Scuola: avvio in un giorno
La sezione «Scuola» — gestione di una scuola privata e di corsi: scuola di lingue, di musica, per bambini, sportiva, centro di ripetizioni o scuola online. Qui vivono allievi e genitori paganti, corsi e gruppi, orario, registro delle presenze e dei compiti, conti delle famiglie, fatture e report.
La sezione si attiva da sola se in fase di registrazione è stato scelto il tipo di business «Istruzione». Per aprirla: Pannello di amministrazione → Scuola (/school). Le schede si trovano nell'indirizzo (?tab=), quindi F5 e un link a un collega aprono la stessa scheda:
| Scheda | Cosa contiene |
|---|---|
| Orario | la settimana di lezioni di tutti i gruppi: per giorni, per insegnanti o per aule |
| Gruppi | i gruppi dei corsi, il loro orario, gli allievi iscritti e la lista d'attesa |
| Allievi | allievi e famiglie, schede, saldo, fatture, link all'area riservata |
| Registro | presenze, valutazioni, argomento e compiti della lezione; «Le mie lezioni oggi» per l'insegnante |
| Finanze | il denaro della scuola nel suo complesso — schermata in preparazione; al momento il denaro della famiglia si gestisce nella sua scheda, i riepiloghi nei «Report» |
| Report | denaro, debiti, presenze, abbandoni, riempimento dei gruppi, carico degli insegnanti |
| Impostazioni | politiche delle assenze, tariffe, fatture, lezioni online, area riservata della famiglia, notifiche — schermata in preparazione (vedi passo 3) |
La scuola di un'altra verticale (ad esempio di un bar con corsi di cucina) si attiva separatamente sulla sede: la sezione mostrerà la dicitura «Scuola disattivata su questa sede» e il pulsante «Attiva la scuola sulla sede» — lo vede solo il titolare.
Cosa preparare#
- Elenco dei corsi con prezzo «a partire da» e una breve descrizione — sono articoli del catalogo, li vedono la vetrina e il widget di prenotazione.
- Tariffe — come si paga: mensilmente, pacchetto di lezioni, corso completo, a rate, a lezione. In dettaglio — Tariffe, assenze e addebiti.
- Politica delle assenze: se addebitare o meno una lezione saltata senza giustificato motivo e con quante ore di preavviso il motivo è considerato giustificato.
- Insegnanti e il loro orario di lavoro. Una lezione non si sovrappone a un'altra lezione o a un appuntamento individuale dello stesso insegnante.
- Allievi e paganti: nome dell'allievo, telefono o email del pagante. Per un minore serve il consenso del genitore al trattamento dei dati personali — come voce separata.
Non serve hardware: la sezione funziona nel browser, l'insegnante segna la lezione dal telefono.
Avvio passo per passo#
1. Corsi nel catalogo#
Catalogo → Aggiungi articolo con tipo «servizio». Per la verticale «Istruzione» l'editor include il blocco «Corso»: formato (in presenza, online, misto), livello e precisazione («A2–B1»), età «da» e «a», numero di lezioni, durata della lezione e programma — argomenti in ordine. Nel blocco non ci sono importi: i prezzi dell'insegnamento sono le tariffe della scuola.
2. Insegnanti#
Dipendenti → Aggiungi, mansione «Insegnante». Il login non è obbligatorio: senza di esso l'insegnante è solo una colonna dell'orario. Con il login accede alla postazione di lavoro «Insegnante» e vede solo i propri gruppi, il proprio orario e il registro — senza importi e schede delle famiglie.
3. Impostazioni della scuola e tariffe#
Finché la schermata «Scuola → Impostazioni» è in preparazione, le politiche e le tariffe della scuola le impostiamo insieme a voi al momento dell'attivazione (il pilot prevede assistenza). Senza configurazione valgono le impostazioni predefinite consigliate: l'assenza ingiustificata viene addebitata, quella giustificata no, la finestra è di 12 ore, la modalità di registrazione è «segnaliamo i presenti», le fatture il giorno 25 con scadenza di 5 giorni, la lezione di prova è gratuita.
Cosa decidere in anticipo:
- La politica delle assenze e la finestra per il motivo giustificato.
- Una o due tariffe per corso. La tariffa non si elimina (solo archivio) e il suo modello non cambia dopo la creazione — iniziate da ciò che userete di sicuro.
- La valuta: viene fissata con la prima famiglia.
4. Verifica delle tariffe con un esempio#
Prima di iscrivere tutti, analizzate un mese di un allievo secondo l'articolo Tariffe, assenze e addebiti: quanto verrà addebitato per il mese, cosa succederà con un'assenza e con una lezione annullata dalla scuola.
5. Gruppo#
Scuola → Gruppi → Nuovo gruppo:
- Impostazioni — nome, corso, formato, insegnante titolare (e fino a 5 assistenti), aula, posti e minimo, date, tariffe del gruppo, pubblicazione sul sito.
- Orario — regole della settimana: giorno, ora, durata (15–720 minuti). Eccezioni — festività e vacanze.
