E-Mail und KI-Auto-Antwort

Für kleine Unternehmen hat E-Mail meist zwei unbequeme Formen: das persönliche Postfach des Inhabers, an das Lieferanten und Gäste schreiben, – oder ein E-Mail-Hosting, das separat gekauft und eingerichtet werden muss. Der Bereich „E-Mail“ bietet eine dritte: eigene Postfächer des Betriebs direkt im Panel – und einen vollwertigen Client, um darin zu arbeiten.

Öffnen: Admin-Panel → E-Mail (admin.cenaly.com/mail, Gruppe „Arbeit“). Eine Erweiterung muss nicht aktiviert werden: Der Bereich ist für alle Rollen offen, das einzige Gate ist der Zugriff auf den Bereich in den Rolleneinstellungen. Der Inhaber sieht und administriert alle Postfächer des Kontos, ein Mitarbeiter sein eigenes (das filtert der Server, nicht die Oberfläche).

Was für den Start nötig ist#

Schritt 1. Das erste Postfach#

Die Schaltfläche „Neues Postfach“. Das Formular hat vier Felder: „Name vor dem @“ (lateinische Kleinbuchstaben, Ziffern, Punkt, Bindestrich, Unterstrich – anna, info, orders), „Standort“ – ein konkreter Standort (die Adresse liegt dann auf dessen Subdomain) oder „Alle Standorte“ (dann lebt die Adresse auf der Subdomain des Unternehmens, die einmal festgelegt wird), „Art“ und „Anzeigename“ – das, was die Empfänger sehen.

Vier Arten von Postfächern:

Ein Postfach kann deaktiviert (die Adresse nimmt dann keine E-Mails mehr an) und gelöscht werden. Löschen kann nur der Inhaber: Es gibt die Adresse für ein neues Postfach frei und löscht die E-Mails, deshalb zeigt die Bestätigung die Adresse direkt im Text, und sie lässt sich nicht rückgängig machen. Beim dienstlichen Postfach „Anrufe“ entfernt das Panel zugleich die Karte der Quelle im Bereich „Anrufe“.

Postfach-Statistik (Tab „Statistik“ in den E-Mail-Einstellungen – ein Mitarbeiter sieht sie auch bei seinem eigenen Postfach): empfangen, gesendet, wie viele Eingänge Anhänge haben und welches Volumen – für 24 Stunden, 7 Tage, 30 Tage und die gesamte Zeit. Die Zahlen werden beim Lesen aus der Liste der E-Mails berechnet und stimmen daher immer mit dem überein, was im Ordner sichtbar ist.

Schritt 2. Eigene Domain#

Die Schaltfläche „Eigene Domain“ – ein Assistent mit drei Schritten:

1. Geben Sie die Domain ein. Am sichersten ist eine Subdomain wie mail.ihrefirma.ru: E-Mail, die bereits auf der Hauptdomain läuft, funktioniert weiter.
2. Fügen Sie die DNS-Einträge beim Registrar hinzu. Jeder Eintrag hat eine Schaltfläche „Kopieren“, und daneben stehen zwei Warnungen, um derentwillen dieser Schritt so ausführlich ist:
   • MX auf der Apex (der Domain selbst, nicht der Subdomain) schaltet den E-Mail-Dienst ab, den Sie dort aktuell nutzen (Google Workspace, Microsoft 365 usw.);
   • ein zweiter SPF-Eintrag bricht die Prüfung vollständig – wenn bereits ein SPF existiert, muss unser Fragment in den bestehenden Eintrag geschrieben werden, statt einen neuen hinzuzufügen.
3. „Prüfen“. Der Server gleicht die Einträge ab und sagt zu jedem: „Eintrag sichtbar“ oder „Eintrag noch nicht vorhanden“. Einträge werden meist innerhalb weniger Minuten übernommen.

Eine fertige Domain erscheint im Formular zum Anlegen eines Postfachs als eigene Gruppe – danach werden Postfächer darauf wie gewohnt angelegt.

