Хотел: соби, PMS и гостински сервис

Cenaly обединува сопствен PMS и гостински сервис: фонд на соби, резервации, тарифи, пријавување, фолио на гостинот, чистење и храна. Типот на бизнис „Хотел“ ја задава хотелската терминологија и почетните секции; достапноста на интеграциите и новите модули се проверува одделно.

Отвори: Админ-панел → Соби (истата секција како „Шема на сала“ кај ресторанот — admin.cenaly.com/tables, за хотелот преименувана). Секцијата се отвора во уредувачот на план; работниот борд на соби се вклучува со копчето „🛏️ Соби“ во заглавјето — со него се префрла назад кон шемата. До него стојат копчињата „Типови соби“, „Тарифи“, „🔌 PMS“ и — кај руските локации, ако не е исклучено проширувањето „Миграциска евиденција“, — „🛂 Миграциска евиденција“.

Катови и соби#

Уредувачот на шема работи како и обично (Шема на сала), само салите се нарекуваат катови, а наместо маси — елементите „Соба“ и „Кревет“ (за хостели и заеднички спални). Секоја соба има ознака (нумерација од 101) и, како кај масата, може да се поврзе QR-код со камера. Креветот поставен во соба понатаму се движи само по таа соба: нејзините ѕидови го држат исто како ѕидовите на салата, а уредувачот нема да дозволи креветот да се постави попреку ѕид или половина во коридор — ќе се означи со црвено и ќе се врати назад. Тоа не им пречи на креветите во заедничка спална без нацртани соби.

Не е задолжително собите да се внесуваат една по една — копчето „+ Додај соби“ отвора формулар за масовно создавање: опсег (на пример, 201–230, максимум 500 соби одеднаш), незадолжителен префикс, жив преглед „ќе бидат создадени N · катови M“, ред со собите што веќе постојат и ќе бидат прескокнати. Истиот чекор е достапен директно во мастерот за онбординг при избор на вертикалата „хотел“.

QR на соба се поврзува со копчето „Создај QR и поврзи“ во картичката на собата, а масовно — со копчето „Создај QR за сите без код (N)“, кое ги поминува сите соби на локацијата одеднаш. Печатењето може поединечно (SVG од картичката) или сѐ одеднаш — на листови A4.

Типови соби и тарифи#

Копчето „Типови соби“ отвора именик: назив (Standard/Deluxe/…), основна тарифа за ноќ и капацитет. Типот се доделува на соба или кревет во панелот за својства на шемата — тарифата оттаму автоматски се внесува во формуларот за пријавување (може рачно да се промени за конкретното пристигнување).

Најпростото ниво на цени е сезонскоста: за тип на соба или за сите соби одеднаш се задаваат периоди со посебна цена.

Оние што продаваат сериозно водат ценовни планови — посебен менаџер до именикот на типови. Во планот се поставуваат храна (само соба, појадок, полупансион, сѐ вклучено), изведени тарифи (на пример, „појадок = основна +15 %“), цена според бројот на гости со детски возрасни групи и дополнително место, доплати по денови од неделата, ограничувања за продажба (минимум и максимум ноќи, прозорец за резервација, забрана за пријавување/одјавување во определени денови), политика за откажување (флексибилна, неповратна, казна за првата ноќ, процент или фиксен износ), канали за продажба (сите / само директни / само OTA) и корпоративен код за пристап. Таму е и календарот на цени и ограничувања: цена и стоп-продажба за конкретни датуми, масовна измена „тарифа × период“ и преглед на конечната цена.

Цената на ноќта се собира по приоритет: календар на цени → изведена тарифа → сопствена цена на ценовниот план → сезона на типот → сезона „за сите“ → цена фиксирана при пријавување → основна тарифа на типот. Важно е да се разберат две работи: календарот е посилен од договорената цена внесена на рецепцијата (хотелот што води календар очекува токму тоа), а кај ценовниот план со сопствена цена сезоните воопшто не се применуваат — сезоните работат како резервна опција за оние што не користат планови.

Во поставките на локацијата може да се вклучи туристички данок — процент од тарифата со минимален износ за ноќ, или фиксен износ за ноќ; данокот се наплатува на фолиото како посебен ред.

