Αποθήκη

Η ενότητα Αποθήκη τηρεί τα αποθέματα συστατικών και προϊόντων. Η βασική ιδέα: περιγράφετε μία φορά τη σύνθεση των πιάτων (τεχνικά δελτία) και στη συνέχεια τα συστατικά αφαιρούνται αυτόματα κατά την εκτέλεση της παραγγελίας — τα αποθέματα είναι πάντα ενημερωμένα χωρίς χειροκίνητη καταγραφή.

Άνοιγμα: Πίνακας διαχείρισης → Αποθήκη. Καρτέλες: Αποθέματα, Αγορές, Πρόβλεψη, Απώλειες, Έγγραφα, Προμηθευτές (για ρωσικές επιχειρήσεις προστίθενται Σήμανση, Εισερχόμενα VSD για εργασία με το «Merkuriy» και EGAIS).

Ένα κατάστημα μπορεί να έχει πολλές αποθήκες — για παράδειγμα, κεντρική, μπαρ και κουζίνα· ο διακόπτης αποθηκών βρίσκεται στο επάνω μέρος της σελίδας. Μία από αυτές χαρακτηρίζεται ως αποθήκη πωλήσεων: από αυτήν αφαιρούνται τα πωλημένα πιάτα.

Αποθέματα#

• Προϊόν = συστατικό ή είδος καταγραφής: ονομασία, μονάδα μέτρησης, τρέχον απόθεμα.
• Κόστος υπολογίζεται αυτόματα — κινητός μέσος όρος βάσει παραλαβών· στη συμβουλή φαίνεται και η τιμή της τελευταίας αγοράς. Πάνω από τον πίνακα υπάρχει η ένδειξη «Αξία αποθήκης»: πόσα χρήματα βρίσκονται στα ράφια αυτή τη στιγμή.
• Ελάχιστο απόθεμα — όταν πέσει κάτω από το όριο, η γραμμή επισημαίνεται: ώρα για αγορές. Ο ιδιοκτήτης λαμβάνει push ειδοποίηση για χαμηλά αποθέματα.
• Barcode — ένα προϊόν μπορεί να έχει πολλά· η κάρτα εντοπίζεται με τον σαρωτή. Για κάθε είδος είναι διαθέσιμο το ιστορικό κινήσεων: από πού ήρθε και πού πήγε.
• Το απόθεμα μπορεί να γίνει αρνητικό — οι πωλήσεις δεν μπλοκάρονται, η γραμμή απλώς κοκκινίζει και η επόμενη παραλαβή εμπορευμάτων «συγχωρεί το χρέος».
• Το προϊόν μπορεί να αρχειοθετηθεί — θα κρυφτεί από τη λίστα, αλλά θα παραμείνει στο ιστορικό εγγράφων.

Τεχνικά δελτία: αυτόματη αφαίρεση κατά παραγγελία#

Στην κάρτα του πιάτου (ενότητα «Μενού») ορίζεται η σύνθεση — ποια προϊόντα και σε ποια ποσότητα καταναλώνονται ανά μερίδα. Όταν εκτελείται η παραγγελία:

• αφαιρούνται τα συστατικά όλων των ειδών της παραγγελίας σύμφωνα με τα τεχνικά δελτία τους·
• για combo σετ η αφαίρεση αναλύει τη σύνθεση κάθε πιάτου μέσα στο combo·
• οι κινήσεις φαίνονται στην καρτέλα Έγγραφα.

Για γρήγορη σύνδεση προϊόντων με πιάτα υπάρχουν υποδείξεις AI: το σύστημα αναλύει το μενού και προτείνει σε ποια πιάτα χρησιμοποιείται το προϊόν — μένει να το επιβεβαιώσετε.

Ημιέτοιμα προϊόντα#

Για παρασκευάσματα (σάλτσες, ζύμη, ζωμοί) στο προϊόν ορίζεται δική του συνταγή. Το κουμπί «Παραγωγή» δημιουργεί παραγωγικό έγγραφο: το ημιέτοιμο προϊόν καταχωρείται ως παραλαβή εμπορευμάτων, τα συστατικά του αφαιρούνται. Στα τεχνικά δελτία των πιάτων το ημιέτοιμο προϊόν χρησιμοποιείται ως κανονικό προϊόν.

