaj#

O tură în pontaj înseamnă planul (dacă tura era în program) și faptul: ora sosirii, plecării și pauzelor. Faptul are întotdeauna o sursă:

Corectarea manuală este întotdeauna „mai presus” de automatizări: după ea, sistemele automate nu mai ating tura.

Dacă angajatul a sosit fără un plan în program, marcajul creează o tură în afara programului — ea apare în plan-fapt cu un indicator separat.

Marcarea de pe telefonul angajatului#

În Contul meu, în blocul „Astăzi” — starea („Nu este în tură” / „În tură de la 09:02” / „Tură neînchisă din 18 septembrie”) și butoanele:

• Am sosit — deschide tura: dacă pentru astăzi există o tură planificată, faptul se atașează la ea, altfel se creează o tură în afara programului;
• Pauză / Am revenit — pauzele efective din interiorul turei; dacă pauza nu este închisă până la plecare, ea se închide la ora plecării;
• Am plecat — închide tura deschisă (inclusiv cea nocturnă, începută ieri, și cea uitată de câteva zile: la o astfel de tură „Astăzi” afișează doar acest buton și indicația despre corectare).

Ați uitat să marcați — în cont există „Am uitat să marchez”: o cerere de corectare a pontajului, confirmată de manager.

Unde este permisă marcarea: geopoziție sau terminal#

Setarea „Poartă de marcare” din „Setări program și marcare” decide dacă marcajul este acceptat de oriunde:

Verificarea geografică compară coordonatele browserului cu coordonatele punctului de lucru al turei (setate în fișa locației). Dacă punctul de lucru nu are coordonate — poarta după loc nu are cu ce fi verificată, iar marcajul trece.

Poarta nu este obligatoriu să fie una singură pentru tot localul. Mai jos, în blocul „Suprascrieri pe punct de lucru și funcție”, modul, raza și închiderea automată se setează separat pentru un anumit punct de lucru și pentru o anumită funcție:

1. Apăsați „＋ Adaugă o suprascriere”, alegeți „Punct de lucru” sau „Funcție”, apoi care anume (punctele de lucru se iau din locațiile dumneavoastră, funcțiile — din cele care au angajați).
2. Completați doar ceea ce trebuie să difere. Tot ce este lăsat ca „ca în cont” continuă să fie preluat din setările de mai sus — aceasta nu înseamnă „dezactivat”.
3. Salvați: blocul se salvează singur, separat de butonul „Salvați” al întregului panou.

Ce are prioritate dacă există mai multe reguli: funcția angajatului → punctul de lucru al turei → contul, de altfel separat pentru fiecare câmp. Adică „la punctul de lucru din centru — strict, 80 m” și „curierilor li se dezactivează poarta” împreună înseamnă: ospătarul acestui punct de lucru marchează în limita a 80 m, iar curierul — de oriunde, pentru că funcția lui are prioritate față de regula punctului de lucru.

Terminalul localului: conectarea unei tablete sau a unui monitor#

Terminalul este orice tabletă, smartphone sau computer cu browser care rămâne în local. Un cont poate conecta mai multe terminale (unul-două pentru fiecare punct de lucru).

1. Deschideți Panoul de administrare → Angajați → ⚙ Setări pentru program și pontaj pe dispozitivul care va deveni terminal. Vă puteți autentifica ca proprietar, manager sau cu codul dispozitivului.
2. În blocul „Terminale de pontaj” apăsați „Conectează acest dispozitiv”, dați-i un nume („Tableta de la intrare”) și, dacă doriți, un punct de lucru.
3. Dispozitivul primește propriul secret și îl păstrează în browser — nu mai este transmis către server și nu este afișat în exterior. Eticheta „Acest dispozitiv este un terminal…” și butonul „Deschide ecranul terminalului” apar imediat.
4. Treceți poarta de pontaj pe „Doar de la terminalul localului” și salvați.
5. Deschideți ecranul terminalului (/clock-terminal) și lăsați-l pornit: ecranul nu se stinge singur, iar modul (tabletă sau monitor) este reținut în adresă.

