Klienci (CRM)

Sekcja „Firmy i rachunki” — B2B-CRM lokalu: nabywcy indywidualni i nabywcy instytucjonalni w jednej karcie, z danymi rejestrowymi, dokumentami i historią relacji. Jest potrzebna tam, gdzie sprzedaż nie kończy się paragonem: zamówienia B2B, faktury i umowy, odroczenia płatności i wzajemne rozliczenia.

Gdzie: Panel administracyjny → Lokal → „Firmy i rachunki” (admin.cenaly.com). Sekcja jest dostępna dla wszystkich typów firm — nie tylko dla sklepu — i jest włączona domyślnie.

Górne zakładki — osiem: Firmy i rachunki · Zadania · Dokumenty · Formularze do druku · Raporty · Bank · Dane sprzedawcy · 🔔 Powiadomienia. Po ich prawej stronie — przycisk „Sprzedaż”: kreator, który prowadzi transakcję od oferty handlowej do faktury i dokumentów zamykających.

Nie mylić z sekcją „Stali goście”: tam jest książka telefoniczna i rozpoznawanie gościa po numerze, tutaj — pełne karty kontrahentów.

Karta klienta#

Typ karty — osoba fizyczna lub osoba prawna; od typu i kraju zależy zestaw danych rejestrowych. Format numerów podatkowych jest sprawdzany, w tym sumy kontrolne, a ponowne wpisanie istniejącego numeru pokaże link „otwórz istniejącego” zamiast tworzenia duplikatu.

W karcie:

• imię (dla osoby fizycznej — imię, nazwisko, patronimik) lub nazwa prawna i adres prawny;
• kraj i dane rejestrowe kraju, sygnatariusz (kierownik);
• rachunki bankowe: bank, rachunek/IBAN, BIK/SWIFT;
• osoby kontaktowe: imię, rola, telefon, email, Telegram, WhatsApp; można oznaczyć kontakt główny i ten, na który wysyłać dokumenty;
• data urodzenia, zgoda na marketing, notatki, tagi, status.

Kontakt dodaje się też jedną linią: wpisz telefon, email, @telegram lub link wa.me — typ określi się sam.

Dla rosyjskich osób prawnych danych rejestrowych nie trzeba wpisywać ręcznie: po INN karta jest pobierana z rejestru państwowego, a przed zastosowaniem pokazuje się, które pola się zmienią. Podpowiedzi rejestru działają, gdy na platformie jest podłączony dostawca takiego wyszukiwania; dopóki nie jest podłączony, przycisk „Znajdź po INN” uczciwie odpowiada „Wyszukiwanie niedostępne”, a dane rejestrowe wypełnia się ręcznie — nie wpływa to na pozostałą pracę karty.

Zamówienia klienta#

Zakładka „Zamówienia” pokazuje kafelki „Zamówienia”, „Kwota zakupów”, „Ostatnie zamówienie” oraz listę zamówień z datą, numerem, kwotą i statusem. Zamówienia trafiają tu automatycznie wraz z zakupami klienta w Twoim sklepie. Z wiersza zamówienia można od razu utworzyć dokument.

Dokumenty, umowy i rozliczenia#

• Dokumenty — dokumenty źródłowe tego klienta: faktury, akty, listy przewozowe i inne. Zestaw typów dokumentów, maska numeracji, tryb VAT i kwota słownie pochodzą z profilu krajowego (Gruzja, Rosja, Kazachstan, Wielka Brytania, Australia, Nowa Zelandia, ZEA, Cypr, Grecja, Hiszpania, Portugalia, Chorwacja, Polska, Rumunia, Turcja oraz profil uniwersalny). Gotowy dokument można otworzyć, pobrać jako PDF, wysłać na e-mail klienta lub anulować z podaniem przyczyny. Dane sprzedawcy w wystawionym dokumencie to migawka z momentu wystawienia: jeśli później zmienisz rachunek lub osobę podpisującą w profilu, już wystawione dokumenty nie zostaną przepisane, a w karcie dokumentu widoczne są dokładnie te dane, z którymi trafił do klienta.

