Пошта и AI автоодговор

На малите бизниси поштата обично им доаѓа во два незгодни облика: лична сметка на сопственикот, каде што пишуваат добавувачи и гости, — или хостинг за пошта, кој треба да се купи и намести одделно. Делот „Пошта“ дава трет: сопствени сандачиња на локацијата директно во панелот — и целосен клиент за работа во нив.

Отворање: Админ панел → Пошта (admin.cenaly.com/mail, група „Работа“). Не треба да се вклучува додаток: делот е отворен за сите улоги, единствената пречка е пристапот до делот во поставките на улогата. Сопственикот ги гледа и администрира сите сандачиња на сметката, вработениот — своето (ова го филтрира серверот, а не интерфејсот).

Што е потребно за стартување#

Чекор 1. Прво сандаче#

Копче „Ново сандаче“. Во формуларот има четири полиња: „Име пред @“ (мали латинични букви, цифри, точка, цртичка, долна црта — anna, info, orders), „Локација“ — конкретна локација (адресата ќе биде на нејзиниот поддомен) или „Сите локации“ (тогаш адресата живее на поддоменот на компанијата, кој се задава еднаш), „Вид“ и „Прикажано име“ — тоа што ќе го видат примачите.

Четири вида сандаче:

Сандачето може да се исклучи (адресата ќе престане да прима писма) и да се избрише. Бришењето е само за сопственикот: го ослободува адресата за ново сандаче и ги брише писмата, затоа потврдата ја покажува адресата директно во текстот и не може да се откаже. Кај службеното сандаче „Повици“ панелот истовремено ќе ја отстрани картичката на изворот во делот „Повици“.

Статистика на сандачето (табот „Статистика“ во поставките за пошта — ја гледа и вработениот кај своето сандаче): примено, испратено, колку дојдовни со прилози и колкав обем — за 24 часа, 7 дена, 30 дена и за цело време. Бројките се пресметуваат при читање од списокот на писма, затоа секогаш се совпаѓаат со тоа што се гледа во папката.

Чекор 2. Сопствен домен#

Копче „Сопствен домен“ — мастер од три чекори:

1. Внесете домен. Најбезбедно е поддомен од видот mail.вашакомпания.ru: поштата што веќе работи на главниот домен ќе продолжи да работи.
2. Додајте DNS записи кај регистраторот. Секој запис има копче „Копирај“, а до него — две предупредувања, поради кои овој чекор е и опишан:
   • MX на апексот (самиот домен, а не поддомен) ќе ја исклучи поштенската услуга што ја користите на него сега (Google Workspace, Microsoft 365 и сл.);
   • вториот SPF запис ја крши проверката целосно — ако SPF веќе постои, треба да се допише нашиот фрагмент во постоечкиот запис, а не да се додаде нов.
3. „Провери“. Серверот ги споредува записите и кажува за секој: „записот е видлив“ или „записот сѐ уште го нема“. Записите обично се разгрануваат за неколку минути.

Готовиот домен се појавува во формуларот за создавање сандаче како посебна група — понатаму сандачињата на него се создаваат како и обично.

Чекор 3. Поврзете свој Gmail или Yandex#

Ако веќе имате сандаче и не сакате да ја менувате адресата, може да го поврзете: писмата ќе пристигнуваат и ќе се испраќаат директно од панелот. Копче „Поврзи свое сандаче“ — повторно три чекори:

1. Адреса на пошта — целосна, на пример info@ваш-ресторан.ru.
2. Серверот ја одредува поштенската система според DNS записите на доменот и покажува инструкција токму за таа система на вашиот јазик: каде да се оди и како да се добие лозинка за апликација (обична лозинка од сметката таквите системи не прифаќаат). Ако системот не може да се одреди, адресите на серверите IMAP и SMTP може да се внесат рачно.
3. Резултат — колку писма се преземени веднаш. Лозинката оди на серверот еднаш и не се враќа назад.

Тука исто така се избира кому му е достапно сандачето: на сопственикот и менаџерите или на еден вработен.

⚠️ Поврзаното туѓо сандаче само се исклучува, а не се брише: писмата остануваат кај вашиот провајдер, ние не ги чепкаме.

