Склад

Разделот Склад ги води залихите на состојките и производите. Главната идеја: еднаш го опишувате составот на јадењата (тех-карти), и потоа компонентите се отпишуваат автоматски при извршување на нарачката — залихите се секогаш ажурни без рачно водење.

Отворете: Админ-панел → Склад. Јазичиња: Залихи, Набавки, Прогноза, Загуби, Документи, Добавувачи (за руските објекти се додаваат Означување, Влезни ВСД за работа со „Меркуриј“ и ЕГАИС).

Локацијата може да има повеќе складишта — на пример, главно, бар и кујна; преклопникот за складишта е на врвот на страницата. Едно од нив се означува како складиште за продажба: токму од него се отпишуваат продадените јадења.

Залихи#

• Производ = состојка или ставка за евиденција: назив, единица мерка, тековна залиха.
• Набавна цена се пресметува сама — лизгачки просек по приеми; во советот се гледа и цената од последната набавка. Над табелата — плочка „Вредност на складот“: колку пари лежат на полиците во моментов.
• Минимална залиха — при паѓање под нивото, редот се означува со боја: време е за набавка. Сопственикот добива push-известување за ниски залихи.
• Баркодови — производот може да има повеќе; картичката се наоѓа со скенер. За секоја ставка е достапна историја на движења: од каде дошло и каде отишло.
• Залихата може да отиде во минус — продажбата не се блокира, редот само поцрвенува, а најблискиот прием „го простува долгот“.
• Производот може да се архивира — ќе се скрие од списокот, но ќе остане во историјата на документите.

Тех-карти: автоматско отпишување по нарачки#

Во картичката на јадењето (раздел „Мени“) се задава состав — кои производи и во колкаво количество одат за порција. Кога нарачката се извршува:

• се отпишуваат компонентите на сите ставки од нарачката според нивните тех-карти;
• за комбо-комплетите отпишувањето го открива составот на секое јадење во комбото;
• движењата се гледаат во јазичето Документи.

За брзо поврзување на производите со јадењата има AI-совети: системот го анализира менито и предлага во кои јадења се користи производот — останува само да потврдите.

Полупроизводи#

За заготовките (сосови, тесто, бујони) на производот му се задава сопствена рецептура. Копчето „Издавање“ создава производствен документ: полупроизводот се прима на залиха, а неговите компоненти се отпишуваат. Во тех-картите на јадењата полупроизводот се користи како обичен производ.

Прием на стока#

Два начина за евидентирање на прием:

1. Рачно — копче „Прием“: изберете производи, количини, цени и добавувач. Новиот производ може да се внесе директно во редот на документот, без да го напуштите приемот.
2. По фотографија од фактура — фотографирајте ја фактурата: AI ги препознава ставките, количините и цените и ги поврзува со вашите производи. Спорните редови системот не ги погодува молкум, туку ги изнесува на ваше потврдување со опции; новите производи и новиот добавувач може да се создадат директно од препознаената фактура. Ако производ со таков назив веќе постои во именикот, редот ќе покаже дека ќе оди во него и ќе ја пресмета количината во неговата единица („2 кг“ → 2000 г). Пакувањето како „3 кор. × 12 л“ системот го препознава и предлага пресметување во литри или милилитри — количината и цената се менуваат само кога ќе притиснете „Примени“.

Има и трет, посебен сценарио — набавка од физичко лице: набавен акт со податоци за продавачот, исплата од отворена касовска смена или подоцна, PDF-акт за печатење. Се вклучува одделно.

Секој прием се зачувува како документ поврзан со добавувачот — набавките влегуваат во Финансии (food cost, бруто профит).

Контрола на набавните цени при прием#

При прием, секој ред се споредува со медијаната на цената на тој производ за последните 30 и 90 дена. Ако цената е значително повисока, покрај редот светнува беџ „+N % од медијаната“ — магационерот го гледа поскапувањето во моментот на приемот, а не по еден месец во извештајот.

Неколку важни детали:

• единицата на примерокот е фактурата, а не редот: добавувач што ја разделил испораката на пет реда не ја поместува медијаната пет пати посилно од чесен;
• помалку од три испораки — не е примерок, беџ нема да има;
• потврденото отстапување од магационерот влегува во дневникот на добавувачот — за контрагентот се гледа историјата на поместувања на цената, а на јазичето „Добавувачи“ се појавува ознака;
• истата медијана го храни правилото за ризици „скок на набавната цена“ — сопственикот ќе го види во блокот „Касови ризици“, види Контрола на загуби. Бројките кај магационерот и кај сопственикот се совпаѓаат, бидејќи се пресметуваат еднаш и на серверот.

