Ξενοδοχείο: δωμάτια, PMS και εξυπηρέτηση πελατών

Το Cenaly συνδυάζει το δικό του PMS και την εξυπηρέτηση πελατών: δυναμικό δωματίων, κρατήσεις, τιμές, check-in, λογαριασμό πελάτη, καθαριότητα και σίτιση. Ο τύπος επιχείρησης «Ξενοδοχείο» ορίζει την ξενοδοχειακή ορολογία και τις αρχικές ενότητες· η διαθεσιμότητα των ενσωματώσεων και των νέων μονάδων ελέγχεται ξεχωριστά.

Άνοιγμα: Πίνακας διαχείρισης → Δωμάτια (η ίδια ενότητα με τη «Διάταξη αίθουσας» στο εστιατόριο — admin.cenaly.com/tables, μετονομασμένη για το ξενοδοχείο). Η ενότητα ανοίγει στον επεξεργαστή διάταξης· ο πίνακας εργασίας δωματίων ενεργοποιείται με το κουμπί «🛏️ Δωμάτια» στην κεφαλίδα — με το ίδιο κουμπί επιστρέφετε στη διάταξη. Δίπλα βρίσκονται τα κουμπιά «Τύποι δωματίων», «Τιμές», «🔌 PMS» και — για τοποθεσίες στη Ρωσία, εφόσον δεν είναι απενεργοποιημένη η επέκταση «Μεταναστευτική καταγραφή» — «🛂 Μεταναστευτική καταγραφή».

Όροφοι και δωμάτια#

Ο επεξεργαστής διάταξης λειτουργεί ως συνήθως (Διάταξη αίθουσας), μόνο που οι αίθουσες ονομάζονται όροφοι και αντί για τραπέζια υπάρχουν στοιχεία «Δωμάτιο» και «Κρεβάτι» (για hostel και κοινόχρηστους κοιτώνες). Κάθε δωμάτιο έχει λεζάντα (αρίθμηση από το 101) και, όπως στο τραπέζι, μπορείτε να συνδέσετε κωδικό QR με την κάμερα. Το κρεβάτι, αφού τοποθετηθεί σε δωμάτιο, μετακινείται έπειτα μόνο μέσα σε αυτό το δωμάτιο: οι τοίχοι του το συγκρατούν όπως οι τοίχοι της αίθουσας, και ο επεξεργαστής δεν επιτρέπει να τοποθετηθεί κρεβάτι κάθετα στον τοίχο ή μισό στον διάδρομο — θα επισημανθεί με κόκκινο και θα επιστρέψει στη θέση του. Αυτό δεν εμποδίζει τα κρεβάτια σε κοινόχρηστο κοιτώνα χωρίς σχεδιασμένα δωμάτια.

Δεν είναι υποχρεωτικό να δημιουργείτε δωμάτια ένα ένα — το κουμπί «+ Προσθήκη δωματίων» ανοίγει φόρμα μαζικής δημιουργίας: εύρος (για παράδειγμα, 201–230, έως 500 δωμάτια τη φορά), προαιρετικό πρόθεμα, ζωντανή προεπισκόπηση «θα δημιουργηθούν N · όροφοι M», γραμμή με τα δωμάτια που υπάρχουν ήδη και θα παραλειφθούν. Το ίδιο βήμα είναι διαθέσιμο απευθείας στον οδηγό εκκίνησης κατά την επιλογή του κλάδου «ξενοδοχείο».

Το QR στο δωμάτιο συνδέεται με το κουμπί «Δημιουργία QR και σύνδεση» στην κάρτα δωματίου, και μαζικά — με το κουμπί «Δημιουργία QR για όλα χωρίς κωδικό (N)», το οποίο περνά από όλα τα δωμάτια της τοποθεσίας ταυτόχρονα. Η εκτύπωση γίνεται μεμονωμένα (SVG από την κάρτα) ή όλα μαζί — σε φύλλα A4.

Τύποι δωματίων και τιμές#

Το κουμπί «Τύποι δωματίων» ανοίγει το μητρώο: όνομα (Standard/Deluxe/…), βασική τιμή ανά διανυκτέρευση και χωρητικότητα. Ο τύπος ανατίθεται σε δωμάτιο ή κρεβάτι στον πίνακα ιδιοτήτων της διάταξης — η τιμή από εκεί συμπληρώνεται αυτόματα στη φόρμα check-in (μπορεί να παρακαμφθεί χειροκίνητα σε συγκεκριμένη άφιξη).

