Prenotazioni dei tavoli

La prenotazione funziona con lo stesso schema degli ordini: l'ospite e il locale non modificano direttamente un file condiviso, ma inseriscono segnali separati che il server unisce. La prenotazione altrui non si può toccare: per fare qualsiasi cosa con essa serve il suo identificatore non prevedibile — che possiede solo l'ospite stesso (nel suo link) e il locale. La panoramica generale della sezione «Pianta della sala» è nell'articolo Pianta della sala; qui si tratta in dettaglio del processo di prenotazione stesso: creazione, stati, collegamento al tavolo, deposito e prenotazione tramite agenti AI.

Dove gestire le prenotazioni#

Due punti di accesso equivalenti:

• Pannello della sala sulla cassa — il chip 🗺 «Sala» nell'intestazione del ticket POS, la scheda «Prenotazioni» (con badge del numero di richieste in attesa). Il pannello della sala è disponibile per ruolo — al titolare, al manager o all'operatore con il diritto di gestione della sala — e con l'interruttore «Chip pannello della sala» attivo in «Aspetto esterno POS» (per i tipi di locale non ristorativi è disattivato per impostazione predefinita). Oltre alle prenotazioni, il pannello contiene la lista d'attesa, la pianta, le chiamate del cameriere e le analisi per tavolo;
• Pianta della sala nell'area di amministrazione (/tables) — lo stesso elenco e il collegamento ai tavoli direttamente sulla pianta.

Nuova prenotazione#

Il pulsante «+ Nuova prenotazione» apre il modulo:

• data e ora (con intervalli di 15 minuti);
• durata — 60/90/120/180/240 minuti;
• numero di ospiti (1–50);
• tavolo — specifico oppure «Non assegnato» (nel pannello della sala sulla cassa la stessa voce si chiama «Senza tavolo»), se la distribuzione viene lasciata per dopo. Per l'hotel in questo elenco non ci sono camere e letti: la camera si prenota a giornate intere, con un modulo separato — vedi sotto;
• nome dell'ospite (obbligatorio) e telefono — il numero viene registrato nella forma in cui si scrive nel paese della sede, ad esempio «+7 (912) 575-19-38»: la raggruppatura viene inserita automaticamente durante la digitazione, nel campo vuoto compare l'esempio di un numero del paese, nessuna cifra viene modificata, e una voce come «int. 101» o due numeri separati da virgola restano come digitati; allo stesso modo il numero viene mostrato anche nell'elenco delle prenotazioni;
• commento.

Le prenotazioni create dal personale ricevono subito lo stato «Confermata» (a differenza di quelle degli ospiti, che partono sempre come richiesta).

Stati#

Le azioni per ogni prenotazione sono direttamente nella riga dell'elenco: confermare (da «In attesa»), accomodare (da «Confermata»), completare, oltre a «Non presentati» e «Annulla prenotazione». L'accomodamento cambia lo stato, ma non apre il conto: nel pannello della sala sulla cassa, per una prenotazione già accomodata con un tavolo collegato, compare un pulsante separato «Apri ticket» — è quello che crea l'ordine per questo tavolo.

Per una prenotazione che riguarda una camera d'hotel (ne sono rimaste da quando la camera si poteva prenotare a ore), al posto di «accomodare» c'è «Effettua check-in». Si tratta di un vero check-in, non di una semplice annotazione nell'elenco: si apre la stessa finestra del pulsante «Effettua check-in» sulla board delle camere. Il nome e il telefono dell'ospite sono già inseriti dalla prenotazione, resta da scegliere la tariffa e, se necessario, compilare il documento. Dopo il check-in, per l'ospite è aperto il conto della camera, la camera diventa occupata, la voce va nel registro delle presenze degli ospiti (in Russia — nella registrazione migratoria), e la prenotazione viene contrassegnata come «Ospiti arrivati». Se la camera non è pronta per il check-in (occupata, non pulita, fuori servizio), la finestra non si aprirà — comparirà una spiegazione. Nel pannello della sala sulla cassa, anche per questa prenotazione c'è «Effettua check-in»: il pulsante porta alla «Pianta della sala», nella stessa finestra. I tavoli del ristorante all'interno dello stesso hotel restano da «accomodare». L'azione conclusiva anche per la camera è «completare»: il check-out con chiusura del conto e invio della camera alle pulizie si effettua con il pulsante «Effettua check-out» sulla board delle camere.

