Prima zi: hotel, casă de oaspeți

Hotelul, casa de oaspeți, apartamentele și hostelul funcționează pe un PMS integrat: etaje în loc de săli, camere și paturi în loc de mese, folio (nota clientului) în loc de chitanță unică. Nu este un produs separat, ci un profil de setări al punctului de lucru: la tipul de business „hotel”, panoul comută singur terminologia și deschide secțiunile necesare.

Deschideți: secțiunea „Camere” — este aceeași secțiune ca „Schema sălii” de la restaurant (admin.cenaly.com/tables), redenumită pentru hotel. Se deschide în editorul planului de etaje; bordul de lucru al camerelor se activează cu butonul „🛏️ Camere” din antet, cu el reveniți și la schemă. Alături sunt butoanele „Tipuri de camere”, „Tarife”, „🔌 PMS” și, la locațiile din Rusia, „🛂 Evidența migrației”. Nu există o adresă separată de tipul /hotel sau /pms în panou — nu o căutați.

Ce este necesar pentru start#

• Orice computer sau tabletă la recepție. Bordul camerelor, șahmatka și cazarea sunt pagini obișnuite ale panoului de administrare în browser. Nu este nevoie de un „terminal hotelier” separat.
• Telefonul oaspetelui. QR-ul din cameră deschide meniul, solicitările de servicii și „Nota mea” în browser — oaspetele nu instalează nicio aplicație.
• Imprimanta de chitanțe — opțional, prin bridge. Tipărirea se face prin Cenaly Hardware Bridge — un serviciu pentru Windows sau Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ Rețineți: la check-out nu se emite chitanță fiscală — acesta închide folio printr-un decont; chitanța se emite separat la casă, dacă este necesar.
• Acceptarea online a plăților — nu pentru prima zi. La pasul rezervării directe de pe site nu se colectează avans; plata are loc la dumneavoastră. Acceptarea plăților va fi necesară mai târziu, pentru plățile din vitrină — Plata.
• Internet. Este necesar, dar o întrerupere a conexiunii nu oprește casa — Dacă a dispărut internetul.

Structura generală a primei zile#

Înregistrarea, punctul de lucru, tipul de business, limbile și abonamentul sunt aceleași pentru toate formatele — sunt descrise în hubul Prima zi: alegeți tipul de business. În continuare — partea hotelieră.

Listă de verificare: mini-hotel și casă de oaspeți#

Scopul primei zile este să cazați un oaspete în sistem și să-i vedeți nota clientului.

1. Etaje și camere. Editorul schemei funcționează ca un plan de sală (Plan de sală), doar că sălile se numesc etaje, iar elementele — „Cameră” și „Pat” (pentru hostel și dormitoare comune). Nu este nevoie să le creați individual: butonul „+ Adăugați camere” creează un interval (de exemplu, 201–230, până la 500 de camere simultan) cu un prefix opțional, previzualizare în timp real „vor fi create N · etaje M” și o listă a camerelor care există deja și vor fi omise. Același pas este propus de asistentul de onboarding la selectarea tipului „hotel”.
2. Tipuri de camere. Butonul „Tipuri de camere”: denumire (Standard, Deluxe…), plan de bază pe noapte și capacitate. Tipul se atribuie camerei în panoul de proprietăți de pe schemă, iar planul de acolo se completează automat în formularul de cazare — la o cazare concretă acesta poate fi suprascris.
3. Fusul orar al punctului de lucru — verificați acum. Taxa pe noapte se calculează automat după ora 03:00 în fusul orar al locației dumneavoastră; dacă fusul este indicat incorect, noaptea „se mută” la altă oră a zilei. Fusul orar se află în setările locației.
4. Taxa turistică, dacă o aveți: procent din plan cu o sumă minimă pe noapte sau o sumă fixă pe noapte. Se calculează pe folio ca linie separată.
5. Prima cazare. Formularul solicită planul și prețul pe noapte (precompletate din tipul camerei) și fișa oaspetelui: telefon, e-mail, document, cetățenie, data nașterii, note. Data plecării nu este necesară la acest pas — cazarea „pe loc” este deschisă până la check-out, iar datele există în rezervare. Dacă oaspetele a mai fost cazat, sistemul afișează eticheta „oaspete fidel”. La cazare se deschide folio.
6. Ce se acumulează în folio. Fiecare noapte petrecută (ziua sosirii nu se calculează de două ori), taxa turistică, comenzile din cameră prin QR, precum și operațiunile manuale de la casă pe nota camerei: înregistrare, taxă de serviciu, reducere, depozit, transfer de articole între note. Soldul este vizibil pe fișa camerei și în lista notelor deschise la casă.
7. Check-out. Închide folio cu o singură decontare și trece camera în „Necesită curățenie”; pe panoul de sarcini al turei apare sarcina „Curățenie cameră N după check-out”. ⚠️ Nota camerei este închisă exact de recepție la check-out — de la casă nu există buton de închidere pentru notele camerelor.
8. Statusurile camerei — șase: liberă, ocupată, necesită curățenie, curățenie, verificată, nu funcționează. Cazările viitoare nu sunt afișate prin statusul camerei: ele există ca rezervări și sunt vizibile pe tabloul de programare, de aceea o cameră rezervată pentru săptămâna viitoare rămâne astăzi disponibilă pentru vânzare.
9. Tabla de programare. Comutatorul de vizualizare de pe aceeași pagină — calendar pe 21 de zile: bare de rezervări și cazări curente pe camere. Rezervarea poate fi creată și fără a intra aici: selectați camera pe schema etajelor — în proprietățile ei, blocul „Rezervări cameră” și butonul „📅 Rezervați camera” deschid același formular cu date. Rezervarea camerei este întotdeauna o pereche de date, minimum o noapte; rezervare pe ore, ca la o masă de restaurant, pentru cameră nu există — nici pe „Planul de sală”, nici în panoul de sală de la casă. Cazarea pe baza rezervării se face într-o singură fereastră: butonul „Cazați” de pe panoul camerelor, din lista de rezervări și din panoul de sală de la casă deschide aceeași fereastră de cazare. Sosirea timpurie și plecarea târzie, dacă sunt activate în „Tipuri de camere” → „Sosire și plecare”, se marchează direct în formularul de rezervare — mai multe detalii în Hotel.
10. Roluri. Recepției — funcția „recepție”, cameristei — „cameristă” (are propriul loc de muncă fără casă): Angajați și ture.

