Poștă și robot telefonic AI

Pentru o afacere mică, poșta vine de obicei în două forme incomode: căsuța personală a proprietarului, unde scriu furnizorii și oaspeții, — sau găzduirea de e-mail, care trebuie cumpărată și configurată separat. Secțiunea „Poștă” oferă a treia variantă: căsuțe proprii ale localului direct în panou — și un client complet, ca să lucrați în ele.

Deschidere: Panou de administrare → Poștă (admin.cenaly.com/mail, grupa „Lucru”). Extensia nu trebuie activată: secțiunea este deschisă tuturor rolurilor, singura condiție fiind accesul la secțiune în setările rolului. Proprietarul vede și administrează toate căsuțele contului, angajatul — pe a sa (filtrarea o face serverul, nu interfața).

Ce este necesar pentru lansare#

Pasul 1. Prima căsuță#

Butonul „Căsuță nouă”. Formularul are patru câmpuri: „Nume înainte de @” (litere latine mici, cifre, punct, cratimă, underscore — anna, info, orders), „Locație” — un punct de lucru concret (adresa va fi pe subdomeniul acestuia) sau „Toate locațiile” (atunci adresa există pe subdomeniul companiei, care se setează o singură dată), „Tip” și „Nume afișat” — ceea ce vor vedea destinatarii.

Patru tipuri de căsuță:

Căsuța poate fi dezactivată (adresa nu va mai primi mesaje) și ștearsă. Ștergerea este permisă doar proprietarului: eliberează adresa pentru o căsuță nouă și șterge mesajele, de aceea confirmarea afișează adresa direct în text și nu poate fi anulată. La căsuța de serviciu „Apeluri”, panoul va elimina totodată cardul sursei din secțiunea „Apeluri”.

Statisticile căsuței (fila „Statistici” din setările poștei — o vede și angajatul la căsuța sa): primite, trimise, câte mesaje primite au atașamente și ce volum — pentru 24 de ore, 7 zile, 30 de zile și pentru toată perioada. Numerele sunt calculate la citire din lista de mesaje, de aceea corespund întotdeauna cu ceea ce se vede în dosar.

Pasul 2. Domeniu propriu#

Butonul „Domeniu propriu” — un asistent în trei pași:

1. Introduceți domeniul. Cel mai sigur este un subdomeniu de forma mail.companiadumneavoastră.ru: poșta care funcționează deja pe domeniul principal va continua să funcționeze.
2. Adăugați înregistrările DNS la registrar. Fiecare înregistrare are un buton „Copiază”, iar alături — două avertismente, pentru care acest pas este descris atât de detaliat:
   • MX pe apex (domeniul propriu-zis, nu subdomeniul) va opri serviciul de poștă pe care îl folosiți acum pe el (Google Workspace, Microsoft 365 etc.);
   • a doua înregistrare SPF strică verificarea în întregime — dacă SPF există deja, trebuie să adăugați fragmentul nostru în înregistrarea existentă, nu să creați una nouă.
3. „Verifică”. Serverul compară înregistrările și spune pentru fiecare: „înregistrarea este vizibilă” sau „înregistrarea nu există încă”. Înregistrările se propagă de obicei în câteva minute.

Domeniul pregătit apare în formularul de creare a căsuței ca grup separat — apoi căsuțele pe el se creează ca de obicei.

Pasul 3. Conectați propriul Gmail sau Yandex#

Dacă aveți deja o căsuță și nu doriți să schimbați adresa, o puteți conecta: mesajele vor veni și vor fi trimise direct din panou. Butonul „Conectați propria căsuță” — din nou trei pași:

1. Adresa de e-mail — completă, de exemplu info@restaurantul-dumneavoastră.ru.
2. Serverul determină sistemul de poștă după înregistrările DNS ale domeniului și afișează instrucțiunea exact a acestui sistem în limba dumneavoastră: unde să intrați și cum să obțineți parola de aplicație (astfel de sisteme nu acceptă parola obișnuită a contului). Dacă sistemul nu a putut fi determinat, adresele serverelor IMAP și SMTP pot fi introduse manual.
3. Rezultat — câte mesaje au fost preluate imediat. Parola este trimisă la server o singură dată și nu se întoarce înapoi.

Aici se alege și cui este accesibilă căsuța: proprietarului și managerilor sau unui singur angajat.

⚠️ O căsuță străină conectată doar se deconectează, nu se șterge: mesajele rămân la furnizorul dumneavoastră, noi nu le atingem.