Schritt 3. Eigenes Gmail oder Яндекс verbinden#

Wenn Sie bereits ein Postfach haben und die Adresse nicht ändern möchten, können Sie es verbinden: E-Mails kommen dann direkt im Panel an und werden von dort versendet. Die Schaltfläche „Eigenes Postfach verbinden“ – wieder drei Schritte:

1. E-Mail-Adresse – vollständig, zum Beispiel info@ihr-restaurant.ru.
2. Der Server erkennt das E-Mail-System anhand der DNS-Einträge der Domain und zeigt die Anleitung genau dieses Systems in Ihrer Sprache: wo Sie sich anmelden und wie Sie ein App-Passwort erhalten (ein normales Konto-Passwort akzeptieren solche Systeme nicht). Lässt sich das System nicht erkennen, können die Adressen der IMAP- und SMTP-Server manuell eingetragen werden.
3. Ergebnis – wie viele E-Mails sofort abgeholt wurden. Das Passwort wird einmal an den Server übermittelt und nicht zurückgegeben.

Hier wird auch gewählt, wem das Postfach zugänglich ist: dem Inhaber und den Managern oder einem einzelnen Mitarbeiter.

⚠️ Ein verbundenes fremdes Postfach wird nur getrennt, nicht gelöscht: Die E-Mails bleiben bei Ihrem Anbieter, wir rühren sie nicht an.

Schritt 4. Lesen und schreiben#

Links befindet sich die Leiste der Postfächer, daneben die Schienen der Ordner: „Posteingang“ → Ihre Ordner → „Alle E-Mails“ → „Gesendet“.

Liste und Lesen. E-Mails werden beim Scrollen nachgeladen; eine E-Mail hat Markierungen, „gelesen“ und „Alle als gelesen markieren“. Fremdes Markup einer E-Mail wird in einem isolierten Rahmen angezeigt und kann die Leiste nicht beeinflussen. Über der Liste befinden sich die Suchzeile und drei Filter: „Ungelesen“, „Mit Anhängen“ und nach Markierungen (jede der ausgewählten). ⚠️ Die Suche läuft über die Zeilen der Liste – Adressen, Betreff und Anfang der E-Mail –, nicht über die Textkörper der E-Mails: Ein Wort aus der Mitte einer langen E-Mail wird nicht gefunden.

Schreiben. Die Schaltfläche „Schreiben“ öffnet ein Fenster mit dem üblichen Satz: „An“, „Kopie“, „Betreff“, formatierter Text, Anhänge. Die Signatur wird in eine neue E-Mail automatisch eingefügt (wird in den Einstellungen aktiviert), Antwortvorlagen gelten für das gesamte Konto. Eine Antwort zitiert das Original: Der Textkörper öffnet sich leer, darunter die Signatur, darunter „Datum, Absender schrieb:“ und der Text der ursprünglichen E-Mail. Zitiert wird der Text, nicht das Markup; ein einzelnes Zitat gilt nicht als E-Mail – „Senden“ wartet, bis Ihr eigener Text erscheint.

Ein Entwurf geht nicht verloren. Das Getippte wird im Browser gespeichert: ein Klick neben das Fenster, F5 oder ein entladener Tablet-Akku löschen die E-Mail nicht – bei der Rückkehr erscheint der Hinweis „Entwurf wiederhergestellt“ mit der Schaltfläche „Leeren“. Der Entwurf gehört jeweils zu einem Postfach und zu einer Antwort, damit ein Entwurf aus einem gemeinsamen Postfach nicht in einem persönlichen auftaucht.

Das Schicksal des Gesendeten. Unter „Gesendet“ ist in der Zeile ein Zustellungs-Chip zu sehen: „Zugestellt“, „Nicht zugestellt“ oder „Spam-Beschwerde“. Gibt es das Feld nicht, gibt es den Chip gar nicht: „unbekannt“ ist ein normaler Zustand (das Ereignis ist noch nicht angekommen), und ein graues Fragezeichen würde dort beunruhigen, wo alles in Ordnung ist. „Nicht zugestellt“ bedeutet meist eine nicht existierende fremde Adresse, nicht eine Störung des Dienstes.

Schritt 5. Ordner und Regeln zur Einsortierung#

Der Tab „Ordner und Regeln“ in den E-Mail-Einstellungen.

Ordner. Bis zu 30 eigene Ordner pro Postfach: Name und Farbe. Eine E-Mail wird manuell über den Selektor in der Karte der E-Mail verschoben, in der Liste ist ihr Ordner-Chip zu sehen. Sobald der erste Ordner existiert, bedeutet „Posteingang“ „noch nicht einsortiert“ – deshalb erscheint daneben „Alle E-Mails“: Sonst würde eine einsortierte E-Mail als verschwunden erscheinen. Das Löschen eines Ordners löscht die E-Mails nicht – sie kehren in den „Posteingang“ zurück, und die Regeln, die sie hineingelegt haben, werden entfernt.

