Registro prenotazioni

Registro prenotazioni — schermata di lavoro del salone di bellezza (e di altri servizi con appuntamenti). È una griglia giornaliera: nelle colonne gli specialisti, in verticale il tempo. Qui si creano gli appuntamenti per i servizi, si spostano e si gestiscono in base agli stati.

Aprire: Pannello di amministrazione → Appuntamenti (admin.cenaly.com).

Cabine, hardware e pianificazione della visita#

Gli specialisti sono gestiti come persone, le cabine e le apparecchiature come risorse di prenotazione separate. Indicate quali risorse richiede ciascun servizio. La verifica della disponibilità combina il calendario dello specialista, l'occupazione delle risorse e le pause del servizio.

Nel registro del personale è possibile comporre una visita composta da più servizi o una serie di visite. Queste azioni non implicano la stessa possibilità nel widget per gli ospiti. Prima di confermare, verificate le date proposte e i conflitti.

Il calendario usa il fuso orario della sede. Impostatelo prima di aprire la prenotazione online, soprattutto se l'operatore lavora da un altro paese. Il cambio di stato con l'indicazione di attesa richiede ancora la conferma del server: un errore o un'azione non confermata va risolta prima di continuare il lavoro.

Per l'ambulatorio scegliete il preset «Clinica»: medico, cabina, paziente, visita. La storia del paziente qui è amministrativa; cartelle cliniche, diagnosi e protocolli di trattamento non fanno parte del modulo. Le azioni del medico sono limitate dal suo ruolo e dalle visite a lui assegnate.

Nella scuola usate la prenotazione per lezioni di prova e individuali. La presenza del gruppo fisso e il denaro della famiglia appartengono allo scenario scolastico descritto nel primo giorno.

Griglia giornaliera#

In alto c'è il pannello del giorno con i pulsanti oggi / giorno precedente / giorno successivo. Sotto ogni specialista c'è una colonna con gli appuntamenti in ordine di tempo; per gli appuntamenti senza specialista assegnato c'è una colonna separata «Senza specialista». La griglia si aggiorna da sola: un appuntamento creato da un ospite o da un collega compare senza ricaricare la pagina.

Suono e notifiche sui nuovi appuntamenti#

L'icona 🔔 / 🔕 nell'intestazione del registro attiva il suono e le notifiche popup sui nuovi appuntamenti. Funzionano solo finché questa pagina è aperta: se il browser ha bloccato le notifiche, il pulsante diventa ambra con un suggerimento per consentirle nelle impostazioni del sito.

Per questo sotto l'intestazione resta un banner «Mentre l'area di amministrazione è chiusa, non saprete dei nuovi appuntamenti» con il pulsante «Collega le notifiche Telegram» — apre la procedura guidata di collegamento direttamente sul posto, senza rimandare allo store delle app. Quando il bot della sede è già collegato, al posto del banner resta un suggerimento discreto con un link: va aperto dall'account Telegram che deve ricevere le notifiche. Il banner può essere nascosto con il pulsante «Non mostrare».

Rubrica degli specialisti#

Il pulsante «Specialisti» apre l'elenco degli specialisti. Lo specialista è un dipendente dalla rubrica dei dipendenti con il ruolo di specialista; non è obbligatorio creargli un login — si può aggiungere un «dipendente-risorsa» che esiste solo come colonna nel calendario. Per ogni specialista:

• Nome;
• Colore — con cui i suoi appuntamenti si distinguono nella griglia;
• Attivo — se partecipa al calendario;
• Servizi — quali servizi svolge (tutti o quelli selezionati);
• Calendario di lavoro — ore lavorative per giorni della settimana; un giorno senza spunta è considerato giorno libero;
• Pause giornaliere — pranzo e finestre simili, vengono ritagliate da ogni giorno lavorativo;
• Ferie e malattia — periodi di date in cui lo specialista non è disponibile, con una nota facoltativa;
• Giorni singoli — eccezione per una data specifica: renderla giorno libero o impostare orari particolari. Il giorno singolo prevale sul calendario settimanale — con esso si chiude «questo sabato lavoriamo fino alle 15:00» senza modificare il calendario in modo definitivo.

