Пошта және AI автожауап беруші

Шағын бизнеске пошта әдетте екі қолайсыз түрде келеді: жеткізушілер мен қонақтар жазатын иесінің жеке жәшігі — немесе бөлек сатып алып, баптауға тура келетін пошта хостингі. «Пошта» бөлімі үшінші нұсқаны ұсынады: мекеменің өз жәшіктері тікелей панельде — және оларда жұмыс істеуге арналған толыққанды клиент.

Ашу: Әкімші панелі → Пошта (admin.cenaly.com/mail, «Жұмыс» тобы). Кеңейтімді қосудың қажеті жоқ: бөлім барлық рөлдерге ашық, жалғыз шектеу — рөл баптауларындағы бөлімге қатынау. Иесі тіркелгінің барлық жәшіктерін көріп, әкімшілік етеді, қызметкер — өзінікін (мұны интерфейс емес, сервер сүзеді).

Іске қосу үшін не қажет#

1-қадам. Бірінші жәшік#

«Жаңа жәшік» түймесі. Формада төрт өріс бар: «@ дейінгі атау» (кіші латын әріптері, цифрлар, нүкте, дефис, астыңғы сызық — anna, info, orders), «Локация» — нақты филиал (мекенжай оның субдоменінде болады) немесе «Барлық локациялар» (онда мекенжай бір рет берілетін компания субдоменінде тұрады), «Түрі» және «Көрсетілетін атау» — алушылар көретін нәрсе.

Жәшіктің төрт түрі:

Жәшікті өшіруге (мекенжай хат қабылдауды тоқтатады) және жоюға болады. Жою — тек иесінде: ол мекенжайды жаңа жәшік үшін босатып, хаттарды өшіреді, сондықтан растау мәтіннің ішінде мекенжайды көрсетеді және оны болдырмау мүмкін емес. «Қоңыраулар» қызметтік жәшігінің болуымен қатар панель «Қоңыраулар» бөліміндегі дереккөз карточкасын да алып тастайды.

Жәшік статистикасы (пошта баптауларындағы «Статистика» қойындысы — оны қызметкер де өз жәшігінде көреді): қабылданды, жіберілді, қанша кіріс хат тіркемелермен келді және қандай көлемде — 24 сағат, 7 күн, 30 күн және барлық уақыт бойынша. Сандар хаттар тізімінен оқу кезінде есептеледі, сондықтан папкада көрінетінмен әрқашан сәйкеседі.

2-қадам. Өз доменіңіз#

«Өз доменіңіз» түймесі — үш қадамнан тұратын шебер:

1. Доменді енгізіңіз. Ең қауіпсіз нұсқа — mail.сіздіңкомпания.ru тәрізді субдомен: негізгі доменде қазір жұмыс істеп тұрған пошта жұмысын жалғастырады.
2. Тіркеушіде DNS жазбаларын қосыңыз. Әр жазбаның «Көшіру» түймесі бар, ал қасында осы қадамның егжей-тегжейлі жазылуына себеп болған екі ескерту тұр:
   • апекстегі (субдоменде емес, доменнің өзіндегі) MX қазір онда пайдаланып жатқан пошта қызметін (Google Workspace, Microsoft 365 және т. б.) өшіреді;
   • екінші SPF жазбасы тексеруді толығымен бұзады — егер SPF бұрыннан бар болса, жаңасын қоспай, біздің фрагментті бар жазбаға қосу керек.
3. «Тексеру». Сервер жазбаларды салыстырып, әрқайсысы бойынша айтады: «жазба көрінеді» немесе «жазба әзірге жоқ». Жазбалар әдетте бірнеше минут ішінде таралады.

Дайын домен жәшік жасау формасында бөлек топ болып шығады — одан әрі ондағы жәшіктер әдеттегідей ашылады.