Добавувачи#

Табот Добавувачи е мини-CRM за контрагенти, а не само именик со податоци:

• податоци и контакти — правно име, ИНН, банка и сметка, адреса; контактните лица може да се повеќе, секое со своја улога и свои канали за комуникација, а едно е основно. За секој контакт се избира каде точно да му се испрати нарачката — полето „Испрати преку“: е-пошта, WhatsApp или Telegram. Во списокот се само оние канали што се пополнети за тоа лице, затоа не може да се испрати „во ништо“. Избраниот канал системот го става прв во прозорецот за испраќање и го означува со ѕвездичка, а сам, без вас, ја испраќа нарачката само по е-пошта (види „Автоматско испраќање на нарачка до добавувач“ подолу);
• услови за испорака — минимална сума на нарачка, рок на испорака, време на пресек на барањето, одложено плаќање, денови на доставување. Од нив системот ја пресметува очекуваната дата на прием при формирање на нарачката;
• временска линија — белешки на менаџерот и автоматски настани: нарачки, приеми, евидентирани поскапувања;
• ценовник на добавувачот — каталог со цени од еден од четири извори: датотека (xlsx, xls, docx, pdf или фотографија од ценовник), врска до интернет-продавница, каталог на друг објект на Cenaly (ако тој вклучил кај себе режим „Продавница на добавувач“ — види Маркет) и рачно додавање на ставки. Каталогот го прикажува diff-от „што поскапе од минатиот пат“, чува историја на цени и дозволува нарачка директно од него, како и повторување на последната нарачка. Ако во ценовникот е наведено пакување („кутија 12 × 0,5 л“, „6 парчиња по 1,5 кг“), увозот ќе го предложи како посебен дел — означете ги точните редови со штиклирање; без штиклирање пакувањето не се менува.

Добавувачот се избира при креирање на прием, затоа за секој контрагент е видлива историјата на набавки. Архивираниот добавувач се крие од списокот, но останува во документите.

Набавки#

Табот Набавки го затвора циклусот „залихата падна — нарачавме — примивме“: еднаш ги поставувате параметрите на секој производ, а системот сам следи кога е време да се нарача.

Параметри на производот#

Во уредувачот на производот (делот „Набавки“) се задаваат три полиња:

• Точка на нарачка — минималната залиха при чие достигнување производот влегува во списокот „Треба да се нарача“.
• Целна залиха — до кое ниво треба да се дополни при нарачката. Препорачаниот обем се пресметува автоматски како разлика меѓу целната залиха и тековната.
• Добавувач по default — системот ќе ги групира производите по добавувачи при формирањето на нарачката.

Делот „Треба да се нарача“#

Ако барем еден производ паднал под точката на нарачка, на табот „Набавки“ се појавува беџ со бројач. На табот „Залихи“ истовремено се прикажува банер-предупредување со премин кон набавките.

Во делот „Треба да се нарача“ производите се групирани по добавувачи. За секој ред се гледа тековната залиха, точката на нарачка и препорачаниот обем. Обемот може да се коригира, а ставките — да се отстранат со штиклирање. Копчето „Создај нарачка“ формира нарачка до добавувачот за избраната група, а копчето ⚡ „Создај нарачки“ во заглавието на блокот — веднаш за сите групи.

Известувања#

Блокот „Известувања“ на врвот на табот одлучува како дознавате дека е време за набавка:

• Push при ниска залиха — известување до сопственикот на телефон (истата апликација што ги прикажува нарачките).
• Email-дајџест „што да се нарача“ — дневно писмо со список на ставки под точката на нарачка. Каналот се вклучува одделно, адресата се задава во полето „Email за дајџест“; празно — писмото ќе оди на поштата на сопственикот.
• Праг на аларм за поскапување — за колку проценти треба да поскапи ценовникот на добавувачот при повторен увоз, за да предупреди системот. Се пресметува за целата кошничка на добавувачот, по default — 10 %.
• Авто-испраќање на нарачката до добавувачот по email — еднаш дневно системот сам формира нарачка за ставките што паднале под точката на нарачка. Во нарачката влегуваат само производи со пополнето поле „Претпочитан добавувач“, и само тие за кои сѐ уште нема отворена нарачка — добавувачот нема да добие повторни писма. Каде ќе оди нарачката го одлучува каналот избран кај контактот на добавувачот:
  • пошта — системот сам го испраќа писмото; нарачката се појавува во делот „Нарачки до добавувачи“ веќе со статус „Испратена“ (во забелешката — ознака auto-order), а во картичката на добавувачот останува настан за испраќањето;
  • WhatsApp или Telegram — прв во месенџер може да пише само човек, затоа системот ја доведува работата до крај и остава готов черновик на нарачката во делот „Нарачки до добавувачи“; вам ви останува да притиснете „Испрати“ — потребниот канал таму е веќе избран. Ако кај добавувачот не е пополнет ниту еден канал за комуникација, нарачка за него не се формира — под прекинувачот се гледа колку такви добавувачи има и колку нарачки ќе одат како черновици.

