العملاء (CRM)
قسم «الشركات والفواتير» هو نظام CRM من نوع B2B للمنشأة: المشترون من الأفراد والمشترون من المؤسسات في بطاقة واحدة، مع البيانات الضريبية والمستندات وسجل العلاقات. وهو ضروري حيث لا تنتهي عملية البيع بإيصال: طلبات B2B وفواتير وعقود، وتأجيل الدفع والتسويات المتبادلة.
المكان: لوحة الإدارة → المنشأة → «الشركات والفواتير» (admin.cenaly.com). القسم متاح لجميع أنواع الأنشطة التجارية — وليس للمتجر فقط — ومفعّل افتراضيًا.
التبويبات العلوية ثمانية: الشركات والفواتير · المهام · المستندات · النماذج المطبوعة · التقارير · البنك · بيانات البائع · 🔔 الإشعارات. إلى يمينها زر «بيع»: معالج يُجري الصفقة من العرض التجاري إلى الفاتورة والمستندات الختامية.
لا تخلط بينه وبين قسم «الضيوف الدائمون»: هناك دليل الهاتف والتعرّف على الضيف برقمه، وهنا بطاقات كاملة للأطراف المتعاقدة.
بطاقة العميل#
نوع البطاقة — فرد أو شخص اعتباري؛ وتعتمد مجموعة البيانات المطلوبة على النوع والبلد. يُتحقق من تنسيق الأرقام الضريبية، بما في ذلك أرقام التحقق، وإدخال رقم موجود مسبقًا سيُظهر رابط «فتح الموجود» بدلًا من إنشاء نسخة مكررة.
في البطاقة:
- الاسم (للفرد — الاسم واللقب واسم الأب) أو الاسم القانوني والعنوان القانوني؛
- البلد والبيانات الضريبية الخاصة بالبلد، والموقّع (المدير)؛
- الحسابات البنكية: البنك، الحساب/IBAN، BIK/SWIFT؛
- جهات الاتصال: الاسم، الدور، الهاتف، البريد الإلكتروني، Telegram، WhatsApp؛ ويمكن تعيين جهة الاتصال الرئيسية وتلك التي تُرسل إليها المستندات؛
- تاريخ الميلاد، والموافقة على التسويق، والملاحظات، والوسوم، والحالة.
ويمكن إضافة جهة الاتصال بسطر واحد: أدخل الهاتف أو البريد الإلكتروني أو @telegram أو رابط wa.me — وسيُحدَّد النوع تلقائيًا.
بالنسبة للشركات الروسية، لا حاجة لإدخال البيانات يدويًا: يُستدعى سجل البطاقة من السجل الحكومي بواسطة INN، وقبل التطبيق يُعرض ما الحقول التي ستتغير. تعمل تلميحات السجل عندما يكون مزوّد هذا البحث متصلًا على المنصة؛ وما دام غير متصل، يجيب زر «البحث بواسطة INN» بصدق «البحث غير متاح»، وتُملأ البيانات يدويًا — وهذا لا يؤثر على بقية عمل البطاقة.
طلبات العميل#
يعرض تبويب «الطلبات» بطاقات «الطلبات»، و«مبلغ المشتريات»، و«آخر طلب»، وقائمة الطلبات مع التاريخ والرقم والمبلغ والحالة. تصل الطلبات إلى هنا تلقائيًا مع مشتريات العميل في متجرك. ومن سطر الطلب يمكن إنشاء مستند فورًا.