Пријавување и одјавување#

Бордот на соби е работниот екран на рецепцијата и службата за чистење: картичка за секоја соба со статус, салдо на фолиото, број на ноќи, барања на гостинот и копче „Донарачка“, кое води во касата со веќе избраната соба. Статусот на собата поминува низ низата:

Идните пристигнувања не се прикажуваат преку статусот на собата — тие живеат како резервации и се видливи на шах-таблата: така собата резервирана за следната недела денес останува достапна за продажба.

Пријавувањето отвора формулар: ценовен план и цена за ноќ (претходно пополнети од типот на собата) и картичка на гостинот — телефон, e-mail, документ, државјанство, датум на раѓање, забелешки. Датум на одјавување во овој чекор не е потребен: моменталното пријавување е отворено „до одјавување“, а датумите на пријавување-одјавување ги има резервацијата. Ако гостинот веќе престојувал порано (совпаѓање по телефон или e-mail), системот покажува ознака „постојан гостин“ и го зголемува бројачот на посети; во картичката на гостинот се собираат ознаки, алергии, преференции, забелешки и бројот на непојавувања, а низ целата база на гости работи пребарување.

При пријавувањето се отвора фолиото на собата и од тој момент нарачките преку собниот QR стануваат возможни.

Одјавувањето го затвора фолиото со една пресметка и ја префрла собата во „Бара чистење“; на таблата со задачи на смената притоа се појавува задачата „Чистење на соба N по одјавување“. Внимавајте: собната сметка ја затвора токму рецепцијата при одјавување — од касата не може да се затвори, копчето за затворање кај собните сметки не се прикажува.

Освен дневниот борд има и шах-табла (календар за 21 ден) — преклопник за приказот на истата страница: ленти на резервации и тековни престои по соби, однапред се гледа што е слободно и кога пристигнува следниот гостин.

Фолио и наплати#

Фолио — лична сметка на собата, се отвора при пријавување и трае до одјавување:

• секоја ноќ автоматски се наплатува надомест за престој — серверот ги проверува хотелите еднаш на час и ја наплатува ноќта во првиот циклус по 03:00 по време на локацијата, така што повеќедневниот престој се собира сам, без рачни дејства (денот на пријавување притоа не се наплатува двапати);
• се наплатува туристичка такса, ако е вклучена;
• нарачките што гостинот ги прави од собата (room service) автоматски легнуваат на фолиото — поврзувањето се случува на серверот во моментот на креирање на нарачката, на вработениот не му треба ништо рачно да поврзува. Правилото е тесно и намерно: на фолиото влегуваат нарачки направени токму преку QR-кодот во собата; она што е издадено на каса, во киоск или дојдено од агрегатор нема да отиде таму;
• на касата по сметката на собата се достапни рачни операции: наплата, сервисна такса, попуст, депозит и пренос на ставки меѓу сметки;
• салдото е видливо на картичката на собата во бордот и на касата — во списокот отворени сметки (во интерфејсот на касата тоа е „сметка“, терминот „фолио“ таму не се користи).

При одјавување фолиото се затвора со еден пресметковен сигнал со сите наплати и плаќање.

Ако хотелот веќе има надворешен PMS, фолиото може да не се води кај нас: копчето „🔌 PMS“ го префрла контурот во режим на надворешен систем — со дневник на наплати и статуси „спроведено / сторно“. Тогаш „На сметка на собата“ оди во вашиот систем, а не во нашето фолио.

Забелешка за адаптерите: во моментов во списокот е достапен само демонстрацискиот адаптер „Mock (демо)“ — тој е потребен за да се провери самиот контур, полињата за поврзување при него не се користат. Живи конектори кон надворешни PMS се во развој; префрлањето на режим на надворешен систем на хотел во продукција сѐ уште е прерано.

Room service — нарачка на гостин преку QR#

Гостинот го скенира QR-кодот во собата и нарачува од менито исто како на маса во ресторан. Две серверски правила штитат од нарачки „во ништо“:

• нарачка од соба без пријавен гостин се блокира — ако за QR-кодот на собата сѐ уште нема отворено пријавување, нарачката автоматски се откажува со причина „собата не е заселена“, а гостинот гледа предупредување во чек-аутот уште пред да ја испрати нарачката;
• при креирање во зафатена соба е достапен начинот на плаќање „На сметка на собата“ — сумата се додава на фолиото и се плаќа при одјавување заедно со целиот престој; гостинот го гледа текстот за согласност со точната сума и бројот на собата пред потврдување.