Regeln. Bis zu 20 pro Postfach, die Reihenfolge entscheidet: Die erste passende greift, deshalb hebt man wichtige weiter nach oben. Eine Regel hat zwei Modi:

Der Unterschied wird direkt in der Oberfläche benannt; der Modellaufruf ist kostenpflichtig und läuft über die übliche Abrechnung der KI-Ausgaben, auf cenaly.ru arbeitet ein lokales Modell. Eine Regel kann die E-Mail zugleich sofort als gelesen markieren, und die Schaltfläche „Auf E-Mails im Postfach anwenden“ lässt die Regeln über die oberen nicht einsortierten E-Mails laufen. Manuelles Verschieben ist stärker als Regeln: Eine erneute Zustellung und ein Hintergrunddurchlauf überschreiben Ihre Einsortierung nicht.

⚠️ Eine Regel ohne einzige Bedingung und ohne Beschreibung für die KI nimmt alle E-Mails an sich – die Leiste warnt davor und speichert eine solche Regel nicht.

Schritt 6. Zugriff von Mitarbeitern auf das Postfach#

Der Tab „Zugriff“ (nur der Inhaber). Für jeden Mitarbeiter mit Login gilt eine von drei Stufen:

Bis zu 50 Personen pro Postfach. „Lesen“ kann physisch keine E-Mail senden: Das Verbot liegt auf dem Server, nicht nur in der Oberfläche. Die Einstellungen des Postfachs selbst bleiben in beiden Fällen beim Inhaber. Der Inhaber des Postfachs und der Inhaber des Kontos werden in der Liste nicht angezeigt – sie haben ohnehin vollen Zugriff.

Autoresponder#

Der Bereich „Autoresponder“ in den E-Mail-Einstellungen – vorhanden bei allen Arten von Postfach, außer beim KI-Agenten (dort ist der Agent selbst für die Antworten zuständig).

Der Schalter „Automatisch auf eingehende E-Mails antworten“ (ein eingeschalteter Autoresponder ist an einem Chip „↩“ in der Leiste der Postfächer zu erkennen), „Betreff der Antwort“ (leer – es wird der Betreff der eingehenden E-Mail mit „Re:“ genommen), „Text der Antwort“, das Fenster „Gültig ab“ / „Gültig bis“ (leere Daten – ohne Einschränkung, beide einschließlich) und „Pause zwischen Antworten an eine Adresse, Stunden“ – Schutz vor einer Schleife, null bedeutet den serverseitigen Standardwert.

Es antwortet der Server im Moment der Zustellung der E-Mail, nicht die geöffnete Leiste – die Registerkarte muss nicht geschlossen werden. Gegen eine Schleife zweier Autoresponder stehen drei unabhängige Sperren: die Erkennung von Dienstvermerken von Autorespondern und Aussendungen (unsere Antwort geht ebenfalls als automatisch gekennzeichnet hinaus), die Pause pro Absender und die Markierung „auf diese E-Mail wurde bereits geantwortet“ – eine erneute Zustellung erzeugt keine zweite Antwort.

⚠️ Auf cenaly.ru lässt sich der Autoresponder einstellen, aber er antwortet nicht – der Dienst, der ihn ausführt, arbeitet nur in der AWS-Umgebung. Das ist die einzige Stelle, an der eine Einstellung gespeichert wird, aber keine Aktion erfolgt; siehe „Einschränkungen“.

KI-Assistenten für Antworten#

Das sind Anruf-Coaches, keine Automatik: Sie schreiben einen Entwurf, die E-Mail senden Sie selbst.

Assistenten legt der Inhaber in den E-Mail-Einstellungen an → „Assistenten“ (bis zu 20 pro Konto). Jeder hat:

• Name — „Vertrieb“, „Support“, „Reservierungen“;
• Anweisungen (bis zu 4000 Zeichen) — wer er ist und wie er antwortet: was er anbieten, was er vermeiden soll, wie er auf Beschwerden reagiert;
• Ton und Antwortsprache („Wie in der E-Mail“ oder eine konkrete);
• Standort, in dessen Namen er antwortet;
• Datenzugriff — per Schalter: „Katalog und Preise“, „Bestellungen des Absenders“ (nach dessen Adresse), „Karteikarte des Betriebs“ (Name, Adresse, Telefon, Öffnungszeiten) und Wissensdatenbank (nicht verwenden / alle / bis zu drei ausgewählte Sammlungen).

