Прв ден: хотел, гостинска куќа

Хотел, гостинска куќа, апартмани и хостел работат на вграден PMS: катови наместо сали, соби и кревети наместо маси, фолио (сметка за гости) наместо поединечна сметка. Ова не е посебен производ, туку профил на поставки на локацијата: при тип на бизнис „хотел“ панелот сам ја менува терминологијата и ги отвора потребните секции.

Отворете: секцијата „Соби“ — тоа е истата секција како „Шема на сала“ кај ресторанот (admin.cenaly.com/tables), преименувана за хотелот. Се отвора во уредувачот на планот на катови; работниот борд на соби се вклучува со копчето „🛏️ Соби“ во заглавието, со него се враќате и на шемата. До него се копчињата „Типови на соби“, „Планови“, „🔌 PMS“ и, кај руските локации, „🛂 Миграциско евидентирање“. Посебна адреса од типот /hotel или /pms во панелот нема — не ја барајте.

Што е потребно за почеток#

• Било кој компјутер или таблет на рецепцијата. Бордот на соби, шахматката и пријавувањето се обични страници на админ-панелот во прелистувач. Посебен „хотелски терминал“ не е потребен.
• Телефонот на гостинот. QR-кодот во собата отвора мени, сервисни барања и „Моја сметка“ во прелистувач — гостинот не инсталира апликација.
• Принтер за сметки — по желба, преку мост. Печатењето оди преку Cenaly Hardware Bridge — служба за Windows или Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Имајте предвид: одјавувањето не издава фискална сметка — тоа го затвора фолиото со пресметка; сметката по потреба се издава посебно на касата.
• Онлајн-еквајринг — не за првиот ден. На чекорот за директна резервација од веб-страницата не се собира претплата; плаќањето се врши кај вас. Еквајрингот ќе биде потребен подоцна, за плаќања на излогот — Плаќање.
• Интернет. Потребен е, но прекинот на врската не ја запира касата — Ако исчезне интернетот.

Општ рамка на првиот ден#

Регистрацијата, локацијата, типот на бизнис, јазиците и претплатата се исти за сите формати — тие се опишани во центарот Прв ден: изберете тип на бизнис. Понатаму — хотелскиот дел.

Контролна листа: мини-хотел и гостинска куќа#

Целта на првиот ден е да го сместите гостинот во системот и да ја видите неговата сметка за гости.

1. Катови и соби. Уредувачот на шема работи како план на сала (План на сала), само салите се нарекуваат катови, а елементите — „Соба“ и „Кревет“ (за хостел и заеднички спални). Не е потребно да ги внесувате едно по едно: копчето „+ Додај соби“ создава опсег (на пример, 201–230, до 500 соби одеднаш) со опционален префикс, жив преглед „ќе бидат создадени N · катови M“ и список на соби што веќе постојат и ќе бидат прескокнати. Истиот чекор го предлага и мастерот за онбординг при избор на тип „хотел“.
2. Типови соби. Копче „Типови соби“: назив (Standard, Deluxe…), основен план за ноќевање и капацитет. Типот се доделува на собата во панелот за својства на шемата, а планот оттаму се внесува во формуларот за сместување — при конкретното пристигнување може да се промени.
3. Часовната зона на локацијата — проверете сега. Наплатата за ноќевање се пресметува автоматски по 03:00 часот по време на вашата локација; ако зоната е погрешно наведена, ноќта „ќе се премести“ на друг дел од денот. Зоната е во поставките на локацијата.
4. Туристичка такса, ако ја имате: процент од планот со минимален износ за ноќевање или фиксен износ за ноќевање. Се пресметува на фолиото како посебна ставка.
5. Прво сместување. Формуларот бара план и цена за ноќевање (претходно пополнети од типот на собата) и картичка на гостинот: телефон, e-mail, документ, државјанство, датум на раѓање, забелешки. Датумот на одјавување не е потребен на овој чекор — сместувањето „во тек“ е отворено до одјавувањето, а датумите ги има резервацијата. Ако гостинот престојувал претходно — системот ќе прикаже ознака „постојан гостин“. При сместувањето се отвора фолио.
6. Што се собира во фолиото. Секоја измината ноќ (денот на пристигнување не се наплатува двапати), туристичката такса, нарачките од собата преку QR, како и рачните операции на касата по сметката на собата: наплата, сервисна такса, попуст, депозит, пренос на ставки меѓу сметки. Салдото е видливо на картичката на собата и во списокот на отворени сметки на касата.
7. Одјавување. Го затвора фолиото со една пресметка и ја префрла собата во „Потребно чистење“; на таблата со задачи на смената се појавува задача „Чистење на соба N по одјавувањето“. ⚠️ Сметката на собата ја затвора токму рецепцијата при одјавувањето — од касата нема копче за затворање на сметките на собите.
8. Статуси на собата — шест: слободна, зафатена, потребно чистење, чистење, проверена, не работи. Идните пристигнувања не се прикажуваат преку статусот на собата: тие живеат како резервации и се видливи на шахматната табла, затоа соба резервирана за следната недела денес останува достапна за продажба.
9. Шахматна табла. Прекинувачот за приказ на истата страница — календар за 21 ден: ленти на резервации и тековни престои по соби. Резервација може да внесете и без да доаѓате овде: изберете соба на шемата на катови — во нејзините својства блокот „Резервации на собата“ и копчето „📅 Резервирај соба“ го отвораат истиот формулар со датуми. Резервацијата на соба е секогаш пар датуми, минимум една ноќ; резервација по час, како за маса во ресторан, за соба нема — ниту на „Планот на сала“, ниту во панелот на салата на касата. Сместувањето по резервација се врши во еден прозорец: копчето „Смести“ на таблата со соби, во списокот на резервации и во панелот на салата на касата го отвора истиот прозорец за сместување. Раното пристигнување и доцното одјавување, ако се вклучени во „Типови соби“ → „Пристигнување и одјавување“, се означуваат директно во формуларот за резервација — повеќе во Хотел.
10. Улоги. За рецепцијата — позиција „рецепција“, за собарката — „собарка“ (има свое работно место без каса): Вработени и смени.