3-қадам. Өз Gmail немесе Яндекс қосу#

Егер жәшігіңіз бұрыннан бар болса және мекенжайды өзгерткіңіз келмесе, оны қосуға болады: хаттар тікелей панельден келіп, жіберіледі. «Өз жәшігіңізді қосу» түймесі — тағы үш қадам:

1. Пошта мекенжайы — толық, мысалы info@сіздің-мейрамханаңыз.ru.
2. Сервер доменнің DNS жазбалары бойынша пошта жүйесін анықтайды және дәл сол жүйенің нұсқаулығын сіздің тіліңізде көрсетеді: қайда кіру керек және қолданба құпиясөзін қалай алу керек (мұндай жүйелер тіркелгінің кәдімгі құпиясөзін қабылдамайды). Жүйені анықтау мүмкін болмаса, IMAP және SMTP серверлерінің мекенжайларын қолмен жазуға болады.
3. Қорытынды — бірден қанша хат алынды. Құпиясөз серверге бір рет кетеді және қайтарылмайды.

Дәл осы жерде жәшік кімге қатынаулы болатыны таңдалады: иесі мен менеджерлерге немесе бір қызметкерге.

⚠️ Қосылған бөгде жәшік тек өшіріледі, жойылмайды: хаттар сіздің провайдеріңізде қалады, біз оларға тиіспейміз.

4-қадам. Оқу және жазу#

Сол жақта — жәшіктер панелі, қасында қалталар рельсі: «Кіріс» → сіздің қалталарыңыз → «Барлық хаттар» → «Жіберілгендер».

Тізім және оқу. Хаттар айналдырған сайын жүктеледі; хатта белгілер, «оқылды» және «Барлығын оқылды деп белгілеу» бар. Бөгде хаттың разметкасы оқшауланған жақтауда көрсетіледі және панельге әсер ете алмайды. Тізімнің үстінде — іздеу жолағы және үш сүзгі: «Оқылмағандар», «Тіркемесі барлар» және белгілер бойынша (таңдалғандардың кез келгені). ⚠️ Іздеу тізім жолдары — мекенжайлар, тақырып және хаттың басы — бойынша жүреді, хаттың денесі бойынша емес: ұзын хаттың ортасындағы сөзді ол таппайды.

Жазу. «Жазу» түймесі әдеттегі жинағы бар терезені ашады: «Кімге», «Көшірме», «Тақырып», безендірілген мәтін, тіркемелер. Қолтаңба жаңа хатқа өзі қойылады (параметрлерде қосылады), жауап үлгілері — бүкіл тіркелгіге ортақ. Жауап түпнұсқаны дәйексөздейді: дене бос ашылады, астында қолтаңба, одан төмен — «күні, жіберуші жазған:» және бастапқы хаттың мәтіні. Мәтін дәйексөзделеді, разметка емес; бір дәйексөз хат болып саналмайды — «Жіберу» сіздің жеке мәтініңіз пайда болғанша күтеді.

Жоба жоғалмайды. Терілгені браузерде сақталады: терезеден тыс басу, F5 немесе разряды біткен планшет хатты өшірмейді — қайта оралғанда «Жоба қалпына келтірілді» деген тақтайша мен «Тазалау» түймесі шығады. Жоба әр жәшікте және әр жауапта жеке, ортақ жәшіктегі жоба жеке жәшікте шықпауы үшін.

Жіберілгеннің тағдыры. «Жіберілгендерде» жолда жеткізу чипі көрінеді: «Жеткізілді», «Жеткізілмеді» немесе «Спамға шағым». Өріс жоқ — чип те мүлде жоқ: «белгісіз» — қалыпты күй (оқиға әлі жетпеген), ал сұр сұрақ белгісі бәрі дұрыс жерде қорқытар еді. «Жеткізілмеді» әдетте қызметтің бұзылуын емес, жоқ бөгде мекенжайды білдіреді.

5-қадам. Қалталар және орналастыру ережелері#

Почта параметрлеріндегі «Қалталар және ережелер» қойындысы.

Қалталар. Әр жәшікте 30-ға дейін өз қалтасы: атауы мен түсі. Хат хат карточкасындағы селектормен қолмен ауыстырылады, тізімде оның қалта чипі көрінеді. Бірінші қалта пайда болған бойда «Кіріс» «әлі орналастырылмаған» дегенді білдіре бастайды — сондықтан қасында «Барлық хаттар» пайда болады: әйтпесе орналастырылған хат жоғалғандай көрінер еді. Қалтаны жою хаттарды жоймайды — олар «Кіріске» қайтады, ал оған салатын ережелер алынады.