Im Antwortfenster wählt der Mitarbeiter den Assistenten aus der Liste, gibt bei Bedarf einen einmaligen Hinweis („höflich ablehnen“) und klickt „Antwort vorschlagen“. Der Assistent liest die eingehende E-Mail — genau die, auf die Sie antworten — und gibt einen Entwurf zurück; bei einer neuen E-Mail ohne Original sagt die Seitenleiste das auch so. Nichts wird gesendet oder still umgeschrieben: Der Text wird mit Ihrer Hand in die E-Mail eingefügt, vor Signatur und Zitat. Formulierungen wie „ich bin eine KI“ werden im Entwurf mit einer Warnung hervorgehoben.

Dem Inhaber wird unter der Liste die Zeile „Zugriff: …“ angezeigt — welche Schalter beim ausgewählten Assistenten aktiv sind; dem Mitarbeiter werden Anweisungen und Schalter nicht angezeigt. Aus der Wissensdatenbank nimmt der Assistent nur für Kunden freigegebene Dokumente: Die Antwort geht nach außen.

KI-Agent des Postfachs#

Ist das Postfach mit der Art „KI-Agent“ angelegt, sortiert er eingehende E-Mails selbst. Die Einstellungen haben fünf Tabs:

Es gibt zwei Schaltflächen zum Prüfen: „Prüfen“ — ein Durchlauf der Regeln ohne eine einzige E-Mail nach außen, das Ergebnis landet im Anrufprotokoll; „Agent durchlaufen lassen“ — eine konkrete E-Mail dem Agenten noch einmal mit den aktuellen Einstellungen übergeben.

Der Zugriff des Agenten auf Dokumente der privaten Wissensdatenbank wird einzeln an den Dokumenten selbst aktiviert — per Schalter „aus E-Mail verfügbar“.

Verbindung mit Aufgaben und CRM#

• E-Mail aus einer Aufgabe. Die Schaltfläche „✉️ Schreiben“ in der Aufgabenkarte öffnet das E-Mail-Fenster über der Aufgabe — der Mitarbeiter wird nicht aus der Aufgabe und aus der Korrespondenz geworfen —, und die gesendete E-Mail wird darin gemerkt: Man sieht, dass dem Lieferanten bereits geschrieben wurde und ob eine Antwort kam. Siehe „Aufgabenboard“.
• E-Mail in der Karteikarte des Geschäftspartners. Eine zugestellte eingehende E-Mail wird als Aktivität in der Karteikarte des Geschäftspartners in „Unternehmen und Rechnungen“ abgelegt — die Übereinstimmung wird anhand der Adresse gesucht, aktiviert per Schalter im Bereich „Automatisierung“ des CRM. Umgekehrt führt aus der Karteikarte ein Link direkt zur E-Mail, in den richtigen Ordner.
• Das Funken-Symbol des KI-Assistenten gibt es bei drei komplexen Oberflächen der E-Mail — „Ordner und Regeln“, den Einstellungen des KI-Agenten und „Eigene Domains“: Er erklärt genau diesen Block.