المستندات والعقود والتسويات المتبادلة#
المستندات — المستندات الأولية الخاصة بهذا العميل: الفواتير والمحاضر ومذكرات التسليم وغيرها. تُؤخذ مجموعة أنواع المستندات وقناع الترقيم ونمط ضريبة القيمة المضافة والمبلغ كتابةً من الملف القُطري (جورجيا، روسيا، كازاخستان، المملكة المتحدة، أستراليا، نيوزيلندا، الإمارات، قبرص، اليونان، إسبانيا، البرتغال، كرواتيا، بولندا، رومانيا، تركيا والملف الشامل). يمكن فتح المستند الجاهز أو تنزيله بصيغة PDF أو إرساله إلى بريد العميل الإلكتروني أو إلغاؤه مع بيان السبب. بيانات البائع في المستند الصادر هي لقطة لحظة الإصدار: إذا غيّرت لاحقًا الحساب أو الموقّع في الملف، فلن تُعاد كتابة المستندات الصادرة بالفعل، وستظهر في بطاقة المستند تلك البيانات ذاتها التي وصلت بها إلى العميل.
العقود — معالج من أربع خطوات: القالب ← الأطراف والموقّعون ← الشروط (تأجيل الدفع، الحد الائتماني، نسبة الدفعة المقدمة والخصومات، الحد الأدنى للطلب، التسليم، المدة) ← المعاينة. الحالات: مسودة، صادر، موقّع (يمكن إرفاق نسخة ممسوحة ضوئيًا)، مفسوخ؛ وتُعرض الشروط السارية في شريط أعلى بطاقة العميل.
التسويات المتبادلة — الرصيد والمتأخرات وأقدم أجل، وسجل العمليات (الشحن، الدفع، الإرجاع، إشعار دائن، الدفعة المقدمة)، وإضافة الدفعات والتسويات، وتوزيع الدفعات على المستندات — بزر «حسب FIFO» أو على المستند المطلوب تحديدًا، مع عرض الرصيد المتبقي على الفاتورة وإمكانية التراجع.
الفواتير المتكررة — تبويب فرعي «الدورية» في سجل المستندات: الإيجار والاشتراك والصيانة تُصدر من تلقاء نفسها. الجدولة — «كل شهر في اليوم N» (اليوم 31 في شهر قصير يُنقل إلى اليوم الأخير) أو «كل N أيام»؛ ويظهر أقرب تاريخ وآخر إصدار والسبب إذا توقف الإصدار مؤقتًا. يُنشأ الملف بزر «تكرار…» مباشرة من مستند نموذجي صادر — وتُؤخذ البنود من النموذج لحظة كل إصدار، لذا يكفي رفع السعر مرة واحدة. فترة واحدة = فاتورة واحدة، وإعادة التشغيل لا تُنشئ نسخة مكررة؛ ويمكن أيضًا «إصدار المستحق الآن» يدويًا.
النماذج المطبوعة — تبويب علوي منفصل في القسم (ولسجل المستندات ثلاثة تبويبات فرعية بالضبط: القائمة، «الدورية» و«قوالب الرسائل»). وهي قوالب يُطبع بها ملف PDF. يُبنى النموذج من كتل (ترويسة، نص، حقول، أطراف، جدول البنود، الإجماليات، التوقيعات) مع إدراج قيم المستند — الرقم والمبالغ والبيانات والمبلغ كتابةً؛ ويمكن إظهار كتلة أو حقل بعينه وفق شرط. وتتوفر نماذج جاهزة من المنصة — النموذج الشامل، وفاتورة للدول ذات ضريبة القيمة المضافة، ومذكرة التسليم، ولروسيا أيضًا فاتورة الدفع وUPD والمحضر. وعند الإصدار والإلغاء يُطبع المستند بالنموذج المختار.
قوالب الرسائل — تبويب فرعي في سجل المستندات: قائمة القوالب ومحرر تُدرج فيه العناصر النائبة (الرقم، المبلغ، أجل الدفع، الطرف المقابل، البائع، جدول البنود) عند موضع المؤشر، وتعرض المعاينة النتيجة على مستند حقيقي للفرع. ويمكن توليد نص الرسالة بالذكاء الاصطناعي من وصف قصير — استنادًا إلى قاعدة معارف الحساب، وتُعرض المصادر كشرائح. وفي نافذة إرسال المستند يُختار المُرسِل (العنوان النظامي أو صندوق بريد الفرع — ويُحفظ الاختيار) والموضوع والقالب.
