Hotel: pokoje, PMS i obsługa gości

Cenaly łączy własny PMS i obsługę gości: zasób pokoi, rezerwacje, ceny, zameldowanie, folio gościa, sprzątanie i wyżywienie. Typ działalności „Hotel” ustawia terminologię hotelową i sekcje startowe; dostępność integracji i nowych modułów sprawdza się osobno.

Otwórz: Panel administracyjny → Pokoje (ta sama sekcja co „Plan sali” w restauracji — admin.cenaly.com/tables, dla hotelu przemianowana). Sekcja otwiera się w edytorze planu; roboczy board pokoi włącza się przyciskiem „🛏️ Pokoje” w nagłówku — nim też przełącza się z powrotem do schematu. Obok znajdują się przyciski „Typy pokoi”, „Ceny”, „🔌 PMS” oraz — w lokalizacjach rosyjskich, jeśli nie wyłączono rozszerzenia „Rejestracja migracyjna” — „🛂 Rejestracja migracyjna”.

Piętra i pokoje#

Edytor schematu działa jak zwykle (Plan sali), tylko sale nazywają się piętrami, a zamiast stołów są elementy „Pokój” i „Łóżko” (dla hosteli i wspólnych sypialni). Każdy pokój ma podpis (numeracja od 101) i, podobnie jak stół, można przypiąć kod QR aparatem. Łóżko postawione w pokoju przesuwa się dalej tylko po tym pokoju: jego ściany trzymają je tak samo, jak ściany sali, a edytor nie pozwoli położyć łóżka w poprzek ściany lub w połowie na korytarzu — podświetli się na czerwono i wróci na miejsce. Nie przeszkadza to łóżkom we wspólnej sypialni bez narysowanych pokoi.

Nie trzeba zakładać pokoi pojedynczo — przycisk „+ Dodaj pokoje” otwiera formularz masowego tworzenia: zakres (na przykład 201–230, maksymalnie 500 pokoi naraz), opcjonalny prefiks, podgląd na żywo „zostanie utworzonych N · pięter M”, wiersz z pokojami, które już istnieją i zostaną pominięte. Ten sam krok jest dostępny bezpośrednio w kreatorze wdrożenia przy wyborze pionu „hotel”.

QR do pokoju przypisuje się przyciskiem „Utwórz QR i przypisz” w karcie pokoju, a masowo — przyciskiem „Utwórz QR dla wszystkich bez kodu (N)”, który przechodzi przez wszystkie pokoje placówki naraz. Drukować można pojedynczo (SVG z karty) lub wszystko naraz — arkuszami A4.

Typy pokoi i ceny#

Przycisk „Typy pokoi” otwiera słownik: nazwa (Standard/Deluxe/…), podstawowa cena za noc i pojemność. Typ przypisuje się do pokoju lub łóżka w panelu właściwości na schemacie — cena stamtąd automatycznie podstawia się w formularzu zameldowania (można ją ręcznie nadpisać przy konkretnym pobycie).

Najprostszy poziom cen to sezonowość: dla typu pokoju lub dla wszystkich pokoi naraz ustawia się okresy z osobną ceną.

Kto sprzedaje na poważnie, prowadzi plany taryfowe — osobny menedżer obok słownika typów. W planie konfiguruje się wyżywienie (tylko pokój, śniadanie, półpensjonat, wszystko w cenie), taryfy pochodne (na przykład „śniadanie = podstawowa +15 %”), cenę według liczby gości z przedziałami wiekowymi dzieci i dodatkowym łóżkiem, dopłaty według dni tygodnia, ograniczenia sprzedaży (minimum i maksimum nocy, okno rezerwacji, zakaz zameldowania/wymeldowania w określone dni), politykę anulowania (elastyczna, bezzwrotna, kara za pierwszą noc, procent lub stała kwota), kanały sprzedaży (wszystkie / tylko bezpośrednie / tylko OTA) i firmowy kod dostępu. Tam też znajduje się kalendarz cen i ograniczeń: cena i stop-sprzedaż na konkretne daty, masowa edycja „taryfa × okres” i podgląd ceny końcowej.