Terminalul cu un punct de lucru indicat acceptă sosirea doar pentru turele acestui punct de lucru: o tură la alt punct de lucru este refuzată cu „tura de astăzi este la alt punct de lucru”. O tură în afara programului, începută de la terminalul punctului de lucru, primește automat acest punct de lucru.

Revocarea terminalului se face din aceeași listă: dispozitivul cu secretul vechi va primi un refuz la următorul pontaj. Secretul din browser se șterge dacă ștergeți datele site-ului — atunci dispozitivul se conectează pur și simplu din nou.

Sub fiecare terminal din listă se vede când a fost ultimul pontaj de pe el („acum 5 min”, „acum 3 h”) sau „încă nu a fost utilizat”. Dacă terminalul tace mai mult de o zi, rândul este evidențiat cu un avertisment — verificați că tableta este pornită, conectată la rețea și că ecranul terminalului este deschis pe ea.

Modul „Tabletă”: PIN-pad#

Pe ecranul terminalului sunt patru butoane mari — Am sosit, Am plecat, Pauză, M-am întors din pauză. Angajatul apasă butonul dorit și introduce propriul PIN de casier (4–6 cifre, eliberat în fișa angajatului). Nu trebuie să caute nimic în listă și să se autentifice nicăieri: PIN-ul este unic în cont, iar serverul înțelege singur cine a pontat — pe ecran apare pentru câteva secunde „Anna: sosire pontată la 09:02”.

Un PIN greșit este respins cu un neutru „PIN greșit” după o întârziere, iar după zece eșecuri într-un sfert de oră terminalul (sau angajatul care introduce PIN-ul de pe telefon) este blocat timp de 15 minute — încercarea de a ghici PIN-urile altora este inutilă. Toate erorile sunt afișate în cuvinte: „sosirea este deja pontată”, „acum nu este pauză”, „luna este închisă”, „tura din 17 septembrie nu este închisă”.

Modul „Monitor”: QR pe ecran#

Terminalul afișează un cod QR mare, care se actualizează la fiecare 30 de secunde. Angajatul îl scanează cu camera telefonului său — se deschide contul său personal cu eticheta verde „Terminalul localului confirmat” și butoanele obișnuite „Am sosit” / „Am plecat”. Geopoziția nu este solicitată: codul de pe ecran dovedește deja că persoana se află în fața monitorului.

Codul este valabil aproximativ două minute după afișare: dacă nu ați reușit, eticheta se schimbă în „Codul QR a expirat, scanați din nou”. O singură scanare este suficientă pentru un pontaj.

Fiecare QR este de unică folosință. Monitorul îl primește din nou de la server la fiecare 30 de secunde, iar după primul pontaj codul se stinge pe server: o captură de ecran retrimisă va funcționa o singură dată — la primul care o deschide — și doar până la expirare; celui de-al doilea contul îi va răspunde „terminalul nu este confirmat, scanați din nou”. Dacă monitorul pierde rețeaua, afișează un cod de tip vechi (acesta este valabil aceleași două minute, dar nu este de unică folosință) — ecranul de la intrare nu orbește.

Acest mod este potrivit pentru orice ecran fără senzor — televizorul de la intrare, monitorul de la bar — și nu îi cere angajatului nimic altceva decât telefonul pe care oricum se autentifică în cont. Orele nu trec la cel care a fotografiat ecranul: codul este de unică folosință și trăiește două minute, iar pontajul pornește de la loginul personal al angajatului.

Metode de înregistrare a plecării cu efort minim#

Plecarea este uitată mai des decât sosirea: omul este obosit și pleacă. În Cenaly există mai multe metode de închidere a turei, iar acestea pot fi combinate — de la cea mai ieftină la cea mai precisă:

Ce nu a fost făcut intenționat: geopoziția de fundal a telefonului (nu există în browser, iar o aplicație care urmărește angajatul după tură este o problemă de confidențialitate) și biometria (hardware separat și cerințe sporite privind datele personale).

Închiderea automată a turelor uitate#

Blocul „Închiderea automată a turelor uitate” din „Setările programului și ale pontajului”:

• Închide automat turele deschise — comutator, implicit dezactivat;
• Așteaptă după sfârșitul planificat, minute — grație (implicit 30): dacă în acest interval după sfârșitul planificat nu a venit marcajul de ieșire, tura se închide cu sfârșitul planificat, nu cu ora curentă — automatul nu inventează ore peste program;
• Plafonul turei în afara programului, ore — pentru turele fără plan sau începute deja după sfârșitul planificat: închidere după N ore de la intrare (implicit 12; 0 — nu atinge, astfel de ture rămân în lista „neînchise” din plan-real).

