Majątek i sprzęt

Sprzęt w placówce zwykle żyje w czyjejś głowie i w korespondencji: kto trzyma drugi terminal, do kogo przypisany jest laptop, ile lat ma stara lodówka i ile jest jeszcze warta w sprawozdawczości. Sekcja „Majątek” to rejestr wszystkiego, czym firma włada, z dwiema rzeczami, których nie ma w tabelce w komunikatorze: osobą odpowiedzialną i amortyzacją — osobno dla księgowości i osobno dla podatku.

Otwórz: Panel administracyjny → Majątek (admin.cenaly.com/assets).

Co to za sekcja#

W rejestrze jest jedna encja — przedmiot majątku, która ma rodzaj: sprzęt, telefon, komputer, samochód, meble, pomieszczenie, WNiP (programy, licencje, prawa) lub inne. Pola wspólne są takie same dla wszystkich rodzajów — nazwa, marka i model, numer seryjny i inwentarzowy, ilość, placówka, pracownik materialnie odpowiedzialny, stan, notatka i historia zdarzeń — a przy telefonie, samochodzie i komputerze dochodzi własny blok „Paszport”: numer wewnętrzny i login SIP, numer rejestracyjny i VIN, nazwa w sieci i system operacyjny. Stanów jest pięć: Szkic · W eksploatacji · Bezczynny · W naprawie · Wycofany; szkic to przedmiot bez daty wprowadzenia do eksploatacji: jest już w rejestrze, ale nie jest amortyzowany i nie trafia do zestawienia.

Co jest potrzebne do uruchomienia#

Niczego nie trzeba instalować: sekcja działa w przeglądarce, podobnie jak druk etykiet — przez zwykłe okno drukowania.

Krok 1. Założyć przedmiot#

Przycisk „＋ Dodaj majątek” otwiera kartę. Otwiera się tak, jak ci wygodniej — oknem, panelem lub na pełnym ekranie (wybór jest zapamiętywany), a jej gęstość to ustawienie użytkownika: „minimalna” zostawia tylko pola, bez których nie założysz przedmiotu, „pełna” pokazuje wszystkie sekcje od razu.

Trzy pola warto wyjaśnić. „Ilość” — dla jednorodnej partii z jednej faktury: dziesięciu identycznych krzeseł nie trzeba zakładać dziesięcioma kartami. „Sposób nabycia” — „Zakup”, „Najem / leasing”, „Wkład właściciela”, „Darowizna”, „Produkcja własna”, „Nadwyżka inwentaryzacji”; pole opisuje pochodzenie, a jak to ująć w ewidencji, decydują polityki. „Wartość (bez VAT)” — wartość początkowa bez podlegającego odliczeniu VAT: to ona staje się podstawą amortyzacji, VAT naliczony zapisuje się osobno.

Krok 2. Wprowadzić do eksploatacji#

Dopóki przedmiot nie ma daty wprowadzenia do eksploatacji, jest szkicem. Wprowadzić można na dwa sposoby: polem „Wprowadzony do eksploatacji” w karcie lub pozycją „Wprowadź do eksploatacji” w menu „Działania” wiersza — wtedy datą stanie się dzień dzisiejszy.

W tym momencie przedmiotowi samemu nadaje się numer inwentarzowy w postaci INV-000001, jeśli nie ustawiłeś własnego; od daty wprowadzenia liczy się amortyzacja — od tego samego lub od następnego miesiąca, zgodnie z polityką. Drogi powrotnej nie ma: usunąć można tylko szkic. Przedmiotu, który był w eksploatacji, nie usuwa się, lecz wycofuje — jego historia pozostaje w rejestrze, a w zestawieniu jest uczciwie pokazany jako wycofany.

Krok 3. Polityki rachunkowe i przepisy kraju#

Ten sam zakup żyje w dwóch księgach według różnych zasad, dlatego w karcie są dwie sekcje. Rachunkowość — „Ujęcie” („Środek trwały (kapitalizować)” albo „Odpisać od razu (wyposażenie niskocenne)”), „Metoda” („Liniowa”, „Malejącego salda”, „Nie podlega amortyzacji”), „Okres użytkowania” w miesiącach, „Wartość końcowa”, „Współczynnik przyspieszenia”, „Początek amortyzacji” („Od miesiąca następującego po przyjęciu” albo „Od miesiąca przyjęcia”), „Grupa”.