Il calendario, le pause e le ferie valgono non solo nel registro, ma anche nella prenotazione online: queste ore semplicemente non vengono proposte all'ospite.

Se non ci sono ancora specialisti, aggiungete il primo — senza di loro non sarà possibile riempire la griglia.

Nuovo appuntamento#

Il pulsante «Nuovo appuntamento» apre il modulo:

• Cliente e telefono;
• Servizio (dall'elenco) e la sua durata in minuti;
• Specialista;
• Data e ora;
• Commento.

Dopo il salvataggio l'appuntamento compare nella griglia nella colonna dello specialista. Il registro non permetterà di prenotare «nel vuoto»: se l'orario esce dalle ore di prenotazione della sede o lo specialista in quel momento non lavora, il modulo lo dirà chiaramente.

Stati della visita#

Aprendo un appuntamento, lo gestite in base agli stati:

Gli stati sono esattamente sei. Se era richiesto un deposito e non è stato pagato durante il tempo di trattenuta della fascia oraria, non compare uno stato separato: l'appuntamento passa a «Annullato», e il motivo — «deposito non versato in tempo» — viene aggiunto allo stato nella scheda.

Le azioni (confermare / «In poltrona» / completare / mancata presentazione / annullare / spostare) cambiano lo stato direttamente nella scheda dell'appuntamento. Lo spostamento conserva il deposito già pagato — l'ospite non deve pagare di nuovo.

Deposito e penale per mancata presentazione#

Il classico problema del salone è «ha prenotato e non si è presentato». Contro questo c'è il pagamento anticipato: nella fascia oraria «Impostazioni prenotazione» si attiva il blocco «Politica del deposito»:

• l'interruttore «richiedere il deposito alla prenotazione online»;
• l'importo — in percentuale sul costo del servizio o in somma fissa (per un singolo servizio si può impostare una condizione propria);
• cancellazione gratuita entro N ore prima della visita.

Come funziona nella pratica:

• il cliente alla prenotazione online vede l'importo e le condizioni, la fascia oraria resta bloccata per un tempo limitato fino al pagamento; se non paga, la prenotazione si annulla da sola con la nota «deposito non versato in tempo», e l'orario torna disponibile;
• lo stato del deposito è visibile nella scheda della prenotazione: pagato, in attesa di pagamento, rimborsato, perso;
• se il cliente cancella in tempo, il denaro viene rimborsato automaticamente; se cancella in ritardo o non si presenta, il deposito viene trattenuto e il registro prenotazioni mostra una notifica al riguardo;
• lo spostamento della prenotazione non azzera il deposito.

Il deposito richiede l'acquisizione online attiva. Un meccanismo simile, ma configurabile in modo più flessibile, esiste per le prenotazioni dei tavoli — vedi Prenotazioni tavoli.

Prenotazione online del cliente#

Il cliente può prenotare da solo — servizio → specialista → fascia oraria libera → contatti:

• sulla vostra vetrina;
• sul vostro sito web — con il widget «Prenotazione online», vedi Il mio sito. Il widget compare quando nel menu c'è almeno un articolo con tipo «Servizio»;
• in Telegram — mini-app di prenotazione nel vostro bot.

Tutte le prenotazioni, da qualunque fonte arrivino, finiscono nello stesso registro prenotazioni.

Il tempo libero viene calcolato in base al calendario dello specialista, alle sue pause, alle ferie e ai giorni singoli, alla durata del servizio (più la pausa per la pulizia del posto di lavoro, se è impostata per il servizio) e al tempo già occupato. I limiti generali per tutta la sede — l'ingranaggio delle impostazioni della sezione nel registro prenotazioni, finestra «Impostazioni prenotazione», blocco «Orari di prenotazione online».

Per il singolo servizio nella sezione «Menu» si può impostare non solo la durata: la pausa dopo la visita, quanti clienti accoglie contemporaneamente, a quali specialisti è disponibile e le condizioni proprie del deposito.

Se è tutto occupato, il cliente può premere «Avvisami se si libera» — e riceverà una notifica quando la fascia oraria si aprirà (anche se si è liberata per un deposito non pagato in tempo).

