Співробітники та зміни

Сторінка Співробітники дає змогу надати персоналу власні логіни до адмін-панелі: кожен входить зі своїм email і паролем і бачить лише ті розділи, які дозволені його роллю. Тут же ведеться графік змін та облік відпрацьованого часу.

Відкрити: Адмін-панель → Співробітники. Набір вкладок залежить від того, хто дивиться: власник бачить усі сім (Співробітники · Ролі та доступ · Зміни · План-факт · Зарплата · Вартість праці · HR), менеджер — чотири (Мій кабінет · Зміни · План-факт · HR), решта співробітників — три (Мій кабінет · Зміни · План-факт): свій кабінет з графіком, годинами та розрахунковими листками плюс загальний графік змін і табель — але лише для перегляду, без права змінювати зміни.

Ролі та доступ#

Доступ будується за двома осями: ярус (базове право, яке перевіряє сервер) і посада (готовий набір розділів і повноважень каси).

Плюс загальні інструменти зміни, доступні всім: дошка завдань, база знань, навчання, пошта та робочий чат. У робочому чаті, крім загального каналу, каналів за точками та особистих діалогів, є робочі групи (створюють власник і керівники, склад набирається зі співробітників) та ШІ-помічник компанії — особистий діалог, у якому співробітник запитує за документами бази знань і отримує відповідь із посиланнями на джерела.

Поверх ярусів є конструктор посад: 21 готовий пресет під різні вертикалі (старший зміни, касир, продавець, хост, бармен, бухгалтер, закупівельник, комірник, HR, маркетолог, менеджер із продажу, ресепшен, покоївка, підтримка, технік, оператор ПВЗ та інші) — з готовим набором розділів і прав на касі (максимальна знижка, скасування товарів, повернення без чека, право схвалення, «адмін зали»). Будь-який пресет можна поправити під себе або зібрати свою посаду з нуля.

Розділ дається ролі не «все або нічого»: у кожного дозволеного розділу три рівні — 👁 перегляд, ✏️ зміна даних і ⚙️ налаштування розділу. Можна, наприклад, відкрити комірнику склад на перегляд і правку, але не пустити його в налаштування, а бухгалтеру залишити лише читання фінансів. Тьмяна іконка означає, що право вимкнено; поруч із кожним розділом є підказка, що в ньому лежить.

Що рівень змінює на екрані співробітника#

Рівень — це не лише галочка в налаштуванні ролі, він видно в роботі:

• 👁 лише перегляд — у шапці розділу з'являється плашка «Лише перегляд» з поясненням, хто видає право на зміну, а кнопки «додати», «створити», «видалити» стають неактивними (при наведенні видно чому). Списки, пошук, фільтри, друк і вивантаження працюють як завжди — дивитися й роздруковувати ніхто не заважає.
• ✏️ зміна — звичайна робота з розділом. Додатково сервер видає такому співробітнику право запису в дані розділу; без цього рівня запис неможливий фізично, навіть в обхід інтерфейсу.
• ⚙️ налаштування — шестерня «Налаштування розділу» в шапці вікна. Без цього рівня шестерні просто немає: параметри розділу співробітник не побачить і не змінить. У загальному розділі «Налаштування» в такої ролі залишаються лише особисті вкладки — «Інтерфейс» (як виглядає адмінка особисто в нього) та «Особисті SIP-облікові записи»; параметри кабінету приховані.

Рівні вже враховують розділи Меню, Замовлення, Склад, Співробітники, Клієнти, Записи, Столи та бронювання, Каса, Фінанси і Налаштування; шестерня «Налаштування розділу» гейтиться рівнем ⚙️ в усіх розділах одразу. Решта розділів поки показують увесь вміст ролі без поділу на перегляд і правку — доводимо їх по черзі.

Власник зберігає повний доступ до всіх розділів, включно з фінансами, зарплатою, підпискою та налаштуваннями.

Як додати співробітника#

1. Натисніть «Додати співробітника».
2. Укажіть ім'я та посаду.
3. Вирішіть, чи потрібен йому вхід до адмінки. Потрібен — укажіть email (він же логін) і пароль або натисніть «Згенерувати». Не потрібен — співробітник усе одно заводиться: він буде в графіку змін, у табелі та в зарплаті, просто без логіна (так зручно заводити майстрів і лінійний персонал).
4. Заповніть оплату — ставка за годину, оклад або комісія, за потреби податковий профіль. Вирахування та інші податкові дані людини задаються вже в її картці, на вкладці «Кадрова справа»: у вікні оплати 💰 туди веде посилання «Відкрити податкові дані».
5. Передайте дані співробітнику — пароль показується лише один раз (є кнопка «Скопіювати дані», можна надіслати листом).

