مشتریان (CRM)

بخش «شرکت‌ها و فاکتورها» — CRM B2B مجموعه: خریداران حقیقی و خریداران حقوقی در یک کارت، همراه با مشخصات، اسناد و تاریخچه روابط. این بخش جایی لازم است که فروش با رسید تمام نمی‌شود: سفارش‌های B2B، فاکتورها و قراردادها، مهلت‌های پرداخت و تسویه‌حساب‌ها.

کجا: پنل مدیریت → مجموعه → «شرکت‌ها و فاکتورها» (admin.cenaly.com). این بخش برای همه انواع کسب‌وکار — نه فقط فروشگاه — در دسترس است و به‌طور پیش‌فرض فعال است.

زبانه‌های بالایی هشت موردند: شرکت‌ها و فاکتورها · وظایف · اسناد · فرم‌های چاپی · گزارش‌ها · بانک · مشخصات فروشنده · 🔔 اعلان‌ها. در سمت راست آن‌ها دکمه «فروش» قرار دارد: ویزاردی که معامله را از پیشنهاد قیمت به فاکتور و اسناد پایانی می‌رساند.

با بخش «مهمانان دائمی» اشتباه نگیرید: آنجا دفترچه تلفن و شناسایی مهمان با شماره است، اینجا کارت‌های کامل طرف‌های تجاری.

کارت مشتری#

نوع کارت — حقیقی یا حقوقی است؛ مجموعه مشخصات به نوع و کشور بستگی دارد. قالب شماره‌های مالیاتی بررسی می‌شود، از جمله رقم‌های کنترلی، و وارد کردن دوباره شماره‌ای که وجود دارد به‌جای ساخت مورد تکراری، پیوند «باز کردن مورد موجود» را نشان می‌دهد.

در کارت:

• نام (برای شخص حقیقی — نام، نام خانوادگی، نام پدر) یا نام حقوقی و نشانی حقوقی؛
• کشور و مشخصات کشوری، امضاکننده (مدیر)؛
• حساب‌های بانکی: بانک، حساب/IBAN، BIK/SWIFT؛
• افراد تماس: نام، نقش، تلفن، ایمیل، Telegram، WhatsApp؛ می‌توان تماس اصلی و تماسی که اسناد به آن ارسال می‌شود را علامت زد؛
• تاریخ تولد، رضایت به بازاریابی، یادداشت‌ها، برچسب‌ها، وضعیت.

تماس با یک خط هم اضافه می‌شود: شماره تلفن، ایمیل، @telegram یا پیوند wa.me را وارد کنید — نوع خودش تعیین می‌شود.

برای اشخاص حقوقی روسیه نیازی به وارد کردن دستی مشخصات نیست: با INN کارت از ثبت دولتی استخراج می‌شود و پیش از اعمال، نشان داده می‌شود که کدام فیلدها تغییر می‌کنند. راهنمایی‌های ثبت زمانی کار می‌کنند که ارائه‌دهنده چنین جست‌وجویی روی پلتفرم متصل باشد؛ تا وقتی متصل نشده، دکمه «جست‌وجو با INN» صادقانه پاسخ می‌دهد «جست‌وجو در دسترس نیست» و مشخصات دستی پر می‌شوند — این بر بقیه کارکرد کارت تأثیری ندارد.

سفارش‌های مشتری#

زبانه «سفارش‌ها» کاشی‌های «سفارش‌ها»، «مبلغ خریدها»، «آخرین سفارش» و فهرست سفارش‌ها را با تاریخ، شماره، مبلغ و وضعیت نشان می‌دهد. سفارش‌ها به‌طور خودکار همراه با خریدهای مشتری در فروشگاه شما به اینجا می‌آیند. از سطر سفارش می‌توان بی‌درنگ سند ساخت.