Барања на гостинот и панел за чистење#

Покрај нарачката на храна, гостинот има копче за сервисни барања: крпи, чистење, не вознемирувај, будење (со избор на време), технички проблем, друго. Во хотелот тоа го зазема местото на копчето за повикување персонал — и, како и тоа, се прикажува само кога е вклучено „повикување персонал“ во поставките на локацијата. Барањето подлежи на условот за пријавување: од слободна соба не може да се поднесе.

На страната на персоналот — блокот „Барања на гостите“ директно во картичката на собата во бордот: бројач на активни барања, список со тип, коментар и време на будење, дејства „Во работа“ и „Готово“. Ажурирањата пристигнуваат во реално време.

„Мојата сметка“ кај гостинот#

Во менито на гостинот (точка од поставките до резервацијата и повикувањето персонал) има „Мојата сметка“ — гостинот гледа список на наплати (по опаѓачко време) и плаќања по своето фолио и вкупниот салдо, без поврзаност со персоналот на објектот. Пред пријавување се прикажува празна состојба („сметката ќе се појави по пријавувањето“), по пресметката — ознака „Платено“.

Резервации, продажни канали и извештаи#

Покрај моменталното пријавување, хотелот има и целосни резервации со датуми на пријавување/одјавување — тие се гледаат на шахматната табла како одделни ленти и се претвораат во пријавување со едно дејство на датумот на пријавување. Резервацијата има извор (walk-in/админ панел, телефон, директно од гостин, веб-страница, OTA), откажување со причина и ознака „не дојде“; при преклопување и премногу рано пријавување панелот предупредува.

Резервација може да се внесе од две места, а формуларот е ист: клик на празно поле на шахматната табла и — директно на шемата на катови — својствата на избраната соба, блокот „Резервации на собата“ (најблиските пријавувања со датуми и број на ноќи плус копчето „📅 Резервирај соба“); истото го нуди и десниот клик на собата. Резервацијата на соба е секогаш пар датуми, минимум една ноќ: резервации на час, како за маса во ресторан, за соба нема — собите не се појавуваат во списокот на маси ниту во формуларот за резервација на „Шемата на салата“, ниту во панелот на салата на касата. А „Пријави“ насекаде каде што постои е вистинско пријавување (фолио, статус на собата, регистрација на гостин): и на таблата со соби, и кај резервација во списокот на резервации, и во панелот на салата на касата копчето отвора истиот прозорец за пријавување. Ако хотелот има ресторан, неговите маси сѐ уште се резервираат на часови — Резервации на маси.

Рано пријавување и доцно одјавување. Вообичаеното време за пријавување и одјавување и платените рано пријавување и доцно одјавување се задаваат во „Типови соби“ → „Пријавување и одјавување“: „Пријавување од“ и „Одјавување до“ (стандардно 14:00 и 12:00 — ова време гостинот го гледа на страницата за резервација и во писмото за потврда), прекинувачите „Продавај рано пријавување“ и „Продавај доцно одјавување“, цената — фиксен износ или процент од цената на ноќта (првата ноќ — за рано пријавување, последната — за доцно одјавување; ценовниот план може да зададе своја цена) и границата „Не порано од“ / „Не подоцна од“. Вклучените услуги ги нуди самиот формулар за резервација на соба — и на шахматната табла, и преку копчето „📅 Резервирај соба“ на шемата: означете услуга и изберете време — по создавањето на резервацијата таа се евидентира на неа со цена. Време надвор од дозволениот прозорец формуларот не прифаќа; ако услугата поради некоја причина не е евидентирана, резервацијата сепак е создадена, а прозорецот ќе каже дека услугата треба да се додаде во картичката на резервацијата. На веќе создадена резервација, раното пријавување и доцното одјавување се додаваат или отстрануваат во нејзината картичка. Во фолиото на престојот ставката влегува при пријавувањето, а ако гостинот веќе престојува — веднаш. Во блокот „Резервации на собата“ на шемата кај резервацијата се гледаат „рано пријавување од …“ и „доцно одјавување до …“. Додека услугите не се вклучени, формуларот за резервација го покажува вообичаеното време на хотелот и навестува каде да се вклучат.