Rachunkowość podatkowa — „Amortyzować”, „Odpisać od razu” albo „Nie podlega odliczeniu”; „Grupa amortyzacyjna / pula”, „Metoda”, okres albo „Roczna stawka, %”, start, „Premia amortyzacyjna, %” z wariantów kraju i „Adnotacja księgowego”.

Nie trzeba wypełniać tego ręcznie: przycisk „Podstaw według przepisów kraju” bierze kraj placówki, rodzaj i wartość przedmiotu i wypełnia obie polityki, a pod polami wyjaśnia, dlaczego właśnie tak. „Okres użytkowania” jest oznaczony gwiazdką i obowiązkowy, dopóki ujęcie to „kapitalizować”, a metoda nie jest „Nie podlega amortyzacji”: bez okresu nie ma czym liczyć amortyzacji i karta się nie zapisze — naciśnij „Podstaw według przepisów kraju”, wpisz okres samodzielnie albo wybierz „Odpisać od razu”/„Nie podlega amortyzacji”. Jeśli przy zapisie karta się nie zamknęła, sama przenosi kursor do niewypełnionego pola. Jeśli wartość nie przekracza progu podatkowego — przedmiot jest odpisywany od razu w obu księgach (próg jest włączny: wartość równa progowi również idzie w koszty). Nic nie jest podstawiane po cichu — tylko po naciśnięciu.

Przepisy kraju to domyślne ustawienie, a nie podpis księgowego: ostatnie słowo należy do Twojego specjalisty, a na jego adnotacje w sekcji podatkowej jest osobne pole.

Krok 4. Amortyzacja za miesiąc i dziennik dla księgowego#

Zakładka „Amortyzacja” to dwie osie: „Miesiąc” i „Księga” („Rachunkowość” albo „Podatek”). W tabeli przy każdym przedmiocie w eksploatacji widać „Początek”, „Metoda”, „Za miesiąc” (z adnotacją „premia” albo „odpisano od razu”), „Narastająco” i „Wartość rezydualna”, a na dole „Razem” — osobno dla każdej waluty.

Dwa przyciski przekazują to samo księgowemu — „Pobierz dziennik miesiąca (JSON)” i „Pobierz CSV” — i to nie jest eksport tabeli, lecz cały dziennik miesiąca w formacie propozycji zapisów, w tym samym, w którym swoje dokumenty przekazuje moduł płac:

W księdze podatkowej w dzienniku jest tylko amortyzacja — pozostałe operacje są jej własne i są liczone poza naszą stroną.

Zestawienie ruchów za okres#

Zakładka „Zestawienie” odpowiada na pytanie „co było na początku, co przyszło, co ubyło, co zostało”. Ustawiasz „Od” i „Do”, wybierasz księgę — i przy każdym przedmiocie widzisz wartość i umorzenie na początek, przyjęcie (wprowadzenie do eksploatacji i modernizacja), wycofanie, naliczone za okres, stan na koniec i wartość rezydualną; poniżej — „Razem” według walut.

Pod sumą osobnymi wierszami idzie to, co nie trafia do bilansu: „Odpisano od razu (poniżej progu kapitalizacji)” i „Remont za okres”. Jeśli okres kończy się ostatnim miesiącem, zestawienie jest właśnie stanem na dzień do informacji dodatkowej do bilansu; przycisk „Pobierz CSV” przekazuje je jako plik. Do zestawienia trafiają przedmioty wprowadzone do eksploatacji do końca okresu i niewycofane do jego początku — jeśli jest puste, zwykle chodzi właśnie o to, a nie o awarię.