Будь-якої миті можна скинути пароль, задати PIN касира (4–6 цифр — швидке перемикання на спільному терміналі та підтвердження операцій), додати нотатки, тимчасово деактивувати співробітника або видалити його — тоді він більше не зможе увійти.

Якщо такий email уже зареєстровано на платформі, система запропонує підключити наявного користувача: людина працює одразу в кількох облікових записах під своїм паролем і перемикається між ними.

Якщо в облікового запису налаштовано телефонию, прямо в картці співробітника з'являється блок додаткового (SIP): видати номер при наймі, скинути пароль облікового запису або відкликати його при звільненні — не виходячи в розділ «Телефонія». Блок видно лише власнику і лише за наявності локації з підключеною телефоною.

Робочі місця#

У сайдбарі адмінки є перемикач «Робоче місце»: Адміністрування, Зал, Кухня, Бар, Каса, Хост, Доставка, Склад, Закупівлі, Фінанси, Маркетинг, HR, Ресепшн, Прибирання, Пункт видачі та інші — загалом близько двох десятків, причому показуються лише доречні для вашого типу бізнесу. Він звужує меню до потрібних розділів — зручно на планшеті офіціанта (тільки «Замовлення», «Каса», «Кухня», «Видача», «Схема залу») або на кухонному пристрої. У деяких посад робоче місце закріплено жорстко: офіціант завжди працює в «Залі».

Робоче місце — це фільтр поверх прав ролі: доступ визначається роллю, робоче місце лише прибирає зайве з екрана.

Зміни: план і факт#

На сторінці співробітників ведеться графік змін:

• План — тижнева сітка «співробітники × дні»: зміна створюється кліком, минулий тиждень можна скопіювати цілком, а типові зміни — розкотити шаблоном на діапазон дат. Система попередить про перетини. Готовий тиждень публікують — задіяні співробітники отримують повідомлення, зміни після публікації позначаються. Якщо табель місяця вже закрито, зміни в ньому не ставляться й не правляться — сітка повідомляє про це плашкою «🔒 Табель за <місяць> закрито» до першого кліку, а відкрити місяць заново можна у вкладці «План-факт» (знімає замок власник облікового запису);
• Відпустки, лікарняні та відгули — співробітник подає запит, менеджер схвалює; схвалене одразу видно в графіку;
• Обміни змінами — співробітник пропонує свою зміну конкретному колезі або «всім із цією роллю», забирає відкриту зміну; фінальне слово за менеджером. Якщо в того, хто бере зміну, цього дня вже стоїть своя зміна внакладку, заявка попередить про це до схвалення — обмін із накладенням система не застосує. Сам співробітник бачить це ще раніше: у пропозиції та у відкритої зміни стоїть рядок «Цього дня у вас уже є зміна 19:00–23:00», а якщо час перетинається — що взяти цю зміну не вийде, і кнопка «Прийняти»/«Забрати зміну» за такого накладення неактивна: заявку, яку все одно не можна схвалити, система не створює;
• Факт — співробітник відмічає прихід і вихід в один клік (є й «перерва/повернувся»); час ставить сервер, «накрутити» його з пристрою не можна. Можна вимагати, щоб відмітка робилася на місці — за геопозицією або тільки з термінала закладу (планшет із PIN-падом або монітор із QR), а забуті зміни закривати автоматично — див. Відмітка приходу та виходу;
• План-факт — місячний табель: план і факт у хвилинах, відхилення, запізнення, пропуски, робота «поза графіком» і незакриті зміни. План і відхилення рахуються на поточне число: зміни, які ще попереду, недопрацюванням не вважаються — їхні години показані окремим сірим рядком «попереду: 16год 40хв». «Сьогодні» та «вже минуло» рахуються за часовим поясом точки (з її профілю), а не за годинником вашого комп'ютера. За тим самим правилом працює блок підтвердження табеля: зміна без відмітки виходу потрапляє до списку «розібрати» лише коли її плановий час закінчився, і тільки тоді в неї є кнопка «Відмітити неявку (НН)» — зміні завтрашнього дня неявку відмітити не можна. Забув відмітитися — подає коригування, менеджер підтверджує. Закритий місяць фіксується й іде в розрахунок зарплати.

Відпрацьовані години потрапляють до розділу Фінанси (вкладка «Персонал») — видно витрати на персонал поруч із виручкою. А вкладка «Вартість праці» зіставляє години та ставки з виручкою точки: частка фонду оплати у виручці та виручка на людино-годину, план проти факту.

