Журнал бронювань

Журнал бронювань — робочий екран салону краси (та інших сервісів із записом). Це денна сітка: за стовпцями — майстри, по вертикалі — час. Тут ви створюєте записи на послуги, переносите їх і ведете за статусами.

Відкрити: Адмін-панель → Записи (admin.cenaly.com).

Кабінети, обладнання та планування візиту#

Фахівці ведуться як люди, кабінети та апарати — як окремі ресурси запису. Укажіть, які ресурси потрібні кожній послузі. Перевірка доступності поєднує розклад фахівця, зайнятість ресурсів і перерви послуги.

У журналі персоналу можна скласти візит із кількох послуг або серію візитів. Ці дії не означають такої самої можливості в гостьовому віджеті. Перед підтвердженням перевірте запропоновані дати й конфлікти.

Розклад використовує часовий пояс точки. Задайте його до відкриття онлайн-запису, особливо якщо реєстратор працює з іншої країни. Зміна статусу з позначкою очікування ще потребує підтвердження сервера: помилку або непідтверджену дію потрібно розібрати перед продовженням роботи.

Для клініки виберіть пресет «Клініка»: лікар, кабінет, пацієнт, прийом. Історія пацієнта тут адміністративна; медкарти, діагнози та протоколи лікування до модуля не входять. Дії лікаря обмежуються його роллю та призначеними йому візитами.

У школі використовуйте запис для пробних та індивідуальних уроків. Відвідуваність постійної групи та гроші родини належать до шкільного сценарію, описаного в першому дні.

Денна сітка#

Угорі — панель дня з кнопками сьогодні / попередній день / наступний день. Під кожним майстром — свій стовпець із записами за часом; для записів без призначеного майстра є окремий стовпець «Без майстра». Сітка оновлюється сама: запис, оформлений гостем або колегою, з'являється в ній без перезавантаження сторінки.

Звук і оповіщення про нові записи#

Значок 🔔 / 🔕 у шапці журналу вмикає звук і спливаючі оповіщення про нові записи. Працюють вони лише поки ця сторінка відкрита: якщо браузер заборонив повідомлення, кнопка стане бурштиновою з підказкою дозволити їх у налаштуваннях сайту.

Тому під шапкою висить плашка «Поки адмінка закрита, ви не дізнаєтеся про нові записи» з кнопкою «Підключити Telegram-повідомлення» — вона відкриває майстер підключення прямо на місці, не ведучи до магазину застосунків. Коли бот точки вже підключений, замість плашки залишається тиха підказка з посиланням: її потрібно відкрити з того облікового запису Telegram, який має отримувати оповіщення. Плашку можна приховати кнопкою «Не показувати».

Довідник майстрів#

Кнопка «Майстри» відкриває реєстр фахівців. Майстер — це співробітник із загального довідника співробітників з роллю майстра; заводити йому логін не обов'язково — можна додати «співробітника-ресурс», який існує лише як стовпець у розкладі. По кожному майстру:

• Ім'я;
• Колір — яким його записи виділяються в сітці;
• Активний — чи бере участь у розкладі;
• Послуги — які послуги він виконує (усі або вибрані);
• Розклад роботи — робочі години за днями тижня; день без галочки вважається вихідним;
• Щоденні перерви — обід та подібні часові слоти, вони вирізаються з кожного робочого дня;
• Відпустка та лікарняний — періоди дат, у які майстер недоступний, з необов'язковою позначкою;
• Разові дні — виняток на конкретну дату: зробити її вихідним або задати особливі години. Разовий день сильніший за тижневий розклад — ним закривають «цієї суботи працюємо до 15:00» без правки розкладу назавжди.

Розклад, перерви та відпустка діють не лише в журналі, а й в онлайн-записі: ці години гостю просто не пропонуються.

Якщо майстрів ще немає, додайте першого — без них сітку заповнити не вдасться.

Новий запис#

Кнопка «Новий запис» відкриває форму:

• Клієнт і телефон;
• Послуга (зі списку) та її тривалість у хвилинах;
• Майстер;
• Дата й час;
• Коментар.

Після збереження запис з'являється в сітці у стовпці майстра. Журнал не дасть записати «в нікуди»: якщо час виходить за години запису локації або майстер у цей час не працює, форма чесно скаже про це.