للفروع في بولندا مع الإضافة الموصولة توجد بجانب الفاتورة لوحة إرسال إلى KSeF — النظام الحكومي للفواتير الإلكترونية: تُرسل الفاتورة إلى هناك مباشرة من البطاقة، ويعود منها الحالة والرقم الممنوح وتأكيد UPO.
للفروع في روسيا يوجد التبادل الإلكتروني للمستندات عبر Saby (SBIS) — إضافة «Saby Docs» في متجر التطبيقات، وتُوصل حسب الفروع. يصبح سجل المستندات مشتركًا للاتجاهين: شرائح «الواردة / الصادرة»، وشارتا «↓ وارد» و«Saby»، وحالة التبادل. وتُجلب المستندات الواردة مع ملفات PDF من تلقاء نفسها (فحص كل بضع دقائق)، ويُنشأ الطرف المقابل حسب INN تلقائيًا؛ ويُرسل الصادر بزر «إرسال إلى Saby». أما التوقيع فيبقى على جانب Saby — فليس لدينا محيط توقيع إلكتروني خاص بنا.
قوالب المستندات وتعبئتها بالذكاء الاصطناعي — في قسم المستندات.
التقارير#
تبويب «التقارير» — تقارير شاملة لكل الفرع، لا لعميل واحد: أعمار الذمم المدينة (سلال التأخر حتى 90+ يومًا)، وسجل الدفعات وسجل الشحنات. وكل منها يُصدَّر إلى CSV.
بيانات البائع#
في تبويب «بيانات البائع» تُسجَّل الكيانات القانونية التي تصدر المستندات باسمها — ويمكن أن يكون هناك عدة كيانات تحت حساب واحد، ويُعيَّن أحدها رئيسيًا. ولكل كيان قانوني يمكن الاحتفاظ بعدة حسابات بنكية وموقّعين وعناوين بريد إلكتروني وأرقام هاتف: ويُعلَّم في كل قائمة بنجمة ★ السجل الافتراضي، وهو الذي يُدرج في المستند، وتُختار البقية عند الإصدار. ويمكن للكيان القانوني إنشاء أقسام ومخازن: لكل منها اسمه وعنوانه وبيانات اتصاله، ويُعلَّم أحدها رئيسيًا، ويُؤرشف غير المطلوب (لا يوجد حذف — فالمستندات الصادرة بالفعل تشير إلى القسم). وفي نافذة البيع يُختار القسم من القائمة، ويدخل في المستند ويُطبع في PDF بسطر «القسم/المخزن» تحت بيانات البائع؛ وينتقل كذلك إلى الفواتير المتكررة وإلى فاتورة قبول عرض السعر التجاري.
الأتمتة#
في أسفل التبويب نفسه — كتلة «الأتمتة»: أربعة مفاتيح تُضبط للفرع، لا للكيان القانوني.
| المفتاح | ما يفعله | افتراضيًا |
|---|---|---|
| مسودة فاتورة عند قبول عرض السعر | قبل العميل عرض السعر عبر رابط في الرسالة — تُجهَّز مسودة فاتورة ومهمة للمدير؛ والفاتورة نفسها لا تُصدر تلقائيًا | مفعّل |
| إيصال عند دفع الفاتورة عبر رابط | دفع العميل الفاتورة عبر رابط الدفع — يُصدر إيصال فورًا. وهو مستند صادر بالفعل: يشغل الرقم التالي في الترقيم | معطّل |
| مكالمة ← نشاط الطرف المقابل | تدخل إلى البطاقة جهة الاتصال والمدة وملخص موجز ورابط للتسجيل؛ ولا يُنسخ الصوت ولا النص المكتوب | مفعّل |
| رسالة ← نشاط الطرف المقابل | تدخل إلى البطاقة الموضوع وأول الأسطر ورابط الرسالة؛ ولا يُنسخ متن الرسالة ولا المرفقات | مفعّل |
كشوف الحسابات البنكية#
تستقبل تبويبة «البنك» كشف حساب جارٍ بالطريقة التي يصدّره بها بنكك — في ملف. يُتعرَّف على الصيغة تلقائيًا من المحتوى لا من الامتداد: ملف تصدير لـ 1C، وMT940، وcamt (ISO 20022)، وOFX/QFX، وQIF، وكذلك CSV وExcel العاديان. لا حاجة إلى أي إعداد مسبق — ما عليك سوى سحب الملف وإفلاته.