Pasul 4. Citirea și scrierea#

În stânga — panoul cutiilor poștale, alături bara de foldere: „Inbox” → folderele dumneavoastră → „Toate mesajele” → „Trimise”.

Lista și citirea. Mesajele se încarcă pe măsură ce derulați; un mesaj are etichete, „citit” și „Marchează tot ca citit”. Formatarea străină a mesajului este afișată într-un cadru izolat și nu poate influența panoul. Deasupra listei — câmpul de căutare și trei filtre: „Necitite”, „Cu atașamente” și după etichete (oricare dintre cele selectate). ⚠️ Căutarea se face în rândurile listei — adrese, subiect și începutul mesajului —, nu în corpul mesajelor: un cuvânt din mijlocul unui mesaj lung nu va fi găsit.

Redactarea. Butonul „Redactează” deschide o fereastră cu setul obișnuit: „Către”, „Copie”, „Subiect”, text formatat, atașamente. Semnătura se inserează automat în mesajul nou (se activează din setări), șabloanele de răspuns sunt comune pentru întregul cont. Răspunsul citează originalul: corpul se deschide gol, dedesubt semnătura, mai jos — „data, expeditorul a scris:” și textul mesajului original. Se citează textul, nu formatarea; o singură citare nu este considerată mesaj — „Trimite” așteaptă până apare textul dumneavoastră propriu.

Ciorna nu se pierde. Ce ați tastat se salvează în browser: o clicire greșită pe lângă fereastră, F5 sau o tabletă descărcată nu șterg mesajul — la revenire apare banda „Ciornă restaurată” cu butonul „Golește”. Ciorna este proprie fiecărei cutii poștale și fiecărui răspuns, pentru ca o ciornă din cutia comună să nu apară în cea personală.

Soarta mesajelor trimise. În „Trimise”, rândul afișează un chip de livrare: „Livrat”, „Nelivrat” sau „Reclamație spam”. Când câmpul lipsește — chipul lipsește cu totul: „necunoscut” este o stare normală (evenimentul încă nu a ajuns), iar un semn de întrebare gri ar speria acolo unde totul este în regulă. „Nelivrat” înseamnă de obicei o adresă străină inexistentă, nu o defecțiune a serviciului.

Pasul 5. Folderele și regulile de sortare#

Fila „Foldere și reguli” din setările poștei.

Foldere. Până la 30 de foldere proprii pentru fiecare cutie poștală: nume și culoare. Mesajul se mută manual cu selectorul din cardul mesajului, iar în listă i se vede chipul folderului. Imediat ce apare primul folder, „Inbox” începe să însemne „încă nesortat” — de aceea alături apare „Toate mesajele”: altfel un mesaj sortat ar părea dispărut. Ștergerea unui folder nu șterge mesajele — ele revin în „Inbox”, iar regulile care le puneau acolo se dezactivează.

Reguli. Până la 20 per cutie poștală, ordinea contează: se aplică prima care se potrivește, de aceea cele importante se urcă mai sus. O regulă are două moduri:

Diferența este explicată direct în interfață; apelul modelului este contra cost și trece prin evidența obișnuită a cheltuielilor IA, pe cenaly.ru funcționează un model local. O regulă poate, de asemenea, să marcheze imediat mesajul ca citit, iar butonul „Aplică la mesajele din cutie” rulează regulile pe mesajele nesortate de sus. Mutarea manuală este mai puternică decât regulile: o relivrare și trecerea în fundal nu vă suprascriu sortarea.

⚠️ O regulă fără nicio condiție și fără descriere pentru IA va lua toate mesajele — panoul vă va avertiza și nu va salva o astfel de regulă.

Pasul 6. Accesul angajaților la cutia poștală#

Fila „Acces” (doar proprietarul). Pentru fiecare angajat cu login — unul dintre cele trei niveluri:

Până la 50 de persoane per cutie poștală. „Citire” nu poate fizic să trimită un mesaj: interdicția este pe server, nu doar în interfață. Setările cutiei poștale în sine rămân, în ambele cazuri, la proprietar. Proprietarul cutiei poștale și proprietarul contului nu apar în listă — ei au oricum acces complet.

Robotul de răspuns automat#

Secțiunea „Robot de răspuns automat” din setările poștei — există pentru toate tipurile de cutie poștală, cu excepția agentului IA (acolo de răspunsuri se ocupă agentul însuși).