La scritta «Prenotazione confermata» il cliente la vede solo dopo che la prenotazione è stata effettivamente creata. Se nei secondi in cui compilava i contatti l'orario è stato occupato, il cliente riceverà un rifiuto onesto, e la griglia si ricomporrà subito — il sistema non ammette due clienti alla stessa ora con lo stesso specialista. Quando il cliente non sceglie lo specialista da solo, ne assegniamo uno libero al momento della creazione della prenotazione.

Se la conferma per qualche motivo tarda, invece di «Prenotazione confermata» il cliente vedrà «La conferma non è ancora arrivata, l'attività vi contatterà». Di solito una prenotazione così arriva comunque al registro prenotazioni — controllatela e richiamate il cliente.

Cosa riceve il cliente subito dopo la prenotazione#

Sulla schermata di conferma c'è il numero della prenotazione, e accanto, a seconda della vostra sede:

• 🔔 Promemoria in Telegram — il pulsante porta al vostro bot (compare se il bot è collegato);
• Gestisci prenotazione — link alla pagina di spostamento e cancellazione;
• Aggiungi al calendario — evento per il calendario del telefono o del computer;
• e-mail — se il cliente ha lasciato l'e-mail.

Gestione della prenotazione tramite link#

Il link «Gestisci prenotazione» apre una pagina separata. Al cliente non servono né un account, né una password, né un'app — basta il link stesso; lo stesso link arriva nell'e-mail di conferma.

Su questa pagina il cliente può:

• vedere il servizio, lo specialista, la data e l'ora;
• spostare la prenotazione su un altro orario libero;
• cancellare la prenotazione;
• versare il deposito, se richiesto (per le prenotazioni dal widget sul vostro sito è l'unico punto di pagamento);
• attivare i promemoria in Telegram.

Lo spostamento e la cancellazione sono subito visibili nel registro prenotazioni — non serve confermarli separatamente.

⚠️ Il link è la chiave della prenotazione: chiunque lo riceva in inoltro dal cliente potrà anch'egli spostare o cancellare la visita.

E-mail di conferma#

Nel modulo di prenotazione c'è un campo facoltativo e-mail. Se il cliente ha lasciato l'indirizzo, subito dopo la conferma gli arriva un'e-mail: servizio, data e ora (nel fuso orario dell'attività), durata, indirizzo dell'attività, numero della prenotazione e pulsante «Gestisci prenotazione». Se non l'ha lasciato — semplicemente non inviamo nulla, e questo non influisce in alcun modo sulla prenotazione stessa.

L'e-mail non viene inviata se la prenotazione è stata creata dall'amministratore nel registro prenotazioni, se il sistema ha rifiutato la prenotazione o se per il servizio è richiesto un deposito e questo non è ancora pagato. Un secondo tentativo del cliente non genera una seconda e-mail.

Le e-mail arrivano in otto lingue del circuito di prenotazione — inglese, russo, georgiano, turco, albanese, tedesco, ucraino e armeno; la lingua viene scelta in base a quella con cui il cliente ha effettuato la prenotazione, per tutte le altre lingue l'e-mail sarà in inglese.

Fuso orario dell'attività#

La parte per il cliente funziona nell'orario dell'attività, non nell'orario del dispositivo del cliente. Un cliente da un altro fuso vede accanto alla scelta dell'ora la dicitura «ora dell'attività (Asia/Tbilisi)», e nell'e-mail — la riga «L'ora è indicata nel fuso orario dell'attività». Nello stesso fuso partono le e-mail e i promemoria.

La griglia del registro prenotazioni, invece, viene disegnata nell'orario del dispositivo dell'amministratore: le ore e i minuti della prenotazione vengono mostrati così come li vede il browser. Finché lavorate dal vostro paese, non c'è differenza; se l'amministratore apre il registro prenotazioni da un altro fuso orario — verificate il fuso, altrimenti una prenotazione alle 14:00 gli apparirà a un altro orario.

Il fuso si prende dalle impostazioni della sede — sezione «Sedi», campo del fuso orario. Verificatelo prima di attivare la prenotazione online: soprattutto se l'account è stato creato da un paese diverso dal vostro.