Што е потребно од уредите: еден компјутер на рецепцијата. Што чесно може да се одложи: плановите и календарот на цени, каналите за продажба, извештаите, миграциското евидентирање (ако гостите се само локални).

PMS, ноќните наплати и увозот на iCal се поддржани во двата контура. Наведете ја часовната зона на хотелот и проверете ја синхронизацијата на календарите. За плаќањето, живите OTA-поврзувања и новите екрани важат посебни услови за достапност.

Контролна листа: апартмани и продажба преку канали#

Целта на првиот ден е датите да не се продадат двапати.

1. Планови за цени. Менаџерот до именикот на типови: исхрана (само соба, појадок, полупансион, се вклучено), изведени планови („појадок = основен +15 %“), цена според бројот на гости со детски возрасни групи и дополнително место, доплати по денови од неделата, ограничувања за продажба (минимум и максимум ноќи, прозорец за резервација, забрана за пријавување или одјавување во определени денови), политика за откажување (флексибилна, неповратна, казна за првата ноќ, процент или фиксна), канали за продажба (сите / само директни / само OTA) и корпоративен код за пристап.
2. Календар на цени и стоп-продажби. Цена и забрана за продажба за конкретни датуми, масовно уредување „план × период“, преглед на конечната цена. ⚠️ Календарот е посилен од договорената цена внесена на рецепција — така е замислено; а кај планот за цени со сопствена цена сезоните воопшто не се применуваат (сезоните се резервна опција за оние што не користат планови).
3. Сезонност — едноставно ниво. Ако плановите сѐ уште не ви се потребни: периоди со посебна цена за тип на соба или за сите соби одеднаш.
4. Продажба на тип на соба, а не на конкретен објект. Таквите резервации стојат недоделени и држат квота (колку соби од овој тип се продадени за датумот), а физичката соба се избира со копчето за доделување — рачно или автоматски. Блокот недоделени резервации стои директно над шаховската табла.
5. Модул за резервации на веб-страницата. Гостинот ги избира датумите и планот, го гледа пресметувањето со проверка на ограничувањата (минимум ноќи, прозорец за резервација, стоп-продажба; максимум една резервација — 30 ноќи) и добива код за потврда. Серверот одговара веднаш: или ја потврдува резервацијата и заклучува слободна соба, или чесно одбива со причина. Не е потребно да се чека потврда од персоналот, не се собира претплата.
6. Календари на OTA — работниот пат засега. Увоз на iCal: во поставките за соби се вметнува врска за извоз од Booking.com, Airbnb или друг сервис — надворешните резервации почнуваат да ги блокираат овие датуми кај вас, ажурирањето е приближно на секои 15 минути, спорните преклопувања се собираат во списокот „разгледајте рачно“. Извоз на iCal: секоја соба има свој фид, врската се додава како календар на страната на каналот.
7. ⚠️ Двонасочен канал-менаџер (цените и достапноста одат во каналите, резервациите се враќаат назад) е напишан и работи на тестна платформа на провајдерот: живото поврзување бара партнерска сметка, која сѐ уште ја немаме. За вистинско блокирање на датуми користете увез и извоз на iCal.
8. Писма до гостинот. Еднаш дневно хотелот сам им пишува на оние што пристигнуваат утре и на оние што заминале вчера; јазикот е јазикот на резервацијата, инаку јазикот на локацијата, инаку англиски. Не треба да се поставува, дупликати нема. Ако на локацијата е поврзан Telegram-бот, гостинот добива и потсетници за пристигнување.
9. Рачни резервации. Резервацијата има извор (рецепција, телефон, директно од гостинот, веб-страница, OTA), откажување со причина и ознака „не дојде“; при преклопување и премногу рано пристигнување панелот предупредува. Преминот на резервацијата во пристигнување е со едно дејство на датумот на пристигнување.