Ce este necesar din dispozitive: un computer la recepție. Ce se poate amâna în mod sincer: planurile și calendarul de prețuri, canalele de vânzare, rapoartele, evidența migrației (dacă oaspeții sunt doar locali).

PMS, calculele nocturne și importul iCal sunt acceptate în ambele contururi. Indicați fusul orar al hotelului și verificați sincronizarea calendarelor. Pentru plată, conexiunile OTA active și ecranele noi există condiții de disponibilitate separate.

Listă de verificare: apartamente și vânzarea prin canale#

Scopul primei zile — ca datele să nu fie vândute de două ori.

1. Planuri tarifare. Managerul de lângă catalogul de tipuri: masă (doar cameră, mic dejun, demipensiune, tot inclus), tarife derivate („mic dejun = de bază +15 %”), preț în funcție de numărul de oaspeți cu intervale de vârstă pentru copii și pat suplimentar, suplimente pe zile ale săptămânii, restricții de vânzare (minim și maxim de nopți, fereastra de rezervare, interdicția de check-in sau check-out în anumite zile), politica de anulare (flexibilă, nerambursabilă, penalitate pentru prima noapte, procent sau fix), canale de vânzare (toate / doar directe / doar OTA) și codul de acces corporativ.
2. Calendarul de prețuri și opririle de vânzare. Preț și interdicție de vânzare pentru date concrete, editare în masă „tarif × perioadă”, previzualizarea prețului final. ⚠️ Calendarul are prioritate față de prețul contractual introdus la recepție — așa este gândit; iar la un plan tarifar cu preț propriu sezoanele nu se aplică deloc (sezoanele sunt varianta de rezervă pentru cei care nu folosesc planuri).
3. Sezonalitate — nivel simplu. Dacă planurile nu sunt încă necesare: perioade cu preț separat pentru tipul de cameră sau pentru toate camerele deodată.
4. Vânzarea tipului de cameră, nu a unui obiect concret. Astfel de rezervări rămân nealocate și țin cota (câte camere de acest tip s-au vândut pentru o dată), iar camera fizică se alege cu butonul de alocare — manual sau automat. Blocul rezervărilor nealocate stă chiar deasupra tablei șah.
5. Modulul de rezervare de pe site. Oaspetele alege datele și tariful, vede calculul cu verificarea restricțiilor (minim de nopți, fereastra de rezervare, oprirea vânzării; maximum o rezervare — 30 de nopți) și primește codul de confirmare. Serverul răspunde imediat: fie confirmă rezervarea și alocă o cameră liberă, fie refuză sincer cu motiv. Nu trebuie să așteptați confirmarea din partea personalului, nu se colectează plată în avans.
6. Calendarele OTA — calea funcțională deocamdată. Import iCal: în setările camerelor se inserează linkul de export din Booking.com, Airbnb sau alt serviciu — rezervările externe încep să blocheze aceste date la dumneavoastră, actualizarea aproximativ la fiecare 15 minute, suprapunerile conflictuale se adună într-o listă „rezolvați manual”. Export iCal: fiecare cameră are propriul feed, linkul se adaugă ca calendar din partea canalului.
7. ⚠️ Channel managerul bidirecțional (prețurile și disponibilitatea pleacă în canale, rezervările vin înapoi) este scris și funcționează pe platforma de test a furnizorului: conectarea live necesită un cont de partener, pe care deocamdată nu îl avem. Pentru blocarea reală a datelor folosiți importul și exportul iCal.
8. Scrisori către oaspete. O dată pe zi hotelul scrie singur celor care sosesc mâine și celor care au plecat ieri; limba — limba rezervării, altfel limba punctului de lucru, altfel engleza. Nu necesită configurare, duplicate nu apar. Dacă la punctul de lucru este conectat un bot Telegram, oaspetele primește și memento-uri despre check-in.
9. Rezervări manuale. Rezervarea are o sursă (recepție, telefon, direct de la oaspete, site, OTA), anulare cu motiv și marcajul „nu s-a prezentat”; la suprapunere și la check-in prea devreme panoul avertizează. Trecerea rezervării în check-in — printr-o singură acțiune la data sosirii.