Παραλαβή εμπορευμάτων#

Δύο τρόποι καταχώρισης παραλαβής:

1. Χειροκίνητα — κουμπί «Παραλαβή»: επιλέξτε προϊόντα, ποσότητες, τιμές και προμηθευτή. Νέο προϊόν μπορεί να δημιουργηθεί απευθείας στη γραμμή του εγγράφου, χωρίς να βγείτε από την παραλαβή.
2. Με φωτογραφία του δελτίου αποστολής — φωτογραφίστε το δελτίο: το AI αναγνωρίζει είδη, ποσότητες και τιμές και τα αντιστοιχίζει με τα προϊόντα σας. Τις αμφίβολες γραμμές το σύστημα δεν τις μαντεύει σιωπηλά, αλλά τις παραπέμπει για επιβεβαίωση με επιλογές· νέα προϊόντα και νέος προμηθευτής μπορούν να δημιουργηθούν απευθείας από το αναγνωρισμένο δελτίο. Αν υπάρχει ήδη προϊόν με αυτή την ονομασία στο μητρώο, η γραμμή θα δείξει σε ποιο θα καταχωρηθεί και θα μετατρέψει την ποσότητα στη μονάδα του («2 kg» → 2000 g). Συσκευασίες όπως «3 κιβ. × 12 l» το σύστημα τις αναγνωρίζει και προτείνει μετατροπή σε λίτρα ή χιλιοστόλιτρα — η ποσότητα και η τιμή αλλάζουν μόνο όταν πατήσετε «Εφαρμογή».

Υπάρχει και τρίτο, ξεχωριστό σενάριο — αγορά από ιδιώτη: πράξη αγοράς με στοιχεία πωλητή, πληρωμή από ανοιχτή βάρδια ταμείου ή αργότερα, PDF πράξη για εκτύπωση. Ενεργοποιείται ξεχωριστά.

Κάθε παραλαβή αποθηκεύεται ως έγγραφο με σύνδεση στον προμηθευτή — οι αγορές καταχωρούνται στα Χρηματοοικονομικά (food cost, μικτό κέρδος).

Έλεγχος τιμών αγοράς κατά την παραλαβή#

Κατά την παραλαβή κάθε γραμμή συγκρίνεται με τη διάμεση τιμή αυτού του προϊόντος για τις τελευταίες 30 και 90 ημέρες. Αν η τιμή είναι αισθητά υψηλότερη, δίπλα στη γραμμή ανάβει το σήμα «+N % στη διάμεσο» — ο αποθηκάριος βλέπει την αύξηση τη στιγμή της παραλαβής, όχι έναν μήνα μετά στην αναφορά.

Μερικές σημαντικές λεπτομέρειες:

• μονάδα δείγματος είναι το δελτίο αποστολής, όχι η γραμμή: προμηθευτής που χώρισε την παράδοση σε πέντε γραμμές δεν μετακινεί τη διάμεσο πέντε φορές περισσότερο από έναν έντιμο·
• λιγότερες από τρεις παραδόσεις — δεν είναι δείγμα, δεν θα εμφανιστεί σήμα·
• η απόκλιση που επιβεβαιώθηκε από τον αποθηκάριο καταχωρείται στο μητρώο προμηθευτή — ανά αντισυμβαλλόμενο φαίνεται το ιστορικό μεταβολών τιμής και στην καρτέλα «Προμηθευτές» εμφανίζεται σήμανση·
• η ίδια διάμεσος τροφοδοτεί τον κανόνα κινδύνων «άλμα τιμής αγοράς» — ο ιδιοκτήτης θα τον δει στο μπλοκ «Ταμειακοί κίνδυνοι», βλ. Έλεγχος απωλειών. Οι αριθμοί του αποθηκάριου και του ιδιοκτήτη συμπίπτουν, επειδή υπολογίζονται μία φορά και στον διακομιστή.

Προμηθευτές#

Η καρτέλα Προμηθευτές είναι ένα mini-CRM για τους αντισυμβαλλόμενους, όχι απλώς ένα ευρετήριο στοιχείων:

• στοιχεία και επαφές — νομική επωνυμία, INN, τράπεζα και λογαριασμός, διεύθυνση· τα πρόσωπα επικοινωνίας μπορεί να είναι πολλά, καθένα με τον δικό του ρόλο και τα δικά του κανάλια επικοινωνίας, ένα εξ αυτών κύριο. Για κάθε επαφή επιλέγεται πού ακριβώς να αποστέλλεται η παραγγελία σε αυτήν — πεδίο «Αποστολή μέσω»: email, WhatsApp ή Telegram. Στη λίστα εμφανίζονται μόνο τα κανάλια που έχουν συμπληρωθεί για αυτό το πρόσωπο, επομένως δεν είναι δυνατή η αποστολή «στο πουθενά». Το επιλεγμένο κανάλι το σύστημα το τοποθετεί πρώτο στο παράθυρο αποστολής και το σημειώνει με αστερίσκο, ενώ από μόνο του, χωρίς εσάς, στέλνει την παραγγελία μόνο μέσω email (βλ. «Αυτόματη αποστολή παραγγελίας στον προμηθευτή» παρακάτω)·
• όροι παράδοσης — ελάχιστο ποσό παραγγελίας, χρόνος παράδοσης, ώρα αποκοπής αιτήματος, αναβολή πληρωμής, ημέρες παράδοσης. Από αυτούς το σύστημα υπολογίζει την αναμενόμενη ημερομηνία παραλαβής εμπορευμάτων κατά τη διαμόρφωση της παραγγελίας·
• χρονολόγιο — σημειώσεις του διαχειριστή και αυτόματα συμβάντα: παραγγελίες, παραλαβές εμπορευμάτων, καταγεγραμμένες ανατιμήσεις·
• τιμοκατάλογος προμηθευτή — κατάλογος με τιμές από μία από τέσσερις πηγές: αρχείο (xlsx, xls, docx, pdf ή φωτογραφία τιμοκαταλόγου), σύνδεσμος προς ηλεκτρονικό κατάστημα, κατάλογος άλλης επιχείρησης Cenaly (εφόσον αυτή έχει ενεργοποιήσει τη λειτουργία «Κατάστημα προμηθευτή» — βλ. Market) και χειροκίνητη προσθήκη ειδών. Ο κατάλογος εμφανίζει το diff «τι ανατιμήθηκε από την προηγούμενη φορά», διατηρεί το ιστορικό τιμών και επιτρέπει παραγγελία απευθείας από αυτόν, καθώς και επανάληψη της τελευταίας παραγγελίας. Αν στον τιμοκατάλογο αναφέρεται συσκευασία («κουτί 12 × 0,5 l», «6 τεμ. των 1,5 kg»), η εισαγωγή θα την προτείνει σε ξεχωριστή ενότητα — σημειώστε τις σωστές γραμμές με τικ· χωρίς τικ η συσκευασία δεν αλλάζει.