Чекор 4. Читање и пишување#

Лево — панелот со сандачиња, до него лентата со папки: „Влезни“ → вашите папки → „Сите писма“ → „Испратени“.

Список и читање. Писмата се вчитуваат додека скролувате; писмото има ознаки, „прочитано“ и „Означи ги сите како прочитани“. Туѓото форматирање на писмото се прикажува во изолирана рамка и не може да влијае на панелот. Над списокот — поле за пребарување и три филтри: „Непрочитани“, „Со прилози“ и по ознаки (било која од избраните). ⚠️ Пребарувањето оди по редовите од списокот — адреси, тема и почеток на писмото, — а не по телата на писмата: збор од средината на долго писмо нема да го најде.

Пишување. Копчето „Напиши“ отвора прозорец со вообичаениот сет: „До“, „Копија“, „Тема“, текст со форматирање, прилози. Потписот сам се вметнува во новото писмо (се вклучува во поставките), шаблоните за одговор — заеднички за целата сметка. Одговорот го цитира оригиналот: телото се отвора празно, под него потписот, подолу — „датум, испраќачот напиша:“ и текстот на изворното писмо. Се цитира текст, а не форматирање; еден цитат не се смета за писмо — „Испрати“ чека додека не се појави ваш сопствен текст.

Нацртот не се губи. Напишаното се зачувува во браузерот: промашување покрај прозорецот, F5 или испразнет таблет не го бришат писмото — при враќање ќе се појави порака „Нацртот е вратен“ со копче „Исчисти“. Нацртот е свој за секое сандаче и за секој одговор, за да не излезе нацрт од заедничко сандаче во лично.

Судбината на испратеното. Во „Испратени“ кај редот се гледа ознаката за доставување: „Доставено“, „Не е доставено“ или „Пријава за спам“. Ако нема поле — нема ознака воопшто: „непознато“ е нормална состојба (настанот сѐ уште не е пристигнат), а сивиот прашалник би плашел таму каде што сѐ е во ред. „Не е доставено“ обично значи непостоечка туѓа адреса, а не дефект на сервисот.

Чекор 5. Папки и правила за распоредување#

Јазиче „Папки и правила“ во поставките за пошта.

Папки. До 30 свои папки за секое сандаче: име и боја. Писмото се преместува рачно со селекторот во картичката на писмото, во списокот се гледа ознаката на папката. Штом се појави првата папка, „Влезни“ почнуваат да значат „сѐ уште не е распоредено“ — затоа до нив се појавува „Сите писма“: инаку распореденото писмо би изгледало изгубено. Бришењето на папка не ги брише писмата — тие се враќаат во „Влезни“, а правилата што ги ставале во неа се отстрануваат.

Правила. До 20 за сандаче, редоследот одлучува: се активира првото совпаѓање, затоа важните се подигаат повисоко. Правилото има два режима:

Разликата е изречена директно во интерфејсот; повикот до моделот е платен и поминува низ вообичаеното евидентирање на ИИ-трошоци, на cenaly.ru работи локален модел. Правилото може воедно веднаш да го означи писмото како прочитано, а копчето „Примени на писмата во сандачето“ ги поминува правилата низ горните нераспоредени писма. Рачното преместување е посилно од правилата: повторното доставување и позадинскиот процес не го менуваат вашиот распоред.

⚠️ Правило без ниту едно условие и без опис за ИИ ќе ги земе сите писма — панелот ќе предупреди за тоа и такво правило нема да зачува.

Чекор 6. Пристап на вработените до сандачето#

Јазиче „Пристап“ (само сопственик). За секој вработен со логин — едно од три нивоа:

До 50 луѓе за сандаче. „Читање“ физички не може да испрати писмо: забраната стои на серверот, а не само во интерфејсот. Поставките на самото сандаче во двата случаи остануваат кај сопственикот. Сопственикот на сандачето и сопственикот на сметката не се прикажуваат во списокот — тие и онака имаат целосен пристап.

Автоодговор#

Делот „Автоодговор“ во поставките за пошта — го има кај сите видови сандаче, освен кај ИИ-агентот (таму за одговорите одговара самиот агент).

