Pierwszy dzień: hotel, pensjonat

Hotel, pensjonat, apartamenty i hostel działają na wbudowanym PMS: piętra zamiast sal, pokoje i łóżka zamiast stołów, folio (rachunek gościa) zamiast pojedynczego paragonu. To nie osobny produkt, lecz profil ustawień placówki: przy typie biznesu „hotel” panel sam przełącza terminologię i otwiera potrzebne sekcje.

Otwórz: sekcja „Pokoje” — to ta sama sekcja co „Schemat sali” w restauracji (admin.cenaly.com/tables), przemianowana dla hotelu. Otwiera się w edytorze planu pięter; roboczy board pokoi włącza się przyciskiem „🛏️ Pokoje” w nagłówku, tym samym przyciskiem wracasz do schematu. Obok — przyciski „Typy pokoi”, „Plany”, „🔌 PMS” i, w lokalizacjach rosyjskich, „🛂 Ewidencja migracyjna”. Osobnego adresu w rodzaju /hotel czy /pms w panelu nie ma — nie szukaj go.

Co jest potrzebne na start#

• Dowolny komputer lub tablet na recepcji. Board pokoi, szachownica i zakwaterowanie — zwykłe strony panelu administracyjnego w przeglądarce. Osobny „terminal hotelowy” nie jest potrzebny.
• Telefon gościa. QR w pokoju otwiera menu, zgłoszenia serwisowe i „Mój rachunek” w przeglądarce — gość nie instaluje aplikacji.
• Drukarka paragonów — opcjonalnie, przez bridge. Druk odbywa się przez Cenaly Hardware Bridge — usługę dla Windows lub Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Uwaga: wymeldowanie nie wystawia paragonu fiskalnego — zamyka folio rozliczeniem; paragon w razie potrzeby wystawia się osobno na kasie.
• Płatności online — nie na pierwszy dzień. Na etapie bezpośredniej rezerwacji ze strony przedpłata nie jest pobierana; płatność następuje u ciebie. Płatności online będą potrzebne później, do opłat w witrynie — Płatność.
• Internet. Jest potrzebny, ale przerwa w połączeniu nie zatrzymuje kasy — Jeśli zniknie internet.

Ogólny szkielet pierwszego dnia#

Rejestracja, placówka, typ biznesu, języki i subskrypcja są takie same dla wszystkich formatów — opisano je w hubie Pierwszy dzień: wybierz typ biznesu. Dalej — część hotelowa.

Lista kontrolna: mini-hotel i pensjonat#

Celem pierwszego dnia jest zakwaterowanie gościa w systemie i zobaczenie jego rachunku.