Cena nocy składa się według priorytetu: kalendarz cen → taryfa pochodna → własna cena planu taryfowego → sezon typu → sezon „dla wszystkich” → cena ustalona przy zameldowaniu → podstawowa cena typu. Trzeba zrozumieć dwie rzeczy: kalendarz jest silniejszy od ceny umownej wprowadzonej na recepcji (hotel, który prowadzi kalendarz, właśnie tego oczekuje), a w planie taryfowym z własną ceną sezony nie są stosowane wcale — sezony działają jako opcja zapasowa dla tych, którzy nie korzystają z planów.

W ustawieniach placówki można włączyć podatek turystyczny — procent od ceny z minimalną kwotą za noc albo stałą kwotę za noc; podatek nalicza się na folio osobnym wierszem.

Zameldowanie i wymeldowanie#

Board pokoi to ekran roboczy recepcji i służby sprzątającej: karta dla każdego pokoju ze statusem, saldem folio, liczbą nocy, prośbami gościa i przyciskiem „Dodatkowe zamówienie”, który prowadzi do kasy z już wybranym pokojem. Status pokoju przechodzi przez łańcuch:

Przyszłe przyjazdy nie są pokazywane statusem pokoju — istnieją jako rezerwacje i są widoczne na szachownicy: dzięki temu pokój zarezerwowany na przyszły tydzień pozostaje dziś dostępny w sprzedaży.

Zameldowanie otwiera formularz: plan taryfowy i cena za noc (wstępnie wypełnione z typu pokoju) oraz karta gościa — telefon, e-mail, dokument, obywatelstwo, data urodzenia, notatki. Data wymeldowania na tym kroku nie jest wymagana: natychmiastowe zameldowanie jest otwarte „do wymeldowania”, a daty przyjazdu i wyjazdu ma rezerwacja. Jeśli gość już wcześniej się zatrzymywał (zgodność telefonu lub e-maila), system pokazuje plakietkę „stały gość” i zwiększa licznik wizyt; w karcie gościa gromadzą się tagi, alergie, preferencje, notatki i liczba niestawień, a w całej bazie gości działa wyszukiwanie.

Przy zameldowaniu otwiera się folio pokoju i od tego momentu zamówienia przez QR w pokoju stają się możliwe.

Wymeldowanie zamyka folio jednym rozliczeniem i przełącza pokój w „Wymaga sprzątania”; na tablicy zadań zmiany pojawia się wtedy zadanie „Sprzątanie pokoju N po wymeldowaniu”. Uwaga: rachunek pokojowy zamyka właśnie recepcja przy wymeldowaniu — z kasy nie można go zamknąć, przycisk zamknięcia przy rachunkach pokojowych się nie pokazuje.

Oprócz dziennego boardu jest szachownica (kalendarz na 21 dni) — przełącznik widoku na tej samej stronie: paski rezerwacji i bieżących pobytów według pokoi, z góry widać, co jest wolne i kiedy przyjeżdża następny gość.

Folio i naliczenia#

Folio — rachunek pokoju, otwierany przy zameldowaniu i prowadzony do wymeldowania:

• każdej nocy automatycznie naliczana jest opłata za pobyt — serwer sprawdza hotele raz na godzinę i nalicza noc w pierwszym takcie po 03:00 czasu placówki, dzięki czemu wielodniowy pobyt nalicza się sam, bez ręcznych działań (dzień zameldowania nie jest przy tym naliczany dwukrotnie);
• naliczany jest podatek turystyczny, jeśli jest włączony;
• zamówienia złożone przez gościa z pokoju (room service) automatycznie trafiają na folio — powiązanie następuje na serwerze w momencie złożenia zamówienia, pracownik nie musi niczego wiązać ręcznie. Zasada jest wąska i celowa: na folio trafiają zamówienia złożone właśnie z QR w pokoju; zamówienie z kasy, z kioku lub pochodzące z agregatora tam nie trafi;
• na kasie według rachunku pokoju dostępne są operacje ręczne: naliczenie, opłata serwisowa, rabat, depozyt i przenoszenie przedmiotów między rachunkami;
• saldo jest widoczne na karcie pokoju na boardzie i na kasie — na liście otwartych rachunków (w interfejsie kasy to „rachunek”, termin „folio” nie jest tam używany).

