School: live in één dag
Het onderdeel „School” — administratie van een privéschool en cursussen: taal-, muziek-, kinder- of sportacademie, bijlescentrum of online school. Hierin leven leerlingen en betalende ouders, cursussen en groepen, rooster, klassenboek voor aanwezigheid en huiswerk, rekeningen van gezinnen, facturen en rapporten.
Het onderdeel wordt automatisch ingeschakeld als bij registratie het bedrijfstype „Onderwijs” is gekozen. Openen: Beheerpaneel → School (/school). De tabbladen staan in het adres (?tab=), dus F5 en een link naar een collega openen hetzelfde tabblad:
| Tabblad | Wat erin zit |
|---|---|
| Rooster | week van lessen van alle groepen: per dag, per docent of per lokaal |
| Groepen | groepen van cursussen, hun rooster, ingeschreven leerlingen en wachtlijst |
| Leerlingen | leerlingen en gezinnen, kaarten, saldo, facturen, link naar het account |
| Klassenboek | aanwezigheid, cijfers, thema en huiswerk van de les; „Mijn lessen vandaag” voor de docent |
| Financiën | het geld van de school als geheel — scherm in voorbereiding; nu wordt het geld van een gezin bijgehouden in de kaart ervan, overzichten — in „Rapporten” |
| Rapporten | geld, schulden, aanwezigheid, uitstroom, bezetting van groepen, werkdruk van docenten |
| Instellingen | beleid voor gemiste lessen, tarieven, facturen, online lessen, account van het gezin, meldingen — scherm in voorbereiding (zie stap 3) |
Een school bij een andere branche (bijvoorbeeld bij een café met kookcursussen) wordt per vestiging apart ingeschakeld: het onderdeel toont de melding „School is uitgeschakeld op deze vestiging” en de knop „School inschakelen op deze vestiging” — die ziet alleen de eigenaar.
Wat voor te bereiden#
- Lijst van cursussen met prijs „vanaf” en korte beschrijving — dit zijn artikelen van de catalogus, ze zijn zichtbaar in de etalage en de afspraakwidget.
- Tarieven — hoe er wordt betaald: per maand, lessenpakket, cursus in zijn geheel, in termijnen, per les. In detail — Tarieven, gemiste lessen en boekingen.
- Beleid voor gemiste lessen: of een les die zonder geldige reden is gemist wordt afgeschreven, en hoeveel uur van tevoren u moet waarschuwen zodat de reden als geldig geldt.
- Docenten en hun werkuren. Een les komt niet bovenop een andere les of een individuele afspraak van dezelfde docent.
- Leerlingen en betalers: naam van de leerling, telefoon of e-mail van de betaler. Voor een kind is toestemming van de ouder voor de verwerking van persoonsgegevens nodig — als aparte afspraak.
Hardware is niet nodig: het onderdeel werkt in de browser, de docent markeert de les vanaf de telefoon.
Stapsgewijze start#
1. Cursussen in de catalogus#
Catalogus → Artikel toevoegen met het type „dienst”. Voor de vertical „Onderwijs” is er in de editor een blok „Cursus”: vorm (op locatie, online, gemengd), niveau en toelichting („A2–B1”), leeftijd „van” en „tot”, aantal lessen, duur van een les en programma — onderwerpen in volgorde. Geld staat niet in het blok: de prijzen van het onderwijs zijn de tarieven van de school.
2. Docenten#
Medewerkers → Toevoegen, functie „Docent”. Een login is niet verplicht: zonder login is de docent alleen een regel in het rooster. Met een login gaat hij naar de werkplek „Docent” en ziet hij alleen zijn eigen groepen, rooster en klassenboek — zonder geld en gezinskaarten.
3. Instellingen van de school en tarieven#
Terwijl het scherm „School → Instellingen” wordt voorbereid, leggen we het beleid en de tarieven van de school samen met u vast bij de aansluiting (de pilot verloopt met begeleiding). Zonder instellingen gelden de aanbevolen standaardwaarden: een afwezigheid zonder geldige reden wordt in rekening gebracht, een met geldige reden niet, het venster is 12 uur, de registratiemodus is „we registreren de aanwezigen”, facturen op de 25e met een termijn van 5 dagen, de proefles is gratis.
Wat u vooraf moet beslissen:
- Het beleid voor afwezigheid en het venster voor een geldige reden.
- Een of twee tarieven per cursus. Een tarief wordt niet verwijderd (alleen gearchiveerd) en het model verandert na aanmaak niet meer — begin met wat u zeker gaat gebruiken.
- De valuta: die wordt vastgelegd bij het eerste gezin.
4. Tarieven testen met een voorbeeld#
Voordat u iedereen inschrijft, loopt u één maand van één leerling na volgens het artikel Tarieven, afwezigheid en berekeningen: hoeveel er voor de maand wordt berekend, wat er gebeurt bij een afwezigheid en bij een les die de school heeft geannuleerd.
5. Groep#
School → Groepen → Nieuwe groep:
- Instellingen — naam, cursus, vorm, leidende docent (en tot 5 assistenten), lokaal, plaatsen en minimum, datums, tarieven van de groep, publicatie op de website.
- Rooster — regels voor de week: dag, tijd, duur (15–720 minuten). Uitzonderingen — feestdagen en vakanties.