Închiderea automată se poate și suprascrie: în blocul „Suprascrieri pe punct de lucru și funcție” puteți seta pentru un punct de lucru sau o funcție propria grație și propriul plafon (de exemplu, pentru curier — 8 ore în loc de 12) ori puteți activa închiderea automată doar la un punct de lucru, lăsând-o dezactivată la celelalte.

Verificarea are loc o dată la 30 de minute. Tura închisă automat este marcată în pontaj cu eticheta „⏱ închisă automat · în așteptarea confirmării” (cu indiciu despre ce anume a închis-o — programul sau plafonul), iar angajatul primește o notificare în chatul de lucru: „Ieșirea nu a fost marcată — tura a fost închisă automat la 18:00 conform programului. Confirmați ora în „Orele mele”; dacă ați plecat la altă oră, trimiteți o corectare”. Corectarea manuală a orei elimină eticheta. Lunile închise și turele pontajului automat pe prezență nu sunt atinse de automat.

Ora dedusă este o presupunere, nu un marcaj, de aceea trebuie confirmată de o persoană:

• angajatul vede în „Orele mele” la o astfel de tură două butoane: „Corect” — ora se confirmă ca atare, și „Indicați ieșirea” — se deschide o fereastră cu ora dedusă, în care scrie ora reală; managerului îi va ajunge o cerere obișnuită de corectare, iar orele se modifică după aprobarea ei;
• managerul la închiderea perioadei vede excepția „Tură închisă automat neconfirmată” și o soluționează cu butonul „Confirmă ca atare” — cât timp este deschisă, perioada nu se închide;
• în ciorna de salarizare rândul angajatului cu astfel de ture este marcat cu insigna ⏱ n — suma se calculează după orele deduse ca atare, insigna doar amintește că orele sunt presupuse.

După confirmare, eticheta devine „⏱ închisă automat · confirmată” (în indiciu — de către cine). Pentru sală și livrare, tura este închisă din momentul închiderii automate — confirmarea privește doar pontajul și salarizarea.

Sursele faptelor și salarizarea#

Salarizarea se calculează după orele din pontaj, de aceea fiecare fapt reține de unde provine, iar plan-realul arată acest lucru prin etichete: „📡 auto” la prezență, „⏱ închisă automat” la închiderea automată, indicatorul „în afara punctului de lucru” la un marcaj de la distanță. Terminalul care a confirmat marcajul este și el înregistrat în tură. Managerul vede toate acestea în Plan-real, angajatul — în „Orele mele”, iar ambii pot iniția o corectare înainte de închiderea lunii.

Fiecare tură cu fapt în Plan-real are pictograma 🕘 „Istoricul marcajelor”: lista completă a încercărilor pentru această tură — ora, acțiunea (a intrat / a ieșit / pauză), cine a apăsat (angajatul însuși, managerul după nume sau automatul), de unde (telefon, casă, terminal după nume, închidere automată) și rezultatul — înregistrat sau refuz cu motiv (PIN incorect, „doar de la terminal”, în afara punctului de lucru). Refuzurile se păstrează și ele: o serie de PIN-uri incorecte de pe același tablet este vizibilă imediat.

Marcajul nu se pierde la întreruperea conexiunii: dacă telefonul nu a primit răspunsul serverului, aplicația repetă singură aceeași cerere, iar serverul recunoaște repetarea și nu înregistrează un al doilea marcaj — veți vedea aceeași tură, nu eroarea „deja marcat”.

Întrebări frecvente#

Un angajat fără login se poate ponta?#

Pe terminal — da: tableta acceptă PIN-ul oricărui angajat căruia i-a fost emis, loginul nu este necesar pentru asta. De pe telefon și prin QR — nu: acolo pontarea se face de la loginul personal.