Comutatorul „Răspunde automat la mesajele primite” (robotul activat este vizibil prin chipul „↩” în panoul cutiilor poștale), „Subiectul răspunsului” (gol — se va prelua subiectul mesajului primit cu „Re:”), „Textul răspunsului”, fereastra „Activ de la” / „Activ până la” (date goale — fără limitare, ambele inclusive) și „Pauză între răspunsuri către aceeași adresă, ore” — protecție împotriva buclei, zero înseamnă valoarea implicită a serverului.

Răspunde serverul în momentul livrării mesajului, nu panoul deschis — nu este nevoie să închideți fila. Împotriva buclei a două roboate de răspuns automat există trei bariere independente: recunoașterea marcajelor de serviciu ale răspunsurilor automate și ale newsletterelor (răspunsul nostru pleacă și el marcat ca automat), pauza pe expeditor și marcajul „acestui mesaj i s-a răspuns deja” — o relivrare nu va genera un al doilea răspuns.

⚠️ Pe cenaly.ru robotul de răspuns automat se configurează, dar nu răspunde — serviciul care îl execută funcționează doar în conturul AWS. Este singurul loc unde setarea se salvează, dar acțiunea nu are loc; vezi „Limitări”.

Asistenți AI pentru răspuns#

Aceștia sunt antrenori de apeluri, nu automatizare: ei scriu o ciornă, iar dumneavoastră trimiteți e-mailul.

Asistenții sunt creați de proprietar în setările de e-mail → „Asistenți” (până la 20 per cont). Fiecare are:

• Nume — „Vânzări”, „Suport”, „Rezervări”;
• Instrucțiuni (până la 4000 de caractere) — cine este și cum răspunde: ce să ofere, ce să evite, cum să reacționeze la reclamații;
• Ton și limbă de răspuns („Ca în e-mail” sau una concretă);
• Punct de lucru, în numele căruia răspunde;
• Acces la date — prin comutatoare: „Catalog și prețuri”, „Comenzile expeditorului” (după adresa acestuia), „Fișa unității” (nume, adresă, telefon, program) și baza de cunoștințe (nu se folosește / toată / până la trei colecții selectate).

În fereastra de răspuns, angajatul alege asistentul din listă, dacă dorește îi dă un indiciu unic („refuză politicos”) și apasă „Propune răspuns”. Asistentul citește e-mailul primit — chiar cel la care răspundeți — și returnează o ciornă; într-un e-mail nou fără original, panoul spune exact asta. Nimic nu se trimite și nu se rescrie în silence: textul se inserează în e-mail cu mâna dumneavoastră, înainte de semnătură și citat. Expresiile de tipul „eu sunt AI” din ciornă sunt evidențiate cu un avertisment.

Proprietarul vede sub listă rândul „Acces: …” — ce comutatoare are activat asistentul selectat; angajatului nu i se arată instrucțiunile și comutatoarele. Din baza de cunoștințe asistentul ia doar documentele deschise clienților: răspunsul iese în exterior.

Agentul AI al căsuței poștale#

Dacă căsuța poștală este creată cu tipul „Agent AI”, el însuși sortează mesajele primite. Setările — cinci file:

Există două butoane de verificare: „Verifică” — o rulare a regulilor fără niciun e-mail în exterior, rezultatul ajunge în jurnal; „Rulează agentul” — trimite un e-mail anume agentului încă o dată, conform setărilor actuale.

Accesul agentului la documentele bazei de cunoștințe private se activează individual, pe documente — prin comutatorul „disponibil din e-mail”.

Legătura cu sarcinile și CRM#

• E-mail din sarcină. Butonul „✉️ Scrie” din cardul sarcinii deschide fereastra de e-mail deasupra sarcinii — persoana nu este aruncată din sarcină și din conversație — iar e-mailul trimis se reține în ea: se vede că furnizorului i s-a scris deja și dacă a venit un răspuns. Vezi „Panoul de sarcini”.
• E-mail în cardul contrapartidei. Mesajul primit livrat se înregistrează ca activitate în cardul contrapartidei din „Companii și facturi” — potrivirea se caută după adresă, se activează printr-un comutator în secțiunea „Automatizare” a CRM. Invers, din card duce un link direct la e-mail, în folderul potrivit.
• Scânteia asistentului AI există la trei suprafețe complexe ale poștei — „Foldere și reguli”, setările agentului AI și „Domeniile proprii”: el va explica exact acest bloc.