1. Piętra i pokoje. Edytor schematu działa jak plan sali (Schemat sali), tylko sale nazywają się piętrami, a elementy to „Pokój” i „Łóżko” (dla hostelu i sal zbiorowych). Nie trzeba ich zakładać pojedynczo: przycisk „+ Dodaj pokoje” tworzy zakres (na przykład 201–230, do 500 pokoi naraz) z opcjonalnym prefiksem, podglądem na żywo „zostanie utworzonych N · pięter M” i listą pokoi, które już istnieją i zostaną pominięte. Ten sam krok proponuje kreator wdrożenia przy wyborze typu „hotel”.
2. Typy pokoi. Przycisk „Typy pokoi”: nazwa (Standard, Deluxe…), podstawowy plan za noc i pojemność. Typ przypisuje się do pokoju w panelu właściwości na schemacie, a plan jest stamtąd podstawiany do formularza zakwaterowania — przy konkretnym zameldowaniu można go nadpisać.
3. Strefa czasowa placówki — sprawdź ją teraz. Opłata za noc nalicza się automatycznie po 03:00 czasu Twojej lokalizacji; jeśli strefa jest podana błędnie, noc „przesunie się” na inną porę doby. Strefa znajduje się w ustawieniach placówki.
4. Podatek turystyczny, jeśli go masz: procent od planu z minimalną kwotą za noc albo stała kwota za noc. Nalicza się na folio jako osobna pozycja.
5. Pierwsze zakwaterowanie. Formularz prosi o plan taryfowy i cenę za noc (wstępnie wypełnione z typu pokoju) oraz kartę gościa: telefon, e-mail, dokument, obywatelstwo, data urodzenia, notatki. Data wyjazdu na tym kroku nie jest potrzebna — zakwaterowanie „z marszu” jest otwarte do wymeldowania, a daty ma rezerwacja. Gość zatrzymywał się wcześniej — system pokaże plakietkę „stały gość”. Przy zakwaterowaniu otwiera się folio.
6. Co gromadzi się w folio. Każda spędzona noc (dzień przyjazdu nie jest naliczany dwukrotnie), podatek turystyczny, zamówienia z pokoju przez QR, a także ręczne operacje na kasie na rachunek pokoju: naliczenie, opłata serwisowa, rabat, depozyt, przenoszenie pozycji między rachunkami. Saldo jest widoczne na karcie pokoju i na liście otwartych rachunków na kasie.
7. Wymeldowanie. Zamyka folio jednym rozliczeniem i przełącza pokój w stan „Wymaga sprzątania”; na tablicy zadań zmiany pojawia się zadanie „Sprzątanie pokoju N po wyjeździe”. ⚠️ Rachunek pokoju zamyka właśnie recepcja przy wymeldowaniu — z kasy nie ma przycisku zamykania rachunków pokojowych.
8. Statusy pokoju — sześć: wolny, zajęty, wymaga sprzątania, sprzątanie, sprawdzony, nie działa. Przyszłe przyjazdy nie są pokazywane statusem pokoju: żyją rezerwacjami i są widoczne na szachownicy, dlatego pokój zarezerwowany na przyszły tydzień pozostaje dziś do sprzedaży.
9. Szachownica. Przełącznik widoku na tej samej stronie — kalendarz na 21 dni: paski rezerwacji i bieżących pobytów według pokoi. Rezerwację można założyć także bez wchodzenia tutaj: wybierz pokój na schemacie pięter — w jego właściwościach blok „Rezerwacje pokoju” i przycisk „📅 Zarezerwuj pokój” otwierają ten sam formularz z datami. Rezerwacja pokoju to zawsze para dat, minimum jedna noc; rezerwacji godzinowej, jak przy stoliku w restauracji, dla pokoju nie ma — ani na „Schemacie sali”, ani w panelu sali na kasie. Zakwaterowanie z rezerwacji odbywa się w jednym oknie: przycisk „Zakwateruj” na tablicy pokoi, na liście rezerwacji i w panelu sali na kasie otwiera to samo okno zakwaterowania. Wcześniejszy przyjazd i późniejszy wyjazd, jeśli są włączone w „Typy pokoi” → „Przyjazd i wyjazd”, zaznacza się bezpośrednio w formularzu rezerwacji — więcej w Hotel.
10. Role. Recepcji — stanowisko „recepcja”, pokojowej — „pokojowa” (ma własne miejsce pracy bez kasy): Pracownicy i zmiany.

Co potrzeba z urządzeń: jeden komputer na recepcji. Co uczciwie można odłożyć: plany taryfowe i kalendarz cen, kanały sprzedaży, raporty, ewidencja migracyjna (jeśli goście są tylko miejscowi).

PMS, nocne naliczenia i import iCal są obsługiwane w obu konturach. Wskaż strefę czasową hotelu i sprawdź synchronizację kalendarzy. Płatności, aktywne integracje OTA i nowe ekrany mają odrębne warunki dostępności.

Lista kontrolna: apartamenty i sprzedaż przez kanały#

Celem pierwszego dnia jest to, aby terminy nie zostały sprzedane dwa razy.