اسناد، قراردادها و تسویه‌حساب‌ها#

• اسناد — اسناد اولیه مربوط به این مشتری: فاکتورها، صورت‌جلسه‌ها، بارنامه‌ها و موارد دیگر. مجموعه انواع اسناد، قالب شماره‌گذاری، حالت مالیات بر ارزش افزوده و مبلغ به حروف از پروفایل کشوری گرفته می‌شود (گرجستان، روسیه، قزاقستان، بریتانیا، استرالیا، نیوزیلند، امارات، قبرس، یونان، اسپانیا، پرتغال، کرواسی، لهستان، رومانی، ترکیه و پروفایل عمومی). سند آماده را می‌توان باز کرد، PDF آن را دانلود کرد، به ایمیل مشتری فرستاد یا با ذکر دلیل باطل کرد. مشخصات فروشنده در سند صادرشده — تصویری در لحظه صدور: اگر بعداً فاکتور یا امضاکننده را در پروفایل تغییر دهید، اسناد صادرشده بازنویسی نمی‌شوند و در کارت سند دقیقاً همان مشخصاتی دیده می‌شود که سند با آن‌ها برای مشتری ارسال شده است.

• قراردادها — ویزارد چهار مرحله‌ای: قالب → طرفین و امضاکنندگان → شرایط (مهلت پرداخت، سقف اعتبار، درصد پیش‌پرداخت و تخفیف‌ها، حداقل سفارش، تحویل، مدت) → پیش‌نمایش. وضعیت‌ها: پیش‌نویس، صادرشده، امضاشده (می‌توان اسکن را پیوست کرد)، فسخ‌شده؛ شرایط جاری به‌صورت برچسب در سربرگ کارت مشتری نمایش داده می‌شود.

• تسویه‌حساب‌ها — مانده، بدهی معوق و قدیمی‌ترین سررسید، جریان عملیات (ارسال کالا، پرداخت، مرجوعی، یادداشت اعتباری، پیش‌پرداخت)، افزودن پرداخت و اصلاحات، تخصیص پرداخت‌ها به اسناد — با دکمه «بر اساس FIFO» یا دقیقاً به سند موردنظر، همراه با نمایش مانده فاکتور و امکان بازگردانی.

• فاکتورهای تکرارشونده — زیرزبانه «دوره‌ای» در دفتر اسناد: اجاره، آبونمان، خدمات به‌صورت خودکار صادر می‌شوند. زمان‌بندی — «هر ماه روز N» (روز ۳۱ در ماه کوتاه به آخرین روز منتقل می‌شود) یا «هر N روز»؛ نزدیک‌ترین تاریخ، آخرین صدور و دلیل توقف صدور (در صورت وجود) نمایش داده می‌شود. پروفایل با دکمه «تکرار…» مستقیماً از سند نمونه صادرشده ایجاد می‌شود — سطرها در هر بار صدور از نمونه گرفته می‌شوند، بنابراین برای افزایش قیمت یک‌بار کافی است. یک دوره = یک فاکتور، اجرای مجدد نسخه تکراری ایجاد نمی‌کند؛ می‌توان «صدور مورد رسیده در همین لحظه» را نیز به‌صورت دستی انجام داد.

• قالب‌های چاپ — زبانه بالای جداگانه بخش (دفتر اسناد دقیقاً سه زیرزبانه دارد: فهرست، «دوره‌ای» و «قالب‌های ایمیل»). این‌ها طرح‌هایی هستند که PDF بر اساس آن‌ها چاپ می‌شود. قالب از بلوک‌ها (سرصفحه، متن، فیلدها، طرفین، جدول سطرها، جمع‌ها، امضاها) با جای‌گذاری مقادیر سند — شماره، مبالغ، مشخصات، مبلغ به حروف — ساخته می‌شود؛ یک بلوک یا فیلد جداگانه را می‌توان به‌صورت شرطی نمایش داد. قالب‌های آماده پلتفرم وجود دارد — عمومی، فاکتور برای کشورهای دارای مالیات بر ارزش افزوده، بارنامه، و برای روسیه نیز فاکتور پرداخت، UPD و صورت‌جلسه. هنگام صدور و ابطال، سند بر اساس قالب انتخاب‌شده چاپ می‌شود.

• قالب‌های ایمیل — زیرزبانه دفتر اسناد: فهرست قالب‌ها و ویرایشگری که در آن جای‌نگهدارها (شماره، مبلغ، مهلت پرداخت، طرف قرارداد، فروشنده، جدول موارد) در محل نشانگر درج می‌شوند و پیش‌نمایش نتیجه را روی سند واقعی شعبه نشان می‌دهد. متن ایمیل را می‌توان با هوش مصنوعی بر اساس توضیح کوتاه تولید کرد — با تکیه بر پایگاه دانش حساب، و منابع به‌صورت چیپ نمایش داده می‌شوند. در پنجره ارسال سند، فرستنده (آدرس سیستمی یا صندوق ایمیل شعبه — انتخاب ذخیره می‌شود)، موضوع و قالب انتخاب می‌شود.

