Εταιρικοί λογαριασμοί — πληρωμή από εργαζομένους με το υπόλοιπο του οργανισμού

Η ενότητα «Εταιρικοί λογαριασμοί» — τήρηση των προσωπικών λογαριασμών οργανισμών των οποίων οι εργαζόμενοι σιτίζονται τακτικά σε εσάς (τραπεζαρία γραφείου, εταιρική σίτιση, συμφωνία με κοντινή εταιρεία). Ο εργαζόμενος πληρώνει με τον κωδικό του λογαριασμού του αντί με μετρητά ή κάρτα, και τα έξοδα χρεώνονται αυτόματα στον λογαριασμό του οργανισμού του. Άνοιγμα: Πίνακας διαχείρισης → Εταιρικοί λογαριασμοί (admin.cenaly.com/corporate-accounts). Η ενότητα λειτουργεί ξεχωριστά για κάθε Κατάστημα. Από προεπιλογή είναι απενεργοποιημένη — ενεργοποιήστε την στο Κατάστημα εφαρμογών (επέκταση «Εταιρικοί λογαριασμοί») και θα εμφανιστεί στο πλαϊνό μενού.

Οργανισμοί και λογαριασμοί εργαζομένων#

Το μοντέλο είναι δύο επιπέδων:

• Οργανισμός (εργοδότης) — επωνυμία εταιρείας, πρόσωπο επικοινωνίας, τηλέφωνο, e-mail, σημειώσεις, νόμισμα διακανονισμού και (προαιρετικά) προεπιλεγμένο ημερήσιο όριο για όλους τους εργαζομένους του.
• Λογαριασμός εργαζομένου — συνδεδεμένος με τον οργανισμό: όνομα εργαζομένου, τηλέφωνο, μοναδικός κωδικός λογαριασμού, τρέχον υπόλοιπο και, εφόσον χρειάζεται, προσωπικό ημερήσιο όριο που υπερισχύει του ορίου του οργανισμού.

Τα στοιχεία του οργανισμού μπορούν να διορθωθούν οποιαδήποτε στιγμή: το κουμπί ✎ δίπλα στην επωνυμία του ανοίγει την ίδια φόρμα όπως και κατά την προσθήκη. Οι λογαριασμοί των εργαζομένων και τα υπόλοιπά τους δεν αλλάζουν, ενώ το νέο ημερήσιο όριο του οργανισμού ισχύει αμέσως για όσους δεν έχουν προσωπικό.

Ο κωδικός λογαριασμού μπορεί να οριστεί χειροκίνητα ή να δημιουργηθεί αυτόματα (μορφή όπως CA-XXXX-XXXX) — μετά τη δημιουργία εμφανίζεται μία φορά με κουμπί αντιγραφής, έπειτα στη διεπαφή φαίνεται μόνο σε μασκαρισμένη μορφή (τα τελευταία 4 σύμβολα).

Πλήρωση υπολοίπου#

Το υπόλοιπο πληρώνεται χειροκίνητα — από τον ιδιοκτήτη ή τον λογιστή της επιχείρησης:

• Μεμονωμένη πλήρωση — ποσό για έναν λογαριασμό;
• Μαζική πλήρωση — λίστα σε πεδίο κειμένου, μία γραμμή ανά εργαζόμενο: όνομα, κωδικός (προαιρετικά), ποσό, τηλέφωνο (προαιρετικά). Οι υπάρχοντες εργαζόμενοι εντοπίζονται με το όνομα, για τους νέους — δημιουργείται λογαριασμός· για κάθε γραμμή εμφανίζεται το αποτέλεσμα.

Ημερήσιο όριο#

Το όριο εξόδων είναι μόνο ημερήσιο, και κατά την έννοια είναι ημερήσια επιδότηση του εργοδότη: πόσα είναι διατεθειμένη η εταιρεία να πληρώνει στον εργαζόμενο την ημέρα. Ο οργανισμός έχει προεπιλεγμένη τιμή, σε μεμονωμένο εργαζόμενο μπορεί να οριστεί δική του, η οποία την υπερισχύει.

