Училище: стартиране за един ден

Раздел „Училище“ — отчетност на частно училище и курсове: езиково, музикално, детско, спортно училище, център за уроци или онлайн училище. В него живеят ученици и родители-платци, курсове и групи, график, дневник за присъствие и домашни, лични сметки на семействата, фактури и отчети.

Разделът се включва сам, ако при регистрацията е избран тип бизнес „Образование“. Отваряне: Админ панел → Училище (/school). Разделите се намират в адреса (?tab=), затова F5 и връзка към колега отварят същия раздел:

Раздел	Какво има в него
График	седмица на уроците на всички групи: по дни, по преподаватели или по аудитории
Групи	групи на курсовете, техния график, записани ученици и листа на чакащите
Ученици	ученици и семейства, карти, баланс, фактури, връзка към акаунта
Дневник	присъствие, оценки, тема и домашно на урока; „Моите уроци днес“ за преподавателя
Финанси	парите на училището като цяло — екранът се подготвя; сега парите на семейството се водят в неговата карта, обобщенията — в „Отчети“
Отчети	пари, дългове, присъствие, отлив, запълненост на групите, натовареност на преподавателите
Настройки	политики за пропуски, тарифи, фактури, онлайн уроци, акаунт на семейството, известия — екранът се подготвя (вижте стъпка 3)

Училище в друга вертикала (например в кафене с кулинарни курсове) се включва на обекта отделно: разделът ще покаже плашка „Училището на този обект е изключено“ и бутон „Включи училището на обекта“ — вижда го само собственикът.

Какво да подготвите#

Списък на курсовете с цена „от“ и кратко описание — това са позициите в каталога, виждат ги витрината и уиджетът за записване.
Тарифи — как се плаща: месечно, пакет уроци, курс изцяло, на вноски, за урок. Подробно — Тарифи, пропуски и начисления.
Политика за пропуски: дали се удържа урок, пропуснат без уважителна причина, и колко часа предварително трябва да се предупреди, за да се счита причината за уважителна.
Преподаватели и техните работни часове. Урок не се поставя върху друг урок или индивидуален час на същия преподавател.
Ученици и платци: име на ученика, телефон или имейл на платеца. За дете е нужно съгласие на родителя за обработка на лични данни — като отделен запис.

Хардуер не е нужен: разделът работи в браузър, преподавателят отбелязва урока от телефона.

Стартиране стъпка по стъпка#

1. Курсове в каталога#

Каталог → Добавяне на позиция с тип „услуга“. За вертикала „Образование“ в редактора има блок „Курс“: формат (присъствено, онлайн, смесен), ниво и уточнение („A2–B1“), възраст „от“ и „до“, брой занятия, продължителност на занятието и програма — теми по ред. В блока няма пари: цените на обучението са тарифите на училището.

2. Преподаватели#

Служители → Добавяне, длъжност „Преподавател“. Потребителско име не е задължително: без него преподавателят е просто колона в графика. С потребителско име той влиза в работното място „Преподавател“ и вижда само своите групи, график и дневник — без пари и карти на семейства.

3. Настройки на училището и тарифи#

Докато екранът „Училище → Настройки“ се подготвя, политиките и тарифите на училището въвеждаме заедно с вас при свързването (пилотът върви със съпровод). Без настройка действат препоръчаните настройки по подразбиране: отсъствие без уважителна причина се удържа, с уважителна — не, прозорецът е 12 часа, режимът на отбелязване е „отбелязваме присъствалите“, фактурите са на 25-о число със срок 5 дни, пробният урок е безплатен.

Какво да решите предварително:

Политиката за отсъствия и прозореца за уважителна причина.
Една-две тарифи за курс. Тарифа не се изтрива (само в архив) и моделът ѝ след създаване не се променя — започнете с това, което със сигурност ще използвате.
Валутата: тя се закрепва с първото семейство.

4. Проверка на тарифите с пример#

Преди да запишете всички, разгледайте един месец на един ученик по статията Тарифи, отсъствия и начисления: колко ще се начисли за месеца, какво ще стане с отсъствие и с отменен от училището урок.

5. Група#

Училище → Групи → Нова група:

Настройки — име, курс, формат, водещ преподавател (и до 5 асистенти), аудитория, места и минимум, дати, тарифи на групата, публикуване на сайта.
График — правила на седмицата: ден, час, продължителност (15–720 минути). Изключения — празници и ваканции.

