Υλικό εξοπλισμός και εξοπλισμός

Ο εξοπλισμός σε μια επιχείρηση συνήθως ζει στο μυαλό κάποιου και στην αλληλογραφία: ποιος κρατά το δεύτερο Τερματικό, σε ποιον έχει ανατεθεί ο φορητός υπολογιστής, πόσα χρόνια έχει το παλιό ψυγείο και πόσο ακόμη αποτιμάται στην αναφορά. Η ενότητα «Υλικό εξοπλισμός» είναι ένα μητρώο όλων όσων κατέχει η επιχείρηση, με δύο πράγματα που δεν υπάρχουν σε έναν πίνακα σε μια εφαρμογή μηνυμάτων: τον υπεύθυνο και τις αποσβέσεις — ξεχωριστά για τη λογιστική και ξεχωριστά για τον φόρο.

Άνοιγμα: Πίνακας διαχείρισης → Υλικό εξοπλισμός (admin.cenaly.com/assets).

Τι είναι αυτή η ενότητα#

Στο μητρώο υπάρχει μία οντότητα — το αντικείμενο υλικού εξοπλισμού, το οποίο έχει είδος: εξοπλισμός, τηλέφωνο, υπολογιστής, αυτοκίνητο, έπιπλα, χώρος, άυλα περιουσιακά στοιχεία (προγράμματα, άδειες, δικαιώματα) ή άλλο. Τα κοινά πεδία είναι ίδια για όλα τα είδη — ονομασία, μάρκα και μοντέλο, σειριακός αριθμός και αριθμός μητρώου, ποσότητα, Κατάστημα, υλικά υπεύθυνος εργαζόμενος, κατάσταση, σημείωση και ιστορικό συμβάντων — ενώ στο τηλέφωνο, στο αυτοκίνητο και στον υπολογιστή προστίθεται δικό του μπλοκ «Δελτίο»: αριθμός επέκτασης και SIP-λογαριασμός, αριθμός κυκλοφορίας και VIN, όνομα στο δίκτυο και λειτουργικό σύστημα. Οι καταστάσεις είναι πέντε: Πρόχειρο · Σε λειτουργία · Σε αδράνεια · Σε επισκευή · Αποσυρθέν· το πρόχειρο είναι αντικείμενο χωρίς ημερομηνία θέσης σε λειτουργία: βρίσκεται ήδη στο μητρώο, αλλά δεν αποσβένεται και δεν εμφανίζεται στη κατάσταση.

Τι χρειάζεται για την εκκίνηση#

Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα: η ενότητα λειτουργεί στον περιηγητή, και η εκτύπωση ετικετών επίσης — μέσω του συνηθισμένου διαλόγου εκτύπωσης.

Βήμα 1. Καταχώριση αντικειμένου#

Το κουμπί «＋ Προσθήκη υλικού εξοπλισμού» ανοίγει την κάρτα. Αυτή ανοίγει όπως σας βολεύει — ως παράθυρο, ως πλαϊνό πλαίσιο ή σε πλήρη οθόνη (η επιλογή αποθηκεύεται), ενώ η πυκνότητά της είναι ρύθμιση χρήστη: η «ελάχιστη» αφήνει μόνο τα πεδία χωρίς τα οποία δεν μπορείτε να καταχωρίσετε το αντικείμενο, η «πλήρης» εμφανίζει όλες τις ενότητες ταυτόχρονα.

Αξίζει να εξηγήσουμε τρία πεδία. «Ποσότητα» — για ομοιογενή παρτίδα με ένα δελτίο αποστολής: δέκα ίδιες καρέκλες δεν χρειάζεται να καταχωριστούν σε δέκα κάρτες. «Πώς αποκτήθηκε» — «Αγορά», «Μίσθωση / χρηματοδοτική μίσθωση», «Εισφορά ιδιοκτήτη», «Δωρεά», «Ίδια παραγωγή», «Πλεόνασμα Διόρθωσης»· το πεδίο περιγράφει την προέλευση, ενώ το πώς θα αναγνωριστεί λογιστικά το αποφασίζουν οι πολιτικές. «Κόστος (χωρίς ΦΠΑ)» — αρχικό κόστος χωρίς εκπιπτόμενο ΦΠΑ: αυτό ακριβώς γίνεται βάση αποσβέσεων, ενώ ο εισερχόμενος ΦΠΑ καταγράφεται ξεχωριστά.

