Hotel: camere, PMS și servicii pentru oaspeți

Cenaly reunește un PMS propriu și serviciile pentru oaspeți: fondul de camere, rezervările, tarifele, check-in-ul, folio-ul oaspetelui, curățenia și alimentația. Tipul de business „Hotel” stabilește terminologia hotelieră și secțiunile de start; disponibilitatea integrărilor și a modulelor noi se verifică separat.

Deschideți: Panou de administrare → Camere (aceeași secțiune ca „Schema sălii” la restaurant — admin.cenaly.com/tables, redenumită pentru hotel). Secțiunea se deschide în editorul de plan; bordul de lucru al camerelor se activează cu butonul „🛏️ Camere” din antet — tot cu el se revine la schemă. Alături se află butoanele „Tipuri de camere”, „Tarife”, „🔌 PMS” și — la locațiile din Rusia, dacă extensia „Înregistrare migratorie” nu este dezactivată — „🛂 Înregistrare migratorie”.

Etaje și camere#

Editorul schemei funcționează ca de obicei (Schema sălii), doar că sălile se numesc etaje, iar în loc de mese există elementele „Cameră” și „Pat” (pentru hosteluri și dormitoare comune). Fiecare cameră are o etichetă (numerotare de la 101) și, ca la o masă, i se poate atribui un cod QR cu camera. Un pat plasat într-o cameră se mută apoi doar în interiorul acelei camere: pereții ei îl țin la fel cum pereții sălii țin masa, iar editorul nu va permite să așezați patul peste un perete sau pe jumătate în coridor — acesta se evidențiază cu roșu și revine la loc. Acest lucru nu împiedică paturile dintr-un dormitor comun fără camere desenate.

Nu este obligatoriu să creați camerele una câte una — butonul „+ Adăugați camere” deschide formularul de creare în masă: interval (de exemplu, 201–230, maximum 500 de camere odată), prefix opțional, previzualizare live „se vor crea N · etaje M”, linia cu camerele care există deja și vor fi omise. Același pas este disponibil direct în asistentul de onboarding la alegerea verticalei „hotel”.

QR-ul pentru o cameră se atribuie cu butonul „Creați QR și atribuiți” din fișa camerei, iar în masă — cu butonul „Creați QR pentru toate fără cod (N)”, care parcurge toate camerele locației dintr-o dată. Se poate imprima individual (SVG din fișă) sau totul deodată — pe coli A4.

Tipuri de camere și tarife#

Butonul „Tipuri de camere” deschide nomenclatorul: denumire (Standard/Deluxe/…), tarif de bază pe noapte și capacitate. Tipul se atribuie camerei sau patului în panoul de proprietăți de pe schemă — tariful de acolo se completează automat în formularul de check-in (poate fi suprascris manual pentru o cazare anume).

Cel mai simplu nivel de prețuri este sezonalitatea: pentru un tip de cameră sau pentru toate camerele deodată se stabilesc perioade cu preț separat.

Cine vinde în serios gestionează planuri tarifare — un manager separat lângă nomenclatorul de tipuri. În plan se configurează masa (doar cameră, mic dejun, demipensiune, totul inclus), tarifele derivate (de exemplu, „mic dejun = de bază +15 %”), prețul în funcție de numărul de oaspeți cu intervale de vârstă pentru copii și pat suplimentar, suplimente pe zile ale săptămânii, restricții de vânzare (minim și maxim de nopți, fereastra de rezervare, interdicția de check-in/check-out în anumite zile), politica de anulare (flexibilă, nerambursabilă, penalitate pentru prima noapte, procent sau sumă fixă), canalele de vânzare (toate / doar directe / doar OTA) și codul de acces corporativ. Tot acolo — calendarul de prețuri și restricții: preț și oprire de vânzare pentru date concrete, modificare în masă „tarif × perioadă” și previzualizarea prețului final.

Prețul nopții se compune după prioritate: calendarul de prețuri → tarif derivat → prețul propriu al planului tarifar → sezonul tipului → sezonul „pentru toate” → prețul fixat la check-in → tariful de bază al tipului. Este important să înțelegeți două lucruri: calendarul are prioritate față de prețul contractual introdus la recepție (hotelul care ține calendarul se așteaptă exact la asta), iar la un plan tarifar cu preț propriu sezoanele nu se aplică deloc — sezoanele funcționează ca variantă de rezervă pentru cei care nu folosesc planuri.

În setările locației se poate activa taxa turistică — procent din tarif cu sumă minimă pe noapte, sau sumă fixă pe noapte; taxa se înregistrează pe folio ca linie separată.