Ο προμηθευτής επιλέγεται κατά τη διαμόρφωση της παραλαβής εμπορευμάτων, επομένως για κάθε αντισυμβαλλόμενο είναι ορατό το ιστορικό αγορών. Ο αρχειοθετημένος προμηθευτής κρύβεται από τη λίστα, αλλά παραμένει στα έγγραφα.

Αγορές#

Η καρτέλα Αγορές κλείνει τον κύκλο «έπεσε το απόθεμα — παραγγείλαμε — παραλάβαμε»: ρυθμίζετε μία φορά τις παραμέτρους σε κάθε προϊόν και το σύστημα παρακολουθεί μόνο του πότε είναι ώρα να παραγγείλετε.

Παράμετροι στο προϊόν#

Στον επεξεργαστή προϊόντος (ενότητα «Αγορές») ορίζονται τρία πεδία:

• Σημείο παραγγελίας — το ελάχιστο απόθεμα, όταν επιτευχθεί, το προϊόν μπαίνει στη λίστα «Χρειάζεται παραγγελία».
• Στόχος αποθέματος — σε ποιο επίπεδο πρέπει να συμπληρωθεί κατά την παραγγελία. Η προτεινόμενη ποσότητα υπολογίζεται αυτόματα ως η διαφορά μεταξύ του στόχου αποθέματος και του τρέχοντος.
• Προεπιλεγμένος προμηθευτής — το σύστημα θα ομαδοποιήσει τα προϊόντα ανά προμηθευτή κατά τη δημιουργία της παραγγελίας.

Ενότητα «Χρειάζεται παραγγελία»#

Αν έστω και ένα προϊόν πέσει κάτω από το σημείο παραγγελίας, στην καρτέλα «Αγορές» εμφανίζεται ένα σήμα με μετρητή. Στην καρτέλα «Αποθέματα» ταυτόχρονα εμφανίζεται ένα προειδοποιητικό banner με μετάβαση στις αγορές.

Στην ενότητα «Χρειάζεται παραγγελία» τα προϊόντα είναι ομαδοποιημένα ανά προμηθευτή. Για κάθε γραμμή φαίνεται το τρέχον απόθεμα, το σημείο παραγγελίας και η προτεινόμενη ποσότητα. Η ποσότητα μπορεί να διορθωθεί, τα είδη — να αποεπιλεγούν με το πλαίσιο ελέγχου. Το κουμπί «Δημιουργία παραγγελίας» σχηματίζει παραγγελία προς τον προμηθευτή για την επιλεγμένη ομάδα, ενώ το κουμπί ⚡ «Δημιουργία παραγγελιών» στην κεφαλίδα του μπλοκ — αμέσως για όλες τις ομάδες.

Ειδοποιήσεις#

Το μπλοκ «Ειδοποιήσεις» στο επάνω μέρος της καρτέλας καθορίζει πώς μαθαίνετε ότι είναι ώρα για αγορές:

• Push σε χαμηλό απόθεμα — ειδοποίηση στον ιδιοκτήτη στο τηλέφωνο (η ίδια εφαρμογή που δείχνει τις παραγγελίες).
• Email-ενημέρωση «τι να παραγγείλετε» — καθημερινό email με τη λίστα ειδών κάτω από το σημείο παραγγελίας. Το κανάλι ενεργοποιείται ξεχωριστά, η διεύθυνση ορίζεται στο πεδίο «Email για την ενημέρωση»· κενό — το email θα πάει στο ταχυδρομείο του ιδιοκτήτη.
• Όριο ειδοποίησης ανατίμησης — κατά πόσο τοις εκατό πρέπει να ακριβύνει ο τιμοκατάλογος του προμηθευτή κατά την επανεισαγωγή, ώστε να προειδοποιήσει το σύστημα. Υπολογίζεται σε ολόκληρο το καλάθι του προμηθευτή, από προεπιλογή — 10 %.
• Αυτόματη αποστολή παραγγελίας στον προμηθευτή με email — μία φορά την ημέρα το σύστημα σχηματίζει μόνο του παραγγελία για τα είδη που έπεσαν κάτω από το σημείο παραγγελίας. Στην παραγγελία μπαίνουν μόνο προϊόντα με συμπληρωμένο το πεδίο «Προτιμώμενος προμηθευτής», και μόνο όσα δεν έχουν ακόμη ανοιχτή παραγγελία — ο προμηθευτής δεν θα λάβει επαναλαμβανόμενα email. Πού θα πάει η παραγγελία το καθορίζει το κανάλι που έχει επιλεγεί στην επαφή του προμηθευτή:
  • email — το σύστημα στέλνει το email μόνο του· η παραγγελία εμφανίζεται στην ενότητα «Παραγγελίες σε προμηθευτές» ήδη με κατάσταση «Απεστάλη» (στο σχόλιο — η σημείωση auto-order), και στην κάρτα του προμηθευτή παραμένει το συμβάν αποστολής;
  • WhatsApp ή Telegram — πρώτος σε messenger μπορεί να γράψει μόνο άνθρωπος, γι' αυτό το σύστημα ολοκληρώνει τη διαδικασία και αφήνει έτοιμο πρόχειρο της παραγγελίας στην ενότητα «Παραγγελίες σε προμηθευτές»· σε εσάς μένει να πατήσετε «Αποστολή» — το απαραίτητο κανάλι είναι ήδη επιλεγμένο εκεί. Αν στον προμηθευτή δεν έχει συμπληρωθεί κανένα κανάλι επικοινωνίας, παραγγελία για αυτόν δεν σχηματίζεται — κάτω από τον διακόπτη φαίνεται πόσοι τέτοιοι προμηθευτές υπάρχουν και πόσες παραγγελίες θα φύγουν ως πρόχειρα.

Αποστολή παραγγελίας στον προμηθευτή#

Η δημιουργημένη παραγγελία μπαίνει στην ενότητα «Παραγγελίες σε προμηθευτές» με κατάσταση «Πρόχειρο». Το κουμπί «Αποστολή» ανοίγει ένα παράθυρο με το κείμενο της παραγγελίας — μπορείτε να το επεξεργαστείτε και μετά να το στείλετε μέσω ενός από τα κανάλια. Αν ο προμηθευτής έχει πολλές επαφές, στο επάνω μέρος επιλέγεται ο παραλήπτης, και το κανάλι που έχει επιλεγεί στην κάρτα του βρίσκεται πρώτο και σημειώνεται με αστερίσκο:

• WhatsApp — ανοίγει συνομιλία με τον αριθμό του προμηθευτή;
• Email — ανοίγει το πρόγραμμα email με συμπληρωμένο το μήνυμα;
• Telegram — ανοίγει συνομιλία με τον λογαριασμό του προμηθευτή;
• αντίγραφο του κειμένου — αποστολή με οποιονδήποτε άλλο τρόπο;
• «Αποστολή στο Cenaly» — αν ο προμηθευτής εργάζεται επίσης στην πλατφόρμα, η παραγγελία πηγαίνει σε αυτόν μέσα στο σύστημα, χωρίς messenger.

Μετά την αποστολή η κατάσταση αλλάζει σε «Απεστάλη». Αν στείλατε εκτός συστήματος, μπορείτε να πατήσετε «Απεστάλη» χειροκίνητα. Στη συνέχεια η παραγγελία περνά από τις καταστάσεις «Επιβεβαιωμένη» → «Μερικώς παραληφθείσα» → «Παραληφθείσα»· όσες έχουν εκπρόθεσμη αναμενόμενη ημερομηνία επισημαίνονται.

Παραλαβή παραγγελίας#

Το κουμπί «Παραλαβή» ανοίγει την τυπική φόρμα παραλαβής εμπορευμάτων με προσυμπληρωμένα προϊόντα και ποσότητες από την παραγγελία. Οι πραγματικές ποσότητες και τιμές μπορούν να διορθωθούν — θα ενημερωθεί και ο κατάλογος του προμηθευτή. Δεν έφεραν τα πάντα; Παραλάβετε μέρος και αργότερα πατήστε «Παραλαβή ακόμη» για το υπόλοιπο. Μετά την πλήρη παραλαβή η κατάσταση της παραγγελίας γίνεται «Παραληφθείσα». Η παραγγελία μπορεί να ακυρωθεί — η κατάσταση θα αλλάξει σε «Ακυρωμένη».

Εκτεταμένες εργασίες αποθήκης#

Όλες οι χειροκίνητες εργασίες αποθήκης είναι διαθέσιμες μέσω του μενού «+ Ενέργειες» στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας.