Το απλούστερο επίπεδο τιμών είναι η εποχικότητα: για τύπο δωματίου ή για όλα τα δωμάτια ταυτόχρονα ορίζονται περίοδοι με ξεχωριστή τιμή.

Όποιος πωλεί σοβαρά, τηρεί τιμοκαταλόγους — ξεχωριστό διαχειριστή δίπλα στο μητρώο τύπων. Στον τιμοκατάλογο ρυθμίζονται σίτιση (μόνο δωμάτιο, πρωινό, ημιδιατροφή, όλα περιλαμβάνονται), παράγωγες τιμές (για παράδειγμα, «πρωινό = βασική +15 %»), τιμή ανά αριθμό πελατών με ηλικιακές κατηγορίες παιδιών και επιπλέον κρεβάτι, προσαυξήσεις ανά ημέρα εβδομάδας, περιορισμοί πώλησης (ελάχιστες και μέγιστες διανυκτερεύσεις, παράθυρο κράτησης, απαγόρευση άφιξης/αναχώρησης σε συγκεκριμένες ημέρες), πολιτική ακύρωσης (ευέλικτη, μη επιστρέψιμη, ποινή στην πρώτη διανυκτέρευση, ποσοστό ή σταθερό ποσό), κανάλια πώλησης (όλα / μόνο απευθείας / μόνο OTA) και εταιρικός κωδικός πρόσβασης. Εκεί βρίσκεται και το ημερολόγιο τιμών και περιορισμών: τιμή και αναστολή πώλησης για συγκεκριμένες ημερομηνίες, μαζική επεξεργασία «τιμή × περίοδος» και προεπισκόπηση της τελικής τιμής.

Η τιμή της διανυκτέρευσης συντίθεται κατά προτεραιότητα: ημερολόγιο τιμών → παράγωγη τιμή → ίδια τιμή του τιμοκαταλόγου → εποχή τύπου → εποχή «για όλα» → τιμή που καθορίστηκε κατά το check-in → βασική τιμή τύπου. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε δύο πράγματα: το ημερολόγιο υπερισχύει της συμφωνημένης τιμής που εισάγεται στη ρεσεψιόν (το ξενοδοχείο που τηρεί ημερολόγιο αυτό ακριβώς περιμένει), και σε τιμοκατάλογο με δική του τιμή οι εποχές δεν εφαρμόζονται καθόλου — οι εποχές λειτουργούν ως εφεδρική επιλογή για όσους δεν χρησιμοποιούν τιμοκαταλόγους.

Στις ρυθμίσεις τοποθεσίας μπορείτε να ενεργοποιήσετε τον τουριστικό φόρο — ποσοστό επί της τιμής με ελάχιστο ποσό ανά διανυκτέρευση, ή σταθερό ποσό ανά διανυκτέρευση· ο φόρος χρεώνεται στον λογαριασμό ως ξεχωριστή γραμμή.

Check-in και αναχώρηση#

Ο πίνακας δωματίων είναι η οθόνη εργασίας της ρεσεψιόν και της υπηρεσίας καθαριότητας: κάρτα για κάθε δωμάτιο με κατάσταση, υπόλοιπο λογαριασμού, αριθμό διανυκτερεύσεων, αιτήματα πελάτη και κουμπί «Πρόσθετη παραγγελία», που οδηγεί στο ταμείο με το δωμάτιο ήδη επιλεγμένο. Η κατάσταση του δωματίου ακολουθεί την αλυσίδα:

Οι μελλοντικές αφίξεις δεν εμφανίζονται στην κατάσταση του δωματίου — ζουν ως κρατήσεις και φαίνονται στο πλέγμα: έτσι ένα δωμάτιο κρατημένο για την επόμενη εβδομάδα παραμένει σήμερα προς πώληση.

Το check-in ανοίγει φόρμα: τιμοκατάλογος και τιμή ανά διανυκτέρευση (προσυμπληρωμένα από τον τύπο δωματίου) και κάρτα πελάτη — τηλέφωνο, e-mail, έγγραφο, υπηκοότητα, ημερομηνία γέννησης, σημειώσεις. Η ημερομηνία αναχώρησης δεν απαιτείται σε αυτό το βήμα: το άμεσο check-in είναι ανοιχτό «έως την αναχώρηση», ενώ οι ημερομηνίες άφιξης-αναχώρησης υπάρχουν στην κράτηση. Αν ο πελάτης έχει ξαναμείνει στο παρελθόν (αντιστοιχία σε τηλέφωνο ή e-mail), το σύστημα εμφανίζει ετικέτα «τακτικός πελάτης» και αυξάνει τον μετρητή επισκέψεων· στην κάρτα πελάτη συσσωρεύονται ετικέτες, αλλεργίες, προτιμήσεις, σημειώσεις και αριθμός μη εμφανίσεων, ενώ σε όλη τη βάση πελατών λειτουργεί αναζήτηση.

