메일 및 AI 자동응답기

소규모 비즈니스에서 메일은 보통 두 가지 불편한 형태로 주어집니다. 공급업체와 고객이 메일을 보내는 사장님의 개인 메일함이거나, 별도로 구매하고 설정해야 하는 메일 호스팅입니다. "메일" 섹션은 세 번째 방법을 제공합니다. 매장의 자체 메일함을 패널 안에서 바로 만들고, 그 안에서 작업할 수 있는 완전한 클라이언트입니다.

열기: 관리자 패널 → 메일 (admin.cenaly.com/mail, "업무" 그룹). 확장 기능을 활성화할 필요는 없습니다. 이 섹션은 모든 역할에 열려 있으며, 유일한 조건은 역할 설정에서 이 섹션에 대한 접근 권한입니다. 사장님은 계정의 모든 메일함을 보고 관리하며, 직원은 자신의 메일함만 봅니다(이는 인터페이스가 아닌 서버에서 필터링됩니다).

시작하기 위해 필요한 것#

항목	목적
계정 사장님 역할	메일함을 생성, 삭제, 할당할 수 있는 사람은 사장님뿐입니다
최소 하나의 지점	메일함 주소는 해당 지점의 하위 도메인을 기반으로 만들어집니다. "모든 지점" 메일함은 회사 하위 도메인에 위치합니다
로그인이 있는 직원	직원에게 개인 메일함을 만들고 공용 메일함에 대한 접근 권한을 부여하려면 필요합니다. «직원» 참조
자체 도메인 — 선택 사항	주소가 `info@회사명.ru` 형태여야 하는 경우, 도메인의 DNS에 대한 접근 권한이 필요합니다
연결된 AI 모델 — 선택 사항	답변 어시스턴트, AI 분류 규칙, AI 에이전트용입니다. «AI 모델» 참조

1단계. 첫 번째 메일함#

"새 메일함" 버튼. 양식에는 네 개의 필드가 있습니다. "@ 앞 이름" (소문자 라틴 문자, 숫자, 마침표, 하이픈, 밑줄 — anna, info, orders), "지점" — 특정 지점(주소가 해당 지점의 하위 도메인에 생성됨) 또는 "모든 지점"(이 경우 주소는 한 번만 설정되는 회사 하위 도메인에 위치함), "유형" 및 "표시 이름" — 수신자가 보게 될 이름입니다.

네 가지 메일함 유형:

유형	용도
직원	개인의 개인 메일함
공용	사장님과 관리자를 위한 지점 또는 부서 메일함
AI 에이전트	수신 메일을 AI 에이전트가 처리하는 메일함(아래 참조)
통화	음성 메일 및 통화 녹음 기록을 받는 서비스 메일함

메일함을 비활성화할 수 있으며(주소가 더 이상 메일을 받지 않음), 삭제할 수도 있습니다. 삭제는 사장님만 할 수 있습니다. 삭제하면 주소가 새 메일함용으로 해제되고 메일이 지워집니다. 따라서 확인 창에 주소가 텍스트로 직접 표시되며, 취소할 수 없습니다. 서비스 메일함인 "통화"의 경우, 패널에서 «통화» 섹션의 소스 카드도 함께 제거됩니다.

메일함 통계 (메일 설정의 "통계" 탭 — 직원도 자신의 메일함에서 볼 수 있음): 수신, 발신, 첨부 파일이 있는 수신 메일 수 및 용량 — 24시간, 7일, 30일 및 전체 기간 기준. 숫자는 메일 목록을 읽을 때 계산되므로 폴더에서 보이는 내용과 항상 일치합니다.