Διαγραφή#

«Ενέργειες» → «Διαγραφή» — χειροκίνητη μείωση των αποθεμάτων. Μπορείτε να ορίσετε πολλά προϊόντα σε μία ενέργεια. Ο λόγος διαγραφής είναι υποχρεωτικός:

Επιστροφή στον προμηθευτή#

«Ενέργειες» → «Επιστροφή στον προμηθευτή» — εκδίδει επιστροφή προϊόντος που είχε παραληφθεί προηγουμένως. Επιλέξτε προμηθευτή, ορίστε προϊόντα και ποσότητες. Τα αποθέματα μειώνονται, το παραστατικό αποθηκεύεται με σύνδεση στον αντισυμβαλλόμενο.

Μεταφορά μεταξύ καταστημάτων#

«Ενέργειες» → «Μεταφορά» — μεταβίβαση προϊόντος σε άλλη αποθήκη: και μεταξύ αποθηκών του ίδιου καταστήματος (από την κουζίνα στο μπαρ), και μεταξύ καταστημάτων. Επιλέξτε παραλήπτη, προσθέστε γραμμές με προϊόντα και ποσότητες. Το σύστημα δημιουργεί αυτόματα ένα ζεύγος παραστατικών: έξοδο στον αποστολέα και παραλαβή εμπορευμάτων στον παραλήπτη.

Διόρθωση#

«Ενέργειες» → «Διόρθωση» — επαναμέτρηση αποθεμάτων με έναν οδηγό τριών βημάτων:

1. Κάλυψη — τι μετράμε: όλη την αποθήκη, μόνο τα προϊόντα προς πώληση ή μόνο τις πρώτες ύλες. Μια ημιτελής κατάσταση μπορεί να συνεχιστεί αργότερα.
2. Καταχώριση πραγματικών — για κάθε είδος φαίνεται πόσο αναμενόταν, καταχωρίζεται η πραγματική ποσότητα και εμφανίζεται αμέσως η απόκλιση. Αναζήτηση με όνομα, Barcode και PLU, το πρόχειρο αποθηκεύεται μόνο του — μπορείτε να μετράτε σε πολλές συνεδρίες.
3. Κατάσταση αποκλίσεων — σύνολο: πλεονάσματα και ελλείμματα, ταξινομημένα κατά χρηματική αξία, όχι αλφαβητικά.

Το κουμπί «Εκτέλεση» (διαθέσιμο στον ιδιοκτήτη και στον διαχειριστή) καταχωρίζει ένα διορθωτικό παραστατικό και εξισορροπεί τα αποθέματα.

Αναπροσαρμογή τιμών και ετικέτες#

«Ενέργειες» → «Αναπροσαρμογή» επανυπολογίζει τις τιμές πώλησης στον κατάλογο από την τιμή αγοράς με βάση το καθορισμένο περιθώριο κέρδους και με στρογγυλοποίηση· μπορείτε να ενεργοποιήσετε αυτόματη αναπροσαρμογή απευθείας κατά την παραλαβή εμπορευμάτων. «Εκτύπωση ετικετών» εκτυπώνει ετικέτες τιμών και ετικέτες αποθήκης — σε φύλλο με εκτυπωτή ή σε θερμικό εκτυπωτή μέσω της γέφυρας υλικού εξοπλισμού.

Η τιμή στην ετικέτα είναι η ίδια που θα χτυπήσει το ταμείο: η τιμή του είδους από τον κατάλογο (με την τιμή του καταστήματος, αν έχει οριστεί). Αν σε αυτό το κατάστημα το προϊόν πρέπει να κοστίζει διαφορετικά, στην κάρτα αποθήκης πατήστε «Ορισμός δικής σας τιμής…» και αναφέρετε τον λόγο — αυτή την τιμή θα πάρουν και η ετικέτα (στην τιμή θα εμφανιστεί «*») και το ταμείο, ενώ η διαδικτυακή βιτρίνα θα παραμείνει στην τιμή του καταλόγου. Αφαίρεση της δικής σας τιμής — ένα κουμπί στο ίδιο σημείο. Αν στις κάρτες έχουν μείνει τιμές από το παλιό πεδίο «Τιμή για ετικέτα», το παράθυρο εκτύπωσης θα δείξει τον αριθμό τους και το κουμπί «Επίλυση»: για καθεμία μπορείτε να πάρετε την τιμή του καταλόγου, να κρατήσετε τη δική σας με λόγο ή να την καταγράψετε στον κατάλογο.

Απώλειες: πού πήγε η διαφορά#

Η καρτέλα «Απώλειες» απαντά στο ερώτημα που δεν φαίνεται ούτε στις πωλήσεις ούτε στις παραλαβές εμπορευμάτων: μεταξύ δύο διορθώσεων έφυγαν από την αποθήκη περισσότερα από όσα πουλήθηκαν. Η κατανάλωση ανά κύκλο αναλύεται σε τρία μέρη:

Ακριβώς η τρίτη γραμμή είναι οι απώλειες: ανακριβής τεχνική κάρτα, μερίδες «με το μάτι», μη καταχωρισμένη φθορά ή κλοπή. Πρέπει να την εξετάζετε μαζί με τις δύο πρώτες: χωρίς αυτές δεν ξεχωρίζετε το «καταναλώθηκε περισσότερο από το κανονικό» από το «διαγράφηκε ως φθορά».