Limitări#

• Căutarea nu se uită în corpul e-mailurilor. Ea merge după adrese, subiect și începutul e-mailului; lista folderului este limitată de sus și se află în întregime în memoria filei.
• Ciorne pe server nu există. Ciorna trăiește în browser: pe alt dispozitiv nu o veți vedea, iar dacă are mai mult de o săptămână nu vi se mai propune.
• Pe cenaly.ru nu există căsuțe poștale cu agent AI, robot de răspuns automat și chip de livrare. O căsuță poștală cu tipul „Agent AI” nu se poate crea acolo; setările robotului de răspuns automat se salvează, dar nu are cine să răspundă la e-mailuri; evenimentele despre livrare și reclamațiile privind spamul ajung doar în conturul AWS. Tot restul — căsuțe poștale, foldere, reguli, asistenți — funcționează în ambele cloud-uri.
• Regulile „Decide AI” nu se declanșează instantaneu — în câteva minute după livrare, iar fiecare analiză este tarifată ca un apel AI obișnuit. Regulile după condiții funcționează imediat și gratuit.
• O căsuță poștală străină conectată nu se șterge, ci se deconectează — e-mailurile rămân la furnizor. Ștergerea unei căsuțe poștale proprii, dimpotrivă, este ireversibilă: adresa se eliberează, e-mailurile se șterg.
• Limite: 30 de foldere și 20 de reguli de sortare per căsuță poștală, 50 de persoane per căsuță poștală în „Acces”, 20 de asistenți per cont, instrucțiunile asistentului până la 4000 de caractere. Căsuța poștală are o limită zilnică de trimitere și un plafon al numărului de destinatari — panoul vă va spune dacă le-ați atins.
• Domeniul nu se confirmă imediat. În primele minute după crearea primei căsuțe poștale a domeniului, trimiterea poate fi respinsă cu mențiunea „domeniul este încă în curs de confirmare de către furnizorul de e-mail” — este normal.

Depanare#

Analiza generală pe simptome — depanare; dacă nimic nu a ajutat, scrieți-ne — cum puteți obține ajutor.

Întrebări frecvente#

Trebuie să cumpăr găzduire de e-mail?#

Nu. Căsuțele de forma anna@точка.cenaly.com funcționează imediat, fără domeniu și fără un furnizor terț. Un domeniu propriu este necesar doar dacă adresa trebuie să arate ca al dumneavoastră.

Pot păstra Gmail-ul propriu și totuși să lucrez în panou?#

Da — asistentul „Conectați-vă propria căsuță poștală” preia în trei pași e-mailurile prin IMAP și va trimite prin SMTP-ul dumneavoastră. Adresa și e-mailurile rămân la furnizorul dumneavoastră.

Prin ce diferă asistentul de răspuns de agentul AI?#

Asistentul este un antrenor de apeluri: el scrie o ciornă, iar e-mailul îl trimiteți dumneavoastră. Agentul este un tip separat de căsuță poștală: el însuși sortează mesajele primite după regulile dumneavoastră și, dacă ați permis, răspunde singur. Agentul există doar în perimetrul AWS.

Robotul de răspuns funcționează pe cenaly.ru?#

Îl puteți configura, dar răspunsurile automate nu pleacă de acolo: serviciul care răspunde la e-mailuri funcționează doar în perimetrul AWS. Deocamdată este singurul loc din secțiune unde setarea se salvează, dar acțiunea nu are loc.

Cine va citi e-mailurile căsuței poștale comune?#

Cei cărora proprietarul le-a dat acces în fila „Acces” și proprietarul însuși. Nivelul „Citire” chiar doar citește: interdicția de trimitere este impusă pe server.

Ce se va întâmpla cu e-mailurile dacă șterg căsuța poștală?#

Ele vor fi șterse, iar adresa se eliberează pentru o căsuță poștală nouă. Acest lucru este ireversibil, de aceea confirmarea afișează adresa direct în text. Dacă trebuie doar să nu mai primiți e-mailuri — dezactivați căsuța poștală în loc să o ștergeți.

Secțiuni conexe#

• Angajați și ture — conturile de autentificare pentru care se creează căsuțe poștale și li se acordă acces
• Chat de lucru și oaspeți — corespondența internă și dialogurile cu oaspeții, a nu se confunda cu e-mailul
• Panoul de activități al turei — e-mailul trimis direct din cardul activității
• Companii și facturi — e-mailul primit ca activitate în cardul contrapartidei
• Bază de cunoștințe — de unde asistenții și agentul iau faptele
• Modele AI și cheia proprie — prin ce furnizor funcționează funcțiile AI ale poștei
• Apeluri — căsuța poștală de serviciu „Apeluri” și transcrierile conversațiilor
• Date și securitate — unde se află e-mailurile și cine are acces la ele