البريد ومساعد الرد الآلي بالذكاء الاصطناعي

عادةً ما يحصل العمل الصغير على البريد في شكلين غير مريحين: صندوق شخصي للمالك تصله رسائل المورّدين والضيوف، أو استضافة بريد يجب شراؤها وإعدادها بشكل منفصل. يمنح قسم «البريد» خيارًا ثالثًا: صناديق خاصة بالمنشأة مباشرة داخل اللوحة — مع عميل كامل للعمل عليها.

للفتح: لوحة الإدارة → البريد (admin.cenaly.com/mail، مجموعة «العمل»). لا حاجة لتفعيل أي إضافة: القسم متاح لجميع الأدوار، والشرط الوحيد هو صلاحية الوصول إلى القسم في إعدادات الدور. يرى المالك جميع صناديق الحساب ويديرها، ويرى الموظف صندوقه الخاص (الخادم هو من يطبّق هذا التصفية، لا الواجهة).

ما يلزم للبدء#

الخطوة 1. الصندوق الأول#

زر «صندوق جديد». في النموذج أربعة حقول: «الاسم قبل @» (حروف لاتينية صغيرة، أرقام، نقطة، شرطة، شرطة سفلية — anna، info، orders)، و**«الفرع»** — فرع محدد (سيكون العنوان على نطاقه الفرعي) أو «كل المواقع» (حينها يعمل العنوان على النطاق الفرعي للشركة، الذي يُحدَّد مرة واحدة)، و**«النوع»، و«الاسم المعروض»** — وهو ما يراه المستلمون.

أنواع الصندوق الأربعة:

يمكن تعطيل الصندوق (فيتوقف العنوان عن استقبال الرسائل) أو حذفه. الحذف متاح للمالك وحده: فهو يحرّر العنوان لصندوق جديد ويمحو الرسائل، لذلك يُظهر تأكيد الحذف العنوان في نصه ولا يمكن التراجع عنه. وبالنسبة للصندوق الخدمي «المكالمات» ستزيل اللوحة أيضًا بطاقة المصدر في قسم «المكالمات».

إحصاءات الصندوق (تبويب «الإحصاءات» في إعدادات البريد — ويراه الموظف أيضًا في صندوقه): المستلم، والمرسل، وعدد الرسائل الواردة ذات المرفقات وحجمها — خلال 24 ساعة، و7 أيام، و30 يومًا، وطوال الفترة كلها. تُحسب الأرقام عند القراءة من قائمة الرسائل، لذا تتطابق دائمًا مع ما يظهر في المجلد.

الخطوة 2. نطاقك الخاص#

زر «نطاقك الخاص» — معالج من ثلاث خطوات:

1. أدخل النطاق. الأكثر أمانًا هو نطاق فرعي مثل mail.вашакомпания.ru: فالبريد العامل أصلًا على النطاق الرئيسي سيواصل العمل.
2. أضف سجلات DNS لدى المسجّل. لكل سجل زر «نسخ»، وإلى جانبه تحذيران، وهما سبب تفصيل هذه الخطوة:
   • سجل MX على النطاق الجذر (النطاق نفسه لا النطاق الفرعي) سيوقف خدمة البريد التي تستخدمها عليه الآن (Google Workspace، Microsoft 365 وما شابه)؛
   • سجل SPF ثانٍ يُفسد التحقق بالكامل — إذا كان لديك سجل SPF بالفعل، فيجب إضافة الجزء الخاص بنا إلى السجل الموجود، لا إنشاء سجل جديد.
3. «تحقق». يقارن الخادم السجلات ويقول عن كل سجل: «السجل ظاهر» أو «السجل غير موجود بعد». وعادةً ما تنتشر السجلات خلال دقائق.

يظهر النطاق الجاهز في نموذج إنشاء الصندوق في مجموعة منفصلة — وبعدها تُنشأ الصناديق عليه كالمعتاد.