• Umowy — kreator w czterech krokach: szablon → strony i osoby podpisujące → warunki (odroczenie płatności, limit kredytowy, procent przedpłaty i rabaty, minimalne zamówienie, dostawa, termin) → podgląd. Statusy: szkic, wystawiona, podpisana (można dołączyć skan), rozwiązana; obowiązujące warunki są pokazywane jako plakietka w nagłówku karty klienta.

• Rozliczenia — saldo, przeterminowane zadłużenie i najstarszy termin, strumień operacji (wydanie, płatność, zwrot, nota kredytowa, zaliczka), dodawanie płatności i korekt, przypisywanie płatności do dokumentów — przyciskiem „według FIFO” lub dokładnie do wybranego dokumentu, z pokazaniem salda na rachunku i możliwością wycofania.

• Faktury cykliczne — podzakładka „Regularne” w rejestrze dokumentów: czynsz, abonament, serwis są wystawiane same. Harmonogram — „co miesiąc N-tego” (31. dzień w krótkim miesiącu przesuwa się na ostatni dzień) lub „co N dni”; widoczna jest najbliższa data, ostatnie wystawienie i przyczyna, jeśli wystawianie zostało wstrzymane. Profil zakłada się przyciskiem „Powtarzaj…” bezpośrednio z wystawionego dokumentu-wzorca — pozycje są pobierane ze wzorca w momencie każdego wystawienia, więc podniesienie ceny wystarczy zrobić raz. Jeden okres = jedna faktura, ponowne uruchomienie nie utworzy duplikatu; można też ręcznie „wystawić to, co już nadeszło”.

• Formularze do druku — osobna górna zakładka sekcji (rejestr dokumentów ma dokładnie trzy podzakładki: lista, „Regularne” i „Szablony wiadomości”). To szablony, według których drukowany jest PDF. Formularz składa się z bloków (nagłówek, tekst, pola, strony, tabela pozycji, podsumowania, podpisy) z podstawianiem wartości dokumentu — numeru, kwot, danych, kwoty słownie; blok lub pojedyncze pole można pokazywać warunkowo. Dostępne są gotowe formularze platformy — uniwersalny, faktura dla krajów z VAT, lista przewozowa, a dla Rosji także faktura do zapłaty, UPD i akt. Przy wystawianiu i anulowaniu dokument jest drukowany według wybranego formularza.

• Szablony wiadomości — podzakładka rejestru dokumentów: lista szablonów i edytor, w którym placeholdery (numer, kwota, termin płatności, kontrahent, sprzedawca, tabela pozycji) wstawia się w miejscu kursora, a podgląd pokazuje wynik na prawdziwym dokumencie placówki. Treść wiadomości można wygenerować przez AI na podstawie krótkiego opisu — w oparciu o bazę wiedzy konta, źródła są pokazywane jako chipy. W oknie wysyłki dokumentu wybiera się nadawcę (adres systemowy lub skrzynkę placówki — wybór jest zapamiętywany), temat i szablon.

Dla placówek w Polsce z podłączonym rozszerzeniem obok faktury jest panel wysyłki do KSeF — państwowego systemu faktur elektronicznych: faktura trafia tam bezpośrednio z karty, a z powrotem przychodzą status, nadany numer i potwierdzenie UPO.

Dla placówek w Rosji dostępna jest EDI przez Saby (SBIS) — rozszerzenie „Saby Docs” w sklepie aplikacji, podłączane dla placówek. Rejestr dokumentów staje się wspólny dla obu kierunków: chipy „przychodzące / wychodzące”, plakietki „↓ Przych.” i „Saby”, stan wymiany. Dokumenty przychodzące wraz z PDF są pobierane same (sprawdzenie co kilka minut), kontrahent po INN jest zakładany automatycznie; dokument wychodzący jest wysyłany przyciskiem „Wyślij do Saby”. Podpisywanie pozostaje po stronie Saby — nie mamy własnego obiegu podpisu elektronicznego.