Modernizacja i remont#

Pozycja „Modernizacja / remont…” w menu wiersza (albo przycisk „Dodaj modernizację lub remont” w karcie) otwiera okno „Modernizacja lub remont”. Pole „Co zrobiono” rozróżnia dwa przypadki, a różnica jest zasadnicza:

Dalej — „Data zakończenia prac”, „Wartość (bez VAT)”, „VAT naliczony”, przy modernizacji jeszcze „Przedłużyć okres o, mies.” (puste — okres się nie zmienia, wartość rozłoży się na pozostałe miesiące), „Co dokładnie zrobiono”, „Wykonawca” i „Numer dokumentu”. Przycisk — „Zapisz”.

Przypadki skrajne rozwiązano tak: modernizacja już zamortyzowanego przedmiotu bez przedłużenia okresu jest odpisywana w miesiącu wejścia, a wykonana przed startem amortyzacji wchodzi do wartości początkowej; w karcie pojawia się wiersz „Wartość z modernizacją”, a kolumna „Wartość” w rejestrze pokazuje wartość z modernizacjami do bieżącego miesiąca. Gdzie dokładnie przebiega granica między remontem a modernizacją — decyduje księgowy, okno nie zgaduje: w Polsce modernizacja podatkowa zaczyna się od 10 000 zł za rok, w Gruzji remont jest odliczany w granicach 5 % salda grupy.

Wycofanie#

Pozycja „Wycofanie…” otwiera okno „Wycofanie środka trwałego”: „Data wycofania”, „Przyczyna” („Sprzedany”, „Spisany”, „Utracony”, „Skradziony”, „Przekazany”, „Zwrócony wynajmującemu”), „Przychód ze sprzedaży (bez VAT)” przy sprzedaży oraz „Notatka”. Przycisk — „Wycofaj”. Następnie pozycja pozostaje w rejestrze jako szary wiersz, amortyzacja zatrzymuje się w miesiącu wycofania, a w dzienniku miesiąca pojawia się operacja wycofania ze stratą lub dochodem.

Etykiety z QR i inwentaryzacja#

Przycisk „🏷 Etykiety” nad rejestrem drukuje naklejki 58×40 mm dla wszystkich odfiltrowanych pozycji, które mają numer inwentarzowy; pozycja „Drukuj etykietę” w menu wiersza drukuje jedną. Na naklejce — QR, duży numer inwentarzowy, nazwa, placówka i osoba odpowiedzialna.

QR prowadzi do karty tej pozycji w Twoim panelu administracyjnym (/assets/?asset=<id>): podczas obchodu pomieszczeń telefon otwiera kartę przez zeskanowanie, bez wyszukiwania po numerze. Link działa tylko po zalogowaniu z dostępem do sekcji, a na samej naklejce nie ma nic, czego nie widać na pozycji. Druk odbywa się zwykłym oknem dialogowym przeglądarki, więc równie dobrze trafia na termiczną drukarkę etykiet, jak i na zwykłą drukarkę w trybie „dopasuj do strony”; o samej drukarce — w sprzęcie.

Telefony i sprzęt — jednym kliknięciem#

Nie następuje odwrotne podstawienie: lista telefonów w „Telefonii” pozostaje pochodną rejestracji na centrali, a rejestr majątku — tym, co wprowadził człowiek. Kamery i jeszcze nieskonfigurowane („wykryte”) urządzenia nie są tak rejestrowane.