Κατά το check-in ανοίγει ο λογαριασμός του δωματίου και από αυτή τη στιγμή οι παραγγελίες μέσω του QR του δωματίου καθίστανται δυνατές.

Η αναχώρηση κλείνει τον λογαριασμό με έναν διακανονισμό και μεταφέρει το δωμάτιο σε «Χρειάζεται καθαριότητα»· στον πίνακα εργασιών βάρδιας εμφανίζεται τότε η εργασία «Καθαριότητα δωματίου N μετά την αναχώρηση». Προσοχή: τον λογαριασμό δωματίου τον κλείνει η ρεσεψιόν κατά την αναχώρηση — από το ταμείο δεν μπορεί να κλείσει, το κουμπί κλεισίματος δεν εμφανίζεται στους λογαριασμούς δωματίων.

Εκτός από τον ημερήσιο πίνακα υπάρχει το πλέγμα (ημερολόγιο 21 ημερών) — εναλλαγή προβολής στην ίδια σελίδα: μπάρες κρατήσεων και τρεχουσών διαμονών ανά δωμάτιο, φαίνεται εκ των προτέρων τι είναι ελεύθερο και πότε φτάνει ο επόμενος πελάτης.

Λογαριασμός και χρεώσεις#

Ο Λογαριασμός είναι ο ατομικός λογαριασμός του δωματίου, ανοίγει κατά το check-in και ισχύει μέχρι την αναχώρηση:

• κάθε νύχτα χρεώνεται αυτόματα το αντίτιμο της διαμονής — ο διακομιστής ελέγχει τα ξενοδοχεία μία φορά την ώρα και χρεώνει τη νύχτα στο πρώτο tick μετά τις 03:00 κατά την ώρα της τοποθεσίας, οπότε η πολυήμερη διαμονή συσσωρεύεται μόνη της, χωρίς χειροκίνητες ενέργειες (η ημέρα άφιξης δεν χρεώνεται δύο φορές)·
• χρεώνεται ο τουριστικός φόρος, εφόσον είναι ενεργοποιημένος·
• οι παραγγελίες που κάνει ο πελάτης από το δωμάτιο (room service) καταχωρούνται αυτόματα στον λογαριασμό — η σύνδεση γίνεται στον διακομιστή τη στιγμή της παραγγελίας, χωρίς να χρειάζεται ο υπάλληλος να συνδέσει τίποτα χειροκίνητα. Ο κανόνας είναι στενός και σκόπιμος: στον λογαριασμό καταχωρούνται παραγγελίες που έγιναν ακριβώς από το QR του δωματίου· ό,τι εκδόθηκε στο ταμείο, στο kiosk ή ήρθε από aggregator δεν πηγαίνει εκεί·
• στο ταμείο, με βάση τον λογαριασμό του δωματίου, είναι διαθέσιμες χειροκίνητες ενέργειες: χρέωση, χρέωση υπηρεσίας, έκπτωση, προκαταβολή και μεταφορά ειδών μεταξύ λογαριασμών·
• το υπόλοιπο φαίνεται στην κάρτα του δωματίου στον πίνακα και στο ταμείο — στη λίστα ανοιχτών λογαριασμών (στη διεπαφή του ταμείου αναφέρεται ως «λογαριασμός», ο όρος «λογαριασμός» δεν χρησιμοποιείται εκεί).

Κατά την αναχώρηση ο λογαριασμός κλείνει με ένα σήμα διακανονισμού με όλες τις χρεώσεις και την πληρωμή.

Αν το ξενοδοχείο έχει ήδη εξωτερικό PMS, ο λογαριασμός μπορεί να μην τηρείται σε εμάς: το κουμπί «🔌 PMS» αλλάζει το κύκλωμα σε λειτουργία εξωτερικού συστήματος — με ημερολόγιο χρεώσεων και καταστάσεις «καταχωρήθηκε / αντιλογισμός». Τότε το «Στον λογαριασμό δωματίου» πηγαίνει στο δικό σας σύστημα, όχι στον δικό μας λογαριασμό.

Επιφύλαξη για τους προσαρμογείς: αυτή τη στιγμή στη λίστα είναι διαθέσιμος μόνο ο προσαρμογέας επίδειξης «Mock (δείγμα)» — χρειάζεται για να ελεγχθεί το ίδιο το κύκλωμα, τα πεδία σύνδεσης σε αυτή την περίπτωση δεν χρησιμοποιούνται. Οι ενεργοί συνδετήρες με εξωτερικά PMS είναι υπό ανάπτυξη· η μετάβαση σε λειτουργία εξωτερικού συστήματος σε ξενοδοχείο παραγωγής είναι ακόμη πρόωρη.