Статуси візиту#

Відкривши запис, ви ведете його за статусами:

Статусів рівно шість. Якщо був потрібен депозит, а його не сплатили за час утримання часового слота, окремого статусу не з'являється: запис переходить у «Скасовано», а причина — «депозит не внесено вчасно» — дописується до статусу в картці.

Дії (підтвердити / «У кріслі» / завершити / неявка / скасувати / перенести) перемикають статус прямо в картці запису. Перенесення зберігає вже сплачений депозит — платити знову гостю не потрібно.

Депозит і штраф за неявку#

Класичний біль салону — «записався і не прийшов». Проти нього є передоплата: у вікні «Налаштування запису» вмикається блок «Політика депозиту»:

• перемикач «вимагати депозит під час онлайн-запису»;
• сума — відсотком від вартості послуги або фіксованою сумою (для конкретної послуги можна задати свою умову);
• безкоштовне скасування за N годин до візиту.

Як це виглядає в житті:

• гість під час онлайн-запису бачить суму й умови, часовий слот тримається обмежений час до оплати; не оплатив — запис скасовується сам із позначкою «депозит не внесено вчасно», а час повертається в продаж;
• статус депозиту видно в картці запису: оплачено, очікує оплати, повернено, згорів;
• скасував гість вчасно — гроші повертаються автоматично; скасував пізно або не прийшов — депозит утримується, і журнал показує про це повідомлення;
• перенесення запису депозит не скидає.

Депозит потребує підключеного онлайн-еквайрингу. Схожий, але гнучкіше налаштовуваний механізм є у бронювань столів — див. Бронювання столів.

Онлайн-запис клієнта#

Клієнт може записатися сам — послуга → майстер → вільний часовий слот → контакти:

• на вашій вітрині;
• на вашому власному сайті — віджетом «Онлайн-запис», див. Мій сайт. Віджет з'являється, коли в меню є хоча б один товар із типом «Послуга»;
• у Telegram — міні-додаток запису у вашому боті.

Усі записи, звідки б вони не надійшли, потрапляють до одного й того самого журналу.

Вільний час рахується за розкладом майстра, його перервами, відпустками й разовими днями, за тривалістю послуги (плюс буфер на прибирання робочого місця, якщо він заданий для послуги) і за вже зайнятим часом. Загальні рамки для всієї точки — шестерня налаштувань розділу в журналі, вікно «Налаштування запису», блок «Години онлайн-запису».

Для самої послуги в розділі «Меню» можна задати не лише тривалість: буфер після візиту, скількох гостей вона приймає одночасно, яким майстрам вона доступна та власні умови депозиту.

Якщо все зайнято, гість може натиснути «Повідомити, якщо звільниться» — і отримає повідомлення, коли часовий слот відкриється (зокрема якщо він звільнився через неоплачений вчасно депозит).

Напис «Ви записані» гість бачить лише після того, як запис справді створено. Якщо за ті секунди, що він заповнював контакти, час устигли зайняти, гість отримає чесну відмову, а сітка одразу перезбереться — двох гостей на один час до одного майстра система не пропустить. Коли гість не вибирає майстра сам, вільного призначаємо під час створення запису.

Якщо підтвердження чомусь затрималося, замість «Ви записані» гість побачить «Підтвердження поки не надійшло, заклад зв'яжеться з вами». Такий запис зазвичай усе одно доходить до журналу — перевірте його й передзвоніть гостю.

Що гість отримує одразу після запису#

На екрані підтвердження — номер запису, а поруч, залежно від вашої точки:

• 🔔 Нагадування в Telegram — кнопка веде до вашого бота (з'являється, якщо бот підключений);
• Керувати записом — посилання на сторінку перенесення й скасування;
• Додати в календар — подія для календаря телефона або комп'ютера;
• лист на пошту — якщо гість залишив e-mail.

Керування записом за посиланням#

Посилання «Керувати записом» відкриває окрему сторінку. Ні особистого кабінету, ні пароля, ні додатка гостю не потрібно — достатньо самого посилання; воно ж надходить у листі-підтвердженні.

На цій сторінці гість може:

• подивитися послугу, майстра, дату й час;
• перенести запис на інший вільний час;
• скасувати запис;
• внести депозит, якщо він потрібен (для записів із віджета на вашому сайті це єдине місце оплати);
• підключити нагадування в Telegram.