Ce este necesar din dispozitive: un computer; un telefon — pentru a verifica rezervarea prin ochii oaspetelui. Ce se poate amâna sincer: channel managerul bidirecțional (vezi mai sus), codurile corporative de tarif, rapoartele.

Listă de verificare: hotel cu restaurant și comandă în cameră#

Scopul primei zile — ca o comandă din cameră să ajungă singură pe nota clientului.

1. QR pe cameră. În fișa camerei — butonul „Creează QR și asociază”, în masă — „Creează QR pentru toate fără cod (N)” pentru tot punctul de lucru. Tipărire bucată cu bucată sau pe foi A4 — Coduri QR pentru mese și coduri de dispozitive.
2. Meniu pentru camere. Categorii, articole, fotografii, limbi — Meniu QR. Oaspetele scanează codul din cameră și comandă la fel ca de la masă.
3. Plata „Pe nota camerei”. În camera ocupată, oaspetele are acces la această metodă: suma se adaugă la folio și se achită la check-out împreună cu cazarea; înainte de confirmare oaspetele vede textul de consimțământ cu suma exactă și numărul camerei. ⚠️ Regula este îngustă și intenționată: pe folio ajung doar comenzile cu QR de cameră — cele încasate la casă, la chioșc sau venite de la un agregator nu ajung acolo.
4. Comanda dintr-o cameră neocupată este blocată de server cu motivul „camera nu este ocupată”, iar oaspetele vede avertismentul chiar înainte de trimitere.
5. Solicitările de serviciu ale oaspetelui. Prosoape, curățenie, „nu deranjați”, trezire cu alegerea orei, problemă tehnică, altele. La hotel acest buton ocupă locul apelului personalului și se afișează doar când „apelul personalului” este activat în setările punctului de lucru; dintr-o cameră liberă nu se poate trimite o solicitare. De partea personalului — blocul „Solicitări ale oaspeților” în fișa camerei: contor, listă cu tip și ora trezirii, acțiunile „În lucru” și „Gata”, actualizări în timp real.
6. „Nota mea” la oaspete. Element în meniul oaspetelui: încasări, plăți și soldul final al folio-ului său. Înainte de cazare — stare goală, după decontare — marcajul „Achitat”.
7. Bucătăria și casa restaurantului. Ecran de bucătărie pe stații — KDS; casa și schimbul — Casă (POS) și Schimb de numerar. La hotel aceste secțiuni sunt activate din start.
8. Rapoarte. Filă de rapoarte pe bordul camerelor pentru o perioadă: grad de ocupare (Occupancy), preț mediu (ADR), venit pe cameră (RevPAR), încasări totale și separat pe mâncare și băuturi, numărul de comenzi și tabelul pe zile cu defalcare pe valute.

Ce este necesar din dispozitive: un computer la recepție, o tabletă sau un monitor pentru ecranul de bucătărie, o imprimantă prin bridge — dacă tipăriți tichete. Ce se poate amâna sincer: chioșcul, livrarea și la pachet, agregatorii.