Room service — παραγγελία πελάτη μέσω QR#

Ο πελάτης σαρώνει το QR στο δωμάτιο και παραγγέλνει από το μενού όπως ακριβώς σε ένα τραπέζι στο εστιατόριο. Δύο κανόνες του διακομιστή προστατεύουν από παραγγελίες «στο πουθενά»:

• η παραγγελία από μη κατειλημμένο δωμάτιο αποκλείεται — αν για το QR του δωματίου δεν υπάρχει ακόμη ανοιχτή άφιξη, η παραγγελία ακυρώνεται αυτόματα με αιτία «το δωμάτιο δεν είναι κατειλημμένο», και ο πελάτης βλέπει προειδοποίηση στο check-out ακόμη και πριν στείλει την παραγγελία·
• κατά την παραγγελία σε κατειλημμένο δωμάτιο είναι διαθέσιμος ο τρόπος πληρωμής «Στον λογαριασμό δωματίου» — το ποσό προστίθεται στον λογαριασμό και πληρώνεται κατά την αναχώρηση μαζί με όλη τη διαμονή· ο πελάτης βλέπει το κείμενο συγκατάθεσης με το ακριβές ποσό και τον αριθμό του δωματίου πριν από την επιβεβαίωση.

Αιτήματα πελάτη και πίνακας καθαριότητας#

Εκτός από την παραγγελία φαγητού, ο πελάτης έχει κουμπί για αιτήματα υπηρεσιών: πετσέτες, καθαριότητα, μην ενοχλείτε, υπενθύμιση αφύπνισης (με επιλογή ώρας), τεχνικό πρόβλημα, άλλο. Στο ξενοδοχείο παίρνει τη θέση του κουμπιού κλήσης προσωπικού — και, όπως εκείνο, εμφανίζεται μόνο όταν είναι ενεργοποιημένη η «κλήση προσωπικού» στις ρυθμίσεις της τοποθεσίας. Το αίτημα υπόκειται στον περιορισμό της διαμονής: από ελεύθερο δωμάτιο δεν μπορεί να υποβληθεί.

Από την πλευρά του προσωπικού — το μπλοκ «Αιτήματα πελατών» ακριβώς στην κάρτα του δωματίου στον πίνακα: μετρητής ενεργών αιτημάτων, λίστα με τύπο, σχόλιο και ώρα αφύπνισης, ενέργειες «Σε επεξεργασία» και «Έτοιμο». Οι ενημερώσεις έρχονται σε πραγματικό χρόνο.

«Ο λογαριασμός μου» για τον πελάτη#

Στο μενού του πελάτη (στοιχείο ρυθμίσεων δίπλα στην κράτηση και την κλήση προσωπικού) υπάρχει το «Ο λογαριασμός μου» — ο πελάτης βλέπει τη λίστα χρεώσεων (κατά φθίνουσα σειρά χρόνου) και πληρωμών του λογαριασμού του και το τελικό υπόλοιπο, χωρίς σύνδεση με το προσωπικό της επιχείρησης. Πριν από το check-in εμφανίζεται κενή κατάσταση («ο λογαριασμός θα εμφανιστεί μετά το check-in»), μετά τον διακανονισμό — η ένδειξη «Πληρώθηκε».

Κρατήσεις, κανάλια πωλήσεων και αναφορές#

Εκτός από το άμεσο check-in, το ξενοδοχείο έχει πλήρεις κρατήσεις με ημερομηνίες άφιξης/αναχώρησης — εμφανίζονται στο πλέγμα (shahmatka) ως ξεχωριστές λωρίδες και μετατρέπονται σε άφιξη με μία ενέργεια την ημερομηνία άφιξης. Η κράτηση έχει πηγή (walk-in/διαχείριση, τηλέφωνο, απευθείας από τον πελάτη, ιστότοπος, OTA), ακύρωση με αιτιολογία και σήμανση «δεν προσήλθε»· σε επικάλυψη και σε πολύ πρόωρη άφιξη το πάνελ προειδοποιεί.