Ειλικρινής διευκρίνιση: η χειροκίνητη διόρθωση αποθέματος εντός του κύκλου αποθηκεύει απόλυτη τιμή, όχι διαφορά, επομένως μέρος του «ανεξήγητου» στην πραγματικότητα εξηγείται από το χέρι του χειριστή — τέτοια παραστατικά υπολογίζονται ξεχωριστά και εμφανίζονται δίπλα.

Η υπέρβαση των απωλειών έναντι της θεωρητικής κατανάλωσης κατά περισσότερο από ένα καθορισμένο ποσοστό ενεργοποιεί τον κανόνα «κατανάλωση πάνω από το κανονικό» — βλ. Έλεγχος απωλειών.

Πρόβλεψη ζήτησης και σχέδιο προετοιμασίας#

Η καρτέλα «Πρόβλεψη» μετατρέπει το ιστορικό πωλήσεων σε σχέδιο για αύριο: πόσα πιάτα θα πουληθούν αυτή την ημέρα της εβδομάδας, τι από αυτά πρέπει να προετοιμαστεί (με ανάλυση των τεχνικών καρτών και χρόνο «μέχρι ποια ώρα»), τι να παραγγελθεί στον προμηθευτή και τι κινδυνεύει να τελειώσει πριν από το τέλος της ημέρας.

Αναλυτικά — Πρόβλεψη ζήτησης.

Προϊόντα με βάρος και ετικέτες#

Προϊόν με βάρος. Ένα προϊόν μπορεί να μετριέται σε κιλά/λίτρα, όχι σε τεμάχια: τα αποθέματα, οι τεχνικές κάρτες και οι διαγραφές τηρούνται στις ίδιες μονάδες. Αν στο ταμείο μέσω της γέφυρας υλικού εξοπλισμού είναι συνδεδεμένη ζυγαριά, το βάρος καταχωρίζεται αυτόματα — και κατά την παραλαβή εμπορευμάτων και κατά την πώληση πιάτου με τιμή ανά βάρος (τραπεζαρία, μαγειρική). Η ρύθμιση της τιμής ανά βάρος γίνεται στην κάρτα του πιάτου, βλ. Ταμείο (POS).

Ετικέτες για το ράφι. Για τα προϊόντα εκτυπώνονται ετικέτες αποθήκης με Barcode, όνομα, τιμή και ημερομηνία λήξης: αν για το προϊόν έχει οριστεί διάρκεια διατήρησης σε ημέρες, η ημερομηνία λήξης υπολογίζεται ως η ημερομηνία εκτύπωσης συν τη διάρκεια. Αυτό δεν είναι το ίδιο με τα αυτοκόλλητα παραγγελίας — αυτά τα εκτυπώνει η κουζίνα, βλ. Εκτύπωση στην κουζίνα και στην αίθουσα.

Επισήμανση «Chestny ZNAK» (Ρωσία)#

Για ρωσικές επιχειρήσεις, στην αποθήκη υπάρχει η καρτέλα «Επισήμανση» — εργασία με κωδικούς του «Chestny ZNAK» για όλες τις 15 κατηγορίες που φέρουν επισήμανση. Στην καρτέλα υπάρχουν πέντε ενότητες:

• Παραλαβή — καταχώριση κωδικών με σαρωτή ή φόρτωση ηλεκτρονικού δελτίου αποστολής UPD σε XML: το σύστημα θα το αναλύσει, θα αντιστοιχίσει τα είδη του προμηθευτή με τη δική σας ονοματολογία (η αντιστοίχιση αποθηκεύεται — δεν χρειάζεται επιβεβαίωση δεύτερη φορά) και θα καταχωρίσει τους κωδικούς σε απόθεμα. Ένας κωδικός που δεν υπάρχει στο δελτίο αποστολής επισημαίνεται ειλικρινά ως απόκλιση και δεν περνά σιωπηλά.
• Βαρέλια — τοποθέτηση βαρελιού σε βρύση με τον κωδικό του, διαγραφή όγκου κατά την εκροή και αφαίρεση με αναγραφή αιτίας (άδειο, διαγραφή, επιστροφή). Ο κωδικός του βαρελιού δεν εισάγεται στην απόδειξη: αλλιώς το πρώτο ποτήρι θα έβγαζε από την κυκλοφορία ολόκληρο το βαρέλι.
• Κωδικοί — μητρώο όλων των κωδικών: κατάσταση, παραστατικά παραλαβής και ανάλωσης, ημερομηνία λήξης, αποτέλεσμα του ελέγχου αναφοράς στο σύστημα επισήμανσης.
• Εργασίες — τι άλλο πρέπει να διαβιβαστεί στο «Chestny ZNAK», με εξαγωγή εγγράφου για υποβολή στον προσωπικό λογαριασμό και κλείσιμο της εργασίας με αριθμό απόδειξης. Ο αριθμός των ανοιχτών εργασιών φαίνεται με σήμα απευθείας στο κουμπί της ενότητας.
• Ημερολόγιο — ροή όλων των ελέγχων, εξαγωγών και υποβολών.