Collegamento al tavolo e sovrapposizioni#

Il tavolo per una prenotazione si può scegliere o cambiare direttamente nella riga dell'elenco — nell'elenco a discesa c'è anche la voce «senza tavolo». Lo spostamento su un tavolo già occupato da un'altra prenotazione in un orario sovrapposto viene rifiutato con la spiegazione «Si sovrappone a un'altra prenotazione per questo tavolo»: la stessa cosa farebbe il server, semplicemente in silenzio. Nel modulo di nuova prenotazione del pannello della sala sulla cassa l'occupazione è visibile ancora prima della scelta — il tavolo occupato per l'orario selezionato è contrassegnato con «· Occupato» e non è selezionabile, e se ogni tavolo è occupato, sotto l'elenco c'è scritto «Nessun tavolo libero» (la prenotazione «senza tavolo» in questo caso viene comunque creata: il tavolo le verrà assegnato manualmente). Il modulo non accetta nemmeno un orario già passato. Tenere presente una particolarità della regola: l'occupazione viene calcolata solo sulle prenotazioni confermate e già accomodate — una richiesta non confermata non tiene il tavolo, viene gestita manualmente.

Sulla pianta della sala stessa, un tavolo con una prenotazione in corso è evidenziato in ambra e riporta l'orario e il nome dell'ospite, mentre un tavolo con la prossima prenotazione odierna riceve un badge blu senza riempimento — si vede a colpo d'occhio cosa è occupato proprio ora e cosa lo sarà a breve.

Prenotazione da parte dell'ospite#

Nel menu QR e sul sito della struttura l'ospite apre il modulo di prenotazione, vede la piantina della sala (libero/occupato/selezionato in base alle prenotazioni attuali) e sceglie il tavolo da solo — oppure più tavoli insieme, se il gruppo è numeroso: in quel caso la prenotazione viene divisa in parti uguali tra i tavoli selezionati. L'orario l'ospite lo indica come fate voi nel pannello sala: inizio e durata — 60/90/120/180/240 minuti, per impostazione predefinita 2 ore. Sotto l'elenco è scritto fino a che ora il tavolo viene tenuto («Fino alle 21:00»); la prenotazione oltre la mezzanotte (ad esempio 22:00 + 3 ore) viene calcolata automaticamente. In hotel l'ospite che apre il menu tramite il codice QR della camera prenota un tavolo del ristorante, non la propria camera: se sulla piantina non è selezionato alcun tavolo, la prenotazione arriva «senza tavolo» e non viene collegata alla camera (la camera si prenota a giornate intere — Hotel).

I campi seguono lo stesso ordine del modulo di prenotazione nel pannello sala: prima data e ora, poi durata e numero di ospiti. Il modulo si apre sulla prossima ora piena — a tarda sera è già domani — e non accetta un orario già trascorso: sotto il campo compare «Questo orario è già passato» e la richiesta non può essere inviata finché l'orario non viene corretto. Così non vi arriva una richiesta per la serata di ieri, che l'elenco delle prenotazioni nasconderebbe comunque subito tra quelle passate.

I tavoli si possono filtrare per caratteristiche — sono nove: vicino alla finestra, terrazza, tranquillo, presa elettrica, ambiente accessibile, per non fumatori, vicino al palco, spazio per il passeggino, animali ammessi. I tavoli non corrispondenti non vengono nascosti, ma attenuati, così la piantina della sala resta riconoscibile. Se ai tavoli sono state caricate delle foto, l'ospite le apre in un lightbox direttamente durante la selezione.

L'occupazione sulla piantina per l'ospite viene calcolata su tutte le prenotazioni attive — comprese le richieste non confermate: un tavolo già prenotato per l'orario scelto non viene proposto all'ospite. Se due ospiti capitano comunque nello stesso secondo, la seconda prenotazione viene rifiutata dal server, non solo dall'interfaccia.