Прекинувачот „Одговарај автоматски на влезните“ (вклучен автоодговор се гледа со ознаката „↩“ во панелот со сандачиња), „Тема на одговорот“ (празно — ќе се земе темата на влезното со „Re:“), „Текст на одговорот“, полето „Важи од“ / „Важи до“ (празни датуми — без ограничување, двете вклучително) и „Пауза меѓу одговори на една адреса, часови“ — заштита од јамка, нулата значи серверска стандардна вредност.

Одговара серверот во моментот на доставување на писмото, а не отворениот панел, — не треба да ја затворате картичката. Од јамка на два автоодговора стојат три независни пречки: препознавање на службените ознаки на автоодговори и разгласи (нашиот одговор исто така заминува означен како автоматски), паузата за испраќачот и ознаката „на ова писмо веќе е одговорено“ — повторното доставување нема да создаде втор одговор.

⚠️ На cenaly.ru автоодговорот се нагодува, но не одговара — службата што го извршува работи само во AWS-контурата. Ова е единственото место каде поставката се зачувува, а дејство не се случува; види „Ограничувања“.

AI асистенти за одговор#

Ова се Тренер за повици, а не автоматика: тие пишуваат нацрт, а вие ја испраќате пораката.

Асистентите ги создава сопственикот во поставките за пошта → „Асистенти“ (до 20 на сметка). Секој има:

• Име — „Продажби“, „Поддршка“, „Резервации“;
• Инструкции (до 4000 знаци) — кој е и како одговара: што да предложи, што да избегнува, како да реагира на поплаки;
• Тон и јазик на одговор („Како во пораката“ или конкретен);
• Локација, од чие име одговара;
• Пристап до податоци — со прекинувачи: „Каталог и цени“, „Нарачки на испраќачот“ (по неговата адреса), „Картичка на објектот“ (назив, адреса, телефон, работно време) и база на знаење (не се користи / целата / до три избрани збирки).

Во прозорецот за одговор вработениот избира асистент од списокот, по желба дава еднократна забелешка („одбиј учтиво“) и притиска „Предложи одговор“. Асистентот ја чита влезната порака — токму таа на која одговарате — и враќа нацрт; во нова порака без оригинал, панелот така и кажува. Ништо не се испраќа и не се препишува молкум: текстот се вметнува во пораката со ваша рака, пред потписот и цитатот. Фрази од типот „јас сум AI“ во нацртот се означуваат со предупредување.

На сопственикот под списокот му се гледа редот „Пристап: …“ — кои прекинувачи кај избраниот асистент се вклучени; на вработениот инструкциите и прекинувачите не му се прикажуваат. Од базата на знаење асистентот зема само документи отворени за клиентите: одговорот излегува надвор.

AI агент на поштенското сандаче#

Ако сандачето е создадено со вид „AI агент“, влезните пораки ги средува тој сам. Поставките се пет јазичиња:

Има две копчиња за проверка: „Провери“ — пробно извршување на правилата без ниту една порака надвор, резултатот оди во дневникот; „Пушти го агентот“ — дај му конкретна порака на агентот уште еднаш според тековните поставки.

Пристапот на агентот до документи од приватната база на знаење се вклучува поединечно на самите документи — со прекинувачот „достапен од пошта“.

Врска со задачи и CRM#

• Порака од задача. Копчето „✉️ Напиши“ во картичката на задачата отвора прозорец за порака врз задачата — човекот не е исфрлен од задачата и од преписката, — а испратената порака се памети во неа: се гледа дека на добавувачот веќе му е пишано и дали пристигнал одговор. Види „Табла со задачи“.
• Порака во картичката на контрагентот. Доставената влезна порака легнува како активност во картичката на контрагентот во „Компании и фактури“ — совпаѓањето се бара по адреса, се вклучува со прекинувач во делот „Автоматизација“ на CRM. Обратно од картичката води врска директно до пораката, во вистинската папка.
• Искра на AI асистентот има кај три сложени површини на поштата — „Папки и правила“, поставките на AI агентот и „Свои домени“: тој ќе го објасни токму тој блок.

