Für Inhaber · Office-Manager · Leiter der Anfragenbearbeitung
Geschäftliche E-Mail: Nachrichten und Teamzugriff
Öffnen Sie die E-Mail eines Kunden oder Lieferanten im geschäftlichen Postfach des Unternehmens, nicht im privaten Postfach eines Mitarbeiters. Das Team mit erteiltem Zugriff sieht die Korrespondenz an derselben Stelle, und nach dem Wechsel eines Mitarbeiters bleibt die Antworthistorie beim Unternehmen.
Der Bereich „E-Mail“ ist im Konto enthalten; externer Anbieter, Domain und KI-Entwürfe sind separat.
Registrierung ohne Karte. Für ein externes Postfach sind freigegebener Zugriff und Einstellungen des Anbieters erforderlich.
Automatisches Senden ist für den Start nicht nötig. Der KI-Assistent erstellt einen Entwurf; für den Inhalt einer normalen Antwort und das Senden ist ein Mensch verantwortlich.
- Eigene und angebundene externe Postfächer
- Rechte „Lesen“ und „Senden“ für Mitarbeiter
- Antworten und Anhänge im geschäftlichen Bereich
- Geschäftsadresse
- Postfach
- lesen oder antworten
- Zugriff
- im Namen des Postfachs
- Antwort
- was gesendet wurde
- Archiv
E-Mail, Antwort und die weitere Arbeit
E-Mail empfangen
- Posteingang des ausgewählten Postfachs
- Suche, Ordner und Tags
- E-Mail und Anhänge zur Bearbeitung
Zugriff gewähren
- Gemeinsames oder persönliches Arbeitspostfach
- Leserechte getrennt vom Senden
- Mitarbeiter arbeiten unter eigenen Logins
Antworten
- Prüfung der Absender- und Empfängeradresse
- Text, Signatur und Anhänge
- Speichern der gesendeten Antwort
Anliegen zum Ergebnis bringen
- Separate Aufgabe für die weitere Bearbeitung
- E-Mail aus der Aufgabe mit Verknüpfung zu ihr
- Ergebnisprüfung durch die Führungskraft
Was Sie für den Start brauchen
Eine geschäftliche Adresse
Wählen Sie ein Postfach, das wirklich mehrere Personen benötigen. Übertragen Sie nicht alle privaten E-Mails wegen der ersten Prüfung.
Beim Anbieter: Domain, Postfach und DNS
Postfach, Domain und DNS-Einträge bleiben bei Ihrem Anbieter; die Änderung der MX-Einträge ist eine separate Entscheidung. Befolgen Sie für ein externes Postfach die Anleitung zur Verbindung; möglicherweise ist ein App-Passwort erforderlich. Bedingungen und Limits legt der Anbieter fest.
Im Konto: Lesen und Antworten
Bestimmen Sie eine Person für die Schicht und vergeben Sie die Rechte „lesen“ oder „senden“. Der gemeinsame Zugriff verteilt die Verantwortung für jede einzelne E-Mail nicht von selbst.
Überprüfbarer Austausch
Eine zweite eigene Adresse, eine neutrale Test-E-Mail und ein sicherer Anhang. Prüfen Sie den Eingang, die Antwort und den tatsächlichen Empfang.
Der erste Arbeitsablauf
- 1
Eine Adresse verbinden
Erstellen Sie im Bereich „E-Mail“ ein geschäftliches Postfach oder verbinden Sie ein bestehendes nach der Anleitung seines Anbieters. Prüfen Sie zuerst den Zugriff und übertragen Sie erst danach die übrigen Adressen.
- 2
Rechte aufteilen
Der Inhaber erteilt den benötigten Mitarbeitern Zugriff: nur Lesen oder das Recht zum Senden. Jeder meldet sich mit seinem eigenen Login an.
- 3
Vollständigen Austausch durchführen
Senden Sie eine Test-E-Mail von einer anderen eigenen Adresse, antworten Sie aus dem geschäftlichen Postfach und prüfen Sie „Gesendet“ sowie den Eingang der Antwort. Die weitere Arbeit fassen Sie in einer separaten Aufgabe zusammen.
Prüfen Sie es an Ihrem Beispiel
Abfolge der Schritte im Produkt. Das Beispiel ist keine Bewertung und kein Versprechen eines Ergebnisses.
Letter on the phone
Reply from your phone from the same mailbox
A reply in the work mailbox
The reply is saved as a server draft, so you can come back to it; nothing is sent on its own What happens in the recording
E-Mail lesen und Antwort senden: Rechte sind getrennt
Geprüft mit lokalen Servertests unter Austausch der Mail-Dienste und des Speichers. Externe E-Mails wurden nicht versendet.
- 1
Leser
Ein Mitarbeiter mit Nur-Lese-Zugriff sieht das Postfach, aber der Server lehnt seinen Versuch ab, eine E-Mail zu senden.
Zugriff auf das Postfach → - 2
Absender
Die erlaubte Antwort wird an den Mail-Dienst übergeben und unter „Gesendet“ gespeichert. Die Tests prüfen diesen Weg separat für beide Clouds.
Antwort und Archiv → - 3
Empfangsprüfung
Ein Eintrag unter „Gesendet“ beweist nicht, dass die E-Mail vom Empfänger erhalten wurde. Prüfen Sie vor der Übertragung der Korrespondenz den Austausch zwischen Ihren eigenen Adressen.