Испраќање на нарачката до добавувачот#

Создадената нарачка влегува во делот „Нарачки до добавувачи“ со статус „Черновик“. Копчето „Испрати“ отвора модал со текстот на нарачката — може да се уреди, а потоа да се испрати преку еден од каналите. Ако контактите на добавувачот се неколку, одозгора се избира примач, а каналот избран во неговата картичка стои прв и е означен со ѕвездичка:

• WhatsApp — се отвора чат со бројот на добавувачот;
• Email — се отвора поштенски клиент со пополнето писмо;
• Telegram — се отвора чат со сметката на добавувачот;
• копија од текстот — да се испрати на кој било друг начин;
• „Испрати во Cenaly“ — ако добавувачот исто така работи на платформата, нарачката оди кај него внатре во системот, без месенџери.

По испраќањето статусот се менува во „Испратена“. Ако сте испратиле надвор од системот, можете рачно да притиснете „Испратена“. Понатаму нарачката поминува низ статусите „Потврдена“ → „Делумно примена“ → „Примена“; задоцнетите според очекуваниот датум се означени.

Прием на нарачката#

Копчето „Прими“ отвора стандардна форма за прием со однапред пополнети производи и количини од нарачката. Фактичките количини и цени може да се поправат — ќе се обнови и каталогот на добавувачот. Не донеле сѐ? Примете дел и подоцна притиснете „Прими уште“ за остатокот. По целосниот прием статусот на нарачката станува „Примена“. Нарачката може да се откаже — статусот се менува во „Откажана“.

Напредни магацински операции#

Сите рачни операции со магацинот се достапни преку менито „+ Операции“ во горниот десен агол на страницата.

Отпис#

„Операции“ → „Отпис“ — рачно намалување на залихите. Може да се наведат повеќе производи за една операција. Причината за отпис е задолжителна:

Враќање на добавувач#

„Операции“ → „Враќање на добавувач“ — издава враќање на претходно примен производ. Изберете добавувач, наведете производи и количини. Залихите се намалуваат, документот се зачувува со врска до контрагентот.

Преместување меѓу локации#

„Операции“ → „Преместување“ — пренос на производ на друг магацин: и меѓу магацини на една локација (од кујна во бар), и меѓу локации. Изберете примач, додајте ставки со производи и количини. Системот автоматски создава пар документи: расход кај испраќачот и прием кај примачот.

Корекција#

„Операции“ → „Корекција“ — пребројување на залихите со мастер од три чекори:

1. Опфат — што броиме: целиот магацин, само производите за продажба или само суровините. Незавршениот список може да се продолжи подоцна.
2. Внесување на фактичка состојба — за секоја ставка се гледа колку се очекувало, се внесува фактичката количина и веднаш се прикажува отстапувањето. Пребарување по име, баркод и PLU, нацртот се зачувува сам — може да се брои во неколку наврати.
3. Список на отстапувања — резултат: вишоци и недостатоци, сортирани по пари, а не по азбучен ред.

Копчето „Спроведи“ (достапно на сопственикот и менаџерот) евидентира еден корективен документ и ги израмнува залихите.

Преоценување и етикети#

„Операции“ → „Преоценување“ ги пресметува продажните цени во каталогот од набавната по зададена маржа со заокружување; може да се вклучи автоматско преоценување директно при прием. „Печатење етикети“ испечатува ценовници и магацински етикети — на лист на принтер или на термопринтер преку мост за хардвер.

Цената на ценовникот е истата што ќе ја удри касата: цената на ставката од каталогот (со цената на локацијата, ако е зададена). Ако во овој магацин производот треба да чини поинаку, во картичката на магацинот кликнете „Задај своја цена…“ и наведете причина — оваа цена ќе ја земат и ценовникот (кај цената ќе се појави „*“), и касата, а интернет-излогот ќе остане на цената од каталогот. Отстранување на својата цена — едно копче на истото место. Ако во картичките останале цени од претходното поле „Цена за ценовник“, прозорецот за печатење ќе го покаже нивниот број и копчето „Разреши“: за секоја може да се земе цената од каталогот, да се остави својата со причина или да се запише во каталогот.

