Dành cho chủ sở hữu · quản lý văn phòng · trưởng nhóm tiếp nhận yêu cầu
Email công việc của doanh nghiệp: thư và quyền truy cập của nhóm
Mở thư của khách hàng hoặc nhà cung cấp trong hộp thư công việc của doanh nghiệp, không phải trong hộp thư cá nhân của nhân viên. Nhóm được cấp quyền truy cập sẽ thấy cuộc trao đổi tại cùng nơi đó, và sau khi thay đổi ca làm việc của nhân viên, lịch sử trả lời vẫn thuộc về doanh nghiệp.
Mục “Thư” được bao gồm trong tài khoản; nhà cung cấp bên ngoài, tên miền và bản nháp AI — tính riêng.
Đăng ký không cần thẻ. Với hộp thư bên ngoài cần quyền truy cập được cho phép và cấu hình của nhà cung cấp.
Không cần gửi tự động để bắt đầu. Trợ lý AI chuẩn bị bản nháp; con người chịu trách nhiệm về nội dung của câu trả lời thông thường và việc gửi.
- Hộp thư riêng và hộp thư bên ngoài đã kết nối
- Quyền “đọc” và “gửi” cho nhân viên
- Trả lời và tệp đính kèm trong mục công việc
- địa chỉ công việc
- Hộp thư
- đọc hoặc trả lời
- Quyền truy cập
- thay mặt hộp thư
- Trả lời
- những gì đã gửi
- Lưu trữ
Email, trả lời và công việc tiếp theo
Nhận thư
- Hộp thư đến của hộp thư đã chọn
- Tìm kiếm, thư mục và thẻ
- Thư và tệp đính kèm để xử lý
Cấp quyền truy cập
- Hộp thư công việc dùng chung hoặc riêng
- Quyền đọc tách biệt với quyền gửi
- Nhân viên làm việc dưới tài khoản đăng nhập riêng
Trả lời
- Kiểm tra địa chỉ người gửi và người nhận
- Nội dung, chữ ký và tệp đính kèm
- Lưu thư trả lời đã gửi
Đưa vấn đề đến kết quả
- Nhiệm vụ riêng cho công việc tiếp theo
- Thư từ nhiệm vụ có liên kết với nhiệm vụ đó
- Quản lý kiểm tra kết quả
Cần gì để bắt đầu
Một địa chỉ làm việc duy nhất
Chọn hộp thư thực sự cần cho nhiều người. Không chuyển toàn bộ thư cá nhân chỉ để thử lần đầu.
Tại nhà cung cấp: tên miền, hộp thư và DNS
Hộp thư, tên miền và bản ghi DNS vẫn thuộc nhà cung cấp của bạn; thay đổi MX là một quyết định riêng. Với hộp thư bên ngoài, hãy làm theo hướng dẫn kết nối; có thể cần mật khẩu ứng dụng. Điều kiện và giới hạn do nhà cung cấp quy định.
Trong tài khoản: đọc và trả lời
Phân công người trực và cấp quyền “đọc” hoặc “gửi”. Quyền truy cập chung tự nó không phân chia trách nhiệm cho từng thư.
Trao đổi có kiểm chứng
Địa chỉ thứ hai của bạn, một thư thử trung tính và tệp đính kèm an toàn. Kiểm tra thư đến, thư trả lời và việc nhận thực tế.
Quy trình thực tế đầu tiên
- 1
Kết nối một địa chỉ
Trong mục “Email”, hãy tạo hộp thư công việc hoặc kết nối hộp thư hiện có theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Trước tiên hãy kiểm tra quyền truy cập, sau đó mới chuyển các địa chỉ còn lại.
- 2
Phân tách quyền
Chủ sở hữu cấp quyền truy cập cho nhân viên phù hợp: chỉ đọc hoặc quyền gửi. Mỗi người đăng nhập bằng thông tin đăng nhập riêng.
- 3
Thực hiện trao đổi đầy đủ
Gửi một email đến thử nghiệm từ địa chỉ khác của mình, trả lời từ hộp thư công việc và kiểm tra “Đã gửi” cùng việc nhận trả lời. Công việc tiếp theo hãy tạo thành một nhiệm vụ riêng.
Kiểm tra với ví dụ của riêng mình
Trình tự thao tác trong sản phẩm. Ví dụ không phải là đánh giá hay cam kết về kết quả.
Letter on the phone
Reply from your phone from the same mailbox
A reply in the work mailbox
The reply is saved as a server draft, so you can come back to it; nothing is sent on its own What happens in the recording
Đọc thư và gửi trả lời: quyền được tách riêng
Đã kiểm tra bằng các bài kiểm thử máy chủ cục bộ với dịch vụ thư và kho lưu trữ thay thế. Không gửi thư ra bên ngoài.
- 1
Người đọc
Nhân viên chỉ có quyền đọc vẫn thấy hộp thư, nhưng máy chủ từ chối nỗ lực gửi thư của họ.
Quyền truy cập hộp thư → - 2
Người gửi
Thư trả lời được phép sẽ được chuyển đến dịch vụ thư và lưu trong “Đã gửi”. Các bài kiểm thử kiểm tra đường đi này riêng cho cả hai đám mây.
Trả lời và lưu trữ → - 3
Kiểm tra việc nhận thư
Bản ghi trong “Đã gửi” không chứng minh người nhận đã nhận được thư. Trước khi chuyển thư từ, hãy kiểm tra trao đổi giữa các địa chỉ của bạn.