Ограничувања#

• Пребарувањето не гледа во телата на пораките. Оди по адреси, тема и почеток на пораката; списокот на папката е ограничен одозгора и целосно лежи во меморијата на јазичето.
• Нема серверски нацрти. Нацртот живее во прелистувачот: на друг уред нема да го видите, а постар од една недела не се предлага.
• На cenaly.ru нема AI агентски сандачиња, автоодговор и чип за достава. Сандаче со вид „AI агент“ таму не може да се создаде; поставките на автоодговорот се зачувуваат, но нема кој да одговара на пораките; настаните за достава и поплаки за спам пристигнуваат само во AWS-контурата. Сѐ останато — сандачиња, папки, правила, асистенти — работи во двата облака.
• Правилата „Одлучува AI“ не се активираат веднаш — во рок од неколку минути по доставата, и секое разгледување се наплатува како обичен AI повик. Правилата по услови работат веднаш и бесплатно.
• Поврзаното туѓо сандаче не се брише, туку се исклучува — пораките остануваат кај провајдерот. Бришењето на своето сандаче, напротив, е неповратно: адресата се ослободува, пораките се бришат.
• Граници: 30 папки и 20 правила за распоредување на сандаче, 50 луѓе на сандаче во „Пристап“, 20 асистенти на сметка, инструкции на асистентот до 4000 знаци. Сандачето има дневен лимит за испраќање и граница на бројот на примачи — панелот ќе каже ако сте ги удриле.
• Доменот не се потврдува веднаш. Првите минути по создавањето на првото сандаче на доменот, испраќањето може да се одбие со ознака „доменот сѐ уште се потврдува од поштенскиот провајдер“ — тоа е нормално.

Решавање проблеми#

Општ преглед по симптоми — решавање проблеми; ако ништо не помогнало, пишете ни — како да добиете помош.

Често поставувани прашања#

Дали треба да купам поштенски хостинг?#

Не. Сандачињата од видот anna@точка.cenaly.com работат веднаш, без домен и без надворешен провајдер. Сопствен домен е потребен само ако адресата треба да изгледа како ваша сопствена.

Може ли да го задржам својот Gmail и сепак да работам во панелот?#

Да — волшебникот „Поврзи свое сандаче“ за три чекори ја презема поштата преку IMAP и ќе испраќа преку вашиот SMTP. Адресата и писмата притоа остануваат кај вашиот провајдер.

По што се разликува асистентот за одговор од AI агентот?#

Асистентот е тренер за повици: тој пишува нацрт, а писмото го испраќате вие. Агентот е одделен вид сандаче: тој сам ги разгледува влезните писма според вашите правила и, ако дозволите, сам одговара. Агентот постои само во AWS-контурот.

Дали автоодговорникот работи на cenaly.ru?#

Може да се постави, но автоодговорите таму не заминуваат: службата што одговара на писма работи само во AWS-контурот. Засега ова е единственото место во делот каде поставката се зачувува, а дејство не се случува.

Кој ќе ги чита писмата од заедничкото сандаче?#

Тие на коишто сопственикот им дал пристап во јазичето „Пристап“, и самиот сопственик. Нивото „Читање“ навистина само чита: забраната за испраќање стои на серверот.

Што ќе се случи со писмата ако се избрише сандачето?#

Тие ќе бидат избришани, а адресата ќе се ослободи за ново сандаче. Ова е неповратно, затоа потврдата ја покажува адресата директно во текстот. Ако само треба да престанете да добивате пошта — исклучете го сандачето наместо да го избришете.

Поврзани делови#

• Вработени и смени — најави за коишто се создаваат сандачиња и се дава пристап
• Работен разговор и гости — внатрешна преписка и разговори со гости, да не се мешаат со пошта
• Табла со задачи на смената — писмо испратено директно од картичката на задачата
• Компании и фактури — влезно писмо како активност во картичката на контрагентот
• База на знаење — од каде асистентите и агентот ги земаат фактите
• AI модели и сопствен клуч — преку кој провајдер работат AI-функциите на поштата
• Повици — службеното сандаче „Повици“ и транскриптите од разговорите
• Податоци и безбедност — каде живеат писмата и кој има пристап до нив