2단계. 자체 도메인#

"자체 도메인" 버튼 — 세 단계로 구성된 마법사:

도메인을 입력합니다. mail.회사명.ru 형태의 하위 도메인이 가장 안전합니다. 기본 도메인에서 이미 작동 중인 메일은 계속 작동합니다.
등록기관에서 DNS 레코드를 추가합니다. 각 레코드에는 "복사" 버튼이 있으며, 옆에 이 단계가 상세히 설명된 이유인 두 가지 경고가 있습니다:
- 에이펙스(하위 도메인이 아닌 도메인 자체)의 MX는 현재 해당 도메인에서 사용 중인 메일 서비스(Google Workspace, Microsoft 365 등)를 비활성화합니다.
- 두 번째 SPF 레코드는 검증을 완전히 망가뜨립니다 — SPF가 이미 있는 경우, 새 레코드를 추가하는 것이 아니라 기존 레코드에 저희 부분을 추가해야 합니다.
"확인". 서버가 레코드를 대조하고 각각에 대해 "레코드가 보입니다" 또는 "아직 레코드가 없습니다"라고 알려줍니다. 레코드는 보통 몇 분 내에 전파됩니다.

준비된 도메인은 메일함 생성 양식에 별도 그룹으로 나타나며, 이후에는 해당 도메인에서 평소처럼 메일함을 만들 수 있습니다.

3단계. 자체 Gmail 또는 Yandex 연결#

이미 메일함이 있고 주소를 변경하고 싶지 않다면 연결할 수 있습니다. 메일은 패널에서 바로 수신 및 발신됩니다. "자체 메일함 연결" 버튼 — 역시 세 단계:

메일 주소 — 전체 주소, 예: info@회사명.ru.
서버가 도메인의 DNS 레코드를 기반으로 메일 시스템을 판별하고, 해당 시스템의 안내를 귀하의 언어로 표시합니다. 어디로 가서 앱 비밀번호를 어떻게 받는지 안내합니다(이러한 시스템은 계정의 일반 비밀번호를 허용하지 않습니다). 시스템을 판별할 수 없는 경우, IMAP 및 SMTP 서버 주소를 직접 입력할 수 있습니다.
결과 — 즉시 가져온 메일 수. 비밀번호는 서버로 한 번 전송되며 다시 반환되지 않습니다.

여기에서 메일함을 누구에게 제공할지도 선택합니다. 사장님과 관리자 또는 한 명의 직원.

⚠️ 연결된 외부 메일함은 비활성화만 되며 삭제되지 않습니다. 메일은 귀하의 제공업체에 남아 있으며, 저희는 이를 건드리지 않습니다.

4단계. 읽기와 쓰기#

왼쪽에는 메일함 패널, 그 옆에는 폴더 레일이 있습니다: "받은편지함" → 내 폴더 → "모든 메일" → "보낸편지함".

목록과 읽기. 메일은 스크롤하는 만큼 불러옵니다. 메일에는 표시가 있고, "읽음"과 "모두 읽음으로 표시"가 있습니다. 다른 사람의 메일 마크업은 격리된 프레임에 표시되며 패널에 영향을 줄 수 없습니다. 목록 위에는 검색창과 세 가지 필터가 있습니다: "읽지 않음", "첨부파일 있음", 그리고 표시별 필터(선택한 것 중 아무거나)입니다. ⚠️ 검색은 목록의 줄 — 주소, 제목, 메일 본문 시작 부분 — 을 대상으로 하며 메일 본문 전체를 대상으로 하지 않습니다: 긴 메일 중간에 있는 단어는 찾지 못합니다.

쓰기. "쓰기" 버튼을 누르면 일반적인 입력 창이 열립니다: "받는 사람", "참조", "제목", 서식이 있는 본문, 첨부파일. 서명은 새 메일에 자동으로 들어갑니다(설정에서 켭니다). 답변 템플릿은 계정 전체에서 공유합니다. 답변은 원문을 인용합니다: 본문은 빈 상태로 열리고, 그 아래에 서명, 더 아래에 "날짜, 보낸 사람이 작성:"과 원본 메일 텍스트가 표시됩니다. 인용되는 것은 텍스트이며 마크업이 아닙니다. 인용만으로는 메일로 치지 않습니다 — "보내기"는 내 텍스트가 나타날 때까지 기다립니다.

초안은 사라지지 않습니다. 입력한 내용은 브라우저에 저장됩니다: 창 밖을 잘못 클릭하거나, F5를 누르거나, 태블릿이 방전되어도 메일이 지워지지 않습니다 — 돌아오면 "초안 복원됨" 배너와 "지우기" 버튼이 나타납니다. 초안은 각 메일함과 각 답변마다 따로 있어서, 공용 메일함의 초안이 개인 메일함에 나타나지 않습니다.