Βήμα 2. Θέση σε λειτουργία#

Όσο το αντικείμενο δεν έχει ημερομηνία θέσης σε λειτουργία, είναι πρόχειρο. Η θέση σε λειτουργία μπορεί να γίνει με δύο τρόπους: με το πεδίο «Τέθηκε σε λειτουργία» στην κάρτα ή με το στοιχείο «Θέση σε λειτουργία» στο μενού «Ενέργειες» της γραμμής — τότε ως ημερομηνία ορίζεται η σημερινή.

Τη στιγμή εκείνη στο αντικείμενο αποδίδεται αυτόματα αριθμός μητρώου της μορφής INV-000001, αν δεν έχετε ορίσει δικό σας· από την ημερομηνία θέσης σε λειτουργία υπολογίζονται οι αποσβέσεις — από τον ίδιο ή από τον επόμενο μήνα, όπως ορίζει η πολιτική. Η θέση σε λειτουργία δεν έχει δρόμο επιστροφής: διαγραφή επιτρέπεται μόνο σε πρόχειρο. Αντικείμενο που έχει τεθεί σε λειτουργία δεν διαγράφεται, αλλά αποσύρεται — το ιστορικό του παραμένει στο μητρώο και στη κατάσταση εμφανίζεται ειλικρινά ως αποσυρθέν.

Βήμα 3. Λογιστικές πολιτικές και κανόνες χώρας#

Η ίδια αγορά ζει σε δύο βιβλία με διαφορετικούς κανόνες, γι' αυτό στην κάρτα υπάρχουν δύο ενότητες. Λογιστική παρακολούθηση — «Αναγνώριση» («Πάγιο στοιχείο (κεφαλαιοποίηση)» ή «Άμεση διαγραφή (χαμηλής αξίας)»), «Μέθοδος» («Γραμμική», «Φθίνοντος υπολοίπου», «Δεν αποσβένεται»), «Ωφέλιμη διάρκεια ζωής» σε μήνες, «Υπολειμματική αξία», «Συντελεστής επιτάχυνσης», «Έναρξη αποσβέσεων» («Από τον επόμενο μήνα μετά τη θέση σε λειτουργία» ή «Από τον μήνα θέσης σε λειτουργία»), «Ομάδα».

Φορολογική παρακολούθηση — «Απόσβεση», «Άμεση διαγραφή» ή «Δεν εκπίπτεται»· «Ομάδα αποσβέσεων / δεξαμενή», «Μέθοδος», διάρκεια ή «Ετήσιος συντελεστής, %», έναρξη, «Επένδυση απόσβεσης, %» από τις επιλογές της χώρας και «Σημείωση λογιστή».

Δεν χρειάζεται να τα συμπληρώσετε χειροκίνητα: το κουμπί «Υποκατάσταση κατά τους κανόνες της χώρας» λαμβάνει τη χώρα του καταστήματος, το είδος και την αξία του αντικειμένου και συμπληρώνει και τις δύο πολιτικές, ενώ κάτω από τα πεδία εξηγεί γιατί ακριβώς έτσι. Η «Ωφέλιμη διάρκεια ζωής» επισημαίνεται με αστερίσκο και είναι υποχρεωτική όσο η αναγνώριση είναι «κεφαλαιοποίηση» και η μέθοδος δεν είναι «Δεν αποσβένεται»: χωρίς διάρκεια δεν υπάρχει τρόπος να υπολογιστεί η απόσβεση και η κάρτα δεν αποθηκεύεται — πατήστε «Υποκατάσταση κατά τους κανόνες της χώρας», γράψτε τη διάρκεια μόνοι σας ή επιλέξτε «Άμεση διαγραφή»/«Δεν αποσβένεται». Αν κατά την αποθήκευση η κάρτα δεν κλείσει, μεταφέρει μόνη της τον κέρσορα στο κενό πεδίο. Αν η αξία δεν υπερβαίνει το φορολογικό όριο — το αντικείμενο διαγράφεται αμέσως και στα δύο βιβλία (το όριο είναι συμπεριληπτικό: αξία ίση με το όριο επίσης πηγαίνει στα έξοδα). Τίποτα δεν υποκαθίσταται σιωπηλά — μόνο με το πάτημα.