След запазване училището разгръща уроците за 8 седмици напред и ги поставя в дневника на записите. Ако преподавателят или аудиторията са заети по това време, урокът получава отметка „Конфликт“ — групата се изкачва най-горе в списъка, а в прозореца на урока ще има причината.

6. Ученици и семейства#

Училище → Ученици → Добавяне. Детето се нуждае от семейство (платец с телефон или имейл) и съгласия на родителя; възрастният може да е „сам си платец“. Брат и сестра — едно семейство: то има един баланс и една сметка на семейството със редове по ученици.

Имената, телефоните и имейлите се съхраняват в защитен контур за лични данни; в списъците и документите на училището — метки от вида #K7Q2, а името се разкрива на служител с право.

7. Записване#

В картата на групата — раздел „Ученици“ → „Записване“: ученик, „учи“ или „пробно“, тарифа, дата на начало, отстъпка в процент или сума, своя цена. Пълна група — „Над местата“ или „В листа на чакащите“. След записването начисленията по тарифата се изчисляват сами (пакетът се продава веднага, месечната такса — за месец).

8. Първи урок#

Училище → Дневник: отворете урока, отбележете „Беше“ / „Закъсня“ / „Уважит.“ / „Отсъствие“, впишете тема и домашно. След това отворете картата на семейството и сверте начислението и баланса. Как се изчислява урок — в статията Тарифи, отсъствия и начисления.

9. Семейство и сайт#

Изпратете на семейството връзка към акаунта — график, дневник, баланс и „Плащане“: Акаунт на ученик и семейство.
За сайта на училището има уиджети „Записване за курс“ и „График“ в раздела „Моят сайт“: Уиджети за сайта.
За онлайн групите — връзка Zoom/Meet или стая Jitsi: Онлайн уроци.

Кой какво вижда#

Роля	Какво е достъпно
Собственик	всичко, включително пари, връщания и изтриване на погрешни записи
Администратор на училището	ученици и семейства, групи, график, дневник, фактури, приемане на плащане на касата; ръчни проводки и връщания — само с право „Финанси“
Преподавател	своите групи, своите уроци, дневник и домашни; без пари, семейства и лист на чакащите

Разделът е отбелязан в конструктора на роли като чувствителен: в него има лични данни на деца и пари на семейства.

Какво може да се отложи#

Онлайн плащането — докато доставчикът не е свързан, плащанията се отбелязват ръчно (в брой, по превод) или през касата.
Месечното генериране на фактури — през първия месец е достатъчно да приемате плащания в картата на семейството; генерирането на 25-о число ще издаде фактурите само.
Известията — включете ги, след като проверите графика и тарифите върху своите данни.
Аудиториите — ако урокът винаги е в един клас, заетостта на кабинетите може да не се води.

Отстраняване на неизправности#

Какво виждате	Защо	Какво да направите
„Училището на този обект е изключено“	обектът е от друга вертикала без флаг за училище	собственикът натиска „Включи училището на обекта“
Урок с отметка „Конфликт“	преподавателят или аудиторията са заети по това време	преместете урока или сменете преподавателя в прозореца на урока; „Повтори синхронизацията“
„Синхронизация: N“ при група	уроците още не са влезли в дневника на записите	изчакайте минута или натиснете „Синхронизирай“ в графика на групата
Детето не се запазва	няма семейство или съгласие на родителя	изберете семейство и отбележете съгласията `pdn` и „родителско“
„Валутата е закрепена“	в училището вече има семейство	валутата на училището се сменя от поддръжката
Разделът „Настройки“ или „Финанси“ е празен	екраните се подготвят	настройки — чрез поддръжката, парите на семейството — в картата му в раздел „Ученици“
Списъкът с ученици е празен след мрежова грешка	индексът не е наваксал	отворете раздела отново; администраторът може да пресъздаде списъците

Често задавани въпроси#

Могат ли да се водят индивидуални занятия? Да. Постоянният график — персонална група за един ученик; еднократните уроци — обикновен запис при преподавател в дневника на записите, той попада в личната сметка на ученика.

Къде са еднократните гости и пробните уроци? Пробният урок се поставя със записване „пробно“ или със запис на свободно място в урока; след него — бутон „Записване“.

Могат ли да се импортират ученици? Да, в раздел „Ученици“ — импорт от CSV.