Ce facem dacă terminalul s-a stricat sau a fost luat?#

Retrageți-l din lista de terminale și, temporar, comutați filtrul de acces pe „Strict” sau „Avertizare” — angajații se vor ponta de pe telefoane. Turele uitate vor fi închise de închiderea automată.

Se poate activa terminalul doar pentru un singur punct de lucru?#

Da. În „Setările pentru grafic și pontaj” deschideți blocul „Suprascrieri pe punct de lucru și funcție” → „＋ Adaugă o suprascriere” → „Punct de lucru” → selectați-l pe cel dorit și setați-i filtrul de acces „Doar de la terminalul unității”. Setarea generală a contului rămâne neschimbată (de exemplu, „Avertizare”), iar punctele de lucru fără terminal funcționează ca înainte.

În același mod se ridică filtrul de acces acolo unde încurcă: o suprascriere pentru funcția „Curier” cu valoarea „Dezactivat” le permite curierilor să se ponteze de oriunde, chiar dacă pe tot contul este setat „Strict”. Funcția are prioritate față de punctul de lucru, punctul de lucru — față de cont.

Angajatul s-a autentificat prin QR, dar nu a apăsat „Am venit”#

Nu s-a întâmplat nimic: scanarea doar confirmă prezența, pontarea propriu-zisă o face butonul. După două minute codul expiră și trebuie scanat din nou.

Închiderea automată va umfla orele?#

Automatul nu inventează ore peste grafic: conform graficului, tura se închide la sfârșitul planificat chiar dacă verificarea s-a declanșat mai târziu, iar conform plafonului — exact după numărul de ore specificat. Dar automatul nu știe când a plecat de fapt omul: celui care a plecat mai devreme de plan i se vor socoti orele până la sfârșitul planificat, celui care a rămas mai mult — doar până la acesta. De aceea timpul afișat nu este un fapt, ci o așteptare a confirmării: tura este marcată „⏱ închisă automat · așteaptă confirmarea”, angajatul primește o notificare și în „Orele mele” fie apasă „Corect”, fie „Indicați plecarea” și scrie ora reală (se va crea o cerere de corectare, pe care managerul o aprobă). Cât timp tura nu este confirmată, rândul din ciorna de salarizare este marcat, iar perioada nu se închide — conducătorul rezolvă astfel de ture cu butonul „Confirmați ca atare”. Dacă managerul a redeschis ulterior tura (a anulat o plecare eronată), automatul nu o mai atinge.

Ieri am uitat să marchez plecarea — astăzi „Am venit” nu funcționează#

Un angajat poate avea doar o singură tură deschisă. Contul, terminalul și fila „Zi” din panoul de sală vor spune care anume este în așteptare („tura din 17 septembrie nu este închisă”): apăsați „Am plecat” (la casă — „A plecat” în rândul angajatului) — se va închide cu ora curentă, apoi marcați venirea și depuneți o cerere de corectare pentru plecarea de ieri. Pentru a nu se repeta, activați închiderea automată.

„Tabelul pentru această lună este închis” — butoanele din cont există, dar pontarea nu trece#

O lună închisă nu acceptă nimic: nici pontarea venirii și plecării, nici modificarea turei, nici cererea de corectare — orele din ea sunt definitive, salariul se calculează deja după ele (nici închiderea automată a turelor uitate nu funcționează într-o astfel de lună). Tabelul este închis de conducători — cu butonul „Închideți tabelul” din Plan-fapt sau „Închideți perioada” la confirmarea tabelului. Aceasta funcționează și pentru luna curentă: dacă a fost închisă la mijloc, până la sfârșitul lunii nu se va putea ponta. Blocarea poate fi ridicată doar de proprietarul contului (butonul „Deschideți tabelul” în același loc) — managerului care a închis perioada nu îi va fi de ajuns. De aceea contul îi răspunde angajatului „rugați proprietarul să îl deschidă din nou”, nu „deschideți-l singur”.

Secțiuni conexe#

• Angajați și ture — roluri, grafic, plan-fapt, salarizare
• Coduri QR și dispozitive — coduri de autentificare pentru tablete și monitoare
• Casă (POS) — pontarea colegilor de la terminalul de casă
• Schimb de numerar — deschiderea și închiderea schimbului casierului
• Finanțe — costul muncii după orele lucrate