Μια κράτηση μπορεί να δημιουργηθεί από δύο σημεία, και η φόρμα είναι η ίδια: κλικ σε ένα κενό κελί του πλέγματος και — απευθείας στο σχέδιο ορόφων — στις ιδιότητες του επιλεγμένου δωματίου, ενότητα «Κρατήσεις δωματίου» (οι επόμενες αφίξεις με ημερομηνίες και αριθμό διανυκτερεύσεων συν το κουμπί «📅 Κράτηση δωματίου»)· την ίδια προτείνει και το δεξί κλικ στο δωμάτιο. Η κράτηση δωματίου είναι πάντα ένα ζεύγος ημερομηνιών, τουλάχιστον μία διανυκτέρευση: κράτηση με την ώρα, όπως για ένα τραπέζι εστιατορίου, δεν υπάρχει για δωμάτιο — τα δωμάτια δεν εμφανίζονται στη λίστα τραπεζιών ούτε στη φόρμα κράτησης στο «Σχέδιο αίθουσας» ούτε στο πάνελ αίθουσας στο ταμείο. Και το «Check-in» όπου κι αν υπάρχει είναι πραγματικό check-in (λογαριασμός, κατάσταση δωματίου, καταχώριση πελάτη): και στον πίνακα δωματίων, και σε κράτηση στη λίστα κρατήσεων, και στο πάνελ αίθουσας στο ταμείο το κουμπί ανοίγει το ίδιο παράθυρο check-in. Αν το ξενοδοχείο έχει εστιατόριο, τα τραπέζια του κρατούνται όπως πάντα με την ώρα — Κρατήσεις τραπεζιών.

Πρόωρη άφιξη και καθυστερημένη αναχώρηση. Η συνήθης ώρα άφιξης και αναχώρησης και η πληρωμή για πρόωρη άφιξη με καθυστερημένη αναχώρηση ορίζονται στο «Τύποι δωματίων» → «Άφιξη και αναχώρηση»: «Άφιξη από» και «Αναχώρηση έως» (προεπιλογή 14:00 και 12:00 — αυτή την ώρα βλέπει ο πελάτης στη σελίδα κράτησης και στο email επιβεβαίωσης), οι διακόπτες «Πώληση πρόωρης άφιξης» και «Πώληση καθυστερημένης αναχώρησης», η τιμή — σταθερό ποσό ή ποσοστό της τιμής διανυκτέρευσης (της πρώτης διανυκτέρευσης — για την πρόωρη άφιξη, της τελευταίας — για την καθυστερημένη αναχώρηση· ο τιμοκατάλογος μπορεί να ορίσει δική του τιμή) και το όριο «Όχι νωρίτερα» / «Όχι αργότερα». Οι ενεργοποιημένες υπηρεσίες προτείνονται από την ίδια τη φόρμα κράτησης δωματίου — και στο πλέγμα και από το κουμπί «📅 Κράτηση δωματίου» στο σχέδιο: σημειώστε την υπηρεσία και επιλέξτε ώρα — μετά τη δημιουργία της κράτησης θα καταχωριστεί σε αυτήν με τιμή. Ώρα εκτός του επιτρεπόμενου παραθύρου η φόρμα δεν δέχεται· αν η υπηρεσία για κάποιο λόγο δεν καταχωρίστηκε, η κράτηση έχει δημιουργηθεί ούτως ή άλλως, και το παράθυρο θα πει ότι η υπηρεσία πρέπει να προστεθεί στην κάρτα της κράτησης. Σε κράτηση που έχει ήδη δημιουργηθεί, η πρόωρη άφιξη και η καθυστερημένη αναχώρηση προστίθενται ή αφαιρούνται στην κάρτα της. Στον λογαριασμό διαμονής η γραμμή μπαίνει κατά το check-in, και αν ο πελάτης διαμένει ήδη — αμέσως. Στην ενότητα «Κρατήσεις δωματίου» στο σχέδιο, στην κράτηση φαίνεται «πρόωρη άφιξη από …» και «καθυστερημένη αναχώρηση έως …». Όσο οι υπηρεσίες δεν είναι ενεργοποιημένες, η φόρμα κράτησης δείχνει τη συνήθη ώρα του ξενοδοχείου και υποδεικνύει πού να τις ενεργοποιήσετε.

Μπορείτε να πουλάτε όχι μόνο συγκεκριμένο δωμάτιο αλλά και τύπο δωματίου: τέτοιες κρατήσεις μένουν χωρίς ανάθεση και κρατούν ποσόστωση (πόσα δωμάτια αυτού του τύπου έχουν πωληθεί για μια ημερομηνία), ενώ το φυσικό δωμάτιο επιλέγεται με κουμπί ανάθεσης — χειροκίνητα ή αυτόματα. Η ενότητα των μη ανατεθειμένων κρατήσεων βρίσκεται ακριβώς πάνω από το πλέγμα, για να μην ξεχαστούν.