Може да се продава не само конкретна соба, туку и тип на соба: таквите резервации стојат недоделени и држат квота (колку соби од овој тип се продадени на датум), а физичката соба се избира со копчето за доделување — рачно или автоматски. Блокот со недоделени резервации стои директно над шахматната табла, за да не се заборават.

Од веб-страницата на објектот гостинот може сам да резервира соба: да избере датуми и ценовен план, да ја види пресметката на цената по сезони и ценовен план (со проверка на ограничувањата — минимум ноќи, прозорец за резервација, стоп-продажба; максимум една резервација — 30 ноќи) и да добие код на резервација. По обработката на барањето системот или доделува слободна соба, или ја соопштува причината за одбивање. Контактот гостинот го потврдува преку испратениот линк. Ако ценовниот план бара депозит, претплата или гаранција со картичка, формуларот нуди заштитена страница на Stripe — при поврзан провајдер на хотелот; без него таков ценовен план не може да се резервира. Рокот за потврда и плаќање е наведен во формуларот. Потсетување преку Telegram е достапно за резервација од Mini App на поврзан бот.

Продажни канали (channel manager). Постојат и двете насоки на размена со OTA:

• Увоз на iCal — во поставките за соби се вметнува линк за извоз од Booking.com, Airbnb или друг сервис; надворешните резервации автоматски ги блокираат тие датуми кај вас, синхронизацијата е приближно на секои 15 минути, а спорните преклопувања се собираат во список на конфликти „разрешете рачно“;
• Извоз на iCal — секоја соба има свој фид (ical-*.ics), ако е вклучено објавувањето на зафатеноста: линкот се додава како календар на страната на каналот;
• Двонасочен канал-менаџер (преку Channex.io) — цените, ограничувањата и слободните соби заминуваат во каналите автоматски при секоја промена, а резервациите се враќаат (недоделени, ги распределува рецепцијата). Во панелот за поврзувања се нагодува соодветноста „тип на соба × ценовен план“ со надворешните, има журнал за синхронизација и копче „Синхронизирај сега“, плус ноќна целосна повторна синхронизација.

Писма до гостинот. Хотелот испраќа потсетување до оние што пристигнуваат утре и „благодариме за посетата“ до оние што заминале вчера. Писмото заминува на јазикот на резервацијата, а ако не е наведен — на јазикот на локацијата. Системот ги памти испратените писма и ги повторува неуспешните обиди за доставување; при дефект откако писмото е примено од поштенскиот сервис, гостинот може да добие повторено писмо.

Извештаи. На таблата со соби има јазиче за извештаи за период: зафатеност (Occupancy), просечна цена (ADR) и приход по соба (RevPAR), како и вкупен приход и одделно за храна и пијалаци, број на нарачки и дневна табела „зафатени соби · престој · нарачки · вкупно“ со разбивка по валути.

Датумите на извештајот се сметаат во временската зона на хотелот; ноќното начислување се однесува на датумот на престој, вклучително при доцна обработка. Зафатеноста не се смета по начислувања, туку по журналот на престои: системот го запишува секое пријавување, одјавување, преместување и повлекување на соба од продажба, а секоја ноќ фиксира снимка — колку соби биле зафатени и колку достапни во 03:00 следното утро по време на хотелот. Собите на поправка (out-of-order) се исклучуваат од достапниот фонд, а бројот на соби се памти во снимката за денот, затоа додавањето или отстранувањето соби денес не ги менува показателите од минатите месеци. ADR и RevPAR се сметаат во валутата на локацијата по фактичките начислувања на фолијата. Деновите за кои сѐ уште нема снимка (пред вклучувањето на журналот) се прикажуваат како „нема податоци“ и не влегуваат во просеците — извештајот не го измислува минатото.