Dopo il salvataggio la scuola genera le lezioni per 8 settimane in avanti e le inserisce nel registro delle prenotazioni. Se l'insegnante o l'aula sono occupati in quel momento, la lezione riceverà la marca «Conflitto» — il gruppo salirà in cima all'elenco e nella finestra della lezione sarà indicato il motivo.
6. Allievi e famiglie#
Scuola → Allievi → Aggiungi. Il minore ha bisogno di una famiglia (pagatore con telefono o email) e dei consensi del genitore; un adulto può essere «pagatore di se stesso». Fratello e sorella — una sola famiglia: ha un unico saldo e un'unica fattura con righe per allievo.
Nomi, telefoni ed email sono conservati in un perimetro protetto di dati personali; negli elenchi e nei documenti della scuola compaiono etichette come #K7Q2, mentre il nome viene rivelato al dipendente con il relativo permesso.
7. Iscrizione#
Nella scheda del gruppo — la scheda «Allievi» → «Iscrivi»: allievo, «frequenta» o «in prova», tariffa, data di inizio, sconto in percentuale o in importo, prezzo personalizzato. Gruppo completo — «Oltre i posti» o «In lista d'attesa». Dopo l'iscrizione gli addebiti secondo la tariffa si calcolano da soli (il pacchetto si vende subito, il pagamento mensile — per il mese).
8. Prima lezione#
Scuola → Registro: aprite la lezione, segnate «Presente» / «In ritardo» / «Giustificata» / «Assenza», inserite l'argomento e i compiti. Poi aprite la scheda della famiglia e verificate l'addebito e il saldo. Come si calcola la lezione — nell'articolo Tariffe, assenze e addebiti.
9. Famiglia e sito#
- Inviate alla famiglia il link all'area personale — orario, registro, saldo e «Paga»: Area personale dell'allievo e della famiglia.
- Per il sito della scuola ci sono i widget «Iscrizione al corso» e «Orario» nella sezione «Il mio sito»: Widget per il sito.
- Per i gruppi online — un link Zoom/Meet o una stanza Jitsi: Lezioni online.
Chi vede cosa#
| Ruolo | Cosa è disponibile |
|---|---|
| Titolare | tutto, compresi importi, rimborsi ed eliminazione delle registrazioni errate |
| Amministratore della scuola | allievi e famiglie, gruppi, orario, registro, fatture, incasso dei pagamenti in cassa; scritture manuali e rimborsi — solo con il permesso «Finanze» |
| Insegnante | i propri gruppi, le proprie lezioni, il registro e i compiti; senza importi, famiglie e lista d'attesa |
La sezione è contrassegnata nel configuratore dei ruoli come sensibile: contiene i dati personali dei minori e gli importi delle famiglie.
Cosa si può rimandare#
- Il pagamento online — finché il provider non è collegato, i pagamenti si registrano manualmente (contanti, bonifico) o tramite la cassa.
- L'elaborazione mensile delle fatture — nel primo mese è sufficiente incassare i pagamenti nella scheda della famiglia; l'elaborazione del giorno 25 emetterà le fatture da sola.
- Le notifiche — attivatele dopo aver verificato orario e tariffe sui vostri dati.
- Le aule — se la lezione si tiene sempre nella stessa classe, l'occupazione delle aule può non essere gestita.
Risoluzione dei problemi#
| Cosa vedete | Perché | Cosa fare |
|---|---|---|
| «Scuola disattivata su questa sede» | la sede appartiene a un'altra verticale senza il flag scuola | il titolare preme «Attiva la scuola sulla sede» |
| Lezione con la marca «Conflitto» | l'insegnante o l'aula sono occupati in quel momento | spostate la lezione o cambiate l'insegnante nella finestra della lezione; «Ripeti la sincronizzazione» |
| «Sincronizzazione: N» accanto al gruppo | le lezioni non sono ancora entrate nel registro delle prenotazioni | attendete un minuto o premete «Sincronizza» nell'orario del gruppo |
| Il minore non si salva | manca la famiglia o il consenso del genitore | selezionate la famiglia e spuntate i consensi pdn e «genitoriale» |
| «Valuta fissata» | nella scuola c'è già una famiglia | la valuta della scuola viene modificata dall'assistenza |
| La scheda «Impostazioni» o «Finanze» è vuota | le schermate sono in preparazione | le impostazioni — tramite l'assistenza, gli importi della famiglia — nella sua scheda alla voce «Allievi» |
| L'elenco degli allievi è vuoto dopo un errore di rete | l'indice non si è aggiornato | aprite di nuovo la scheda; l'amministratore può ricostruire gli elenchi |
Domande frequenti#
Si possono gestire lezioni individuali? Sì. Un orario fisso — un gruppo personale con un solo allievo; le lezioni singole — una normale prenotazione presso l'insegnante nel registro delle prenotazioni, che confluisce nel conto personale dell'allievo.
Dove stanno gli ospiti occasionali e le lezioni di prova? La lezione di prova si imposta con l'iscrizione «in prova» o con una prenotazione su un posto libero della lezione; dopo di essa — il pulsante «Iscrivi».
Si possono importare gli allievi? Sì, nella scheda «Allievi» — importazione da CSV.