Promemoria su Telegram#

Se alla sede è collegato un bot Telegram, il cliente che ha prenotato tramite esso riceve:

• la conferma dell'appuntamento, nonché i messaggi di spostamento e annullamento;
• un promemoria 24 ore e 2 ore prima della visite con i pulsanti «Verrò» e «Annulla» — la pressione cambia subito lo stato dell'appuntamento nel registro.

Il titolare e l'amministratore ricevono le notifiche sui nuovi appuntamenti e sugli annullamenti nella propria chat — un blocco di impostazioni separato «Notifiche al titolare».

L'ora in tutti i messaggi è mostrata nel fuso orario della sede.

I testi dei promemoria sono tradotti in quattro lingue — inglese, russo, georgiano e turco (le e-mail, invece, partono in otto). Se il cliente ha effettuato la prenotazione in un'altra lingua, il promemoria arriverà in inglese.

L'annullamento tramite il pulsante nel bot tiene conto del deposito: se il cliente rientra nella finestra di annullamento gratuito, il denaro viene restituito automaticamente e il bot lo comunica («il deposito viene restituito sulla stessa carta»); se la finestra è trascorsa — comunica che il deposito è stato trattenuto. Il rimborso manuale resta solo per i casi in cui il rimborso automatico non è andato a buon fine — in tal caso il bot avviserà onestamente il cliente che la sede lo contatterà.

Da dove arrivano gli appuntamenti#

Gli appuntamenti che il cliente ha effettuato tramite il widget sul vostro sito hanno nel registro un'icona 🌐 con il suggerimento «Dal sito» — si vede subito se il canale funziona o no.

Il pulsante «🌐 Widget sul sito» apre la funnel del widget per 7, 30 o 90 giorni:

Sono mostrati separatamente «Fascia oraria occupata mentre sceglievano» (appuntamenti persi — un motivo per aggiungere uno specialista o ridurre i passaggi), i guasti tecnici, quanti clienti hanno visto la richiesta del deposito e quanti sono rimasti ad attenderlo, quanti hanno collegato i promemoria su Telegram e aggiunto la visite al calendario, nonché le lingue in cui è stato aperto il widget. Sono solo contatori: non contengono dati personali dei clienti.

Abbonamenti#

Il pulsante «🎟️ Abbonamenti» apre i pacchetti di servizi: descrivete un piano-modello («10 tagli», «illimitato per un mese»), emettete un abbonamento a un cliente specifico, e le visite vengono scalate man mano. È supportato anche il rinnovo regolare con addebito automatico.

Limitazioni#

• Il widget di prenotazione online non compare sempre. Richiede la prenotazione attiva presso la sede e almeno un articolo con tipo «Servizio» nel menu — altrimenti il widget non viene mostrato silenziosamente, per non aprire al cliente un pannello vuoto.
• Spostare e annullare la visite nel widget stesso non è possibile. Si fa su una pagina separata tramite il link «Gestisci appuntamento» — arriva al cliente sulla schermata di conferma e nell'e-mail.
• L'e-mail parte solo se il cliente ha lasciato un'e-mail. Il campo è facoltativo; non ci sono e-mail nemmeno per gli appuntamenti creati dall'amministratore nel registro, né per i depositi non pagati.
• L'ora è sempre nel fuso orario della sede. Il cliente da un altro fuso vede l'etichetta del fuso accanto alla scelta dell'ora — «14:00» significa le 14:00 da voi.
• L'ora libera la calcola il sistema, non voi. La influenzano il calendario dello specialista, le pause, le ferie e i giorni singoli, la durata del servizio con la pausa dopo la visite e le «Ore di prenotazione online» della sede — non è possibile «aprire» manualmente una fascia oraria occupata nel widget.
• Sul sito realizzato con il nostro costruttore il widget è disattivato per impostazione predefinita: modifica l'impaginazione della pagina, quindi va attivato consapevolmente da voi.

Risoluzione dei problemi#

Il pulsante «Prenota» non c'è sul mio sito.