Загуби: каде отиде разликата#

Јазичето „Загуби“ одговара на прашањето што не се гледа ни во продажбите, ни во приемите: меѓу две корекции од магацинот излегло повеќе отколку што е продадено. Расходот за циклусот се разложува на три дела:

Токму третиот ред се загубите: неточна тех-карта, порции „на око“, непроведено расипување или кражба. Треба да се разгледува заедно со првите два: без нив не може да се разликува „изеле повеќе од нормата“ од „отпишале во расипување“.

Честопати се случува: рачната корекција на залихата во циклусот чува апсолутна вредност, а не делта, па дел од „необјаснетото“ всушност е објаснето со рака на операторот — таквите документи се сметаат одделно и се прикажуваат до нив.

Надминувањето на загубите над теоретскиот расход за повеќе од зададениот процент го активира правилото „расход над нормата“ — види Контрола на загуби.

Прогноза на побарувачка и план за подготовки#

Јазичето „Прогноза“ ја претвора историјата на продажби во план за утре: колку јадења ќе се продадат во тој ден од неделата, што од тоа треба да се подготви (со разложување на тех-картите и рок „до кој час“), што да се нарача од добавувач и што ризикува да снема до крајот на денот.

Детално — Прогноза на побарувачка.

Производи на мерка и етикети#

Производ на мерка. Производот може да се мери во килограми/литри, а не во парчиња: залихите, тех-картите и отписите се водат во истите единици. Ако на касата преку мост за хардвер се поврзани ваги, тежината се внесува автоматски — и при прием, и при продажба на јадење со цена за мерка (менза, кулинарство). Поставување цена за мерка — во картичката на јадењето, види Каса (POS).

Етикети на полица. За производите се печатат магацински етикети со баркод, име, цена и датум на рок на употреба: ако на производот му е зададен рок на чување во денови, датумот на истекување се смета како датум на печатење плус рокот. Ова не е исто како стикерите за нарачка — тие ги печати кујната, види Печатење во кујна и во сала.

Обележување „Chestny ZNAK“ (Русија)#

За руските објекти во складот има картичка „Обележување“ — работа со кодови на „Chestny ZNAK“ по сите 15 категории што се обележуваат. На картичката има пет секции:

• Прием — прифатете кодови со скенер или вчитајте електронски товарен лист UPD во XML: системот ќе го разбере, ќе ги спореди ставките на добавувачот со вашата номенклатура (споредувањето се памти — втор пат не треба да се потврдува) и ќе ги евидентира кодовите како прием на стока. Код што го нема во товарниот лист чесно се означува како несовпаѓање, а не поминува молкум.
• Буриња — ставање на буре на точак по неговиот код, отпис на волуменот по точење и отстранување со наведување на причината (празно, отпис, враќање). Во фискалната сметка кодот на бурето не се вметнува: инаку уште првата чаша би го извадила од промет целото буре.
• Кодови — регистар на сите кодови: статус, документи за прием и расход, рок на траење, резултат од референтната проверка во системот за обележување.
• Задачи — што уште треба да се пренесе во „Chestny ZNAK“, со извоз на документ за поднесување во личниот кабинет и затворање на задачата по број на потврда. Бројот на отворени задачи се гледа со значка директно на копчето на секцијата.
• Дневник — лента од сите проверки, извози и поднесувања.

Отписот на кодовите не се внесува само рачно: продажбата се пресликува од фискалната сметка (и преживува офлајн — ќе излезе кога врската ќе се врати), а отписот на обележана суровина во јадење се пресметува по тех-карта. Отворената амбалажа се евидентира со дропка и се дотерува до крај, пред да се отвори следната.

Картичката може да се исклучи со картичката „Chestny ZNAK“ во продавницата за проширувања, но по правило е вклучена: обележувањето е законска обврска, а не дополнителна опција.

Алкохолот се води на соседната картичка „EGAIS“: прием на товарно-транспортни листови, отписи и залихи според податоците од вашиот UTM — модулот се поврзува како обичен уред во мостот за хардвер.