Η έξοδος κωδικών δεν καταχωρίζεται μόνο χειροκίνητα: η πώληση αντικατοπτρίζεται από την απόδειξη (και επιβιώνει εκτός σύνδεσης — θα σταλεί όταν επανέλθει η σύνδεση), ενώ η διαγραφή σημασμένης πρώτης ύλης σε πιάτο υπολογίζεται από την τεχνική κάρτα. Η ανοιγμένη συσκευασία υπολογίζεται σε κλάσμα και εξαντλείται μέχρι το τέλος, προτού ανοιχτεί η επόμενη.

Η καρτέλα μπορεί να απενεργοποιηθεί με την κάρτα «Chestny ZNAK» στο κατάστημα επεκτάσεων, αλλά από προεπιλογή είναι ενεργοποιημένη: η επισήμανση είναι υποχρέωση εκ του νόμου, όχι πρόσθετη επιλογή.

Το αλκοόλ τηρείται στη διπλανή καρτέλα «EGAIS»: παραλαβή δελτίων αποστολής εμπορευμάτων, διαγραφές και αποθέματα βάσει των δεδομένων του UTM σας — η μονάδα συνδέεται ως συνηθισμένη συσκευή στη γέφυρα υλικού εξοπλισμού.

Τι χρειάζεται για την εκκίνηση#

• Ενότητα «Αποθήκη» — ενεργοποιημένη από προεπιλογή· με 30 ή περισσότερα προϊόντα το σύστημα θα προτείνει μόνο του να την ενεργοποιήσετε.
• Καρτέλες συστατικών και προϊόντων με μονάδες μέτρησης και συσκευασία.
• Τεχνικές κάρτες στα πιάτα — χωρίς αυτές η αυτόματη διαγραφή κατά την πώληση δεν θα λειτουργήσει.
• Τιμές αγοράς — αλλιώς δεν υπολογίζονται το κόστος, το food cost και το menu engineering.
• Δικαιώματα: η διενέργεια διόρθωσης αποθέματος είναι διαθέσιμη στον ιδιοκτήτη και στον διευθυντή.
• Γέφυρα και εκτυπωτής ετικετών — για ετικέτες παρασκευασμάτων και ετικέτες τιμών.

Περιορισμοί#

• Η αναλυτική λειτουργία αποθήκης λειτουργεί σε υποδομή AWS. Στη ρωσική έκδοση οι λειτουργίες σε αναλυτικές βάσεις δεν είναι διαθέσιμες — η ισοτιμία είναι ανοιχτή ως εκκρεμότητα.
• Τα αρνητικά αποθέματα επιτρέπονται σκόπιμα: η παραλαβή εμπορευμάτων «συγχωρεί» την υπέρβαση σε αρνητικό, δεν μπλοκάρει την πώληση.
• Δεν υπάρχει παρτίδα λογιστικής και FEFO στα αποθέματα. Το FEFO ζει μόνο στην επισήμανση (ποια ανοιγμένη συσκευασία να εξαντληθεί) και δεν επηρεάζει την ποσότητα.
• Δεν υπάρχουν αυτόματες μετατροπές μονάδων — τα γραμμάρια και τα κιλά περιγράφονται από τη συσκευασία της καρτέλας και δεν μετατρέπονται αυτόματα.
• Οι τεχνικές κάρτες παραλλαγών και προσθέτων δεν λαμβάνονται υπόψη: διαγράφεται η σύνθεση του βασικού πιάτου.
• Δεν υπάρχει κινητή διόρθωση αποθέματος με σαρωτή στο τηλέφωνο.
• Η αυτόματη παραγγελία στον προμηθευτή βάσει ελάχιστου αποθέματος δεν έχει υλοποιηθεί — υπάρχει πρόβλεψη ζήτησης, αυτόματη παραγγελία δεν υπάρχει.
• Το email digest προμηθειών δεν αποστέλλεται, οι ειδοποιήσεις έρχονται στο chat και σε push.
• Το EGAIS και το «Chestny ZNAK» είναι ρωσική ιδιαιτερότητα: οι καρτέλες εμφανίζονται μόνο σε καταστήματα με χώρα «Ρωσία»· η ζωντανή ανταλλαγή με το GIS MT μέσω API δεν είναι συνδεδεμένη (η υποβολή είναι ημιαυτόματη), ενώ το δοκιμαστικό περιβάλλον FSRAAR για το EGAIS δεν έχει περαστεί. Το VetIS (Mercury) λειτουργεί με mocks — το κλειδί πρόσβασης στο API δεν έχει ληφθεί.