برای شعبه‌های واقع در لهستان با افزونه متصل، کنار فاکتور پنل ارسال به KSeF — سامانه دولتی فاکتورهای الکترونیکی — وجود دارد: فاکتور مستقیماً از کارت به آنجا می‌رود و در بازگشت وضعیت، شماره تخصیص‌یافته و تأییدیه UPO می‌آید.

برای شعبه‌های واقع در روسیه، تبادل الکترونیکی اسناد از طریق Saby (SBIS) وجود دارد — افزونه «Saby Docs» در فروشگاه برنامه‌ها که به‌صورت هر شعبه متصل می‌شود. دفتر اسناد برای هر دو جهت مشترک می‌شود: چیپ‌های «ورودی / خروجی»، نشان‌های «↓ ورودی» و «Saby»، وضعیت تبادل. اسناد ورودی همراه با PDF به‌صورت خودکار دریافت می‌شوند (بررسی هر چند دقیقه)، طرف قرارداد بر اساس INN به‌صورت خودکار ایجاد می‌شود؛ سند خروجی با دکمه «ارسال به Saby» فرستاده می‌شود. امضا در سمت Saby باقی می‌ماند — ما بستر امضای الکترونیکی اختصاصی نداریم.

قالب‌ها و تکمیل اسناد با هوش مصنوعی — در بخش اسناد.

گزارش‌ها#

زبانه «گزارش‌ها» — گزارش‌های سراسری کل شعبه، نه یک مشتری: سن‌بندی مطالبات (سطل‌های معوقه تا بیش از ۹۰ روز)، دفتر پرداخت‌ها و دفتر ارسال کالا. هر کدام به CSV خروجی گرفته می‌شود.

مشخصات فروشنده#

در زبانه «مشخصات فروشنده» اشخاص حقوقی‌ای که اسناد به نام آن‌ها صادر می‌کنید ثبت می‌شوند — می‌توانند چندین مورد زیر یک حساب باشند و یکی به‌عنوان اصلی تعیین می‌شود. برای هر شخص حقوقی می‌توان چندین حساب بانکی، امضاکننده، آدرس ایمیل و شماره تلفن نگه داشت: در هر فهرست، رکورد پیش‌فرض با ستاره ★ مشخص می‌شود و همان در سند جای‌گذاری می‌شود و بقیه هنگام صدور انتخاب می‌شوند. برای شخص حقوقی می‌توان واحدها و انبارها ایجاد کرد: هر کدام نام، آدرس و اطلاعات تماس خود را دارد، یکی به‌عنوان اصلی تعیین می‌شود و موارد غیرضروری به بایگانی می‌روند (حذف وجود ندارد — اسناد صادرشده به واحد ارجاع می‌دهند). در پنجره فروش، واحد از فهرست انتخاب می‌شود، در سند درج می‌گردد و در PDF به‌صورت سطر «واحد/انبار» زیر مشخصات فروشنده چاپ می‌شود؛ همین مورد به فاکتورهای تکرارشونده و به فاکتور مبتنی بر پذیرش پیشنهاد تجاری نیز منتقل می‌شود.

خودکارسازی#

در پایین همان زبانه — بلوک «خودکارسازی»: چهار کلید که برای شعبه تنظیم می‌شوند، نه برای شخص حقوقی.

صورت‌حساب‌های بانکی#

زبانه «بانک» صورت‌حساب حساب جاری را همان‌گونه که بانک شما آن را خروجی می‌گیرد — به‌صورت فایل — دریافت می‌کند. قالب بر اساس محتوا و نه پسوند فایل، خودکار تشخیص داده می‌شود: خروجی برای 1C، MT940، camt (ISO 20022)، OFX/QFX، QIF و همچنین CSV و Excel معمولی. نیازی به تنظیم از پیش نیست — فقط فایل را بکشید و رها کنید.

