Bảng nhiệm vụ ca làm việc

Bảng nhiệm vụ ca làm việc — danh sách việc còn dang dở và nhắc nhở dùng chung cho nhân viên, giúp truyền thông tin giữa các ca làm việc: việc một ca chưa kịp xử lý sẽ hiện ngay cho ca tiếp theo. Mở Bảng quản trị → Nhiệm vụ (admin.cenaly.com/tasks) hoặc dùng mục “Nhiệm vụ ca làm việc” ngay trong menu thu ngân.

Bảng dùng chung theo chi nhánh — một bảng cho tất cả nhân viên của chi nhánh đó.

Nhiệm vụ ca làm việc và nhiệm vụ CRM không trộn lẫn trên bảng này. Nếu đã bật mục “Đối tác” và có nhiệm vụ đang mở theo các công ty, phía trên bảng sẽ xuất hiện khối riêng “Công ty và hóa đơn — hôm nay”. Đây chỉ là dạng hiển thị chiếu: không thể sửa hay đóng các dòng từ đây — mỗi dòng dẫn thẳng vào thẻ đối tác. Không có nhiệm vụ đang mở hoặc mục bị tắt — khối này không xuất hiện.

Toàn bộ bảng này cũng mở được trong chat công việc — bằng mục “Nhiệm vụ” trong danh sách kênh. Đây không phải bản sao rút gọn mà chính là màn hình đó: cả ba dạng xem, trình soạn nhiệm vụ, các mẫu danh sách kiểm. Bên cạnh mục này là bộ đếm màu vàng “nhiệm vụ của tôi cần xử lý ngay bây giờ”: quá hạn và đến hạn hôm nay. Bộ đếm này cố ý khác màu với bộ đếm tin nhắn chưa đọc.

Từ cuộc trò chuyện, có thể tạo nhiệm vụ chỉ bằng một thao tác: tin nhắn của đồng nghiệp có hành động “nhiệm vụ” — mở biểu mẫu với nội dung đã được điền sẵn, và nhiệm vụ sau khi tạo vẫn giữ nhãn “từ chat”, qua đó quay lại cuộc trò chuyện ban đầu. Ngược lại: trong trình soạn nhiệm vụ, nút “Thảo luận trong chat” mở kênh của chi nhánh với tin nhắn đã soạn sẵn — việc gửi hay không là do bạn quyết định. Nhiệm vụ được giao, việc gỡ chặn và danh sách kiểm mới sẽ đến với nhân viên dưới dạng thẻ trong chat kèm liên kết thẳng đến nhiệm vụ.

Danh sách nhiệm vụ#

Dạng xem chính — danh sách theo phong cách Todoist:

• Thêm nhanh — ô nhập ở trên cùng, nhiệm vụ được tạo chỉ bằng một lần nhấn. Có thể viết cả câu (“trưa mai đặt phô mai ở chỗ Irakli”) — hệ thống sẽ tách thành nhiệm vụ kèm thời hạn và người thực hiện rồi hiển thị bản xem trước trước khi lưu.
• Nhiệm vụ được nhóm theo trạng thái: “Đang mở”, “Đang thực hiện”, “Hoàn thành”.
• Mỗi nhiệm vụ có tên, thẻ, mức ưu tiên, người thực hiện và (tùy chọn) thời hạn hoàn thành; nhiệm vụ lồng vào nhau thành nhiệm vụ con, các nhánh có thể thu gọn.
• Có thể đính kèm ảnh vào nhiệm vụ, đọc nội dung bằng giọng nói, gắn vị trí trên sơ đồ phòng (bàn hoặc phòng) và viết thư ngay từ nhiệm vụ: nút “Viết thư” mở trình soạn thư dưới dạng cửa sổ đè lên nhiệm vụ, và thư đã gửi sẽ tự động được gắn vào nhiệm vụ — không cần chuyển sang mục “Thư”. Khi nhà cung cấp trả lời, nhiệm vụ sẽ không còn được tính là “đang chờ”.
• Đánh dấu nhiệm vụ là đã hoàn thành sẽ ghi lại ai và khi nào đã đóng nhiệm vụ đó.

Kanban#

Dạng xem thứ hai — bảng kanban với ba cột (Đang mở / Đang thực hiện / Hoàn thành). Nhiệm vụ được chuyển giữa các cột bằng cách kéo thả (drag-and-drop) — còn trên màn hình cảm ứng, cùng thao tác này có các nút riêng để không phụ thuộc vào độ chính xác của cảm ứng.