Зарплата#

Окрема вкладка (тільки для власника) рахує зарплату за місяць із закритих змін:

• нарахування — години × ставка, оклад, комісія або їх поєднання, надурочні за порогом і множником;
• чайові — напряму співробітнику, спільний пул за відпрацьованими годинами або пул із вагами ролей;
• податки та внески — готові країнові пакети (Грузія, Албанія, Росія, Туреччина, Казахстан) з усіма ставками, порогами, стелями та вирахуваннями країни: прогресія рахується наростаючим підсумком із початку року, а не «за місяць окремо». Якщо пакета для вашої країни ще немає або потрібен свій випадок — залишаються налаштовувані компоненти (відсоток, фікс, прогресія, сторона працівника чи роботодавця) та іменовані податкові профілі; режими «тільки пакет», «пакет плюс свої компоненти» і «тільки свої» перемикаються;
• що видно в розрахунку — у прогону стоїть бейдж режиму («країна · пакет від такої-то дати»), попередження розрахунку пояснюються словами, а в розкритому рядку співробітника видно розшифровку кожного утримання — і за працівником, і за роботодавцем;
• звітність — форми країни формуються з готового розрахунку та «заморожуються» на період, з уточненнями й трекером строків подання. Форми є в усіх п'яти країнових пакетів: Грузія — декларація податків, утриманих біля джерела виплати; Албанія — щомісячна зарплатна декларація (Lista e Pagesave, зобов'язання E-SIG 025); Казахстан — форма 200.00; Росія — 6-НДФЛ, РСВ і Персоніфіковані відомості; Туреччина — MUHSGK;
• коригування — бонуси та утримання вручну; система сама запропонує утримання за недостачами каси;
• статуси — чернетка → затверджено → виплачено, з можливістю відкотити;
• документи — розрахунковий листок PDF, вивантаження табеля та відомості в CSV.

Співробітник бачить свої розрахункові листки в «Моєму кабінеті» — але тільки після того, як розрахунок затверджено.

Кадрова справа та HR#

Вкладка HR (власник і менеджер) — те, що зазвичай живе в папках і таблицях:

• дашборд — плинність, середній стаж, дисципліна за закритими місяцями, прогрес навчання, рейтинг надійності співробітника за 90 днів;
• кадрова справа — документи особи, податкові номери, медична книжка зі строком наступного огляду, страховки, договір (трудовий, ЦПХ, самозайнятий) з датами найму та звільнення;
• обов'язкові документи — реєстр за нормами країни: 15 профілів, тобто всі республіки колишнього СРСР (Росія, Казахстан, Грузія, Вірменія, Азербайджан, Білорусь, Молдова, Україна, Естонія, Латвія, Литва, Киргизія, Таджикистан, Туркменістан, Узбекистан), зі статусами «в порядку / спливає / прострочений / немає» та посиланням на статтю закону;
• скан-копії документів — паспорт, медична книжка, договір зберігаються в самій кадровій справі, а кнопка «Заповнити зі скану» розпізнає поля з фотографії та підставляє їх у форму: ви перевіряєте й зберігаєте самі;
• строки держповідомлень — нагадування про звітність щодо найму та звільнення у вашій країні, з ручною відміткою «здано»;
• план відпусток року — співробітники пропонують дати у своєму кабінеті, керівник погоджує, кадровик затверджує план цілком. Кнопка «🖨 Друк» виводить план на папір графіком відпусток: гриф «ЗАТВЕРДЖУЮ» з рядком для підпису керівника, дата й документ затвердження, графи «підрозділ, посада, співробітник, днів, дати відпустки, примітка» та графа «З графіком ознайомлений(а): підпис, дата». Поки план не затверджено, він друкується з позначкою «Проєкт»; якщо людей ведуть кілька юросіб, юрособа вибирається над формою. У російської юрособи поруч є кнопка «Т-7 (друк)» — уніфікована форма графіка.

Картка співробітника — тепер окрема сторінка з вкладками, а не спливна панель: приватний щоденник менеджера, реєстр виданого майна (що на руках, що здано; при звільненні система нагадає про нездане), документи на людину та кадрова справа зі сканами. Записи щоденника позначаються тегами «Заохочення», «Дисципліна», «Інцидент» і «Нотатка»: у кожного тега свій значок і колір — зелений, янтарний, червоний і сірий, — і за цими ж тегами стрічка фільтрується.

Коди входу та QR-коди для пристроїв#

На спільному планшеті або кухонному екрані вводити логін і пароль щоразу незручно. Для таких робочих місць у Cenaly передбачено коди входу — короткі унікальні ідентифікатори, які прив'язують пристрій до потрібного розділу й набору прав без постійного введення облікових даних.