Se l'ospite ha lasciato un'e-mail, subito dopo la prenotazione riceve un messaggio «Richiesta di prenotazione ricevuta»: orario, numero di ospiti, tavolo e la nota che la prenotazione attende la vostra conferma. Quando confermate la prenotazione, l'ospite riceve il messaggio «Prenotazione confermata»; anche per lo spostamento e l'annullamento della prenotazione arrivano delle e-mail. L'ospite può aggiungere la prenotazione al calendario (file .ics) e aprire le proprie prenotazioni in qualsiasi momento: lì si vede lo stato in tempo reale, ci sono «Annulla» e «Sposta». Se l'orario desiderato è occupato, l'ospite può premere «Avvisami se si libera» — e riceverà una notifica quando la fascia si libera.

Lo spostamento da parte dell'ospite è una nuova richiesta: voi avevate confermato l'orario precedente, non quello nuovo. Perciò una prenotazione confermata, dopo lo spostamento, torna a essere «In attesa» — nel pannello sala ha di nuovo il pulsante «Conferma», e l'ospite vede «In attesa di conferma» finché non confermate il nuovo orario (se l'ospite ha lasciato un'e-mail, riceverà un messaggio di conferma). Una prenotazione con deposito — pagato o in attesa di pagamento — dopo lo spostamento resta confermata, così come una prenotazione spostata dal personale stesso.

Dello spostamento venite a sapere subito, non da una riga cambiata in silenzio: sulla schermata aperta (piantina della sala, pannello sala della cassa, registro delle prenotazioni) compare un avviso «L'ospite ha spostato la prenotazione: nome, era → è diventata» — nel registro delle prenotazioni anche con un suono e una notifica del browser — mentre al titolare arrivano un push nell'admin mobile e un messaggio dal bot Telegram della sede, se è collegato. Uno spostamento fatto dal personale stesso non viene annullato.

La prenotazione da parte dell'ospite è attiva per impostazione predefinita; se non vi serve, disattivatela con l'interruttore nelle impostazioni del sito della sede — l'interruttore agisce a livello di sede, non dell'intero account.

Deposito per la prenotazione#

Il deposito si configura con il pulsante «Deposito» (con l'icona della carta) nella finestra delle prenotazioni della sezione «Piantina della sala» — è un insieme di regole, non un unico importo per tutta la struttura. Alla regola si impostano le condizioni («giorni della settimana», «orario da/a», «ospiti da») e i parametri: importo fisso, addebitato per ospite o per l'intera prenotazione, finestra di annullamento gratuito in ore e la casella «trattenere in caso di mancata presentazione». Non esiste una percentuale sull'importo per il deposito sul tavolo — c'è solo per il pagamento anticipato di un appuntamento per un servizio, dove il prezzo del servizio è noto. Così si configura anche lo scenario tipico «venerdì-sabato dopo le 18:00, gruppo da 6 persone».

L'ospite durante la prenotazione online vede l'importo richiesto (viene ricalcolato al volo quando cambia data, orario o numero di ospiti) e la finestra di annullamento gratuito. Poi:

• la prenotazione viene creata subito, ma lo slot viene tenuto per 30 minuti — entro questo tempo il deposito va pagato;
• non appena il pagamento è confermato dal provider di pagamento, la prenotazione diventa «Confermata»;
• se il deposito non viene versato entro il tempo previsto, la prenotazione viene annullata automaticamente con la nota «deposito non versato in tempo» e lo slot si libera — e ne vengono informati coloro che avevano chiesto di essere avvisati.

L'annullamento entro la finestra gratuita restituisce il denaro automaticamente; l'annullamento tardivo e la mancata presentazione (se nella regola è impostato «trattenere in caso di mancata presentazione») lasciano il deposito alla struttura. Nella riga della prenotazione si vede lo stato del deposito — in attesa di pagamento, pagato, rimborsato o perso — e il pulsante «Restituire il deposito» permette al manager di restituire il denaro manualmente in qualsiasi momento, anche se già trattenuto. Il deposito si collega solo con l'acquisizione online configurata; senza di essa la prenotazione resta gratuita, come prima. ⚠️ La rimozione automatica della prenotazione in caso di mancata presentazione (Pannello sala → «Prenotazioni» → «⏱ Rimozione automatica») NON trattiene MAI il deposito: la prenotazione pagata non viene toccata dall'automatismo, la chiude un collaboratore con il pulsante «Non si sono presentati» — insieme allo stato si decide il destino del denaro dell'ospite.