Bảng trông như thế nào#

Trong phần đầu của bảng có biểu tượng bánh răng “Dạng xem trang”. Nó gom mọi thứ thuộc “cách tôi xem” vào một chỗ và đưa ra ba cấu hình sẵn:

• Đơn giản — “Ngày của tôi”, dòng thu gọn, bỏ phần mô tả phụ trên thẻ, ẩn việc đã hoàn thành (dành cho người thực hiện: làm gì và đến hạn nào);
• Tiêu chuẩn — danh sách với đầy đủ thông tin trên thẻ;
• Chi tiết — kanban với đầy đủ thông tin (dành cho quản lý).

Có thể tùy chỉnh thêm cấu hình: mật độ dòng, có hiển thị trên thẻ người thực hiện, thẻ, thời hạn, ảnh, nhiệm vụ con và tác giả hay không, có ẩn việc đã hoàn thành hay không.

Dạng xem đã chọn được ghi nhớ trong hồ sơ của bạn và mở giống nhau trên mọi thiết bị — máy tính bảng, máy tính và điện thoại đều hiển thị bảng theo cách bạn đã thiết lập.

“Ngày của tôi”#

Dạng xem thứ ba trả lời cho nhân viên câu hỏi “làm gì ngay bây giờ”: mục “Bây giờ” với không quá ba nhiệm vụ ở trên cùng, “Tiếp theo”, “Đang chờ” (những việc bị chặn bởi yếu tố bên ngoài — ví dụ, chờ nhà cung cấp trả lời) và nhóm chung “Chưa giao”, từ đó có thể tự nhận nhiệm vụ về mình.

Bên cạnh mỗi nhiệm vụ có ghi lý do vì sao nó ở trên cùng: quá hạn, đến hạn hôm nay, sẽ gỡ chặn cho các nhiệm vụ khác, mức ưu tiên cao, mục trong danh sách kiểm. Thứ tự được tính theo quy tắc chứ không phải theo “ý kiến” của mô hình — luôn có thể giải thích được.

Nhân viên chỉ thấy nhiệm vụ của mình và nhóm chung trong dạng xem này; quản lý thấy toàn cảnh của cả ca làm việc.

Thẻ, mức ưu tiên và thời hạn#

Mỗi nhiệm vụ có thể được gán:

• Thẻ — nhãn riêng với tên và màu tùy ý (ví dụ, “Bếp”, “Phòng”, “Mua hàng”) để nhóm và lọc.
• Mức ưu tiên — thường hoặc cao, để việc gấp không bị lẫn trong danh sách chung.
• Thời hạn hoàn thành (tùy chọn) — ngày cần đóng nhiệm vụ.

Trình quản lý thẻ cho phép tạo và đổi tên thẻ ngay trên bảng.

Truy cập từ thu ngân (POS)#

Bảng nhiệm vụ được tích hợp vào quy trình làm việc của thu ngân:

• Trong menu Thu ngân (POS) có mục riêng “Nhiệm vụ ca làm việc” kèm bộ đếm nhiệm vụ đang mở — nhân viên thấy ngay còn bao nhiêu việc dang dở ở chi nhánh.
• Trong cửa sổ đóng ca làm việc (xem Ca tiền mặt), có thể nhanh chóng thêm nhiệm vụ cho ca tiếp theo mà không cần chuyển giữa các mục.

Điều phối viên ca làm việc: danh sách kiểm tra, DoD và chặn#

Trên nền tảng bảng thông thường có một điều phối viên — tập hợp các quy tắc giúp người quản lý không phải phân công công việc thủ công. Mức ưu tiên và phân công được tính toán xác định, không dựa trên "ý kiến" của mô hình: thứ tự công việc luôn có thể giải thích được. AI chỉ hỗ trợ ở đầu vào — phân tích câu lệnh thành công việc, đề xuất chia nhỏ thành các nhiệm vụ con hoặc bản nháp danh sách kiểm tra; tất cả những điều này bạn xác nhận trước khi lưu, và điều phối viên không tự sửa bảng.

Mẫu danh sách kiểm tra#

Danh sách kiểm tra ("Mở ca làm việc", "Đóng quầy bar", "Hướng dẫn nhân viên phục vụ") được định nghĩa bằng mẫu: công việc gốc cộng với các mục. Tính lặp lại nằm ở mẫu, không phải ở công việc — mỗi lần chạy tạo ra một bộ công việc mới, vì vậy lịch sử và những gì đã hoàn thành không bị nhầm lẫn.

Người thực hiện trong mẫu được chỉ định theo vai trò, không phải theo người. Tại thời điểm triển khai, hệ thống tự chọn ai sẽ nhận: nhân viên đang hoạt động của vai trò đó → ai hiện đang có ca tiền mặt mở → người ít việc nhất. Nếu không có ai phù hợp — công việc vẫn không có người nhận.