Από τον ιστότοπο της επιχείρησης ο πελάτης μπορεί να κρατήσει δωμάτιο μόνος του: να επιλέξει ημερομηνίες και τιμοκατάλογο, να δει τον υπολογισμό του κόστους ανά σεζόν και τιμοκατάλογο (με έλεγχο περιορισμών — ελάχιστες διανυκτερεύσεις, παράθυρο κράτησης, αναστολή πωλήσεων· μέγιστο μίας κράτησης — 30 διανυκτερεύσεις) και να λάβει κωδικό κράτησης. Μετά την επεξεργασία του αιτήματος το σύστημα είτε δεσμεύει ένα ελεύθερο δωμάτιο είτε ανακοινώνει τον λόγο απόρριψης. Ο πελάτης επιβεβαιώνει τα στοιχεία επικοινωνίας μέσω του συνδέσμου που αποστέλλεται. Αν ο τιμοκατάλογος απαιτεί εγγύηση, προκαταβολή ή εγγύηση με κάρτα, η φόρμα προτείνει ασφαλή σελίδα Stripe — εφόσον ο πάροχος του ξενοδοχείου είναι συνδεδεμένος· χωρίς αυτόν, ένας τέτοιος τιμοκατάλογος δεν μπορεί να κρατηθεί. Η προθεσμία επιβεβαίωσης και πληρωμής αναγράφεται στη φόρμα. Υπενθύμιση μέσω Telegram είναι διαθέσιμη για κράτηση από Mini App συνδεδεμένου bot.

Κανάλια πωλήσεων (channel manager). Υπάρχουν και οι δύο κατευθύνσεις ανταλλαγής με OTA:

• Εισαγωγή iCal — στις ρυθμίσεις δωματίων εισάγεται ο σύνδεσμος εξαγωγής από Booking.com, Airbnb ή άλλη υπηρεσία· οι εξωτερικές κρατήσεις μπλοκάρουν αυτόματα αυτές τις ημερομηνίες σε εσάς, ο συγχρονισμός γίνεται περίπου κάθε 15 λεπτά, και οι αμφισβητούμενες επικαλύψεις συγκεντρώνονται σε λίστα συγκρούσεων «επιλύστε τις χειροκίνητα»·
• Εξαγωγή iCal — κάθε δωμάτιο έχει δικό του feed (ical-*.ics), αν είναι ενεργοποιημένη η δημοσίευση πληρότητας: ο σύνδεσμος προστίθεται ως ημερολόγιο στην πλευρά του καναλιού·
• Αμφίδρομος channel manager (μέσω Channex.io) — τιμές, περιορισμοί και ελεύθερα δωμάτια αποστέλλονται στα κανάλια αυτόματα σε κάθε αλλαγή, και οι κρατήσεις επιστρέφουν (χωρίς ανάθεση, τις κατανέμει η ρεσεψιόν). Στο πάνελ συνδέσεων ρυθμίζεται η αντιστοίχιση «τύπος δωματίου × τιμοκατάλογος» με τα εξωτερικά, υπάρχει αρχείο καταγραφής συγχρονισμού και κουμπί «Συγχρονισμός τώρα», συν νυχτερινός πλήρης επανασυγχρονισμός.

Email προς τον πελάτη. Το ξενοδοχείο στέλνει υπενθύμιση σε όσους φτάνουν αύριο και «ευχαριστούμε για την επίσκεψη» σε όσους αναχώρησαν χθες. Το email αποστέλλεται στη γλώσσα της κράτησης, και αν δεν έχει οριστεί — στη γλώσσα της τοποθεσίας. Το σύστημα θυμάται τα απεσταλμένα email και επαναλαμβάνει τις αποτυχημένες προσπάθειες παράδοσης· σε αποτυχία αφού το email έγινε δεκτό από την υπηρεσία ταχυδρομείου, ο πελάτης μπορεί να λάβει διπλό.

Αναφορές. Στον πίνακα δωματίων υπάρχει καρτέλα αναφορών για περίοδο: πληρότητα (Occupancy), μέση τιμή (ADR) και έσοδο ανά δωμάτιο (RevPAR), καθώς και έσοδα συνολικά και χωριστά για φαγητό και ποτά, αριθμός παραγγελιών και ημερήσιος πίνακας «κατειλημμένα δωμάτια · διαμονή · παραγγελίες · σύνολο» με ανάλυση ανά νόμισμα.