Szablony i wypełnianie dokumentów przez AI — w sekcji Dokumenty.

Raporty#

Zakładka „Raporty” — przekrojowe dla całej placówki, a nie dla jednego klienta: starzenie należności (koszyki przeterminowania do 90+ dni), rejestr płatności i rejestr wydań. Każdy można wyeksportować do CSV.

Dane sprzedawcy#

W zakładce „Dane sprzedawcy” zakłada się osoby prawne, w imieniu których wystawiasz dokumenty — może ich być kilka pod jednym kontem, jedna jest wyznaczana jako główna. Dla każdej osoby prawnej można prowadzić kilka rachunków bankowych, osób podpisujących, adresów e-mail i telefonów: na każdej liście gwiazdką ★ oznaczany jest rekord domyślny, to on jest podstawiany do dokumentu, a pozostałe wybiera się przy wystawianiu. Dla osoby prawnej można założyć oddziały i magazyny: każdy ma własną nazwę, adres i kontakty, jeden jest oznaczany jako główny, a niepotrzebny trafia do archiwum (nie ma usuwania — na oddział odwołują się już wystawione dokumenty). W oknie sprzedaży oddział wybiera się z listy, trafia do dokumentu i jest drukowany w PDF wierszem „Oddział/Magazyn” pod danymi sprzedawcy; jest też przenoszony do faktur cyklicznych i do faktury przy akceptacji oferty handlowej.

Automatyzacja#

Na dole tej samej zakładki — blok „Automatyzacja”: cztery przełączniki, które konfiguruje się dla placówki, a nie dla osoby prawnej.

Wyciągi bankowe#

Zakładka „Bank” przyjmuje wyciąg z rachunku rozliczeniowego w takiej formie, w jakiej eksportuje go Twój bank — jako plik. Format rozpoznawany jest samodzielnie, po zawartości, a nie po rozszerzeniu: eksport dla 1C, MT940, camt (ISO 20022), OFX/QFX, QIF, a także zwykłe CSV i Excel. Niczego nie trzeba wcześniej konfigurować — wystarczy przeciągnąć plik.

Po wczytaniu widoczne są karty rachunków i tabela operacji z wybranego miesiąca. Okresy można wczytywać z nakładaniem się (wiele banków dzieli eksport na odcinki) — ta sama operacja nie pojawi się dwukrotnie. Każde wczytanie trafia do dziennika importów i każde z nich można w całości wycofać, jeśli plik okazał się nie ten.

Jeśli bank eksportuje CSV lub Excel z własnymi nagłówkami i kolumny nie zostały rozpoznane, otworzy się kreator mapowania: wskaż, gdzie znajduje się data, kwota, tytuł płatności i kontrahent. Mapowanie zostanie zapamiętane dla tego banku, a pliku nie trzeba wczytywać ponownie — jest już wczytany.

Następnie płatności można przypisać do kontrahentów. Przy każdej operacji widać proponowane dopasowanie i stopień naszej pewności: kontrahent wyszukiwany jest po numerze rachunku w tytule płatności, po INN i kwocie, po samym INN lub po nazwie. Potwierdzać można pojedynczo lub od razu partią, a filtr „nieprzypisane” pokazuje, co zostało. Potwierdzona płatność trafia do rozliczeń kontrahenta i zamyka jego dług. Same pieniądze nie są nigdzie księgowane: płatności przypisuje człowiek, system tylko proponuje.

Jeśli dopasowania nie ma wcale — operację można powiązać ręcznie: wybierz kontrahenta z listy, a płatność trafi do jego rozliczeń z oznaczeniem „ręcznie”, aby później było widać, że to nie autodopasowanie.