Ce se poate amâna#

• Modul PMS extern (butonul „🔌 PMS”). Circuitul de comutare există, dar în lista de adaptoare deocamdată doar „Mock (demo)” demonstrativ — este necesar pentru a verifica traseul în sine. Conectorii activi sunt în dezvoltare; la un hotel în producție este prea devreme să comutați.
• Channel manager bidirecțional — așteaptă contul de partener al furnizorului, funcționează pe un mediu de test. Folosiți iCal.
• Evidența migrațională (Rusia). Butonul „🛂” de pe bordul camerelor: înregistrarea se creează automat la check-in, termenele și statusurile sunt vizibile, formularele de notificare se tipăresc, CSV se exportă. Important de înțeles: este un jurnal și formulare tipărite, nu o depunere electronică — depunerea rămâne în sarcina dumneavoastră. Se activează în funcție de țara punctului de lucru „Rusia”.
• Alimentația în hotel — Room service și nota clientului. Abonamentele la prânz țin de tipurile de unități de alimentație publică și nu se activează automat la un hotel.
• Rapoarte financiare — Finanțe. Vânzările, achizițiile, schimburile de numerar și analiza cererii sunt acceptate în circuitele internațional și rusesc. Începeți după primele operațiuni; o perioadă goală și o eroare de încărcare a datelor sunt situații diferite.
• Site propriu și domeniu — Constructor de site-uri (hotelurile au șabloane proprii în galerie), Domeniu propriu.
• Centrală telefonică proprie și apeluri — Telefonie.
• Depozit și costul de producție al restaurantului — Depozit, când meniul se stabilizează.

Depanare#

Nu găsesc secțiunea „PMS” sau „Hotel”. O astfel de adresă nu există. Totul se află în secțiunea „Camere” (admin.cenaly.com/tables): schema etajelor se deschide imediat, bordul de lucru — cu butonul „🛏️ Camere”, PMS extern — cu butonul „🔌 PMS”. Dacă secțiunea se numește „Schema sălii”, la punctul de lucru nu este selectat tipul de business „hotel”.

Noaptea nu s-a calculat. Verificați fusul orar al hotelului, datele de cazare, planul și nota clientului. Procesul nocturn funcționează după 03:00 după ora hotelului în ambele circuite. O întârziere sau o eroare de calcul trebuie analizată separat.

Oaspetele nu poate comanda din cameră. Cel mai probabil camera nu este ocupată: serverul anulează astfel de comenzi cu motivul „camera nu este ocupată”. Verificați că check-in-ul este deschis și că QR este asociat exact acestei camere.

Comanda nu a ajuns pe nota camerei. Pe folio ajung doar comenzile făcute de la QR-ul camerei. Ce s-a încasat la casă, la chioșc sau a venit de la un agregator nu se înregistrează pe nota camerei — aceasta este o regulă intenționată.

Nota camerei nu se închide la casă. Așa este conceput: nota camerei este închisă de recepție la check-out, nu are buton de închidere la casă.

Datele nu se blochează în Booking.com sau Airbnb. Verificați ambele linkuri de calendare și ultima sincronizare. Importul și exportul iCal sunt acceptate în ambele circuite și transmit ocuparea, nu prețurile. Conexiunile active ale channel manager-ului se activează separat; circuitul de test nu vinde camerele dumneavoastră pe platforme reale.

Oaspetele a primit două e-mailuri identice. Verificați rezervarea și istoricul trimiterilor. Încercările de livrare nereușite se repetă; în caz de eșec după ce serviciul de e-mail a acceptat mesajul, o repetare este posibilă.

Întrebări frecvente#

Este necesar să cumpăr hardware pentru hotel?#

Nu. Recepția funcționează în browser, oaspetele — de pe telefonul său prin QR. Imprimanta și casa de marcat fiscală se adaugă mai târziu prin bridge și doar dacă aveți nevoie de ele.

Să creez camerele una câte una?#

Nu. Butonul „+ Adaugă camere” creează un interval de până la 500 de camere simultan, cu prefix și previzualizare; camerele care există deja sunt omise, nu duplicate.

Este obligatoriu să indicați data de check-out la check-in?#

Nu. Check-in-ul „pe loc” este deschis până la check-out; datele de check-in și check-out există la rezervare, iar check-out-ul anticipat scurtează automat rezervarea la situația reală.

Se emite chitanță fiscală la check-out?#

Nu. Check-out-ul închide folio prin decontare și trece camera în curățenie; fiscalizarea nu este integrată în acest traseu — chitanța se emite la casă, dacă este necesar.

Se poate vinde un „tip de cameră” fără a alege una concretă?#

Da. O astfel de rezervare rămâne nealocată și ține cota pe tip la dată, iar camera se alege la check-in — manual sau automat.

Ce din circuitul hotelier nu funcționează pe brandul rusesc?#

PMS, rezervările, fișele oaspeților, calculele nocturne, schimbul iCal și rapoartele financiare sunt acceptate în ambele circuite. Disponibilitatea furnizorului de plăți și a canalului extern se verifică separat.

Secțiuni conexe#

• Prima zi: alegeți tipul de business — cadrul general și alte formate
• Hotel: camere, PMS și servicii pentru oaspeți — ghid complet pentru verticală
• Schema sălii — editor de etaje și camere, asocierea QR
• Rezervări de mese — același mecanism de rezervare pentru mese
• Meniu QR — meniu pentru comenzi în cameră
• Casă (POS) — nota camerei la casă și comanda suplimentară
• Angajați și ture — recepție, cameriste, sarcini de curățenie