الخطوة 3. ربط Gmail أو Yandex الخاص بك#

إذا كان لديك صندوق بالفعل ولا تريد تغيير العنوان، فيمكنك ربطه: وستصل الرسائل وتُرسل مباشرة من اللوحة. زر «ربط صندوقك» — وثلاث خطوات مجددًا:

1. عنوان البريد — كاملًا، مثل info@ваш-ресторан.ru.
2. يحدّد الخادم نظام البريد من سجلات DNS للنطاق ويعرض تعليمات هذا النظام تحديدًا بلغتك: إلى أين تدخل وكيف تحصل على كلمة مرور التطبيق (فالأنظمة كهذه لا تقبل كلمة المرور العادية للحساب). وإذا تعذّر تحديد النظام، يمكن إدخال عناوين خادمي IMAP وSMTP يدويًا.
3. النتيجة — كم رسالة جُلبت فورًا. تُرسل كلمة المرور إلى الخادم مرة واحدة ولا تعود منه.

وهنا أيضًا يُختار من يمكنه الوصول إلى الصندوق: المالك والمديرون أو موظف واحد.

⚠️ الصندوق الخارجي المرتبط يُعطَّل فقط ولا يُحذف: فتبقى الرسائل لدى مزوّدك، ونحن لا نمسّها.

الخطوة 4. القراءة والكتابة#

على اليسار توجد لوحة الصناديق، وبجانبها شريط المجلدات: «الوارد» ← مجلداتك ← «كل الرسائل» ← «المرسلة».

القائمة والقراءة. تُحمَّل الرسائل تدريجيًا مع التمرير؛ ولكل رسالة علامات، و«مقروءة»، و«تحديد الكل كمقروء». تُعرض تنسيقات الرسالة الواردة من الخارج في إطار معزول ولا يمكنها التأثير على اللوحة. فوق القائمة يوجد حقل البحث وثلاثة مرشّحات: «غير المقروءة»، و**«ذات المرفقات»، وحسب العلامات** (أيٌّ من المحدَّدة). ⚠️ يجري البحث في أسطر القائمة — العناوين والموضوع وبداية الرسالة — وليس في متون الرسائل: فلن يجد كلمة من منتصف رسالة طويلة.

الكتابة. يفتح زر «كتابة» نافذة بالحقول المعتادة: «إلى»، و«نسخة»، و«الموضوع»، ونصًا بتنسيق، ومرفقات. يُدرَج التوقيع في الرسالة الجديدة تلقائيًا (يُفعَّل من الإعدادات)، وقوالب الردود مشتركة على مستوى الحساب كله. الرد يقتبس الأصل: يُفتح المتن فارغًا، وتحته التوقيع، وأسفله «التاريخ، كتب المرسل:» ونص الرسالة الأصلية. يُقتبس النص لا التنسيق؛ والاقتباس وحده لا يُحتسب رسالة — إذ ينتظر زر «إرسال» ظهور نصك الخاص.

المسودة لا تضيع. يُحفظ ما كتبته في المتصفح: فلا خطأ النقر خارج النافذة ولا F5 ولا نفاد بطارية الجهاز اللوحي يمحو الرسالة — وعند العودة يظهر شريط «استُعيدت المسودة» مع زر «مسح». ولكل صندوق مسودته الخاصة، ولكل رد مسودته، حتى لا تظهر مسودة من صندوق مشترك في صندوق شخصي.

مصير المرسل. في «المرسلة» يظهر بجانب السطر شعار التسليم: «تم التسليم»، أو «لم يتم التسليم»، أو «شكوى بشأن رسالة مزعجة». وإذا لم يكن الحقل موجودًا فلا يظهر الشعار إطلاقًا: فـ«غير معروف» حالة طبيعية (لم يصل الحدث بعد)، وعلامة الاستفهام الرمادية كانت ستُخيف حيث كل شيء على ما يرام. وتعني «لم يتم التسليم» عادةً عنوانًا خارجيًا غير موجود، لا عطلًا في الخدمة.

الخطوة 5. المجلدات وقواعد التوزيع#

تبويب «المجلدات والقواعد» في إعدادات البريد.

المجلدات. حتى 30 مجلدًا خاصًا لكل صندوق: الاسم واللون. تُنقل الرسالة يدويًا بمنتقي في بطاقة الرسالة، ويظهر في القائمة شعار المجلد. وبمجرد ظهور أول مجلد، يبدأ «الوارد» يعني «لم يُوزَّع بعد» — لذلك يظهر بجانبه «كل الرسائل»: وإلا لبدت الرسالة الموزَّعة وكأنها اختفت. وحذف المجلد لا يحذف الرسائل — بل تعود إلى «الوارد»، وتُلغى القواعد التي كانت تضعها فيه.