Два види кодів#

Обидва види живуть у розділі QR-коди — там же, де гостьові коди столів, кожен на своїй вкладці.

На вкладці «Пристрої» поруч із кодами видно й живі пристрої: які планшети та монітори зараз на зв'язку за кожною точкою і коли були востаннє. Там же — прив'язка кіоску до платіжного термінала: якщо на цьому комп'ютері запущено міст, до кіоску вибирається термінал оплати, підключений саме до нього (сторінку потрібно відкривати на самому комп'ютері кіоску — міст видно тільки йому).

Як створити код пристрою#

1. Відкрийте QR-коди в боковому меню та перейдіть на вкладку «Пристрої».
2. Натисніть «Створити» — система згенерує унікальний код.
3. Задайте назву (наприклад, «Каса залу» або «Кухня»), виберіть початковий екран (Монітор замовлень, Кухня, Меню тощо) і за потреби обмежте доступ конкретною локацією.
4. Налаштуйте PIN-захист: якщо PIN задано, співробітник вводить його після сканування — пристрій захищено від несанкціонованого використання.
5. Поруч із кодом відображається QR-код — його можна завантажити (SVG), роздрукувати й наклеїти на планшет або стійку.

Співробітник сканує QR-код камерою телефона або зчитувачем, потрапляє на екран входу й одразу опиняється в потрібному розділі з правами, заданими для цього коду.

Як створити QR-код для входу співробітника#

Цей тип коду призначено для людей, а не пристроїв: співробітник може увійти в панель керування з будь-якого пристрою, просто відсканувавши свій персональний QR-код.

1. Відкрийте QR-коди → вкладка «Вхід в адмінку» (або заведіть код пристрою на сусідній вкладці, якщо хочете дати співробітнику екран з обмеженим доступом).
2. Натисніть «Додати», введіть ім'я співробітника.
3. Задайте PIN або пароль для захисту коду.
4. Роздрукуйте або перешліть QR-код співробітнику.

Співробітник сканує код і потрапляє у свою робочу зону. Якщо ви встановили PIN — потрібно ввести його одноразово після сканування. Код можна будь-якої миті деактивувати або видалити — після цього вхід за ним стане неможливий.

Налаштування прав для коду пристрою#

Під час створення коду пристрою можна гнучко налаштувати, що саме бачить цей екран:

• Початковий екран: Монітор замовлень, Кухня (KDS), Керування меню.
• Локації: обмежити видимість замовлень однією або кількома точками.
• Додаткові права: перегляд замовлень, керування замовленнями, зміна доступності страв і цін, редагування меню та локацій, керування стоп-листом.

Мобільні додатки для персоналу#

Для офіціантів, кухарів, кур'єрів і менеджерів залу доступні нативні мобільні додатки (Android). Вхід у них також можливий за QR-кодом — достатньо відкрити додаток і відсканувати код пристрою. Докладніше — у розділі Мобільні додатки.

Що потрібно для запуску#

• Права власника — співробітників заводить власник облікового запису; вкладки «Співробітники», «Ролі та доступ», «Зарплата» і «Вартість праці» доступні лише йому, графік і кадри — ще й керуючому.
• Email співробітника і вибрана роль — з ними людина входить в адмінпанель під собою.
• Графік змін — для плану і факту, а також для розподілу чайових за пулом.
• Ставки — для розрахунку зарплати і вартості праці.
• Коди входу і QR пристроїв — щоб посадити касу, кухонний екран або кіоск на планшет (QR-коди та пристрої).

Обмеження#

• Лист із доступом може не дійти — тоді доступ не втрачається. Якщо пошта відмовила, вікно запрошення саме показує адресу входу, логін і тимчасовий пароль: передайте їх співробітнику як зручно. Попередній пароль у цей момент уже не працює.
• Рівні доступу перевіряються в інтерфейсі. Запис даних розділу у сховище сервер співробітнику без рівня «зміна» вже не дає, але окремі операції, які йдуть через API, обмежені поки лише інтерфейсом — серверна перевірка рівнів ще пишеться.
• Обмеження співробітника точками поки не діє — поле є в контракті, але доступ ним не ріжеться.
• Кадрове діло Росії пишеться лише на російському контурі (вимога про резидентність персональних даних); для Казахстану кадровий модуль недоступний ніде — при спробі система чесно скаже про це і покаже статтю.
• Блок «Мої документи» у лінійного співробітника не працює — відома поломка доступу.
• Нагадування про зміну приходить вікном, а не хвилина в хвилину — розсилка йде загальним тиком раз на півгодини, тому «за 2 години» насправді означає за 1,5–2 години. Саме самообслуговування співробітника працює: обмін змінами, заявка на відпустку, відмітка приходу з телефона і блок «Мої дані» в розділі «Моє» (телефон і екстрений контакт змінюються одразу; адреса, реквізити і документ — вид документа, номер, ким виданий, дата видачі, «діє до» — йдуть на погодження керівнику).
• Вивантажень у 1С немає.
• Цільовий відсоток витрат на працю зберігається в браузері — на іншому пристрої його доведеться задати заново.
• Екрани «Ролі та доступ», «Зарплата», «Кадрове діло» складні — за внутрішньою оцінкою зрозумілості 2 з 5, вони писалися під кадровика, а не під власника.