보낸 메일의 운명. "보낸편지함"에서 줄에 배달 칩이 보입니다: "배달됨", "배달되지 않음" 또는 "스팸 신고". 필드가 없으면 칩도 전혀 없습니다: "알 수 없음"은 정상 상태이며(이벤트가 아직 도착하지 않음), 모든 것이 정상인 곳에 회색 물음표가 있으면 혼란을 줄 것입니다. "배달되지 않음"은 보통 서비스 고장이 아니라 존재하지 않는 상대 주소를 의미합니다.

5단계. 폴더와 분류 규칙#

메일 설정의 "폴더 및 규칙" 탭입니다.

폴더. 각 메일함마다 최대 30개의 내 폴더: 이름과 색상. 메일은 메일 카드의 선택기로 직접 옮기며, 목록에서 폴더 칩이 보입니다. 첫 폴더가 생기는 순간 "받은편지함"은 "아직 분류되지 않음"을 의미하게 됩니다 — 그래서 옆에 **"모든 메일"**이 나타납니다: 그렇지 않으면 분류된 메일이 사라진 것처럼 보일 것입니다. 폴더를 삭제해도 메일은 삭제되지 않습니다 — 메일은 "받은편지함"으로 돌아가고, 그 폴더에 넣던 규칙은 해제됩니다.

규칙. 메일함당 최대 20개, 순서가 결정합니다: 처음 일치하는 것이 실행되므로 중요한 것을 위로 올립니다. 규칙에는 두 가지 모드가 있습니다:

모드	작동 방식
조건 기준	보낸 사람(주소 전체 또는 도메인 — `bank.ru`는 `mail.bank.ru`도 잡습니다), "받는 사람"/"참조", 제목, 메일 텍스트, "첨부파일이 있는 경우만". 조건은 AND로 결합되고, 한 조건 안의 값은 OR로 결합됩니다. 즉시 실행되며, 배달되는 순간입니다
AI가 판단	말로 된 설명: "이력서를 첨부한 채용 지원", "공급업체의 송장". 이런 메일은 몇 분 이내에 분류됩니다 — 배달이 아니라 백그라운드 처리가 분석합니다. 조건은 사전 필터로 남습니다

차이는 인터페이스에 직접 명시되어 있습니다. 모델 호출은 유료이며 일반 AI 비용으로 처리되고, cenaly.ru에서는 로컬 모델이 작동합니다. 규칙은 메일을 즉시 읽음으로 표시할 수도 있고, "메일함의 메일에 적용" 버튼은 상위의 분류되지 않은 메일에 규칙을 실행합니다. 직접 옮기는 것이 규칙보다 우선합니다: 재배달과 백그라운드 처리도 내 분류를 덮어쓰지 않습니다.

⚠️ 조건도 없고 AI용 설명도 없는 규칙은 모든 메일을 가져갑니다 — 패널이 이에 대해 경고하고 그런 규칙은 저장하지 않습니다.

6단계. 직원의 메일함 접근#

"접근" 탭(소유자만). 로그인이 있는 각 직원에게는 세 가지 수준 중 하나가 있습니다:

수준	할 수 있는 것
접근 없음	메일함이 보이지 않음
읽기	메일 보기, 읽음으로 표시, 표시 달기, 폴더로 분류
읽기와 쓰기	위와 같음에 더해 메일함 이름으로 메일 발송

메일함당 최대 50명. "읽기"는 물리적으로 메일을 보낼 수 없습니다: 금지는 인터페이스뿐 아니라 서버에 걸려 있습니다. 두 경우 모두 메일함 자체의 설정은 소유자에게 남습니다. 메일함 소유자와 계정 소유자는 목록에 표시되지 않습니다 — 그들은 이미 전체 접근 권한이 있습니다.

자동 응답기#

메일 설정의 "자동 응답기" 섹션 — AI 에이전트를 제외한 모든 종류의 메일함에 있습니다(거기서는 에이전트 자체가 답변을 담당합니다).