Οι ημερομηνίες της αναφοράς υπολογίζονται στη ζώνη ώρας του ξενοδοχείου· η νυχτερινή χρέωση ανήκει στην ημερομηνία διαμονής, ακόμη και σε καθυστερημένη επεξεργασία. Η πληρότητα δεν υπολογίζεται από τις χρεώσεις αλλά από το αρχείο διαμονών: το σύστημα καταγράφει κάθε check-in, αναχώρηση, μετακίνηση και απόσυρση δωματίου από την πώληση, και κάθε νύχτα καταγράφει ένα στιγμιότυπο — πόσα δωμάτια ήταν κατειλημμένα και πόσα διαθέσιμα στις 03:00 το επόμενο πρωί κατά την ώρα του ξενοδοχείου. Τα δωμάτια σε επισκευή (out-of-order) εξαιρούνται από το διαθέσιμο απόθεμα, και ο αριθμός των δωματίων αποθηκεύεται στο στιγμιότυπο για την ημέρα, επομένως η προσθήκη ή αφαίρεση δωματίων σήμερα δεν αλλάζει τους δείκτες προηγούμενων μηνών. Τα ADR και RevPAR υπολογίζονται στο νόμισμα της τοποθεσίας με βάση τις πραγματικές χρεώσεις των λογαριασμών. Οι ημέρες για τις οποίες δεν υπάρχει ακόμη στιγμιότυπο (πριν από την ενεργοποίηση του αρχείου) εμφανίζονται ως «χωρίς δεδομένα» και δεν περιλαμβάνονται στους μέσους όρους — η αναφορά δεν επινοεί το παρελθόν.

Μεταναστευτική καταγραφή (Ρωσία)#

Για τα ρωσικά ξενοδοχεία υπάρχει ξεχωριστό περίγραμμα προετοιμασίας της μεταναστευτικής καταγραφής πελατών — το κουμπί «🛂 Μεταναστευτική καταγραφή» στον πίνακα δωματίων. Η εγγραφή δημιουργείται κατά το check-in· στο μητρώο φαίνονται οι προθεσμίες («υποβολή έως…», «εκπρόθεσμο») και οι καταστάσεις υποβολής. Κατά την αναχώρηση το σύστημα καταγράφει την αναχώρηση και την ανάγκη σχετικής ειδοποίησης. Την υποβολή και το αποτέλεσμά της ο υπάλληλος τα σημειώνει ξεχωριστά: εδώ δεν υπάρχει αυτόματη αποστολή στο Υπουργείο Εσωτερικών. Από το μητρώο εκτυπώνονται έντυπα ειδοποιήσεων και εξάγεται CSV, ενώ τα στοιχεία του φορέα υποδοχής συμπληρώνονται μία φορά στις ρυθμίσεις.

Εκτεταμένα ξενοδοχειακά σενάρια#

Το PMS αναπτύσσεται πέρα από τις κρατήσεις δωματίων. Τα παρακάτω σενάρια έχουν ήδη υλοποίηση στον διακομιστή ή στο περιβάλλον χρήσης· εισάγονται σταδιακά. Πριν από τη χρήση, ελέγξτε τη διαθεσιμότητα της οθόνης και της σύνδεσης στο ξενοδοχείο σας.

Ο συγχρονισμός iCal υποστηρίζεται και στα δύο περιγράμματα και μεταφέρει τις κατειλημμένες ημερομηνίες, αλλά όχι τις τιμές. Το Channex χρησιμοποιεί προς το παρόν δοκιμαστικό περιβάλλον· η ζωντανή διάθεση δωματίων σε OTA απαιτεί ξεχωριστή σύνδεση. Ο προσαρμογέας επίδειξης εξωτερικού PMS δεν σημαίνει έτοιμη ενσωμάτωση με οποιοδήποτε ξενοδοχειακό σύστημα.

Η καταχώριση πελατών εξαρτάται από τη χώρα και τη συγκεκριμένη σύνδεση. Για τη Ρωσία, το σενάριο που περιγράφεται είναι μητρώο, εκτύπωση/εξαγωγή εντύπων και σημείωση του υπαλλήλου για την υποβολή. Δεν εκτελεί αυτόματη αποστολή στην υπηρεσία.