Ережелер. Әр жәшікке 20-ға дейін, реті шешеді: бірінші сәйкес келгені іске қосылады, сондықтан маңыздыларын жоғары көтереді. Ереженің екі режимі болады:

Айырмашылық интерфейсте тікелей айтылған; модельді шақыру ақылы және әдеттегі ЖИ шығыстарының есебінен өтеді, cenaly.ru-да жергілікті модель жұмыс істейді. Ереже қоса хатты бірден оқылды деп белгілей алады, ал «Жәшіктегі хаттарға қолдану» түймесі ережелерді жоғарғы орналастырылмаған хаттар бойынша жүргізеді. Қолмен ауыстыру ережелерден күшті: қайта жеткізу мен фондық өту сіздің орналастыруыңызды бұзбайды.

⚠️ Бірде-бір шарты және ЖИ үшін сипаттамасы жоқ ереже барлық хатты өзіне алады — панель бұл туралы ескертеді және мұндай ережені сақтамайды.

6-қадам. Қызметкерлердің жәшікке қатынауы#

«Қатынау» қойындысы (тек иесіне). Логині бар әр қызметкерге — үш деңгейдің бірі:

Әр жәшікке 50 адамға дейін. «Оқу» физикалық түрде хат жібере алмайды: тыйым серверде тұр, тек интерфейсте емес. Жәшіктің өз параметрлері екі жағдайда да иесінде қалады. Жәшік иесі мен тіркелгі иесі тізімде көрсетілмейді — олардың қатынауы онсыз да толық.

Автоответчик#

Почта параметрлеріндегі «Автоответчик» бөлімі — жәшіктің барлық түрінде бар, ЖИ-агенттен басқа (онда жауаптарға агенттің өзі жауап береді).

«Кіріс хаттарға автоматты түрде жауап беру» тумблері (қосулы автоответчик жәшіктер панелінде «↩» чипімен көрінеді), «Жауап тақырыбы» (бос — кіріс хаттың тақырыбы «Re:»-мен алынады), «Жауап мәтіні», «Қолданылады» / «Қолданылады» терезесі (бос күндер — шектеусіз, екеуі де қоса) және «Бір мекенжайға жауаптар арасындағы үзіліс, сағат» — циклден қорғау, нөл серверлік әдепкі мәнді білдіреді.

Жауапты хат жеткізілген сәтте сервер береді, ашық панель емес, — қойындыны жабу қажет емес. Екі автоответчиктің циклінен үш тәуелсіз кедергі тұр: автоответтар мен таралымдардың қызметтік белгілерін тану (біздің жауап та автоматты деп белгіленіп кетеді), жіберушіге үзіліс және «бұл хатқа жауап берілді» белгісі — қайта жеткізу екінші жауап тудырмайды.

⚠️ cenaly.ru-да автоответчик бапталады, бірақ жауап бермейді — оны орындайтын қызмет тек AWS контурында жұмыс істейді. Бұл — баптау сақталып, әрекет болмайтын жалғыз жер; «Шектеулерді» қараңыз.

AI көмекшілері жауап береді#

Бұл — Қоңырау жаттықтырушысы, автоматтандыру емес: олар жоба жазады, хатты сіз жібересіз.

Көмекшілерді иесі пошта баптауларында → «Көмекшілер» бөлімінде қосады (тіркелгіге 20-ға дейін). Әрқайсысында:

• Аты — «Сатылым», «Қолдау», «Броньдау»;
• Нұсқаулықтар (4000 таңбаға дейін) — ол кім және қалай жауап береді: нені ұсыну, неден аулақ болу, шағымдарға қалай жауап беру;
• Үн және жауап тілі («Хаттағыдай» немесе нақты біреуі);
• Ол атынан жауап беретін Филиал;
• Деректерге қатынау — тумблерлермен: «Каталог және бағалар», «Жіберушінің тапсырыстары» (оның мекенжайы бойынша), «Мекеме карточкасы» (атауы, мекенжайы, телефоны, жұмыс уақыты) және білім базасы (пайдаланбау / барлығы / таңдалған үш жинаққа дейін).