Check-in și check-out#

Bordul camerelor este ecranul de lucru al recepției și al serviciului de curățenie: o fișă pentru fiecare cameră cu status, soldul folio-ului, numărul de nopți, solicitările oaspetelui și butonul „Comandă suplimentară”, care duce la casă cu camera deja selectată. Statusul camerei parcurge lanțul:

Cazările viitoare nu se afișează prin statusul camerei — ele există ca rezervări și se văd pe tabloul de ocupare: astfel, o cameră rezervată pentru săptămâna viitoare rămâne vandabilă astăzi.

Check-in-ul deschide formularul: planul tarifar și prețul pe noapte (precompletate din tipul camerei) și fișa oaspetelui — telefon, e-mail, document, cetățenie, data nașterii, note. Data de check-out nu este necesară la acest pas: check-in-ul instant este deschis „până la check-out”, iar datele de check-in/check-out există la rezervare. Dacă oaspetele a mai fost cazat anterior (potrivire după telefon sau e-mail), sistemul afișează eticheta „oaspete fidel” și incrementează contorul de vizite; în fișa oaspetelui se acumulează etichete, alergii, preferințe, note și numărul de neprezentări, iar în întreaga bază de oaspeți funcționează căutarea.

La check-in se deschide folio-ul camerei, iar din acest moment comenzile prin QR-ul camerei devin posibile.

Check-out-ul închide folio-ul cu o singură decontare și trece camera în „Necesită curățenie”; pe panoul de sarcini al turei apare atunci sarcina „Curățenia camerei N după check-out”. Atenție: nota camerei o închide exact recepția la check-out — din casă nu poate fi închisă, butonul de închidere nu se afișează la notele de cameră.

Pe lângă bordul zilnic există tabloul de ocupare (calendar pe 21 de zile) — comutator de vizualizare pe aceeași pagină: bare de rezervări și cazări curente pe camere, se vede din timp ce este liber și când sosește următorul oaspete.

Folio și înregistrările de consum#

Folio — nota clientului pentru cameră, se deschide la check-in și rămâne activă până la check-out:

• în fiecare noapte se înregistrează automat taxa de cazare — serverul verifică hotelurile o dată pe oră și înregistrează noaptea la primul ciclu după ora 03:00 în fusul orar al punctului de lucru, astfel încât sejururile de mai multe zile se acumulează singure, fără intervenții manuale (ziua de check-in nu se înregistrează de două ori);
• se înregistrează taxa turistică, dacă este activată;
• comenzile plasate de oaspete din cameră (room service) se adaugă automat pe folio — asocierea are loc pe server în momentul plasării comenzii, angajatul nu trebuie să asocieze nimic manual. Regula este strictă și intenționată: pe folio ajung doar comenzile făcute de la codul QR din cameră; cele înregistrate la casă, la chioșc sau venite de la un agregator nu ajung acolo;
• la casă, pe nota camerei sunt disponibile operațiuni manuale: înregistrare de consum, taxă de serviciu, reducere, depozit și transfer de articole între note;
• soldul este vizibil pe cardul camerei în board și la casă — în lista notelor deschise (în interfața casei acesta este „nota”, termenul „folio” nu se folosește acolo).

La check-out, folio se închide printr-un singur semnal de decontare, cu toate înregistrările de consum și plata.

Dacă hotelul are deja un PMS extern, folio nu trebuie ținut la noi: butonul „🔌 PMS” comută circuitul în modul de sistem extern — cu jurnal de înregistrări de consum și statusuri „operat / stornat”. Atunci „Pe nota camerei” merge în sistemul dumneavoastră, nu în folio-ul nostru.

Precizare privind adaptoarele: momentan în listă este disponibil doar adaptorul demonstrativ „Mock (demo)” — este necesar pentru a verifica circuitul în sine, câmpurile de conectare nu se folosesc în acest caz. Conectoarele live la PMS-uri externe sunt în dezvoltare; trecerea pe modul de sistem extern într-un hotel de producție este prematură deocamdată.

Room service — comanda oaspetelui prin QR#

Oaspetele scanează codul QR din cameră și comandă din meniu la fel ca la o masă din restaurant. Două reguli pe server protejează împotriva comenzilor „în gol”:

• comanda dintr-o cameră neocupată este blocată — dacă pentru codul QR al camerei nu există încă un check-in deschis, comanda se anulează automat cu motivul „camera nu este ocupată”, iar oaspetele vede avertismentul în check-out chiar înainte de a trimite comanda;
• la plasarea comenzii într-o cameră ocupată este disponibilă metoda de plată „Pe nota camerei” — suma se adaugă la folio și se achită la check-out împreună cu tot sejurul; oaspetele vede textul de confirmare cu suma exactă și numărul camerei înainte de a confirma.