Η επιδότηση μηδενίζεται κάθε ημέρα. Το διαθέσιμο προς χρέωση ποσό είναι το μικρότερο από τα δύο: το υπόλοιπο του λογαριασμού και το υπόλοιπο της σημερινής επιδότησης. Αν η επιδότηση δεν έχει οριστεί καθόλου, περιορισμός παραμένει μόνο το υπόλοιπο.

Η επιστροφή για Παραγγελία ελευθερώνει ξανά την επιδότηση: το ποσό που δαπανήθηκε την ημέρα μειώνεται κατά το ποσό της επιστροφής.

Πληρωμή στο Ταμείο#

Στο Ταμείο (POS) υπάρχει ξεχωριστό κουμπί «Πληρωμή με εταιρικό λογαριασμό»:

1. ο ταμίας εισάγει τον κωδικό λογαριασμού του εργαζομένου;
2. το σύστημα εμφανίζει το υπόλοιπο και το υπόλοιπο του ημερήσιου ορίου, χρεώνει το ποσό της Παραγγελίας (ή μέρος — το υπόλοιπο μπορεί να συμπληρωθεί με άλλο τρόπο, η πληρωμή συνδυάζεται);
3. αν η πληρωμένη Παραγγελία ακυρωθεί στη συνέχεια, η χρέωση από τον εταιρικό λογαριασμό αντιστρέφεται αυτόματα — τα χρήματα επιστρέφουν στον λογαριασμό και η ημερήσια επιδότηση ελευθερώνεται. Η αντιστροφή είναι idempotent: η εκ νέου επεξεργασία της ακύρωσης δεν θα επιστρέψει το ποσό δύο φορές.

Αυτοεξυπηρέτηση πελάτη#

Για ένα Κατάστημα μπορεί να ενεργοποιηθεί ο διακόπτης «Αυτοεξυπηρέτηση πελάτη» — τότε ο εργαζόμενος του οργανισμού μπορεί μόνος του, χωρίς ταμία, να πληρώσει την Παραγγελία του απευθείας στο μενού πελάτη: στο ταμείο εμφανίζεται τρόπος πληρωμής «Εταιρικός λογαριασμός», όπου εισάγει τηλέφωνο και κωδικό λογαριασμού.

Ο έλεγχος είναι ο ίδιος όπως στο Ταμείο: υπόλοιπο, υπόλοιπο ημερήσιας επιδότησης, idempotency της χρέωσης.

Αναφορά εξόδων#

Η αναφορά για εύρος ημερομηνιών εμφανίζει ανά εργαζόμενο το ποσό που δαπανήθηκε και τον αριθμό πράξεων — με εξαγωγή σε CSV για το λογιστήριο ή για την έκδοση Τιμολογίου στον οργανισμό με βάση την περίοδο.

Τι χρειάζεται για την εκκίνηση#

• Ενεργοποιημένη ενότητα «Εταιρικοί λογαριασμοί» — από προεπιλογή είναι απενεργοποιημένη και ενεργοποιείται με διακόπτη στο κατάστημα εφαρμογών.
• Οργανισμός-εργοδότης και προσωπικοί λογαριασμοί των εργαζομένων του.
• Πληρωμένο υπόλοιπο — την πλήρωση την κάνει χειροκίνητα ο ιδιοκτήτης ή το λογιστήριο.
• Ημερήσιο όριο επιδότησης — πόσα μπορεί να δαπανήσει ο εργαζόμενος την ημέρα σε βάρος του εργοδότη.
• Ταμείο — η πληρωμή με εταιρικό λογαριασμό γίνεται δεκτή ως ξεχωριστός τρόπος πληρωμής (POS).