1. Plany taryfowe. Menedżer obok słownika typów: wyżywienie (tylko pokój, śniadanie, półpensjonat, all inclusive), taryfy pochodne („śniadanie = podstawowa +15 %”), cena według liczby gości z przedziałami wiekowymi dzieci i dodatkowym łóżkiem, dopłaty według dni tygodnia, ograniczenia sprzedaży (minimum i maksimum nocy, okno rezerwacji, zakaz zameldowania lub wymeldowania w określone dni), polityka anulowania (elastyczna, bezzwrotna, opłata za pierwszą noc, procent lub kwota stała), kanały sprzedaży (wszystkie / tylko bezpośrednie / tylko OTA) oraz firmowy kod dostępu.
2. Kalendarz cen i blokad sprzedaży. Cena i zakaz sprzedaży na konkretne terminy, masowa edycja „taryfa × okres”, podgląd ceny końcowej. ⚠️ Kalendarz jest silniejszy niż cena umowna wprowadzona na recepcji — tak ma być; a w planie taryfowym z własną ceną sezony nie są stosowane wcale (sezony to rozwiązanie zapasowe dla tych, którzy nie korzystają z planów).
3. Sezonowość — poziom prosty. Jeśli plany nie są jeszcze potrzebne: okresy z osobną ceną dla typu pokoju lub dla wszystkich pokoi naraz.
4. Sprzedaż typu pokoju, a nie konkretnego obiektu. Takie rezerwacje pozostają nieprzypisane i trzymają limit (ile pokoi tego typu sprzedano na dany termin), a fizyczny pokój wybiera się przyciskiem przypisania — ręcznie lub automatycznie. Blok nieprzypisanych rezerwacji wisi bezpośrednio nad szachownicą.
5. Moduł rezerwacji na stronie. Gość wybiera terminy i taryfę, widzi wyliczenie ze sprawdzeniem ograniczeń (minimum nocy, okno rezerwacji, blokada sprzedaży; maksimum jednej rezerwacji — 30 nocy) i otrzymuje kod potwierdzenia. Serwer odpowiada od razu: albo potwierdza rezerwację i przypisuje wolny pokój, albo uczciwie odmawia z podaniem przyczyny. Nie trzeba czekać na potwierdzenie przez personel, przedpłata nie jest pobierana.
6. Kalendarze OTA — działająca droga na dziś. Import iCal: w ustawieniach pokoi wkleja się link eksportu z Booking.com, Airbnb lub innego serwisu — zewnętrzne rezerwacje zaczynają blokować te terminy u Państwa, aktualizacja mniej więcej co 15 minut, sporne nakładki trafiają do listy „rozpatrz ręcznie”. Eksport iCal: każdy pokój ma własny feed, link dodaje się jako kalendarz po stronie kanału.
7. ⚠️ Dwukierunkowy channel manager (ceny i dostępność jadą do kanałów, rezerwacje wracają) jest napisany i działa na testowej platformie dostawcy: żywe połączenie wymaga konta partnerskiego, którego jeszcze nie mamy. Do rzeczywistego blokowania terminów proszę korzystać z importu i eksportu iCal.
8. Wiadomości do gościa. Raz na dobę hotel sam pisze do tych, którzy zameldowują się jutro, oraz do tych, którzy wymeldowali się wczoraj; język — języka rezerwacji, w przeciwnym razie języka placówki, a jeśli go brak — angielskiego. Nie trzeba tego konfigurować, duplikaty się nie zdarzają. Jeśli do placówki podłączony jest bot Telegram, gość otrzymuje także przypomnienia o zameldowaniu.
9. Rezerwacje ręczne. Rezerwacja ma źródło (recepcja, telefon, bezpośrednio od gościa, strona, OTA), anulowanie z przyczyną i oznaczenie „nie przyjechał”; przy nakładce i zbyt wczesnym zameldowaniu panel ostrzega. Przejście rezerwacji w zameldowanie — jednym działaniem na termin zameldowania.

Co jest potrzebne z urządzeń: komputer; telefon — aby sprawdzić rezerwację oczami gościa. Co uczciwie można odłożyć: dwukierunkowy channel manager (patrz wyżej), firmowe kody taryf, raporty.

Lista kontrolna: hotel z restauracją i zamówieniem do pokoju#

Celem pierwszego dnia jest to, aby zamówienie z pokoju samo trafiało na rachunek gościa.