پس از بارگذاری، کارت‌های حساب و جدول عملیات ماه انتخاب‌شده نمایش داده می‌شود. دوره‌ها را می‌توان با همپوشانی بارگذاری کرد (بسیاری از بانک‌ها خروجی را به بازه‌هایی تقسیم می‌کنند) — یک عملیات تکراری دو بار ظاهر نمی‌شود. هر بارگذاری در ژورنال ورود داده‌ها ثبت می‌شود و هر یک از آن‌ها را می‌توان به‌طور کامل برگرداند، اگر فایل اشتباه بوده باشد.

اگر بانک CSV یا Excel را با سرصفحه‌های خودش خروجی بگیرد و ستون‌ها شناسایی نشوند، جادوگر قالب‌بندی باز می‌شود: نشان دهید تاریخ، مبلغ، بابت پرداخت و طرف حساب کجاست. قالب‌بندی برای این بانک ذخیره می‌شود و نیازی به بارگذاری دوباره فایل نیست — فایل از قبل بارگذاری شده است.

سپس می‌توان پرداخت‌ها را به طرف‌حساب‌ها تخصیص داد. کنار هر عملیات، تطابق پیشنهادی و میزان اطمینان ما به آن دیده می‌شود: طرف حساب بر اساس شماره حساب در بابت پرداخت، بر اساس INN و مبلغ، بر اساس INN تنها یا بر اساس نام جست‌وجو می‌شود. تأیید می‌تواند برای هر عملیات به‌صورت جداگانه یا یک‌جا به‌صورت گروهی انجام شود، و فیلتر «تخصیص‌نیافته» نشان می‌دهد چه چیزی باقی مانده است. پرداخت تأییدشده در تسویه‌حساب‌های طرف حساب قرار می‌گیرد و بدهی او را می‌بندد. خود پول به‌خودی‌خود جایی ثبت نمی‌شود: پرداخت‌ها را انسان تخصیص می‌دهد، سیستم فقط پیشنهاد می‌کند.

اگر هیچ تطابقی وجود نداشت — عملیات را می‌توان به‌صورت دستی پیوند داد: طرف حساب را از فهرست انتخاب کنید و پرداخت با برچسب «دستی» در تسویه‌حساب‌های او قرار می‌گیرد تا بعداً مشخص باشد که این انتخاب خودکار نبوده است.

فعالیت‌ها و وظایف#

زبانه «فعالیت» — تاریخچه کار با مشتری است: یادداشت‌ها، تماس‌ها و وظایف دارای مهلت. وظایف معوق برجسته می‌شوند و همه وظایف باز همه مشتریان در فهرست جداگانه «وظایف» گردآوری شده‌اند — این فهرست کاری مدیر برای روز است. در این فهرست فقط وظایف باز وجود دارد، بنابراین ردیفی که تیک می‌خورد از آن ناپدید می‌شود؛ در پایین صفحه اعلانی با دکمه «لغو» ظاهر می‌شود — این دکمه تیک را برمی‌دارد و وظیفه را به فهرست بازمی‌گرداند. کلید کنار آن تاریخچه تغییرات کارت را باز می‌کند: چه چیزی و چه زمانی تغییر کرده، نویسنده ویرایش کیست و از کجا آمده است. مهلت وظیفه جدید را لازم نیست در تقویم انتخاب کنید: آن را با کلمات در خود متن بنویسید — «فردا تماس بگیر»، «فاکتور تا 25.12»، «جمعه»، «3 روز دیگر»، «30 سپتامبر» — و کنار فیلد دکمه «درج مهلت» ظاهر می‌شود. این دکمه با فشردن، فیلد خالی را پر می‌کند؛ تاریخی که دستی انتخاب شده باشد را پیشنهاد تغییر نمی‌دهد.

جریان خودبه‌خود هم پر می‌شود: تماس ورودی از شماره تلفن شخص تماس در کارت به‌صورت فعالیت ثبت می‌شود (جهت، مدت، خلاصه کوتاه، پیوند به ضبط)، ایمیل ورودی — فعالیتی با موضوع و پیوند «باز کردن در ایمیل». مسیر برگشت هم وجود دارد: از کارت تماس در بخش «تماس‌ها» دکمه‌ای مستقیماً به شرکت و زبانه «فعالیت» آن می‌برد. هر دو جریان با کلیدهای «تماس → فعالیت طرف حساب» و «ایمیل → فعالیت طرف حساب» خاموش می‌شوند (زبانه «مشخصات فروشنده»، بلوک «خودکارسازی»).