Αντιμετώπιση προβλημάτων#

Το απόθεμα δεν διαγράφηκε μετά την πώληση. Το πιάτο δεν έχει τεχνική κάρτα ή πουλήθηκε παραλλαγή/πρόσθετο — η σύνθεσή τους δεν περιλαμβάνεται στη διαγραφή.

Το απόθεμα πήγε σε αρνητικό. Έτσι είναι σχεδιασμένο: το σύστημα δεν μπλοκάρει την πώληση, το αρνητικό θα κλείσει με την επόμενη παραλαβή εμπορευμάτων.

Το κόστος είναι κενό. Δεν έχουν καταχωριστεί τιμές αγοράς των συστατικών — χωρίς αυτές δεν χτίζονται ούτε το food cost ούτε ο πίνακας menu engineering.

Δεν βλέπω τις καρτέλες επισήμανσης ή αλκοόλ. Εμφανίζονται μόνο σε ρωσική τοποθεσία καταστήματος.

Δεν με αφήνει να κάνω διόρθωση αποθέματος. Η διενέργεια είναι διαθέσιμη στον ιδιοκτήτη και στον διευθυντή, στους υπόλοιπους ρόλους — μόνο προβολή.

Δεν έρχεται email για τις προμήθειες. Εδώ δεν υπάρχει ταχυδρομικό digest — οι ειδοποιήσεις για ελλείψεις και προθεσμίες πηγαίνουν στο chat εργασίας και σε push.

Σχετικές ενότητες#

• Πρόβλεψη ζήτησης — πλάνο παρασκευών, πρόχειρη προμήθεια και κίνδυνος «θα τελειώσει στις 19:00»
• Έλεγχος απωλειών — κανόνες «κατανάλωση πάνω από τον κανόνα» και «άλμα τιμής αγοράς»
• Menu engineering — τι να κάνετε με ένα πιάτο όταν είναι γνωστό το κόστος του
• Οικονομικά — προμήθειες, food cost και μικτό κέρδος
• Παραγγελίες — η εκτέλεση της παραγγελίας ενεργοποιεί τη διαγραφή
• QR-μενού — πιάτα και combo set στα οποία συνδέονται τεχνικές κάρτες
• Πολλαπλά καταστήματα — πολλά καταστήματα: αποθέματα, παραστατικά και μετακινήσεις τηρούνται ξεχωριστά για κάθε τοποθεσία
• Κατάστημα — το απόθεμα του προϊόντος είναι ορατό στον αγοραστή στη βιτρίνα: «έμειναν λίγα» ή ακριβής αριθμός

Συχνές ερωτήσεις#

Είναι υποχρεωτικό να τηρούνται τεχνικά φύλλα για όλα τα πιάτα;#

Όχι. Ξεκινήστε από τα πιο δημοφιλή είδη — τα υπόλοιπα προσθέστε τα σταδιακά. Τα πιάτα χωρίς τεχνικά φύλλα απλώς δεν αφαιρούν απόθεμα.

Τι συμβαίνει όταν ακυρώνεται μια παραγγελία;#

Η αφαίρεση απόθεμα συνδέεται με την εκτέλεση της παραγγελίας: οι ακυρωμένες παραγγελίες δεν επηρεάζουν το απόθεμα.

Σε ποιες γλώσσες αναγνωρίζονται τα δελτία αποστολής;#

Το AI ανταπεξέρχεται σε τυπικά δελτία αποστολής στις κύριες γλώσσες της περιοχής (γεωργιανά, ρωσικά, αγγλικά κ.ά.). Μετά την αναγνώριση, ελέγχετε πάντα το αποτέλεσμα πριν από την επιβεβαίωση.

Μπορεί να τηρείται αποθήκη για πολλά καταστήματα;#

Ναι, τα αποθέματα και τα έγγραφα τηρούνται ξεχωριστά για κάθε κατάστημα — επιλέξτε κατάστημα στο επάνω μέρος της σελίδας.

Πώς να στείλετε παραγγελία σε προμηθευτή που δεν έχει WhatsApp ή Telegram;#

Συμπληρώστε email στην κάρτα του προμηθευτή — το κουμπί Email θα είναι διαθέσιμο στο παράθυρο αποστολής. Το κείμενο της παραγγελίας μπορεί επίσης να αντιγραφεί και να σταλεί με οποιονδήποτε βολικό τρόπο.

Μπορεί να γίνει διόρθωση μόνο για μέρος των προϊόντων;#

Ναι. Στο πρώτο βήμα του οδηγού επιλέγεται η κάλυψη — όλη η αποθήκη, μόνο τα προϊόντα προς πώληση ή μόνο οι πρώτες ύλες· υπάρχει αναζήτηση με όνομα, barcode και PLU. Οι γραμμές που θα αφήσετε κενές δεν θα αλλάξουν το απόθεμα: αποθηκεύονται μόνο οι τιμές που έχουν εισαχθεί. Μια ημιτελής κατάσταση μπορεί να συνεχιστεί αργότερα — το πρόχειρο αποθηκεύεται αυτόματα.