بعد التحميل تظهر بطاقات الحسابات وجدول عمليات الشهر المختار. يمكن تحميل الفترات متداخلة (فكثير من البنوك تقطّع التصدير إلى مقاطع) — ولن تظهر العملية نفسها مرتين. تُسجَّل كل عملية تحميل في سجل الاستيرادات، ويمكن التراجع عن أي منها بالكامل إذا تبيّن أن الملف غير المطلوب.
إذا صدّر البنك ملف CSV أو Excel بعناوينه وأعمدته ولم يُتعرَّف على الأعمدة، فسيُفتح معالج الترميز: حدّد أين التاريخ والمبلغ والغرض من الدفع والطرف المقابل. سيُحفظ الترميز لهذا البنك، ولا حاجة إلى إعادة تحميل الملف — فهو محمَّل بالفعل.
بعد ذلك يمكن توزيع المدفوعات على الأطراف المقابلة. بجانب كل عملية تظهر المطابقة المقترحة ومدى ثقتنا بها: يُبحث عن الطرف المقابل برقم الحساب في الغرض من الدفع، أو بـ INN والمبلغ، أو بـ INN وحده، أو بالاسم. ويمكن التأكيد لعملية واحدة أو دفعة واحدة، ويُظهر مرشّح «غير الموزَّعة» ما تبقّى. ويدخل الدفع المؤكَّد في تسويات الطرف المقابل ويغلق مديونيته. والأموال نفسها لا تُقيَّد في أي مكان تلقائيًا: فالبشر هم من يوزّع المدفوعات، والنظام يقترح فقط.
إذا لم توجد مطابقة على الإطلاق — فيمكن ربط العملية يدويًا: اختر الطرف المقابل من القائمة، وسيدخل الدفع في تسوياته بعلامة «يدويًا»، حتى يتبيّن لاحقًا أن هذا ليس اختيارًا تلقائيًا.
الأنشطة والمهام#
تبويبة «النشاط» هي سجل العمل مع العميل: ملاحظات ومكالمات ومهام لها موعد نهائي. تُبرَز المهام المتأخرة، وتُجمَع كل المهام المفتوحة لدى جميع العملاء في قائمة منفصلة هي «المهام» — وهي قائمة عمل المدير لليوم. لا تضم هذه القائمة إلا المهام المفتوحة، لذا يختفي منها السطر الذي وضعت عليه علامة صح؛ ويظهر أسفل الشاشة إشعار مع زر «إلغاء» — يرفع العلامة ويعيد المهمة إلى القائمة. ويفتح المفتاح المجاور سجل التغييرات للبطاقة: ما الذي تغيّر ومتى، ومن صاحب التعديل، ومن أين جاء. ولا يلزم اختيار الموعد النهائي للمهمة الجديدة من التقويم: اكتبه بالكلمات في نص المهمة نفسه — «إعادة الاتصال غدًا»، «فاتورة حتى 25.12»، «يوم الجمعة»، «بعد 3 أيام»، «30 سبتمبر» — وسيظهر بجانب الحقل زر «إدراج الموعد». يملأ الحقل الفارغ عند الضغط؛ ولا يغيّر التلميح تاريخًا اخترته يدويًا.