Οι κανόνες της χώρας είναι προεπιλογή, όχι υπογραφή λογιστή: τον τελευταίο λόγο τον έχει ο ειδικός σας, και για τις σημειώσεις του στη φορολογική ενότητα υπάρχει ξεχωριστό πεδίο.

Βήμα 4. Απόσβεση μήνα και ημερολόγιο για τον λογιστή#

Η καρτέλα «Απόσβεση» έχει δύο άξονες: «Μήνας» και «Βιβλίο» («Λογιστικό» ή «Φορολογικό»). Στον πίνακα, για κάθε αντικείμενο σε λειτουργία, φαίνονται «Έναρξη», «Μέθοδος», «Για τον μήνα» (με σημείωση «επένδυση» ή «διαγράφηκε αμέσως»), «Συσσωρευμένο» και «Υπολειμματική», ενώ στο κάτω μέρος «Σύνολο» — ξεχωριστά για κάθε νόμισμα.

Δύο κουμπιά παραδίδουν τα ίδια στον λογιστή — «Λήψη ημερολογίου μήνα (JSON)» και «Λήψη CSV» — και δεν πρόκειται για εξαγωγή πίνακα, αλλά για ολόκληρο το ημερολόγιο του μήνα σε μορφή προτάσεων εγγραφών, στην ίδια μορφή με την οποία παραδίδει τα έγγραφά της η μισθοδοσία:

Στο φορολογικό βιβλίο το ημερολόγιο περιέχει μόνο την απόσβεση — οι υπόλοιπες πράξεις είναι δικές του και υπολογίζονται εκτός της πλευράς μας.

Κατάσταση κίνησης περιόδου#

Η καρτέλα «Κατάσταση» απαντά στο ερώτημα «τι υπήρχε στην αρχή, τι ήρθε, τι έφυγε, τι έμεινε». Ορίζετε «Από» και «Έως», επιλέγετε βιβλίο — και για κάθε αντικείμενο βλέπετε αξία και συσσωρευμένη απόσβεση στην αρχή, εισαγωγή (θέση σε λειτουργία και εκσυγχρονισμός), αποξένωση, δεδουλευμένη για την περίοδο, υπόλοιπο στο τέλος και υπολειμματική αξία· παρακάτω — «Σύνολο» ανά νόμισμα.

Κάτω από το σύνολο, σε ξεχωριστές γραμμές, αναγράφονται όσα δεν μπαίνουν στον ισολογισμό: «Διαγράφηκε αμέσως (κάτω από το όριο κεφαλαιοποίησης)» και «Επισκευή περιόδου». Αν η περίοδος τελειώνει στον τελευταίο μήνα, η κατάσταση είναι τα υπόλοιπα κατά την ημερομηνία για το επεξηγηματικό σημείωμα του ισολογισμού· το κουμπί «Λήψη CSV» την παραδίδει ως αρχείο. Στην κατάσταση περιλαμβάνονται αντικείμενα που τέθηκαν σε λειτουργία έως το τέλος της περιόδου και δεν αποξενώθηκαν έως την αρχή της — αν είναι κενή, συνήθως φταίει αυτό, όχι βλάβη.