Na opslaan maakt de school lessen aan voor 8 weken vooruit en zet ze in het inschrijfklassenboek. Als de docent of het lokaal op dat moment bezet is, krijgt de les de markering „Conflict” — de groep komt bovenaan de lijst en in het lesvenster staat de reden.
6. Leerlingen en gezinnen#
School → Leerlingen → Toevoegen. Een kind heeft een gezin nodig (een betaler met telefoon of e-mail) en toestemming van een ouder; een volwassene kan „zelf betaler” zijn. Broer en zus — één gezin: het heeft één saldo en één rekening met regels per leerling.
Namen, telefoonnummers en e-mail worden bewaard in een beveiligde omgeving voor persoonsgegevens; in lijsten en documenten van de school staan markeringen zoals #K7Q2, en de naam wordt onthuld aan een medewerker met het recht daartoe.
7. Inschrijving#
In de kaart van de groep staat het tabblad „Leerlingen” → „Inschrijven”: leerling, „volgt les” of „proef”, tarief, startdatum, korting als percentage of bedrag, eigen prijs. Volle groep — „Boven de plaatsen” of „Op de wachtlijst”. Na inschrijving worden de berekeningen volgens het tarief automatisch gedaan (een lessenpakket wordt direct verkocht, een maandbedrag per maand).
8. Eerste les#
School → Klassenboek: open de les, markeer „Aanwezig” / „Te laat” / „Geldig” / „Afwezig”, vul het onderwerp en het huiswerk in. Open daarna de kaart van het gezin en controleer de berekening en het saldo. Hoe een les wordt berekend — in het artikel Tarieven, afwezigheid en berekeningen.
9. Gezin en website#
- Stuur het gezin een link naar de accountomgeving — rooster, klassenboek, saldo en „Betalen”: Accountomgeving van leerling en gezin.
- Voor de website van de school zijn er widgets „Inschrijven voor een cursus” en „Rooster” in het gedeelte „Mijn website”: Widgets voor de website.
- Voor onlinegroepen — een Zoom/Meet-link of een Jitsi-ruimte: Onlinelessen.
Wie ziet wat#
| Rol | Wat beschikbaar is |
|---|---|
| Eigenaar | alles, inclusief geld, terugbetalingen en het verwijderen van foutieve invoeren |
| Schoolbeheerder | leerlingen en gezinnen, groepen, rooster, klassenboek, facturen, betalingen aannemen aan de kassa; handmatige boekingen en terugbetalingen — alleen met het recht „Financiën” |
| Docent | zijn eigen groepen, zijn eigen lessen, klassenboek en huiswerk; zonder geld, gezinnen en wachtlijst |
Het gedeelte is in de rollenbouwer gemarkeerd als gevoelig: erin staan persoonsgegevens van kinderen en het geld van gezinnen.
Wat u kunt uitstellen#
- Online betaling — zolang er geen provider is aangesloten, worden betalingen handmatig geregistreerd (contant, overboeking) of via de kassa.
- De maandelijkse factuurronde — in de eerste maand is het voldoende om betalingen in de kaart van het gezin te registreren; de ronde op de 25e stelt de facturen zelf op.
- Meldingen — schakel ze in nadat u het rooster en de tarieven op uw eigen gegevens hebt gecontroleerd.
- Lokalen — als de les altijd in hetzelfde lokaal is, hoeft u de bezetting van lokalen niet bij te houden.
Problemen oplossen#
| Wat u ziet | Waarom | Wat te doen |
|---|---|---|
| „School is uitgeschakeld op deze vestiging” | de vestiging hoort bij een andere vertical zonder schoolmarkering | de eigenaar klikt op „School inschakelen op de vestiging” |
| Les met de markering „Conflict” | de docent of het lokaal is op dat moment bezet | verplaats de les of wijzig de docent in het lesvenster; „Synchronisatie herhalen” |
| „Synchronisatie: N” bij de groep | de lessen staan nog niet in het inschrijfklassenboek | wacht een minuut of klik op „Synchroniseren” in het rooster van de groep |
| Een kind wordt niet opgeslagen | er is geen gezin of geen toestemming van een ouder | kies een gezin en markeer de toestemmingen pdn en „ouderlijk” |
| „Valuta is vastgelegd” | de school heeft al een gezin | de valuta van de school wordt gewijzigd door de support |
| Tabblad „Instellingen” of „Financiën” is leeg | de schermen worden voorbereid | instellingen — via de support, het geld van het gezin — in de kaart ervan op het tabblad „Leerlingen” |
| Lijst met leerlingen is leeg na een netwerkfout | de index is nog niet bijgewerkt | open het tabblad nog een keer; een beheerder kan de lijsten opnieuw opbouwen |
Veelgestelde vragen#
Kunnen individuele lessen worden bijgehouden? Ja. Een vast rooster — een persoonlijke groep voor één leerling; losse lessen — een gewone afspraak bij een docent in het inschrijfklassenboek, die op de persoonlijke rekening van de leerling terechtkomt.
Waar staan losse gasten en proeflessen? Een proefles wordt geplaatst met de inschrijving „proef” of met een afspraak op een vrije plaats van een les; daarna — de knop „Inschrijven”.
Kunnen leerlingen worden geïmporteerd? Ja, op het tabblad „Leerlingen” — import uit CSV.