Einschränkungen#

• Die Suche schaut nicht in die E-Mail-Texte. Sie läuft über Adressen, Betreff und den Anfang der E-Mail; die Ordnerliste ist nach oben begrenzt und liegt vollständig im Speicher des Tabs.
• Serverseitige Entwürfe gibt es nicht. Der Entwurf lebt im Browser: Auf einem anderen Gerät sehen Sie ihn nicht, und älter als eine Woche wird er nicht angeboten.
• Auf cenaly.ru gibt es keine KI-Agenten-Postfächer, keinen Auto-Responder und keinen Zustellungs-Chip. Ein Postfach mit der Art „KI-Agent“ lässt sich dort nicht anlegen; die Einstellungen des Auto-Responders werden gespeichert, aber es ist niemand da, der auf E-Mails antwortet; Ereignisse zu Zustellung und Spam-Beschwerden kommen nur im AWS-Kontext. Alles Übrige — Postfächer, Ordner, Regeln, Assistenten — funktioniert in beiden Clouds.
• Regeln „KI entscheidet“ greifen nicht sofort — innerhalb einiger Minuten nach der Zustellung, und jede Auswertung wird als gewöhnlicher KI-Aufruf abgerechnet. Regeln nach Bedingungen funktionieren sofort und kostenlos.
• Ein verbundenes fremdes Postfach wird nicht gelöscht, sondern getrennt — die E-Mails bleiben beim Anbieter. Das Löschen des eigenen Postfachs ist dagegen unwiderruflich: Die Adresse wird frei, die E-Mails werden gelöscht.
• Grenzen: 30 Ordner und 20 Regeln zur Einsortierung pro Postfach, 50 Personen pro Postfach unter „Zugriff“, 20 Assistenten pro Konto, Anweisungen des Assistenten bis zu 4000 Zeichen. Ein Postfach hat ein Tageslimit für den Versand und eine Obergrenze für die Zahl der Empfänger — die Seitenleiste sagt es Ihnen, wenn Sie daran gestoßen sind.
• Die Domain wird nicht sofort bestätigt. In den ersten Minuten nach dem Anlegen des ersten Postfachs der Domain kann der Versand mit dem Hinweis „Domain wird noch vom E-Mail-Anbieter bestätigt“ abgewiesen werden — das ist normal.

Fehlerbehebung#

Eine allgemeine Übersicht nach Symptomen — Fehlerbehebung; wenn nichts geholfen hat, schreiben Sie uns — So erhalten Sie Hilfe.

Häufige Fragen#

Muss man Mailhosting kaufen?#

Nein. Postfächer wie anna@точка.cenaly.com funktionieren sofort, ohne Domain und ohne Drittanbieter. Eine eigene Domain ist nur nötig, wenn die Adresse wie Ihre eigene aussehen soll.

Kann man seine Gmail behalten und trotzdem im Panel arbeiten?#

Ja — der Assistent „Eigenes Postfach verbinden“ holt die E-Mails in drei Schritten per IMAP ab und sendet über Ihr SMTP. Adresse und E-Mails bleiben dabei bei Ihrem Anbieter.

Worin unterscheidet sich der Antwort-Assistent vom KI-Agenten?#

Der Assistent ist ein Anruf-Coach: Er schreibt einen Entwurf, und die E-Mail senden Sie. Der Agent ist eine eigene Art von Postfach: Er sortiert eingehende E-Mails selbst nach Ihren Regeln und antwortet, wenn Sie es erlaubt haben, auch selbst. Den Agenten gibt es nur in der AWS-Umgebung.

Funktioniert die automatische Antwort auf cenaly.ru?#

Einrichten lässt sie sich, aber automatische Antworten gehen dort nicht raus: Der Dienst, der auf E-Mails antwortet, funktioniert nur in der AWS-Umgebung. Bislang ist dies die einzige Stelle im Abschnitt, an der eine Einstellung gespeichert wird, aber keine Aktion erfolgt.

Wer liest die E-Mails eines gemeinsamen Postfachs?#

Diejenigen, denen der Inhaber im Tab „Zugriff“ Zugriff erteilt hat, und der Inhaber selbst. Die Stufe „Lesen“ liest tatsächlich nur: Das Sendeverbot liegt auf dem Server.

Was passiert mit den E-Mails, wenn man das Postfach löscht?#

Sie werden gelöscht, und die Adresse wird für ein neues Postfach frei. Das ist unwiderruflich, deshalb zeigt die Bestätigung die Adresse direkt im Text. Wenn Sie einfach keine E-Mails mehr erhalten möchten — deaktivieren Sie das Postfach, statt es zu löschen.

Verwandte Abschnitte#

• Mitarbeiter und Schichten — Logins, für die Postfächer angelegt und Zugriff erteilt wird
• Arbeits-Chat und Gäste — interne Korrespondenz und Dialoge mit Gästen, nicht mit E-Mails zu verwechseln
• Aufgabenboard der Schicht — eine E-Mail, die direkt aus der Aufgabenkarte gesendet wurde
• Unternehmen und Rechnungen — eine eingehende E-Mail als Aktivität in der Karte des Geschäftspartners
• Wissensdatenbank — woher Assistenten und Agent Fakten beziehen
• KI-Modelle und eigener Schlüssel — über welchen Anbieter die KI-Funktionen der E-Mail arbeiten
• Anrufe — das Dienstpostfach „Anrufe“ und Gesprächstranskripte
• Daten und Sicherheit — wo E-Mails liegen und wer Zugriff darauf hat