Przy wymeldowaniu folio zamyka się jednym sygnałem rozliczeniowym ze wszystkimi naliczeniami i płatnością.

Jeśli hotel ma już zewnętrzny PMS, folio można prowadzić nie u nas: przycisk „🔌 PMS” przełącza kontur w tryb systemu zewnętrznego — z dziennikiem naliczeń i statusami „zaksięgowano / stornowano”. Wtedy „Na rachunek pokoju” trafia do Państwa systemu, a nie do naszego folio.

Zastrzeżenie dotyczące adapterów: obecnie na liście dostępny jest tylko adapter demonstracyjny „Mock (demo)” — służy on do sprawdzenia samego konturu, pola połączenia przy nim nie są używane. Żywe konektory do zewnętrznych PMS są w opracowaniu; przełączanie na tryb systemu zewnętrznego na produkcyjnym hotelu jest na razie przedwczesne.

Room service — zamówienie gościa przez QR#

Gość skanuje QR w pokoju i zamawia z menu tak samo, jak przy stole w restauracji. Dwie reguły serwerowe chronią przed zamówieniami „w pustkę”:

• zamówienie z niezameldowanego pokoju jest blokowane — jeśli dla QR pokoju nie ma jeszcze otwartego pobytu, zamówienie jest automatycznie anulowane z przyczyną „pokój niezameldowany”, a gość widzi ostrzeżenie w podsumowaniu jeszcze przed wysłaniem zamówienia;
• przy składaniu zamówienia w zajętym pokoju dostępny jest sposób płatności „Na rachunek pokoju” — kwota jest dodawana do folio i opłacana przy wymeldowaniu razem z całym pobytem; gość widzi tekst zgody z dokładną kwotą i numerem pokoju przed potwierdzeniem.

Zgłoszenia gościa i panel sprzątania#

Oprócz zamówienia jedzenia gość ma przycisk zgłoszeń serwisowych: ręczniki, sprzątanie, nie przeszkadzać, pobudka (z wyborem godziny), problem techniczny, inne. W hotelu zajmuje on miejsce przycisku wezwania personelu — i podobnie jak on jest pokazywany tylko przy włączonym „wezwaniu personelu” w ustawieniach placówki. Zgłoszenie podlega bramce zameldowania: z wolnego pokoju nie można go złożyć.

Po stronie personelu — blok „Zapytania gości” bezpośrednio na karcie pokoju na boardzie: licznik aktywnych zgłoszeń, lista z typem, komentarzem i godziną pobudki, działania „W realizacji” i „Gotowe”. Aktualizacje przychodzą w czasie rzeczywistym.

„Mój rachunek” u gościa#

W menu gościa (pozycja ustawień obok rezerwacji i wezwania personelu) jest „Mój rachunek” — gość widzi listę naliczeń (malejąco według czasu) i płatności na swoim folio oraz saldo końcowe, bez powiązania z personelem lokalu. Przed zameldowaniem pokazywany jest pusty stan („rachunek pojawi się po zameldowaniu”), po rozliczeniu — oznaczenie „Opłacono”.

Rezerwacje, kanały sprzedaży i raporty#

Poza natychmiastowym zameldowaniem hotel dysponuje pełnymi rezerwacjami z datami przyjazdu/wyjazdu — są widoczne na szachownicy jako osobne paski i jednym działaniem na datę przyjazdu zamieniają się w zameldowanie. Rezerwacja ma źródło (walk-in/panel administracyjny, telefon, bezpośrednio od gościa, strona, OTA), anulowanie z przyczyną i oznaczenie „nie przyjechał”; przy nakładce i zbyt wczesnym zameldowaniu panel ostrzega.