Danh sách kiểm tra được triển khai tự động theo sự kiện:

Có danh mục tích hợp sẵn các danh sách kiểm tra mẫu (hướng dẫn nhân viên phục vụ, đầu bếp, thu ngân, nghỉ việc chung) — nút này thêm bản mẫu vào danh sách của bạn, sau đó đây là một mẫu thông thường: có thể sửa và tắt. Hộp thoại "Danh sách kiểm tra" khả dụng cho chủ sở hữu và quản lý.

Điều kiện đóng (Definition of Done)#

Đối với một công việc, bạn có thể yêu cầu đính kèm ảnh, để lại bình luận hoặc đóng tất cả nhiệm vụ con trước khi đóng. Kiểm tra được thực hiện trên máy chủ, vì vậy không thể bỏ qua bằng cách kéo thẻ vào "Hoàn thành" — hệ thống sẽ trả về lỗi rõ ràng. Đồng thời, có thể đóng công việc và đính kèm ảnh trong một lần lưu.

Phụ thuộc và chặn#

• "Không thể bắt đầu sớm hơn" — công việc có thể chờ các công việc khác; trên thẻ hiển thị nó đang chờ bao nhiêu công việc;
• Chặn — ghi chú riêng với lý do: đang chờ công việc khác, người khác hoặc sự kiện bên ngoài. Đây chính là lý do, không phải cột thứ tư của kanban;
• đóng công việc gây chặn tự động gỡ chặn khỏi những công việc đang chờ nó.

Ước tính thời gian#

Công việc có trường ước tính theo phút — do con người nhập, không phải tính toán: hệ thống không tự bịa ra và không "làm rõ" sau đó. Ước tính hiển thị dưới dạng huy hiệu trên thẻ và tổng hợp thành hiểu biết về khối lượng công việc của một ca.

Tất cả các hành động đối với công việc (tạo, thay đổi trạng thái và người thực hiện, thời hạn, ước tính, chặn, di chuyển, triển khai danh sách kiểm tra) đều được ghi vào nhật ký sự kiện — nền tảng cho các chỉ số trong tương lai.

Gợi ý cho người quản lý#

• Giao ban ca làm việc — hôm nay có gì gấp: quá hạn, công việc khẩn cấp chưa được phân công, khối lượng công việc của từng nhân viên.
• Giao cho ai — điều phối viên đề xuất tối đa năm ứng viên kèm giải thích ("biết làm, đang rảnh, đã từng phụ trách công việc liền kề") và không tự phân công ai: quyết định cuối cùng thuộc về con người, và đề xuất đã áp dụng có thể hoàn tác.
• Tìm kiếm theo ngữ nghĩa — "chuyện gì với tủ lạnh" sẽ tìm thấy "Gọi thợ sửa tủ đông", ngay cả khi các từ không khớp.
• Thông báo đẩy — về việc phân công công việc khẩn cấp, về việc gỡ chặn và về danh sách kiểm tra đang gấp vào cuối ca.

Tại thu ngân#

Khi mở ca, thu ngân hiển thị thông báo về danh sách kiểm tra đã tạo, và khi đóng ca — khối "Chưa đóng từ danh sách kiểm tra" với nút "Để lại cho ngày mai".

Các phần liên quan#

• Ca tiền mặt — mở/đóng ca, nơi cũng có thể để lại công việc cho ca tiếp theo
• Bảng điều khiển phòng — bảng công việc nhỏ gọn ngay tại thu ngân
• Dự báo nhu cầu — kế hoạch chuẩn bị được gửi lên bảng bằng một nút
• Nhân viên và ca làm việc — vai trò nhân sự và lịch ca
• Thu ngân (POS) — nơi làm việc của thu ngân, từ đó có thể truy cập bảng công việc

Câu hỏi thường gặp#

Bảng công việc có giống với ghi chú khi đóng ca không?#

Không, ghi chú khi mở/đóng ca là một bản ghi ngắn riêng biệt trong ca tiền mặt. Bảng công việc là danh sách đầy đủ với trạng thái, thẻ, mức ưu tiên và thời hạn, chung cho toàn bộ chi nhánh, không gắn với một ca cụ thể.

Có thể sử dụng bảng mà không có thu ngân không?#

Có, phần "Công việc" trong trang quản trị hoạt động độc lập và khả dụng cho tất cả nhân viên có quyền truy cập chi nhánh, ngay cả khi POS không được sử dụng.

Ai nhìn thấy công việc — toàn bộ chuỗi hay chỉ chi nhánh?#

Bảng riêng cho từng chi nhánh — công việc không được chia sẻ giữa các chi nhánh khác nhau trong chuỗi.

Có thể xóa công việc không?#

Có, bất kỳ công việc nào cũng có thể xóa khỏi bảng — cả từ danh sách lẫn từ kanban.