"받은 메일에 자동으로 답장" 토글(켜진 자동 응답기는 메일함 패널에서 "↩" 칩으로 보입니다), "답장 제목"(비어 있으면 "Re:"가 붙은 수신 메일 제목을 가져옵니다), "답장 텍스트", "시작일" / "종료일" 창(날짜가 비어 있으면 제한 없음, 양쪽 포함) 및 "한 주소에 대한 답장 사이의 일시정지, 시간" — 루프 방지이며, 0은 서버 기본값을 의미합니다.

답장은 열린 패널이 아니라 메일 배달 시점에 서버가 합니다 — 탭을 닫을 필요가 없습니다. 두 자동 응답기의 루프를 막는 세 가지 독립적인 방어선이 있습니다: 자동 응답 및 메일링의 서비스 표시 인식(우리 답장도 자동으로 표시되어 나갑니다), 보낸 사람에 대한 일시정지, "이 메일에 이미 답장함" 표시 — 재배달이 두 번째 답장을 만들지 않습니다.

⚠️ cenaly.ru에서는 자동 응답기를 설정할 수 있지만 답장하지 않습니다 — 이를 실행하는 서비스는 AWS 환경에서만 작동합니다. 설정은 저장되지만 동작이 일어나지 않는 유일한 곳입니다. "제한 사항"을 참조하십시오.

AI 어시스턴트#

이들은 통화 코치이지 자동화가 아닙니다. 초안을 작성할 뿐, 메일을 보내는 것은 사용자입니다.

어시스턴트는 소유자가 메일 설정 → **"어시스턴트"**에서 생성합니다(계정당 최대 20개). 각 어시스턴트에는 다음이 있습니다:

이름 — "영업", "지원", "예약";
지침(최대 4000자) — 누구이며 어떻게 답하는지: 무엇을 제안하고, 무엇을 피하고, 불만에 어떻게 대응할지;
어조 및 답변 언어("메일과 동일" 또는 특정 언어);
지점 — 어시스턴트가 대표하여 답하는 지점;
데이터 접근 — 토글로: "카탈로그 및 가격", "발신자의 주문"(발신자 주소 기준), "업장 정보"(이름, 주소, 전화, 영업시간) 및 지식 베이스(사용 안 함 / 전체 / 선택한 최대 세 개의 모음).

답변 창에서 직원은 목록에서 어시스턴트를 선택하고, 원하면 일회성 힌트("정중히 거절해")를 제공한 후 **"답변 제안"**을 누릅니다. 어시스턴트는 수신 메일 — 바로 답변 중인 그 메일 — 을 읽고 초안을 반환합니다. 원본이 없는 새 메일에서는 패널이 그렇게 안내합니다. 아무것도 조용히 전송되거나 덮어쓰이지 않습니다. 텍스트는 서명과 인용 앞에 사용자의 손으로 메일에 삽입됩니다. 초안에서 "저는 AI입니다"와 같은 문구는 경고로 강조 표시됩니다.

소유자는 목록 아래에서 "접근: …" 줄을 볼 수 있습니다 — 선택한 어시스턴트의 어떤 토글이 켜져 있는지. 직원에게는 지침과 토글이 표시되지 않습니다. 지식 베이스에서 어시스턴트는 고객에게 공개된 문서만 가져옵니다. 답변이 외부로 나가기 때문입니다.

메일함 AI 에이전트#

메일함이 "AI 에이전트" 유형으로 생성된 경우, 수신 메일을 에이전트가 직접 분류합니다. 설정은 다섯 개 탭입니다:

탭	내용
프로필	업무에 대한 일반 설명과 상세 지침; "수신 자동 처리" 및 "자기 학습" 토글; 답변 모드 — "발신자에게 전송" 또는 "초안만 저장"; 규칙 외 동작 — "에이전트가 직접 판단"(확신 임계값 포함: 임계값 미만이면 초안을 남김) 또는 "메일 건드리지 않기"; 에스컬레이션 알림이 전송되는 주소
연락처	규칙과 자유 모드가 "누구에게 전달" 및 "누구에게 업무 채팅으로 작성"을 가져오는 유일한 수신자 목록. 에이전트는 이 외에는 누구에게도 작성하지 않습니다
규칙	조건 → 동작: 메일 유형, 키워드, 발신자, 언어, 첨부 파일 유무 → "답변", "전달", "표시 달기", "업무 채팅으로 작성", "사람에게 전달", "아무것도 하지 않기". 실행은 모델이 아닌 일반 엔진이 담당합니다
학습	에이전트가 축적한 짧은 지침; 편집, 삭제, 전체 초기화가 가능합니다
통화 기록	각 메일에 대해 에이전트가 수행한 작업: 카테고리, 발동된 규칙, 동작 체인, 답변 초안. 읽기 전용

검증용 버튼이 두 개 있습니다: "확인" — 메일을 한 통도 외부로 내보내지 않고 규칙을 시험 실행하며 결과는 통화 기록에 기록됩니다; "에이전트 실행" — 특정 메일을 현재 설정에 따라 에이전트에게 다시 맡깁니다.

에이전트의 비공개 지식 베이스 문서 접근은 문서 자체에서 개별적으로 — "메일에서 접근 가능" 토글로 — 활성화됩니다.

작업 및 CRM 연동#

작업에서 보내는 메일. 작업 카드의 "✉️ 작성" 버튼은 작업 위에 메일 창을 엽니다 — 사용자가 작업과 대화에서 벗어나지 않으며 — 보낸 메일은 작업에 기억됩니다: 공급업체에 이미 보냈는지, 답변이 왔는지 확인할 수 있습니다. «작업 보드»를 참조하십시오.
거래처 카드의 메일. 수신된 메일은 «회사 및 송장»의 거래처 카드에 활동으로 기록됩니다 — 주소로 일치 여부를 검색하며, CRM의 "자동화" 섹션에서 토글로 활성화됩니다. 반대로 카드에서 해당 폴더의 메일로 바로 가는 링크가 있습니다.
AI 어시스턴트 불꽃은 메일의 세 가지 복잡한 화면 — "폴더 및 규칙", AI 에이전트 설정, "자체 도메인" — 에 있으며, 바로 그 블록을 설명해 줍니다.

제한 사항#

검색은 메일 본문을 들여다보지 않습니다. 주소, 제목, 메일 시작 부분만 검색하며, 폴더 목록은 상한이 있고 전부 탭 메모리에 있습니다.
서버 초안은 없습니다. 초안은 브라우저에 있으므로 다른 기기에서는 볼 수 없고, 일주일이 지나면 제안되지 않습니다.
cenaly.ru에는 AI 에이전트 메일함, 자동 응답기, 배달 칩이 없습니다. "AI 에이전트" 유형의 메일함은 그곳에서 생성할 수 없습니다. 자동 응답기 설정은 저장되지만 답변할 사람이 없습니다. 배달 및 스팸 신고 이벤트는 AWS 환경에서만 수신됩니다. 나머지 전부 — 메일함, 폴더, 규칙, 어시스턴트 — 는 두 클라우드 모두에서 작동합니다.
"AI가 판단" 규칙은 즉시 발동하지 않습니다 — 배달 후 몇 분 이내에 발동하며, 매 분석은 일반 AI 호출로 과금됩니다. 조건 기반 규칙은 즉시 무료로 작동합니다.
연결된 외부 메일함은 삭제되지 않고 연결 해제됩니다 — 메일은 제공업체에 남습니다. 반대로 자체 메일함 삭제는 되돌릴 수 없습니다: 주소가 해제되고 메일이 지워집니다.
한도: 메일함당 폴더 30개 및 분류 규칙 20개, "접근"에서 메일함당 50명, 계정당 어시스턴트 20개, 어시스턴트 지침 최대 4000자. 메일함에는 일일 발송 한도와 수신자 수 한도가 있으며, 한도에 도달하면 패널이 알려줍니다.
도메인은 즉시 확인되지 않습니다. 도메인의 첫 메일함 생성 후 처음 몇 분 동안 발송이 "도메인이 아직 메일 제공업체에 의해 확인 중입니다"라는 표시와 함께 반송될 수 있습니다 — 이는 정상입니다.