ويمتلئ السجل من تلقاء نفسه أيضًا: المكالمة الواردة من هاتف جهة الاتصال تُدرَج في البطاقة كنشاط (الاتجاه، والمدة، وملخص موجز، ورابط إلى التسجيل)، والرسالة الواردة كنشاط بعنوان ورابط «فتح في البريد». والمسار العكسي موجود أيضًا: من بطاقة المكالمة في قسم «المكالمات» يؤدي زر مباشرة إلى الشركة، إلى تبويبها «النشاط». ويُوقف التدفقين مفتاحا «مكالمة ← نشاط الطرف المقابل» و«رسالة ← نشاط الطرف المقابل» (تبويبة «بيانات البائع»، كتلة «الأتمتة»).
ولا تظهر مهام CRM المفتوحة هنا فقط: فعلى لوحة مهام الوردية العامة (/tasks) توجد في الأعلى كتلة «الشركات والفواتير» — قائمة للقراءة فقط، وكل سطر فيها يؤدي إلى بطاقة الطرف المقابل. وإذا كان المصدر غير متاح، فلا تُعرض الكتلة ببساطة — فلوحة الوردية لا تعتمد على CRM.
وللبطاقة مدير مسؤول (يُختار من موظفيك) — ويُرشَّح به القائمة: «مهامي» و«بلا مسؤول». وتحت الملف الشخصي كتلة «الملفات»: يمكن إرفاق العقود والمواصفات والمسوحات بالبطاقة نفسها.
تحليل الطلب بالذكاء الاصطناعي#
يحوّل زر «🤖 تحليل الطلب» رسالة بريد أو نصًا مكتوبًا لمكالمة أو ملف PDF إلى مسودة بيع جاهزة. تلصق النص — فتعرض المنصة معاينة للتحليل: أي عميل جرى التعرّف عليه، وأي بنود جرى اختيارها من كتالوجك (مع تقييم الثقة لكل بند)، وما لم يُتعرَّف عليه. تراجع أنت ثم تضغط «إنشاء مسودة».
ما المهم:
- يعمل الذكاء الاصطناعي على بياناتك وحدها — كتالوج الفرع وبطاقات العملاء؛ فلا يستطيع اختلاق منتج غير موجود، وكل ما لم يُتعرَّف عليه يذهب بأمانة إلى قائمة منفصلة؛
- لا يحدّد الذكاء الاصطناعي السعر ولا الضريبة ولا الخصم — فهي تُؤخذ من الكتالوج والشروط التجارية للعميل والملف القُطري؛
- يُتعرَّف على العميل أولًا بالرقم الضريبي أو البريد الإلكتروني أو الهاتف، وبعد ذلك فقط بالاسم؛
- والنتيجة مسودة دائمًا مع مهمة للمدير: فلا يمكن إصدار مستند بهذه الطريقة. وإذا لم تكن بطاقة العميل موجودة بعد، تُنشأ بعلامة «من تحليل الذكاء الاصطناعي»؛
- أين تجد النتيجة: المسودة في تبويبة «المستندات» في بطاقة العميل، والمهمة في تبويبة «النشاط». ولن تكون في تبويبة «الطلبات»: فهي لا تضم إلا مشتريات هذا العميل في متجرك.
التذكيرات والمتابعة المتدرجة#
تشغّل تبويبة «الإشعارات» تذكيرات تلقائية حسب الفرع: ملخص يومي، وتذكيرات لك بالفواتير المتأخرة، ورسائل إلى العميل بتصعيد تدريجي في النبرة، وتنبيهات بانتهاء العروض التجارية والعقود — ولكل سيناريو معاملاته (ساعة الإرسال، والمراحل، وقبل كم يوم). ويشغّل زر «تحقّق الآن» الشيء نفسه فورًا، وتعرض قائمة «أقرب التذكيرات» ما سيُرسَل — ويمكن تأجيل أي بند.