Rezerwację można utworzyć z dwóch miejsc, a formularz jest ten sam: kliknięcie w pustą komórkę szachownicy oraz — bezpośrednio na schemacie pięter — we właściwościach wybranego pokoju, blok „Rezerwacje pokoju” (najbliższe przyjazdy z datami i liczbą nocy plus przycisk „📅 Zarezerwuj pokój”); proponuje go również kliknięcie prawym przyciskiem myszy na pokoju. Rezerwacja pokoju to zawsze para dat, minimum jedna noc: rezerwacji godzinowej, jak przy stoliku w restauracji, pokój nie ma — pokoje nie pojawiają się na liście stolików ani w formularzu rezerwacji na „Schemacie sali”, ani w panelu sali na kasie. A „Zamelduj” wszędzie, gdzie występuje, to prawdziwe zameldowanie (folio, status pokoju, rejestracja gościa): i na tablicy pokoi, i przy rezerwacji na liście rezerwacji, i w panelu sali na kasie przycisk otwiera to samo okno zameldowania. Jeśli w hotelu jest restauracja, jej stoliki rezerwuje się nadal na godziny — Rezerwacje stolików.

Wczesne zameldowanie i późne wymeldowanie. Zwykłe godziny zameldowania i wymeldowania oraz płatne wczesne zameldowanie i późne wymeldowanie ustawia się w „Typy pokoi” → „Zameldowanie i wymeldowanie”: „Zameldowanie od” i „Wymeldowanie do” (domyślnie 14:00 i 12:00 — ten czas widzi gość na stronie rezerwacji i w e-mailu z potwierdzeniem), przełączniki „Sprzedawaj wczesne zameldowanie” i „Sprzedawaj późne wymeldowanie”, cena — stała kwota lub procent ceny nocy (pierwszej nocy — dla wczesnego zameldowania, ostatniej — dla późnego wymeldowania; plan taryfowy może ustalić własną cenę) i limit „Nie wcześniej” / „Nie później”. Włączone usługi proponuje sam formularz rezerwacji pokoju — i na szachownicy, i pod przyciskiem „📅 Zarezerwuj pokój” na schemacie: zaznacz usługę i wybierz czas — po utworzeniu rezerwacji zostanie ona do niej dopisana z ceną. Formularz nie przyjmie czasu poza dozwolonym oknem; jeśli usługa z jakiegoś powodu nie została dopisana, rezerwacja i tak jest utworzona, a okno poinformuje, że usługę trzeba dodać w karcie rezerwacji. W już utworzonej rezerwacji wczesne zameldowanie i późne wymeldowanie dodaje się lub usuwa w jej karcie. Do folio pobytu pozycja trafia przy zameldowaniu, a jeśli gość już mieszka — od razu. W bloku „Rezerwacje pokoju” na schemacie przy rezerwacji widać „wczesne zameldowanie od …” i „późne wymeldowanie do …”. Dopóki usługi nie są włączone, formularz rezerwacji pokazuje zwykły czas hotelu i podpowiada, gdzie je włączyć.

Sprzedawać można nie tylko konkretny pokój, ale i typ pokoju: takie rezerwacje pozostają nieprzypisane i trzymają kwotę (ile pokoi tego typu sprzedano na daną datę), a fizyczny pokój dobiera się przyciskiem przypisania — ręcznie lub automatycznie. Blok nieprzypisanych rezerwacji wisi bezpośrednio nad szachownicą, żeby o nich nie zapomniano.

Ze strony obiektu gość może zarezerwować pokój samodzielnie: wybrać daty i cenę, zobaczyć wyliczenie kosztu według sezonów i planu taryfowego (z sprawdzeniem ograniczeń — minimum nocy, okna rezerwacji, stop-sprzedaży; maksimum jednej rezerwacji — 30 nocy) i otrzymać kod rezerwacji. Po przetworzeniu zgłoszenia system albo przypisuje wolny pokój, albo podaje przyczynę odmowy. Kontakt gość potwierdza przez wysłany link. Jeśli plan taryfowy wymaga depozytu, przedpłaty lub gwarancji kartą, formularz proponuje zabezpieczoną stronę Stripe — przy podłączonym providerze hotelu; bez niego takiego planu taryfowego nie można zarezerwować. Termin potwierdzenia i płatności jest podany w formularzu. Przypomnienie w Telegramie jest dostępne dla rezerwacji z Mini App podłączonego bota.