Што е потребно од уреди: компјутер; телефон — за да ја проверите резервацијата со очите на гостинот. Што чесно може да се одложи: двонасочниот канал-менаџер (види погоре), корпоративните кодови за планови, извештаите.

Контролна листа: хотел со ресторан и нарачка во соба#

Целта на првиот ден е нарачката од собата сама да стигне на сметката за гости.

1. QR на собата. Во картичката на собата — копче „Создај QR и поврзи“, масовно — „Создај QR за сите без код (N)“ за целата локација. Печатење поединечно или на листови A4 — QR-кодови на маси и кодови на уреди.
2. Мени за собите. Категории, ставки, фотографии, јазици — QR-мени. Гостинот го скенира кодот во собата и нарачува исто како на маса.
3. Плаќање „На сметка на собата“. Во зафатена соба на гостинот му е достапен овој начин: сумата се додава на фолиото и се плаќа при одјавување заедно со престојот; пред потврдата гостинот го гледа текстот за согласност со точната сума и бројот на собата. ⚠️ Правилото е тесно и намерно: на фолиото стигнуваат само нарачки од QR-кодот на собата — она што е пробиено на касата, во киоскот или дојдено од агрегатор нема да стигне таму.
4. Нарачка од незафатена соба се блокира од серверот со причина „собата не е зафатена“, а гостинот го гледа предупредувањето уште пред да ја испрати.
5. Сервисни барања на гостинот. Крпи, чистење, „не вознемирувај“, будење со избор на време, технички проблем, друго. Во хотелот ова копче го зазема местото на повик на персонал и се прикажува само кога е вклучен „повик на персонал“ во поставките на локацијата; од слободна соба не може да се поднесе барање. На страната на персоналот — блок „Барања од гости“ во картичката на собата: бројач, список со тип и време на будење, дејства „Во работа“ и „Готово“, ажурирања во реално време.
6. „Мојата сметка“ кај гостинот. Ставка во менито на гостинот: задолжувања, плаќања и конечен биланс на неговото фолио. Пред пријавување — празна состојба, по пресметката — ознака „Платено“.
7. Кујна и каса на ресторанот. Кујнски екран по станици — KDS; каса и смена — Каса (POS) и Касовска смена. Кај хотелот овие делови се вклучени од самиот почеток.
8. Извештаи. Јазиче за извештаи на таблата на собите за периодот: искористеност (Occupancy), просечна цена (ADR), приход по соба (RevPAR), вкупен приход и одделно за храна и пијалаци, број на нарачки и дневна табела со разбивка по валути.

Што е потребно од уреди: компјутер на рецепција, таблет или монитор за кујнскиот екран, принтер преку мост — ако печатите тикети. Што чесно може да се одложи: киоск, достава и храна за носење, агрегатори.

Што може да се одложи#

• Режим на надворешен PMS (копче „🔌 PMS“). Контурата за префрлање постои, но во списокот на адаптери засега има само демонстрациски „Mock (демо)“ — тој е потребен за да се провери самата патека. Живите конектори се во развој; на вистински хотел е рано да се префрлате.
• Двонасочен канал-менаџер — чека партнерска сметка од провајдерот, работи на тестна локација. Користете iCal.
• Миграциско евидентирање (Русија). Копчето „🛂“ на бордот со соби: записот се внесува автоматски при пријавување, видливи се роковите и статусите, се печатат формулари за известување, се извезува CSV. Важно е да се разбере: ова е дневник и печатени формулари, а не електронско поднесување — поднесувањето останува ваша обврска. Се вклучува според земјата на локацијата „Русија“.
• Храна во хотелот — Рум-сервис и сметка за гости. Претплатите за ручеци спаѓаат во типовите за угостителство и не се вклучуваат автоматски кај хотелот.
• Финансиски извештаи — Финансии. Продажби, набавки, касовски смени и аналитика на побарувачката се поддржани во меѓународната и руската контура. Започнете по првите операции; празен период и грешка при вчитување на податоци се различни ситуации.
• Сопствена веб-страница и домен — Конструктор за веб-страници (хотелите имаат свои шаблони во галеријата), Сопствен домен.
• Сопствена телефонска централа и повици — Телефонија.
• Магацин и цена на чинење на ресторанот — Магацин, кога менито ќе се стабилизира.