القواعد. حتى 20 لكل صندوق، والترتيب هو الفاصل: فالقاعدة الأولى المطابقة هي التي تُنفَّذ، لذا تُرفع القواعد المهمة إلى أعلى. وللقاعدة وضعان:

الفارق موضَّح صراحةً في الواجهة؛ واستدعاء النموذج مدفوع ويمرّ بالاحتساب المعتاد لمصروفات الذكاء الاصطناعي، وعلى cenaly.ru يعمل نموذج محلي. ويمكن للقاعدة أن تحدّد الرسالة مقروءةً في الوقت نفسه، وزر «تطبيق على رسائل الصندوق» يمرّر القواعد على الرسائل العليا غير الموزَّعة. النقل اليدوي أقوى من القواعد: فلا إعادة التسليم ولا المسار الخلفي يبطلان توزيعك.

⚠️ القاعدة التي لا شرط فيها ولا وصف للذكاء الاصطناعي ستستحوذ على كل الرسائل — وستنبّه اللوحة إلى ذلك ولن تحفظ هذه القاعدة.

الخطوة 6. وصول الموظفين إلى الصندوق#

تبويب «الوصول» (للمالك فقط). ولكل موظف لديه تسجيل دخول أحد ثلاثة مستويات:

حتى 50 شخصًا لكل صندوق. ومستوى «قراءة» لا يستطيع فعليًا إرسال رسالة: فالمنع مفروض على الخادم، لا في الواجهة فقط. وتبقى إعدادات الصندوق نفسه في الحالتين بيد المالك. ولا يظهر مالك الصندوق ومالك الحساب في القائمة — فوصولهما كامل أصلًا.

المجيب الآلي#

قسم «المجيب الآلي» في إعدادات البريد — متاح لجميع أنواع الصناديق، عدا وكيل الذكاء الاصطناعي (فهناك يتولى الوكيل نفسه الردود).

مفتاح «الرد على الوارد تلقائيًا» (ويظهر المجيب الآلي المفعَّل بشعار «↩» في لوحة الصناديق)، و**«موضوع الرد»** (فارغًا — يُؤخذ موضوع الوارد مع «Re:»)، و**«نص الرد»، ونافذة «سارٍ من» / «سارٍ حتى» (تواريخ فارغة — بلا حد، وكلا الطرفين شامل)، و«الفاصل بين الردود على العنوان نفسه، بالساعات»** — حماية من الحلقة، والصفر يعني القيمة الافتراضية على الخادم.

الخادم هو من يرد لحظة تسليم الرسالة، لا اللوحة المفتوحة — فلا حاجة إلى إبقاء التبويب مفتوحًا. وللحماية من حلقة بين مجيبين آليين ثلاث حواجز مستقلة: التعرّف على العلامات الخدمية للمجيبين الآليين والقوائم البريدية (فردّنا أيضًا يُرسَل موسومًا بأنه آلي)، والفاصل الزمني للمرسل، وعلامة «سبق الرد على هذه الرسالة» — فلا تُنتج إعادة التسليم ردًّا ثانيًا.

⚠️ على cenaly.ru يُضبط المجيب الآلي لكنه لا يرد — فالخدمة المنفّذة له تعمل في نطاق AWS فقط. وهذا الموضع الوحيد الذي يُحفظ فيه الإعداد دون أن يحدث الفعل؛ انظر «القيود».

مساعدو الذكاء الاصطناعي للرد#

هؤلاء مدرّبون للمكالمات، لا أتمتة: يكتبون مسودة، وأنت من يرسل الرسالة.

ينشئ المالك المساعدين في إعدادات البريد ← «المساعدون» (حتى 20 لكل حساب). ولكل مساعد:

• الاسم — «المبيعات»، «الدعم»، «الحجوزات»؛
• التعليمات (حتى 4000 حرف) — من هو وكيف يرد: ما يعرضه، وما يتجنبه، وكيف يتعامل مع الشكاوى؛
• النبرة ولغة الرد («كما في الرسالة» أو لغة محددة)؛
• الفرع الذي يرد باسمه؛
• الوصول إلى البيانات — بمفاتيح: «الكتالوج والأسعار»، «طلبات المرسل» (بحسب عنوانه)، «بطاقة المنشأة» (الاسم، العنوان، الهاتف، ساعات العمل) وقاعدة المعرفة (عدم الاستخدام / الكل / حتى ثلاث مجموعات مختارة).