وظایف باز CRM نه‌تنها اینجا، بلکه در تخته وظایف شیفت عمومی (/tasks) دیده می‌شوند: در بالای آن بلوک «شرکت‌ها و فاکتورها» قرار دارد — فهرستی فقط‌خواندنی که هر ردیف آن به کارت طرف حساب می‌برد. اگر منبع در دسترس نباشد، بلوک به‌سادگی نمایش داده نمی‌شود — تخته شیفت به CRM وابسته نیست.

کارت یک مدیر مسئول دارد (از میان کارمندان شما انتخاب می‌شود) — فهرست بر اساس آن فیلتر می‌شود: «مال من» و «بدون مسئول». زیر نمایه — بلوک «فایل‌ها»: قراردادها، مشخصات و اسکن‌ها را می‌توان به خود کارت پیوست کرد.

تحلیل هوش مصنوعی درخواست#

دکمه «🤖 تحلیل درخواست» ایمیل، متن پیاده‌شده تماس یا PDF را به پیش‌نویس آماده فروش تبدیل می‌کند. متن را جای‌گذاری می‌کنید — پلتفرم پیش‌نمایش تحلیل را نشان می‌دهد: کدام مشتری شناسایی شده، کدام ردیف‌ها از کاتالوگ شما انتخاب شده‌اند (با ارزیابی اطمینان برای هر یک)، و چه چیزی شناسایی نشده است. شما بررسی می‌کنید و «ایجاد پیش‌نویس» را می‌فشارید.

نکات مهم:

• هوش مصنوعی فقط بر اساس داده‌های شما کار می‌کند — کاتالوگ شعبه و کارت‌های مشتری؛ نمی‌تواند کالای ناموجود از خود بسازد و همه موارد شناسایی‌نشده صادقانه به فهرست جداگانه‌ای می‌روند؛
• قیمت، مالیات و تخفیف را هوش مصنوعی تعیین نمی‌کند — این‌ها از کاتالوگ، شرایط تجاری مشتری و پروفایل کشوری گرفته می‌شوند؛
• مشتری پیش از هر چیز بر اساس شماره مالیاتی، ایمیل یا تلفن شناسایی می‌شود و تنها پس از آن بر اساس نام؛
• نتیجه — همیشه پیش‌نویس به‌همراه وظیفه‌ای برای مدیر: صدور سند از این مسیر ممکن نیست. اگر کارت مشتری هنوز وجود نداشته باشد، با برچسب «از تحلیل هوش مصنوعی» ایجاد می‌شود؛
• کجا نتیجه را جست‌وجو کنید: پیش‌نویس در زبانه «اسناد» کارت مشتری و وظیفه در زبانه «فعالیت» قرار دارد. در زبانه «سفارش‌ها» نخواهد بود: فقط خریدهای این مشتری در فروشگاه شما به آنجا می‌رود.

یادآوری‌ها و پیگیری تدریجی#

زبانه «اعلان‌ها» یادآوری‌های خودکار بر اساس شعبه را فعال می‌کند: خلاصه روزانه، یادآوری فاکتورهای معوق به شما، ایمیل‌هایی به مشتری با لحن تدریجاً شدیدتر، هشدارهای انقضای پیشنهادهای تجاری و قراردادها — هر سناریو پارامترهای خودش را دارد (ساعت ارسال، مراحل، چند روز قبل). دکمه «بررسی همین حالا» همان فرایند را بی‌درنگ اجرا می‌کند و فهرست «یادآوری‌های نزدیک» نشان می‌دهد چه چیزی ارسال خواهد شد — هر مورد را می‌توان به تعویق انداخت.

فهرست، جست‌وجو و اقدامات گروهی#

جست‌وجو بر اساس نام، شماره مالیاتی، تلفن و ایمیل انجام می‌شود. فیلترها — بر اساس نوع (شخص حقیقی/حقوقی)، وضعیت (فعال، مسدود، در بایگانی)، برچسب‌ها و مدیر مسئول («مال من» و «بدون مسئول» — با شمارنده تا مشتری هیچ‌کس گم نشود). چرخ‌دنده «نمای صفحه» مجموعه ستون‌ها، تراکم جدول و زبانه‌ای که اول باز می‌شود را تنظیم می‌کند.

