School: tarieven, afwezigheid en boekingen
In het onderdeel „School” wordt geld vanuit het klassenboek berekend: de docent markeert een les en de school boekt die zelf bij het gezin volgens het tarief van de leerling. Er hoeft aan het einde van de maand niets in een spreadsheet te worden herberekend — een markering met terugwerkende kracht wordt ook automatisch herberekend, als correctie, niet als herschreven geschiedenis.
Drie regels die altijd gelden:
- Een les die door de school is geannuleerd, wordt nooit geboekt — niet als losse les, niet uit een lessenpakket, niet in een maandelijkse betaling.
- De prijs wordt vastgelegd bij de eerste boeking: het aanpassen van een tarief herschrijft wat al is geboekt niet.
- Bedragen zijn in hele centen (tetri, cent): de afronding is hetzelfde in de interface en op de server.
Tariefmodellen#
| Model | Hoe wordt geboekt | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Per les | voor elke gegeven les volgens de markering en het afwezigheidsbeleid | eenmalig bezoek 35 ₾, individuele les 60 ₾ |
| Lessenpakket voor N lessen | verkoop van het pakket — bij de start van de inschrijving; een les schrijft een eenheid af van het oudste geldende pakket; is dat op, dan wordt het volgende verkocht; geldigheidsduur — vanaf de dag van verkoop | 8 lessen voor 200 ₾ gedurende 45 dagen |
| Per maand | vast bedrag per maand; varianten — „volledige maand”, „naar rato van de lessen binnen de inschrijving”, „op basis van gegeven lessen” (na het einde van de maand) | kinderen 160 ₾ per maand |
| Cursus | één boeking bij de start; een les die door de school is geannuleerd, geeft een deel terug | IELTS voor 12 weken — 720 ₾ |
| In termijnen | delen op hun eigen termijnen (verschuiving in dagen vanaf de start); de som van de delen is gelijk aan de prijs; wie uitvalt, betaalt geen delen na het uitvallen | 3 × 250 ₾ na 0, 30 en 60 dagen |
Een tarief kan een werkingsgebied hebben — cursussen of groepen waarvoor het beschikbaar is — en eigen afwezigheidsregels bovenop de regels van de school. Een groep heeft een lijst met toegestane tarieven; een lege lijst betekent alle passende tarieven.
Een tarief kan niet worden verwijderd — alleen naar het archief worden gestuurd; het tariefmodel verandert na aanmaak niet. Is een ander model nodig, maak dan een nieuw tarief aan en zet de leerlingen daarop over (de actie „Voorwaarden wijzigen” bij de inschrijving).
Afwezigheid en markeringen#
Markeringen in het klassenboek: „Aanwezig”, „Te laat”, „Gewettigd” (afwezigheid met geldige reden), „Afwezig” (zonder geldige reden).
| Markering | Wordt geboekt? |
|---|---|
| Aanwezig, Te laat | ja |
| Afwezig zonder geldige reden | volgens beleid: „afschrijven” (standaard) of „niet afschrijven” |
| Geldige reden | volgens beleid: „niet afschrijven” (standaard), „afschrijven” of „verplaatsen naar inhaalles” |
Venster voor geldige reden (standaard — 12 uur): als een ziekte later wordt gemeld dan dit aantal uren voor de start van de les, geldt de afwezigheid als afwezigheid zonder geldige reden. Voorbeeld voor een lessenpakket van 8 lessen:
- een dag van tevoren gemeld — geldige reden, de les wordt niet afgeschreven;
- 3 uur van tevoren gemeld — later dan het venster, de les wordt afgeschreven als afwezigheid;
- te laat gekomen — de les wordt afgeschreven.
Inhaalles: bij het beleid „verplaatsen naar inhaalles” wordt een gewettigde afwezigheid niet geboekt en kan de leerling een andere les bijwonen.
Markeerwijze#
| Wijze | Niet-gemarkeerde leerling na het einde van de les |
|---|---|
| Aanwezigen markeren (standaard) | geldt als afwezig zonder geldige reden |
| Auto | geldt als aanwezig — alleen afwezigen en te late leerlingen worden gemarkeerd |
Een les wordt na het einde automatisch „gegeven” (controle elke 5 minuten) of via de knop „Les gegeven” in het lesvenster.
Kortingen en eigen prijs#
- Eigen prijs van de leerling — bij de inschrijving („Eigen prijs”) of later via de actie „Voorwaarden wijzigen”.
- Inschrijvingskorting — als percentage of bedrag, met een reden (gezinskorting, handmatig, promo).
- Gezinskorting van de school — een percentage voor het tweede (of N-de) kind van het gezin; wordt ingeschakeld in de instellingen van de school. Een expliciete inschrijvingskorting of eigen prijs vervangt deze.