في نافذة الرد يختار الموظف المساعد من القائمة، ويعطيه عند الحاجة توجيهاً لمرة واحدة («ارفض بلطف») ويضغط «اقترح رداً». يقرأ المساعد الرسالة الواردة — تلك التي ترد عليها — ويعيد مسودة؛ وفي رسالة جديدة بلا أصل تقول اللوحة ذلك صراحة. لا يُرسل شيء ولا يُكتب من تلقاء نفسه: يُدرج النص في الرسالة بيدك، قبل التوقيع والاقتباس. وتُبرز العبارات من نوع «أنا ذكاء اصطناعي» في المسودة بتحذير.

يرى المالك تحت القائمة سطر «الوصول: …» — أي مفاتيح المساعد المختار مفعّلة؛ أما الموظف فلا تُعرض له التعليمات ولا المفاتيح. ومن قاعدة المعرفة يأخذ المساعد المستندات المفتوحة للعملاء فقط: فالرد يخرج إلى الخارج.

وكيل الذكاء الاصطناعي للصندوق#

إذا أُنشئ الصندوق بنوع «وكيل الذكاء الاصطناعي»، فهو من يفرز الوارد بنفسه. والإعدادات خمس تبويبات:

وهناك زران للفحص: «فحص» — تشغيل القواعد دون إرسال أي رسالة إلى الخارج، وتُسجَّل النتيجة في السجل؛ «تشغيل الوكيل» — تسليم رسالة محددة إلى الوكيل مرة أخرى وفق الإعدادات الحالية.

ويُفعَّل وصول الوكيل إلى مستندات قاعدة المعرفة الخاصة مستنداً مستنداً — بمفتاح «متاح من البريد».

الارتباط بالمهام وCRM#

• رسالة من المهمة. يفتح زر «✉️ كتابة» في بطاقة المهمة نافذة الرسالة فوق المهمة — فلا يُخرج الإنسان من المهمة ولا من المراسلة — وتُحفظ الرسالة المرسلة فيها: فيظهر أن المورّد قد كُتب إليه وهل وصل الرد. انظر «لوحة المهام».
• رسالة في بطاقة الجهة المقابلة. تُسجَّل الرسالة الواردة المستلمة نشاطاً في بطاقة الجهة المقابلة في «الشركات والفواتير» — ويُبحث عن التطابق بحسب العنوان، ويُفعَّل بمفتاح في قسم «الأتمتة» في CRM. ومن البطاقة يعود رابط مباشرة إلى الرسالة، في المجلد الصحيح.
• أيقونة الذكاء الاصطناعي متاحة في ثلاث واجهات معقدة من البريد — «المجلدات والقواعد»، وإعدادات وكيل الذكاء الاصطناعي، و«نطاقاتك»: فيشرح هذا القسم تحديداً.

القيود#

• البحث لا ينظر في متون الرسائل. فهو يجري على العناوين والموضوع وبداية الرسالة؛ وقائمة المجلد محدودة من الأعلى وتقع كاملة في ذاكرة التبويب.
• لا توجد مسودات على الخادم. تعيش المسودة في المتصفح: لن تراها على جهاز آخر، وإذا تجاوزت أسبوعاً لا تُقترح.
• على cenaly.ru لا توجد صناديق وكيل الذكاء الاصطناعي ولا مجيب آلي ولا شريحة تأكيد التسليم. فلا يمكن إنشاء صندوق بنوع «وكيل الذكاء الاصطناعي» هناك؛ وتُحفظ إعدادات المجيب الآلي، لكن لا أحد يرد على الرسائل؛ وتصل أحداث التسليم والشكاوى من البريد المزعج في نطاق AWS فقط. وكل ما عدا ذلك — الصناديق والمجلدات والقواعد والمساعدون — يعمل في السحابتين.
• قواعد «الذكاء الاصطناعي يقرر» لا تعمل فوراً — خلال دقائق من التسليم، ويُحتسب كل تحليل كاستدعاء ذكاء اصطناعي عادي. أما القواعد بحسب الشروط فتعمل فوراً ومجاناً.
• الصندوق الخارجي المرتبط لا يُحذف، بل يُعطَّل — وتبقى الرسائل عند المزوّد. أما حذف صندوقك أنت فغير قابل للتراجع: يتحرر العنوان وتُمحى الرسائل.
• الحدود: 30 مجلداً و20 قاعدة توزيع لكل صندوق، و50 شخصاً لكل صندوق في «الوصول»، و20 مساعداً لكل حساب، وتعليمات المساعد حتى 4000 حرف. وللصندوق حد يومي للإرسال وحد لعدد المستلمين — وستقول اللوحة إن تجاوزتها.
• لا يُؤكَّد النطاق فوراً. في الدقائق الأولى بعد إنشاء أول صندوق للنطاق قد يُرتد الإرسال بملاحظة «النطاق لا يزال قيد التأكيد من مزوّد البريد» — وهذا طبيعي.