Перенесення й скасування одразу видно в журналі — підтверджувати їх окремо не потрібно.

⚠️ Посилання і є ключем до запису: той, кому гість його переслав, теж зможе перенести або скасувати візит.

Лист-підтвердження на пошту#

У формі запису є необов'язкове поле e-mail. Залишив гість адресу — одразу після підтвердження йому надходить лист: послуга, дата й час (у часовому поясі закладу), тривалість, адреса закладу, номер запису й кнопка «Керувати записом». Не залишив — просто нічого не надсилаємо, на сам запис це жодним чином не впливає.

Лист не надходить, якщо запис створив адміністратор у журналі, якщо система відмовила в записі або якщо для послуги потрібен депозит і він ще не оплачений. Повторна спроба гостя другого листа не породжує.

Листи надходять вісьмома мовами контуру запису — англійською, російською, грузинською, турецькою, албанською, німецькою, українською та вірменською; мова добирається за тією, якою гість оформлював запис, для решти мов лист буде англійською.

Часовий пояс закладу#

Гостьова частина працює за часом закладу, а не за часом пристрою гостя. Гість з іншого поясу бачить поруч із вибором часу підпис «час закладу (Asia/Tbilisi)», а в листі — рядок «Час указано в часовому поясі закладу». У цьому ж поясі надходять листи й нагадування.

А ось сітка журналу малюється за часом пристрою адміністратора: години й хвилини запису виводяться так, як їх бачить браузер. Поки ви працюєте зі своєї країни, різниці немає; якщо адміністратор відкриває журнал з іншого часового поясу — звірте пояс, інакше запис на 14:00 покажеться йому в інший час.

Пояс береться з налаштувань точки — розділ «Локації», поле часового поясу. Перевірте його перед тим, як вмикати онлайн-запис: особливо якщо обліковий запис заводили не зі своєї країни.

Нагадування в Telegram#

Якщо в точки підключено Telegram-бот, гість, який записався через нього, отримує:

• підтвердження запису, а також повідомлення про перенесення й скасування;
• нагадування за 24 години та за 2 години до візиту з кнопками «Прийду» і «Скасувати» — натискання одразу змінює статус запису в журналі.

Власник і адміністратор отримують сповіщення про нові записи та скасування у свій чат — окремий блок налаштувань «Сповіщення власнику».

Час у всіх повідомленнях показується в часовому поясі точки.

Тексти нагадувань перекладено чотирма мовами — англійською, російською, грузинською та турецькою (листи на пошту при цьому надсилаються вісьмома). Якщо гість оформлював запис іншою мовою, нагадування надійде англійською.

Скасування кнопкою в боті враховує депозит: якщо гість устиг у вікно безкоштовного скасування, гроші повертаються автоматично і бот пише про це («депозит повертається на ту саму картку»); якщо вікно минуло — повідомляє, що депозит утримано. Ручне повернення залишається лише для випадків, коли автоматичне повернення не пройшло, — тоді бот чесно попередить гостя, що заклад зв'яжеться з ним.

Звідки надійшли записи#

У записів, які гість оформив через віджет на вашому сайті, у журналі стоїть значок 🌐 з підказкою «З сайту» — одразу видно, чи працює канал.

Кнопка «🌐 Віджет на сайті» відкриває воронку віджета за 7, 30 або 90 днів:

Окремо показано «Слот зайняли, поки обирали» (втрачені записи — привід додати майстра або скоротити кроки), технічні збої, скільки гостей побачили вимогу депозиту і скільки залишилися його чекати, скільки підключили нагадування в Telegram і додали візит у календар, а також мови, якими відкривали віджет. Це лише лічильники: персональних даних гостей у них немає.

Абонементи#

Кнопка «🎟️ Абонементи» відкриває пакети послуг: ви описуєте план-шаблон («10 стрижок», «безліміт на місяць»), випускаєте абонемент конкретному клієнту, а візити списуються з нього в міру відвідувань. Підтримується й регулярне продовження з автосписанням.