1. QR na pokój. W karcie pokoju — przycisk „Utwórz QR i przypisz”, masowo — „Utwórz QR dla wszystkich bez kodu (N)” dla całej placówki. Druk pojedynczo lub na arkuszach A4 — Kody QR stolików i kody urządzeń.
2. Menu dla pokoi. Kategorie, przedmioty, zdjęcia, języki — Menu QR. Gość skanuje kod w pokoju i zamawia tak samo, jak przy stoliku.
3. Płatność „Na rachunek pokoju”. W zajętym pokoju gość ma dostęp do tego sposobu: kwota jest dodawana do folio i opłacana przy wymeldowaniu razem z pobytem; przed potwierdzeniem gość widzi tekst zgody z dokładną kwotą i numerem pokoju. ⚠️ Zasada jest wąska i celowa: na folio trafiają tylko zamówienia z QR pokoju — to, co zostało nabite na kasie, w kiosku lub przyszło z agregatora, tam nie trafi.
4. Zamówienie z niezameldowanego pokoju jest blokowane przez serwer z przyczyną „pokój niezameldowany”, a gość widzi ostrzeżenie jeszcze przed wysłaniem.
5. Zgłoszenia serwisowe gościa. Ręczniki, sprzątanie, „nie przeszkadzać”, pobudka z wyborem godziny, problem techniczny, inne. W hotelu ten przycisk zajmuje miejsce wezwania personelu i jest pokazywany tylko przy włączonym „wezwaniu personelu” w ustawieniach placówki; z wolnego pokoju nie można złożyć zgłoszenia. Po stronie personelu — blok „Zapytania gości” w karcie pokoju: licznik, lista z typem i godziną pobudki, działania „W realizacji” i „Gotowe”, aktualizacje w czasie rzeczywistym.
6. „Mój rachunek” u gościa. Pozycja w menu gościa: naliczenia, płatności i saldo końcowe jego folio. Przed zameldowaniem — pusty stan, po rozliczeniu — oznaczenie „Opłacone”.
7. Kuchnia i kasa restauracji. Ekran kuchenny według stacji — KDS; kasa i zmiana — Kasa (POS) i Zmiana kasowa. W hotelu te sekcje są włączone od początku.
8. Raporty. Zakładka raportów na boardzie pokoi za okres: obłożenie (Occupancy), średnia cena (ADR), przychód na pokój (RevPAR), przychód ogółem i osobno z jedzenia i napojów, liczba zamówień oraz tabela dzienna z podziałem na waluty.

Co jest potrzebne z urządzeń: komputer na recepcji, tablet lub monitor pod ekran kuchenny, drukarka przez bridge — jeśli drukują Państwo bilety. Co uczciwie można odłożyć: kiosk, dostawa i na wynos, agregatory.

Co można odłożyć#

• Tryb zewnętrznego PMS (przycisk „🔌 PMS”). Ścieżka przełączania istnieje, ale na liście adapterów jest na razie tylko demonstracyjny „Mock (demo)” — służy do sprawdzenia samej ścieżki. Aktywne konektory są w opracowaniu; na produkcyjnym hotelu przełączanie jest przedwczesne.
• Dwukierunkowy channel manager — czeka na partnerskie konto dostawcy, działa na środowisku testowym. Korzystaj z iCal.
• Ewidencja migracyjna (Rosja). Przycisk „🛂” na tablicy pokoi: rekord zakłada się automatycznie przy zameldowaniu, widoczne są terminy i statusy, drukowane są formularze powiadomień, eksportowany jest CSV. Ważne, by zrozumieć: to dziennik i formularze do druku, a nie elektroniczne składanie — składanie pozostaje po Twojej stronie. Włącza się według kraju placówki „Rosja”.
• Wyżywienie w hotelu — Obsługa pokoju i rachunek gościa. Subskrypcje obiadów należą do typów gastronomicznych i nie są automatycznie włączane w hotelu.
• Raporty finansowe — Finanse. Sprzedaż, zakupy, zmiany kasowe i analityka popytu są obsługiwane w konturze międzynarodowym i rosyjskim. Zacznij po pierwszych operacjach; pusty okres i błąd wczytywania danych to różne sytuacje.
• Własna strona i domena — Kreator strony (hotele mają w galerii własne szablony), Własna domena.
• Własna centrala i połączenia — Telefonia.
• Magazyn i koszt własny restauracji — Magazyn, gdy menu się ustabilizuje.