Εκσυγχρονισμός και επισκευή#

Η επιλογή «Εκσυγχρονισμός / επισκευή…» στο μενού της γραμμής (ή το κουμπί «Προσθήκη εκσυγχρονισμού ή επισκευής» στην κάρτα) ανοίγει το παράθυρο «Εκσυγχρονισμός ή επισκευή». Το πεδίο «Τι έγινε» διακρίνει δύο περιπτώσεις, και η διαφορά είναι ουσιαστική:

Στη συνέχεια — «Ημερομηνία ολοκλήρωσης εργασιών», «Αξία (χωρίς ΦΠΑ)», «ΦΠΑ εισροών», στον εκσυγχρονισμό ακόμη «Παράταση διάρκειας κατά, μήνες» (κενό — η διάρκεια δεν αλλάζει, το υπόλοιπο κατανέμεται στους εναπομένοντες μήνες), «Τι ακριβώς έγινε», «Ανάδοχος» και «Αριθμός εγγράφου». Το κουμπί — «Καταχώριση».

Οι ακραίες περιπτώσεις αντιμετωπίζονται ως εξής: ο εκσυγχρονισμός ήδη αποσβεσμένου αντικειμένου χωρίς παράταση διάρκειας διαγράφεται στον μήνα έναρξης, ενώ αυτός που έγινε πριν από την έναρξη των αποσβέσεων εντάσσεται στο αρχικό κόστος· στην κάρτα εμφανίζεται η γραμμή «Αξία με εκσυγχρονισμό», ενώ η στήλη «Αξία» στο μητρώο δείχνει την αξία με τους εκσυγχρονισμούς έως τον τρέχοντα μήνα. Πού ακριβώς βρίσκεται το όριο μεταξύ επισκευής και εκσυγχρονισμού — το αποφασίζει ο λογιστής, το παράθυρο δεν μαντεύει: στην Πολωνία ο φορολογικός εκσυγχρονισμός ξεκινά από 10 000 zł ετησίως, στη Γεωργία η επισκευή εκπίπτεται εντός 5 % του υπολοίπου της ομάδας.

Διάθεση#

Η επιλογή «Διάθεση…» ανοίγει το παράθυρο «Διάθεση περιουσιακού στοιχείου»: «Ημερομηνία διάθεσης», «Αιτία» («Πωλήθηκε», «Διαγράφηκε», «Χάθηκε», «Κλάπηκε», «Μεταβιβάστηκε», «Επιστράφηκε στον εκμισθωτή»), «Έσοδο από πώληση (χωρίς ΦΠΑ)» στην πώληση και «Σημείωση». Το κουμπί είναι «Διάθεση». Έπειτα το στοιχείο παραμένει στο μητρώο ως γκρι γραμμή, η απόσβεση σταματά τον μήνα διάθεσης και στο ημερολόγιο του μήνα εμφανίζεται η πράξη διάθεσης με ζημία ή έσοδο.

Ετικέτες με QR και Διόρθωση#

Το κουμπί «🏷 Ετικέτες» πάνω από το μητρώο εκτυπώνει αυτοκόλλητα 58×40 mm για όλα τα φιλτραρισμένα στοιχεία που έχουν αριθμό μητρώου· η επιλογή «Εκτύπωση ετικέτας» στο μενού της γραμμής εκτυπώνει μία. Στο αυτοκόλλητο υπάρχουν QR, ο μεγάλος αριθμός μητρώου, η ονομασία, το Κατάστημα και ο υπεύθυνος.

Το QR οδηγεί στην κάρτα αυτού του στοιχείου στη διαχείρισή σας (/assets/?asset=<id>): κατά την περιοδεία των χώρων το τηλέφωνο ανοίγει την κάρτα με σάρωση, χωρίς αναζήτηση με αριθμό. Ο σύνδεσμος λειτουργεί μόνο με σύνδεση που έχει πρόσβαση στην ενότητα, ενώ στο ίδιο το αυτοκόλλητο δεν υπάρχει τίποτα που να μην φαίνεται στο στοιχείο. Η εκτύπωση γίνεται με τον συνηθισμένο διάλογο του προγράμματος περιήγησης, επομένως αποδίδεται το ίδιο τόσο σε θερμικό εκτυπωτή ετικετών όσο και σε συνηθισμένο Εκτυπωτή σε λειτουργία «προσαρμογή στο μέγεθος σελίδας»· για τον ίδιο τον Εκτυπωτή — στο Υλικό εξοπλισμός.