Kanały sprzedaży (channel manager). Istnieją oba kierunki wymiany z OTA:

• Import iCal — w ustawieniach pokoi wkleja się link eksportu z Booking.com, Airbnb lub innego serwisu; zewnętrzne rezerwacje automatycznie blokują te daty u Ciebie, synchronizacja mniej więcej co 15 minut, a sporne nakładki trafiają do listy konfliktów „rozwiąż ręcznie”;
• Eksport iCal — każdy pokój ma własny feed (ical-*.ics), jeśli włączono publikację zajętości: link dodaje się jako kalendarz po stronie kanału;
• Dwukierunkowy channel manager (przez Channex.io) — ceny, ograniczenia i wolne pokoje wyjeżdżają do kanałów automatycznie przy każdej zmianie, a rezerwacje wracają (nieprzypisane, rozdziela je recepcja). W panelu połączeń konfiguruje się zgodność „typ pokoju × cena” z zewnętrznymi, jest dziennik synchronizacji i przycisk „Synchronizuj teraz”, plus nocna pełna resynchronizacja.

E-maile do gościa. Hotel wysyła przypomnienie tym, którzy przyjeżdżają jutro, i „dziękujemy za wizytę” tym, którzy wyjechali wczoraj. E-mail wychodzi w języku rezerwacji, a jeśli nie jest podany — w języku placówki. System zapamiętuje wysłane e-maile i powtarza nieudane próby dostarczenia; przy awarii po przyjęciu e-maila przez serwis pocztowy gość może otrzymać powtórzenie.

Raporty. Na tablicy pokoi jest zakładka raportów za okres: obłożenie (Occupancy), średnia cena (ADR) i przychód na pokój (RevPAR), a także przychód ogółem i osobno z jedzenia i napojów, liczba zamówień i tabela dzienna „zajęte pokoje · pobyty · zamówienia · razem” z podziałem na waluty.

Daty raportu liczone są w strefie czasowej hotelu; nocne naliczenie odnosi się do daty pobytu, także przy późnym przetworzeniu. Zajętość liczona jest nie według naliczeń, ale według dziennika pobytów: system zapisuje każde zameldowanie, wymeldowanie, przeniesienie i wycofanie pokoju ze sprzedaży, a każdej nocy utrwala snapshot — ile pokoi było zajętych i ile dostępnych o 03:00 następnego ranka czasu hotelu. Pokoje w remoncie (out-of-order) są wyłączone z dostępnego zasobu, a liczba pokoi jest zapamiętywana w snapshocie na dany dzień, więc dodanie lub usunięcie pokoi dzisiaj nie zmienia wskaźników z poprzednich miesięcy. ADR i RevPAR liczone są w walucie placówki według faktycznych naliczeń folio. Dni, dla których nie ma jeszcze snapshotu (przed włączeniem dziennika), pokazywane są jako „brak danych” i nie wchodzą do średnich — raport nie wymyśla przeszłości.

Rejestracja migracyjna (Rosja)#

Dla rosyjskich hoteli istnieje osobny obszar przygotowania rejestracji migracyjnej gości — przycisk „🛂 Rejestracja migracyjna” na tablicy pokoi. Rekord zakłada się przy zameldowaniu; w dzienniku widoczne są terminy („złożyć do…”, „po terminie”) i statusy złożenia. Przy wymeldowaniu system odnotowuje wyjazd i konieczność odpowiedniego powiadomienia. Złożenie i jego wynik pracownik oznacza osobno: automatycznego wysłania do MSW tu nie ma. Z dziennika drukuje się formularze powiadomień i eksportuje CSV, a dane strony przyjmującej wypełnia się raz w ustawieniach.

Rozszerzone scenariusze hotelowe#

PMS rozwija się poza samo rezerwowanie pokoi. Poniższe scenariusze mają już realizację serwerową lub interfejsową; są wprowadzane etapami. Przed użyciem sprawdź dostępność ekranu i podłączenia w swoim hotelu.