1. Non c'è nessun articolo-servizio nel menu oppure la prenotazione è disattivata presso la sede — in questo caso il widget non viene mostrato.
2. Tag non trovato — premete «Verifica installazione» nella sezione «Il mio sito». Il tag inserito tramite Google Tag Manager non viene visto dalla verifica — controllate il sito con i vostri occhi.
3. Le modifiche non sono arrivate — i file dei widget sono distribuiti tramite CDN con una cache di 5 minuti: aspettate e aggiornate la pagina svuotando la cache.
4. Il pulsante è stato assorbito dal multibottone — se nel suo ventaglio c'è la voce «Prenota», il pulsante proprio del widget viene spento intenzionalmente.

Il cliente non vede l'ora libera. Controllate uno per uno: il calendario dello specialista e le sue pause, i giorni singoli e le ferie, le «Ore di prenotazione online» nelle impostazioni della sezione, la durata del servizio insieme alla pausa dopo la visite e le fasce orarie già occupate. Se è tutto occupato, al cliente è disponibile il pulsante «Avvisami se si libera».

Il link a un servizio o a uno specialista specifico apre il normale primo passaggio. Significa che l'identificatore è scaduto — il servizio è stato rinominato o lo specialista ha lasciato il lavoro. In questo caso il widget non si rompe, ma mostra la normale scelta dal primo passaggio; correggete l'identificatore nell'attributo del tag.

Il cliente ha visto «La conferma non è ancora arrivata». Di solito l'appuntamento arriva comunque nel registro — controllatelo nella griglia e richiamate il cliente.

Gli appuntamenti dal sito non si vedono nelle statistiche. La funnel del widget è mostrata dal pulsante «🌐 Widget sul sito» nel registro prenotazioni: quante volte il pulsante è stato visto, quanti clienti hanno aperto il pannello e quanti hanno prenotato. Gli appuntamenti dal sito stessi hanno il badge «Dal sito».

Sezioni correlate#

• Il mio sito — widget di prenotazione online per un sito esterno
• Telegram — collegamento del bot
• Collaboratori e turni — rilevazione dell'orario di lavoro del personale
• Clienti abituali — storico dei clienti
• Prenotazioni tavoli — logica di prenotazione simile per i ristoranti

Domande frequenti#

Cosa fare con un appuntamento senza specialista?#

Finisce nella colonna «Senza specialista» — assegni uno specialista in seguito, aprendo l'appuntamento.

Da dove provengono i servizi nel modulo?#

Dal Suo catalogo servizi; per ciascuno è definita una durata, che viene inserita nell'appuntamento.

Come indicare che il cliente non si è presentato?#

Nella scheda dell'appuntamento selezioni l'azione «Mancata presentazione» — lo stato verrà registrato come no-show. Se per l'appuntamento è stato pagato un deposito ed è attiva la sua trattenuta, verrà addebitato a favore della sede, come il registro prenotazioni segnalerà immediatamente.

Possono due ospiti prenotarsi allo stesso orario con lo stesso specialista?#

No. L'orario viene assegnato all'appuntamento al momento della creazione: il secondo ospite riceverà un rifiuto e vedrà la griglia aggiornata con le fasce orarie libere.

Come chiudere per uno specialista un giorno o parte della giornata?#

La pausa pranzo e fasce simili sono «Pause giornaliere» nella scheda dello specialista, una data specifica sono i «Giorni singoli» (giorno di riposo o orari particolari per quel giorno), i periodi lunghi sono «Ferie e malattia». Per chiudere le fasce orarie dell'intera sede, modifichi «Orari di prenotazione online» nelle impostazioni della prenotazione.

L'ospite ha prenotato, ma l'e-mail non è arrivata#

Verifichi se ha lasciato l'e-mail: il campo non è obbligatorio. Non vengono inviate e-mail per gli appuntamenti creati nel registro prenotazioni dall'amministratore, né per i depositi non pagati. Se l'indirizzo era presente, chieda all'ospite di controllare la cartella «Spam».

L'ospite è in un altro fuso orario — quale orario sceglie?#

L'orario della sede. Accanto alla scelta dell'orario il widget indica il fuso orario, quindi «14:00» significa esattamente le 14:00 da Lei, non dall'ospite.