Решавање на проблеми#

Не го наоѓам делот „PMS“ или „Хотел“. Таква адреса нема. Сѐ живее во делот „Соби“ (admin.cenaly.com/tables): шемата на катови се отвора веднаш, работниот борд — со копчето „🛏️ Соби“, надворешниот PMS — со копчето „🔌 PMS“. Ако делот се вика „Шема на салата“, кај локацијата не е избран типот на бизнис „хотел“.

Ноќта не е пресметана. Проверете ја временската зона на хотелот, датумите на престој, планот и сметката за гости. Ноќниот процес работи по 03:00 часот по време на хотелот во двете контури. Доцнењето или грешката при пресметувањето треба да се разгледаат одделно.

Гостинот не може да нарача од собата. Најверојатно собата не е заселена: серверот ги откажува таквите нарачки со причина „собата не е заселена“. Проверете дали пријавувањето е отворено и дали QR-кодот е поврзан токму со оваа соба.

Нарачката не е ставена на сметката на собата. На фолиото одат само нарачки направени преку QR-кодот во собата. Наплатеното на каса, во киоск или дојдено од агрегатор не се става на сметката на собата — тоа е свесно правило.

Сметката на собата не се затвора на каса. Така е замислено: сметката на собата ја затвора рецепцијата при одјавување, копче за затворање на каса нема.

Датумите не се блокираат на Booking.com или Airbnb. Проверете ги двете врски на календарите и последната синхронизација. Увозот и извозот на iCal се поддржани во двете контури и пренесуваат зафатеност, а не цени. Живите поврзувања на канал-менаџерот се активираат одделно; тестната контура не ги продава вашите соби на реални платформи.

Гостинот доби две исти е-пораки. Проверете ја резервацијата и историјата на испраќање. Неуспешните обиди за доставување се повторуваат; при дефект откако пораката е прифатена од поштенската услуга, можно е повторување.

Често поставувани прашања#

Дали треба да се купи хотелска опрема?#

Не. Рецепцијата работи во прелистувач, гостинот — од својот телефон преку QR. Принтер и фискален касов апарат се додаваат подоцна преку мост и само ако ви се потребни.

Да се внесуваат собите една по една?#

Не. Копчето „+ Додај соби“ создава опсег до 500 соби одеднаш со префикс и преглед; веќе постоечките соби ги прескокнува, а не ги дуплира.

Дали е задолжително да се наведе датумот на одјавување при пријавување?#

Не. Пријавувањето „во тек“ е отворено до одјавувањето; датумите на пријавување и одјавување ги има во резервацијата, а предвременото одјавување автоматски ја скратува резервацијата до фактичката состојба.

Дали се издава фискална сметка при одјавување?#

Не. Одјавувањето го затвора фолиото со пресметка и ја префрла собата во чистење; фискализацијата не е вградена во оваа патека — сметката по потреба се издава на каса.

Може ли да се продава „тип на соба“ без да се избере конкретна?#

Да. Таквата резервација останува недоделена и држи квота по тип на датум, а собата се избира при пријавување — рачно или автоматски.

Што од хотелската контура не работи на рускиот бренд?#

PMS, резервации, картички на гости, ноќни пресметки, размена на iCal и финансиски извештаи се поддржани во двете контури. Достапноста на платниот провајдер и на надворешниот канал се проверува одделно.

Поврзани раздели#

• Прв ден: изберете тип на бизнис — општата рамка и други формати
• Хотел: соби, PMS и гостопримство — целосен водич за вертикалата
• Шема на салата — уредувач на катови и соби, поврзување на QR
• Резервации на маси — истиот механизам за резервации на маси
• QR-мени — мени за нарачка во соба
• Каса (POS) — сметка на собата на каса и дополнителна нарачка
• Вработени и смени — рецепција, собарки, задачи за чистење