Τηλέφωνα και Υλικό εξοπλισμός — με ένα κλικ#

Δεν γίνεται αντίστροφη υποκατάσταση: η λίστα τηλεφώνων στην «Τηλεφωνία» παραμένει παράγωγη των καταχωρίσεων στο τηλεφωνικό κέντρο, ενώ το μητρώο περιουσίας είναι ό,τι καταχώρισε ο άνθρωπος. Κάμερες και συσκευές που δεν έχουν ρυθμιστεί ακόμη («εντοπισμένες») δεν καταχωρίζονται έτσι.

Περιορισμοί#

• Διόρθωση ως παραστατικό δεν υπάρχει ακόμη. Ετικέτες με QR και περιοδεία με αυτές υπάρχουν, αλλά πράξη «κατά μητρώο / κατά πραγματικότητα» με αποκλίσεις — όχι ακόμη.
• Οι εγγραφές είναι αρχείο προς λήψη. Το ημερολόγιο του μήνα παρέχεται σε JSON και CSV· λογιστικός πυρήνας που θα το δεχόταν αυτόματα δεν έχει συνδεθεί ακόμη — ο λογιστής εισάγει το αρχείο μόνος του.
• Τα συστήματα pool υπολογίζονται κατά προσέγγιση. Στο Ηνωμένο Βασίλειο, το Καζακστάν και τη Γεωργία ο νόμος υπολογίζει την απόσβεση ανά έτος κατά pool, ενώ η ενότητα ανά στοιχείο μηνιαία: κατά το έτος απόκτησης αυτό μειώνει τον συντελεστή.
• Το πακέτο του Καζακστάν έχει διασταυρωθεί εν μέρει (ταξινομητής παγίων, μετάβαση υπολοίπων στον νέο φορολογικό κώδικα, ετήσιο pool), ενώ για χώρες χωρίς δικό τους πακέτο εφαρμόζεται το κοινό κατά IFRS for SMEs — και τα δύο η κάρτα τα σημειώνει ως προεπιλογή που απαιτεί επιβεβαίωση λογιστή.
• Ο μήνας, η περίοδος και το βιβλίο δεν μπαίνουν στη διεύθυνση. Στον σύνδεσμο ζει μόνο η καρτέλα (?tab=) — δεν μπορείτε να στείλετε σε συνάδελφο σύνδεσμο απευθείας σε «Μάιος, φορολογικό βιβλίο».
• Ταυτόχρονη επεξεργασία από δύο καρτέλες. Στο cenaly.com και στο cenaly.com η Εγγραφή είναι υπό όρους: η καρτέλα που χάνει ξαναδιαβάζει το μητρώο και επαναλαμβάνει την αλλαγή. Στο cenaly.ru η Εγγραφή είναι άνευ όρων — επεξεργάζεστε το μητρώο από ένα σημείο.
• Η ενότητα δεν υποβάλλει φορολογικές δηλώσεις. Υπολογίζει την απόσβεση και παρέχει τις εγγραφές· οι δηλώσεις, ο φόρος ακίνητης περιουσίας και ο φόρος μεταφορικών μέσων παραμένουν στον λογιστή.
• Τα κόστη είναι σε ακέραιες ελάσσονες νομισματικές μονάδες (καπίκια, tyiyn· το γιεν δεν έχει δεκαδικά, το δηνάριο έχει τρία). Κλασματικά μέρη του καπικιού δεν αποθηκεύονται, τα ποσά των μηνών συμφωνούν με τη βάση.

Αντιμετώπιση προβλημάτων#

Συχνές ερωτήσεις#

Σε τι διαφέρει το «Περιουσιακά στοιχεία» από την «Αποθήκη»;#

Η Αποθήκη αφορά τα αποθέματα που αναλώνονται: τρόφιμα, προϊόντα, συσκευασίες. Τα «Περιουσιακά στοιχεία» αφορούν ό,τι χρησιμοποιείται για χρόνια και χάνει σταδιακά την αξία του: τεχνικός εξοπλισμός, έπιπλα, οχήματα, χώροι, προγράμματα. Μια αγορά καταχωρείται είτε εκεί είτε εδώ, αλλά όχι και στα δύο.