Што е потребно за стартување#

• Секција „Склад“ — вклучена по правило; при 30 и повеќе производи системот сам ќе предложи да се отвори.
• Картички на состојки и производи со единици за мерење и пакување.
• Тех-карти кај јадењата — без нив автоматскиот отпис при продажба нема да работи.
• Набавни цени — инаку нема да се пресметаат набавната вредност, food cost и инженерството на менито.
• Права: спроведување корекција е достапно на сопственикот и на управителот.
• Мост и принтер за етикети — за етикети на заготовки и ценовни етикети.

Ограничувања#

• Аналитиката на складот работи на AWS контура. На рускиот бренд функциите на аналитички бази не се достапни — паритетот е отворен како задача.
• Негативните залихи се дозволени намерно: приемот на стока „простува“ одење во минус, а не ја блокира продажбата.
• Партиско евидентирање и FEFO во залихите нема. FEFO живее само во обележувањето (која отворена амбалажа да се дотерува) и не влијае на количината.
• Автоматски конверзии на единици нема — грамите и килограмите се опишуваат со пакувањето на картичката, а не се пресметуваат во лет.
• Тех-картите на варијанти и додатоци не се земаат предвид: се отпишува составот на основното јадење.
• Мобилна корекција со скенер во телефон нема.
• Автоматска нарачка до добавувач по минимална залиха не е направена — прогноза на потребите има, автоматска нарачка нема.
• Email-дајџест за набавки не се испраќа, известувањата пристигнуваат во чат и пуш.
• EGAIS и „Chestny ZNAK“ — руска специфика: картичките се појавуваат само кај локации со земја „Русија“; жива размена со GIS MT по API не е поврзана (поднесувањето е полурачно), а тестната контура на ФСРАР по EGAIS не е помината. VetIS (Mercury) работи на мокови — клучот за пристап до API не е добиен.

Отстранување на проблеми#

Залихата не се отпиша по продажба. Јадењето нема тех-карта или е продадена варијанта/додаток — нивниот состав не влегува во отписот.

Залихата отиде во минус. Така е замислено: системот не ја блокира продажбата, минусот ќе се затвори со најблискиот прием на стока.

Набавната вредност е празна. Не се внесени набавните цени на состојките — без нив не се градат ниту food cost, ниту матрицата за инженерство на менито.

Не ги гледам картичките за обележување или алкохол. Тие се појавуваат само при руска локација на локацијата.

Не дозволува спроведување корекција. Спроведувањето е достапно на сопственикот и на управителот, на останатите улоги — само преглед.

Не пристигнува писмо за набавки. Поштенски дајџест овде нема — известувањата за дефицит и рокови одат во работниот чат и пуш.

Поврзани секции#

• Прогноза на побарувачката — план за заготовки, нацрт на набавка и ризик „ќе снема до 19:00“
• Контрола на загуби — правилата „расход над нормата“ и „скок на набавната цена“
• Инженерство на менито — што да се прави со јадење кога е позната неговата набавна вредност
• Финансии — набавки, food cost и бруто-профит
• Нарачки — извршувањето на нарачката го започнува отписот
• QR-мени — јадења и комбо-сетови на кои се врзани тех-картите
• Мултилокација — повеќе локации: залихите, документите и преместувањата се водат за секоја локација одделно
• Продавница — залихата на производот е видлива на купувачот во излогот: „остана малку“ или точниот број

Често поставувани прашања#

Дали е задолжително да се водат тех-карти за сите јадења?#

Не. Започнете со најпродаваните ставки — останатите додавајте ги постепено. Јадењата без тех-карти едноставно не ги намалуваат залихите.

Што се случува при откажување на нарачка?#

Намалувањето е поврзано со извршувањето на нарачката: откажаните нарачки не ги допираат залихите.

На кои јазици се препознаваат фактурите?#

AI се справува со типични фактури на главните јазици во регионот (грузиски, руски, англиски и др.). По препознавањето, вие секогаш го проверувате резултатот пред потврдување.

Може ли да се води склад на повеќе локации?#

Да, залихите и документите се водат одделно за секоја локација — изберете локација во горниот дел од страницата.

Како да се испрати нарачка до добавувач кој нема WhatsApp или Telegram?#

Пополнете email во картичката на добавувачот — копчето Email ќе биде достапно во модалот за испраќање. Текстот на нарачката исто така може да се копира и испрати на кој било удобен начин.

Може ли да се направи корекција само за дел од производите?#

Да. Во првиот чекор од мастерот се избира опфатот — целиот склад, само производите на продажба или само суровините; внатре има пребарување по назив, баркод и PLU. Редовите што ќе ги оставите празни нема да го променат залихот: се зачувуваат само внесените вредности. Незавршениот попис може да се продолжи подоцна — нацртот се зачувува сам.