Обмеження#

• Віджет онлайн-запису з'являється не завжди. Йому потрібні увімкнене бронювання в точки та хоча б одна позиція з типом «Послуга» в меню — інакше віджет мовчки не показується, щоб не відкривати гостю порожню панель.
• Переносити й скасовувати візит у самому віджеті не можна. Це робиться на окремій сторінці за посиланням «Керувати записом» — воно надходить гостю на екрані підтвердження та в листі.
• Лист надсилається, лише якщо гість залишив e-mail. Поле необов'язкове; листів немає й за записами, створеними адміністратором у журналі, і за несплаченими депозитами.
• Час завжди в часовому поясі закладу. Гість з іншого поясу бачить підпис поясу поруч із вибором часу — «14:00» означає 14:00 у вас.
• Вільний час рахує система, а не ви. На нього впливають розклад майстра, перерви, відпустки та разові дні, тривалість послуги з буфером і «Години онлайн-запису» точки — вручну «відкрити» зайнятий слот у віджеті не можна.
• На сайті, зробленому нашим конструктором, віджет увімкнено за замовчуванням: він змінює верстку сторінки, тому вмикається вами усвідомлено.

Усунення неполадок#

Кнопки «Записатися» немає на моєму сайті.

1. Немає жодної позиції-послуги в меню або вимкнено бронювання в точки — віджет у цьому разі не показується.
2. Тег не знайдено — натисніть «Перевірити встановлення» в розділі «Мій сайт». Тег, вставлений через Google Tag Manager, перевірка не побачить — дивіться сайт очима.
3. Зміни не доїхали — файли віджетів роздаються через CDN з кешем 5 хвилин: зачекайте й оновіть сторінку з очищенням кешу.
4. Кнопку поглинула мультикнопка — якщо у її віялі є пункт «Записатися», власна кнопка віджета гаситься навмисно.

Гість не бачить вільного часу. Перевірте по черзі: розклад майстра та його перерви, разові дні й відпустки, «Години онлайн-запису» в налаштуваннях розділу, тривалість послуги разом з буфером після візиту та вже зайняті слоти. Якщо все зайнято, гостю доступна кнопка «Повідомити, якщо звільниться».

Посилання на конкретну послугу або майстра відкриває звичайний перший крок. Отже, ідентифікатор застарів — послугу перейменували або майстер звільнився. Віджет у цьому разі не ламається, а показує звичайний вибір з першого кроку; виправте ідентифікатор в атрибуті тега.

Гість побачив «Підтвердження поки не надійшло». Запис зазвичай усе одно доходить до журналу — перевірте її в сітці та передзвоніть гостю.

Записів із сайту не видно в статистиці. Воронку віджета показує кнопка «🌐 Віджет на сайті» в журналі запису: скільки разів кнопку побачили, скільки гостей відкрило панель і скільки записалося. У самих записів із сайту стоїть бейдж «З сайту».

Пов'язані розділи#

• Мій сайт — віджет онлайн-запису для зовнішнього сайту
• Telegram — підключення бота
• Співробітники та зміни — облік робочого часу персоналу
• Постійні гості — історія клієнтів
• Бронювання столів — схожа логіка броні для ресторанів

Часті запитання#

Що робити із записом без майстра?#

Він потрапляє до колонки «Без майстра» — призначте майстра пізніше, відкривши запис.

Звідки беруться послуги у формі?#

З вашого каталогу послуг; для кожної задана тривалість, яка підставляється в запис.

Як позначити, що клієнт не прийшов?#

У картці запису виберіть дію «Неявка» — статус зафіксується як no-show. Якщо за записом було сплачено депозит і ввімкнено його утримання, він спишеться на користь закладу, про що журнал одразу повідомить.

Чи можуть двоє гостей записатися на один час до одного майстра?#

Ні. Час закріплюється за записом у момент створення: другий гість отримає відмову й побачить оновлену сітку з вільними годинами.

Як закрити майстру день або частину дня?#

Обід і подібні вікна — «Щоденні перерви» в картці майстра, окрема дата — «Разові дні» (вихідний або особливі години на цей день), тривалі періоди — «Відпустка та лікарняний». Щоб закрити години всієї локації, змініть «Години онлайн-запису» в налаштуваннях запису.

Гість записався, а лист не надійшов#

Перевірте, чи залишав він e-mail: поле необов'язкове. Листів немає за записами, створеними в журналі адміністратором, і за несплаченими депозитами. Якщо адреса була — попросіть гостя зазирнути до папки «Спам».

Гість в іншому часовому поясі — який час він вибирає?#

Час закладу. Поруч із вибором часу віджет підписує часовий пояс, тож «14:00» означає рівно 14:00 у вас, а не в гостя.