Aktywności i zadania#

Zakładka „Aktywność” to historia pracy z klientem: notatki, telefony i zadania z terminem. Przeterminowane zadania są podświetlane, a wszystkie otwarte zadania wszystkich klientów zebrane są w osobnej liście „Zadania” — to dzienny roboczy wykaz menedżera. Na tej liście znajdują się tylko otwarte zadania, dlatego wiersz oznaczony haczykiem z niej znika; na dole ekranu pojawia się powiadomienie z przyciskiem „Anuluj” — zdejmuje on oznaczenie i przywraca zadanie do listy. Przełącznik obok otwiera historię zmian karty: co i kiedy się zmieniło, kto jest autorem poprawki i skąd ona przyszła. Terminu nowego zadania nie trzeba wybierać w kalendarzu: wpisz go słowami w samym tekście — „oddzwonić jutro”, „rachunek do 25.12”, „w piątek”, „za 3 dni”, „30 września” — a obok pola pojawi się przycisk „Podstaw termin”. Wypełnia on puste pole po naciśnięciu; daty wybranej ręcznie podpowiedź nie zmienia.

Kanał wypełnia się także sam: połączenie przychodzące z telefonu osoby kontaktowej trafia do karty jako aktywność (kierunek, czas trwania, krótkie podsumowanie, link do nagrania), wiadomość przychodząca — jako aktywność z tematem i linkiem „otwórz w poczcie”. Droga powrotna też istnieje: z karty połączenia w sekcji „Połączenia” przycisk prowadzi prosto do firmy, na jej zakładkę „Aktywność”. Oba strumienie wyłącza się przełącznikami „Połączenie → aktywność kontrahenta” i „Wiadomość → aktywność kontrahenta” (zakładka „Dane sprzedawcy”, blok „Automatyzacja”).

Otwarte zadania CRM widać nie tylko tutaj: na wspólnej tablicy zadań zmiany (/tasks) u góry znajduje się blok „Firmy i rachunki” — lista tylko do odczytu, każdy wiersz prowadzi do karty kontrahenta. Jeśli źródło jest niedostępne, blok po prostu się nie pokazuje — tablica zmiany nie zależy od CRM.

Karta ma odpowiedzialnego menedżera (wybieranego spośród Twoich pracowników) — według niego filtruje się lista: „Moje” i „bez odpowiedzialnego”. Pod profilem znajduje się blok „Pliki”: umowy, specyfikacje, skany można załączyć do samej karty.

Rozbiór zgłoszenia przez AI#

Przycisk „🤖 Rozbierz zgłoszenie” zamienia wiadomość, stenogram połączenia lub PDF w gotowy szkic sprzedaży. Wklejasz tekst — platforma pokazuje podgląd rozbioru: jaki klient został rozpoznany, jakie pozycje dobrano z Twojego katalogu (z oceną pewności dla każdej), czego nie udało się rozpoznać. Sprawdzasz i naciskasz „Utwórz szkic”.

Co ważne:

• AI działa tylko na Twoich danych — katalogu placówki i kartach klientów; nie może wymyślić nieistniejącego towaru, wszystko nierozpoznane uczciwie trafia na osobną listę;
• ceny, podatku i rabatu AI nie ustala — są one brane z katalogu, warunków handlowych klienta i profilu krajowego;
• klient rozpoznawany jest przede wszystkim po numerze podatkowym, e-mailu lub telefonie, a dopiero potem po nazwie;
• wynik to zawsze szkic plus zadanie dla menedżera: wystawić dokument tą drogą nie można. Jeśli karty klienta jeszcze nie było, tworzona jest z oznaczeniem „z rozbioru AI”;
• gdzie szukać wyniku: szkic leży w zakładce „Dokumenty” karty klienta, zadanie — w zakładce „Aktywność”. W zakładce „Zamówienia” go nie będzie: trafiają tam tylko zakupy tego klienta w Twoim sklepie.