با انتخاب چند کارت، می‌توان آن‌ها را به بایگانی فرستاد، برچسب زد یا برچسب را از همه برداشت. کارت بایگانی‌شده حفظ می‌شود (اسناد ممکن است به آن ارجاع دهند)، اما از فهرست فعال ناپدید می‌شود.

ورود، خروجی و رکوردهای تکراری#

• ورود — به‌صورت فهرست، هر مشتری در یک خط: نوع;نام;کشور;شماره مالیاتی;تلفن;email. در گزارش مشخص است که چند مورد ساخته شده، چند مورد از قبل وجود داشته و خطا کجاست.
• خروجی CSV — انتخاب فعلی به‌طور کامل، با در نظر گرفتن جست‌وجو و فیلترها و در همه صفحات فهرست.
• ادغام رکوردهای تکراری: کارت فعلی باقی می‌ماند، کارت انتخاب‌شده بایگانی می‌شود و مخاطبان و هویت‌های آن منتقل می‌شوند. فقط کارت‌های یک نوع با هم ادغام می‌شوند.

بخش‌های مرتبط#

• مهمانان دائمی — شناسایی مهمان و تاریخچه سفارش‌ها بر اساس شماره تلفن
• اسناد — قالب‌های قرارداد و صورت‌جلسه، تکمیل با هوش مصنوعی
• تجارت — برنامه همکاری با پیوند به کارت مشتری
• سفارش‌ها — فهرست کلی سفارش‌ها
• مالی — پول و گزارش‌ها

پرسش‌های متداول#

تفاوت این بخش با «مهمانان دائمی» چیست؟ «مهمانان دائمی» یک دفترچه راهنمای سریع بر اساس شماره تلفن و نشان بازدید دوباره است. «مشتریان» کارتی با مشخصات، اسناد و تسویه‌حساب‌هاست، برای B2B و فروش همراه با کاغذبازی.

آیا مشتری پس از سفارش در ویترین خودش ظاهر می‌شود؟ بله. پس از ثبت سفارش، پلتفرم خودش کارت مناسب را بر اساس شماره مالیاتی، تلفن یا email پیدا می‌کند — و اگر چنین کارتی نباشد، آن را از داده‌های سفارش می‌سازد و فیلدهای خالی را تکمیل می‌کند، بدون پاک کردن آنچه خودتان دستی وارد کرده‌اید. این کار رکورد تکراری ایجاد نمی‌کند: سفارش دوباره همان خریدار در همان کارت ثبت می‌شود. ساخت کارت به‌صورت دستی یا با ورود اطلاعات هم ممکن است.

درخواست را بررسی کردم — چرا در زبانه «سفارش‌ها» نیست؟ چون بررسی هوش مصنوعی سفارش ویترین نمی‌سازد، بلکه پیش‌نویس فروش می‌سازد — پیشنهاد تجاری یا فاکتور. آن را در زبانه «اسناد» کارت مشتری جست‌وجو کنید و وظیفه «بررسی پیش از صدور» را در زبانه «فعالیت». زبانه «سفارش‌ها» فقط خریدهای مشتری در فروشگاه شما را نشان می‌دهد؛ درخواست از ایمیل، تماس تلفنی یا PDF در آنجا قرار نمی‌گیرد.

آیا کارمند هم می‌تواند این بخش را باز کند، نه فقط مالک حساب؟ فعلاً نه: این بخش فقط با حساب مالک قابل استفاده است. کارمند با ورود اختصاصی خود (و مالکی که به حساب دیگری سوئیچ کرده) رد می‌شود — دسترسی بر اساس نقش برای این بخش در دست توسعه است.

آیا می‌توان خریدار را مسدود کرد؟ کارت دارای وضعیت «مسدود» است و برای ممنوع کردن سفارش‌ها در ویترین، فهرست مسدود در تنظیمات سفارش‌ها کار می‌کند — به فروشگاه اینترنتی مراجعه کنید.