Χρειάζεται λογιστής για να το χρησιμοποιήσω;#

Για να τηρείτε το μητρώο και να εκτυπώνετε ετικέτες — όχι. Για να υπογράψετε την πολιτική και να λύσετε αμφιλεγόμενες περιπτώσεις (αν πρόκειται για αναβάθμιση ή επισκευή, αν θα κεφαλαιοποιηθεί ή θα διαγραφεί) — ναι: το κουμπί κανόνων χώρας δίνει μια προεπιλογή, όχι γνώμη ειδικού.

Τι γίνεται με τον μικρό εξοπλισμό, όπως ένας βραστήρας ή ένας δρομολογητής;#

Τίποτα το ιδιαίτερο: αν το κόστος δεν υπερβαίνει το όριο της χώρας, το κουμπί κανόνων θέτει από μόνο του «Άμεση διαγραφή (χαμηλής αξίας)» και στα δύο βιβλία. Στη κατάσταση κίνησης τέτοιες αγορές εμφανίζονται σε ξεχωριστή γραμμή κάτω από το σύνολο και δεν μπαίνουν στον ισολογισμό.

Πώς δίνω τα δεδομένα στον λογιστή;#

Καρτέλα «Αποσβέσεις» → «Λήψη ημερολογίου μήνα (JSON)» ή «Λήψη CSV»: εκεί υπάρχει ολόκληρος ο μήνας — καταχώριση, αναβάθμιση και επισκευή, αποσβέσεις και διαγραφή με έτοιμα τιμολόγια. Η κατάσταση κίνησης για την περίοδο εξάγεται με δικό της CSV στην καρτέλα «Κατάσταση κίνησης».

Λαμβάνονται υπόψη τα μισθωμένα και τα χρηματοδοτικά μισθωμένα περιουσιακά στοιχεία;#

Μπορείτε να τα καταχωρίσετε: στο πεδίο «Πώς αποκτήθηκε» υπάρχει «Μίσθωση / χρηματοδοτική μίσθωση», και κατά την επιστροφή — αιτία διαγραφής «Επιστράφηκε στον εκμισθωτή». Το αν ένα τέτοιο στοιχείο αναγνωρίζεται στον ισολογισμό και αν αποσβένεται το κρίνει ο λογιστής με τις πολιτικές της κάρτας — δεν υπάρχει αυτόματη ερμηνεία των συμβάσεων μίσθωσης στην ενότητα.

Σχετικές ενότητες#

• Κατάστημα εφαρμογών — όπου ενεργοποιείται η κάρτα «Περιουσιακά στοιχεία και υλικός εξοπλισμός»
• Υλικός εξοπλισμός: τι συνδέεται και Cenaly Hardware Bridge — από όπου προέρχεται το κουμπί «🧰 Στα περιουσιακά στοιχεία»
• Τηλεφωνία: δικό σας τηλεφωνικό κέντρο — τηλεφωνικές συσκευές και το κουμπί «Στα περιουσιακά στοιχεία» στην κάρτα της συσκευής
• Ετικέτες και εκτύπωση σημάτων — ο εκτυπωτής ετικετών στον οποίο εκτυπώνονται τα αυτοκόλλητα
• Αποθήκη — αποθέματα και αναλώσιμα, σε αντίθεση με τα πάγια
• Πελάτες και αντισυμβαλλόμενοι — από όπου προτείνεται ο προμηθευτής
• Υπάλληλοι και βάρδιες — ποιον μπορείτε να ορίσετε υπεύθυνο για τα υλικά
• Οικονομικά — έσοδα, κόστη και κέρδος του καταστήματος, και Έγγραφα — πράξεις και συμβάσεις για αγορά και διαγραφή
• Εξαγωγή δεδομένων — εξαγωγή του λογαριασμού σε ένα αρχείο