Wymiana iCal jest obsługiwana w obu obszarach i przenosi zajęte daty, ale nie ceny. Channex na razie korzysta ze środowiska testowego; żywa dystrybucja pokoi na OTA wymaga osobnego podłączenia. Demonstracyjny adapter zewnętrznego PMS nie oznacza gotowej integracji z dowolnym systemem hotelowym.

Rejestracja gości zależy od kraju i konkretnego podłączenia. Dla Rosji opisany scenariusz to dziennik, druk/eksport formularzy i oznaczenie przez pracownika złożenia. Automatycznego wysłania do urzędu nie wykonuje.

Powiązane sekcje#

• Schemat sali — wspólny edytor pięter/pokoi, przypisanie QR
• Rezerwacje stolików — ten sam mechanizm rezerwacji zastosowany do stolików
• Kasa (POS) — zakładki folio w kasie
• Pracownicy i zmiany — zadania sprzątania i przypisywanie wykonawców
• Wizyty na usługi — podobna logika rezerwacji dla salonów kosmetycznych

Częste pytania#

Co jeśli gość zamówi z pokoju, w którym jeszcze nikt nie został zameldowany?#

Zamówienie jest automatycznie anulowane z adnotacją „pokój niezameldowany” — serwer sprawdza status zameldowania przy każdym zamówieniu z QR pokoju, niezależnie od tego, co pokazuje klient.

Jak gość płaci za room service — od razu czy przy wymeldowaniu?#

Do wyboru: zwykła płatność (gotówka/karta na miejscu) albo „Na folio pokoju” — wtedy kwota trafia do folio i jest opłacana jednym rozliczeniem przy wymeldowaniu razem z całym pobytem.

Czy można zsynchronizować kalendarz pokoju z Booking.com?#

Tak, w obie strony. Eksport — link iCal pokoju, dodaje się go jako kalendarz po stronie kanału. Import — wklej w ustawieniach link eksportu z Booking.com lub Airbnb: zewnętrzne rezerwacje zaczną blokować daty u ciebie (aktualizacja mniej więcej co 15 minut). To jest działająca dziś droga. Dwukierunkowy channel manager (wymiana cen i stanów) jest napisany, ale czeka na konto partnerskie u dostawcy — na razie działa na środowisku testowym.

Co robi nocne obciążenie i czy można na nie nie czekać?#

Automatycznie nalicza opłatę za przebytą noc na folio każdego zameldowanego pokoju — nie trzeba uruchamiać go ręcznie. Serwer sprawdza hotele raz na godzinę i nalicza noc zaraz po 03:00 czasu twojej placówki.

Czy przy wymeldowaniu wystawiany jest paragon fiskalny?#

Nie. Wymeldowanie zamyka folio rozliczeniem i przełącza pokój w sprzątanie; fiskalizacja nie jest wbudowana w tę ścieżkę, paragon w razie potrzeby wystawia się osobno w kasie.

Samoobsługa gościa przed zameldowaniem#

Z prywatnego linku w wiadomości e-mail lub SMS gość potwierdza kontakt, anuluje rezerwację zgodnie z warunkami planu taryfowego albo zmienia daty i liczbę gości z potwierdzeniem nowej ceny. Dla rezerwacji z płatnością lub gwarancją zmiana pobytu odbywa się przez anulowanie i nową rezerwację albo kontakt z hotelem.

Do dnia przyjazdu gość może przekazać imię, telefon lub email i przewidywany czas przyjazdu przyciskiem „Przygotuj się do przyjazdu”. Strona informuje, kiedy ankieta została otrzymana; przy błędzie proponuje sprawdzić status lub ponowić wysłanie. Aby poprawić przyjętą ankietę, trzeba skontaktować się z hotelem. Dokumenty są sprawdzane przy zameldowaniu. Przy anulowaniu lub niepojawieniu się ankieta jest przechowywana 30 dni; przy zameldowaniu kontakty przechodzą do karty gościa. Szkic nie jest zapisywany po zamknięciu strony.