Przypomnienia i dunning#

Zakładka „Powiadomienia” włącza automatyczne przypomnienia dla placówki: dzienny digest, przypomnienia dla Ciebie o przeterminowanych rachunkach, wiadomości do klienta ze stopniowym zaostrzaniem tonu, ostrzeżenia o wygaśnięciu ofert handlowych i umów — każdy scenariusz ma własne parametry (godzina wysyłki, etapy, na ile dni wcześniej). Przycisk „Sprawdź teraz” uruchamia to samo natychmiast, a lista „Najbliższe przypomnienia” pokazuje, co zostanie wysłane — każdą pozycję można odłożyć.

Lista, wyszukiwanie i działania masowe#

Wyszukiwanie działa po imieniu, numerze podatkowym, telefonie i emailu. Filtry — po typie (osoby fizyczne/osoby prawne), statusie (aktywne, zablokowane, w archiwum), tagach i odpowiedzialnym menedżerze („Moje” i „Bez odpowiedzialnego” — z licznikiem, aby niczyj klient się nie zgubił). Zębatka „Widok strony” konfiguruje zestaw kolumn, gęstość tabeli i zakładkę, która otwiera się pierwsza.

Po zaznaczeniu kilku kart można wysłać je do archiwum, nadać tag lub zdjąć tag od razu wszystkim. Karta archiwalna zostaje zachowana (mogą się do niej odwoływać dokumenty), ale znika z aktywnej listy.

Import, eksport i duplikaty#

• Import — listą, po jednym kliencie w wierszu: typ;nazwa;kraj;numer podatkowy;telefon;email. W raporcie widać, ile utworzono, ile już istniało i gdzie jest błąd.
• Eksport CSV — bieżący wybór w całości, z uwzględnieniem wyszukiwania i filtrów oraz ze wszystkich stron listy.
• Łączenie duplikatów: bieżąca karta pozostaje, wybrana zostaje zarchiwizowana, jej kontakty i tożsamości są przenoszone. Łączone są tylko karty jednego typu.

Powiązane sekcje#

• Stali goście — rozpoznawanie gościa i historia zamówień po telefonie
• Dokumenty — szablony umów i protokołów, wypełnianie przez AI
• Commerce — program partnerski z linkiem do karty klienta
• Zamówienia — wspólna lista zamówień
• Finanse — pieniądze i raporty

Częste pytania#

Czym to się różni od „Stałych gości”? „Stali goście” to szybki spis po telefonie i odznaka ponownej wizyty. „Klienci” to karta z danymi rejestrowymi, dokumentami i rozliczeniami, dla B2B i sprzedaży z papierami.

Czy klient pojawi się sam po zamówieniu w sklepie? Tak. Po złożeniu zamówienia platforma sama znajduje pasującą kartę po numerze podatkowym, telefonie lub emailu — a jeśli takiej nie ma, tworzy ją z danych zamówienia i uzupełnia puste pola, nie nadpisując tego, co już wpisano ręcznie. Nie mnoży to duplikatów: ponowne zamówienie tego samego kupującego trafia do tej samej karty. Karty można też zakładać ręcznie lub importem.

Rozpatrzono zgłoszenie — dlaczego nie ma go w zakładce „Zamówienia”? Ponieważ analiza AI tworzy nie zamówienie ze sklepu, lecz wersję roboczą sprzedaży — ofertę handlową lub fakturę. Szukaj jej w zakładce „Dokumenty” karty klienta, a zadanie „sprawdzić przed wystawieniem” — w zakładce „Aktywność”. Zakładka „Zamówienia” pokazuje tylko zakupy klienta w Twoim sklepie; zgłoszenie z wiadomości, telefonu lub PDF tam nie trafia.

Czy sekcję może otworzyć pracownik, a nie właściciel konta? Na razie nie: sekcja działa tylko na koncie właściciela konta. Pracownik z własnym loginem (i właściciel, który przełączył się na cudze konto) otrzyma odmowę — dostęp według ról dla tej sekcji jest w przygotowaniu.

Czy można zablokować kupującego? Karta ma status „Zablokowany”, a do zakazu zamówień w sklepie służy lista blokowanych w ustawieniach zamówień — zob. Sklep internetowy.