Жауап терезесінде қызметкер тізімнен көмекшіні таңдайды, қаласа бір реттік кеңес береді («сыпайы түрде бас тарт») және «Жауап ұсыну» түймесін басады. Көмекші кіріс хатын — сіз жауап беріп жатқан хаттың өзін — оқып, жобаны қайтарады; түпнұсқасыз жаңа хатта панель солай дейді. Ештеңе үнсіз жіберілмейді және қайта жазылмайды: мәтін қолтаңба мен дәйексөздің алдында сіздің қолыңызбен хатқа қойылады. Жобадағы «мен — AI» тәрізді сөз тіркестері ескертумен белгіленеді.

Иесіне тізімнің астында «Қатынау: …» жолы көрінеді — таңдалған көмекшінің қай тумблерлері қосулы; қызметкерге нұсқаулықтар мен тумблерлер көрсетілмейді. Білім базасынан көмекші тек клиенттерге ашық құжаттарды алады: жауап сыртқа кетеді.

Жәшіктің AI агенті#

Егер жәшік «AI агент» түрімен қосылса, кіріс хаттарды ол өзі талдайды. Баптаулар — бес қойынды:

Тексеруге арналған екі түйме бар: «Тексеру» — бірде-бір хатты сыртқа жібермей ережелерді іске қосу, нәтижесі журналға түседі; «Агентті іске қосу» — нақты хатты ағымдағы баптаулар бойынша агентке қайта беру.

Агенттің жеке білім базасы құжаттарына қатынауы құжаттардың өзінде жеке-жеке — «поштадан қолжетімді» тумблерімен қосылады.

Тапсырмалармен және CRM байланысы#

• Тапсырмадан хат. Тапсырма карточкасындағы «✉️ Жазу» түймесі хат терезесін тапсырманың үстінде ашады — адамды тапсырмадан да, хат алмасудан да шығармайды, — ал жіберілген хат онда есте қалады: жеткізушіге жазылғаны және жауап келгені көрінеді. «Тапсырмалар тақтасын» қараңыз.
• Контрагент карточкасындағы хат. Жеткізілген кіріс хат «Компаниялар мен шот-фактураларда» контрагент карточкасына әрекет ретінде түседі — сәйкестік мекенжай бойынша ізделеді, CRM-нің «Автоматтандыру» бөліміндегі тумблермен қосылады. Керісінше, карточкадан сілтеме тікелей хатқа, керек қалтаға апарады.
• AI көмекшісінің ұшқыны поштаның үш күрделі бетінде бар — «Қалталар мен ережелер», AI агентінің баптаулары және «Өз домендері»: ол дәл осы блокты түсіндіреді.

Шектеулер#

• Іздеу хаттардың денесіне үңілмейді. Ол мекенжайлар, тақырып және хаттың басы бойынша жүреді; қалта тізімі жоғарыдан шектелген және толығымен қойынды жадында жатыр.
• Серверлік жобалар жоқ. Жоба браузерде өмір сүреді: басқа құрылғыда оны көрмейсіз, ал бір аптадан ескісі ұсынылмайды.
• cenaly.ru-да AI агенттік жәшіктер, автоответчик және жеткізу чипі жоқ. Онда «AI агент» түріндегі жәшік құру мүмкін емес; автоответчик баптаулары сақталады, бірақ хаттарға жауап беретін ешкім жоқ; жеткізу және спамға шағымдар туралы оқиғалар тек AWS контурында келеді. Қалғанының бәрі — жәшіктер, қалталар, ережелер, көмекшілер — екі бұлтта да жұмыс істейді.
• «AI шешеді» ережелері лезде іске қосылмайды — жеткізілгеннен кейін бірнеше минут ішінде, және әр талдау қарапайым AI шақыруы ретінде тарифтеледі. Шарттар бойынша ережелер бірден және тегін жұмыс істейді.
• Қосылған бөгде жәшік жойылмайды, ажыратылады — хаттар провайдерде қалады. Өз жәшігіңізді жою, керісінше, қайтарымсыз: мекенжай босатылады, хаттар өшіріледі.
• Шектер: жәшікке 30 қалта және 20 орналастыру ережесі, «Қатынауда» жәшікке 50 адам, тіркелгіге 20 көмекші, көмекші нұсқаулығы 4000 таңбаға дейін. Жәшіктің тәуліктік жіберу шегі және алушылар санының шегі бар — оларға тірелсеңіз, панель айтады.
• Домен бірден расталмайды. Доменнің бірінші жәшігін жасағаннан кейінгі алғашқы минуттарда жіберу «доменді пошта провайдері әлі растап жатыр» деген белгімен қайтарылуы мүмкін — бұл қалыпты жағдай.