Prenotazione tramite agenti AI#

Lo stesso meccanismo di prenotazione è disponibile per gli assistenti AI vocali e testuali tramite la Guest API pubblica: l'agente verifica i tavoli liberi (check_table_availability), crea una richiesta (create_reservation), può controllare lo stato o annullare (get_reservation_status, cancel_reservation). Per la struttura questa prenotazione non è diversa da una normale richiesta dell'ospite — finisce allo stesso modo nella lista «In attesa» e richiede conferma.

Banchetti#

Non esiste un'entità separata «banchetto» — il banchetto si organizza come una normale prenotazione con un numero elevato di ospiti e la descrizione dell'evento nel commento, collegata a una sala banchetti o a tavoli spostati sulla mappa.

Cosa serve per iniziare#

• Prenotazione attiva per la sede — per ristorante, caffè, bar e hotel è presente per impostazione predefinita, per mensa e fast food è disattivata consapevolmente.
• Mappa della sala con i tavoli — per poter assegnare la prenotazione a un tavolo specifico (Mappa della sala).
• Canale di ricezione — vetrina, widget di prenotazione sul vostro sito, Telegram o agente AI per gli ospiti.
• Politica di deposito — se la prenotazione richiede il pagamento anticipato; per il deposito serve un pagamento online funzionante.
• Un luogo dove consultare le prenotazioni — la finestra «Prenotazioni» e la scheda «Prenotazioni» nel Pannello sala.

Limitazioni#

• Una prenotazione con deposito non pagato mantiene lo slot per 30 minuti e poi lo libera.
• Non esiste una timeline delle prenotazioni per tavolo né una griglia di posti — la disponibilità non è calcolata da uno schema di assegnazione automatico, ma dalla vostra decisione.
• Non esiste lo stato «ospite arrivato», così come i promemoria automatici N ore prima della prenotazione; i promemoria su Telegram all'ospite seguono regole proprie.
• L'ospite non sceglie il tavolo nel widget e nel modulo della vetrina: lascia una richiesta, il tavolo lo assegnate voi.
• I depositi sono un meccanismo di pagamento generale, quindi dove il pagamento online non è collegato non è possibile richiedere un deposito.

Risoluzione dei problemi#

L'ospite non riesce a prenotare. La prenotazione è disattivata per la sede oppure il widget di prenotazione sul vostro sito non è pagato come estensione.

La prenotazione non si è collegata al tavolo. Il collegamento lo fa la struttura — l'ospite non lo imposta.

Il deposito non è stato restituito in caso di annullamento. Il rimborso segue la politica di deposito; verificate le sue condizioni e lo stato del pagamento.

La prenotazione non è visibile nel pannello sala. State guardando un'altra sede oppure la prenotazione è disattivata.

Lo slot è stato occupato due volte. Le sovrapposizioni vengono mostrate, ma non esiste una griglia di disponibilità rigida — per le ore di punta impostate una quota manualmente.

Sezioni correlate#

• Mappa della sala — editor della pianta, codici QR, camerieri
• Pannello sala — postazione dell'hostess: prenotazioni, lista d'attesa, mappa, chiamate
• Cassa (POS) — apertura del ticket da una prenotazione assegnata
• Guest API per agenti AI — prenotazione a nome dell'ospite in modo programmatico
• Appuntamenti per servizi — lo stesso principio di prenotazione per i saloni di bellezza
• Dipendenti e turni — ruoli e accesso al pannello sala

Domande frequenti#

L'ospite può prenotare un tavolo senza telefonare?#

Sì, direttamente dal menu QR o dal sito della struttura — la richiesta appare immediatamente nel pannello sala, l'ospite vede subito la conferma o lo stato «In attesa».

Cosa succede se due dipendenti assegnano lo stesso tavolo allo stesso orario?#

Il secondo non viene lasciato passare dall'interfaccia: sia lo spostamento nella riga della lista sia la creazione di una prenotazione su un tavolo occupato vengono rifiutati con la spiegazione «Si sovrappone a un'altra prenotazione su questo tavolo» — con la stessa regola con cui il server scarta già tale segnale. Se due dipendenti hanno premuto nello stesso secondo, la seconda prenotazione viene rifiutata dal server. Una richiesta non confermata non mantiene il tavolo — la sovrapposizione viene risolta manualmente.

Esiste una modalità separata per i banchetti?#

No, non esiste un'entità separata — un banchetto è una normale prenotazione con un numero elevato di ospiti, collegata alla zona desiderata sulla mappa.