문제 해결#

증상	확인 사항
«메일 서비스에 접속할 수 없음»	이 환경의 서비스가 일시적으로 응답하지 않는 상태입니다 — 페이지가 중단되거나 데이터가 유실되지 않으므로 1분 후 다시 시도하십시오
«메일함에 접근할 수 없음»	직원은 자신의 메일함과 소유자가 «접근» 탭에서 권한을 부여한 메일함만 열 수 있습니다
메일이 발송되지 않음	메일함의 일일 한도, 수신자 수, 접근 수준(«읽기»는 발송할 수 없음), 미배달 차단 목록에 등록된 주소
자체 도메인으로 오는 메일이 도착하지 않음	필수 DNS 레코드가 모두 추가되었는지와 «확인» 버튼의 결과를 확인하십시오. SPF 레코드가 두 개면 검증이 전부 실패합니다
연결한 Gmail이 연결되지 않음	계정 비밀번호가 아니라 앱 비밀번호가 필요합니다. 생성 링크는 마법사 안에 있습니다
규칙이 작동하지 않음	규칙 순서(가장 먼저 일치한 규칙이 적용됨), 규칙 모드(«AI가 판단»은 몇 분 내에 처리됨), 수동 이동 — 수동 이동이 규칙보다 우선합니다
«받은편지함»에서 메일이 «사라짐»	규칙에 의해 분류된 것입니다. «모든 메일»과 목록 행의 폴더 칩을 확인하십시오
자동 응답기가 응답하지 않음	자동 응답기 활성화 여부, 오늘 날짜가 «부터…까지» 기간에 포함되는지, 해당 발신자에 대한 일시 중지가 작동했는지 확인하십시오. `cenaly.ru`에서는 자동 응답기가 작동하지 않습니다
어시스턴트가 엉뚱하게 답변함	어시스턴트의 지침과 데이터 접근 토글을 확인하십시오. 어시스턴트는 활성화된 출처에서만 사실을 가져옵니다

증상별 종합 안내 — 문제 해결; 그래도 해결되지 않으면 문의해 주십시오 — 도움받는 방법.

자주 묻는 질문#

메일 호스팅을 구매해야 하나요?#

아니요. anna@지점.cenaly.com 형식의 메일함은 도메인 없이, 외부 제공업체 없이 바로 작동합니다. 자체 도메인은 주소가 자체 도메인처럼 보여야 할 때만 필요합니다.

자체 Gmail을 유지하면서 패널에서 작업할 수 있나요?#

예 — «자체 메일함 연결» 마법사가 세 단계로 IMAP을 통해 메일을 가져오고 자체 SMTP를 통해 발송합니다. 주소와 메일은 계속 자체 제공업체에 남아 있습니다.

답변 어시스턴트와 AI 에이전트는 어떻게 다른가요?#

어시스턴트는 통화 코치입니다. 초안을 작성하면 메일은 사용자가 발송합니다. 에이전트는 별도의 메일함 유형으로, 자체 규칙에 따라 수신 메일을 분류하고 허용한 경우 스스로 답변합니다. 에이전트는 AWS 환경에만 있습니다.

cenaly.ru에서 자동 응답기가 작동하나요?#

설정할 수는 있지만 자동 응답은 발송되지 않습니다. 메일에 응답하는 서비스는 AWS 환경에서만 작동합니다. 현재 이 섹션에서 설정은 저장되지만 실제 동작은 일어나지 않는 유일한 부분입니다.

공용 메일함의 메일은 누가 읽나요?#

소유자가 «접근» 탭에서 권한을 부여한 사람과 소유자 본인입니다. «읽기» 수준은 실제로 읽기만 가능합니다. 발송 금지는 서버에서 적용됩니다.

메일함을 삭제하면 메일은 어떻게 되나요?#

메일은 삭제되고 주소는 새 메일함에 사용할 수 있게 됩니다. 되돌릴 수 없으므로 확인 창에 주소가 본문에 직접 표시됩니다. 메일 수신만 중단하려면 삭제 대신 메일함을 비활성화하십시오.

이메일 및 AI 자동 응답기