Ograniczenia#

• Inwentaryzacji jako dokumentu jeszcze nie ma. Etykiety z QR i obchód po nich są, a protokołu „według rejestru / według stanu faktycznego” z rozbieżnościami — jeszcze nie.
• Zapisy to plik do pobrania. Dziennik miesiąca jest udostępniany w JSON i CSV; rdzeń księgowy, który przyjmowałby go automatycznie, nie jest jeszcze podłączony — księgowy importuje plik sam.
• Systemy pulowe są liczone w przybliżeniu. W Wielkiej Brytanii, Kazachstanie i Gruzji prawo liczy amortyzację rocznie według puli, a sekcja — według pozycji miesięcznie: w roku nabycia zaniża to stawkę.
• Pakiet Kazachstanu jest zweryfikowany częściowo (klasyfikator środków trwałych, przejście sald na nowy kodeks podatkowy, pula roczna), a dla krajów bez własnego pakietu podstawiany jest ogólny według IFRS for SMEs — jedno i drugie karta oznacza jako ustawienie domyślne wymagające potwierdzenia księgowego.
• Miesiąc, okres i księga nie trafiają do adresu. W linku żyje tylko zakładka (?tab=) — nie można wysłać koledze linku od razu do „maj, księga podatkowa”.
• Jednoczesna edycja z dwóch zakładek. Na cenaly.com i cenaly.com zapis jest warunkowy: przegrywająca zakładka ponownie odczytuje rejestr i powtarza zmianę. Na cenaly.ru zapis jest bezwarunkowy — edytuj rejestr z jednego miejsca.
• Sekcja nie składa deklaracji podatkowych. Liczy amortyzację i przekazuje zapisy; deklaracje, podatek od nieruchomości i podatek od środków transportu pozostają po stronie księgowego.
• Wartości — w całych jednostkach podrzędnych waluty (kopiejki, tyjyn; jen nie ma miejsc po przecinku, dinar ma trzy). Ułamkowe części kopiejki nie są przechowywane, sumy miesięcy zgadzają się z bazą.

Rozwiązywanie problemów#

Częste pytania#

Czym „Majątek” różni się od „Magazynu”?#

Magazyn — dotyczy zapasów, które się zużywają: produkty, artykuły, opakowania. „Majątek” — dotyczy tego, czego używa się latami i co stopniowo traci wartość: sprzęt, meble, samochody, pomieszczenia, programy. Jeden zakup trafia albo tu, albo tam, ale nie w oba miejsca.

Czy do korzystania z tego potrzebny jest księgowy?#

Do prowadzenia rejestru i drukowania etykiet — nie. Do podpisania polityki i rozstrzygnięcia spornych przypadków (modernizacja to czy remont, kapitalizować czy spisać) — tak: przycisk zasad kraju daje wartość domyślną, a nie opinię specjalisty.

Co zrobić z drobnym sprzętem, takim jak czajnik czy router?#

Nic szczególnego: jeśli wartość nie przekracza progu kraju, przycisk zasad sam ustawi „Spisać od razu (niskocenne)” w obu księgach. W zestawieniu takie zakupy są widoczne w osobnym wierszu pod sumą i nie trafiają do bilansu.

Jak przekazać dane księgowemu?#

Karta „Amortyzacja” → „Pobierz dziennik miesiąca (JSON)” lub „Pobierz CSV”: jest tam cały miesiąc — przyjęcie do użytkowania, modernizacja i remont, amortyzacja i likwidacja z gotowymi fakturami. Zestawienie za okres eksportuje się własnym plikiem CSV na karcie „Zestawienie”.

Czy uwzględnia się majątek wynajmowany i leasingowany?#

Można go wprowadzić: w polu „Jak pozyskano” jest „Najem / leasing”, a przy zwrocie — przyczyna likwidacji „Zwrócono wynajmującemu”. Czy taki przedmiot ujmować w bilansie i czy go amortyzować, decyduje księgowy politykami karty — automatycznej interpretacji umów najmu w sekcji nie ma.

Powiązane sekcje#

• Sklep z aplikacjami — gdzie włącza się kartę „Majątek i sprzęt”
• Sprzęt: co się podłącza i Cenaly Hardware Bridge — skąd pochodzi przycisk „🧰 Do majątku”
• Telefonia: własna centrala — aparaty telefoniczne i przycisk „Do majątku” w karcie aparatu
• Etykiety i druk oznaczeń — drukarka etykiet, na której drukuje się naklejki
• Magazyn — zapasy i materiały eksploatacyjne, w odróżnieniu od środków trwałych
• Klienci i kontrahenci — skąd podpowiadany jest dostawca
• Pracownicy i zmiany — kogo można ustanowić osobą odpowiedzialną materialnie
• Finanse — przychody, koszty i zysk placówki, oraz Dokumenty — protokoły i umowy dotyczące zakupu i spisania
• Eksport danych — wyeksportowanie konta jednym archiwum