Bevriezing, pauze, les annuleren#
- Bevriezing (vakantie, ziekte) — lessen in het interval worden niet geboekt, de plek in de groep blijft gereserveerd.
- Pauze — de plek komt vrij; „Hervatten” zet de leerling terug als er een plek is.
- Les geannuleerd door de school — in het lesvenster van „Rooster”: boekingen voor deze les worden automatisch teruggedraaid, gezinnen ontvangen een e-mail als de gebeurtenis „Les geannuleerd” is ingeschakeld. Vóór de bevestiging toont het venster wie door de annulering wordt geraakt en over welke maanden het geld wordt herberekend.
- Proefles wordt niet geboekt in de maandelijkse betaling; de prijs van de proefles is een instelling van de school (gratis, betaald, uitgeschakeld).
Rekening van het gezin#
Een gezin heeft één rekening voor alle kinderen: saldo = betalingen − boekingen. Een negatief saldo is een schuld, een positief saldo is een vooruitbetaling. De gezinskaart (tabblad „Leerlingen”) toont de boekingen van het jaar, het saldo, de bedragen per leerling en de resterende lessenpakketten.
Met de bevoegdheid „Financiën” zijn op de gezinskaart beschikbaar:
- „Betaling aannemen” — contant of per overschrijving;
- handmatige boeking — boeking, korting, correctie, terugbetaling (terugbetaling — niet meer dan de vooruitbetaling), volledige terugdraaiing van een foutieve boeking;
- overboeking van een bedrag tussen leerlingen van het gezin (het saldo van het gezin verandert niet).
Een tweede keer indrukken of opnieuw indrukken na een netwerkstoring verdubbelt de boeking niet. Naast de directe herberekening na een markering controleert de school de boekingen elke nacht om 03:00 volgens de tijd van de vestiging.
Kredietlimiet — de schuld tot welke een gezin als „in orde” geldt (per gezin of algemeen voor de school, standaard 0). Afhankelijk van de instelling sluit een schuld boven de limiet de toegang tot online lessen en de inschrijving voor nieuwe groepen.
Facturen en betaling#
- Maandelijkse run — op de dag van de run (standaard de 25e) ontvangt elk gezin met niet-aangemaakte kosten een factuur: voor de volgende maand (abonnementsgeld vooraf, standaard) of voor de huidige. Het nummer volgt de sjabloon van de school (
Ш-{YYYY}-{N}, elk jaar opnieuw), de betaaltermijn is 5 dagen. Voor dezelfde maand wordt geen tweede factuur aangemaakt. - Statussen „aangemaakt → gedeeltelijk betaald → betaald” sturen het geld zelf: een betaling vereffent de opgegeven factuur, het restant gaat van oude naar nieuwe facturen.
- Online: het gezin betaalt via de link in de e-mail of via de knop „Betalen” in het account — de provider van de vestiging. Zonder aangesloten provider is er geen online betaling.
- Kassa: „Betaling voor onderwijs” in het kassamenu van de schoolvestiging — zoek het gezin op factuurnummer, contant, kaart of gemengde betaling; de kassa print een bon voor een vooruitbetaling. Terugbetaling — op het tabblad „Terugbetaling” in hetzelfde venster (recht „Financiën”).
Voor de Russische Federatie: betaling voor onderwijs — bon „vooruitbetaling”, regels 54-ФЗ voor onderwijs — Bonnen voor fitness en onderwijs.
Problemen oplossen#
| Wat u ziet | Waarom | Wat te doen |
|---|---|---|
| De les is niet in rekening gebracht | markering „geldige reden” in het venster, bevriezing, les geannuleerd of nog niet gegeven | controleer de markering en de status van de les in het klassenboek |
| In rekening gebracht voor een geldige afwezigheid | de reden is later gemeld dan het venster | pas de markering en het tijdstip van melding aan, als het op tijd is gemeld |
| Het lessenpakket is eerder „op” | afwezigheid zonder geldige reden schrijft eenheden af | bekijk het restant van het pakket en de mutaties in de kaart van het gezin |
| Het tarief kan niet worden verwijderd | tarieven worden niet verwijderd | zet het in het archief |
| „Terugbetaling groter dan vooruitbetaling” | terugbetaling is beperkt tot een positief saldo | storneer eerst de onjuiste boeking |
Veelgestelde vragen#
Kan ik halverwege de maand van tarief wisselen? Ja, met de actie „Voorwaarden wijzigen” bij de inschrijving; wat eerder in rekening is gebracht, verandert niet.
Wat gebeurt er met lessen van vóór de inschrijving? Die worden niet in rekening gebracht: de inschrijving geldt vanaf de startdatum.
Hoe zie ik de schulden van alle gezinnen? „Rapporten → Geld”: schulden met leeftijd (0–30, 31–60, 61–90, meer dan 90 dagen), vooruitbetalingen en betalingen zonder boeking.