Περιορισμοί#

• Πλήρωση μόνο χειροκίνητα. Ξεχωριστό ταμείο πληρωμών εργοδότη στην πρώτη έκδοση δεν υπάρχει — τον λογαριασμό τον πληρώνετε εσείς μετά την πληρωμή από τον οργανισμό.
• Παραγγελία που έχει πληρωθεί με εταιρικό λογαριασμό δεν μπορεί να συνδυαστεί με άλλους λογαριασμούς — το Ταμείο θα το αρνηθεί ειλικρινά.
• Η επιδότηση περιορίζεται στην ημέρα. Εβδομαδιαία και μηνιαία όρια δεν ορίζονται ως ξεχωριστός άξονας.
• Η αναφορά εξόδων ζει μέσα στην ενότητα — στον εργοδότη την εξάγετε εσείς.

Αντιμετώπιση προβλημάτων#

Η ενότητα δεν υπάρχει στον πίνακα. Είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή — ενεργοποιήστε την με τον διακόπτη.

Ο εργαζόμενος δεν βρίσκεται στο Ταμείο. Ελέγξτε αν ο λογαριασμός του έχει δημιουργηθεί στον σωστό οργανισμό και αν δεν είναι μπλοκαρισμένος.

Η πληρωμή απορρίφθηκε. Πιθανότατα έχει εξαντληθεί το ημερήσιο όριο επιδότησης ή δεν υπάρχουν χρήματα στον λογαριασμό του οργανισμού.

Δεν συνδυάζεται με άλλο λογαριασμό. Αυτό είναι απαγόρευση εκ σχεδιασμού: Παραγγελία με εφαρμοσμένη εταιρική πληρωμή δεν συνενώνεται με λογαριασμούς άλλων πελατών.

Ο εργοδότης δεν βλέπει τα έξοδα. Η αναφορά εξόδων συντάσσεται στην ενότητα και παραδίδεται στον οργανισμό από εσάς — δικό του λογαριασμό ο εργοδότης δεν έχει ακόμη.

Σχετικές ενότητες#

• Ταμείο (POS) — πληρωμή Παραγγελίας από εταιρικό λογαριασμό
• Οικονομικά — η γενική οικονομική εικόνα της επιχείρησης
• Τακτικοί πελάτες — αναγνώριση πελατών με αριθμό τηλεφώνου

Συχνές ερωτήσεις#

Μπορεί να οριστεί μηνιαίο όριο αντί για ημερήσιο;#

Προς το παρόν το όριο είναι μόνο ημερήσιο — σε επίπεδο οργανισμού από προεπιλογή και, εφόσον χρειάζεται, ξεχωριστά για κάθε εργαζόμενο.

Ποιος κάνει την ανανέωση του υπολοίπου — ο ίδιος ο οργανισμός ή η επιχείρηση;#

Την ανανέωση την εκτελεί ο ιδιοκτήτης ή ο λογιστής της επιχείρησης χειροκίνητα (εφάπαξ ή με μαζική λίστα) — ξεχωριστός προσωπικός λογαριασμός για αυτόνομη ανανέωση από τον οργανισμό δεν υπάρχει ακόμη.

Τι γίνεται αν ο εργαζόμενος ξεχάσει τον κωδικό του λογαριασμού πελάτη;#

Ο κωδικός είναι ορατός στο περιβάλλον της επιχείρησης σε μασκαρεμένη μορφή — για να τον μάθετε ολόκληρο, μπορείτε να απευθυνθείτε στον ιδιοκτήτη/λογιστή που δημιούργησε τον λογαριασμό πελάτη.

Μπορεί να πληρωθεί με εταιρικό λογαριασμό μόνο μέρος της παραγγελίας;#

Ναι, στο ταμείο υποστηρίζεται συνδυασμένη πληρωμή — μέρος του ποσού χρεώνεται από τον εταιρικό λογαριασμό (εντός του υπολοίπου του ημερήσιου ορίου), και το υπόλοιπο πληρώνεται με οποιονδήποτε άλλο τρόπο.