Solicitările oaspetelui și panoul de curățenie#

Pe lângă comanda de mâncare, oaspetele are un buton de solicitări de serviciu: prosoape, curățenie, nu deranjați, trezire (cu alegerea orei), problemă tehnică, altele. În hotel, acesta ocupă locul butonului de chemare a personalului — și, ca și acesta, se afișează doar când „chemarea personalului” este activată în setările punctului de lucru. Solicitarea este supusă condiției de check-in: dintr-o cameră liberă nu poate fi creată.

De partea personalului — blocul „Solicitări oaspeți” direct în cardul camerei din board: contorul solicitărilor active, lista cu tip, comentariu și ora de trezire, acțiunile „În lucru” și „Finalizat”. Actualizările sosesc în timp real.

„Nota mea” la oaspete#

În meniul oaspetelui (secțiunea de setări de lângă rezervare și chemarea personalului) există „Nota mea” — oaspetele vede lista înregistrărilor de consum (în ordine descrescătoare a orei) și a plăților de pe folio-ul său, plus soldul final, fără legătură cu personalul unității. Înainte de check-in se afișează o stare goală („nota va apărea după check-in”), iar după decontare — mențiunea „Plătit”.

Rezervări, canale de vânzare și rapoarte#

Pe lângă check-in-ul instant, hotelul are și rezervări complete cu date de check-in/check-out — acestea apar pe tabloul de ocupare ca benzi separate și se transformă în check-in printr-o singură acțiune la data de check-in. Rezervarea are o sursă (walk-in/panou de administrare, telefon, direct de la oaspete, site, OTA), anulare cu motiv și marcajul „nu s-a prezentat”; la suprapunere și la check-in prea devreme, panoul avertizează.

O rezervare poate fi creată din două locuri, iar formularul este același: clic pe o celulă liberă din tabloul de ocupare și — direct pe schema etajelor — proprietățile camerei selectate, blocul „Rezervări ale camerei” (următoarele check-in-uri cu date și număr de nopți, plus butonul „📅 Rezervă cameră”); același lucru îl oferă și clic dreapta pe cameră. Rezervarea unei camere este întotdeauna o pereche de date, minimum o noapte: rezervări pe ore, ca la o masă de restaurant, nu există pentru camere — camerele nu apar în lista de mese nici în formularul de rezervare din „Schema sălii”, nici în panoul sălii la casă. Iar „Cazează” oriunde apare este un check-in real (folio, statusul camerei, înregistrarea oaspetelui): atât pe tabloul camerelor, cât și la o rezervare din lista de rezervări, cât și în panoul sălii la casă, butonul deschide aceeași fereastră de check-in. Dacă hotelul are restaurant, mesele acestuia se rezervă în continuare pe ore — Rezervări de mese.

Check-in devreme și check-out târziu. Ora obișnuită de check-in și check-out, precum și check-in-ul devreme și check-out-ul târziu contra cost se configurează în „Tipuri de camere” → „Check-in și check-out”: „Check-in de la” și „Check-out până la” (implicit 14:00 și 12:00 — această oră o vede oaspetele pe pagina de rezervare și în e-mailul de confirmare), comutatoarele „Vinde check-in devreme” și „Vinde check-out târziu”, prețul — sumă fixă sau procent din prețul nopții (prima noapte — pentru check-in devreme, ultima — pentru check-out târziu; tariful poate stabili propriul preț) și limita „Nu mai devreme de” / „Nu mai târziu de”. Serviciile activate sunt propuse chiar de formularul de rezervare a camerei — atât pe tabloul de ocupare, cât și prin butonul „📅 Rezervă cameră” de pe schemă: bifați serviciul și alegeți ora — după crearea rezervării, acesta se adaugă pe ea cu preț. Formularul nu acceptă o oră în afara intervalului permis; dacă serviciul nu s-a adăugat din anumite motive, rezervarea este totuși creată, iar fereastra va indica că serviciul trebuie adăugat în fișa rezervării. La o rezervare deja creată, check-in-ul devreme și check-out-ul târziu se adaugă sau se elimină în fișa acesteia. În folio, linia intră la check-in, iar dacă oaspetele este deja cazat — imediat. În blocul „Rezervări ale camerei” de pe schemă, la rezervare se vede „check-in devreme de la …” și „check-out târziu până la …”. Cât timp serviciile nu sunt activate, formularul de rezervare afișează ora obișnuită a hotelului și indică unde pot fi activate.