E-Mail-Verbindung →
How it works in practice
Illustration. Replies go out from the work address even when you are away from the office
Wobei dies dem Inhaber hilft
Kundenanfrage
Beispiel: Ein Mitarbeiter antwortet aus dem geschäftlichen Postfach, die Führungskraft kann die gesendete Antwort öffnen, ohne sie an eine private E-Mail-Adresse weiterzuleiten.
Rückfrage beim Lieferanten
Beispiel: Aus einer Aufgabe wird eine E-Mail zur Lieferfrist gesendet. Der Link zur Konversation bleibt beim Auftrag.
Neuer Mitarbeiter
Beispiel: Erteilen Sie zuerst Leserechte, danach das Recht zu antworten nach der Prüfung. Das Passwort des gemeinsamen Postfachs muss nicht an alle weitergegeben werden.
Beispiele aus der Praxis. Zeit- und Kostenersparnis bewerten Sie anhand Ihrer eigenen Abläufe.
Kosten für das Postfach und KI-Unterstützung sind getrennte Ausgaben
Kosten für das Postfach und KI-Unterstützung sind getrennte Ausgaben
Der Bereich „E-Mail“ ist eine enthaltene Erweiterung. Der Plan des Kontos, externe E-Mail, Domain und kostenpflichtige KI-Vorgänge haben eigene Bedingungen.
Was vor der E-Mail-Migration zu klären ist
- Die Erweiterung „E-Mail“ ist im Konto enthalten
- Ein externer E-Mail-Anbieter und eine eigene Domain werden zu deren eigenen Bedingungen abgerechnet
- KI-Entwürfe und Agent-Aktionen nutzen ein separates Guthaben und eigene Zugriffsregeln
- Vergleichen Sie die Zeit für die Suche nach der Konversation und die Übergabe einer Frage an eine Kollegin oder einen Kollegen; die Antwortfrist für Kunden legt Ihr Team fest
Was Sie kostenlos starten können
Beginnen Sie mit manuellem Lesen und Antworten in einem Postfach. KI-Assistent und autonomer Agent sind für diese Prüfung nicht erforderlich.
Jetzt geschäftliches Postfach einrichtenRegistrierung ohne Karte. Für ein externes Postfach sind freigegebener Zugriff und Einstellungen des Anbieters erforderlich.
Was Sie vor dem Start beachten sollten
- Die Anbindung hängt vom verfügbaren Protokoll, den Einstellungen und den Limits des externen Anbieters ab; ein beliebiges Postfach ohne Prüfung wird nicht zugesichert.
- Eine eigene E-Mail-Domain erfordert die Konfiguration von DNS. Eine Änderung der MX-Einträge kann den Empfang beim bisherigen Anbieter stoppen; beginnen Sie mit einem separaten Test.
- „Gesendet“ ist nicht gleich „gelesen“ oder „zugestellt“.
- Agent-Postfächer sind ein separater Modus mit Regeln und erlaubten Aktionen; normale E-Mails antworten nicht autonom.
Prüfen Sie vor dem Verschieben von Daten Ihren Ablauf und die erforderlichen Anbindungen.
Häufige Fragen
Muss die gesamte E-Mail-Domain übertragen werden?
Nein. Beginnen Sie mit einem externen oder einem neuen geschäftlichen Postfach. Die Übertragung der Domain ist eine separate Konfiguration nach der Prüfung des Austauschs.
Kann einem Mitarbeiter nur die Ansicht gewährt werden?
Ja. Das Leserecht ist vom Senderecht getrennt; die Einschränkung prüft der Server.
Sendet der KI-Assistent die Antwort selbst?
Der Post-Assistent erstellt einen Entwurf, den ein Mensch prüft und versendet. Ein autonomer Agent ist ein anderer Modus mit separater Einrichtung; auf .ru ist er nicht verfügbar.
Kann man eine Antwort vorbereiten und später darauf zurückkommen?
Ja. Die Schaltfläche „Entwurf speichern“ legt die Antwort zusammen mit dem Zitat der ursprünglichen E-Mail in „Entwürfe“ des Postfachs auf dem Server ab – sie geht nicht verloren, wenn Sie den Tab schließen. Den Entwurf sehen alle, die Zugriff auf das Postfach haben; bearbeitet und versendet wird er von einem Mitarbeiter mit Senderecht. An den Empfänger geht nichts, bis ein Mensch auf „Senden“ klickt.
Details zu jedem Bildschirm finden Sie in der Hilfe. Erste Schritte →
Angrenzende Aufgaben
Alle Lösungen →Arbeitschat und Aufgaben des Teams
Aufgaben für das Team
Wer es macht, bis wann und womit belegt: Die Aufgabe bleibt auf dem Board, auch wenn die Diskussion nach oben gewandert ist.
Telefonie für Unternehmen
Anrufe von Kunden
Geschäftliche Nummern, Warteschlangen und Gesprächsaufzeichnung. Gesprächsauswertung und Hinweise helfen dem Team, sicherer zu antworten.
Testen Sie eine E-Mail, eine Antwort und den Zugriff einer Kollegin oder eines Kollegen
Verbinden Sie die geschäftliche Adresse, vergeben Sie Rechte und führen Sie einen Austausch zwischen Ihren eigenen Postfächern durch. Danach übertragen Sie die übrige Korrespondenz.
Registrierung ohne Karte. Für ein externes Postfach sind freigegebener Zugriff und Einstellungen des Anbieters erforderlich.