Миграциска евиденција (Русија)#

За руските хотели постои посебен тек за подготовка на миграциската евиденција на гостите — копчето „🛂 Миграциска евиденција“ на таблата со соби. Записот се внесува при пријавување; во дневникот се гледаат роковите („поднеси до…“, „просрочено“) и статусите на поднесување. При одјавување системот го евидентира заминувањето и потребата од соодветно известување. Поднесувањето и неговиот резултат вработениот ги означува одделно: автоматско испраќање до МВД овде нема. Од дневникот се печатат формулари за известување и се извезува CSV, а податоците на примачот се пополнуваат еднаш во поставките.

Напредни хотелски сценарија#

PMS се развива надвор од резервирањето соби. Следните сценарија веќе имаат серверска или интерфејсна реализација; тие се воведуваат во фази. Пред употреба проверете ја достапноста на екранот и на поврзувањето кај вашиот хотел.

Размената преку iCal е поддржана во двата текста и ги пренесува зафатените дати, но не и цените. Channex сѐ уште користи тестно опкружување; живото ширење на собите на OTA бара посебно поврзување. Демонстрацискиот адаптер за надворешен PMS не значи готова интеграција со кој било хотелски систем.

Регистрацијата на гостите зависи од земјата и од конкретното поврзување. За Русија опишаното сценарио е дневник, печатење/извоз на формулари и ознака од вработениот за поднесување. Автоматско испраќање до институцијата тоа не врши.

Поврзани раздели#

• Шема на салата — заеднички уредувач на катови/соби, QR-поврзување
• Резервации на маси — истиот механизам за резервирање, применет на масите
• Каса (POS) — јазичиња за фолио на касата
• Вработени и смени — задачи за чистење и доделување извршители
• Термини за услуги — слична логика на резервирање за салони за убавина

Често поставувани прашања#

Што ако гостинот нарача од соба во која сѐ уште никој не е пријавен?#

Нарачката автоматски се откажува со ознака „собата не е заселена“ — серверот го проверува статусот на пријавување за секоја нарачка од QR-кодот во собата, независно од тоа што го покажува клиентот.

Како гостинот плаќа за room service — веднаш или при одјавување?#

По избор: обично плаќање (готовина/картичка на лице место) или „На сметката на собата“ — тогаш сумата влегува во фолиото и се плаќа со една пресметка при одјавување заедно со целиот престој.

Може ли календарот на собата да се синхронизира со Booking.com?#

Да, во двете насоки. Извоз — iCal-врска на собата, се додава како календар на страната на каналот. Увоз — вметнете во поставките врската за извоз од Booking.com или Airbnb: надворешните резервации ќе почнат да ги блокираат датите кај вас (ажурирање приближно на секои 15 минути). Ова е патот што работи денес. Двонасочниот канал-менаџер (размена на цени и достапност) е напишан, но чека партнерска сметка кај провајдерот — засега работи на тестна локација.

Што прави ноќното навременување и може ли да не се чека?#

То автоматски ја наплатува таксата за изминатата ноќ на фолиото на секоја заселена соба — не треба рачно да се стартува. Серверот ги проверува хотелите еднаш на час и ја наплатува ноќта веднаш по 03:00 по времето на вашата локација.

Дали при одјавување се издава фискална сметка?#

Не. Одјавувањето го затвора фолиото со пресметка и ја префрла собата во чистење; фискализацијата не е вградена во овој тек, сметката при потреба се издава одделно на касата.

Самоуслужување на гостинот пред заездување#

Од приватна врска во е-пошта или SMS гостинот го потврдува контактот, ја откажува резервацијата според условите на тарифата или ги менува датумите и бројот на гости со потврда на новата цена. За резервација со плаќање или гаранција, промената на престојот се врши преку откажување и нова резервација или преку обраќање до хотелот.

До денот на заездувањето гостинот може да го пренесе името, телефонот или е-поштата и очекуваното време на пристигнување со копчето „Подготви се за заездување“. Страницата известува кога прашалникот е примен; при дефект предлага да се провери статусот или да се повтори испраќањето. За исправка на примениот прашалник треба да се обратите до хотелот. Документите се проверуваат при пријавување. При откажување или непојавување прашалникот се чува 30 дена; при пријавување контактите преминуваат во картотеката на гостинот. Нацртот не се зачувува по затворањето на страницата.