Se poate vinde nu doar o cameră anume, ci și un tip de cameră: astfel de rezervări rămân nealocate și țin cota (câte camere de acest tip sunt vândute pentru o dată), iar camera fizică se alege prin butonul de alocare — manual sau automat. Blocul rezervărilor nealocate este afișat direct deasupra tabloului de ocupare, ca să nu fie uitate.

De pe site-ul unității, oaspetele poate rezerva singur o cameră: alege datele și tariful, vede calculul costului pe sezoane și după planul tarifar (cu verificarea restricțiilor — minim de nopți, fereastra de rezervare, stop-vânzare; maximum o rezervare — 30 de nopți) și primește un cod de rezervare. După procesarea cererii, sistemul fie alocă o cameră liberă, fie comunică motivul refuzului. Oaspetele confirmă contactul prin linkul trimis. Dacă tariful cere depozit, plată în avans sau garanție cu cardul, formularul propune o pagină securizată Stripe — dacă hotelul are un furnizor conectat; fără acesta, un astfel de tarif nu poate fi rezervat. Termenul de confirmare și de plată este indicat în formular. Memento-ul Telegram este disponibil pentru rezervarea din Mini App a botului conectat.

Canale de vânzare (channel manager). Există ambele direcții de schimb cu OTA:

• Import iCal — în setările camerelor se inserează linkul de export din Booking.com, Airbnb sau alt serviciu; rezervările externe blochează automat aceste date la dumneavoastră, sincronizarea are loc aproximativ la fiecare 15 minute, iar suprapunerile contestate sunt colectate într-o listă de conflicte „rezolvați manual”;
• Export iCal — fiecare cameră are propriul feed (ical-*.ics), dacă este activată publicarea ocupării: linkul se adaugă ca calendar din partea canalului;
• Channel manager bidirecțional (prin Channex.io) — prețurile, restricțiile și camerele libere pleacă automat către canale la fiecare modificare, iar rezervările vin înapoi (nealocate, fiind distribuite de recepție). În panoul de conexiuni se configurează corespondența „tip de cameră × tarif” cu cele externe, există un jurnal de sincronizare și butonul „Sincronizează acum”, plus o resincronizare completă nocturnă.

E-mailuri către oaspete. Hotelul trimite un memento celor care sosesc mâine și un „mulțumim pentru vizită” celor care au plecat ieri. E-mailul pleacă în limba rezervării, iar dacă aceasta nu este indicată — în limba locației. Sistemul reține e-mailurile trimise și repetă încercările de livrare eșuate; în caz de defecțiune după ce serviciul de e-mail a acceptat mesajul, oaspetele poate primi un duplicat.

Rapoarte. Pe tabloul camerelor există o filă de rapoarte pentru o perioadă: gradul de ocupare (Occupancy), prețul mediu (ADR) și venitul pe cameră (RevPAR), precum și venitul total și separat pe mâncare și băuturi, numărul de comenzi și tabelul pe zile „camere ocupate · sejururi · comenzi · total”, cu defalcare pe valute.

Datele raportului sunt calculate în fusul orar al hotelului; înregistrarea nocturnă se atribuie datei sejurului, inclusiv în cazul procesării târzii. Ocuparea nu se calculează după înregistrări, ci după jurnalul sejururilor: sistemul consemnează fiecare check-in, check-out, mutare și scoatere a camerei din vânzare, iar pentru fiecare noapte fixează un instantaneu — câte camere erau ocupate și câte disponibile la 03:00 dimineața următoare, după ora hotelului. Camerele în reparație (out-of-order) sunt excluse din fondul disponibil, iar numărul de camere este reținut în instantaneu pentru ziua respectivă, astfel încât adăugarea sau eliminarea camerelor astăzi nu modifică indicatorii lunilor trecute. ADR și RevPAR se calculează în valuta locației, pe baza înregistrărilor efective din folio. Zilele pentru care nu există încă un instantaneu (înainte de activarea jurnalului) sunt afișate ca „fără date” și nu intră în medii — raportul nu inventează trecutul.