استكشاف الأخطاء وإصلاحها#

التحليل العام حسب الأعراض — استكشاف الأخطاء وإصلاحها؛ وإذا لم يُجدِ شيء نفعًا، راسلنا — كيف تحصل على المساعدة.

الأسئلة الشائعة#

هل يجب شراء استضافة بريد؟#

لا. صناديق البريد من نوع anna@точка.cenaly.com تعمل فورًا، بلا نطاق وبلا مزوّد خارجي. النطاق الخاص لا تحتاجه إلا إذا كان يجب أن يبدو العنوان عنوانك أنت.

هل يمكن الإبقاء على Gmail الخاص بك والعمل في اللوحة مع ذلك؟#

نعم — معالج «ربط صندوق بريدك» يجلب البريد عبر IMAP في ثلاث خطوات ويرسل عبر SMTP الخاص بك. ويبقى العنوان والرسائل لدى مزوّدك.

بمَ يختلف مساعد الرد عن وكيل الذكاء الاصطناعي؟#

المساعد مدرّب المكالمات: يكتب مسودة، وأنت من يرسل الرسالة. أما الوكيل فهو نوع منفصل من صناديق البريد: يفرز الوارد بنفسه وفق قواعدك، ويرد بنفسه إذا سمحت له. والوكيل متاح في نطاق AWS فقط.

هل يعمل المجيب الآلي على cenaly.ru؟#

يمكن إعداده، لكن الردود الآلية لا تُرسَل هناك: الخدمة التي ترد على الرسائل تعمل في نطاق AWS فقط. وهذا حتى الآن الموضع الوحيد في القسم الذي يُحفظ فيه الإعداد دون أن يحدث أي إجراء.

من سيقرأ رسائل صندوق البريد المشترك؟#

من منحهم المالك الوصول في تبويب «الوصول»، والمالك نفسه. ومستوى «قراءة» يقرأ فعلًا فقط: فحظر الإرسال مفروض على الخادم.

ماذا سيحدث للرسائل إذا حُذف صندوق البريد؟#

ستُمحى، ويتحرّر العنوان لصندوق بريد جديد. وهذا لا رجعة فيه، لذلك يُظهر التأكيد العنوان في نصّه مباشرة. وإذا أردت فقط التوقف عن استقبال البريد — عطّل صندوق البريد بدل حذفه.

الأقسام المرتبطة#

• الموظفون والورديات — بيانات الدخول التي تُنشأ لها صناديق البريد ويُمنح لها الوصول
• الدردشة العملية والضيوف — المراسلات الداخلية والمحادثات مع الضيوف، لا تُخلط بالبريد
• لوحة مهام الوردية — رسالة مُرسَلة مباشرة من بطاقة المهمة
• الشركات والفواتير — رسالة واردة كنشاط في بطاقة الجهة المقابلة
• قاعدة المعرفة — من أين يستقي المساعدون والوكيل الوقائع
• نماذج الذكاء الاصطناعي ومفتاحك الخاص — عبر أي مزوّد تعمل وظائف الذكاء الاصطناعي في البريد
• المكالمات — صندوق البريد الخدمي «المكالمات» ونصوص المحادثات
• البيانات والأمان — أين تُخزَّن الرسائل ومن يمكنه الوصول إليها