Усунення неполадок#

Співробітнику не надійшло запрошення. Перевірте адресу в картці і папку «Спам» — лист іде з адреси бренду. Якщо воно не пішло зовсім, вікно запрошення показує логін і тимчасовий пароль: продиктуйте їх особисто. Попередній пароль після запрошення вже не діє.

Співробітник бачить не ті розділи. Перевірте роль: набір розділів задається нею, а «робоче місце» лише звужує інтерфейс візуально. На касі реальний шар прав — роль плюс PIN.

Співробітник не може відкрити «Мої документи». Відома поломка доступу в лінійного персоналу — видайте документ іншим способом.

Кадровий розділ заблоковано. Це гейт резидентності персональних даних: російське кадрове діло ведеться лише на російському бренді.

Зарплата не порахувалася. Не задані ставки або в періоді немає закритих змін.

У вікні оплати немає вирахувань. Так задумано: вирахування, резидентність та інші податкові дані людини — не умова оплати, а відомості про неї з датою початку та історією змін. Вони задаються в картці співробітника, вкладка «Кадрове діло» → «Податкові дані» (у російських співробітників там же вікно «НДФЛ: діти та вирахування»). У вікні оплати 💰 під «Податковим профілем» є посилання «Відкрити податкові дані» — картка відкриється в новій вкладці, а незбережена ставка залишиться на місці. Розрахунок місяця і підбір за сумою на руки беруть вирахування звідти: змінили їх — підберіть нарахування заново. Податкові дані прив'язані до прийому на роботу: якщо прийом людини не оформлено (так буває і у власника облікового запису), картка відкриється на блоці «Податкові дані» з підказкою — спочатку оформіть прийом на вкладці «Історія» тієї ж картки.

У розрахунку не всі співробітники. Розрахунок — знімок на той момент, коли його порахували: кого завели (або кому задали ставку) пізніше, в ньому немає. Екран про це не мовчить — над таблицею затвердженого місяця стоїть рядок «Ці співробітники в затверджений розрахунок не увійшли» з іменами і причиною в кожного. Щоб включити їх у цей місяць, поверніться до чернетки (скасувати запис про виплату → виправити затверджений розрахунок) і натисніть «Оновити дані та перерахувати» — ручні суми при перерахунку зберігаються. Виплачений місяць можна не чіпати: нарахуйте цим людям наступним.

Пов'язані розділи#

• Відмітка приходу та виходу — термінал закладу, QR з монітора, автозакриття змін
• Каса (POS) — робочий екран офіціанта
• Кухня (KDS) — робочий екран кухаря
• Власна доставка — робочий екран кур'єра
• Схема залу — закріплення офіціантів за столами
• Фінанси — звіти по персоналу
• Мобільні додатки — додатки для персоналу (офіціант, кухар, кур'єр, монітор)

Часті запитання#

Скільки співробітників можна додати?#

До 30 найманих співробітників на обліковий запис (рядок власника в ліміт не входить). Після досягнення ліміту система повідомить про це.

Чи бачить офіціант фінанси або налаштування?#

Ні. Офіціант бачить лише замовлення та касу. Ізоляція за ролями діє на всі розділи адмінки.

Як офіціант прив'язується до замовлення?#

Автоматично: замовлення, створене офіціантом на касі, прив'язується до нього; замовлення зі столів офіціанта (режим «Офіціанти» на схемі залу) — теж. Прив'язку видно в картці замовлення.

Чи можна вести зміни без ролей?#

Так, графік змін працює для будь-яких співробітників незалежно від того, користуються вони адмінкою щодня чи ні.

Що буде, якщо співробітник втратить QR-код?#

Видаліть код у розділі «QR-коди» на відповідній вкладці — вхід за ним негайно припиниться. Створіть новий код і передайте його співробітнику.

Чи можна обмежити код однією локацією?#

Так, під час створення коду пристрою виберіть потрібні локації — співробітник бачитиме замовлення та дані лише за ними.