Înregistrare migratorie (Rusia)#

Pentru hotelurile din Rusia există un circuit separat de pregătire a înregistrării migratorii a oaspeților — butonul „🛂 Înregistrare migratorie” de pe panoul camerelor. Înregistrarea se creează la check-in; în jurnal se văd termenele („de depus până la…”, „expirat”) și stările depunerii. La check-out sistemul consemnează plecarea și necesitatea notificării corespunzătoare. Depunerea și rezultatul ei se marchează separat de către angajat: aici nu există trimitere automată către MAI. Din jurnal se tipăresc formularele de notificare și se exportă CSV, iar datele părții primitoare se completează o singură dată în setări.

Scenarii hoteliere extinse#

PMS se dezvoltă dincolo de rezervarea camerelor. Următoarele scenarii au deja o implementare pe server sau în interfață; ele sunt introduse etapizat. Înainte de utilizare, verificați disponibilitatea ecranului și a conexiunilor la hotelul dumneavoastră.

Schimbul iCal este acceptat în ambele circuite și transferă datele ocupate, dar nu și prețurile. Channex folosește deocamdată un mediu de test; distribuirea live a camerelor pe OTA necesită o conexiune separată. Adaptorul demonstrativ pentru un PMS extern nu înseamnă o integrare gata făcută cu orice sistem hotelier.

Înregistrarea oaspeților depinde de țară și de conexiunea concretă. Pentru Rusia, scenariul descris este jurnalul, tipărirea/exportul formularelor și marcajul angajatului privind depunerea. El nu efectuează trimiterea automată către autoritate.

Secțiuni conexe#

• Schema sălii — editorul comun de etaje/camere, asocierea QR
• Rezervări de mese — același mecanism de rezervare, aplicat meselor
• Casă (POS) — filele de folio la casă
• Angajați și ture — sarcinile de curățenie și atribuirea responsabililor
• Programări la servicii — logică similară de rezervare pentru saloanele de înfrumusețare

Întrebări frecvente#

Ce se întâmplă dacă oaspetele comandă din camera în care încă nu s-a cazat nimeni?#

Comanda se anulează automat cu mențiunea „camera nu este ocupată” — serverul verifică starea de check-in pentru fiecare comandă din QR-ul camerei, indiferent de ce afișează clientul.

Cum plătește oaspetele pentru room service — imediat sau la check-out?#

La alegere: plată obișnuită (numerar/card la fața locului) sau „Pe folio-ul camerei” — atunci suma ajunge în folio și se achită printr-o singură decontare la check-out, împreună cu tot sejurul.

Se poate sincroniza calendarul camerei cu Booking.com?#

Da, în ambele sensuri. Exportul — linkul iCal al camerei, care se adaugă ca calendar din partea canalului. Importul — inserați în setări linkul de export din Booking.com sau Airbnb: rezervările externe vor începe să blocheze datele la dumneavoastră (actualizare aproximativ la fiecare 15 minute). Aceasta este calea funcțională deocamdată. Channel managerul bidirecțional (schimb de prețuri și disponibilitate) este scris, dar așteaptă un cont de partener la furnizor — deocamdată funcționează pe un mediu de test.

Ce face înregistrarea nocturnă și se poate să nu o așteptați?#

Aceasta înregistrează automat taxa pentru noaptea petrecută în folio-ul fiecărei camere ocupate — nu trebuie pornită manual. Serverul verifică hotelurile o dată pe oră și înregistrează noaptea imediat după 03:00, ora punctului dumneavoastră de lucru.

Se emite chitanță fiscală la check-out?#

Nu. Check-out-ul închide folio-ul printr-o decontare și trece camera în curățenie; fiscalizarea nu este integrată în acest flux, chitanța se emite separat la casă, dacă este necesar.

Autoservirea oaspetelui înainte de check-in#

Dintr-un link privat din e-mail sau SMS, oaspetele confirmă contactul, anulează rezervarea conform condițiilor planului tarifar sau modifică datele și numărul de oaspeți cu confirmarea noului cost. Pentru o rezervare cu plată sau garanție, modificarea sejurului se face prin anulare și o nouă rezervare ori prin adresarea la hotel.

Până în ziua check-in-ului, oaspetele poate transmite numele, telefonul sau emailul și ora estimată de sosire prin butonul „Pregătește-te de check-in”. Pagina anunță când chestionarul a fost primit; în caz de eroare, propune verificarea stării sau retrimiterea. Pentru corectarea unui chestionar acceptat trebuie să vă adresați hotelului. Documentele se verifică la check-in. La anulare sau neprezentare, chestionarul se păstrează 30 de zile; la check-in, contactele trec în fișa oaspetelui. Ciorna nu se salvează după închiderea paginii.