Rozwiązywanie problemów#

Nie znajduję sekcji „PMS” ani „Hotel”. Taki adres nie istnieje. Wszystko mieści się w sekcji „Pokoje” (admin.cenaly.com/tables): schemat pięter otwiera się od razu, tablica robocza — przyciskiem „🛏️ Pokoje”, zewnętrzny PMS — przyciskiem „🔌 PMS”. Jeśli sekcja nazywa się „Schemat sali”, w placówce nie wybrano typu biznesu „hotel”.

Noc nie została naliczona. Sprawdź strefę czasową hotelu, daty pobytu, plan i rachunek gościa. Proces nocny działa po 03:00 czasu hotelu w obu konturach. Opóźnienie lub błąd naliczenia trzeba przeanalizować osobno.

Gość nie może zamówić z pokoju. Najprawdopodobniej pokój nie jest zajęty: serwer odrzuca takie zamówienia z przyczyną „pokój nie jest zajęty”. Sprawdź, czy zameldowanie jest otwarte i czy QR jest przypisany właśnie do tego pokoju.

Zamówienie nie trafiło na rachunek pokoju. Na folio trafiają tylko zamówienia złożone z QR w pokoju. To, co zostało nabite na kasie, w kiosku lub przyszło z agregatora, nie trafia na rachunek pokoju — to świadoma zasada.

Rachunek pokoju nie zamyka się na kasie. Tak ma być: rachunek pokoju zamyka recepcja przy wymeldowaniu, przycisk zamknięcia na kasie nie istnieje.

Daty nie blokują się w Booking.com lub Airbnb. Sprawdź oba linki kalendarzy i ostatnią synchronizację. Import i eksport iCal są obsługiwane w obu konturach i przekazują zajętość, a nie ceny. Aktywne połączenia channel managera włącza się osobno; kontur testowy nie sprzedaje Twoich pokoi na rzeczywistych platformach.

Gość otrzymał dwa takie same e-maile. Sprawdź rezerwację i historię wysyłki. Nieudane próby dostarczenia są ponawiane; przy awarii po przyjęciu wiadomości przez usługę pocztową możliwe jest powtórzenie.

Częste pytania#

Czy trzeba kupować sprzęt hotelowy?#

Nie. Recepcja działa w przeglądarce, gość — ze swojego telefonu przez QR. Drukarka i kasa fiskalna dodawane są później przez bridge i tylko jeśli są potrzebne.

Zakładać pokoje pojedynczo?#

Nie. Przycisk „+ Dodaj pokoje” tworzy zakres do 500 pokoi naraz z prefiksem i podglądem; istniejące pokoje pomija, a nie duplikuje.

Czy przy zameldowaniu trzeba podać datę wymeldowania?#

Nie. Zameldowanie „z marszu” jest otwarte do wymeldowania; daty przyjazdu i wyjazdu ma rezerwacja, a wcześniejszy wyjazd automatycznie skraca rezerwację do stanu faktycznego.

Czy przy wymeldowaniu nabijany jest paragon fiskalny?#

Nie. Wymeldowanie zamyka folio rozliczeniem i przełącza pokój w stan sprzątania; fiskalizacja nie jest wbudowana w tę ścieżkę — paragon w razie potrzeby nabija się na kasie.

Czy można sprzedawać „typ pokoju”, nie wybierając konkretnego?#

Tak. Taka rezerwacja pozostaje nieprzypisana i trzyma limit według typu na dany dzień, a pokój dobiera się przy zameldowaniu — ręcznie lub automatycznie.

Co z konturu hotelowego nie działa na rosyjskiej marce?#

PMS, rezerwacje, karty gości, naliczenia nocne, wymiana iCal i raporty finansowe są obsługiwane w obu konturach. Dostępność dostawcy płatności i kanału zewnętrznego sprawdza się osobno.

Powiązane sekcje#

• Pierwszy dzień: wybierz typ biznesu — ogólny szkielet i inne formaty
• Hotel: pokoje, PMS i obsługa gości — pełny przewodnik po wertyku
• Schemat sali — edytor pięter i pokoi, przypisywanie QR
• Rezerwacje stolików — ten sam mechanizm rezerwacji na stolikach
• Menu QR — menu do zamawiania do pokoju
• Kasa (POS) — rachunek pokoju na kasie i domawianie
• Pracownicy i zmiany — recepcja, pokojówki, zadania sprzątania