Σχετικές ενότητες#

• Διάταξη αίθουσας — κοινός επεξεργαστής ορόφων/δωματίων, σύνδεση QR
• Κρατήσεις τραπεζιών — ο ίδιος μηχανισμός κρατήσεων, εφαρμοσμένος σε τραπέζια
• Ταμείο (POS) — καρτέλες λογαριασμού στο ταμείο
• Υπάλληλοι και βάρδιες — εργασίες καθαριότητας και ανάθεση εκτελεστών
• Ραντεβού σε υπηρεσίες — παρόμοια λογική κρατήσεων για ινστιτούτα αισθητικής

Συχνές ερωτήσεις#

Τι γίνεται αν ο πελάτης παραγγείλει από δωμάτιο στο οποίο δεν έχει κάνει check-in κανείς;#

Η παραγγελία ακυρώνεται αυτόματα με τη σήμανση «δωμάτιο χωρίς check-in» — ο διακομιστής ελέγχει την κατάσταση check-in για κάθε παραγγελία από το QR του δωματίου, ανεξάρτητα από το τι εμφανίζει το πρόγραμμα του πελάτη.

Πώς πληρώνει ο πελάτης το room service — αμέσως ή κατά την αναχώρηση;#

Κατ' επιλογή: κανονική πληρωμή (μετρητά/κάρτα επί τόπου) ή «Στον λογαριασμό του δωματίου» — τότε το ποσό καταχωρείται στον λογαριασμό και εξοφλείται με έναν διακανονισμό κατά την αναχώρηση μαζί με όλη τη διαμονή.

Μπορεί να συγχρονιστεί το ημερολόγιο του δωματίου με το Booking.com;#

Ναι, αμφίδρομα. Εξαγωγή — σύνδεσμος iCal του δωματίου, τον προσθέτουν ως ημερολόγιο από την πλευρά του καναλιού. Εισαγωγή — επικολλήστε στις ρυθμίσεις τον σύνδεσμο εξαγωγής από το Booking.com ή το Airbnb: οι εξωτερικές κρατήσεις θα αρχίσουν να δεσμεύουν τις ημερομηνίες σας (ενημέρωση περίπου κάθε 15 λεπτά). Αυτή είναι η διαδρομή που λειτουργεί σήμερα. Ο αμφίδρομος channel manager (ανταλλαγή τιμών και διαθεσιμότητας) έχει γραφτεί, αλλά περιμένει λογαριασμό συνεργάτη στον πάροχο — προς το παρόν λειτουργεί σε δοκιμαστική πλατφόρμα.

Τι κάνει η νυχτερινή χρέωση και μπορεί να μην την περιμένω;#

Χρεώνει αυτόματα το αντίτιμο της διανυκτέρευσης στον λογαριασμό κάθε δωματίου με check-in — δεν χρειάζεται χειροκίνητη εκκίνηση. Ο διακομιστής ελέγχει τα ξενοδοχεία μία φορά την ώρα και χρεώνει τη νύχτα αμέσως μετά τις 03:00 στην ώρα της τοποθεσίας σας.

Εκδίδεται φορολογική απόδειξη κατά την αναχώρηση;#

Όχι. Η αναχώρηση κλείνει τον λογαριασμό με διακανονισμό και μεταφέρει το δωμάτιο σε καθαριότητα· η φορολογική έκδοση δεν είναι ενσωματωμένη σε αυτή τη διαδρομή, η απόδειξη εκδίδεται ξεχωριστά στο ταμείο, εφόσον χρειάζεται.

Αυτοεξυπηρέτηση πελάτη πριν από το check-in#

Από ιδιωτικό σύνδεσμο σε email ή SMS ο πελάτης επιβεβαιώνει την επαφή, ακυρώνει την κράτηση σύμφωνα με τους όρους του τιμοκαταλόγου ή αλλάζει ημερομηνίες και αριθμό πελατών με επιβεβαίωση της νέας τιμής. Για κράτηση με πληρωμή ή εγγύηση, η αλλαγή της διαμονής γίνεται μέσω ακύρωσης και νέας κράτησης ή με επικοινωνία με το ξενοδοχείο.

Μέχρι την ημέρα άφιξης ο πελάτης μπορεί να δώσει όνομα, τηλέφωνο ή email και την αναμενόμενη ώρα άφιξης με το κουμπί «Προετοιμασία για check-in». Η σελίδα ενημερώνει πότε παραλήφθηκε το ερωτηματολόγιο· σε περίπτωση σφάλματος προτείνει έλεγχο της κατάστασης ή επανάληψη της αποστολής. Για τη διόρθωση ερωτηματολογίου που έχει παραληφθεί, πρέπει να επικοινωνήσετε με το ξενοδοχείο. Τα έγγραφα ελέγχονται κατά το check-in. Σε ακύρωση ή μη εμφάνιση το ερωτηματολόγιο τηρείται 30 ημέρες· κατά το check-in οι επαφές μεταφέρονται στην καρτέλα του πελάτη. Το πρόχειρο δεν διατηρείται μετά το κλείσιμο της σελίδας.