Ақаулықтарды жою#

Симптомдар бойынша жалпы талдау — ақаулықтарды жою; ештеңе көмектеспесе, бізге жазыңыз — көмекті қалай алуға болады.

Жиі қойылатын сұрақтар#

Пошта хостингін сатып алу керек пе?#

Жоқ. anna@точка.cenaly.com түріндегі жәшіктер доменсіз және үшінші тарап провайдерінсіз бірден жұмыс істейді. Өз доменіңіз тек мекенжай сіздің жеке мекенжайыңыздай көрінуі керек болғанда ғана қажет.

Өз Gmail-імді қалдырып, бәрібір панельде жұмыс істей аламын ба?#

Иә — «Өз жәшігіңізді қосу» шебері үш қадамда поштаны IMAP арқылы алады және сіздің SMTP арқылы жібереді. Мекенжай мен хаттар бұл ретте сіздің провайдеріңізде қалады.

Жауап көмекшісінің AI агентінен айырмашылығы неде?#

Көмекші — қоңырау жаттықтырушысы: ол жоба жазады, ал хатты сіз жібересіз. Агент — жәшіктің жеке түрі: ол кіріс хаттарды өз ережелеріңіз бойынша өзі талдайды және рұқсат берсеңіз, өзі жауап береді. Агент тек AWS контурында бар.

Автожауап беруші cenaly.ru сайтында жұмыс істей ме?#

Оны баптауға болады, бірақ онда автожауаптар кетпейді: хаттарға жауап беретін қызмет тек AWS контурында жұмыс істейді. Әзірге бұл бөлімде баптау сақталып, әрекет орындалмайтын жалғыз орын.

Жалпы жәшіктің хаттарын кім оқиды?#

Иесі «Қолжетімділік» қойындысында рұқсат берген адамдар және иесінің өзі. «Оқу» деңгейі шынымен тек оқиды: жіберуге тыйым серверде тұр.

Жәшікті жойсам, хаттарға не болады?#

Олар өшіріледі, ал мекенжай жаңа жәшікке босатылады. Бұл қайтарылмайды, сондықтан растау мекенжайды мәтіннің өзінде көрсетеді. Пошта алуды жай ғана тоқтату керек болса — жоюдың орнына жәшікті өшіріңіз.

Қатысты бөлімдер#

• Қызметкерлер мен ауысымдар — жәшіктер ашылып, қолжетімділік берілетін логиндер
• Жұмыс чаты және қонақтар — ішкі хат алмасу және қонақтармен диалогтар, поштамен шатастырмаңыз
• Ауысымның тапсырмалар тақтасы — тапсырма карточкасынан тікелей жіберілген хат
• Компаниялар мен шот-фактуралар — кіріс хаты контрагент карточкасындағы әрекет ретінде
• Білім базасы — көмекшілер мен агент фактілерді қайдан алады
• AI модельдері және өз кілтіңіз — поштаның AI функциялары қай провайдер арқылы жұмыс істейді
• Қоңыраулар — «Қоңыраулардың» қызметтік жәшігі және сөйлесулердің стенограммалары
• Деректер және қауіпсіздік — хаттар қайда сақталады және оларға кімнің қолжетімділігі бар