Kết nối thư →
How it works in practice
Illustration. Replies go out from the work address even when you are away from the office
Nơi điều này giúp ích cho chủ doanh nghiệp
Yêu cầu của khách hàng
Ví dụ: nhân viên trả lời từ hộp thư công việc, người quản lý có thể mở thư trả lời đã gửi mà không cần chuyển tiếp sang email cá nhân.
Trao đổi làm rõ với nhà cung cấp
Ví dụ: từ một công việc, gửi thư về thời hạn giao hàng. Liên kết đến chuỗi trao đổi vẫn nằm trong công việc đó.
Nhân viên mới
Ví dụ: trước tiên cấp quyền đọc, sau đó cấp quyền trả lời sau khi kiểm tra. Không cần phát mật khẩu hộp thư chung cho từng người.
Các tình huống thực tế. Hãy tự đánh giá thời gian và chi phí tiết kiệm được dựa trên hoạt động của mình.
Chi phí hộp thư và hỗ trợ AI — hai khoản khác nhau
Chi phí hộp thư và hỗ trợ AI — hai khoản khác nhau
Mục “Email” là tiện ích mở rộng được bao gồm. Gói Tài khoản, email bên ngoài, tên miền và các thao tác AI trả phí có điều kiện riêng.
Cần tính gì trước khi chuyển email
- Tiện ích mở rộng “Thư” được bao gồm trong Tài khoản
- Nhà cung cấp email bên ngoài và tên miền riêng được thanh toán theo điều kiện riêng của họ
- Bản nháp AI và các hành động của tác nhân sử dụng số dư riêng và quy tắc truy cập riêng
- Hãy so sánh thời gian tìm kiếm chuỗi trao đổi và chuyển câu hỏi cho đồng nghiệp; thời hạn trả lời khách hàng do đội ngũ của bạn quyết định
Những gì có thể bắt đầu miễn phí
Bắt đầu với việc đọc và trả lời thủ công trong một hộp thư. Bước kiểm tra này không cần Trợ lý AI hay tác nhân tự động.
Kết nối hộp thư công việcĐăng ký không cần thẻ. Với hộp thư bên ngoài cần quyền truy cập được cho phép và cấu hình của nhà cung cấp.
Những điều cần lưu ý trước khi bắt đầu
- Việc kết nối phụ thuộc vào giao thức khả dụng, cài đặt và giới hạn của nhà cung cấp bên ngoài; không cam kết bất kỳ hộp thư nào khi chưa kiểm tra.
- Tên miền email riêng cần cấu hình DNS. Thay đổi MX có thể dừng việc nhận thư ở nhà cung cấp cũ; hãy bắt đầu bằng một thử nghiệm riêng.
- “Đã gửi” không đồng nghĩa với “đã đọc” hoặc “đã nhận”.
- Hộp thư tác nhân là một chế độ riêng với các quy tắc và hành động được phép; email thông thường không tự động trả lời.
Trước khi chuyển dữ liệu, hãy kiểm tra quy trình của mình và các kết nối cần thiết.
Câu hỏi thường gặp
Có cần chuyển toàn bộ tên miền email không?
Không. Hãy bắt đầu với một hộp thư bên ngoài hoặc hộp thư công việc mới. Chuyển tên miền là một cấu hình riêng sau khi kiểm tra trao đổi thư.
Có thể chỉ cấp cho nhân viên quyền xem không?
Có. Quyền đọc tách biệt với quyền gửi; giới hạn do máy chủ kiểm tra.
Trợ lý AI có tự gửi trả lời không?
Trợ lý thư chuẩn bị bản nháp để một người kiểm tra và gửi. Tác nhân tự động là một chế độ khác với thiết lập riêng; trên .ru chế độ này không khả dụng.
Có thể chuẩn bị trả lời và quay lại sau không?
Có. Nút “Lưu bản nháp” đưa trả lời vào “Bản nháp” của hộp thư trên máy chủ cùng với trích dẫn thư gốc — bản nháp sẽ không mất khi đóng tab. Bản nháp được tất cả những ai có quyền truy cập hộp thư nhìn thấy; nhân viên có quyền gửi sẽ chỉnh sửa và gửi. Người nhận không nhận được gì cho đến khi người dùng nhấn “Gửi”.
Thông tin chi tiết về từng màn hình có trong phần trợ giúp. Bắt đầu từ đâu →
Các tác vụ liên quan
Tất cả giải pháp →Chat công việc và nhiệm vụ của nhóm
Giao việc cho nhóm
Ai làm, đến hạn nào và xác nhận bằng gì: nhiệm vụ vẫn ở trên bảng, ngay cả khi thảo luận đã trôi lên trên.
Điện thoại doanh nghiệp
Cuộc gọi của khách hàng
Số điện thoại làm việc, hàng đợi và ghi âm cuộc gọi. Phân tích cuộc gọi và gợi ý giúp đội ngũ tự tin hơn khi trả lời.
Hãy kiểm tra một thư, một trả lời và quyền truy cập của đồng nghiệp
Kết nối địa chỉ công việc, cấp quyền và thử trao đổi giữa các hộp thư của mình. Sau đó chuyển phần trao đổi còn lại.
Đăng ký không cần thẻ. Với hộp thư bên ngoài cần quyền truy cập được cho phép và cấu hình của nhà cung cấp.