القائمة والبحث والإجراءات الجماعية#
يجري البحث بالاسم والرقم الضريبي والهاتف والبريد الإلكتروني. والمرشّحات حسب النوع (أفراد/شركات)، والحالة (نشط، محظور، في الأرشيف)، والوسوم، والمدير المسؤول («مهامي» و«بلا مسؤول» — مع عدّاد حتى لا يضيع عميل بلا مسؤول). ويضبط ترس «عرض الصفحة» مجموعة الأعمدة وكثافة الجدول والتبويبة التي تُفتح أولًا.
وبعد تحديد عدة بطاقات، يمكن إرسالها إلى الأرشيف أو إضافة وسم أو إزالة وسم للجميع دفعة واحدة. تبقى البطاقة المؤرشفة محفوظة (فقد تشير إليها مستندات)، لكنها تختفي من القائمة النشطة.
الاستيراد والتصدير والتكرارات#
- الاستيراد — عبر قائمة، عميل واحد في كل سطر:
النوع;الاسم;الدولة;الرقم الضريبي;الهاتف;email. يوضّح التقرير كم سجلًا أُنشئ، وكم كان موجودًا مسبقًا، وأين وقع الخطأ. - تصدير CSV — النتائج الحالية كاملة، مع مراعاة البحث والفلاتر وفي جميع صفحات القائمة.
- دمج التكرارات: تبقى البطاقة الحالية، وتُؤرشف البطاقة المختارة، وتُنقل جهات اتصالها ومعرّفاتها. لا تُدمج إلا البطاقات من النوع نفسه.
الأقسام المرتبطة#
- الضيوف الدائمون — التعرّف على الضيف وسجل الطلبات عبر الهاتف
- المستندات — قوالب العقود والمحاضر، والتعبئة بالذكاء الاصطناعي
- التجارة — برنامج الشراكة مع رابط إلى بطاقة العميل
- الطلبات — القائمة العامة للطلبات
- المالية — الأموال والتقارير
الأسئلة الشائعة#
كيف يختلف هذا عن «الضيوف الدائمين»؟ «الضيوف الدائمون» دليل سريع عبر الهاتف وشارة الزيارة المتكررة. أما «العملاء» فهي بطاقة تضم البيانات الضريبية والمستندات والتسويات المالية، لـ B2B والمبيعات المستندية.
هل يظهر العميل تلقائيًا بعد الطلب في المتجر؟ نعم. بعد إتمام الطلب، تجد المنصة بنفسها البطاقة المناسبة عبر الرقم الضريبي أو الهاتف أو email — وإن لم تكن موجودة، تنشئها من بيانات الطلب وتكمل الحقول الفارغة دون محو ما أدخلته يدويًا. وهذا لا ينشئ تكرارات: الطلب المتكرر من المشتري نفسه يستقر في البطاقة نفسها. ويمكنك أيضًا إنشاء البطاقات يدويًا أو بالاستيراد.
حلّلت الطلب — فلماذا لا يظهر في تبويب «الطلبات»؟ لأن تحليل الذكاء الاصطناعي لا ينشئ طلب متجر، بل مسودة بيع — عرض تجاري أو فاتورة. ابحث عنه في تبويب «المستندات» في بطاقة العميل، والمهمة «التحقق قبل الإصدار» في تبويب «النشاط». تبويب «الطلبات» يعرض فقط مشتريات العميل في متجرك؛ أما الطلب الوارد من رسالة أو مكالمة أو PDF فلا يظهر فيه.
هل يمكن لموظف فتح القسم بدلًا من مالك الحساب؟ ليس بعد: القسم يعمل فقط تحت حساب مالك الحساب. الموظف الذي يملك تسجيل دخول خاصًا به (والمالك الذي انتقل إلى حساب آخر) سيواجه رفضًا — والوصول حسب الأدوار لهذا القسم قيد العمل.
هل يمكن حظر المشتري؟ للبطاقة حالة «محظور»، ولمنع الطلبات في المتجر يعمل قائمة الحظر في إعدادات الطلبات — انظر المتجر الإلكتروني.